PLANIFICACION

INFORME DE PLANIFICACIÓN
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO EN EL ÁREA FINANCIERA –
ADQUISICIONES, PAGOS Y CONTROL DEL FONDO DE ÁREAS
PROTEGIDAS EN LA RESERVA ECOLÓGICA MACHE CHINDUL

1. ANTECEDENTES

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
El Fondo de Inversión Ambiental Sostenible fue creado mediante Decreto
Ejecutivo 146 el 6 de septiembre de 2017. El FIAS es una entidad de derecho
privado con personería jurídica propia, sin fines de lucro, regida y sujeta a las
disposiciones del Código Civil Ecuatoriano, con acción a nivel nacional.
El FIAS se materializó como el mecanismo financiero para la gestión ambiental
en el Ecuador.

MISIÓN
Somos un fondo ambiental con personería jurídica de derecho privado que
gestiona, recepta, administra, moviliza, invierte y ejecuta fondos públicos y
privados para financiar iniciativas, planes, programas y proyectos de gestión
ambiental, conservación de recursos naturales y biodiversidad, mitigación y
adaptación al cambio climático y la calidad ambiental, complementando los
esfuerzos del Estado Ecuatoriano para la implementación de las prioridades de
la política ambiental nacional que aseguren el goce de los ciudadanos a un medio
ambiente sano y ecológicamente equilibrado.

VISIÓN
Ser el mecanismo financiero referente a nivel nacional e internacional en la
ejecución oportuna y transparente de recursos para la gestión ambiental:
conservación de la biodiversidad, uso sostenible de los recursos naturales,
adaptación y mitigación del cambio climático, calidad ambiental, entre otros, en
el Ecuador; convirtiéndose en un espacio de intercambio de conocimientos y
experiencias con todos los actores comprometidos, que permita la eficiente
identificación de prioridades y oportunidades de financiamiento en materia
ambiental.

OBJETIVOS
Cubrir gastos operativos básicos de las Áreas Protegidas (ANPs)
Fortalecer el SNAP
Apoyar al desarrollo autosustentable de las comunidades.

BASE LEGAL
• Constitución de la República del Ecuador
• Reglamento del Sistema Unificado de Información de Organizaciones
Sociales y demás Normativa vigente
• Constitución personería jurídica FIAS
 • Acuerdo Financiero Ecuador - Alemania
Ley de Régimen Tributario Interno
• Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno
• Manual Operativo FIAS
• Código de Ética - FIAS
Anexos – Instructivos

ORGANIGRAMA

PRODUCTOS O SERVICIOS

• Programa Amazonía Sin Fuego

• Fondo Socio Bosque
• Fondo REDD Early Movers (REM)
• Fondo de Especies Invasoras de Galápagos FEIG
• Fondo de Áreas Protegidas

2. MOTIVO DE LA AUDITORÍA

La auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones al Fondo de Áreas

Protegidas se realiza para conocer la efectividad de los procesos financieros,
administrativos y operacionales entre el 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2020,
la misma servirá de guía para el logro de las expectativas a corto y largo plazo.
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

La auditoría de cumplimiento tiene los siguientes objetivos:

❖ General

➢ Realizar un examen de Auditoría de Cumplimiento de leyes y

regulaciones al Fondo de Áreas Protegidas, correspondiente al
periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020 para
comprobar que las operaciones se hayan realizado de acuerdo
con las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de
procedimientos.
❖ Específicos

➢ Verificar las adquisiciones de acuerdo con el cumplimiento de

las disposiciones legales, reglamentarias vigentes, políticas y
demás normas aplicables a los temas de estudio. (Manuel del
ciclo del FAP)

➢ Ejecutar el proceso de auditoría de cumplimiento al examinar

las leyes y regulaciones de la institución en la revisión de
documentos soportes para la ejecución de los procesos de
adquisición de las compras de bienes y servicios.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La auditoría comprenderá el análisis del cumplimiento de leyes y regulaciones

aplicables al examinar las operaciones de la entidad, (Reserva Ecológica Mache
Chindul) en el período de 01 de enero al 31 de diciembre del 2020, bajo los
criterios de eficiencia, efectividad y economía.

5. CRITERIOS DE AUDITORÍA

INFORMACION ACERCA DE LA
MATERIA CONTROLADA CRITERIOS
MATERIA CONTROLADA

CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

CONTABLE - MANUALES OPERATIVOS FIAS - CODIGO DE ETICAS FIAS - MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL CICLO FAP

Prácticas
administrativas, contables,
financieras
a ser utilizadas en el FIAS.
Ciclo del fondo de áreas
protegidas (fap), para gastos
operativos básicos
Anexo “B”
Cumplimiento del Manual
para los procesos de compras
de bienes, manejo del fondo
Manual Operativo FIAS expedido
FAP en general, Cumplimiento
el 1 de julio del 2018
de los procesos
administrativos aplicables a
FAP
Cumplimiento de presentacion
y manejo de los fondo FAP, asi
Manual Operativo expedido el 1
como la conservacion de cada
de julio del 2018
una de las Nornativas
Aplicables.

6. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO Y TIEMPOS ESTIMADOS

NUMERO DE FECHAS
FASE DEL TRABAJO RESPONSABLE
DIAS
INICIAL FINAL

PLANIFICACION ING. ALEJANDRO LARA ERAZO 9 1/7/2021 13/7/2021

ING. CINTHIA CARPIO

EJECUCION ING. JARIZZA BOSQUEZ 15 19/7/2021 6/8/2021

ING. DIANA BASTIDAS

ING. ALEJANDRO LARA

COMUNICACION DE RESULTADOS ING. CINTHIA CARPIO MACIAS 6 16/8/2021 23/8/2021

7. CALIFICACIÓN DEL RIESGO INHERENTE

Para poder calcular la calificación del Riesgo Inherente se ha tomado en cuenta

que en la Empresa existe una gran cantidad de Normas, pero a pesar esto la
mayor parte son Internas y se les da a conocer al Personal, existen
recomendaciones de Auditorias Anteriores que aun no se han cumplido al 100%,
y que la Empresa tiene la modalidad de contratar personal nuevo al inicio de
cada año por lo que la mitad del personal contratado es nuevo.

