Teoria Sistemas de Información

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Sistemas de Información
Universidad Nacional de Luján

Departamento de Ciencias Básicas
MODULO Sistemas de Información
00 Presentación
Presentación
Bienvenidos a Sistemas de Información. En esta asignatura perseguimos los siguientes
objetivos :
- Que el estudiante domine los principios que sustentan a la Teoría General de

los Sistemas.
- Que el estudiante sea capaz de aplicar el enfoque sistémico al estudio de
organizaciones, en particular de organizaciones industriales.
- Introducir al estudiante en el reconocimiento y estudio de los Sistemas
Administrativos existentes en una organización.
- Que el estudiante adquiera el dominio de las técnicas más reconocidas, usadas
para recolectar y documentar información.
- Que el estudiante sea capaz de dominar las distintas técnicas y herramientas
que se aplican para la documentación de los circuitos administrativos y los
sistemas de información.
- Que el estudiante reflexione respecto de la importancia de la información para
la toma de decisión y el planeamiento estratégico.
Dados los siguientes fundamentos:
- Brindar las bases necesarias y facilitar el desarrollo de las competencias

necesarias para aplicar el enfoque sistémico al estudio de una organización,
poniendo especial énfasis en la aplicación de la información para la toma de
decisión.
Todos estos objetivos solo pueden ser logrados con tu esfuerzo, el nuestro y tu
participación activa.
Te presentamos el desarrollo de las unidades temáticas
UNIDAD 1
Teoría general de sistemas. Características de los sistemas. Análisis interno de los sistemas.
Propiedades de los sistemas. Sistemas de Información. Tipos de sistemas. Jerarquía sistémica.
Dato – Información. Subsistemas que componen un sistema de información. Actividades de un
profesional de sistemas en interacción con una organización industrial.
UNIDAD 2
Los sistemas de información y las organizaciones. Propiedades de los sistemas. Los sistemas y
su entorno. Estructura organizativa y sistemas de información. Operaciones de una empresa.
Sistemas informáticos de soporte para ciclos de negocios. Control de operaciones.
Cursogramas. Normas de control interno.
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Sistemas de Información MODULO
Presentación 00
UNIDAD 3
Automatización del flujo de trabajo. Workflow. Automatización de procesos y automatización

del flujo de trabajo.
UNIDAD 4
Análisis funcional. Requerimientos esenciales. Identificando verdaderos y falsos

requerimientos. Modelo esencial. Modelo Ambiental. Modelo de comportamiento. Sistemas
de respuestas planeadas. Actividades esenciales. Particionamiento del modelo esencial.
Reconocimiento de eventos. Lista de eventos. Diagrama de flujo de datos. Diccionario de
datos.
UNIDAD 5
La información como herramienta de apoyo a la toma de decisión. Indicadores. Definición de

indicadores. Sistemas de apoyo a la toma de decisión, sistemas de control gerencial, sistemas
para planeamiento estratégico. Tableros de control. Data warehouse.
Sobre este material

Este material fue preparado para asistirte en el curso. Todos los temas del curso son cubiertos
por el mismo. Algunos temas son originales, otros son recopilaciones de varios autores. Todo
este material está pensado para cubrir la completitud del curso pero la ampliación de los
temas por tu parte (con otros autores) hará sin dudas que aprendas tomando otras
perspectivas. Si decides hacerlo, ten en cuenta que hay metodologías que, con nombres
parecidos, toman principios diferentes. Procura prestar atención y no confundirte. Ante
cualquier duda NUNCA DUDES EN CONSULTAR AL EQUIPO DOCENTE. Nosotros siempre vamos
a estar predispuestos a ayudarte para que logres los objetivos.
El equipo docente
Versión del material: 2010
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Teoría General de Sistemas
Área Sistemas de Información

División Estadística y Sistemas
01
01 Teoría General de Sistemas
Te or í a G ene ra l de S i s te m a s
El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue Ludwing Von Bertalanffy, en un
intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos.
La meta de la Teoría General de Sistemas es enriquecer, con un enfoque integrador y

expansionista, la concepción de los problemas complejos para lograr nuevos avances
científicos, en particular en aquellas situaciones donde el pensamiento analítico no ha podido
dar respuesta. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre
varios campos del conocimiento, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a
las respectivas disciplinas.
Se está en presencia de un sistema cuando se observa o estudia:

un grupo de cuerpos que interactúan bajo la influencia de fuerzas relacionales
un conjunto de sustancias que tienden al equilibrio
un grupo de órganos del cuerpo que juntos llevan a cabo una o más funciones
el cuerpo considerado como una unidad funcional
un grupo de fuerzas u objetos naturales
un grupo de aparatos o una organización que forma una red, especial para
distribuir algo o para servir a un propósito común, teléfono, calefacción,
autopista o procesamiento de datos.
Sistema
Definición: Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados entre si con cierto
grado de dependencia funcional que interactúan regularmente formando un todo con
características diferentes a las de los elementos que lo componen. De esta definición, se
deduce que:
Un sistema está formado por elementos, y no es un solo cuerpo

Esos elementos deben estar interrelacionados, pero no de una manera trivial,
sino, de manera tal que el funcionamiento de cada elemento depende, al
menos parcialmente, del funcionamiento de algún otro.
La interacción entre esos elementos es regular.
Todos esos elementos unidos forman una sola cosa.
Características de los Sistemas:
Los sistemas cuentan con características que sirven para definirlos e identificarlos y tienen un
conjunto de propiedades.
Objetivos: son las metas o fines hacia los cuales se quiere llegar.
Ambiente: es todo lo que está fuera del sistema. El ambiente actúa sobre el sistema cuando
nos provee insumos (entradas) o cuando recibe sus productos (salidas).
Un equipo de aire acondicionado, recibe como insumo del ambiente el aire caliente del lugar y
le envía como producto aire frío para llevar de la temperatura actual a la deseada.
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01
Recursos: son todos los medios de que dispone el sistema para ejecutar las actividades
necesarias para alcanzar sus objetivos.
Los recursos se encuentran dentro del sistema, además en el ambiente se encuentran los
elementos que el sistema puede o no tomar para beneficio propio. Podemos tener recursos
humanos (personas), materiales (máquinas, equipos, materia prima, energía), tecnológicos
(tecnología, software, fórmulas), financieros (capital, inversiones, préstamos, cuantas a
cobrar), administrativos (planificación, control, dirección, organización), etc.
En el caso del equipo de aire acondicionado, uno de los recursos que el mismo utiliza es la
energía eléctrica. Esta energía permite el movimiento del compresor que tiene la capacidad de
enfriar el aire por la acción del gas refrigerante.
Actividades: son las tareas que el sistema puede llevar a cabo para realizar sus objetivos.
Administración: tiene dos funciones básicas
La planificación, que consiste en todos los aspectos relacionados con los

objetivos, el ambiente, la utilización de recursos, sus componentes y sus
actividades.
El control, que implica el seguimiento de los planes y la planificación de los
cambios que deben producirse. Esto significa que cualquier sistema en
funcionamiento debe incluir controles periódicos.
Desarrollemos un ejemplo: pensemos en el sistema de transporte de pasajeros,
basado en colectivos, el objetivo del sistema es el transporte de pasajeros desde un sitio a
otro. El ambiente estaría conformado por las rutas y caminos que utilizará el colectivo en su
recorrido, las señales de tránsito, los semáforos, las barreras, etc. Los recursos son los
vehículos, el combustible, el chofer, las expendedoras de boletos, etc. Ejemplos de actividades
serían: conducir el colectivo, frenar, doblar, subir pasajero, bajar pasajero, etc.
Las funciones de administración son, las de planificación: el recorrido que hace el

colectivo, los horarios en que sale y llega a destino, que chofer conduce cada recorrido, el
costo del pasaje para cada trayecto, etc. Las de control serían, por ejemplo, los inspectores de
la línea de colectivos (que controlan que el recorrido se cumpla a horario), la administración de
la empresa de colectivos (que planifica quien maneja cada colectivo y que frecuencia se tiene
en cada horario o que controla la recaudación de cada chofer), etc.
Entradas, Procesos y Salidas

Cuando estudiamos sistemas necesariamente tenemos que identificar sus Entradas, Procesos
y Salidas.
Entrada Proceso Salida
Entradas: son los ingresos que se producen del ambiente al sistema. Constituyen la fuerza de
arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas. Pueden ser recursos
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materiales, recursos humanos o información. Las entradas pueden clasificarse de la siguiente

manera:
En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema

en estudio está relacionado en forma directa. La energía eléctrica que alimenta
a nuestro equipo de aire acondicionado es la salida del sistema eléctrico del
edificio en el que está conectado el equipo.
Aleatoria o al azar: representan entradas potenciales para un sistema, esto
significa que pueden o no llegar. Una entrada aleatoria para el equipo de aire
acondicionado, es una señal enviada por el control remoto que permite
modificar la temperatura de referencia.
Retroacción o retroalimentación: son entradas que modifican el
funcionamiento futuro del sistema a partir del estudio (control) de las salidas
anteriormente producidas por el propio sistema. En el caso del equipo de aire
acondicionado, es la temperatura del aire que el equipo toma del ambiente, en
el momento en que el aire que toma del ambiente se encuentre a la
temperatura de referencia, el equipo dejará de enfriar el aire que envía al
ambiente.
Entrada Proceso Salida
Otros sistemas que integran el ambiente
Proceso: es lo que transforma una entrada en salida.
Como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una
tarea realizada por un miembro de la organización, etc.
En la transformación de entradas en salidas podemos conocer o no cómo se efectúa esa

transformación. Cuando se conoce el proceso que transforma las entradas en salidas decimos
que este proceso se denomina "caja blanca". Cuando por el contrario no se conoce en detalle
el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, decimos que se trata de
una "caja negra". Las transformaciones pueden ser desconocidas porque son demasiado
complejas, esto es que diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes
órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida.
Entrada
Datos del vendedor Proceso de caja blanca
Salida
Total de ventas Comisión = Ventas * %
Comisión a cobrar
% de comisión Comisión / 100 + Premios
Premios
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01
La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos qué elementos o
cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas entradas le
corresponden determinadas salidas.
Entrada
Datos del vendedor
Proceso de caja Salida
Total de ventas
negra Comisión a cobrar
% de comisión
Premios
Analicemos, por ejemplo, una máquina automática expendedora de café (como las que se
encuentran en los pasillos de la Universidad): sabemos que, con la máquina en condiciones de
funcionamiento, si le damos como entrada la cantidad de dinero suficiente obtenemos como
salida el tipo de infusión que solicitamos. ¿Qué sabemos del proceso? ¿Cómo hace la
expendedora para identificar a las monedas, calcular si incorporamos la cantidad de monedas
suficiente, conocer la existencia de cada una de las infusiones que expende o hacer que la
bebida se prepare y sea entregada? Si no podemos dar respuesta a estas preguntas no
tenemos otra posibilidad que “mirar” a la expendedora como una caja negra, entran monedas,
salen bebidas pero desconocemos cual es el proceso interno.
Estas dos maneras de mirar a los sistemas, como caja blanca o como caja negra, nos permite
aplicar una estrategia de estudio que vaya de lo general a lo particular. En una primera
instancia, nos ocupamos de estudiar al sistema como caja negra y observar sus relaciones con
el ambiente (sin ocuparnos de su funcionamiento interno). Una vez comprendida su actividad
en términos del ambiente en que se encuentra inserto, pasamos a estudiar su
comportamiento interno mirándolo como una caja blanca.
Salidas: son los resultados que se obtienen de procesar las entradas.
Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, el propósito para el cual existe
el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en la entrada de otro sistema, que la
procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información.
Claramente, observamos que la salida que provee el equipo de aire acondicionado es aire
enfriado para llevar la temperatura del ambiente a la temperatura deseada o de referencia.
Análisis interno de los sistemas

Relaciones: son los enlaces que vinculan entre sí a los elementos que componen a un sistema.
Pueden clasificarse en:
Simbióticas: aquellas en que los elementos conectados no pueden seguir

funcionando solos. Estas pueden subdividirse en unipolar o parasitaria, que es
cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y
bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.
Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero
que resulta útil, ya que con su accionar mejora sustancialmente el desempeño
del sistema. Sinergia significa "acción combinada", sin embargo, para la teoría
de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En
las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semi-
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independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor

que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.
Superfluas: las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones
superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la
probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del
mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al
costo del sistema que sin ellas puede funcionar de la misma manera pero sin la
misma seguridad.
Contexto: es el conjunto de objetos o elementos exteriores al sistema, pero que influyen
decididamente en él, y a su vez el sistema influye sobre el contexto, aunque en una menor
proporción, se trata de una relación mutua de contexto-sistema.
Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un

concepto común: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar. El
contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije. Ese
foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés o límite del
sistema.
Para determinar este límite se deben considerar dos etapas por separado:
1. La determinación del límite del sistema.

2. La determinación del alcance del contexto de interés entre el contexto y el
sistema.
El límite se suele representar como un círculo que encierra al sistema, y que deja afuera de
éste a la parte del ambiente que se encuentra fuera del foco de atención. Determinar el límite
de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que sólo será considerado lo
que quede dentro de ese límite. De los elementos que queden fuera del límite, solo interesará
la interacción que tengan con el sistema, es decir, las entradas que provean y las salidas que
utilicen. El conjunto de todos los elementos que quedaron fuera del límite del sistema, pero
que tienen relación con él, se denominará contexto del sistema.
Rango: En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un

proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas
estructuras en función de su grado de complejidad, lo que se suele llamar jerarquía sistémica.
El principio que se aplica es el que surge de la propia definición de sistema: si acotamos

nuestro foco de atención, cada uno de los elementos que componen el sistema que estamos
estudiando son, en sí mismos, otro sistema. Si ampliamos el foco de atención, nuestro sistema
en estudio será, seguramente, uno de los elementos que componen un sistema de rango
superior o jerarquía superior.
En forma genérica, podemos decir que el sistema en el cual tenemos puesto el foco de
atención, siempre será parte de un sistema de rango superior. Por otra parte, el mismo
sistema en estudio está formado por sistemas de rango inferior.
Por ejemplo, si fijamos nuestro foco de atención en un colectivo, el mismo estará integrado
por sistemas de rango inferior como son el motor del colectivo, el sistema de frenos, el sistema
de dirección, etc. Si ampliamos el foco de atención, el colectivo es uno de los elementos de
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una línea de transporte. Si seguimos ampliando el foco, esa línea de transporte es uno de los
elementos del sistema de transporte automotor.
Subsistemas: en la definición de sistema, se hace referencia a los elementos que lo componen,

como hemos dicho que estos elementos pueden ser vistos como sistemas, los denominaremos
subsistemas del sistema en estudio.
Retroalimentación o feedback: se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las
salidas del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al mismo como recursos o información.
La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de
corrección en base a la información retroalimentada.
Feed-forward o alimentación delantera: es una forma de control de los sistemas, donde dicho
control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas
corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán
consecuencia de las entradas sino de los procesos mismos que componen al sistema. Esta
forma de control es de gran relevancia si recordamos que las entradas de los sistemas son los
estímulos que hacen que el sistema se ponga en actividad. Al realizar el control en la entrada,
se evita que el sistema “trabaje” con información errónea. Si volvemos al ejemplo de la
máquina expendedora de infusiones que se encuentra en el pasillo de las aulas, una manera de
controlar la entrada es que la máquina salga de operación si la presión a la que llega el agua de
la red no es la suficiente para su normal funcionamiento.
Homeostasis y Entropía: La homeostasis es la característica de un sistema de adaptarse al

contexto. El nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia
dinámica definen el nivel de homeostasis de un sistema. Los sistemas altamente
homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre
transformaciones. Tanto el contexto como el sistema actúan como condicionantes del nivel de
evolución.
La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo
o como consecuencia de su funcionamiento. Los sistemas altamente entrópicos tienden a
desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener
rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente,
para evitar su desaparición a través del tiempo.
En un sistema cerrado la entropía aumenta porque al no existir realimentación no hay forma

de corregir el desorden (entropía) que va creciendo. Sin embargo en los sistemas abiertos
biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida a partir de los procesos de
realimentación, que permiten corregir el creciente desorden (entropía) del sistema. La
entropía mide entonces el grado de desorden de un sistema. La entropía negativa
(neguentropía) por el contrario es una medida del grado de orden (de equilibrio) de un
sistema. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar
el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización
creciente.
La permeabilidad de un sistema mide la interacción de éste con el medio. Se dice que a mayor
o menor permeabilidad del sistema el mismo será más o menos abierto. Los sistemas que
tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son sistemas altamente
permeables, éstos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos.
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Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados.
Propiedades de los sistemas

