Tema 7:

Tratamiento de la
correspondencia y
de la paquetería
CEAC. GMGA
1. Tratamiento de la correspondencia
1.1. Tratamiento de la correspondencia
La correspondencia es uno de los principales cauces que una empresa tiene para comunicarse con clientes,
proveedores, empleados, la Administración pública, etc. Por ello, suele haber una persona, departamento o
sección encargada de esta tarea.

Hay diferentes tipos de correspondencia:

1.1. Tratamiento de la correspondencia
● La distribución ha de ser fluida para evitar demoras en su atención.
● El sistema de canalización dependerá del tamaño de la empresa, de su organización y de las
responsabilidades otorgadas por los directivos a sus subordinados.
● Los métodos de distribución utilizados variarán en función del volumen de correspondencia recibido y
expedido por la empresa.
● Respecto al control del correo y su archivo, dependerá del modelo de organización escogido por la
empresa y de los diferentes sistemas existentes en el mercado. La organización escogida puede ser:
○ Centralizada. Los documentos son custodiados en un archivo general o central, lugar al que van a
converger tanto los papeles recibidos como los creados por los diferentes departamentos de la
empresa.
○ Descentralizada. Cada departamento es responsable de la guarda o custodia de la documentación
que le llega a través de los canales de distribución, así como de la documentación que origine y salga al
exterior, o bien que circule internamente por la propia empresa.
1.2. Tratamiento de la correspondencia de entrada
La correspondencia de entrada es la que se recibe del exterior, tanto por el servicio de
Correos como de las empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc. Su tratamiento
requiere una serie de etapas:
1.2. Tratamiento de la correspondencia de entrada
1.2. Tratamiento de la correspondencia de entrada
1.2. Tratamiento de la correspondencia de entrada
LIBRO DE REGISTRO DE ENTRADA DEL CORREO

● Nº de orden. Sera el mismo que se escribe en el sello de registro.

● Anexos. Indicaremos si la carta viene acompañada de algún otro documento.
● Extracto de su contenido. Escribiremos el motivo de la comunicación, se puede utilizar el
propio asunto de la carta.
● Fecha. Fecha de recepción del documento registrado.
● Remitente. Nombre, razón social u organismo y localidad de quien envía el documento.
● Clase. Clase de documento recibido, ya sea carta, telegrama, paquete, etc. Se suele usar la
inicial del mismo.
● Departamento que recibe la comunicación. Nombre del departamento destinatario.
1.3. Tratamiento de la correspondencia de salida
La correspondencia de salida
se origina por la
comunicación externa
mediante el servicio de
Correos, empresas de
mensajería, fax, correo
electrónico, etc.

El tratamiento de esta
correspondencia pasa por
una serie de etapas o tareas
que hay que realizar:
1.3. Tratamiento de la correspondencia de salida
LIBRO DE REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
● Nº de orden. Número de orden correlativo de salida.
● Anexos. Especificaremos si la carta va acompañada de algún otro documento.
● Fecha. Fecha de salida.
● Destinatario. Nombre, razón social u organismo a quien se envía los
documentos y localidad.
● Clase. Clase de documento enviado.
● Observaciones. si la carta es certificada, urgente, etc.
1.3. Tratamiento de la correspondencia de salida

Actividad 1

Trabajas para una empresa dedicada a la comercialización de vestidos de novia.

Sabiendo que el último registro es el 327, realiza el registro de salida de la
correspondencia que se indica a continuación:

● El 31 de marzo se envía carta a don Juan Prieto Muñoz en la que se le

comunica la futura extinción de la relación contractual con su empresa de
bordados.
● El 2 de abril se envía al departamento de compras de Yoca, S. A., un
paquete con el nuevo catalogo de productos para la próxima temporada.
● El 5 de abril se envía una carta a Marítimo, S. L., en la que se adjunta una
letra de cambio de 5 000 € con la cual deben abonar la factura número 20.
1.4. Servicios de correspondencia y paquetería

Para llevar a cabo correctamente el tratamiento de la correspondencia y la paquetería, las empresas

pueden optar entre hacerlo por sus propios medios o utilizar el servicio de Correos o el servicio de
empresas de mensajería privadas.
1.4. Servicios de correspondencia y paquetería

Actividad 2.
Marta Cabello trabaja en una empresa dedicada al comercio al por mayor de productos tecnológicos.
Hoy ha recibido una carta certificada que contenía un curriculum vitae. A media mañana se recibe
muestra comercial procedente de Marketing Digital, S. L., dirigida al departamento de compras. Antes
de terminar el día, su jefe le encarga redactar una carta en la que se solicite a Marketing Digital, S. L., un
presupuesto para la elaboración de material de publicidad. En dicha comunicación también se le pide
que ofrezca los servicios de la empresa, por si la otra compañía los requiriese.

