ACTIVIDAD DE APLICACIÓN

ADRIANA PINEDA
ISABEL CRISTINA MORALES JIMENEZ
EDY YOJANA LOPERA ARENAS
YUDY AMPARO GÓMEZ TOBÓN

PROFESORA
CARMEN CECILIA CAÑAS ESCOBAR

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA DEL NORTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
GERENCIA ESTRATEGICA
FEBRERO - 2020
 INTRODUCCIÓN

Un plan de acción en una empresa se hace con el fin de mejorar una

oportunidad de mejora que antes se haya detectado y que puede
estar causando pérdidas o las va a causar en un futuro, con este lo
que las empresas quieren lograr es mitigar o evitar que suceda un
impacto negativo dentro de la organización.
Dentro del siguiente trabajo podrán oberservar un plan operativo
enfocado en la reducción de operatividad dentro de una empresa,
verán la descripción del entorno como las actividades desarrolladas
en el plan operativo para el cumplimiento del objetivo principal,
además que se encontrará todo lo que se necesitó para el desarrollo
del mismo plan como lo es la inversión realizada, los riesgos que
podían ocurrir, entre otras variables importantes a tener en cuenta en
un plan de acción.
 1. Entorno de la Organizacional
CENTRALIZACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS
Este proyecto evaluara los procesos que se hacen en las áreas administrativas y agencias que puedan
centralizarse en Operaciones, reduciendo la operatividad en estas y liberando tiempo para otras
actividades propias de cada área y a las tareas comerciales.

SECTOR(ES) ESTRATÉGICO(S) Y LÍNEA ESTRATÉGICA AL QUE SE ASOCIA

Reducir Operatividad en las Agencias y Áreas Administrativas.
Incrementa la productividad de las áreas y agencias en su actividad especifica.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

 A la fecha se realizan muchas funciones, tanto en agencias como en áreas administrativas, que no están
documentadas y que adicional no son propias del área.
 Tener los procesos documentos, garantiza que quien los ejecute los realizará como deben ser, adicional que las áreas
realizaran solo los procesos propios de su área.
 En dichas evaluaciones también se tendrá en cuenta la reducción de consumo de papel por impresiones de soportes y
documentos, lo que generará disminución de costos.
 Optimizar el recurso humano en la realización de sus tareas de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
 Centralizar todas aquellas actividades que no generan valor al cor del negocio, pero que son necesarias para
garantizar la permanencia de la Cooperativa.

CLIENTE
El cliente interno beneficiario de este proyecto son las áreas administrativas y en las agencias beneficia a los empleados
porque disminuye la operatividad y al cliente externo porque los asesores tendrán mas disponibilidad para su labor
comercial.

OBJETIVO GENERAL
Disminuir la operatividad en agencias y áreas administrativas para que tengan más tiempo de realizar su labor comercial o
actividades propias de su área, centralizando transacciones en el área de operaciones y documentando los procesos.

Lider del Proyecto: Fecha: Febrero 27 de 2020

Adriana Pineda
Isabel Cristina Morales Jiménez
Edy Yojana Lopera Arenas
Yudy Amparo Gómez Tobón
 NOMBRE DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL

Objetivo Específico

Definir la persona que va a realizar el proceso de

documentar y realizar la debida capacitación.

Identificar los procesos de las áreas

administrativas que se trasladen al área de
operaciones y documentarlos. De igual manera
procesos que realiza el área comercial
 Apoyar a las diferentes áreas, administrativas y
comerciales, en la identificación de procesos que
no se tienen documentados, propios de cada una
de ellas.

Total Recursos Económicos

Referencia: Elaboración propia (2020)

 FORMATO DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
CENTRALIZACIÓN DE PROCESOS OPERA
NOMBRE DEL PROYECTO COMERCIALES
Disminuir la operatividad en agencias y áreas administra
tiempo de realizar su labor comercial o actividade
OBJETIVO GENERAL
centralizando transacciones en el area de operacion
procesos.