Los sistemas presentan diferentes propiedades, como son la adaptabilidad, mantenibilidad,
estabilidad y armonía.
Adaptabilidad: es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un

estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra
a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y
externos a través del tiempo.
Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el
que se desarrolla. Esto significa que, cuanto más cerrado es un sistema tendrá menor
capacidad de adaptarse a los cambios del contexto.
Mantenibilidad: es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en

funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los
distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con
su medio. Esta propiedad, en los sistemas hechos por el hombre, se trata de implementar
mediante relaciones superfluas.
Estabilidad: un sistema tiene la propiedad de ser estable cuando puede mantenerse en

equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información. La estabilidad de los
sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen de
manera efectiva (mantenibilidad).
Armonía: es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o
contexto. Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura,
proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio
también lo es.
Ti pos de s i s te m a s
Existen distintos tipos de sistemas, de hecho casi todo aquello con lo cual entramos en
contacto durante nuestra vida cotidiana es un sistema o bien parte de un sistema.
Dado que nuestro objetivo son los sistemas de información empezaremos por
dividir a los sistemas en dos categorías: Sistemas naturales y Sistemas hechos por el
hombre.
Sistemas naturales
La gran mayoría de los sistemas no están hechos por el hombre sino que son
naturales y sirven a sus propios fines.
Para entender mejor este concepto, vamos a dividir a los sistemas naturales
en dos subcategorías: Sistemas físicos y sistemas vivientes.
Sistemas físicos: pueden ser sistemas estelares, geológicos, moleculares.
Por ejemplo: los Sistemas estelares, como lo son las galaxias, el sistema solar, los sistemas
geológicos tales como ríos, cordilleras y los sistemas moleculares: organizaciones complejas de
átomos.
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Sistemas vivientes: comprenden toda la gama de animales y plantas que nos rodean,
al igual que la raza humana.
Sistemas hechos por el hombre

Son los sistemas que son construidos, organizados y mantenidos por humanos. Estos sistemas
pueden clasificarse según su función en sistemas sociales, una colección organizada y
disciplinada de ideas, de transporte, de comunicación, de manufacturas, etc.
Por ejemplo: Sistemas sociales: organización de leyes, doctrinas, una colección organizada y
disciplinada de ideas: sistema decimal, biblioteca, sistemas de transporte: redes de
carreteras, canales, aerosillas, etc. sistema de comunicación: teléfono, telex, fax, Internet, etc.
sistema de manufacturas: fábricas, sistema financiero: contabilidad, bolsa de valores, etc.
En la actualidad la mayoría de estos sistemas incluye procesamiento computarizado. De hecho

muchos no podrían sobrevivir sin el uso de computadoras, sin embargo es importante señalar
que dichos sistemas existían antes de que hubiera computadoras, e incluso algunos sistemas
continúan por completo sin computarizarse, otros contienen a la computadora como
componente. Este concepto es importante pues la computadora NO es el sistema sino solo una
herramienta que permite automatizar determinadas funciones del sistema.
En algunos casos, se diseñan sistemas automatizados para reemplazar a sistemas vivos; y en

otros, se considera a los sistemas vivos como componentes de sistemas automatizados.
Jerarquía sistémica
Los sistemas vivientes y los sistemas hechos por el hombre a menudo forman parte de un
metasistema mayor, y cuanto mejor se entienda acerca de ambos, más aproximado será el
análisis que hagamos del sistema en el que tenemos puesto el foco de atención. Todo sistema
se encuentra involucrado en un sistema de nivel superior, y a su vez contiene subsistemas (que
son en sí mismos sistemas) a eso se denomina jerarquía sistémica.
La jerarquía sistémica determina el rango del sistema y como vimos anteriormente, en

sistemas de diferente jerarquía “no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos
análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas”.
Por ejemplo, esta universidad, es en sí misma un sistema pero es un subsistema del sistema
público de educación superior. El sistema de universidades públicas nacionales forma parte del
sistema de educación superior (en el que participan las universidades privadas y los institutos
universitarios). De la misma manera podemos seguir subiendo en jerarquía y encontrar que
hay un sistema de rango superior que “contiene” al sistema que estamos analizando. Otra
posibilidad es hacer el mismo análisis, pero en sentido contrario. Bajando de jerarquía, una
carrera es un subsistema del sistema universidad. Si miramos la carrera como sistema, una
asignatura es un subsistema de ese sistema.
Analicemos el ejemplo de la Empresa Crecer, cuyo ramo es: Turismo. Esta empresa se dedica a
la comercialización de paquetes de viaje estudiantiles de fin de curso. Presentamos a
continuación una breve síntesis de su funcionamiento.
"El área de ventas está compuesta por: un supervisor general, vendedores

y una persona que se ocupa de las contrataciones y reservas de Hoteles,
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micros, excursiones, boliches, etc. El supervisor general, se encarga de

indicarle a los vendedores a qué escuelas dirigirse y el "paquete de ventas"
a ofrecerle a los estudiantes.
Jorge, el encargado de las contrataciones, envía fax a los hoteles,
agencias de turismo de todo el país, y boliches solicitando información
turística, costos y vacantes disponibles. Guarda toda la documentación que
recibe en biblioratos debidamente ordenados. Pasados cuatro días se
reúne con Rubén, el supervisor, con quien analiza la información recibida,
confeccionando un informe de posibles contrataciones que es elevado a la
Gerencia General para su evaluación.
Cuando Rubén recibe de la Gerencia de Finanzas el "paquete de
viaje" aprobado, tanto por dicha Gerencia como por la Gerencia General;
le suma el precio actualizado de los micros que le enviara telefónicamente.
Mirta de la empresa YYY S.A. y se pone en contacto con el responsable
del Área de Publicidad, quien activa la campaña publicitaria en periódicos,
revistas, radio, canales de cable y otros medios.
La Gerencia de Marketing en base al listado de escuelas
secundarias reparte a los vendedores las carpetas de ventas, asignándole
a cada uno, de acuerdo a su categoría (junior, senior), una zona de
impacto.
El vendedor visita las escuelas presentando a los estudiantes el
"paquete de viaje", para eso utiliza el "speech" de ventas que les
enseñaron en los cursos de entrenamiento, dictados por la Dirección de
Recursos Humanos. Si logran su propósito, confeccionan una intención de
contrato que entregan al supervisor, para que éste cite a cada uno de los
alumnos interesados en viajar, para armar su contrato individual."
Del ejemplo anterior podemos sacar algunas conclusiones:
El Sistema de Ventas está conformado por distintas partes o elementos

(supervisor, encargado de reservas, vendedores), cada elemento
cumple distintas funciones. Pero además existen y son imprescindibles
las relaciones entre ellos.
Es claro que este Sistema cuenta con lo que se denomina un objetivo
común del conjunto. En este caso es: Vender paquetes de viajes de fin
de curso. El mal funcionamiento o la falta de algún elemento pondría en
riesgo el cumplimiento del objetivo final del Sistema. Si los vendedores
no son eficientes la empresa reduce sus ventas. Si el encargado de
reservas no puede comunicarse con los hoteles no se podría
confeccionar el "paquete de viaje". Si el supervisor no les entrega a los
vendedores la carpeta de ventas o no les asigna adecuadamente las
escuelas, difícilmente estos últimos puedan cumplir su función.
Si percibimos “el sistema” como un TODO, este es algo más que la
sumatoria de las partes. El sistema está formado por sus elementos,
más las relaciones que los vinculan, más ...
Consideremos como sistema una obra de arte, un cuadro en el cual se
representan una serie de figuras geométricas. Cada una de ellas
elementos del sistema, tendrá sus características propias: color, forma,
tamaño, etc. La composición total tendrá como objetivo producir un
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impacto estético en el público. Es decir, cuando se percibe el todo, obra
de arte, el observador verá el sistema cuadro como algo más que la
sumatoria de figuras geométricas plasmadas con una determinada
orientación en la tela, quizás perciba una obra que le producirá asombro,
admiración u otro tipo de sensaciones que el artista supo o quiso
transmitir.
El Sistema de Ventas de la empresa es tan sólo uno de los tantos con
los que cuenta la empresa, también posee un Sistema de Cobranzas,
Sistema de Pagos, Sistema de Marketing, Sistema Contable, Sistema
de Sueldos y Jornales, etc. Cada uno de estos sistemas puede ser
concebido como un SISTEMA (conjunto de elementos interrelacionados
con un objetivo común).
A su vez la empresa Crecer puede ser concebida como un SISTEMA
(conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo común).
A su vez el grupo de Empresas dedicadas al turismo puede ser
considerado como un SISTEMA (conjunto de elementos
interrelacionados con un objetivo común).
Y el grupo de las Empresas Argentinas puede ser considerado como
SISTEMA (conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo
común).
Y así se podría seguir infinitamente entre el átomo y el Universo.
JERARQUÍA SISTÉMICA
Todo sistema contiene sistemas de menor jerarquía y a su vez es parte de un

sistema de jerarquía mayor que lo contiene
SUBSISTEMA
Sistema que forma parte de otro de mayor jerarquía.

Elemento del sistema.
Método básico de control

El elemento de control está relacionado con la apertura o no de un sistema. Los sistemas
trabajan mejor cuando se encuentran dentro de los límites estándar de desempeño.
Por ejemplo: el cuerpo humano está “bajo control” cuando su temperatura es de 37 grados
aproximadamente. Quizás una desviación de 0,5 grados en más o en menos no afecte
demasiado el estado del individuo, pero un desvío mayor ocasionará evidentes trastornos.
Cuando el sistema se sale totalmente de sus niveles aceptables de tolerancia permanece
inactivo hasta tanto se corrija el problema.
El ejemplo anterior demuestra la importancia de los elementos de control, en este caso del
cuerpo humano, pero también es importante para cualquier tipo de sistema, como se verá
más adelante. También permite extraer los elementos que forman parte del método básico de
control. Cuando mencionamos los 37º estamos hablando del estándar de temperatura. Para
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poder saber la temperatura actual del cuerpo necesitamos algún elemento para medirlo, en
este caso bastará con un termómetro. Una vez medida la temperatura necesitaremos algún
método para comparar la medición con el estándar. En este caso, dado que ambos son
números, la comparación es sencilla. Por último necesitaremos algún mecanismo para
retroalimentar (corregir) el desvío.
En síntesis el método básico de control consiste de:
Un estándar
Un método para medir
Un método para comparar
Un mecanismo de retroalimentación
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01
S i s te m a s de I n fo rm a c i ó n
Ya habíamos planteado que en nuestro caso el foco de interés está puesto en

los sistemas de información, ahora: ¿Qué es un sistema de información?
Para describir un sistema de información debemos comenzar por definir que es
un dato.
Dato
Definición: un dato es la unidad mínima de información que por si sola no tiene o
carece de significado.
Información
Definición: la información es un conjunto de datos que al relacionarse adquieren significado.
Analicemos el siguiente caso, cual sería la reacción si al llegar a nuestra casa encontramos un
papel (que alguien tiró por debajo de la puerta) en el cual aparece el número 1.254.
Evidentemente, cada uno podría dar una interpretación diferente del significado que tiene ese
número. Esto ocurre por habernos encontrado con un dato, se trata solo de un símbolo que
representa una cantidad de unidades de algún elemento que se desconoce.
Distinta sería la reacción si el papel que encontramos dice: DEBE $1.254, lo primero que
haríamos es pensar quien nos está reclamando esa suma de dinero. Lo que ha ocurrido es que
el dato ha comenzado a adquirir cierto significado. Este significado puede o no estar completo,
todo depende si contamos con información anterior que permite darle total significado, como
por ejemplo estar esperando que alguien determinado nos informe el monto de nuestra
deuda.
Sistema de Información
Definición: Un sistema de información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el objetivo de apoyar las actividades de una organización. Una
característica esencial de estos sistemas es que procesan información, sus entradas
son datos y sus salidas información.
¿Como reconocer a un sistema de información?
Un sistema de información está formado básicamente, por cuatro subsistemas:
Subsistema de captura o entrada de información: es el proceso por el cual
se alimenta de los datos necesarios al sistema de información. Este subsistema tiene
el objetivo de capturar la información y controlarla (Feed-forward o alimentación
delantera) con el fin de que el sistema no procese información errónea. Estas entradas
pueden ser manuales o automáticas, se dice que son manuales cuando son
proporcionadas directamente por un usuario utilizando algún dispositivo de entrada
que posea el sistema, y automáticas cuando la información se recibe directamente de
otro sistema de información automatizado.
Subsistema de almacenamiento: hay información que entra al sistema o
genera el sistema que necesita ser almacenada, pues el sistema requiere de ella en
otra oportunidad. Esta información se almacena en archivos o bases de datos que son
soportadas por algún dispositivo de almacenamiento. Decimos que este subsistema es
el que le da al sistema de información la capacidad de “acumular conocimiento”
producto de su funcionamiento u operación.
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Subsistema de procesamiento: es el subsistema que posee la capacidad de

transformar los datos de entrada. Esta transformación se lleva a cabo efectuando
cálculos y operaciones preestablecidas, las mismas pueden realizarse con la
información de entrada o con información que ha almacenado el subsistema de
almacenamiento. Este subsistema es el que genera la información que se utiliza tanto
para alguna salida del sistema como para su almacenamiento.
Subsistema de salida o distribución de información: tiene la
responsabilidad del envío de la información al exterior del sistema. Esta salida se
realiza mediante un dispositivo de salida, y puede ser la entrada a otro sistema.
Estos cuatro subsistemas juntos, dan soporte a los distintos subsistemas organizacionales.
Podríamos ahora dar una nueva definición de sistema de información: Conjunto de
subsistemas para recolectar, almacenar, procesar y distribuir información para la
planificación, decisión y señalamiento en un Sistema Objeto (organización) del cual forma
parte.
Sistemas de Información Computarizados

Son sistemas hechos por el hombre que interactúan o son controlados por una
o más computadoras. Aunque hay diferentes tipos todos tienden a tener componentes
en común:
Hardware: son los elementos tangibles (computadoras, impresoras, teclados,
cables).
Software: dependiendo del punto de vista con que se esté mirando las
definiciones del software varían, incluyendo o excluyendo partes. Para
nosotros el software son todos los elementos que dan soporte al
procesamiento de información. Así el software puede dividirse en :
o Datos: piezas de información que el sistema recuerda durante un período.
o Procedimientos: las políticas formales e instrucciones de operaciones del
sistema. (los programas que ejecuta la computadora)
o Documentación: es toda la información que da soporte al sistema en sí
mismo, como los manuales de usuario, manuales de procedimientos,
especificación del sistema, etc.
Personas: son los usuarios del sistema, los que proveen información de
entrada o utilizan sus salidas, etc.
Categorización de los sistemas por su modo de operación
Los sistemas se pueden clasificar de distintas maneras. Una clasificación posible es en función
de cómo y cuando se completan las transacciones. Una transacción es una operación que tiene
algún significado en términos organizacionales. Por ejemplo, si estamos estudiando a la
máquina expendedora de café una transacción será que entregó un café, si estudiamos al
sistema de inscripción a exámenes finales de la Universidad, una transacción será la inscripción
de un estudiante para rendir un examen final de determinada asignatura en cierta fecha.
Desde este aspecto los sistemas pueden clasificarse como sistemas en línea o sistemas de
procesamiento por lotes o batch.
14

01
Sistema en Línea: son aquellos que realizan la transacción completa en el mismo momento,
tomando los datos en el momento y el lugar donde se originan y distribuyéndolos en ese
mismo momento en el lugar donde se necesitan.
En un cajero automático, los datos del usuario y de la transacción que quiera realizar se
ingresan en la terminal donde está el usuario (que es quien genera la información). Pero se
reciben en una central donde permanecen los datos de manera “concentrada”, que es ahí
donde se necesitan pues si este mismo usuario u otro usuario de la cuenta realiza otra
transacción, la transacción anterior debe estar reflejada.
Por ejemplo: Si dos personas tienen una tarjeta de débito afectada a la misma cuenta bancaria,
y una realiza una extracción en la Sucursal de Luján y la otra necesita realizar una extracción o
consulta en la sucursal de Río Gallegos, en ambas deben quedar reflejados los movimientos
hechos tanto en la sucursal de Luján como en la de Río Gallegos.
Una característica de los sistemas en línea es que los datos almacenados se organizan de tal
manera que los componentes individuales de información puedan ser recuperados,
modificados o ambas cosas, rápidamente y sin tener necesariamente que efectuar accesos a
otros componentes de información del sistema.
Almacenamiento de Datos
Transformar datos Salida de

Ingreso de Datos
en información información
On line: la transacción se completa en el momento

Ej: Venta al contado en una farmacia, Venta de electrodomésticos en cuotas, etc.
En los sistemas de procesamiento por lotes o batch las transacciones no se completan en el

momento, existe un “corte” entre el momento en el que ingresan los datos y su procesamiento
posterior. Pueden darse dos situaciones:
El ingreso de los datos en lotes esto supone que el procesamiento no se efectúa en

el mismo momento en que los datos son capturados sino que se realiza a
posteriori. Esta modalidad de procesamiento es utilizada cuando por cuestiones de
seguridad o imposibilidad de comunicación se capturan los datos en un entorno o
instancia diferente a la que se encarga de actualizar las bases de datos.
El procesamiento se realiza con todos los registros de la base de datos, esto
supone que la información suele recuperarse de una manera secuencial, lo cual
significa que el sistema lee todos los registros de la base de datos, procesando y
actualizando aquellos para los cuales haya novedades. Por ejemplo la liquidación
mensual de las compras efectuadas con tarjeta de crédito o los estados
trimestrales de la cuenta bancaria (resumen de cuenta).
En un procesamiento batch pueden darse ambas situaciones conjuntamente o solo una de
ellas
15
Almacenamiento de Datos
Transformar datos Salida de