RIEGO IHERENTE
FACTOR PODERACION CALIFICACION OBSERVACION
Volumen de operaciones o El componente maneja una cantidad
10 8
transacciones Normativas moderada de normas.
Materialidad de los componentes 10 10
Recomendaciones dejadas en Existen algunas recomendaciones de
10 5
auditorias anteriores Auditorias anteriores
Experticia del personal relacionado con La mitad del personal que labora es
10 5
el proceso nuevo
RESULTADOS 40 28

N.R= CALIFICACION TOTAL /

PONDERACION CT/PT 70,00% nivel de confianza
R.I = 30,00% riesgo INHERENTE

NIVEL DE CONFIANZA

ALTO
BAJO
NIVEL DE RIESGO
INHERENTE

De acuerdo a nuestro estudio se determina que el Nivel de Confianza es ALTO

por lo que el Nivel de Riesgo Inherente es BAJO.

8. CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE CONTROL

De acuerdo al cuestionario de control para gastos operativos Básicos del Fondo

FAP, se logro determinar que el nivel de confianza tiene una calificación de 87%
lo que nos lleva a determinar que esta en un nivel alto, y que el Riesgo de Control
tiene una calificación de 13% lo que nos determina que es un nivel bajo, de
acuerdo a los siguientes criterios:

El área de Guardalmacén no cumple con el procedimiento correcto para la

entrega y recepción de los bienes.

Las adquisiciones mayores a 1000,00 dólares cuentan con proformas firmadas

y selladas de acuerdo al Manuel del ciclo del FAP.

Las adquisiciones de materiales de control y fungibles cuentan con

requerimientos de parte de los custodios de acuerdo a las necesidades
prioritarias mediante Zimbra o Quipux del custodio al Administrador y posterior
consulta de disponibilidad presupuestaria y orden de compra.

La Institución si cumple con los procedimientos al momento de realizar compras

y pagos bajo la modalidad de cheques, estos pagos van de acuerdo a las normas
establecidas para los Fondos FAP.
 9. MATRIZ DE RESULTADOS

AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO
FONDO DE INVERSIÓN AMBIENTAL SOSTENIBLE
FAP - ESMERALDAS
CUESTIONARIO DE CONTROL PARA GASTOS OPERATIVOS BÁSICOS

ESTUDIANTES: Bosquez Peña Jarizza Jamileth

RESPONSABLES DE REALIZAR EL CONTROL:
Carpio Macias Cinthia Marcela
Bastidas Ibañez Diana Carolina
Lara Erazo Alejandro Geovanny
INFORMACIÓN DE USO ACADEMICO EN MAESTRÍA EN CONTABILIDAD Y
OBSERVACIÓN: AUDITORÍA
Responsable de area auditar: BIOLOGO MANUEL CEDEÑO (area a ser auditada posee responsabilidad conjunta en todos
los procesos)
Area auditar: Contabilidad Responsable CPA Federico
Lopez

EVIDENCIAS /
N° PREGUNTAS SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
CAUSAS

El Guardalmacén cuenta con actas de El Administrador no

entrega y recepción de los bienes de emite autorizaciones
larga duración y de control no hallados X 10 0 de entrega - recepción
en bodega pero si registrados en la escritas, sino
1 matriz de bienes únicamente verbales.
Muestra de compras
Las adquisiciones mayores a 1000,00 en mayo y junio de
dólares cuentan con proformas muebles de oficina,
X 10 10
firmadas y selladas de acuerdo al equipo de cómputo y
manual del ciclo del FAP. equipo de campo y
2 protección.
Requerimientos
mediante Zimbra o
¿Las adquisiciones de materiales de
Quipux del custodio al
control y fungibles cuentan con
Administrador y
requerimientos de parte de los X 10 10
posterior consulta de
custodios de acuerdo a las necesidades
disponibilidad
prioritarias?
presupuestaria y órden
3 de compra
El consumo de los materiales de uso
para las actividades exclusivas de
Ayuda memoria o
campo ¿cuentan con ayuda memorias
X 10 10 informe con fotos y
o informes de la ejecución de la
firma de asistencia.
actividad donde han usado estos
4 productos?
 ¿La Administración cuenta con Bitacoras, órdenes de
información real y oportuna del estado carga firmada por el
de combustible pagado por anticipado X 10 7 Administrador y el
con la finalidad de no sobrepasar el custodio - conductor
5 cupo asignado? del vehículo
De acuerdo al ciclo del FAP indica que
los cheque iguales o mayores a 500,00 Estado de ceuntas y
dólares deben ser cruzados, X 10 10 copias de cheques
¿Contabilidad tiene información emitidos
6 separada de estos cheques?
De acuerdo a la conciliación Bancaria
del mes anterior existen 3 cheques
girados pero no no cobrados del año
Correo dirigido a cada
anterior, a la fecha ya tienen 11 meses
proveedor y respuesta
¿La administración ha consultado al X 10 10
de los mismos por los
girado o ha realizado seguimiento de
mismos medios
las razones por qué no ha sido cobrado
considerando que todos los cheques
7 tienen un plazo de cobro de 13 meses?
De una muestra de 10 facturas, ¿Todos
los casilleros de uso obligatorio están
facturas , notas de
llenos?, el color de esfero es el mismo,
X 10 10 venta y liquidaciones
la forma de pago coincide con el
originales
metodología de pago de la ONG
8 (Cheque y Transferencia)
Liquidacion de caja
¿La Institución cuenta con liquidación
chica, informes del
de caja chica con la justificación como X 10 10
responsable y copias
recibos, notas de ventas, facturas?
9 de sustentos
Proyección de
¿El personal ha sido capacitado en
capacitaciones y o
prevención del fraude y el lavado de X 10 10
certificaciones de
activos?
10 cursos, talleres.
TOTAL 100 87

