SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Análisis aplicaciones informativas empresariales (parte II)

Actividad N.4

Marisol Salas Reyes ID 867752

Contaduría Publica
NRC 40-53919

Docente: Oscar Arnulfo Gómez Rincón.

22 de febrero de 2023
 INTRODUCCION

Es indudable que la formulación de una Estrategia competitiva diferencial es vital para

la supervivencia de las organizaciones y la necesidad de una gestión documental en
empresas . Sin embargo no es suficiente y una Estrategia sin una implantación efectiva
es sólo un deseo. La necesidad de recuperar y reutilizar documentos , el buen
desempeño de las personas a cargo obliga a las empresas a reestructurarse y
plantearse iniciativas que los ayude a surgir y crecer en el medio que están
desempeñado su actividad empresarial.
 ¿QUE SON LOS BSC Y SGB?

BSC (balanced score card) SGD (sistema de gestión documental)

La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y

El balanced scorecard es una completa herramienta que en el
sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la
entorno empresarial se conoce como cuadro de mando integral.
disposición de los documentos.
es una herramienta de gestión que permite implementar la
es la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en
estrategia de una empresa a partir de una serie de medidas de
formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener
actuación, permitiendo un control permanente sobre todos los
acceso inmediato a toda la información , es el proceso de capturar,
factores de la organización, interrelacionando objetivos y
almacenar, organizar y simplificar la gestión de los documentos de una
relacionándolos con acciones concretas.
empresa.
 CUADRO COMPARATIVO DE LOS SISTEMAS BSC Y SGD
BSC
 Alineación de los empleados hacia la visión de la empresa.
 Mejora de la comunicación hacia todo el personal de los
objetivos y su cumplimiento.
 Integración de la información de las diversas áreas de
negocio.
 Acciones, iniciativas proyectos o programas que se van a
implementar para lograr dichas acciones.
 Mantiene la estrategia visible y como foco de la generación
de estadísticas
SGD
 Una gestión y un control efectivo, en lo que se refiere a la
sencillez en los procesos y el manejo, la rapidez que
imprime a nuestra organización, con su inmediatez y
disponibilidad y el ahorro real que genera.
 Un uso racional de los recursos, permitiendo compartir la
documentación, evita duplicidades, fotocopias innecesarias,
una mayor seguridad, no solo en cuanto al control de los
accesos, sino también en cuanto al estado de conservación
niveles más altos de custodia.
 Además del ahorro de costes, un SGD, aporta un aumento
de la productividad, al permitirnos un acceso más rápido a la
información y una posterior distribución, sin necesidad de
estar moviendo la documentación.
 estos sistemas permiten que varias personas consulten la
misma información de manera simultánea. Con un software
de gestión documental controlaras la ubicación de todos los
documentos electrónicos y sabrás exactamente cuándo
pueden ser eliminados para liberar aún más espacio.
 Gestión de archivos compartidos
 CUADRO COMPARATIVO DE LOS SISTEMAS BSC Y SGD

VENTAJAS BSC DESVENTAJAS BSC

 Moldea estrategias: permite tener claros los objetivos
y desarrollar una planeación adecuada para
alcanzarlos.
 Seguimiento del rendimiento: facilita la toma de
decisiones para mejorar cualquier aspecto que sea
necesario.
 Integración organizacional: todos los procesos son
más fluidos. crea un trabajo en conjunto en todos los
niveles de una organización, los cuales aportan desde
sus conocimientos hasta su experiencia para cumplir su
propósito
 Adaptable: es muy flexible en el sentido de que se
puede utilizar en cualquier área que busque el
desarrollo de una estrategia.
 Naturaleza subjetiva y abstracta: Aunque es efectivo
en la planeación de estrategias, éstas suelen estar
marcadas por las opiniones de la gente después de un
largo análisis.
 No se puede dejar a terceros completamente: Uno
de sus puntos más importantes lo convierte en un
trabajo que no se puede delegar tan fácilmente, porque
como las ideas o las estrategias son única.
 También se limita: deja otros elementos igual de
importantes fuera, como los aspectos sociales o hasta
las responsabilidades ambientales.