1. Indica los pasos que hay que seguir con cada uno de los envíos para hacer un tratamiento adecuado
de su recepción.
2. ¿Todas las comunicaciones recibidas a lo largo del día deben ser registradas?
3. Una vez que Marta tenga la carta redactada, ¿podrías indicar qué pasos debe seguir para dar salida
convenientemente a la citada comunicación?
4. ¿Es necesario alguna otra actuación por parte de algún otro trabajador de la empresa a fin de dar
salida a la carta?
1.4. Servicios de correspondencia y paquetería
Actividad 2. Solución.
1. Para llevar a cabo una correcta recepción de la
correspondencia y paquetería recibida, es preciso:

2. Toda la correspondencia y paquetería que se reciba debe ser objeto del correspondiente registro.
3. Una vez redactada la comunicación, Marta tiene que presentarla a su jefe para que la firme. Tras esto
incluirá como anexo la carta de servicios de la empresa con la intención de ofrecer sus servicios a Marketing
Digital, S. L. Una copia de la carta es archivada para posteriores comprobaciones.
4. El personal encargado recogerá la comunicación de la bandeja de salida del departamento de Marta y
procederá a su registro. Posteriormente la enviarán, plegándola y ensobrándola convenientemente en un
sobre prefranqueado, si la empresa tiene contratado este servicio. Solo faltará llevar la comunicación a una
oficina postal para su envío.
2. Tratamiento telemático de la documentación
2.1. Tratamiento telemático de la documentación
Las nuevas tecnologías de
la información y la
comunicación posibilitan
que los servicios de
correspondencia y
paquetería tradicionales se
adapten a los nuevos
requerimientos de
inmediatez que los clientes
demandan cada vez más.

Algunos son de ellos son

los siguientes
2.1. Tratamiento telemático de la documentación
La adecuada transmisión de información utilizando medios telemáticos se apoya en la
utilización de dos herramientas principales:
2.1. Tratamiento telemático de la documentación
Actividad 3
Antonio Ramírez trabaja como responsable de proyectos en España para una empresa farmacéutica de reconocido prestigio.
Actualmente, esta compañía está desarrollando en nuestro país un proyecto pionero para el tratamiento de la esclerosis
múltiple con células madre. Fruto de su trabajo, Antonio tiene acceso a mucha información confidencial y reservada relacionada
con este proyecto.

La empresa ha puesto a disposición de Antonio tanto un ordenador portátil como un smartphone de última generación a fin de
permitirle desarrollar su trabajo en las mejores condiciones posibles. No obstante, se le informó de que el uso de ambos
dispositivos estaba limitado a situaciones estrictamente profesionales. Sin embargo, en alguna ocasión Antonio los ha utilizado
para enviar y recibir correos de carácter personal desde la cuenta de correo corporativo.

Hace unos días, Antonio asistió a una reunión convocada por el jefe de seguridad de la empresa. En ella se informó a los
presentes de que había sospechas fundadas de la existencia de filtraciones respecto al proyecto anteriormente comentado, ya
que en una revista especializada se había publicado que una compañía competidora había conseguido enormes avances en
muy poco tiempo siguiendo una línea de investigación similar a la de la empresa. Por ello, se va a proceder a investigar la
correspondencia postal y electrónica de los empleados.

¿Es correcta esta actuación empresarial? ¿Antonio podría negarse a ser investigado?
2.1. Tratamiento telemático de la documentación
Actividad 3
Solución:
3.1. Medidas para la protección de la información
Todas las empresas deben desarrollar e implantar un conjunto de medidas de protección que eviten, en la medida
de lo posible, la pérdida o la modificación de cualquier documento. Estas medidas se diferencian en función del
soporte y de la sensibilidad.