Ingreso de Datos
en información información
Batch: por lote, en “tandas” (ej: Cobro de servicios) o Todos los registros (ej: Resumen
mensual de tarjetas de crédito).
Cuando los sistemas en línea son capaces de dar su respuesta en un lapso de tiempo aceptable
para la velocidad en que se producen las transacciones en su entorno, se los denomina
sistemas de tiempo real.
Sistema de tiempo real: puede definirse de esta manera a aquellos que controlan un ambiente
recibiendo datos, procesándolos y devolviéndolos con la suficiente rapidez como para influir
en dichos ambientes en ese momento.
Por ejemplo:
Sistema de control de proceso: se utiliza para verificar y controlar refinerías, procesos

químicos y operaciones de maquinado.
Sistema de cajeros automáticos: para depósitos, extracciones de dinero, operaciones de

consulta, etc.
Sistemas de alta velocidad para adquisición de datos: obtienen datos de telemetría a altas
velocidad, satélites en órbita, o computadoras que capturan cantidades enormes de datos de
experimentos de laboratorio.
Sistemas de guías de proyectiles: los sistemas computarizados que deben rastrear la

trayectoria de un proyectil y hacer ajustes continuos a la orientación y empuje de los
propulsores.
Sistemas de conmutación telefónica: son sistemas computarizados que controlan la

transmisión de voz y datos en miles de llamadas telefónicas detectando los números
marcados, condiciones de ocupado y todas las demás condiciones de una red telefónica típica.
Sistemas de vigilancia: Sistemas computarizados que detectan los signos vitales de diversos
pacientes por ejemplo: temperatura y pulso, y son capaces ya sea de ajustar el medicamento
administrado o de hacer sonar la alarma si los signos vitales se mantienen fuera de ciertos
límites predeterminados.
Categorización de los sistemas por su funcionalidad

Otra forma de agrupar en categorías a los sistemas de información es por el tipo de
capacidad o servicio que pueden entregar a quienes los utilizan.
Sistemas para el procesamiento de transacciones (TPS): son aquellos que han sido
desarrollados para procesar gran cantidad de datos, produciendo información detallada. A
16

01
tales tipos de sistemas corresponden los sistemas de facturación, distribución, stock, sueldos y
jornales, cuentas corrientes, bancarios, etc.
En general se caracterizan por realizar cálculos sencillos pero en gran cantidad, clasificar los
datos obtenidos para categorizar las salidas, ordenarlos en diversas formas con el mismo
propósito. Son sumamente importantes pues son el soporte (almacenando datos) para los
sistemas que sirven de apoyo a la toma de decisiones.
Sistemas para la Automatización de Oficinas (OAS): a este tipo de sistemas

corresponden los back office, como Lotus Notes, Microsoft Back Office, y hasta el
mismo paquete Office (Word, Excel, Power Point, etc). Su función principal es
automatizar los trabajos de oficina y distribuir la información entre los interesados.
Sistemas de Información Gerencial (MIS- Management Information System): son sistemas

que reorganizan los datos resumiéndolos, y categorizándolos de manera tal, de ayudar a los
tomadores de decisiones en su análisis. La información que brindan es sobre el desempeño de
la organización, presentada en informes periódicos y de excepción con un formato fijo
especificado con anterioridad y definido en forma personalizada (se construyen para alguien
en particular), debido a que cada persona toma decisiones utilizando su propio razonamiento y
se basa en diferentes datos. La información de base se obtiene de la extracción y síntesis de los
datos de la empresa (de los sistemas TPS)
Sistemas de Apoyo a las decisiones (DSS- Decisión Support System): son sistemas que
proporcionan información interactiva a los gerentes durante el proceso de toma de decisiones.
Estos sistemas utilizan 1) modelos analíticos, 2) bases de datos especializadas, 3) los propios
criterios y percepciones del usuario que decide y 4) un proceso de modelado interactivo.
Los modelos analíticos comprenden:
- Análisis del tipo “¿Qué pasaría si…?”: un usuario realiza cambios a variables o
relaciones entre variables y analiza los resultados que obtiene. Por ejemplo
cambia el valor de un porcentaje de descuento sobre ciertos productos y de el
costo y analiza su impacto en los ingresos por ventas y en los costos de
producción
- Análisis de sensibilidad: es semejante al anterior pero en lugar de cambiar
varias variables cambia una sola variable repetidas veces y analiza los
resultados. Por ejemplo descuentos sucesivos a lo largo del tiempo y su
impacto en los ingresos por ventas
- Análisis de búsqueda de metas: en este caso fija un valor (una meta) para una
variable y va modificando las otras variables hasta llegar a la meta. Por
ejemplo establece la meta de la ganancia anual y ajusta las variables hasta
llegar a ese valor
- Análisis de optimización: es parecido al anterior pero la meta es encontrar un
valor óptimo para una o más variables dadas ciertas condiciones. Por ejemplo,
encontrar el valor optimo de venta de productos y el valor optimo de costos
en recursos humanos para su fabricación
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS- Executive Information System): estos sistemas se

enfocan en la alta gerencia proporcionando a los ejecutivos un acceso fácil e inmediato a los
17
factores críticos de éxito de una empresa. Son sistemas que utilizan lo que se conoce como
Tableros de Comando (técnica de semáforos) mostrando en distintos colores (rojo, verde o
amarillo) los indicadores de diferentes áreas de negocios de acuerdo con ciertos estándares.
Así, por ejemplo se podría mostrar un mapa con las regiones de venta y basado en los
pronósticos mostrar en rojo aquellas áreas donde las ventas más de un 25% por debajo de lo
previsto, en amarillo aquellas que estén hasta un 25% por debajo de lo previsto, y en verde las
que estén dentro de lo esperado. Luego permiten por ejemplo, haciendo un clic en esa área
explicar los datos que llevaron a la conclusión del sistema y luego los datos que llevaron a la
conformación de esa información y así sucesivamente ir aumentando el nivel de detalle tanto
como se necesite.
Sistemas Expertos: tanto los DSS como los MIS muestran la información y es el usuario que
toma la decisión el que la analiza. Los sistemas expertos en cambio, brindan una respuesta
analizada a partir de emular el pensamiento de un experto humano y dando las conclusiones a
las que llegaría éste, tomando como referencia los datos ingresados. Sistemas expertos es una
disciplina que es parte de la Inteligencia Artificial. Su uso en las organizaciones puede ser
asesorar a un experto humano brindándole una respuesta objetiva, en otros casos puede ser
suplir la falta o escasez de expertos humanos en los lugares donde se los necesita. La idea
entonces es reproducir el proceso de toma de decisión de un experto a través de la
computadora.
Consideremos lo siguiente, todos conocemos el funcionamiento de una escuela

de nivel medio, en una escuela media se podría utilizar un sistema para el
procesamiento de transacciones (TPS) para registrar la asistencia o inasistencia de
cada alumno (reemplazando el tradicional libro de asistencia). Tanto en secretaría
como en dirección se utilizan sistemas para la automatización de oficinas (OAS) dado
que es la herramienta de apoyo para la confección de notas, circulares, etc. En
dirección se podría utilizar un sistema para el soporte de decisiones (DSS) para hacer
el seguimiento de la evolución del índice de inasistencia por curso, este índice le
permitiría a la dirección tomar alguna decisión respecto de los cursos en los cuales
este valor se encuentra por sobre la media del establecimiento. En la biblioteca
podríamos encontrar un sistema de información administrativa (MIS) para gestionar los
préstamos de libros a los alumnos. Este sistema indicaría diariamente quien no ha
cumplido con la devolución de un libro y en que curso se encuentra para proceder a
hacerle el reclamo. También podría generar un informe con aquella bibliografía para la
cual el número de ejemplares disponibles no es suficiente para responder a la
demanda. En el mismo tipo de establecimiento, se podría adquirir un sistema experto
para dar apoyo en la atención primaria asistencial de los alumnos el cual,
alimentándose de determinada información sobre los estudiantes del establecimiento
aconsejara que medidas tomar para mejorar la condición de vida de los alumnos. (por
ejemplo un sistema experto podría, con fundamento científico, aconsejar si es
conveniente proveer de una taza de leche a cada alumno o una barra de cereal, para
ello el sistema necesitará que se realice una encuesta con el objeto de recabar que
alimentos consumió durante un lapso de tiempo cada estudiante).
Pirámide Organizacional
Los diferentes tipos de sistemas, están orientados a diferentes niveles estratégicos de una
organización. Así, aquellos sistemas que trabajan con grandes cantidades de entradas y
producen salidas detalladas, se ubican en la base de la pirámide, mientras que los que su
información de salida es más resumida se acercan a la cúspide. Esto responde al hecho que los
18

01
tomadores de decisiones no estructuradas, necesitan información agrupada y general,
mientras que los sectores operacionales necesitan el detalle de cada operación.
r
no
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no
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Operaciones
Sistemas de Procesamiento de Transacciones
Por ejemplo, a un gerente no le interesará saber cuánto dinero le debe un cliente particular,
sino el monto de la deuda total, e incluso, ni siquiera esto, sino el ingreso neto vs. el egreso
neto. Mientras tanto los sectores operacionales necesitarán las deudas cliente por cliente para
poder actuar en consecuencia, (No prestar el servicio o entregar productos, reclamar pagos,
etc.)
La pirámide organizacional muestra los diferentes niveles estratégicos y la distribución de

alguno de los sistemas sobre estos niveles, también describe que cuanto más alto estemos en
la pirámide menos estructuradas serán las decisiones que tengamos que tomar (menos
programables), y también el nivel de detalle necesario es menor.
Razones para computarizar o no un sistema de información

Los analistas de sistemas, suelen suponer que todo sistema con el que se
encuentren deberá computarizarse, y el cliente o usuario con quien se interactúa
generalmente supone lo mismo. Lo importante será aplicar algún criterio para
determinar si resulta o no conveniente automatizar un sistema de información en
particular.
Razones para proponer sistemas computarizados
Hay diferentes razones por las cuales se pueden proponer sistemas computarizados,
pero casi siempre se pueden encuadrar dentro de las siguientes :
Aprovechar una oportunidad: para ampliar o mejorar el desempeño de determinado sistema.
Dar respuesta a directivos: proporcionándoles información que no tienen disponible para la

toma de decisiones.
19
Resolver un problema: aumentar la performance de los trabajos realizados, disminuir los

errores que se cometen por la rutina del trabajo, aumentar los controles, etc.
Para alcanzar los objetivos antes mencionados con respecto a aprovechar una oportunidad,
dar respuesta a directivos y resolver un problema, es que las organizaciones deciden
emprender proyectos por razones que pueden encuadrarse dentro de una o más de los
siguientes criterios conocidos como las 5 “C”.
•Capacidad
Las actividades de la organización están influenciadas por la capacidad de ésta para procesar
transacciones con rapidez y eficiencia. Los sistemas de información mejoran esta capacidad en
tres formas:
Aumentan la velocidad de procesamiento, gracias a la capacidad inherente de la computadora

para realizar cálculos, ordenamientos, y efectuar repetidamente la misma tarea con mayor
velocidad que los seres humanos. Permiten el manejo de un mayor volumen de transacciones
y localizan y recuperan con rapidez la información.
•Control
Los datos de entrada a los sistemas de información deben ser controlados y validados respecto
de otros existentes, para que la información almacenada en el sistema sea consistente y
correcta. Los sistemas de información automatizados permiten este tipo de controles con
mucha más exactitud, velocidad y seguridad que sus homónimos manuales.
• Comunicación
La falta de comunicación es una fuente común de problemas que afectan tanto a los
clientes como a los empleados, sin embargo los sistemas de información bien desarrollados
amplían la comunicación y facilitan la integración de funciones individuales.
•Costo
Muchas empresas no han alcanzado el éxito o han quedado afuera de la actividad
comercial por no tener o tener poco control sobre los costos. Los sistemas de información
cumplen un papel preponderante en el monitoreo de los costos, es decir el seguimiento de la
mano de obra, los gastos generales, etc. Siendo una tarea esencial para determinar si la
organización evoluciona según lo esperado. La reducción de costos es también una causa por
la cual se proponen sistemas automatizados.
•Competitividad
Los sistemas de información computarizados son un arma estratégica que puede cambiar la
forma en la que una organización compite en el mercado
Atraer clientes: dado que los clientes son lo más importante para una organización es
que los directivos deben encontrar la manera de atraerlos y retenerlos, ofreciéndoles mejores
precios, proporcionándoles servicios exclusivos y/o presentando productos diferentes.
Dejar fuera a la competencia: la información de los pronósticos de producción puede

permitir establecer la cantidad de materia prima necesaria para satisfacer las necesidades de
un período dado. Con esta información podemos mejorar los acuerdos con los proveedores al
comprometernos a comprarles esa cantidad de productos durante ese período y así conseguir
mejores precios. Al mismo tiempo las empresas pierden dinero cuando mantienen stock
propio de productos (en principio por la inmovilidad del capital), de la misma manera se
20

01
pueden establecer acuerdos con los proveedores para que la cantidad necesitada de
mercadería esté disponible en el momento exacto, de esta forma quien deberá mantener el
stock es el proveedor y no la organización.
Desarrollo de nuevos productos: la simulación permite experimentar la aceptación

que va a tener en el mercado un producto que todavía no se ha lanzado. Los sistemas
computarizados son muy aptos para el desarrollo de estas técnicas.
¿Por qué no se debería computarizar un sistema de información?
A menudo los usuarios/clientes presentan cierta resistencia al cambio, no están

del todo convencidos que automatizar su sistema de información sea la mejor
alternativa.
Costos: en algunos casos, el volumen de información con que se trabaja en
determinado sistema de información de la organización, o el número de transacciones
que debe procesar el sistema, hacen que la relación costo/beneficio entre lo que se
necesita invertir para computarizar el sistema y los beneficios que se obtendrán no
hagan conveniente dejar de trabajar en forma manual. Imaginemos, por ejemplo la
automatización del sistema de facturación de una organización que presta entre dos y
tres servicios por mes. Evidentemente, la cantidad de información que se puede
extraer de esos comprobantes de venta o el número de transacciones que procesará
el sistema no serán un argumento para justificar la automatización del sistema.
Conveniencia: existen aspectos de conveniencia que pueden hacer que no
sea aconsejable automatizar un sistema de información: el sistema automatizado
puede ocupar demasiado espacio o bien consumir demasiada energía, o ser una
molestia, o producir un considerable impacto ambiental.
Seguridad: pueden existir aspectos de seguridad, ya que si el sistema
mantiene datos confidenciales, tal vez sería deseable mantener dicha información
físicamente protegida y bajo llave.
Facilidad de Mantenimiento: otro de los aspectos a considerar es la facilidad
de mantenimiento, ya que el usuario puede argumentar que un sistema de información
computarizado no puede ser mantenido por ningún miembro del personal, lo que
generaría una fuerte dependencia con el analista de sistemas que lo creó.
Y finalmente, pero no menos importante, las políticas a seguir: los usuarios
pueden sentir que con el uso de las computadoras sus empleos corren cierto peligro.
Si no desean tener un sistema automatizado harán todo lo posible para que falle. Un
sistema computarizado no puede implementarse con la resistencia del personal
directamente involucrado con su utilización.
21
I nt ro duc c i ó n a l A ná l i s i s y D i s e ñ o de
S i s te m a s de I n fo rm a c i ó n
El mundo experimenta cambios a diario, los avances tecnológicos, científicos,

la tecnología de computadoras y de las comunicaciones cambian a la gente. Conforme
a estos cambios la gente pide constantemente cosas diferentes, que alteran los
sistemas de información que se encuentran en operación.
El uso de la información ha cambiado, y seguirá cambiando, conforme cambia
la sociedad. En la actualidad los sistemas de información tienen un papel central en la
economía de la información y están llevando a cabo cambios con respecto a distintos
aspectos como son que las personas trabajen de manera más inteligente, las ideas
como la información toman mayor importancia, se nota un cambio global en el
concepto de industria, y queda de manifiesto que las personas que trabajan con
información dominan la fuerza de trabajo.
Trabajos más inteligentes
La sociedad se apoya en tecnología de la información, directa o indirectamente
para trabajar con más inteligencia.
Las computadoras ocupan un sitio especial en las organizaciones. Los
sistemas proporcionan información tanto de problemas como de oportunidades.
El afán por la información del mundo actual es incontenible (revistas, Libros,
Bases de Datos), pero las herramientas por sí mismas no proporcionan ninguna
mejora, es necesario combinarlas con información y perspicacia.
Ideas e Información
Antes, quien tenía dinero, tenía el negocio. Ahora las ideas y manejo adecuado de la
información son esenciales para el desarrollo de los negocios. Es necesario crear o buscar
oportunidades evaluando de antemano los posibles resultados.
La Información es vista como un recurso valioso, por lo tanto el peso de

nuestra responsabilidad como informáticos es mucho mayor, debido a que es
necesaria la confiabilidad de la información que nuestros sistemas brindan.
El éxito de un sistema depende de la confianza que tengan los usuarios en la
información que el mismo genera. Cuando un sistema produce salidas erróneas deja
de ser confiable para el usuario final.
22
Los Sistemas y las Organizaciones

División Estadísticas y Sistemas
Área de Sistemas de Información
02
02 Los Sistemas y las Organizaciones
Propiedades de los sistemas

