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 DE
DISEÑO
Diseño: Es utilizado para transformar situaciones de acuerdo con los objetivos que se quieran alcanzar.

Los sistemas complejos se pueden comprender dividiéndolos en 2 descripciones:

Descripción del estado  Plantear el problema que se quiere resolver.

Descripción del proceso  Procedimientos que nos permiten alcanzar el “Estado meta” a partir de
un Estado inicial.

La concepción anterior se aplica a los sistemas administrativos  El “Estado meta” está relacionado al logro
de ciertos objetivos a través de un proceso que no se hace de forma espontánea, sino que fue establecido
por especialista.
P R O C E S O: Conjunto integrado de los procedimientos
Los sistemas administrativos están vinculados con necesarios para concretar en actividades los
los procesos porque son programas objetivos de una empresa y generar información
para prescribir tareas. para el control de los resultados alcanzados.

Conjunto integrado: No son procesos aislados, sino que

Diseño de los sistemas administrativos deben trabajar en conjuntos para alcanzar los
Análisis de afuera hacia adentro: Conocer de que manera objetivos de la organización.
satisfacemos las necesidades del entorno y Procedimientos: Secuencia de pasos necesarios para
cliente. concretar la operación.
Examen de flujo de tareas, elementos del sistema técnico y Información para el control: Es el componente más
procedimientos para determinar si permiten importante en administración porque me permite
satisfacer lo determinado en el requisito tomar decisiones en función de datos. Además, me
anterior. permite saber si he cumplido con los objetivos.
Concretar el diseño: Se proponen 5 principios para que
tengan alto rendimiento.

Especificaciones esenciales

Desviaciones controladas ELEMENTOS

Miembros capacitados en más de una
actividad del sistema

Roles interdependientes en un mismo

departamento.

Sistemas de información diseñados

dentro del departamento.

Flujo de trabajo: Especifica las acciones físicas necesarias para ejecutar los programas de actividades y alcanzar
los objetivos de la organización.

Flujo de información: Para que la operación se concrete se requiere información. Cada operación a su vez genera
información útil. (Información  decisiones, coordinación, control.)

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 Personas: Para que el flujo de trabajo y el flujo de información sea posible se requiere de las personas. Es el
elemento esencial dado que ejecutan tareas específicas y capturan, procesan y transmiten información.

Tecnología: La organización requiere de tecnología para procesar las tareas y la información, Conjunto de
instalaciones, herramientas, computadoras, etc., que procesan las tareas y la información.

Requisitos del diseño

“Hacer las cosas que se deben hacer”  La organización tiene que hacer un
EFECTIVIDAD producto o prestar un servicio que la sociedad demande. Siempre los objetivos
están fuera de la organización (necesidades del cliente).
Para que las cosas se hagan, se debe posibilitar interrelación entre sectores y
operatorias para que las tareas se realicen en tiempo y forma.
También lo relacionamos con el logro de los objetivos, pero para que sirvan de
referentes del desempeño deben cuantificarse. La concreción de la meta
depende de los recursos necesarios y la forma en que se realiza la actividad.

“Hacer las cosas bien”  No basta con hacer lo que se debe, sino que se
eficiencia debe hacer de la forma correcta, en el sentido de utilizar de la mejor manera
posible los recursos aplicados a la prestación del servicio o producción del
bien.
Puede que 2 personas cumplan con el objetivo asignado (ser efectivos), pero
que uno haya sido más productivo que el otro, es decir, más eficiente.
Eficiencia  Productividad
Una mayor eficiencia puede lograrse reduciendo la cantidad de materia prima
que se utiliza, bajando los desperdicios.
El sistema será más eficiente cuando la ejecución de la tarea requiera menos
pasos y se pueda realizar en menor tiempo; se utilicen procedimientos simples
y medios electrónicos.
Maximización de la diferencia entre ingresos y costos.

Concepto genérico: Asociado a la apreciación de que una cosa es mejor que otra. En
calidad administración esta apreciación se hace respecto a: especificaciones técnicas,
consistencia, duración y confiabilidad del producto o servicio.