NIVEL DE
CONFIANZA

87,00% NIVEL DE CONFIANZA ALTO

13,00% RIESGO DE CONTROL BAJO
NIVEL DE RIESGO
 10. PROGRAMA DE TRABAJO

TIEMPO
DESCRIPCION DEL
N° OBJETIVOS RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
INICIAL FINAL
CORROBORAR LA CORRECTA
ANALISIS DE NORMAS Y APLICACIÓN DE LAS
MANUALES DEL FONDOS FAP NORMAS Y MANUALES QUE
1 ING. DIANA BASTIDAS 19/7/2021 23/7/2021
EN EL DEPARTAMENTO RIGEN AL MANEJO DE
CONTABLE FONDOS FAP, EN EL
DEPARTAMENTO CONTABLE
REVISION DE LOS INFORMES COMPROBAR QUE LAS
ADQUISICIONES DE BIENES O ADQUISICIONES SE HAYAN
ING. CINTHIA CARPIO
2 SERVICIOS EN VALORES REALIZADO DE ACUERDO AL 19/7/2021 23/7/2021
MACIAS
IGUALES O SUPERIORES A MANUAL DE COMPRAS QUE
1000,00 DEBEN EJECUTAR LOS FAP
REVISION DE LAS MEMORIAS REVISAR LOS MAYORES DE
TECNICAS, DEL CONSUMO DE CADA UNO DE LOS
3 ING. ALEJANDRO LARA 26/7/2021 30/7/2021
LOS MATERIALES USADOS EN MATERIALES USADOS, PARA
LAS ACTIVIDADES DE CAMPO JUSTIFICAR LAS EXISTENCIAS
CONSTATACION FÍSICA DE CONSTATAR EN EL SITIO LOS
BIENES DE LARGA DURACION, BIENES INSTITUCIONALES
ING. CINTHIA CARPIO
4 CON LOS DOCUMENTOS PARA COMPARAR CON LAS 2/8/2021 6/8/2021
MACIAS
(ACTAS DE ENTREGA Y ACTAS DE ENTREGA Y
RECEPCION) RESPECTIVAS RECEPCION DE CADA UNO
ANALISIS DE LA
ANALIZAR EL CONSUMO DEL
DOCUMENTACION FISICA Y
COMBUSTIBLE, Y
DIGITAL DE LOS PROCESOS DE
5 COMPARAR LOS VALORES ING. JARIZZA BOSQUEZ 26/7/2021 30/7/2021
ORDENES DE COMPRA DE
ASIGNADOS CON LOS
COMBUSTIBLE DE ACUERDO
EJECUTADOS
AL CUPO ASIGNADO

11. EQUIPO DE AUDITORIA

Supervisor: Ing. Cinthia Carpio Macias

Jefe de Equipo: Ing. Alejandro Lara Erazo

Miembros del equipo: Ing. Jarizza Bosquez, Ing. Diana Bastidas.

12. COSTO DEL EXAMEN

ELEMENTOS DEL COSTO
COSTO TOTAL
COSTO UNITARIO

VIATICOS 62,5 250

PASAJES 30 120

MATERIALES 43,75 175

OTROS
5 20
(REFRIGERIOS)

13. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACION

Elaborado por: Ing. Alejandro Lara Erazo

JEFE DE EQUIPO

Aprobado por: Ing. Cinthia Carpio Macias

SUPERVISOR
PAPELES
DE
TRABAJO
 HTF-001
FONDO DE ÁREAS PROTEGIDAS
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE COMPRAS
PERIODO AUDITADO: DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2020

OBJETIVO: CONSTATAR EL CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE COMPRAS IGUALES O MAYORES A 1000,00

Ref. Papel CRITERIO DEL EQUIPO

MANUAL DEL CICLO DEL FAP
Trabajo AUDITOR
REPARACIONES
ADQUISICIÓN
DE BOMBA DE
REPUESTOS
INYECCIÓN Y
EMBARCACIONES AQUISICIÓN EQUIPOS
MOTOR A ADQUISICIÓN
- GASTOS DE MATERIALES PARA
DIESEL Y DE
MÁXIMO PARA ADQUISICIÓN GEORREFERENCIACIÓN MANTENIMIENT DE
Manual de SUBCOMPONENTE / COMPRAS GASOLINA - 10 MATERIALES
EMBARCACIONES EQUIPO DE (DRONES, INFRAESTRUCTURA OBSERVACION
Compras MAYORES A 1000 $ CAMIONETAS FUNGIBLE DE
DE HASTA 5 OFICINA NAVEGADORES - CENTRO DE
(bienes ASEO Y
MILLAS DE GARMIN Y GPS DE INFORMACIÓN
considerados LIMPIEZA
RECORRIDO EN PRESICIÓN)
los repuestos y
EL OCEANO
pago de mano
PACÍFICO
de obra)

Solicitud presupuestaria
debe contener # de
proceso, detalle con
Art. 5.2.4
especificaciones y firma de
la autoridad del Área
Protegida
De las 6 muestras el
proceso de adquisición de
equipos de oficina (6
laptops coreI4 10
generación no cumple con
* > * * * * el procedimiento del
manual de compras en
cuanto a la solicitud de
certificación
presupuestaria).