Las propiedades de los sistemas, o propiedades emergentes según Sommerville (2002), son los
atributos del sistema visto como un todo. Estas propiedades no siempre pueden predecirse,
por lo general, solo pueden medirse una vez que se hayan integrado los distintos subsistemas
que conformarán el sistema completo.
Clasificaremos a estas propiedades en dos tipos, propiedades funcionales y propiedades no

funcionales:
 Las propiedades funcionales son inherentes al objetivo del sistema, visto como
un todo dejando de lado las propiedades particulares de cada uno de los
elementos que lo componen. Se describen en términos de las capacidades que
tiene el sistema en términos de satisfacer necesidades de los usuarios
(entendiendo por estos a todos quienes interactúan con el sistema, ya sean
personas, máquinas u otros sistemas).
 Las propiedades no funcionales están relacionadas con el comportamiento del
sistema en su entorno operacional. Desde este aspecto debe considerarse al
sistema operando en su entorno y por lo tanto se considerarán propiedades
tales como la fiabilidad, el rendimiento y la seguridad. Estas propiedades
aparecen directamente relacionadas a la automatización de los procesos de
una organización mediante la utilización de computadoras. Desde otra
perspectiva, podríamos decir que las propiedades no funcionales restringen o
condicionan la manera en que se deben llevar a cabo las propiedades
funcionales.
Tanto las propiedades funcionales, como las no funcionales, de un sistema se definen en la
especificación de requerimientos.
Vamos a desarrollar un ejemplo; supongamos que estamos planeando el desarrollo de un

nuevo modelo de computadora personal; definiremos, entre alguna de sus propiedades
funcionales, que debe tener la propiedad de poder ejecutar diferentes sistemas operativos,
que permita la conexión de diversos periféricos mediante diferentes puertos de comunicación,
que tenga capacidad para direccionar determinada cantidad de memoria, etc.
Entre sus propiedades no funcionales, definiremos que debe operar en un ambiente que
tenga determinadas condiciones de temperatura y humedad, así como estar alimentada
eléctricamente por una tensión que se mantenga dentro de determinado rango (190-230
volts). Las propiedades que definamos para este equipo de computación podrán verificarse
siempre que se cumpla con las condiciones operacionales que fueron previstas en su
construcción, si la temperatura del ambiente es inferior o superior a los valores
preestablecidos, posiblemente, el computador comience a mostrar fallas, lo mismo ocurriría si
la tensión que recibe no se encuentra dentro del rango que se ha determinado.
Algunas de las propiedades que, generalmente, se requieren de los sistemas son: la fiabilidad,
el rendimiento, la usabilidad o la seguridad. Estas propiedades no solo se refieren a un atributo
que deberá tener el comportamiento general del sistema, sino al comportamiento que el
sistema no debería mostrar.
Un sistema seguro es aquel que no permite accesos no autorizados a sus

datos pero todos sabemos que es imposible predecir todos y cada uno de los modos
2

02
probables de acceso y prohibirlos en forma explícita. Debido a ello, esta propiedad se
valora por defecto; sabemos que un sistema es inseguro cuando alguien ha violado su
seguridad, mientras tanto, el sistema es considerado seguro y siempre que cumpla
además con las medidas de seguridad que se hayan definido.
Esta particularidad se da también con otras propiedades, se las considera alcanzadas hasta
tanto no se verifique su carencia.
Los Sistemas y su Entorno

Ya hemos visto, que la Teoría General de Sistemas plantea que una de las características de los
sistemas es el ambiente: es todo lo que está fuera del sistema. El ambiente actúa sobre el sistema
cuando nos provee insumos (entradas) o cuando recibe sus productos (salidas).
Por otra parte, hemos definido la Jerarquía Sistémica asumiendo para ello que todo
sistema se encuentra involucrado en un sistema de nivel superior y a su vez está compuesto
por subsistemas.
Llamaremos ahora, a todo lo que se encuentra fuera del límite del sistema su entorno
(o contexto). El entorno afecta el funcionamiento y rendimiento del sistema. Este puede verse
tanto como un sistema por sí mismo o como un cierto número de sistemas que interactúan
entre ellos y con nuestro sistema en estudio (aquel en el que se encuentra nuestro foco de
atención).
Observemos el siguiente ejemplo:
Sistema de Educación Superior Argentino
Carrera XXXXX
Tercer cuatrimestre
Asignatura Asignatura Asignatura
. 1 2 3
En el mismo vemos como en el entorno de la Asignatura 1 se encuentran las restantes

asignaturas correspondientes al tercer cuatrimestre de la carrera, que son aquellas que
interactúan en el mismo momento en que nosotros estamos fijando nuestro foco de atención
en esta asignatura. En otro momento puede ser importante observar la relación de la
Asignatura 1 con las asignaturas precorrelativas y postcorrelativas. El entorno del tercer
cuatrimestre de la carrera, es la Carrera XXXXX como un todo. Para la carrera, el entorno es la
Universidad Nacional de Luján (UNLu), lugar donde se desarrollan las actividades curriculares
de la misma; mientras que para la UNLu su entorno es el Sistema de Educación Superior
Nacional.
3
Este ejemplo no es una visión exacta del entorno pues dependiendo del tipo de
interacciones que estemos observando aparecerán unos u otros sistemas del entorno
interactuando con nuestro sistema. Por otra parte, en este ejemplo se da la coincidencia de
que los sistemas que identificamos en el entorno se encuentran involucrados en una jerarquía
sistémica. Esto no siempre se da de este modo pues en el entorno del sistema, en el cual
hemos fijado el foco de atención, puede haber sistemas interactuando que no correspondan a
una misma jerarquía sistémica.
Pensemos, por ejemplo, que también se encuentra en el entorno de cada Asignatura,

la oficina de alumnos de la Universidad, pues es la que determina que estudiantes cumplen
con las condiciones académicas para poder tomar el curso, la comisión de plan de estudios de
la carrera, pues es quien determina el régimen de correlatividades de la carrera y así podemos
encontrar otros sistemas que interactúan con la asignatura pero no participan,
necesariamente, de la misma jerarquía sistémica.
¿Por qué nuestro interés en el entorno? Existen dos razones por las cuales la Ingeniería
de Sistemas considera importante comprender el entorno del sistema en estudio:
1. En muchos casos, el sistema ha sido diseñado para producir cambios en su

entorno, por lo tanto, el funcionamiento del sistema solo puede ser evaluado
por los efectos que produce en su entorno. Pensemos por ejemplo en un
sistema de calefacción cuyo objetivo es mantener la temperatura ambiente
cálida. Si el sistema es exitoso en cumplir su objetivo, entonces modificará las
condiciones de su entorno. En otras palabras, podemos decir que el sistema es
una máquina para convertir energía. Analicemos la implantación del sistema
de cajeros automáticos el cual no tiene otro objeto que “hacer de interfaz”
entre el sistema bancario y los usuarios del mismo. En este caso, resulta
esencial la interacción entre el cajero y el usuario y entre el cajero y el banco
en el cual se encuentra radicada la cuenta sobre la cual se realizan las
operaciones.
2. El funcionamiento de los sistemas, y principalmente el de los sistemas
abiertos, se ve afectado por los cambios en su entorno. Recordemos el
ejemplo que dimos de una computadora personal la cual ve alterado su
funcionamiento si las condiciones de temperatura o suministro eléctrico de su
entorno se modifican más allá de los rangos de tolerancia que fueron
previstos.
Ya dimos una idea de que hay distintos entornos y que los identificamos en función del tipo de
interacción que estamos observando. Hay entornos del tipo físicos, espacios en los que el
sistema debe operar; entornos organizacionales, como el que hemos ejemplificado para una
asignatura; entornos económicos y entornos sociales.
Si trabajamos en un sistema de información sin comprender adecuadamente el entorno

organizacional en el cual se deberá desempeñar el sistema, es altamente probable que no
cumpla con las necesidades propias de la organización y por consiguiente sea rechazado por
los usuarios y los directivos de la organización.
Por este motivo, cuando trabajemos con sistemas de información en entornos

organizacionales, tendremos que considerar los factores humanos y organizacionales que se
4

02
derivan del entorno del sistema y que pueden afectar su diseño. La actividad a llevar a cabo, es
verificar si con nuestra intervención o propuesta estamos provocando:
 Cambios en el proceso. Si el sistema requiere cambiar los procesos en el

entorno, será necesario implementar, con los usuarios del mismo, un fuerte
programa de capacitación. Si los cambios son significativos, o implican que la
gente pierda su trabajo, existe el peligro de que haya resistencia al sistema.
Pensemos que, producto de la implantación del sistema de cajeros
automáticos, al mismo tiempo en que se amplió la banda horaria en que los
usuarios pueden hacer sus operaciones bancarias, los bancos tienen
contratado menos del 50% del personal que necesitarían para atender las cajas
si no se hubiera implementado este sistema.
 Cambios en el trabajo. Si el sistema inhabilita a los usuarios en su entorno o
provoca que se cambie la forma de trabajar, seguramente se resistirán a la
introducción del sistema en la organización. Pensemos que cuando se
implementa en una organización un sistema que cambia la forma de trabajar;
quienes se vean involucrados en el cambio van a resistirse por una simple
cuestión de costumbre.
 Cambios organizacionales. Es posible que el sistema cambie la estructura de
poder de una organización. Si se han automatizado la mayoría de los procesos
organizacionales, aquellos que tengan mayor domino del sistema y sepan
como operarlo comienzan a tener mayor poder político. Por otra parte la
posibilidad de “sociabilizar” la información de la organización hará perder
poder a quienes eran considerados “los dueños” de la información.
Considerar estos factores es, generalmente, un aspecto crítico para determinar
si un sistema cumple o no de manera adecuada los objetivos que se le han asignado.
También debemos señalar que predecir los efectos de estos factores sobre los
sistemas es una tarea muy difícil para quienes no tienen experiencia en estudios
sociales o culturales, más aún si no tienen experiencia en implantación y puesta en
marcha de sistemas computarizados.
Existen numerosos trabajos que estudian los efectos de los sistemas en las
organizaciones, Sommerville(2002) propone la lectura de un trabajo de Ackroyd y
Harper(1992), Information Technology and Practical Police Work. Nosotros
proponemos la lectura y discusión del siguiente artículo, con el objetivo de identificar
que tipo de cambios (en los procesos, en el trabajo u organizacionales) fueron tenidos
en cuenta o dejados de lado por el equipo de sistemas que tuvo a su cargo el
proyecto:
El servicio de ambulancias de Londres
El Servicio de Ambulancias de Londres (SAL) maneja el tráfico de ambulancias
en la cuidad de Londres, incluyendo el centro y gran parte de la zona conurbana.
Esto cubre un área de cerca de 600 millas cuadradas, cerca de 5000 pacientes
por día en 750 vehículos. El SAL recibe cerca de 2000 llamadas por día,
incluyendo más de 1300 llamadas de emergencia. El sistema que se discutirá
aquí es un sistema despachador 1 auxiliado por computadora (DAC). Tal sistema
DAC tiene la siguiente funcionalidad:
1
El término despachador se utiliza en este artículo como “derivador de ambulancias”
5
Maneja las llamadas que recibe, aceptando y verificando los detalles del
incidente incluyendo la localización del mismo;
Determina cual ambulancia debe ser enviada;
Maneja la movilización de la ambulancia y comunica los detalles del
incidente a la ambulancia;
Toma en cuenta la administración de los recursos de las ambulancias, en
particular la posición actual del vehículo para minimizar los tiempos de
respuesta.
Un sistema DAC completo es algo complejo. En el pánico, alguien podría llamar y
decir que el accidente ha sucedido enfrente de Foyle, asumiendo que cualquiera
conoce donde está localizada esta librería. Un componente de este sistema es
una guía telefónica extensiva que incluye la identificación de los teléfonos
públicos para ayudar a resolver este tipo de problema. Pensemos que este
sistema fue desarrollado en una época donde los celulares no estaban
difundidos y por lo tanto las llamadas a emergencias se hacían desde teléfonos
fijos. Siendo así, con una guía reversa, es decir, “dado el número que llama
obtener la ubicación”, ayudaba a resolver el problema en cuestión. El sistema
DAC también contiene un sistema de radio, terminales móviles en las
ambulancias y un sistema de localización automática de vehículos. El proyecto
DAC del Servicio de Ambulancias de Londres fue iniciado en otoño de 1990. La
terminación se contempló para enero de 1992. A esa fecha, sin embargo, el
software estaba todavía lejos de estar terminado. En los primeros nueve meses
de 1992, el sistema fue instalado pieza por pieza sobre diferentes divisiones del
SAL, pero nunca fue estable. El 26 y 27 de octubre de 1992, hubo serios
problemas con el sistema y se decidió revertirlo a un modo de operación
semiautomático. El 4 de noviembre de 1992 el sistema se vino abajo. La
Autoridad Regional de Salud estableció un Equipo Examinador para investigar
las fallas y la historia que había llevado a ellas.
Ellos acabaron con un reporte de 80 páginas, el cual se lee como una novela de
suspenso. Aquí se subrayarán algunos de los puntos tratados en el reporte.
Ningún servicio de emergencia había intentado llegar tan lejos. El plan fue mover
todo el proceso manual – en el cual se llenaban formularios y se transportaban
de un empleado al siguiente vía una cinta transportadora – a una
automatización completa, en un solo salto. El esquema fue muy ambicioso.
Parece ser que los participantes no tenían muy en mente todos los riesgos que
estaban tomando.
Mucho antes de que el proyecto comenzara, ya se había cuestionado a la firma
consultora administrativa que se había contratado para que trabajara en la
selección del contratista. Esta empresa había sugerido que una solución
completa podría costar 1.5M de libras y tomar 19 meses. También habían
indicado en su informe que si no se encontraba una solución empaquetada
(producto ya construido), los costos estimados se incrementarían
significativamente. De todas maneras, se escogió una solución no empaquetada
(a medida), y solo se tuvieron en cuenta los aspectos económicos de este informe,
o eso es lo que parece.
La licitación obtuvo propuestas de 35 compañías. Las especificaciones y el

calendario de ejecución fueron discutidos con esas compañías. El calendario
propuesto fue de 11 meses. Y aunque muchos proveedores plantearon
cuestionamientos sobre lo ajustado del plan, les fue dicho que eso no era
negociable. Solo 17 proveedores entregaron propuestas completas. Se seleccionó
la oferta de menor costo, cerca de 1M de libras. Esta oferta fue de cerca de
700,000 libras más barata que la siguiente oferta más barata. Nadie se
cuestionó esta enorme diferencia. La propuesta seleccionada superficialmente
sugería que la compañía ya tenía experiencia en diseño de sistemas para
6

02
servicios de emergencia. Esto no era mentira: ellos ya habían desarrollado
sistemas administrativos para tales servicios pero el sistema SAL fue mucho más
grande que cualquier proyecto que ellos hubiesen manejado antes.
El sistema propuesto impactaba significativamente en la forma en que la
tripulación de las ambulancias llevaba a cabo su trabajo. Este debía ser por lo
tanto el aspecto fundamental a tener en cuenta en la implantación del proyecto.
Si la tripulación no presionaba los botones correctos, en la forma correcta, en el
tiempo preciso y en el orden correcto, podría resultar un caos. Aún así, hubo muy
poco involucramiento de los usuarios durante el proceso de ingeniería de
requerimientos.
El sistema DAC proyectado operaría automáticamente y movilizaría los recursos
óptimos (según su criterio) para cualquier incidente.
Esto modificaba muchas de las prácticas de trabajo presentes, las cuales la
administración consideraba anticuadas y de poco interés para el SAL. Por
ejemplo, el nuevo sistema localizaría los recursos disponibles más cercanos de la
estación de origen. Con esto, podría ocurrir el siguiente escenario:
 La tripulación de John tiene que ir a un accidente a unas pocas millas al
este de su base.
 Una vez allí, son dirigidos a un hospital a unas pocas millas más al este
para dejar al paciente.
 Si llegan otras llamadas y parece que John es el más cercano, a él se le
ordena viajar unas pocas millas más al este.
 Y así sucesivamente.
De esta forma, la tripulación podría operar cada vez más lejos de su base y en
un territorio que no les es familiar (una de las características de Londres es que
hay dos regiones y los que viven en una de ellas desconocen la otra). Con esto,
se pierde tiempo por tomar caminos equivocados, o mas aún por parar para
preguntar por las direcciones. Además, al finalizar su jornada tendría que viajar
más para volver a su base. A la tripulación no le gustó este aspecto del nuevo
sistema.
El nuevo sistema tampoco tomaba en cuenta la flexibilidad de las estaciones de
emergencia locales, al decidir cuales recursos asignaba. En el nuevo esquema, la
administración de recursos fue centralizada completamente y manejada por el
sistema. De esta forma, supongamos que John corría hacia donde las
ambulancias estaban estacionadas y la computadora había ordenado tomar el
coche número 5. John estaba apurado y posiblemente podría no reconocer el
coche número 5, o quizás éste está estacionado detrás de otro coche y era muy
difícil sacarlo. De manera que John podía perder su paciencia y decidir tomar el
coche número 4. Esto significaba un problema: el sistema asignaría el vehículo
número 4 a otro accidente y este ya no se encontraría en el estacionamiento. Por
otro lado, el coche 5 no se movía, por lo tanto el sistema podría ordenar a otra
ambulancia concurrir al accidente y de esta forma dos ambulancias irían al
mismo lado.
La gente responsable de estos requerimientos tenía mal juicio o ingenuidad sobre
lo que los sistemas computarizados podrían brindar en las prácticas de los
humanos. Las computadoras están aquí para ayudar a la gente a hacer su
trabajo, y no viceversa. Cuando los sistemas generan resistencia en quienes lo
deben operar están condenados al fracaso.
La caída del sistema el 4 de noviembre de 1992 fue causada por un error de
programación menor. Unas tres semanas antes, un programador que había
estado trabajando en una parte del sistema olvidó remover una pequeña parte
del código del programa. El código en sí mismo no era dañino. Sin embargo, este
ocupaba una pequeña cantidad de memoria cada vez que el sistema generaba
una movilización de un vehículo. Esta memoria no era liberada y el sistema
funcionaba sin interrupción durante las 24 horas del día. Después de tres
semanas, se consumió toda la memoria y el sistema se cayó.
7
El proyecto del SAL no falló debido a ese error de programación. Este solo fue la
última gota que derramó el vaso. La previsión del proyecto fue demasiado rígida.
La administración tanto del Servicio de Ambulancias de Londres como del
contratista o empresa contratada tenían muy poca o ninguna experiencia en
desarrollo de proyectos de software de este tamaño y complejidad. Fueron
demasiado optimistas en su análisis de riesgos.
Asumieron que toda la gente podría interactuar con el sistema y podrían hacerlo
de la forma correcta, todo el tiempo. La administración decidió sobre la
funcionalidad del sistema, sin realizar ninguna consulta con quienes serían sus
usuarios primarios. Cualquier proyecto de tales características está condenado a
fallar, desde el mismísimo primer día.
De manera ideal, podemos decir que todo el conocimiento relevante del