Se busca el mejoramiento de la calidad o mejora continua  Proceso destinado a elevar

las especificaciones fijando estándares cada vez más altos.  CALIDAD TOTAL:
búsqueda de lo óptimo

Tradicionalmente se lo asocia a inspección del producto al finalizar el proceso de

fabricación. Sin embargo, a esto se propuso la aplicación de métodos estadísticos al
control y que esos métodos fueran enseñados a quienes debían aplicarlos y analizar los
resultados.

Philip Crosby  “Cero defectos”  Metodología de Six Sigma  Representa el desvio

y cuantifica la dispersión de los defectos. Mientras menor sea, menor serán los defectos.
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 La metodología compromete a toda la organización a aplicar herramientas y métodos
calidad para reducir al mínimo los defectos.

Para lograr la calidad total, la organización debe utilizar la educación, la experiencia y la

creatividad del personal; favorecer el autocontrol, y fomentar el trabajo en equipo.

CREACION DE VALOR
La organización aplica técnicas para el mejoramiento de la calidad de los productos y servicios, pero
para saber si son suficientes hay que tener en cuenta la percepción del cliente con respecto a los
productos y/o servicios.
La creación de valor consta en detectar primero la necesidad del cliente para luego diseñar los
productos y servicios en función de ellas.  Los consumidores deciden en función del valor que
reciben en comparación con el precio que pagan.

Creamos valor aumentando los beneficios que percibe el cliente (Calidad, financiación, servicio post
venta, entrega rápida) o disminuyendo el precio.

Según Porter, las organizaciones generan valor a través de actividades como ventas, diseño de
nuevos productos o un servicio postventa. La cadena de valor exige una coordinación de actividades.
Por lo tanto, las organizaciones deben orientarse a los procesos que crean mayor valor para el
cliente.

Basado en el libre acceso a la información sobre cuestiones sensibles como: proceso

transparencia de compra, registro de proveedores, controles de calidad, controles ambientales,
mecanismos de promoción, remuneración, etc.

La mayor transparencia y el fácil acceso a la información para todos permitirá una

mayor competencia, mejores precios y barreras para la discrecionalidad del
funcionario.

PAUTAS DEL CONTROL INTERNO

Control interno: Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las
decisiones atendiendo a los objetivos de la organización y procurando obtener 3 cosas: eficiencia en
las operaciones, confiabilidad en la información y protección del patrimonio.

Elementos básicos de los sistemas de control interno:

El comportamiento administrativo: Técnicas
tradicionales para la toma de decisiones. Se
establecen niveles de autoridad y cada uno
tiene funciones, responsabilidades y
alcances de control. Además, se establece
quienes son responsables del diseño de la
organización y sistemas y quienes deben
controlar que las especificaciones se
cumplan.
Procedimientos estándar: Se especifican las practicas y
normas de aplicación, incluyendo los soportes de
información, archivos y registros.
Capacidad del personal: La gente es el elemento principal y
necesariamente debe ser calificada. Calificada en el
sentido de tener una educación formal previa, tener
experiencia en la tarea a desempeñar y también
condiciones personales.

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 El control interno puede ser eficaz según se lo haya diseñado, pero por defectos en la aplicación
como negligencia del personal, los resultados sean contrarios a los que se buscan. O que los
procedimientos no sean los más adecuados, pero en la practica se apliquen otros más eficaces.

Normas generales y particulares

Separación de funciones: La operación Asignación de responsabilidades: Las Niveles de autorización: Es necesario

se realiza con la intervención funciones de las distintas que las funciones se
de varios sectores. áreas y puestos deben estar asignen a personas que
claramente establecidas cuenten con la capacidad
para no dar lugar a “zonas para llevarlas a cabo.
de nadie”.
Seguridad en el manejo de activos:

Integridad de la información: Se debe

Control de formularios y comprobantes: La asegurar la confiabilidad de
Diseño de formularios, archivos y registros: prenumeración de los la información.
El soporte de información se formularios permite
debe diseñar de modo que identificarlos, evitar el
la información se presente reemplazo por otros y
de manera clara y precisa. facilitar el control.