El Contador no emitió la
Respuesta se Certificación
certificación
Art. 5.2.5 Presupuestaria firmada y
sellada
* > * * * * presupuestaria por falta de
solicitud.
Solicitud de inicio de
Art. 5.2.6 proceso para búsqueda de
Proveedores
* * * * * *
3 proformas Nacionales
firmadas y selladas, en
caso de no tener sello
La tercera proforma no
debe ser con firma de
Art. 5.2.7
Gerencia, puede ser > * * * * * posee firma ni sello ni
captura de pantalla
mediante correo
adjuntando la captura de
pantalla.
 el cuadro comparativo no
Cuadro comparativo con
cumple con el manual de
presencia y firma de un
Art. 5.2.8
testigo del proceso de > * * * * * compras debido que no
posee la firma del testigo,
compra
el Comité está incompleto
orden de compra firmada y
sellada por el Jefe de Área
y Contador, debe tener el
Art. 5.2.9
100% de similitud con la * * * * * *
proforma elegida por el
comité.
Autorización de pago que
Art. 5.2.10 indica nombre de
Proveedor y Ruc
* * * * * *
Factura debidamente
Art. 5.2.11 comprobada y Legalizada
ante el SRI
* * * * * *
Comprobante de retención
no posee firma del
Comprobante de
contribuyente en
Art. 5.2.12 Retención firmado por el
contribuyente
> * * * * > documentación digital, en
la segunda copia ya consta
la firma.

Acta de recepción y
Art. 5.2.13
entrega * * * * * *
Autorización de pago con
Art. 5.2.14
datos del Proveedor * * * * * *
 Asientos contables
señalando el valor de pago
Art. 5.2.15 al Proveedor firmada por
el Jefe de Área Contador y
* * * * * *
Sello de la Institución.
Certificado de Cuenta
Art. 5.2.16
Bancaria * * * * * *
Orden de transferencia
que indique el valor
Art. 5.2.17
señalado en el asiento * * * * * *
contable
RUC o captura de pantalla
Art. 5.2.18
con la actividad facturada * * * * * *
Solo corresponde a
Certificado del Maestro mantenimientos o servicios
Artesano debidamente por lo que los demás
calificado, el certificado casilleros están vacíos, es
debe contener el detalle decir los repuestos fueron
Art. 5.2.19 de todo lo realizado,
sugerencias preventivas
& & & * & & adquiridos pero adicional
el Manual indica que en las
para aplicar el custodio en reparaciones se debe
el automotor y ser de adjuntar Certificado de
información pública trabajo realizado y la
garantía.

Garantía técnica del

Art. 5.2.20
trabajo
& & & * & &
Elaborado por:
Ing. Cinthia Carpio Macias Fecha: 22 de julio del 2021
Revisado por: Ing. Geovanny Lara Erazo Fecha: 23 de julio del 2021

Conclusión: Se ha tomado una muestra de 6 adquisiciones de bienes en los cuales hemos encontrado observaciones tales como: solicitud de la certificación presupuestaria por
ende tampoco existía Certificación presupuestaria, así mismo existen algunas proformas sin sellos, cuadros comparativos sin las firmas respectivas, y comprobantes de
retención sin firmas de recepción

Marcas de Auditoria
Si Cumple *
No Cumple >
No Aplica &
 HTF-002
FONDO DE ÁREAS PROTEGIDAS
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE COMPRAS
PERIODO AUDITADO: DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2020

OBJETIVO: REVISAR LAS MEMORIAS TECNICAS, DEL CONSUMO DE LOS MATERIALES USADOS EN LAS
ACTIVIDADES DE CAMPO

Ref. Papel
MANUAL DEL CICLO DEL FAP CRITERIO DEL EQUIPO AUDITOR
Trabajo

SUBCOMPONENTE / CONSUMO DE LOS

Manual de MATERIALES USADOS EN LAS ACTIVIDADES CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 OBSERVACION
Compras DE CAMPO

Adquisición de materiales fungibles, de

aseo y limpieza. Los productos o
materiales que se adquieran deberán
necesariamente constar en los Planes
Art. 3.4.2
de Gasto aprobados para las ANPs, el
uso y consumo será registrado en una
bitácora con la respectiva ayuda
memoria de la actividad.
En el ciclo II se adquirió un listado
de materiales que no estaban
considerados en los Planes de
* > * gastos aprobados para el año 2020,
y estos no fueron registrados en la
Bitácora
 El/la AC procederá a registrar, codificar
en el ciclo III, se pudo constatar que
e inventariar los equipos y entregarlos
los Materiales adquiridos no fueron
Art. 3.4.3 para uso y custodia a la persona
designada por el profesional
* * > codificados, ni entregados al
custodio responsable.
responsable del ANP.
Los activos adquiridos con fondos
Art. 3.4.4 canalizados por el FAP serán sujetos de
depreciación mensual.
* * *
El inventario físico de activos fijos se
realizará por lo menos dos veces al año,
En el año 2020 no se encuentran las
levantando un acta elaborada y
Art. 3.4.5
firmada por el/la AC, y aprobada y > > > Actas de la toma del Inventario
Físico.
firmada por el profesional responsable
del ANP.

Necesariamente se realizará la toma

No se realizó la toma física de los
Art. 3.4.6 física de inventarios al finalizar el
ejercicio fiscal.
& & > Inventarios del año 2020.

Elaborado por: Ing. Geovanny Lara Erazo Fecha: 29 de julio del 2021
Revisado por: Ing. Cinthia Carpio Macias Fecha: 30 de julio del 2021

Conclusión: El fondo FAP presente sus informes por ciclo cuatrimestrales, lo que en cada año da 3 ciclos, de acuerdo a la
verificación se ha podido constatar que en el ciclo II se adquirió un listado de materiales que no estaban considerados en los
Planes de gastos aprobados para el año 2020, y estos no fueron registrados en la Bitácora, además se pudo constatar que los
Materiales adquiridos no fueron codificados, ni entregados al Custodio Responsable, durante todo el año 2020 no se
encuentran las Actas de la toma del Inventario Físico.