entorno deberá incluirse en la especificación del sistema, de manera tal que pueda ser
tenido en cuenta por los diseñadores del sistema. Los diseñadores del sistema solo
deberán hacer suposiciones sobre el entorno basándose en otros sistemas
comparables y en el sentido común.
Estructura Organizativa y Sistemas de Información
El análisis y diseño de sistemas de información no es una actividad que pueda

desarrollarse desvinculada del contexto mayor con el que interactúa: la estructura
organizativa sobre la cual se implantan los sistemas.
Este vínculo indisoluble hace que debamos estudiar tanto las técnicas de
análisis de sistemas como las de análisis estructural. El análisis estructural es el
estudio de la forma en que se dividen las tareas en una organización, la asignación de
funciones y responsabilidades entre sus miembros y las relaciones jerárquicas entre
los mismos. El propósito de este tipo de análisis es verificar la estructura de la
organización para adecuarla a los objetivos corporativos y al mantenimiento adecuado
del control interno.
Desde el punto de vista sistémico, una organización puede verse como un
sistema de mayor jerarquía compuesto por subsistemas que deben mantenerse
interrelacionados entre sí. Las diversas funciones que se cumplen en la organización
se integran a través de tecnología informática que permite formar un todo
organizacional efectivo.
Para efectuar un correcto análisis de los requerimientos de información y para
desarrollar sistemas de información que satisfagan esos requerimientos, es
fundamental comprender el concepto de organización como un todo integrado.
Lardent(2001) plantea que al construir un sistema de información es necesario
interpretar la relación entrada/salida para crear las interfaces que relacionan un
sistema con otro; una salida de información del subsistema ventas se convierte en
entrada del subsistema de producción (para programar la producción); una salida del
sistema de producción se convierte en una entrada del subsistema ventas (para
conocer la disponibilidad). De esta manera debería poder describirse todas las
relaciones que existen entre los subsistemas de la organización encontrando la
dependencia funcional que existe entre un subsistema y otro.
8

02
Operaciones de una empresa
Las operaciones de Comprar, Pagar, Producir, Vender y Cobrar resultan insustituibles y solo
puede estar ausente la tercera, en el caso de empresas que se dediquen a la compra / venta de
productos terminados. A estas operaciones las denominaremos operaciones primarias. Estas
operaciones primarias son las que sostienen el cumplimiento de los objetivos de la
organización.
De todas maneras, también existen operaciones que tienen por finalidad mejorar el
desempeño de las operaciones primarias o implementar controles para el logro más eficiente
de las operaciones primarias. A estas operaciones se las denomina operaciones secundarias,
las más destacadas son:
Administración general (contabilidad, asistencia, liquidación de haberes, etc)

Financieras (bancos, flujo de caja, créditos, cobranzas, etc)
Conservación de activos (reparaciones, inversiones en bienes, mantenimiento
de vehículos, etc)
Estas operaciones pueden ser vistas como algunos de los subsistemas que se pueden
identificar en la empresa.
Control de operaciones
Se debe procurar que la información que brinda la contabilidad esté exenta de errores o
deformaciones. Si los controles no son eficaces podrían deslizarse errores o fraudes. La función
administrativa del control es la medida y la corrección del desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que, los objetivos y planes de la empresa diseñados para
conseguir los objetivos, se están llevando a cabo.
Las operaciones básicas por el hecho de ser frecuentes y repetitivas permiten ser
normalizadas. La normalización consiste en programas que indican la forma más adecuada de
realizar las operaciones, y se materializa en los manuales de procedimientos o de trámites y en
los circuitos administrativos o cursogramas2. Los manuales de procedimientos establecen en
detalle cuáles son las operaciones y en que secuencia se deben presentar para llevar a cabo
una determinada operación. Al mejorar el programa, lo que corresponde es la optimización del
procedimiento y la posterior comunicación de las instrucciones al personal afectado.
El control interno es el encargado de garantizar que las operaciones que reflejan los registros
hablan de la verdadera situación del negocio, que se minimicen las posibilidades de errores y
fraude, y que se respeten los procedimientos que se han implantado a través de manuales de
instrucciones.
El propósito es:
la prevención de errores y fraudes en la ejecución de las operaciones,

garantizar las registraciones que habrán de servir de fuente para los informes y
estados provenientes de la contabilidad,
2
Para conocimiento de esta técnica debe trabajarse con la guía de autoestudio sobre
“cursogramas”
9
procurar detectar cualquier desvío sobre los procedimientos estipulados y

en general ejercer un control efectivo sobre todos los aspectos del negocio.
La base del control interno es la división del trabajo, una operación básica que puede ser
subdividida en varias partes, nunca debe ser realizada por una sola persona. Para que esa
complementación pueda llevarse a cabo será necesario programar la operación básica
instruyendo y capacitando al personal para su ejecución. Será factible establecer un control
por oposición o automático entre las personas. Al haber mayor control sobre el desarrollo de
las operaciones, se intensifica el control sobre las registraciones y los datos que pueden
extraerse de los registros serán más confiables.
Es necesario que se instrumente un sistema de información entre los distintos

participantes, para que cada uno conozca cuándo le corresponde actuar, cuáles son
las operaciones que ya se han cumplido y cuál fue el resultado de las mismas, y a la
vez pueda indicar cuando concluye su parte y cuál es la información que produjo. Esta
información se materializa en comprobantes básicos y en los registros previstos.
Un sistema de control interno no puede garantizar totalmente la detección de errores, fraudes
o desvíos de los procedimientos administrativos, ni tampoco la exactitud de los informes. En
algunos casos no resulta posible aplicar el control interno en forma estricta, por resultar
antieconómico en estos casos; se suele aplicar un control directo más intenso. (Ej. Arqueo
físico de inventario en un hipermercado)
Las normas de control interno3 son una guía que sirve a quien diseña sistemas. El uso o
aplicación de estas normas deberá estar vinculado con las características propias de la
empresa y a las particularidades que adopta la operación.
Un ejemplo de norma de Control Interno es determinar que los cheques que se libran para el
pago a proveedores deber ser firmados por dos personas de la organización que trabajen en
distintos sectores. Por ejemplo alguien de pagos y alguien de administración. De esta manera,
la segunda firma sirve de control respecto de que el monto que se está pagando se
corresponde con los comprobantes que dan sustento al trámite.
Automatización de los sistemas organizacionales
El estudio de los sistemas de información en una organización, generalmente, se

lleva a cabo por los siguientes motivos:
Identificar el origen de problemas de control, performance, eficiencia,
seguridad, etc. con la finalidad de proponer soluciones y mejoras.
Automatización de actividades repetitivas que se están ejecutando en
forma manual.
Mejorar el desempeño del sistema actual en términos de performance,
control de operaciones, información que produce, etc.
Automatización de los circuitos de información, con la finalidad de mejorar
los procesos de negocio y disminuir los tiempos muertos.
Estos procesos de automatización han ido evolucionando de la misma
manera que lo hizo el hardware y el software, acompañado por una baja de los
costos de estos elementos que resultan esenciales para la automatización.
3
Para mayor detalle respecto de las distintas normas de control interno, consultar el apunte
“Circuitos Administrativos y Normas de Control Interno”
10

02
En términos de la pirámide organizacional, una organización debe,
necesariamente, comenzar por la automatización de sus sistemas transaccionales u
operacionales para ir evolucionando hacia los niveles superiores de la pirámide
mediante sistemas de apoyo a las decisiones hasta llegar a sistemas de información
ejecutiva. Este proceso de automatización hace que los sistemas van disminuyendo
a cantidad de información que administran para pasar a administrar conocimiento
organizacional.
Bibliografía
Ingeniería de Software de Ian Sommerville. Editorial Addison Wesley

(2002). Ingeniería de sistemas basados en computadora: pp. 20 – 25
Sistemas de Información para la Gestión Empresaria, Planeamiento,
Tecnología y Calidad de Alberto R. Lardent. Editorial Prentice Hall
(2001). Estructura organizativa y sistemas de información: pp. 79 - 119
11
Automatización del Flujo
de Trabajo

03
03 Flujo de Trabajo - Workflow
F l uj o de Tra ba j o - Wor k fl ow
La transformación del software empresarial ha evolucionado desde la automatización
de procesos manuales a la automatización del flujo de trabajo. Flujo de trabajo es la secuencia
de acciones y pasos usados en los procesos de negocios. El flujo de trabajo automatizado
aplica tecnología al proceso, aunque no necesariamente en cada acción.
Workflow se relaciona con la automatización de los procedimientos donde los documentos, la

información o tareas son transferidas entre los participantes del sistema de acuerdo a un
conjunto de reglas previamente establecidas. El objetivo es llegar a culminar una meta común
impuesta por la empresa. Podemos ver al Workflow como un conjunto de métodos y
tecnologías que nos ofrece las facilidades para modelar y gestionar los diversos procesos que
ocurren dentro de una empresa.
Se podría decir que la tecnología de Workflow se basa en la idea de que algunas tareas son
realizadas más efectivamente por las computadoras que por las personas. Los humanos somos
buenos para tomar decisiones, innovar, identificar hechos inesperados. Pero usualmente no
somos eficientes en actividades tales como: buscar un documento entre cientos; tener
presentes los vencimientos de las tareas que se tienen que realizar dentro de ciertos plazos;
así como también el asegurarse que el trabajo terminado pase de un lugar a otro respetando
una secuencia definida.
La actuación del Workflow se ha desarrollado dentro de tres etapas, podremos identificar lo

que sería un Workflow Manual en la primera etapa, el Workflow Automatizado dentro de la
segunda, y lo que ofrece el Workflow en la actualidad. En el primer caso podemos ver que
antes que la informática se integrara al trabajo cotidiano, éste era realizado manualmente
combinando toda la información en distintas carpetas/legajos/libros de registración/
fichas/cuadernos. En este ambiente era bastante difícil determinar el estado de un trámite, así
como también el hecho de determinar el proceso a seguir.
Surge la necesidad de remplazar las actividades manuales por actividades automáticas,

buscando tener un mayor control y coordinación sobre toda la información, logrando
automatizar ciertas tareas, que antes se realizaban manualmente. Por esto podemos hablar de
un Workflow Automatizado refiriéndonos a la automatización del flujo de trabajo. Por
ejemplo, la automatización del registro de entrada y salida de personal, pasó de tarjetas
mecánicas o registro de firmas a la lectura digital de un código que es informado, en tiempo
real, al sistema que contabiliza las horas trabajadas por empleado. Esta automatización de esta
tarea permite conocer que empleados se encuentran, en determinado momento, en la
organización sin necesidad de trasladarse hasta el fichero de tarjetas y verificarlo
manualmente.
Finalmente llegamos a la actualidad, donde nos encontramos con el objetivo de resolver

eficientemente el Workflow. Actualmente existe una proliferación de diversos mecanismos de
intercambio de información. Los mismos facilitan el manejo del flujo de información en
general. Las metas son similares a las de épocas anteriores, pero el punto de partida y el
impacto son distintos. Dentro de la evolución actual del Workflow como tecnología,
identificamos la evolución y creación de ciertos productos que acompañan al Workflow:
 Procesamiento de imágenes: En este caso se captura en forma de imagen electrónica

(por ejemplo mediante un escáner) la información o documento que se desea, para
2
Automatización del Flujo de Trabajo - Workflow

03
luego ser pasada entre los diferentes participantes con distintos propósitos, durante la
realización de un proceso.
 Administración de documentos: Esta tecnología esta relacionada con la
administración del ciclo de vida de los documentos. Esta incluye facilidades para
guardar en un depósito común aquellos documentos que se comparten, así como
también las facilidades para el acceso o modificación de los mismos mediante un
conjunto predefinido de reglas.
 Correo Electrónico y Directorios: El Correo Electrónico provee las facilidades para
distribuir información entre individuos de una organización, o entre distintas
organizaciones. El sistema de directorios no sólo provee una forma de identificar a los
participantes dentro de un conjunto de direcciones de correo electrónico, nos ofrece
además la potencialidad de registrar la información sobre los participantes, es decir,
roles dentro de la empresa u otros atributos.
 Aplicaciones basadas en transacciones: Las transacciones de Workflow guardan la
información, reglas, roles, y otros elementos sobre un servidor de Bases de Datos
Relacionales, ejecutando la aplicación de Workflow sobre una interfaz gráfica para los
usuarios. Estas aplicaciones típicamente incluyen componentes gráficos para el ingreso
de datos.
 Procesamiento de Formularios: El ambiente de los formularios es amigable y familiar
para muchos usuarios. Éste es un excelente vehículo para el manejo de la información
dentro de una aplicación de Workflow, basado en el valor de los campos de un
formulario. Algunos productos para implementar aplicaciones de Workflow proveen
constructores de formularios, o se integran a constructores de terceros.
Algunas de las razones por las cuales las organizaciones podrían considerar adoptar una
solución de Workflow son la eficiencia en los procesos y estandarización de los mismos. Esto
conduce a:
 Una reducción de costos dentro de una empresa (la reducción más significativa es
debida a la reducción de gente empleada).
 La estandarización de los procesos lleva a tener un mayor conocimiento de los
mismos, lo que a su vez conduce a obtener una mejor calidad de estos.
 La administración de los Procesos (Process Management). Utilizando la tecnología
de Workflow es posible monitorear el estado actual de las tareas así como también
observar cómo evolucionan los planes de trabajo realizados. Permite ver cuáles
son los embotellamientos dentro del sistema, es decir aquellas tareas o decisiones
que están requiriendo de tiempo no planificado y se tornan en tareas o decisiones
críticas.
 La asignación de tareas a la gente. La asignación de tareas se realiza mediante la
definición de roles dentro de la empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los
trabajos caso por caso.
 Los recursos disponibles. Se asegura que los recursos de información (aplicaciones
y datos) van a estar disponibles para los trabajadores cuando ellos los requieran.
 El diseño de procesos.
3
Hay además muchos aspectos operacionales por los cuales es deseable contar con una
tecnología de Workflow ya que actividades como la secuencia de tareas, quienes la realizan,
mecanismos de control y monitoreo, son implementadas por software de Workflow.
El Workflow permite automatizar diferentes aspectos del flujo de la información: rutear los
trabajos en la secuencia correcta, proveer acceso a datos y documentos, y manejar ciertos
aspectos de la ejecución de un proceso.
Resumiendo, es de destacar a Workflow como una herramienta de automatización de trabajos

de oficina que ha ganado aceptación y uso en sistemas de negocios, a causa de su habilidad
para incrementar la productividad. Pensemos en unn documento que necesita moverse de un
lugar a otro hasta concluir un trámite, la información fluye mediante formularios electrónicos
según rutas y reglas predefinidas.
Workflow es “La automatización de los procesos que se usan diariamente en una empresa.
Una aplicación de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades y tareas usadas
para ejecutar los procesos, incluyendo monitoreo en cada instante del proceso, así como las
herramientas para administrar el mismo”. Workflow es “La implementación del proceso de
distribución electrónica de trabajo”.
Primero, Workflow refleja las prácticas y procedimientos de las organizaciones. En otras

palabras, Workflow debe capturar el quién, qué, cuándo, dónde y porqué de una organización
y los usa para controlar el flujo y la distribución del trabajo.
Segundo, Workflow controla el flujo y distribución de trabajo electrónicamente. Workflow es

“la descripción de procesos de negocios en términos de tareas, prioridades, relaciones,
organizaciones, información y herramientas”. Es decir, Workflow son las tareas, pasos para
procedimientos, organizaciones o personas involucradas, información de entrada y salida
requerida, y herramientas necesarias para cada proceso de negocio.
Plantearemos ahora, que problemas se presentan generalmente en los negocios.
Tradicionalmente, los problemas que se han presentado son los siguientes:

 No existen medios efectivos de comunicación,
 Se pierden solicitudes,
 Empeora la imagen de la empresa,
 Falla la coordinación interna,
 No se sabe qué está pasando,
 Falla el control de solicitudes reiteradas,
 No hay flexibilidad para adaptarse a los cambios,
 No es posible sistematizar los nuevos problemas recurrentes,
 Aumentan los problemas clasificados como OTROS,
 No existen datos de seguimiento, sólo conozco la fotografía actual y
 No se dispone de TODA la información.
Para solucionar los problemas precedentes, se necesita:
4