A. Para documentación que no contenga información especialmente sensible

● Crear un procedimiento claro y sencillo que guíe su uso y manipulación. En aquellos documentos que la
empresa considere necesario se debe establecer un sistema de seguridad basado en la protección mediante
llaves, cámaras, etc. También se deberá hacer copias de la documentación y guardarlas en un lugar
diferente al del original.
● Elaborar un plan de actuación ante cualquier tipo de incendio, inundación o fallo eléctrico que pudiera poner
en riesgo la documentación escrita.
● Nombrar a un responsable de seguridad del archivo físico. Esta persona será la encargada de establecer las
normas internas de entrada, clasificación, conservación, usos y salida de cualquier documento; además,
conocerá la ubicación de toda la documentación.
● Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación cuyo conocimiento externo
pudiese ocasionar perjuicios a la empresa o a terceras personas.
● Exigir a los trabajadores secreto y confidencialidad respecto de la información proporcionada por los clientes
de la empresa. Es lo que se denomina secreto profesional.
3.1. Medidas para la protección de la información
B. Para datos almacenados en soporte electrónico.

● Hacer copias de seguridad de dichos datos con frecuencia para evitar una posible pérdida accidental de
información relevante.
● Establecer accesos restringidos a los equipos informáticos estableciendo contraseñas individuales y
permitiendo el acceso a la información según el perfil de usuario.
● Permitir, en el caso de determinados archivos, solo su lectura y no su modificación.
● Instalar en todos los equipos informáticos un software para protegerlos de posibles virus, así como un
firewall con el que eviten accesos externos no autorizados al equipo.
● Usar, en el caso del correo electrónico, programas de cifrado y encriptación que eviten accesos no
autorizados.

Dichas protecciones también deben aplicarse a la documentación con información muy sensible.
3.1. Medidas para la protección de la información
C. Para documentos escritos e informáticos que contienen datos personales y confidenciales

● Utilizar, tratándose de documentos que contengan datos identificativos de personas o empresas, sistemas de archivo
con mecanismos que dificulten el acceso a ellos por parte de personal no autorizado.
● Desarrollar, en el caso de documentación donde se encuentren datos relativos a niveles de ingresos, datos
financieros, multas, antecedentes penales, etc., una auditoría de seguridad de datos adicional con una
periodicidad no superior a dos años.
● En documentación con datos relativos a investigaciones policiales, ideología, afiliación sindical, creencias,
salud, orientación sexual, etc., establecer, adicionalmente a las medidas anteriores, un acceso restringido con llave
al archivo. Este acceso se permitirá solo a personal autorizado, estableciéndose controles tanto en la
reproducción de dicha documentación como en la destrucción de copias.
3.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos
● Ley Orgánica 3/2018, de
Protección de Datos y Garantías
y Derechos Digitales
(LOPDGDD), Aplicable a toda empresa
La legislación se ha encar-
con archivos en España,
gado de establecer límites Reglamento de la UE 2016/679,
● independientemente de si
al acceso y la cesión de relativo a la protección de las esta es nacional o
datos personales. personas físicas en lo que extranjera.
respecta al tratamiento de sus
datos personales y a la libre
Objetivo circulación de estos (RGPD)

«garantizar y proteger los derechos y las libertades de las personas físicas, en especial su
honor y su intimidad»,
3.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos
Esta normativa establece que toda empresa o empresario que desarrolle una actividad
empresarial en territorio español y trabaje con datos personales estará obligado, entre otros
aspectos, a:

● Deberá notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos

personales que posea o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión. A tal fin
utilizará el sistema telemático NOTA.
● Tendrá que redactar un documento de seguridad que refleje las políticas, las normas y los
procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales almacenados. Recogerá las
medidas que se van a desarrollar en la empresa para proteger la confidencialidad de los datos
personales y se aplicarán a cualquier documento que contenga información sensible.
● Habrá de firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o
profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos
datos personales.
● Deberá informar a los titulares de los datos de que está cumpliendo con la normativa
relativa a la protección de estos, especialmente en lo concerniente a:
○ La recogida del consentimiento en el tratamiento de datos.
○ La guarda del secreto y la confidencialidad de los datos.
○ El ejercicio de sus derechos sobre dichos datos, especialmente en cuanto a la
información, la consulta, el acceso, la cancelación, la cesión y la oposición.
3.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos

Actividad 4

Remedios trabaja en el departamento administrativo de una empresa dedicada a prestar servicios

comerciales a otras compañías de servicios. A través de su trabajo de documentación, los distintos
teleoperadores desarrollan campañas de telemarketing para empresas de telecomunicaciones,
entidades financieras, comercializadoras de electricidad, etc. Dicha labor requiere utilizar las bases
de datos de clientes de estas empresas.

1. ¿Cómo debe actuar Remedios en lo concerniente al manejo de datos de clientes?

2. ¿Y la empresa en la que trabaja?

GRACIAS