Marcas de Auditoria
Si Cumple *
No Cumple >
No Aplica &

HTF-003
 FONDO DE ÁREAS PROTEGIDAS
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE COMPRAS
PERIODO AUDITADO: DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2020

OBJETIVO: ANALIZAR EL CONSUMO DEL COMBUSTIBLE, Y COMPARAR LOS VALORES ASIGNADOS CON LOS EJECUTADOS

Ref. Papel
MANUAL DEL CICLO DEL FAP CRITERIO DEL EQUIPO AUDITOR
Trabajo

CONSUMO DE CONSUMO DE
CONSUMO DE CONSUMO DE CONSUMO DE
Manual de SUBCOMPONENTE / CONSUMO DE COMBUSTIBLE COMBUSTIBLE
COMBUSTIBLE COMBUSTIBLE COMBUSTIBLE OBSERVACION
Compras CONBUSTIBLE Y VALORES CANCELADOS - SEPTIEMBRE - DICIEMBRE
- ENERO 2020 - ABRIL 2020 - JUNIO 2020
2020 2020

3) Combustible y mantenimiento
vehículos: incluye aceites, lubricantes y
Los procesos del mes de junio y
3.4.3.1 Sub- repuestos menores. El contrato será por
diciembre no cuentan con un
Componente: prestación de servicios y lo suscribirá el
contrato elaborado, ya que adjuntan
control, profesional responsable del ANP. Las
protección y compras de combustible se contratarán
* * > * > un informe indicando que al ser
montos de $250,00 no es necesario
vigilancia con un proveedor del lugar, siendo
realizar contrato
recomendable pactar los pagos en forma
mensual o quincenal.
 5. El/la Administrador Contador es el
Los procesos del mes de junio y
responsable de implementar los
diciembre no fueron revisados por
3.4.3.1 Sub- controles necesarios para el correcto uso
el Contador Administrador previo
Componente: de los bienes y de los gastos en que se
pago, ya que al momento de
control, incurre para su mantenimiento y
protección y reparación. (Bitácora en Excel y
* * > * > generar dichos pagos el encargado
se encontraba haciendo uso de sus
vigilancia talonarios con las especificaciones del
vacaciones, y dejo una tercera
custodio, vehículo, kilometraje y
persona encargada.
actividad)

En el mes de enero no se presentó

5.1.1 Uso de
4. Se presentará la bitácora con la firma bitácora, de acuerdo al informe
Combustible
- Manual
respectiva del Custodio responsable de
Combustible
> * * * * presentado en el proceso indica que
no había persona designada como
Interno
custodia de combustible, y el pago
se realizó de acuerdo a los vales
emitidos por el Contador

5. Los vales de combustible serán

5.1.1 Uso de custodiados y entregados únicamente En el mes de abril un grupo de 10
Combustible
- Manual
por el Administrador - Contador del
Fondo FAP, y constara con su firma y con
* > * * * vales de combustible no contienen
la firma del Contador
Interno la del chofer responsable de dicho
consumo, los mismos que serán
utilizados para el canje del combustible
en la Estación de Servicio contratada
 La orden de pago la generara
5.1.1 Uso de únicamente el Contador Administrador En el mes de enero junio y
Combustible diciembre la orden de pago fue
- Manual
de fondos FAP, una vez que se haya
verificado que el proceso cumpla con los > * > * > generada por la secretaria general
Interno requerimientos establecidos en el ART. de los fondos FAP
5.1.1, Del manual de Control Interno de
Procesos FAP
Elaborado por:
Ing. Jarizza Bosquez Fecha: 5 de agosto del 2021
Revisado por: Ing. Cinthia Carpio Macias Fecha: 6 de agosto del 2021

Conclusión: Se tomo una muestra aleatoria de 5 procesos de consumo de combustible así como los pagos realizados, donde se ha podido evidenciar que se incumple
con el Manual de Compras FIAS, y el manual de control interno FAP, algunos procesos no cuentan con un contrato elaborado, ya que adjuntan un informe indicando
que al ser montos de $250,00 no es necesario realizar contrato, Los procesos del mes de junio y diciembre no fueron revisados por el Contador administrador previo
pago, ya que al momento de generar dichos pagos el encargado se encontraba haciendo uso de sus vacaciones, en otro proceso no se presentó bitácora, indicando
solamente que no había persona designada como custodia de combustible, así mismo un grupo de vales de combustible no contienen la firma del Contador y una orden
de pago fue generada por la Secretaria General de los fondos FAP

Marcas de Auditoria
Si Cumple *
No Cumple >
No Aplica &
 HOJA DE
HALLAZGOS
Razón Social: FONDO DE ÁREAS PROTEGIDAS
RUC: 179280799001
Dirección: Av. 12 de Octubre N24-660 y Francisco Salazar