03
 Responder en forma efectiva a los requerimientos de los clientes,
 Conocer qué está pasando y cuándo ocurre,
 Anticiparse a los problemas que puedan ocurrir,
 Adaptarse a los cambios en el mercado y
 Hacer todo esto en forma eficiente.
Ventajas de un sistema Workflow.
La forma de resolución de los problemas mencionados consiste en un sistema basado en

Workflow, con las siguientes características:
 Desaparecen los “tiempos muertos”,

 Optimización del tiempo total de la transacción,
 Evita la duplicación de tareas,
 La información es colectada en la fuente, sin “intermediarios”,
 Todos conocen el estado de las transacciones,
 Integración de controles administrativos con sistemas informáticos,
 Seguimiento,
 Control de compromisos (atrasos, responsables, etc.),
 Tipificación de problemas,
 Flexibilidad ante los cambios (Las personas se focalizan en su trabajo) e
 Interacción con otras fuentes de información.
Para el logro de efectividad, deben ser tenidos en cuenta los siguientes factores críticos de
éxito:
 Tomar en cuenta que los seres humanos pueden pensar,

 Poner la información a su alcance,
 Dar las atribuciones apropiadas,
 Registro de cada evento y
 Utilizar información de gestión para lograr un mejoramiento continuo.
Desarrollaremos ahora un ejemplo de automatización del flujo de trabajo. Pensemos en las

operaciones que debemos realizar si queremos comprar el libro de Ian Sommerville. Nos dicen
que el libro puede adquirirse en la librería Cúspide. La manera de adquirir el libro en esta
librería, sin utilizar el sistema Workflow que posee la misma será la siguiente:
1) Conseguir información respecto de la dirección y teléfono de alguna de las

sucursales de Cúspide.
5
2) Llamar y consultar sobre la disponibilidad del libro “Ingeniería de Software”

de Ian Sommerville.
3) De no encontrarse disponible en esa sucursal, requerir el domicilio y
teléfono de una sucursal que cuente con el libro en su stock.
4) Viajar hasta la sucursal.
5) Requerir el libro a un vendedor.
6) Abonar en caja con alguno de los medios de pago de que disponemos, y
acepta la librería.
7) Retirar el libro en empaque.
8) Tarea cumplida.
Si utilizáramos el sistema workflow de que dispone Cúspide haríamos lo siguiente:
1) Acceder al sitio web de Cúspide: www.cuspide.com.ar

2) Buscar por título o por autor el libro “Ingeniería de Software” de Ian Sommerville.
3) Agregar el libro al “carro de compras”.
4) Llenar el formulario con el domicilio de entrega y seleccionar la forma de pago.
5) Recibiremos el libro en nuestra casa.
Ahora, ¿que paso internamente en Cúspide?
Nuestro pedido, generado vía web, quedo como pendiente de procesamiento para la oficina
de ventas. La oficina de ventas procesa nuestro pedido, verifica la forma de pago y generó una
orden de entrega electrónica para el sector despacho. Al mismo tiempo, el sistema envía,
automáticamente, un correo electrónico al cliente notificándole que su pedido ha sido
procesado, que será despachado en determinada fecha y que lleva el siguiente número de
pedido.
Despacho, empaca el libro y lo remite por correo al domicilio del solicitante.
Según el tipo de pago, el pedido pasa al sector cuentas a cobrar. Una vez que llega el aviso de
entrega y se confirma la acreditación del pago del cliente, cuentas a cobrar marca el pedido
como entregado. El pedido pasa a integrar las ventas realizadas vía Internet.
Observemos que toda la operatoria, dentro de Cúspide, se realiza sin que nadie se mueva de
su oficina dado que las transacciones “viajan” de un lugar a otro por la Intranet.
6

03
B i bl i o gra fí a
Sistemas de Información para la Gestión Empresaria, Planeamiento,
Tecnología y Calidad de Alberto R. Lardent. Editorial Prentice Hall (2001).
Estructura organizativa y sistemas de información: pp. 401
Workflow Management Coalition. Terminology & Glossary. Febrero de 1999 en:
www.wfmc.org
"Estrategia de integración de aplicaciones Mediante un Motor de Flujo de Trabajo"

de Antonio Alexis Moya Villegas,
http://portal.inf.utfsm.cl/PTE2003/Libros/Libro3/AMoya.pdf
Artículo introductorio a workflow en www.perfectxml.com/articles/xml/b2b.asp
7
Análisis Funcional

04
04 Análisis Funcional
I nt ro duc c i ó n
En las unidades previas hemos visto como representar el sistema bajo estudio. ¿Por qué es
necesario “representar” al sistema en estudio? Si el analista pude interactuar directamente
con el sistema real, ¿Por qué debo conformarme o tomarme el trabajo de representarlo?.
Veamos: según la Real Academia Española (RAE), representar es: “Hacer presente algo con
palabras o figuras que la imaginación retiene”. Nosotros, como analistas y luego como
diseñadores hacemos representaciones del sistema y decimos que intentamos representarlo lo
más fielmente posible. Pero, lamentablemente esto no es posible. ¿Por qué?, pues
simplemente porque la realidad es tan compleja que no es posible comprenderla cabalmente y
mucho menos “representarla”. De hecho, cada representación solo intenta reflejar un aspecto
de la realidad. A esto se le llama abstracción. Una abstracción es (nuevamente al decir de la
RAE) “Separar por medio de una operación intelectual las cualidades de un objeto para
considerarlas aisladamente o para considerar el mismo objeto en su pura esencia o noción.” Y
esto es EXACTAMENTE lo que tratamos de hacer. Como la realidad es muy compleja, tratamos
de separar por medio de una operación intelectual, aquellos aspectos que nos interesan ver en
un determinado momento y obviamos por completo aquello que no nos interesa. Cuando
estudiamos la construcción de los cursogramas, por ejemplo, nos enfocábamos solo en los
aspectos que tienen que ver con el tránsito de los documentos o información por los sectores
y las operaciones que se realizan con ellos y obviamos representar el color del documento, la
personalidad de los usuarios participantes en las operaciones o el tamaño de la oficina del
gerente de ventas y otras muchas cosas que seguramente nos llamaron la atención. De esta
manera logramos mostrar, a través de un conjunto pequeño de páginas el camino que sigue la
información en la organización.
Pero para poder comprender completamente (o lo más completamente posible) al sistema,

debemos observar otros aspectos de él. Desde el análisis funcional se intentará representar las
transformaciones que sufren los datos para convertirse en información. Para ello utilizaremos
el enfoque estructurado de sistemas.
E nf oq ue e s tr uc t ura do
A mediados de los ´70, el problema de especificar correctamente los requerimientos para un
producto de software, tanto aquellos que tienen origen en el usuario como los que surgen del
dominio de la aplicación, comienza a ocupar seriamente a quienes se encontraban
involucrados en el proceso de producción de software. Emergen nuevos enfoques intentando
ayudar a los analistas a producir relevamientos completos de los requerimientos.
En 1975, Douglas T. Ross y Kenneth E. Schoman, Jr. publicaron uno de los primeros trabajos
sobre técnicas de análisis y diseño estructurado SADT®. Este fue un importante avance
importante en las técnicas para la definición de requerimientos dado que se trataba defue una
de las primeras propuestas de un conjunto integrado de herramientas gráficas de modelado
para superar las deficiencias de las especificaciones en lenguaje natural, pero no fue el único. A
este trabajo le siguieron otros aportes muy valiosos tales como “Structured Systems Analysis:
Tools and Techniques” de Chris Gane y Trish Sarson(1977), “Essential systems analisys" de
Stephen McMenamin y John Palmer (1982) y “Modern Structured Analysis” de Edward
Yourdon (1989) entre otros ayudaron al enfoque estructurado a crecer y perfeccionarse.
2
Análisis Funcional
04
El enfoque estructurado fue pensado como una solución para el desafío que presentaba el
desarrollo de sistemas grandes y complejos (en esa época las computadoras empezaban a ser
utilizadashacerse populares en las grandes empresas y las aplicaciones de software se hacían
más complejas). Persigue dos objetivos: La división del sistema en componentes (para
disminuir la complejidad por efectos de la descomposición) y lLa construcción de un modelo de
sistema.
Se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema y no como hay que hacerlo.
De esta forma el analista se concentra en el modelo lógico (que es lo que se hace) dejando el
modelo físico (como se hace) para más adelante.
Para cumplir con su objetivo, el enfoque posee cuatro principios básicos en los cuales se basa :
1. Enfoque Top-Down: Esto significa que el análisis se hace pensando de lo

general a lo particular, o de arriba hacia abajo..
2. Caja Negra / Caja Blanca: Acompañando al enfoque Top-Down, el principio de

caja negra y caja blanca permite mejorar la abstracción al ocuparse, con la caja
negra, de estudiar lo que hace el sistema y, con la caja blanca, como opera
para llegar a hacer lo que hace.
3. Técnicas gráficas: Para evitar la ambigüedad del lenguaje natural en la

descripción del sistema.
4. Lenguaje Estructurado: Para aquellos casos donde las técnicas gráficas no

alcancen.
De esta manera (y como ejemplo) en un estudio de un sistema comenzaremos primero viendo

al sistema como un todo y observaremos cuales son las relaciones existentes entre el sistema y
su contexto (Top-Down). El sistema en ese momento es una caja negra, es decir no se desea
saber cómo funciona internamente sino solo las entradas que recibe y las salidas que produce.
Luego se convierte la caja negra en caja blanca, para ver cuales entradas llegan a que
subsistema y que salidas salen de cual subsistema. Una vez comprendido el sistema a ese
grado de abstracción, se puede descender de nivel para profundizar el conocimiento y tomar a
cualquier subsistema como sistema y volvemos a hacer lo mismo.
Nosotros en esta asignatura seguimos un modelo hibrido que nos ha dado muchas
satisfacciones tanto en el aspecto profesional (pues lo usamos como metodología de trabajo)
como en el académico. El modelo que proponemos aquí, toma como punto de partida tanto a
McMenamin y Palmer como a Yourdon. De este último se mantiene la idea de realizar un
modelo del sistema denominado modelo esencial conformado por un modelo ambiental y un
modelo de comportamiento. De estos dos modelos, se propone un refinamiento que consiste
en aplicar técnicas que facilitan la lectura y ayudan a disminuir la ambigüedad.
Para una mejor comprensión del modelo, es importante que tengas en claro como se debe
mirar al sistema en estudio, es decir, desdecon que óptica lo observaremos.
S i s t e m a s de R e s pu e s t a s P l a n e a d a o s
Los sistemas de información que intentamos representar, se corresponden con la clase de
sistemas "hechos por el hombre", cuya característica más importante es que estos son
interactivos; esto es, sistemas que actúan sobre cosas fuera de su control y éstas, a su vez,
3
actúan sobre el sistema. Una casilla de ventas del subterráneo de Buenos Aires es un ejemplo
de sistema interactivo. Los pasajeros quienes interactúan con el sistema de venta de
pasajescospeles están fuera del control del vendedor de pasajescospeles. El pasajero puede
decidir no viajar un día dado, o puede decidir viajar pero no comprar el pasajecospeles. Los
vendedores no tienen poder para forzar a los pasajeros a actuar de una forma en particular,
sin embargo, si un pasajero decide comprar pasajescospeles, éste debe interactuar con el
vendedor para solicitarle un cierto número de pasajescospeles y pagarle por éstos. En
respuesta, el vendedor actúa de una manera que afecta al pasajero: Le da al pasajero los
pasajescospeles solicitados y eventualmente le da el vueltocambio.
Observando este sistema interactivo, vemos que el pasajero que es parte de su entorno, actúa
sobre el sistema, y el sistema reacciona en consecuencia. La siguiente figura muestra esta
interacción.
Solicitud Pasajes
Pasajero
Vendedor
de Pasajes
Pasajes
Vuelto
Figura 1: Sistema de venta de cospelespasajes
Como en el sistema de venta de cospelespasajes, los sistemas interactivos tienen la forma

general mostrada en la siguiente figura.
Evento
Entorno
Sistema
Interactivo
Respuesta
Figura 2: Sistema interactivo
En la figura anterior se utilizaron los nombres genéricos evento y respuesta para las
interacciones entre el sistema y su entorno. Un evento es algún cambio en el entorno del
sistema que tiene influencia para él, una respuesta es un conjunto de acciones realizadas por
el sistema cada vez que el evento ocurre.
Hasta ahora la discusión se ha concentrado en las causas y los efectos de la relación entre los
sistemas interactivos y su entorno. Ahora veremos cómo los sistemas pueden responder a los
eventos. Dado un evento, un sistema puede dar una respuesta ad hoc o preparar una
respuesta planeada con anterioridad.
Cuando un sistema "inventa" una respuesta a un evento, luego de que el evento ha ocurrido,
entonces su respuesta es ad hoc. Por ejemplo, supongamos que el pasajero se choque una
4
Análisis Funcional
04
plataforma que está enfrente de la cabina de venta de pasajescospeles. Si el vendedor no está
familiarizado con este tipo de accidentes, ¿qué respuesta dará?. La respuesta será la que le
salga en ese momento, dado que el vendedor no estaba preparado para responder a ese
evento hasta que el evento ocurre. Una vez ocurrido, deberá actuar en consecuencia con una
respuesta no planificada.
Cuando la respuesta del sistema para un evento ha sido determinada antes de que el evento
ocurra, el sistema generará una respuesta planeada. Para nuestro ejemplo, supongamos que
se entrena a los vendedores para actuar frente a las víctimas que tropiezan en las plataformas,
entonces el vendedor actuará en consecuencia de su entrenamiento y de una forma prevista.
Ahora, la respuesta al evento se conoce antes de que el evento ocurra.
Los eventos a los cuales un sistema responde, pueden ser de dos tipos: Eventos externos o
eventos temporales. Los eventos externos son producidosinicializados por entidades en el
entorno (Entidades Externas), y los eventos temporales son producidosinicializados por el paso
del tiempo. A su vez, los eventos externos pueden ser de dos tipos: De tipo flujo son los
eventos que junto con el estimulo transportan información y los eventos de control que no
transportan información adicional al estimulo. De tipo flujo es por ejemplo la compra de
pasajescospeles por parte del cliente, pues debe informar (junto al deseo de adquirir
pasajescospeles) la cantidad que desea y el importe con el que paga. Para ejemplificar un
evento de control, podríamos pensar en un timbre que la casilla de ventas posee para que el
cliente avise su llegada, ante la posibilidad de que el vendedor se halla retirado
momentáneamente de la ventanilla. Este evento sólo da cuenta del timbre sonando pero no
hay información adicional. Los eventos temporales por su parte, alcanzan la definición de
evento dado que un sistema no puede aumentar o disminuir su velocidad de trabajo para que
el tiempo pase más o menos rápido por lo tanto, para el sistema su llegada es eventual.
Un sistema de respuestas planeadas, no actúa como consecuencia de cualquier evento que

ocurre en su entorno, sino de aquellos que son importantes para él, que son capaces de
producir un estímulo al sistema. En el ejemplo del sistema de venta de pasajescospeles, el
vendedor no actuará de ningún modo ante el evento de que un pasajero se pase de estación, o
que un pasajero pase caminando delante de la cabina de venta y lo mire.
El Modelo Esencial
El modelo esencial del sistema es un modelo de lo que el sistema hace para cumplir con los
requerimientos, desde el punto de vista lógico, esto es, sin preocuparnos de cómo lo hace1. El
modelo esencial está compuesto por el modelo ambiental y el modelo de comportamiento. El
modelo ambiental describe la relación del sistema con el contexto, permitiendo identificar los
flujos de entrada y salida de información, las entidades externas que producen y reciben
estímulos del sistema y, principalmente, definir el límite del sistema. Recuerda que una de las
cosas más complicadas en el análisis de cualquier sistema es identificar y establecer
claramente el límite.
Seguidamente se construye el modelo de comportamiento que guarda una relación estricta

con el modelo ambiental. Este modelo es una vista de “caja blanca” del sistema lo que permite
1
Nota aquí una diferencia sustancial de la visión con la que construiste cursogramas. Allí, el soporte de
la información y la cantidad de copias era importante. Acá, eso no importa para nada.
5
mostrar de que manera el sistema logra cumplir con sus responsabilidades (siempre desde el
punto de vista lógico). Observa como se ha aplicado aquí el concepto de Top-Down.
Para ayudar a su concepción, el modelo se construye pensando en que está siendo ejecutado
por tecnología perfecta, a la manera descripta por McMenamin y Palmer.
McMenamin y Palmer en su libro “Essential systems analisys" introducen el concepto de

“Tecnología Perfecta” para ayudarnos a separar la visión lógica del sistema (que es lo que
realmente nos importa ahora) de la visión física del mismo. Ellos dicen que una tecnología
perfecta es aquella que no cuesta absolutamente nada, no ocupa espacio, no calienta el
ambiente, hace cualquier tarea en un instante cero de tiempo, es capaz de recordar
absolutamente cualquier cosa y nunca se queda sin espacio, etc.
El modelo ambiental
El modelo ambiental describe esencialmente la relación entre el sistema y su contexto. Esta
representación pretende, fundamentalmente, describir que está dentro del límite del sistema
y que no. Utiliza para su representación completa tres componentes: la descripción de
propiedades del sistema, un Diagrama de contexto y una Lista de eventos.
Para una adecuada representación, el modelo ambiental debe ser descripto desde la
perspectiva externa del sistema (el analista está fuera del mismo), observando a éste como
una caja negra, es decir sin ver su comportamiento. La visión de caja negra permite una mejor
identificación de las propiedades del sistema en función de las respuestas que éste es capaz de
dar, o servicios que presta al ambiente.
Descripción de las propiedades del sistema