 Aspecto visual: con el cuadro se tiene una perspectiva

más sencilla, ya que todo se representa en una imagen  Asimilación complicada: implica cambios en la
o en un diagrama, desde las metas hasta las acciones estructura o en las ideas que se han tenido por mucho
que deben ser tomadas. tiempo, se generan resistencia de los empleados por
 Más fácil transmitir ideas: Como este método es más ver su desempeño evaluado, hasta la ampliación de la
visual, las estrategias, los puntos clave o los caminos perspectiva de una organización.
para lograr algo son más comprensibles.
 Tener una visión más amplia: el cuadro es una
buena herramienta para hacer más grande la
perspectiva al enfocar sus esfuerzos también en el
cliente, el potencial de crecimiento que se posee o en
los asuntos internos.
 AREAS BSC

 Clarificar la estrategia y conseguir el consenso sobre

ella.

 Comunicar la estrategia a toda la organización.

 Alinear los objetivos personales y departamentales con

la estrategia.

 Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos a

largo plazo y los presupuestos anuales.

 Identificar y alinear las iniciativas estratégicas.

 Realizar revisiones estratégicas periódicas y

sistemáticas

 Obtener feedback para aprender sobre la estrategia y

mejorarla.
 AREAS SGD

 Almacenamiento

 Clasificación

 Recuperación

 Seguridad

 Custodia

 Gestión y Distribución

 Workflow

 Creación

 Autenticación
 COMPONENTES BSC
1.- Mapas Estratégicos: representación visual de
los objetivos estratégicos que deben reflejar
fielmente la estrategia de la compañía.

2.- Objetivos estratégicos: derivación de los retos

estratégicos en objetivos operativos que
marquen el camino a seguir.

3.- Indicadores estratégicos: como medio o

vehículo de medición de los objetivos estratégico

4.- Iniciativas estratégicas: planes de acción que

permiten alcanzar las metas buscadas.

5.- Cada una de las perspectivas se vincula con

las demás mediante relaciones de causa y
efecto.

BSC promueve, además, el alineamiento de los

objetivos estratégicos con indicadores de
desempeño, metas y planes de acción para
hacer posible la generación de estrategias en
forma integrada y garantizar que los esfuerzos
de la organización se encuentren en línea con
las mismas.
 Implementación de sistema Balanced Scorecards
(BSC)

OBJETIVOS METAS INDICADORES INICIATIVAS

Perspectiva del Aumentar el valor de cada Valor de las facturas por Mejorar la mezcla de
cliente: Tener un ticket compra en un promedio de cada venta individual productos y crear
promedio alto 15 % conjuntos de ofertas
Perspectiva de los Transferir al menos 30 % % de Ventas por canal Implementar telemárketing
procesos de las ventas para los y tienda virtual
internos: Ofrecer diversas nuevos canales de venta
opciones de canales de
venta
Perspectiva de Capacitar a 100 % del Número de certificados Desarrollar asociación con
aprendizaje y equipo de ventas adquiridos por el equipo una empresa de cursos en
crecimiento: Contar con para la fabricacion del línea que mejore el
una fuerza de ventas calzado. conocimiento en la
calificada fabricación del calzado.
 Implementación de un sistema de gestión documental
(SGD)
OBJETIVO
Entender las necesidades y los
procesos
Reconocer sus usuarios
Automatizar y simplificar los procesos
Los puntos débiles de la empresa servirán de referencia para el proveedor de
aquellos aspectos en los que el gestor documental debe hacer más hincapié, de
ese modo se resolverán las posibles carencias que presente la fabrica de
calzado.
Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el
elemento clave de toda organización, sus empleados. No todos los trabajadores
realizan el mismo uso de la información. Identificar a los empleados y el uso que
éstos hacen de los documentos está estrechamente relacionado con el éxito del
proyecto. Los trabajadores deben formar parte del plan de implementación y
mantenerles, en todo momento, informados e involucrados en el proceso. Una
forma de conseguirlo es a través de pruebas. Comenzar a implantar el sistema de
gestión documental por un pequeño grupo de usuarios ayudará a que éstos se
sientan parte del proceso.
Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y
automatización de sus procesos es una de las funciones clave de los gestores
documentales. En las etapas previas a la implementación de un sistema de
gestión documental la compañía identificará los procesos poco eficientes con los
que trabaja la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos.
Multitud de personas dentro de una organización pueden acceder y modificar un
documento durante su creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca
grandes esfuerzos que pueden incidir negativamente en la productividad
empresarial. Con el control de versiones automático que incluyen la mayoría de
gestores empresariales, este problema desaparece.
RESULTADOS