MATRIZ DE HALLAZGOS
REF. TITULO DEL
N° CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN
H/T HALLAZGO

En el proceso de De acuerdo al Manual de Al incumplir con el

Se recomienda al
compras se Procesos de Compras procedimiento
Gerente que se coordine
evidencio que el existe incumplimiento de establecido en el
No se ha realizado con Talento Humano y
encargado de los siguientes artículos: en Manual de compras
una inducción previa designe al personal que
solicitar la compra el Art. 5.2.4.- Solicitud se está provocando
al personal que conoce los procesos
de repuestos para presupuestaria debe Este incumplimiento se deficiencia en los
ingresa a laborar en la realice capacitaciones al
COMPRAS NO embarcaciones no contener número de originó debido a que la procesos de
Institución, adicional personal que ingresa
CUMPLIERON solicito la proceso, detalle con persona encargada de adquisición de bienes
las personas nuevo a laborar en la
CON LOS Certificación especificaciones y firma de solicitar el proceso de y el no obtener
encargadas de Institución. Al Contador
1 HTF 1 REQUERIMIENTOS Presupuestaria, por la autoridad del Área compras era personal información previa
generar el pago no que elabore un check list
QUE ESTABLECE lo que el Contador Protegida. ART.5,2,5. nuevo en la institución, sobre una
realizaron el control con todos los
EL MANUAL FIAS - no la emitió, así Respuesta de Certificación y no conocía los Certificación
previo al pago, para requerimientos previos
FAP como también las Presupuestaria firmada y procedimientos de Presupuestaria puede
detectar la falta de al pago y adjuntarlo al
proformas no se sellada, ART. 5,2,7. acuerdo al manual. generar problemas al
documentación e proceso para verificar
encuentran con las Proformas Nacionales momento del pago al
inconsistencias en los que todos los
firmas de respaldo firmadas y selladas, en Proveedor, ya que los
mismos documentos estén de
necesarias, y el caso de no tener sello recursos económicos
acuerdo a la Normativa
cuadro debe ser con firma de no pueden estar
del FIAS--FAP
comparativo no Gerencia, puede ser disponible por el
posee as firmas del mediante correo monto de gasto que
testigo de compras adjuntando la captura de se ha generado.
quien de acuerdo al pantalla. ART. 5,2,8,
manual establecido Cuadro comparativo con
forma parte de la presencia y firma de un
comisión de esta testigo del proceso de
compra. compras
 De acuerdo al Manual FIAS
El fondo FAP
en sus artículos establece:
presente sus
3.4.1.2 SUB-
informes por ciclos
COMPONENTE:
cuatrimestrales, lo
EQUIPAMIENTO BÁSICO.
que en cada año da
5.2 Monitoreo y
3 ciclos, de acuerdo
seguimiento Se recomienda a la
a la verificación se Al incumplir con el
administrativo financiero. Gerencia designar
ha podido constatar Este incumplimiento se procedimiento
Es obligación de todos los personal capacitado
que en el ciclo II se da cuando el personal establecido en el
responsables de la gestión para llevar el respectivo
adquirió un listado no lleva un control del Manual FIAS FAP se
CONSUMO DE LOS en las ANPs, la monitoreo y control de
de materiales que Inventario que existe en está cayendo en el
MATERIALES observancia y No se mantiene un todos los materiales
no estaban la Bodega porque no se error de realizar
USADOS EN LAS cumplimiento de las sistema de fungibles que se utilizan
considerados en los hacen las respectivas compras de
ACTIVIDADES DE normas y procedimientos inventarios eficiente, en las actividades de
Planes de gastos constataciones de materiales que no
CAMPO NO de control interno el personal no realiza campo. Al Custodio de
aprobados para el estos, además al son necesarios, y a su
2 HTF 2 CUMPLIERON LAS establecidos en el ciclo del la constatación física bienes realizar el
año 2020, y estos momento de recibir no vez muchos de los
NORMATIVAS fondo de áreas protegidas de estos para levantamiento de toma
no fueron se codifican los materiales que
ESTABLECIDAS DE FAP, y en el Manual mantener física de bienes de
registrados en la materiales recibidos, ni existen en bodega
ACUERDO AL Operativo del Fondo de actualizaciones de los acuerdo al manual FIAS
Bitácora, además se se realiza la entrega al exceden la fecha tope
MANUAL FIAS - Inversión Ambiental mismos. al finalizar cada Ciclo
pudo constatar que personal que está de su uso, generando
FAP Sostenible (FIAS) 3.4.2 realizar el Acta
los Materiales encargado de realizar el desperdicio de
Adquisición de materiales respectiva, así como
adquiridos no proceso de los materiales y gastos
fungibles, de aseo y también asignar códigos
fueron codificados, Inventarios. innecesarios para la
limpieza 1. Los productos a cada producto
ni entregados al Institución.
o materiales que se recibido.
Custodio
adquieran deberán
Responsable,
necesariamente constar
durante todo el año
en los Planes de Gasto
2020 no se
aprobados para las ANPs,
encuentran las
el uso y consumo será
Actas de la toma
registrado en una bitácora
del Inventario con la respectiva ayuda
Físico. memoria de la actividad.
3,4,3 El/la AC procederá a
registrar, codificar e
inventariar los equipos y
entregarlos para uso y
custodia a la persona
designada por el
profesional responsable
del ANP. 3.4.5 El
inventario físico de activos
fijos se realizará por lo
menos dos veces al año,
levantando un acta
elaborada y firmada por
el/la AC, y aprobada y
firmada por el profesional
responsable del ANP.
3,4,6. Necesariamente se
realizará la toma física de
inventarios al finalizar el
ejercicio fiscal.
 En el procesos de 3.4.3.1 Sub-Componente:
Al incumplir con el
consumo y pago de control, protección y
procedimiento
combustible, se ha vigilancia, 3) Combustible
establecido en el Se recomienda a la
podido evidenciar y mantenimiento
Manual FIAS se está Gerencia y TH realizar la
que se incumple vehículos: incluye aceites,
causando deficiencia planificación respectiva
con el Manual de lubricantes y repuestos
en los procesos de con las actividades del
Compras FIAS, y el menores. El contrato será
pago y uso del personal, para si cuando
manual de control por prestación de servicios
Este incumplimiento se combustible, ya que tengan que ausentarse o
interno FAP, debido y lo suscribirá el No se realiza el
da cuando la persona no se lleva un control hacer uso de sus
a que algunos profesional responsable adecuado control
encargada de llevar los adecuado para saber vacaciones la persona
CONSUMO DE procesos no del ANP. Las compras de previo pago y
procedimientos si los choferes están que quede a cargo
COMBUSTIBLE Y cuentan con un combustible se consumo de
referentes a solicitando la conozca como se deben
VALORES contrato elaborado, contratarán con un combustible,
combustibles no realiza cantidad de realizar los
CANCELADOS POR y adjuntan un proveedor del lugar, adicional no existe
el control previo al combustible procedimientos. Al
ESTE RUBRO NO informe indicando siendo recomendable una correcta
proceso, además la necesaria para los custodio de combustible,
2 HTF 3 CUMPLIERON LAS que al ser montos pactar los pagos en forma planificación para las
falta de planificación en recorridos diarios, lo verificar que los vale se
NORMATIVAS de $250,00 no es mensual o quincenal, 5. actividades que
la Institución que puede generar encuentren con las
ESTABLECIDAS DE necesario realizar El/la Administrador realiza el personal,
encargando al personal consumos firmas respectivas y dar
ACUERDO AL contrato, Los Contador es el para cubrir el puesto
a realizar actividades innecesarios del seguimiento para
MANUAL FIAS - procesos del mes responsable de de algún funcionario
fuera de sus funciones mismo, además el no verificar si se está dando
FAP de junio y implementar los controles que no se encuentre
sin tener conocimientos planificar las el uso adecuado. Al
diciembre no necesarios para el en algún momento de
de los procedimientos actividades del Contador emitir los
fueron revisados correcto uso de los bienes realizar los procesos.
que se llevan a cabo. personal se provoca pagos una vez que el
por el Contador y de los gastos en que se
que realizan proceso de adquisición
administrador incurre para su
actividades para las de combustible haya
previo pago, ya que mantenimiento y
que no están cumplido con todos los
al momento de reparación. (Bitácora en
capacitadas y los requisitos emitidos en el
generar dichos Excel y talonarios con las
procedimientos Manual FIAS - FAP
pagos el encargado especificaciones del
queden mal
se encontraba custodio, vehículo,
elaborados.
haciendo uso de kilometraje y actividad).
sus vacaciones, en 5.1.1 Uso de Combustible -
otro proceso no se Manual Interno, 4. Se
presentó bitácora, presentará la bitácora con
indicando la firma respectiva del
solamente que no Custodio Responsable de
había persona Combustible, 5. Los vales
designada como de combustible serán
custodia de custodiados y entregados
combustible, así únicamente por el
mismo un grupo de Administrador - Contador
vales de del Fondo FAP, y constara
combustible no con su firma y con la del
contienen la firma chofer responsable de
del Contador y una dicho consumo, los
orden de pago fue mismos que serán
generada por la utilizados para el canje del
Secretaria General combustible en la Estación
de los fondos FAP de Servicio contratada, 6.
La orden de pago la
generara únicamente el
Contador Administrador
de fondos FAP, una vez
que se haya verificado que
el proceso cumpla con los
requerimientos
establecidos en el ART.
5.1.1, Del manual de
Control Interno de
Procesos FAP.
INFORME
FINAL
 AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO EN EL ÁREA FINANCIERA –
ADQUISICIONES, PAGOS Y CONTROL DEL FONDO DE ÁREAS
PROTEGIDAS EN LA RESERVA ECOLÓGICA MACHE CHINDUL
Esmeraldas, 20 de agosto del 2021