La descripción de las propiedades del sistema se conforma con las características del sistema
que resultan necesarias para satisfacer los requerimientos. Ésta ayuda a determinar el alcance
del sistema dado que se entiende que cualquier propiedad no incluida en esta descripción no
será responsabilidad del sistema.
Comenzamos aquí a ejemplificar usando un sistema que estimamos que todos conocen. Un
video club. En el ejemplo que vamos a tratar, el sistema tendrá las siguientes propiedades:
 Llevar registro de socios

 Verificar sanciones vigentes en los socios
 Llevar registro de alquileres de películas
 Llevar registro de las devoluciones de películas
 Aplicar sanciones a los socios que devuelven películas después del plazo
 Emitir diariamente un listado de morosos
 Aplicar sanción a los socios que tienen en su poder una película más de 30 días.
El diagrama de contexto
El diagrama de contexto es una representación gráfica del intercambio de información entre el
sistema y su contexto. Es un caso especial de Diagrama de Flujos de Datos (DFD) que
representa a todo el sistema como una caja negra y a todas las entidades externas con las
cuales el sistema se relaciona recibiendo sus estímulos a través de flujos de datos y recibiendo
las salidas del sistema.
6
Análisis Funcional
04
De esta forma, el sistema se representa como una burbuja que se identifica con el nombre del
sistema. A su alrededor se distribuyen las entidades externas dibujadas como rectángulos que
se identifican con el nombre del rol que juega la entidad externa al interactuar con el sistema y
una letra en el borde superior derecho en minúscula. El sistema y las entidades externas se
conectan, entre sí, utilizado arcos orientados que representan flujos de datos. Estos flujos de
datos se identifican con un nombre que debe ser único. Si el nombre se repite, significa que se
trata de la misma información. La siguiente figura representa un diagrama de contexto. En
esta figura, una persona juega dos roles diferentes como persona no socia y como socio. En su
rol de Socio, una persona puede solicitar películas en alquiler.
a b
Persona Datos Personales Socio
Devolución
Películas
Número de socio
b Solicitud de Sistema
Socio Sanción
Películas Video Club
Rechazo
Morosos
c
Administración
Figura 3: Diagrama de contexto de un video club.
Si fuera necesario repetir, por cuestiones de claridad, a una entidad externa con el mismo rol
se le coloca, en todos los casos, una línea cruzando el vértice inferior derecho. En la figura 1, la
entidad externa Socio es un ejemplo de entidad externa que debió invocarse más de una vez
en el dibujo.
Lista de eventos
La lista de eventos es una lista de doble entrada que enumera los estímulos que ocurren en el
exterior y a los que el sistema responderá con alguna actividad. Cada estímulo que el sistema
recibe, se representa como una fila en la lista de eventos y se describe con las siguientes
columnas:
1. Número de evento (#)

2. Rol de Origen (Rol O)
3. Evento
4. Flujo de datos de entrada (FDE)
5. Responsabilidad
6. Flujo de datos de salida (FDS)
7. Rol de Destino (Rol D)
7
La siguiente figura muestra un ejemplo de la lista de eventos que se corresponde con el

diagrama de contexto anterior.
# Rol O Ev ento FDE Responsabilidad FDS Rol D

Registrar Datos Personales
1 Persona Viene a asociarse Datos Personales Número de socio Socio
Emitir Númerode Socio
Verif icar sanciones prev ias

2 Socio Solicita alquilarpelícula Solicitud dePelículas EmitirRechazo Rechazo Socio
Registrar Alquiler
Verificar fecha de devolución
Emitir Sanción
3 Socio Dev uelv ePeliculas Dev oluciónPelículas Registrar Sanción Sanción Socio
Registrar Devolución
Emitir Listado de Morosos

4 -------------- Llegó el f in del día -------------- Morosos Administración
Registrar Sanción
Figura 4: Lista de eventos de un video club.
Consideraciones generales
Debe considerarse que los sistemas están en reposo y solo salen de ese estado por la llegada
de un estímulo, que se produce a partir de la ocurrencia de algún evento. Recordamos que los
sistemas pueden recibir estímulos producto de tres tipos de eventos: Los eventos de tipo flujo,
los eventos temporales y los eventos de control. Tanto los eventos de flujo como los eventos
de control se producen en el ambiente y son reconocidos por el sistema por su llegada,
mientras que los eventos temporales son reconocidos por el sistema dado el paso del tiempo.
Los eventos de tipo flujo se asocian a un flujo de datos, es decir que, el estímulo llega al
sistema mediante un conjunto de datos. En la figura 4, los eventos 1, 2 y 3 son eventos de este
tipo.
Los eventos temporales, ocurren dentro del sistema y están asociados a la llegada de algún
momento particular que es reconocible por el sistema. Se debe pensar que el sistema posee
un reloj interno que es capaz de producir eventos. Los eventos temporales, al igual que los de
control, no transportan información alguna mas allá de la necesaria para identificar cual es el
evento que se produjo. Por lo tanto el sistema debe ser capaz de cumplir con su
responsabilidad con la información con la que dispone internamente. El evento 4 de la figura 2
es un evento de este tipo. Como se puede observar, los eventos temporales no tienen rol de
origen (pues no son producidas por entidades externas) ni flujo de datos de entrada asociados
a él (ya que no transportan información).
Los eventos de control, por último, son eventos que si bien se producen en el exterior, como
los eventos temporales, no trasportan otra información más que la que permita identificar al
evento que se produjo. Son los típicos eventos que se disparan por la activación de un sensor.
Es difícil encontrar eventos de este tipo en sistemas transaccionales como el del ejemplo que
estamos tratando. Este tipo de eventos son sumamente frecuentes en sistemas de tiempo real
(pensemos en la máquina de café).
8
Análisis Funcional
04
Finalidad de cada columna de la lista
Número de evento: Es un número que identifica unívocamente al evento sin indicar orden de
ejecución alguno. No se prescribe ninguna técnica de enumeración de eventos, pero es común
comenzar de uno en adelante.
Rol de origen: Es el rol que juega la entidad externa que produce el estímulo al cual el sistema
debe responder. Los Roles de Origen deben ser exactamente los mismos que fueron
identificados, como entidades externas, en el diagrama de contexto y son todos los que
emiten flujos de datos hacia el sistema.
Evento: Describe cual es el evento que ocurrió. Los eventos se describen desde el punto de
vista del ambiente, es decir, “desde afuera”, viendo hacia dentro. Esto permite una lectura
secuencial como “El Socio devuelve películas”.
Flujo de datos de entrada: Nombre del flujo de datos de entrada que produce el evento. Debe
tener exactamente el mismo nombre con que fuera identificado en el diagrama de contexto.
Responsabilidad: Lista de las responsabilidades del sistema ante la llegada del estímulo. Se
debe tener en cuenta que como el modelo ambiental es una mirada de caja negra del sistema,
todo lo que consignemos como responsabilidades del mismo debe poder percibirse desde el
ambiente. Para eliminar la ambigüedad de interpretación en la lista de responsabilidades, solo
se utilizarán los siguientes verbos:
Registrar: Indica que el sistema registra la información que llega en un flujo de

entrada. Esta es una responsabilidad evidentemente interna del sistema, con lo cual la
única forma en que se puede detectar, que esto ha ocurrido viendo al sistema como
caja negra, es que el sistema evidencia en alguna salida que utilizó esa información
para producirla. En la figura 4, el evento 1 registra los datos de los socios, esto puede
deducirse dado que solo se acepta el pedido de películas por parte de un socio y es
necesario “conocer” quienes juegan ese rol. En el evento 2, el sistema registra las
películas alquiladas y en el evento tres las devoluciones. Estos registros se deducen de
la salida del listado de morosos que se emite en el evento 4.
Emitir: Indica que el sistema debe producir una salida. Esto se evidencia por la
ocurrencia de algún flujo de datos de salida.
Verificar: Esta responsabilidad indica que el sistema tiene la capacidad de controlar un

flujo de datos de entrada contra información que ya dispone internamente. La única
forma de saber, en una visión de caja negra, que el sistema está controlando algo es
que lo ponga en evidencia con alguna salida. En el ejemplo de la figura 2, la verificación
de la sanción que es responsabilidad del evento 2 se pone de manifiesto en la salida
“Emitir Rechazo”. El sistema realiza el control del socio que solicita alquilar películas
contra la información que posee de los socios que están sancionados.
Flujo de datos de salida: Si como responsabilidad del sistema ante la llegada de un estímulo,
este debiera dar una o varias respuestas al exterior, aquí se nombran todos los flujos de datos
que transportan la información que el sistema dará al exterior como respuesta.
Rol de destino: El rol que juegan las entidades externas que reciben los flujos de datos de
salida del sistema. Los flujos de datos de salida y los roles de destino son pares ordenados de
manera que deben ser puestos de forma tal que se entienda quien recibe que flujo de datos.
9
Tanto el flujo de datos de salida como el rol de destino va a estar presente solo si se identificó
un Emitir como responsabilidad del sistema, por otro lado, no puede haber un Emitir como
responsabilidad del sistema si no hay un flujo de datos de salida y un rol de destino asociado.
Relaciones entre técnicas

Un modelo ambiental así descripto permite visualizar las relaciones del sistema con el contexto
mostradas por el diagrama de contexto y la lista de eventos, las limitaciones del sistema
impuestas por las propiedades del sistema, las relaciones entre las entradas y las salidas
puestas de manifiesto en la lista de eventos, las responsabilidades que el sistema deberá tener
para cumplir con sus requerimientos, manifestados en la lista de propiedades y reveladas en la
lista de eventos. Todo esto sin ver aún al sistema como caja blanca para describir que
actividades lleva a cabo para alcanzar sus propiedades.
Si el sistema es modelado consistentemente, entonces todos los roles jugados por las
entidades externas al interactuar con el sistema e identificados en el diagrama de contexto
estarán en la lista de eventos. Los flujos de datos que emiten estas entidades externas tendrán
el mismo nombre que figura en la columna “Flujo de datos de entrada” en la lista de eventos y
estará relacionado con la entidad externa que lo emite. Todas las salidas que fueron
identificadas en el diagrama de contexto, estarán en la columna “Flujo de datos de salida” de
la lista de eventos e irán hacia la misma entidad externa que ya fue identificada. Por otra
parte, estas salidas deberán dar respuesta a todas las propiedades de la descripción de
propiedades del sistema y no habrá otras propiedades emergentes del sistema que no fueron
ya identificadas. La necesidad de la lista de eventos, es para suplir la incapacidad del diagrama
de contexto para identificar que salidas se corresponden a estímulos producidos por el
ambiente y cuales a eventos temporales. En este punto, es importante señalar que
disponiéndose de la lista de eventos, el diagrama de contexto puede, directamente, obviarse o
ser derivado, mediante herramientas automáticas, desde la lista de eventos.
Ahora que hemos avanzado con el sistema de ejemplo, observemos de nuevo la descripción de
las responsabilidades del sistema.
1. Llevar registro de socios

2. Verificar sanciones vigentes en los socios
3. Llevar registro de alquileres de películas
4. Llevar registro de las devoluciones de películas
5. Aplicar sanciones a los socios que devuelven películas después del plazo
6. Emitir diariamente un listado de morosos
7. Aplicar sanción a los socios que tienen en su poder una película más de 30 días.
Hay algunas propiedades que son fáciles de detectar observando al sistema desde afuera como
lo estamos haciendo en este momento, dado que se ponen de manifiesto por las salidas del
mismo. Es el caso de las propiedades 5 y 6. Las otras propiedades se infieren mirando la
relación entre entradas y salidas. Así, se que el sistema solo pide los datos del socio la primera
vez que la persona se presenta por lo tanto debe llevar su registro. Sé que verifica sanciones
porque cuando un socio pide una película su pedido puede ser rechazado por el sistema con
ese motivo, por lo tanto en algún momento debió haberlas aplicado. Hay dos momentos para
aplicar sanciones, uno cuando el socio devuelve las películas luego de que pasó el período de
10
Análisis Funcional
04
devolución y otro cuando no las devuelve por más de treinta días. Esta última responsabilidad
es más difícil de detectar ya que, como vimos luego, es responsabilidad de un evento temporal
con lo cual no posee entradas. La única forma de darnos cuenta de ello es ver que un socio que
no devolvió una película, al solicitar otra es sancionado (siendo que su sanción no pudo
provenir de una devolución anterior).
El modelo de comportamiento
Una vez modelado el ambiente, nos debemos abocar a analizar cómo hace el sistema para
cumplir con sus responsabilidades. El modelo de comportamiento, muestra al sistema como
una caja blanca, poniendo en evidencia al conjunto de actividades que debe realizar para
poder manifestar sus propiedades. Desde la perspectiva del usuario, diríamos las actividades
necesarias para cumplir con sus responsabilidades.
El modelo que vamos a realizar sigue siendo parte de lo que denominamos modelo esencial y
como en el modelo de comportamiento es donde solemos más frecuentemente olvidarnos de
esto, veremos ahora a que llamamos exactamente modelo esencial o esencia del sistema.
La esencia del sistema

La esencia de un sistema se componeconsiste de actividades esenciales y la memoria esencial.
Las actividades esenciales son todas aquellas tareas que el sistema debería realizar si se
implementara el sistema con tecnología perfecta. Si se piensa en las funciones de un sistema
de software típico, se verá que unas pocas de éstas son esenciales. Por ejemplo, la mayoría de
los sistemas realizan chequeos de auditoría para asegurarse de que no produzca salidas
incorrectas. Este chequeo sería innecesario en una tecnología perfecta, dado que el sistema
nunca cometería errores.
La memoria esencial se compone conconsiste de todos los datos que el sistema debería tener
que recordar si fueran producidos por actividades esenciales. En otras palabras, la memoria
esencial contiene todos los datos que un sistema tecnológicamente perfecto debería tener que
recordar. Para continuar con el ejemplo de las actividades de auditoría, muchos sistemas
mantienen archivos de seguimiento de auditoría (el registro de que operaciones fueron
realizadas con el sistema y por que usuario) y otros datos extraños que un sistema infalible no
necesitaría.
Se distinguen dos tipos de actividades esenciales: Las actividades fundamentales y las

actividades de custodia.
Actividades Fundamentales
Una actividad esencial es también una actividad fundamental si ayuda a justificar la existencia
del sistema. En otras palabras, una actividad fundamental realiza tareas que son parte del
propósito para el cual el sistema fue construido. Considere un sistema que paga horas
trabajadas como se muestra en la figura 5.
11
Horas Trabajadas
Nombre + Dirección
Pago de
Sueldos Horas
Trabajadas
Deduccuiones Cheque
Figura 5: Actividades fundamentales del sistema de pagos
Cada semana, los empleados le dicen al sistema cuantas horas han trabajado en la semana y el
sistema produce el cheque. Ahora suponte que debes comprar un paquete de software que
realice esta función. Entonces entrevistas a varios representantes de venta de software para
comparar las empresas y la lista de características de sus productos. ¿Qué características
influirán en tu decisión? ¿Estarás influenciado por los productos que mantienen un
seguimiento de los empleados, sus sueldos, sus impuestos a las ganancias y otras
deducciones? Tal vez, pero ciertamente no estarás satisfecho, porque las personas de venta no
tle prometen la principal característica que estás buscando: la generación de cheques.
Para decirlo de otra manera, la razón de que este sistema exista es pagar las horas trabajadas.
El seguimiento de empleados, sueldos y deducciones a realizar para pagar las horas trabajadas
no, porque son funciones auxiliares de la actividad principal y es obvio que el sistema necesita
hacerlas puesto que si no, no cumpliría con su responsabilidad correctamente. Ésta es
información necesaria para su funcionamiento. De esta forma la actividad fundamental para
este sistema es la producción del cheque para pagar las horas trabajadas.
Cada actividad fundamental necesita de dos partes: La respuesta planeada y la definición del
estimulo de la actividad. La respuesta planeada es el conjunto de acciones llevadas a cabo por
el sistema para realizar una actividad. Como en todo sistema de respuesta planeada, la
respuesta es iniciada por un evento temporal o externo. La actividad comienza cuando se
reconoce un estímulo enviado por un evento externo en cualquier momento que el evento
ocurra. En el sistema de pago de horas trabajadas, el estímulo es la tarjeta suministrada por el
empleado y la respuesta es la generación del cheque.
La memoria esencial
Para producir una respuesta apropiada, la actividad fundamental debe tener a su disposición
toda la información necesaria. Por ejemplo, la actividad fundamental "Pagar horas trabajadas",
necesita la identidad del empleado, el sueldo que percibe, el día en que se paga, las
deducciones a realizar y la cantidad de horas trabajadas en el período de pago. Algunos de
estos datos vienen del entorno mientras que el resto viene de la memoria esencial. Cuando
ocurre un evento, la actividad fundamental habitualmente obtiene algunos datos desde el
entorno del sistema para dar la respuesta apropiada. En nuestro ejemplo la tarjeta identifica al
empleado y las horas trabajadas durante el período de pago. Estas piezas de información son
parte del estimulo, y vienen junto al evento desde su origen, ya que se trata de un evento de
tipo flujo.
Las actividades esenciales a menudo también requieren información de otras fuentes: necesita
información producida por ella misma o por alguna otra actividad esencial en el mismo sistema
12
Análisis Funcional
04
en respuesta a algún evento anterior. La actividad Pagar Horas Trabajadas puede necesitar
saber el monto total pagado a un empleado en lo que va del año o en los últimos seis meses
(para descontar ganancias o pagar aguinaldos) y así calcular correctamente el importe a
abonar. Muchos sistemas recuerdan ese tipo de información.
El total de todos los elementos de datos recordados por el sistema y requeridas por sus
actividades fundamentales se denomina memoria esencial.
El sistema debe recordar estos datos debido a las imperfecciones del entorno. Uno podría
pensar "Si tengo una tecnología perfecta, ¿porqué el sistema debería recordar los sueldos de
los empleados? ¿Por qué no se lo preguntamos al empleado? Sencillamente porque el
concepto de tecnología perfecta no se aplica al entorno.
La memoria esencial también incluye declaraciones de como las actividades fundamentales