El impacto del cambio tecnológico

Los elementos de un sistema (tareas, información, personas y tecnología) se encuentran
relacionados a la hora de diseñar. Por ejemplo, un cambio tecnológico repercutiría de forma
significativa sobre la forma de realizar la tarea.
Con respecto a la incorporación de la tecnología informática a las organizaciones es necesario
considerar ciertos problemas asociados:
o Los costos del hardware y el software, así también como la complejidad para
implementarlo;
o Los requerimientos de nuevas funciones relacionadas a estas tecnológicas como
expertos en redes o seguridad informática;
o La sobrecarga de información y la dificultad de acceso;
o El tiempo que se requiere para comprender y entender los usos de la nueva
tecnología.
“Una organización que puede anticipar el cambio tecnológico y sus aplicaciones antes de que
la tecnología esté disponible tendrá una ventaja sobre la competencia.”  Hoy se está
desarrollando lo que va a aparecer en 3 años.

La era de la información
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 Se encuentra caracterizada por la escala global, la segmentación de clientes, los vínculos con los
consumidores y proveedores, y la innovación permanente.
A continuación, se mencionan algunas aplicaciones de las TI y de comunicaciones a las
operaciones de las organizaciones y los sistemas administrativos:

Las redes telefónicas fueron diseñadas para transmitir voz, sin embargo,
Redes de datos digitales en la actualidad la transmisión de datos está superando a la transmisión
de voz. Es por esto que se han creado redes para combinar de manera
eficiente la voz y los datos.

Las primeras máquinas interactivas fueron los cajeros automáticos que

Máquinas interactivas lograron una gran aceptación. Este mismo sistema se extendió a otras
aplicaciones, como los tickets en el estacionamiento, o en el cine.

El desarrollo de software posibilita al creador de nuevos productos,

verlos y reformularlos en pantalla. Los sistemas de fabricación
Fabricación virtual
controlados por computación se vuelven más autorregulados y se
espera que puedan detectar sus propias piezas defectuosas.

Oficinas sin papeles Paso a la digitalización de archivos y eliminación de papeles.

Permite procesar operaciones de toda la organización posibilitando la

SIST. DE INFO. INTEGRALES unificación de esa información en una única base de datos compartida.

Compraventa de productos, servicios o información en Internet. La

organización debe pensar en crear un sitio web, que al acceder el
Comercio electrónico cliente no tenga inconvenientes para concretar la operación y asegurar
que la mercadería llegue de manera rápida y segura a las manos de él.

DIAGRAMAS Y MANUALES
Las organizaciones aprenden por su experiencia y cuando son pequeñas la transmiten de manera
informal. Cuando la empresa crece, desaparece el ajuste mutuo y se requiere el proceso de
formalización explicado por Mintzberg.
La formalización requiere la intervención de un especialista que va a establecer los procedimientos
y las normas por escrito para asegurar que las operaciones se realicen atendiendo a la efectividad,
eficiencia y calidad, y cumpliendo con los requisitos del control interno.

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Los diagramas y manuales se utilizan para formalizar un sistema administrativo. Los diagramas
representan el procedimiento en cuadros fáciles de leer.

Diagrama de flujo de datos

Círculos: Procesos (Actividades)
Flecha: Flujo de datos entre
procesos.
Rectángulo H.: Fuente o destino
de datos
Rectángulo H. Abierto a la
derecha: Almacenamiento de
datos.

Diagrama de bloque
Aparecen representadas:
Entradas de información;
Los procesos que se realizan;
Los archivos que se utilizan; y
Las salidas finales de información
de un determinado sistema.

Diagrama de interdep. sectorial

Cursograma
Las columnas indican los
sectores que intervienen; en
Mediante la utilización de
cada columna se describen las
símbolos permite representar a
operaciones que se realizan en
detalle la secuencia de
ese sector.
actividades, soportes de
información
Las líneasyrepresentan
archivos utilizados.
el traslado
de info. y la secuencia en la que
Utilizados por analistas y
se efectúan.
auditores por la complejidad de
interpretación y construcción.

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