Señores
FONDO DE ÁREAS PROTEGIDAS EN LA RESERVA ECOLÓGICA MACHE CHINDUL
En su despacho. -

De mis consideraciones:

Una vez que nuestro equipo de Auditores ha finalizado el procedimiento de Auditoria

de Cumplimiento EN EL ÁREA FINANCIERA – ADQUISICIONES, PAGOS Y CONTROL DEL
FONDO DE ÁREAS PROTEGIDAS EN LA RESERVA ECOLÓGICA MACHE CHINDUL, debido a
la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados
en los comentarios y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con los resultados obtenidos, las recomendaciones deben ser aplicadas
de manera inmediata, para el cumplimiento correspondiente de cada uno de los
procesos Institucionales.

Atentamente,

Ing. Cinthia Carpio Macias

SUPERVISOR RESPONSABLE
Control sobre el cumplimiento en los procesos de compras iguales o mayores a
1000,00

En el proceso de compras se evidencio que el encargado de solicitar la compra de

repuestos para embarcaciones no solicito la Certificación Presupuestaria, por lo que el
Contador no la emitió, así como también las proformas no se encuentran con las firmas
de respaldo necesarias, y el cuadro comparativo no posee as firmas del testigo de
compras quien de acuerdo al manual establecido forma parte de la comisión de esta
compra.

“De acuerdo al Manual de Procesos de Compras existe incumplimiento de los

siguientes artículos: en el Art. 5.2.4.- Solicitud presupuestaria debe contener número
de proceso, detalle con especificaciones y firma de la autoridad del Área Protegida.
ART.5,2,5. Respuesta de Certificación Presupuestaria firmada y sellada, ART. 5,2,7.
Proformas Nacionales firmadas y selladas, en caso de no tener sello debe ser con firma
de Gerencia, puede ser mediante correo adjuntando la captura de pantalla. ART. 5,2,8,
Cuadro comparativo con presencia y firma de un testigo del proceso de compras”

Este incumplimiento se originó debido a que la persona encargada de solicitar el proceso

de compras era personal nuevo en la institución, y no conocía los procedimientos de
acuerdo al manual.

Al incumplir con el procedimiento establecido en el Manual de compras se está

provocando deficiencia en los procesos de adquisición de bienes y el no obtener
información previa sobre una Certificación Presupuestaria puede generar problemas al
momento del pago al Proveedor, ya que los recursos económicos no pueden estar
disponible por el monto de gasto que se ha generado.

Al momento no se ha realizado una inducción previa al personal que ingresa a laborar

en la Institución, adicional las personas encargadas de generar el pago no realizaron el
control previo al pago, para detectar la falta de documentación e inconsistencias en los
mismos

Por lo que se recomienda:

Al Gerente que se coordine con Talento Humano y designe al personal que conoce los
procesos realice capacitaciones al personal que ingresa nuevo a laborar en la Institución.
Al Contador que elabore un check list con todos los requerimientos previos al pago y
adjuntarlo al proceso para verificar que todos los documentos estén de acuerdo a la
Normativa del FIAS--FAP

Control sobre el consumo de los materiales usados en las actividades de campo

El fondo FAP presente sus informes por ciclos cuatrimestrales, lo que en cada año da 3
ciclos, de acuerdo a la verificación se ha podido constatar que en el ciclo II se adquirió
un listado de materiales que no estaban considerados en los Planes de gastos aprobados
para el año 2020, y estos no fueron registrados en la Bitácora, además se pudo constatar
que los Materiales adquiridos no fueron codificados, ni entregados al Custodio
Responsable, durante todo el año 2020 no se encuentran las Actas de la toma del
Inventario Físico.