Actividad Duración
Contratacion 1

Capacitacion 1

Definir con la Subgerente Adtiva y el Contralor la prioridad de las

1
areas y procesos que realizan las agencias

Evaluar que procesos se pueden trasladar a Operaciones y

6
definir con las Subgerencias Financiera y Administrativa.
Revisión procesos Cartera 2
Revisión procesos Tesoreria 1
Revisión procesos Talento Humano 1
Revisión procesos Sistemas 1

Revisión procedimiento Agencias 1

Documentar los procesos o realizar ajustes a los existentes y se

le traslada a O y M.
17

Documentación procesos Cartera 5

Documentación procesos Tesoreria 3

Documentación procesos Talento Humano 3

Documentación procesos Sistemas 3

Documentación procedimiento Agencias 3

Determinar que documentos no se imprimen o el metodo de

archivarlos, definir con Coordinador del Cad y Jefe de 5
Contabilidad.
Definir docuemntación procesos Cartera 1

Documentación procesos Tesoreria 1

Documentación procesos Talento Humano 1

Documentación procesos Sistemas 1
Documentación procedimiento Agencias 1

Definir los procesos que son propios de cada area, cuales estan
documentados, cuales no y dejar todo lo acordado y el analisis
correspondiente a cada área evaluada por medio de un acta.
IÓN DEL PROYECTO
CENTRALIZACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS ADTIVOS Y
COMERCIALES
Disminuir la operatividad en agencias y áreas administrativas para que tengan más
tiempo de realizar su labor comercial o actividades propias de su área,
centralizando transacciones en el area de operaciones y documentando los
procesos.

Enero Febrero
Responsable OBSERVACIONES 1 2 3 4 1 2 3 4
Isabel Morales 1

Yojana Lopera 1 1

Adriana Pineda 1

Adriana Pineda y Yudy Gómez 1 1

Yojana Lopera
Isabel Morales
Yojana Lopera

Yojana Lopera Por la carga operativa

operaciones no se podria
traer estos procesos

Yudy Gómez Falta envio a OYM para su 1

oficialización

Se definio por parte de

Yudy Gómez sub. Administrativa no
llevarce este proceso

Se esta a la espera de la
Isabel Morales entrega del paquete de
nomina, se decide esperar
despues de reunion con
gerencia
Falta revisión para
Adriana Pineda y Yudy Gómez documentarlo
Yojana Lopera

Yudy Gómez, Adriana Pineda e Isabel
Morales
Ya se dejo de imprimir
correos quedan en
adminfo, solo se esta
imprimiendo las notas
proceso que cambia
dependiendo ajuste en
tesoreria

Yudy Gómez, Adriana Pineda e Isabel

Morales Se encuentran en prubas
con el CAD desde mayo
isabel cristina mmorale
Yojana Lopera
Yojana Lopera

Yudy Gómez, Adriana Pineda e Isabel

1 1
Morales

Mensual - 100% 100%

Acumulado al corte -
Acumulado Avanzado

Proyectado
Ejecutado
 Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 1

1
1
1

1 1 1 1 1 1 0

1 1 1

0 0 0 0 0 0 0 0

1 1 0

0 0 0 0
1 1

0 0

0 0
1
0

1 1 1 1 0

100% 86% 44% 60% 18% 0%

75%
75%

75%
57%
 Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
 FORMATO DE PLANIFICACIÓN DEL PROYE
RIES
CENTRALIZACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS ADTIVOS
NOMBRE DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL Disminuir la operatividad en agencias y áreas administrativas para que tengan más tiempo de reali
centralizando transacciones en el area de operaciones y docume

No RIESGO CAUSA AMENAZA

Que al funcionario no le guste lo que hace, que

no tenga condiciones la loborales optimas, la presión del trabajo, que, Entorno
1 Rotación de personal
consiga un trabajo con mayor salario, desempeño laboral
laboral bajo.

*Falta de disciplina de los lideres.

* No cumplimiento de las tareas asiganadas por * Que no se le de la importancia
2 Incumplimiento en el cronograma. los implicados en el proyecto.. suficiente al proyecto.
*Multiples Funciones
* Los implicados se encuentran
participando en multiples proyectos

* Delegación excesiva de funciones. * No tener en cuenta al los imoplicados

*Desconocimiento de los procesos u omisión del a la hora de tomar decisiones.
3 Procedimientos inconsistentes
funcionario que se encuentra documentado el * Falta de seguimiento del lider.
proceso. * Multiples resposabilidades del lider.