La empresa de calzado mejora su estrategia y utilidad de venta al

momento que reconoce la necesidad de implementar los métodos de
BSC y SGD .
Donde las herramientas de gestión empresarial permite enlazar
estrategias y objetivos clave con desempeño y resultados a través de
áreas críticas dentro de la organización: el desempeño financiero,
conocimiento del cliente, procesos internos de negocio y aprendizaje
y crecimiento.
De la misma manera estos sistemas permite a las personas
encargadas realizar las correcciones necesarias en su entorno y
necesidades, donde podrán coordinar y controlar las actividades
específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el
acceso y la preservación de los documentos.
Podrán proteger y recuperar la documentación que se genera de un
modo eficaz a su vez que Garantizan el buen funcionamiento de la
fabrica de calzado y el cumplimiento de la legislación vigente.
Desde mi punto de entendimiento yo les diría :

La empresa de calzado Camila Oviedo puede llegar a lograr la expansión internacional que desea, si se
concientiza de lo importante que es la capacitación del personal de manera especifica a cada proceso
que se desarrolla.
No es lo mismo tener personal poli funcional que especializar al mismo mejorando los procesos y la
calidad del desempeño que se requiere para la fabricación del calzado que realizan.
Igualmente deben ser cuidadosos con toda su información interna , ya que allí tienen todos sus
procesos, mapas y conceptos guardados no de manera muy segura , adicional pueden ser más rápidos
con toda su documentación al momento de necesitarla a la mano para gestionar sus diferentes
necesidades.
A mayor crecimiento , mayor conciencia de que son necesarios los sistemas que nos ofrecen para el
crecimiento de las empresas .
Con el sistema SGD la empresa Camila Oviedo estará mas segura en cuanto a toda la información que
guarda de sus procesos en la producción , evitando que les puedan robar sus métodos de fabricación ,
plantillas, etc , mejorando sus procesos también van a mejorar la productividad, lo cual podrán
evidenciar en el ahorro hacia sus costos.
Con el sistema BSC van a ser mas realistas en la toma de decisiones y van a tener metas más claras, a
plazos definidos de manera real, donde también van a retroalimentar todo el personal que participa en la
fabrica del calzado, en el tema de los logros que desean conseguir encaminados el situaciones reales.
 CONCLUSIONES

Las empresas buscan siempre mejorar la calidad y surgimiento en sus operaciones

para tener una rendimiento más alto. Los sistemas y tecnologías de la información, son
herramientas disponibles muy importantes para que los encargados consigan
crecimiento en eficiencia y productividad altos en sus operaciones empresariales,
especialmente cuando se presentan cambios en el desarrollo de negocios y en el
comportamiento administrativo. Los sistemas de información son muy distintos y de
distinta naturaleza dentro de las empresa, se tienen lenguajes, estructuras consumo
de recursos diferentes. Estos sistemas al integrarse permiten tomar y manejar
información de una manera mas fácil. Se debe tener un buen conocimiento de la
operación del negocio para coordinar el flujo de información entre los diferentes
sistemas dentro de la organización, y de esta manera estructurar el sistema de
información gerencial
 REFERENCIAS

https://retos-directivos.eae.es/balanced-scorecard-que-es/

https://www.isotools.org/2015/02/23/que-es-el-balanced-scorecard-conoce-su-
funcionamiento-y-ventajas/

https://www.tratecno.com/noticias/107-documentacion/379-gestion-documental-sgd-i-
que-es-y-que-aporta

https://elmundoinfinito.com/ventajas-desventajas-bsc/

https://conociendosgd.blogspot.com/2011/12/ventajas-y-desventajas-de-los-
sistemas.html
https://www.gestiopolis.com/que-es-el-balanced-scorecard-y-para-que-sirve/

https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/paperless/las-areas-de-la-gestion-documental-infografia.html