“De acuerdo al Manual FIAS en sus artículos establece: 3.4.1.2 SUB-COMPONENTE:

EQUIPAMIENTO BÁSICO. 5.2 Monitoreo y seguimiento administrativo financiero. Es
obligación de todos los responsables de la gestión en las ANPs, la observancia y
cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno establecidos en el
ciclo del fondo de áreas protegidas FAP, y en el Manual Operativo del Fondo de
Inversión Ambiental Sostenible (FIAS) 3.4.2 Adquisición de materiales fungibles, de
aseo y limpieza 1. Los productos o materiales que se adquieran deberán
necesariamente constar en los Planes de Gasto aprobados para las ANPs, el uso y
consumo será registrado en una bitácora con la respectiva ayuda memoria de la
actividad. 3,4,3 El/la AC procederá a registrar, codificar e inventariar los equipos y
entregarlos para uso y custodia a la persona designada por el profesional responsable
del ANP. 3.4.5 El inventario físico de activos fijos se realizará por lo menos dos veces
al año, levantando un acta elaborada y firmada por el/la AC, y aprobada y firmada
por el profesional responsable del ANP. 3,4,6. Necesariamente se realizará la toma
física de inventarios al finalizar el ejercicio fiscal.”

Este incumplimiento se da cuando el personal no lleva un control del Inventario que

existe en la Bodega porque no se hacen las respectivas constataciones de estos, además
al momento de recibir no se codifican los materiales recibidos, ni se realiza la entrega al
personal que está encargado de realizar el proceso de los Inventarios.

Al incumplir con el procedimiento establecido en el Manual FIAS FAP se está cayendo en

el error de realizar compras de materiales que no son necesarios, y a su vez muchos de
los materiales que existen en bodega exceden la fecha tope de su uso, generando
desperdicio de materiales y gastos innecesarios para la Institución.

No se mantiene un sistema de inventarios eficiente, el personal no realiza la

constatación física de estos para mantener actualizaciones de los mismos.

Por lo que se recomienda:

A la Gerencia designar personal capacitado para llevar el respectivo monitoreo y control
de todos los materiales fungibles que se utilizan en las actividades de campo.
Al Custodio de bienes realizar el levantamiento de toma física de bienes de acuerdo al
manual FIAS al finalizar cada Ciclo realizar el Acta respectiva, así como también asignar
códigos a cada producto recibido.

Control sobre el consumo del combustible, y valores ejecutados.

En el procesos de consumo y pago de combustible, se ha podido evidenciar que se

incumple con el Manual de Compras FIAS, y el manual de control interno FAP, debido a
que algunos procesos no cuentan con un contrato elaborado, y adjuntan un informe
indicando que al ser montos de $250,00 no es necesario realizar contrato, Los procesos
del mes de junio y diciembre no fueron revisados por el Contador administrador previo
pago, ya que al momento de generar dichos pagos el encargado se encontraba haciendo
uso de sus vacaciones, en otro proceso no se presentó bitácora, indicando solamente
que no había persona designada como custodia de combustible, así mismo un grupo de
vales de combustible no contienen la firma del Contador y una orden de pago fue
generada por la Secretaria General de los fondos FAP

“De acuerdo al Manual FIAS en sus artículos establece: 3.4.3.1 Sub-Componente:

control, protección y vigilancia, 3) Combustible y mantenimiento vehículos: incluye
aceites, lubricantes y repuestos menores. El contrato será por prestación de servicios
y lo suscribirá el profesional responsable del ANP. Las compras de combustible se
contratarán con un proveedor del lugar, siendo recomendable pactar los pagos en
forma mensual o quincenal, 5. El/la Administrador Contador es el responsable de
implementar los controles necesarios para el correcto uso de los bienes y de los gastos
en que se incurre para su mantenimiento y reparación. (Bitácora en Excel y talonarios
con las especificaciones del custodio, vehículo, kilometraje y actividad). 5.1.1 Uso de
Combustible - Manual Interno, 4. Se presentará la bitácora con la firma respectiva del
Custodio Responsable de Combustible, 5. Los vales de combustible serán custodiados
y entregados únicamente por el Administrador - Contador del Fondo FAP, y constara
con su firma y con la del chofer responsable de dicho consumo, los mismos que serán
utilizados para el canje del combustible en la Estación de Servicio contratada, 6. La
orden de pago la generara únicamente el Contador Administrador de fondos FAP, una
vez que se haya verificado que el proceso cumpla con los requerimientos establecidos
en el ART. 5.1.1, Del manual de Control Interno de Procesos FAP.”

Este incumplimiento se da cuando la persona encargada de llevar los procedimientos

referentes a combustibles no realiza el control previo al proceso, además la falta de
planificación en la Institución encargando al personal a realizar actividades fuera de sus
funciones sin tener conocimientos de los procedimientos que se llevan a cabo.
Al incumplir con el procedimiento establecido en el Manual FIAS se está causando
deficiencia en los procesos de pago y uso del combustible, ya que no se lleva un control
adecuado para saber si los choferes están solicitando la cantidad de combustible
necesaria para los recorridos diarios, lo que puede generar consumos innecesarios del
mismo, además el no planificar las actividades del personal se provoca que realizan
actividades para las que no están capacitadas y los procedimientos queden mal
elaborados.

No se realiza el adecuado control previo pago y consumo de combustible, adicional no

existe una correcta planificación para las actividades que realiza el personal, para cubrir
el puesto de algún funcionario que no se encuentre en el momento de realizar los
procesos.

Por lo que se recomienda:

A la Gerencia y Talento Humano: realizar la planificación respectiva con las actividades

del personal, para si cuando tengan que ausentarse o hacer uso de sus vacaciones la
persona que quede a cargo conozca como se deben realizar los procedimientos.
Al custodio de combustible, verificar que los vale se encuentren con las firmas
respectivas y dar seguimiento para constatar que se esté dando el uso adecuado.
Al Contador emitir los pagos una vez que el proceso de adquisición de combustible se
haya cumplido con todos los requisitos emitidos en el Manual FIAS - FAP

Ing. Cinthia Carpio Macias

SUPERVISORA RESPONSABLE