4
5
6
7
8
9
10
ILIDAD DE OCURRENCIA

ALTA

4
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
MEDIA

BAJA

VALORACIÓN DEL BAJO

RIESGO IMPACTO
CACIÓN DEL PROYECTO
RIESGOS
DE PROCESOS OPERATIVOS ADTIVOS Y COMERCIALES

vas para que tengan más tiempo de realizar su labor comercial o actividades propias de su área,
ones en el area de operaciones y documentando los procesos.

PROBABILIDAD IMPACTO VALOR DE CONSECUENCIA RESPONSABLE

RIESGO

Coordinador de
Media Alto 5 Que se retrace el proyecto operaciones - Jefe de
Talento Humano

Coordinador de
Alta Alto 6 Retraso en el proyecto Operaciones

* Reprocesos y errores en la Coordinador de

Media Alto 5 ejecución.
Operaciones

0
0
0
0
0
0
0

5 6
 4 5

3 4

MEDIO ALTO

IMPACTO
 CONTROL
CONTROL A PERIODICIDAD DE
APLICAR REVISIÓN

Evaluciones de clima -
Evaluciones de Mensual
seguimiento

Cronograma de tareas - Constante

Notificaciones tempranas

Revisión 100% de los

procedimientos Cada que se finalice una
documentados y
procedimiento.
validados por los
implicados
 FORMATO DE PLANIFICACIÓN DEL P
INVERSIÓN

CENTRALIZACIÓN DE PROCE
NOMBRE DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL Disminuir la operatividad en agencias y áreas administrativas par

centralizando transacciones en

Actividad Valor Enero Febrero

Compra de computador 1600000 0
Licencia de SFG 5000000 5000000
Puesto de trabajo 800000 0
Licencia de correo electronico 400000 400000
Telefono con licencia 300000 0
Nomina + prestaciones sociales 30600000 2550000

TOTAL INVERSIÓN 38,700,000 5,400,000 2,550,000

CIÓN DEL PROYECTO

IZACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS ADTIVOS Y COMERCIALES

y áreas administrativas para que tengan más tiempo de realizar su labor comercial o actividades propias de su área,
ralizando transacciones en el area de operaciones y documentando los procesos.

Marzo Abril Mayo Junio

2550000 2550000 2550000 3825000

2,550,000 2,550,000 2,550,000 3,825,000

Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre

2550000 2550000 2550000 2550000 2550000

2,550,000 2,550,000 2,550,000 2,550,000 2,550,000

Diciembre

3825000

3,825,000
 FORMATO DE PLANIFICACIÓN DEL PROYE
INDICADORES
CENTRALIZACIÓN
NOMBRE DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL
Disminuir la operatividad en agencias y áre
actividades propias de su área, centraliza

Indicadores Financieros

Inversión del Proyecto - 38,700,000

Indicadores de Gestión
Nombre Indicador Cálculo/ Valoración Periodicidad
Cumplimiento del proyecto Meta alcanzada Mensual
Meta planeada

Cumplimiento de procedimientos Procesos documentados Mensual

Procesos por documentar

Cubrimiento de areas Total de areas evaluadas Mensual

Total de areas por evaluar
ÓN DEL PROYECTO
ORES
CENTRALIZACIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS ADTIVOS Y COMERCIALES

tividad en agencias y áreas administrativas para que tengan más tiempo de realizar su labor comercial o
ias de su área, centralizando transacciones en el area de operaciones y documentando los procesos.
 CONCLUSIONES
1. Para que la gerencia estratégica sea exitosa, es indispensable que se
evaluen constantamente sus resultados, metas y objetivos.

2. Tanto los Gerentes como los Directivos de hoy, deben estar plenamente
capacitados para enfrentar los nuevos retos que el mundo moderno,
globalizado y cambiante exige.

3. Cualquier tipo de estrategia, debe contruirse sobre datos reales y

confiables.
4. El éxito de las estrategias tambien se debe en gran parte al compromiso
que adquieran, no solo el Gerente o Los Directivos de la Empresa, sino todos
y cada de los empleados. El liderazgo que se logre proyectar es
fundamental para el logro de los objetivos.
5. Como cualquier proceso, la Gerencia estratégica requiere de mucha
perseverancia, control, retroalimentación y evaluación, para poder realizar a
tiempo los correctivos necesarios.