Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
APRENDIZ
ESTHER ISABEL CEBALLOS PORTILLO

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia

de la “Reunión de apertura” . Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente,
en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la
auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.) ,
una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA
EMPRESA: COMERCIALIZADORA ESCOBAR ORTIZ S.A.S

Representante: ANGIE ESCOBAR ORTIZ

Dirección: CRA 32#140-04 GALAPA

Tel: 318885442

Cargo: Gerente General

Correo electrónico: ceosas@hotmail.com

De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad

Correo electrónico: dacdicari@gmail.com

Menorando reunión de apertura

Para: Dirección técnica

De: Esther Ceballos

Fecha: 2-2-2023

Objetivo: Verificar mediante auditoría interna de la compañía el estado actual y la eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de “Gestión Humana y establecer las mejoras a las
que haya lugar en la empresa COMERCIALIZADORA ESCOBAR ORTIZ S.A.S.
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Alcance: Verificar si las actividades actuales en el proceso de “Gestión Humana” concuerdan

con las normas y los procedimientos establecidos junto con los formatos empleados y políticas
de la empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma SGC

Criterios de Auditoria
• Sistema Gestión de Calidad (SGC) de Medical Research Council (MRC)
• Política de Cliente
• Manual de Procedimientos
• Norma ISO 9001:2015
• Política Anticorrupción de la empresa
• Política de contratación de la empresa
• Procedimiento “Gestión Humana”
• Manual de funciones
• Manual de procedimientos

Oficialización de la Auditoria

Reunión de Apertura:

2 de enero de 2023, Hora 8:00 am

Reunión de Cierre:

1 de agosto de 2023, Hora 3:30 pm

De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a usted responsable del proceso de “Gestión
Humana” con el fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditoria establecida
por el Área de Control Interno y aprobado por la alta gerencia de la empresa, se debe llevar a
cabo la auditoria de su dependencia en el presente mes, con el fin de verificar los objetivos
planteado en el presente memorando, la visita será precedida por el área de Auditoria, se
requiere de su disposición y de su equipo de trabajo de acuerdo el tiempo y solicitudes
realizadas, es necesario que para le reunión de apertura cuente con su personal a cargo.

En la reunión se presentará el plan de auditoría a ejecutar junto con la documentación y visita

inicialmente requeridas; pueden seguir el criterio del equipo de trabajo auditor, se puede
solicitar información adicional.

Cordialmente,

Control Interno de la empresa

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Indicadores
• Indicadores de Rotación Personal
• Indicadores de Gestión

Procedimiento a Auditar
• Contratación de funcionarios
• Bienestar y salud ocupacional
• Formación del personal
• Liquidación y finalización de costo
• Afiliación del personal

Responsable Área:
Patricia Fernández

Beatriz Pinzón Solano

ASISTENTES

Nombre Cargo Firma

ESTHER CEBALLOS Experto Técnico SGC
HAROLD VARGAS Ingeniero de Procesos
GUSTAVO BARRAZA Ingeniero de Procesos

AUDITADOS

Nombre Cargo Firma

ISAÍAS GAMARRA Coordinador de proceso
UBER GONZALEZ Receptores materiales
OMAIRA RUIZ Entrega de materiales
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PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA: 2 DE ENERO 2023

PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA

Reunión de apertura Francisco Representante Experto 7:45 a.
Rosales técnico m.
Dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 Sixta Mercado Secretaria General 8:00 a.
5,3 5,4 5,5 m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Marcos Rubiano Coordinador de plantas 10:00 a.
m.
ALMUERZO 12:00:00 pm

Medición y análisis de mejora Nubia Arango Ingeniero de proceso 3:00 p.

m.
Reunión de cierre Francisco Representante Experto 4:30 p.
Rosales técnico m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma español.

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría .

No Documento Revisado Observaciones del Documento

1 Política de Contratación.
Evaluación conocimientos política
2
de calidad y objetivos.
3 Procedimiento de contratación
(evidencia, hoja de vida de
funcionario)
Revisión estándares ISO, Actualización y posibles
oportunidades de mejora.
Comprensión y conocimiento de la política de
calidad y objetivos.
Revisión de hojas de vida al azar y su debida
estandarización de calidad.

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que

usará durante la auditoría.

d) Recolección y verificación de información : defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).
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e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: 2 de enero del año 2023 Auditor (es): Esther Ceballos

Proceso Auditado: PRODUCCIÓN Auditado (s): Diana Escobar
No Evidencias de Criterios de Auditoria Hallazgos de C NCM NCm
Auditoría la Auditoría
Se evidencia
1 Proceso de Política de contratación. que la X
contratación. contratación de
los funcionarios
se esta
haciendo
acorde a las
normas
establecidas.
Se evidencia
Evaluación, Conocimiento y comparaciones que un X
2 conocimiento, de la política y objetivos de 40% de los
política de Calidad y calidad. funcionarios
objetivos. que interactúan
en el proceso
no cuentan con
el conocimiento
requerido.
Se evidencia la
Procedimiento de Estandarización de los implementación
3 bienestar y documentos y referencia en los que no se X
salud ocupacional. procedimientos. encuentran
estandarizados
y adicional no
son
referenciados
en el
procedimiento
matriz.
El
procedimiento
4 Procedimiento Estandarización de los se ajusta de X
formación documentos y referencia en los acuerdo con
de personal. procedimientos. los
documentados
y sus
documentos se
encuentran
debidamente
estandarizados.
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Revisión de formatos de Se evidencia

Liquidación y retiros y hojas de vida al azar
que no existe
5 financiación de y su formatos ni X
contratos. debida entrevistas de
estandarización retiros de
de calidad. funcionarios de
acuerdo con los
procedimientos.
Proceso de afiliación Revisión de plantillas de La afiliación de
6 de personas afiliación de los últimos tres los funcionarios X
meses. se hace a
tiempo y en los
términos
requeridos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría .

• Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos
cuando se requiera en busca de mejoras optimización del mismo.

• Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de subsanar
las no conformidades resultado de auditoria.

• Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de Calidad y los

objetivo.

• Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo con

la No Conformidad Mayor (NCM) hallada.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función
las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento
de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Se debe estar atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se debe buscar
que el dueño del proceso se encuentre lo más disponible posible para entregar toda la
información, para que la auditoria pueda ser concluyente por parte del auditor.