acceden a los datos almacenados. Por ejemplo, la actividad de pagar debería poder ver los
sueldos de un empleado identificado, digamos, por número de documento. La figura 6
muestra como se representa a la memoria esencial de la actividad de Pagar Horas Trabajadas.
Las dos líneas paralelas indican un almacén de datos, cada almacén representa un sub
conjunto de la memoria esencial2. El nombre de cada almacén de datos aparece va a aparecer
luego como una entrada en el diccionario de datos y también la definición de los elementos de
datos almacenados. El diccionario de datos es otro de los elementos del modelo de
comportamiento que veremos luego.
Para que una memoria esencial complete su propósito, se debería poder responder a dos
preguntas:
¿Cómo hace el sistema para adquirir los datos recordados?
¿Cómo hace el sistema para asegurarse de que los datos están lo suficientemente
actualizado para servir a las actividades fundamentales?
Estas tareas son llevadas a cavo por el otro tipo de actividades esenciales: Las actividades de
custodia.
2
En nuestro modelo, nosotros llamamos memoria esencial a los almacenes de datos individuales.
Recuérdalo para no confundirte.
13
i ón
cc
ir e
D
+
e
br
om Horas Trabajadas
N
Sueldos
Pagar
Horas
Trabajadas
Cheque
es
on
ci
uc
ed
D
Figura 6: Memoria esencial del sistema de pago.
Actividades de custodia
Las actividades de custodia establecen y mantienen la memoria esencial del sistema,
adquiriendo y almacenando la información necesaria para las actividades fundamentales. Estas
también actualizan la información almacenada para que se mantenga correcta. La esencia del
sistema de pago debe incluir actividades para hacer el seguimiento de los cambios en el
conjunto de empleados, sus sueldos y sus deducciones. Estas actividades de custodia se
muestran en la figura 7.
Al igual que las actividades fundamentales, las actividades de custodia consisten de una o más
respuestas planeadas y la definición de un estímulo. En el caso de las actividades de custodia,
las respuestas consisten de una actualización a la memoria esencial del sistema en lugar de
enviar una salida al mundo exterior.
Aumento
Sueldos
Manteni_
miento de
Sueldos
Horas Trabajadas
Ingresos
Nombre +
Manteni_
Direccion
miento de
Empleados Pagar
Despidos
Horas
Trabajadas
Deducciones
Manteni_ Cheque
miento de
Actualización deducciones
de Deduciones
Figura 7: Actividades de custodia del sistema de pagos
14
Análisis Funcional
04
Combinación de actividades esenciales.
Muchas actividades esenciales fundamentales lo son también de custodia, esto es, mientras
realizan respuestas planeadas fundamentales, también actualizan la memoria esencial. En el
ejemplo que hemos seguido las actividades eran fundamentales o de custodia, pero en un
sistema real, rara vez las actividades fundamentales no realizan actualizaciones de la memoria
esencial. Normalmente ellas deben recordar que es lo que hicieron para luego usar esa
información ellas mismas o para uso de otras actividades fundamentales. Igual que las
actividades fundamentales, las actividades de custodia, pueden combinar la actualización de
los datos y además dar alguna respuesta al mundo exterior.
Entonces el modelo de comportamiento se integra con dos componentes: El diagrama de flujo

de datos particionado por eventos y un diccionario de datos. Ya que hemos estudiado los
componentes del modelo esencial, sigamos ahora viendo formalmente los elementos del
modelo de comportamiento.
Diagrama de flujo de datos particionado por eventos (DFD-PE)

Un DFD-PE es una técnica gráfica compuesta por cuatro elementos: Entidades externas,
Actividades Fundamentales, Memoria Esencial y Flujos de datos.
Entidades externas
Son los elementos del contexto que se relacionan con el sistema, produciéndole estímulos o
recibiendo las salidas. Deberán ser los mismos que fueron identificados en la lista de eventos
como roles de origen o destino.
Flujos de datos
Igual que en el diagrama de contexto, los flujos de datos son arcos orientados. Dentro del DFD-
PE hay dos tipos de flujos de datos, los Flujos de Datos Externos que son los que comunican al
sistema con el contexto, y por lo tanto requieren de interfaces para comunicar al sistema con
la entidad externa, los cuales serán identificados con un nombre y los Flujos de Datos Internos
que no llevan identificación y son los que conectan a las actividades esenciales con las
memorias esenciales.
Memoria esencial
La memoria esencial es la encargada de recordar toda la información que es necesaria para
que las actividades esenciales cumplan con su objetivo. Como el sistema está siendo ejecutado
por tecnología perfecta, no se impone sobre ella ninguna limitación, pero se debe tener en
cuenta que por tratarse de un modelo “esencial”, el sistema solo recordará lo que sea
indispensable y nada más que eso.
Actividades Esenciales
Las actividades esenciales son las encargadas de llevar a cabo las funciones del sistema para
cumplir con las propiedades que son percibidas desde el exterior. Estos elementos son los
únicos que realizan funciones en el sistema. Hay dos tipos de actividades esenciales: Las
fundamentales y las de custodia. Las actividades esenciales fundamentales son las encargadas
de cumplir las actividades necesarias para que el sistema pueda manifestar sus propiedades y
por lo tanto son las que proveen las salidas del sistema. Las actividades esenciales de custodia
son las que proveen las interfases necesarias para mantener actualizada la memoria esencial.
La figura 8 muestra un ejemplo de un DFD-PE que representa al sistema del video club.
15
Dev olución b
a Socio
Persona Datos Personales Películas
1 3
Atender
Asociar
Número de socio Devoluciones Sanción
Clientes
Socios
b
Socio
Solicitud de 2
Películas Alquileres
Alquilar Películas
Películas c
Administración
4T Morosos
Rechazo
Emitir
Socios
Morosos
Figura 8: DFD PE de un video club.
Reglas generales de construcción

En el diagrama habrá una Actividad Fundamental por cada evento identificado en la lista de
eventos. Las actividades son identificadas usando el mismo número que identifica al evento en
la lista y un nombre que describirá la responsabilidad que le cabe a esa actividad. Si el evento
que estimula a la actividad es temporal, se coloca una T al lado del número. Los flujos de datos
externos se identifican con un nombre que será el mismo nombre que se usó en el diagrama
de contexto y en la lista de eventos. Para los flujos de datos internos se sigue el siguiente
razonamiento: Un flujo de datos interno que va desde una actividad a una memoria indica que
la actividad “Registra” algo en la memoria. Un flujo de datos que va desde la memoria a la
actividad indica que la actividad está consultando algo recordado previamente. Si el flujo de
datos posee flechas en ambos sentidos indica que la actividad registra y consulta.
Las memorias esenciales, se identifican con un nombre que describe a la información que
recuerda. Como es un sistema de tecnología perfecta, no hace falta minimizar redundancia ni
evitar atributos nulos de manera que el contenido de las memorias solo se distribuye de
acuerdo al criterio del constructor siguiendo una asociación de ideas. Si dentro del diagrama y
por razones de claridad es necesario repetir una memoria esencial, la misma se identifica con
el mismo nombre y se le coloca doble línea en todos los casos en que aparezca.
La lista de eventos es la base desde la cual “deriva” la construcción del DFD-PE. Si en la lista de
eventos hemos identificado que como responsabilidad ante una solicitud de alquiler de
películas el sistema debe:
 Verificar Sanciones Previas: debo pensar donde se ubicarán las sanciones. En el

ejemplo de la figura 8, las sanciones están ubicadas en la memoria Socios y esto no
indica que solo se recordará la última sanción.
 Emitir Rechazo: debe haber un flujo de datos externo que vaya desde esta actividad
hacia el socio emitiendo el FDS “Rechazo”.
 Registrar Alquiler: se hace por un lado sobre la memoria Películas indicando que la
película alquilada ya no está disponible y sobre la memoria alquileres donde se
16
Análisis Funcional
04
recordará las fechas que serán necesarias para obtener el informe de morosos del
evento 4. Obviamente solo se registrará el alquiler si el socio no tenía sanciones
previas pero esto solo se ve en la descripción de la actividad en el diccionario de datos.
Una vez concluida la derivación del diagrama, se ve que la memoria Socios es alimentada por
la actividad “Asociar Clientes” y actualizada por “Emitir Morosos”, la memoria “Alquileres” es
mantenida por “Alquilar Películas” y por “Atender Devoluciones” y la memoria “Películas” es
actualizada también por estas dos actividades pero no hay ninguna actividad que coloque en
esa memoria las películas nuevas. Por lo tanto hace falta una actividad de custodia que
mantenga dicha memoria esencial y que no fue descubierta durante el modelado del ambiente
dado que no fue reconocida como una propiedad o servicio que brinda el sistema. Por lo tanto,
se deben actualizar las tres técnicas: Diagrama de contexto, lista de eventos y DFD-PE, para
incorporar la nueva información descubierta. Las figuras 9 A, B y C muestran estos cambios.
A
d Sistema
Proveedores Nuevas Peliculas
Video Club
B
# Rol O Evento FDE Responsabilidad FDS Rol D
... ... ... ... ... ... ...
Hay novedades de
5 Proveedores Nuevas Peliculas Registrar Peliculas
películas
d Nuevas Mto. de
Proveedores Películas
Peliculas Peliculas
Figura 9: A - Nuevo Diagrama de contexto, B-Nuevo evento en la lista de eventos y C-Nueva

actividad en el DFD-PE.
Diccionario de datos
El diccionario de datos es un listado organizado de todos los datos del sistema, con
definiciones precisas para que tanto el usuario como el analista tengan un entendimiento
común de toda la información y actividades que se encuentran en el alcance del sistema. Los
elementos que son descriptos en el diccionario son: Las entidades externas o roles, los flujos
de datos externos, las estructuras de datos incluidas en los flujos de datos, en las memorias
esenciales o en otras estructuras de datos de orden superior, los datos elementales que están
en las estructuras de datos, las actividades esenciales y las memorias esenciales. La definición
de estos elementos en el diccionario de datos ayuda a tener una interpretación precisa y
completa del diagrama. Como no es una técnica gráfica, es necesario ser cauteloso a la hora de
describir los elementos para no introducir ambigüedad.
Roles externos
Los roles externos se especifican poniendo en el diccionario su nombre como clave y su
descripción. Las descripciones deben ayudar a identificar que rol juega la entidad externa al
interactuar con el sistema.
17
Socio (RL)
Descripción : Persona que ya ha sido registrado por el sistema como socio.
Flujos de Datos Externos

Los flujos de datos se especifican utilizando su nombre como clave en el diccionario, una
descripción del flujo de datos, el origen o lugar desde donde parte, el destino o lugar donde se
dirige y el nombre de la estructura de datos que contiene.
Solicitud de Películas (FD)

Descripción : Información proporcionada por un socio para solicitar el alquiler de una película.
Origen : Socios (RL)
Destino : Alquilar Películas (AC)
Estructura de Datos que contiene : Alquiler_Pelicula (ED)
Memorias Esenciales
Las memorias esenciales se especifican en el diccionario de datos utilizando su nombre como
clave, una descripción de la memoria y el nombre de la estructura de datos que contiene.
Socios (MEM)
Descripción : Recuerda todos los socios existentes y sus sanciones
Estructura de Datos que contiene : ED_Socios (ED)
Estructuras de Datos
Una estructura de datos es una colección de datos que se agrupan para formar una idea
concreta. Las estructuras de datos se encuentran dentro de los flujos de datos, dentro de las
memorias esenciales y dentro de otras estructuras de datos de mayor nivel.
Alquiler_Pelicula (ED)
Descripción : Información proporcionada por un socio al solicitar el alquiler de una película.
Contenido : Número de Socio (DE)
Código de Película (DE) * {1,10}
Datos Elementales
Un dato elemental es una unidad indivisible y dentro del diccionario se especifica utilizando su
nombre como clave, una descripción, un alias si es que el mismo dato aparece en otra
estructura de datos con otro nombre, su tipo de dato, su longitud y opcionalmente el rango de
valores posibles.
Número de Socio (DE)

Descripción : identificador único de un socio.
Tipo de Dato : Numérico
Longitud : 8
Rango : 0..99999999
18
Análisis Funcional
04
Actividades Esenciales
Las actividades esenciales se especifican utilizando el nombre de la actividad como clave, una
descripción que defina globalmente el objetivo de la actividad, los pre-requisitos o cuestiones
que deberán estar dadas antes que la actividad lleve a cabo su responsabilidad, el detalle que
se define, utilizando lenguaje estructurado de alto nivel, su responsabilidad y los post-
requisitos o estados que dejó establecida la actividad luego que llevó a cabo su
responsabilidad.
Alquilar Películas (AC)

Descripción : Alquila películas a socios.
Pre-Requisitos :
La persona solicitante debe ser socia.
Detalle :
Si No está sancionado o la fecha de caducidad de la última sanción en Socios (MEM) < Fecha de alquiler entonces
Mientras haya código de películas en Solicitud de Películas (FD)
Si Película está disponible en Películas (MEM)
Registrar Alquiler
Fin Si
Fin Mientras
Sino
Emitir Rechazo
Fin Si
Post-Requisitos :
Se registró el alquiler
Se emitió rechazo
B i bl i o gra fí a y R e fe re nc i a s
 Ross D.T, Schoman K.E. Jr.; “Structured Analysis for Requirements
Definition”; IEEE Transactions on Software Engineering; Vol. SE-3, Nro 1
(Enero 1977)
 Yourdon E, Constantine L.L; “Structured Design: Fundamentals of a
Dscipline of Computer Program and System Design”; 2nd ed. Yourdon
Press; 1978
 Gane C, Sarson T. ; “Structured Systems Analysis: Tools and Techniques”.
Improved System Techniques; 1977.
 DeMarco T.; “Structured Analysis and System Specification”; Yourdon
Press; 1978
 Weingberg G.M.; “An Introduction to General Systems Thinking”; Yourdon
Press; 1978
 McMenamin S.M., Palmer J.F; “Essential Systems Analysis”; Yourdon Press;
1984
 Yourdon E.; “Modern Structured Analysis”; Prentice Hall; 1989
 Panessi W., Oloriz M.G., Ortiz C.; “Diagrama de Estructuras como Mapa del
Sistema”; WICC; 2005
19
20
Indicadores

05
05 Indicadores
E l v a l or de l a I n fo rm a c i ó n
Algunos autores plantean que nos encontramos en la “era de la información”, fundamentan su
postura demostrando que no es posible para una organización desarrollarse y mantenerse sin
contar con información de calidad y actualizada.
Los tiempos de que se dispone, actualmente, para tomar decisiones respecto de los costos de
producción o del tipo de producto que se retira o incorpora al mercado así como de los niveles
de producción con que se opera, hacen que la industria deba trabajar con su propia
información y no disponer solamente de la información que provee el mercado. En la época
industrial, realizar un cambio en un producto o modificar una acción en la línea de producción
podía llevarse a cabo en tiempos muy diferentes a lo que se requiere en la actualidad. Esto ha
elevado de manera estratégica el valor de disponer de la información lo antes posible y con la
mayor confiabilidad. Quien antes disponga de la información tomará antes las decisiones
estratégicas que lo posicionarán de mejor manera en el mercado.
El problema radica en determinar cual es la información de que se necesita disponer para

tomar decisiones y cual es el formato, y grado de agregación, que deberá tener esa
información para minimizar los tiempos de dicha toma de decisión. En este camino, una de las
primeras acciones a tomar es la definición de aquellos indicadores que resultan estratégicos
para la organización.
Indicador
Definición: Valor numérico usado para medir algo que es difícil cuantificar (OECD); ó
compendios, conjuntos o selecciones de datos básicos, como son las proporciones de una
población con una característica determinada, las tasas de incidencia o de cambio, las
mediciones de gravedad, de tiempo transcurrido, etc., las medias, las medianas y otras
medidas de tendencia central .
Los indicadores tienen la capacidad de mostrar información en términos del contexto en el

cual se encuentra esa información. Imaginemos el siguiente ejemplo, un productor de
manzanas, comenta que ha perdido diez cajones de manzanas durante la última cosecha
producto de una oruga que ataco sus depósitos. Ante esta información, que entidad puede
darse a la pérdida? Supongamos que la producción total de este productor fue de veinte
cajones de manzana, la pérdida fue del 50% de su producción. Pero si la producción total fue
de mil cajones? Perdió el 1% de su producción y el impacto, seguramente, será mucho menor.
Para evitar dar entidad descontextualizada a la información es que se utilizan los indicadores.
En este caso, el indicador sería la tasa de pérdida que se produjo producto de la oruga que
atacó los depósitos.
Cuando se utilizan los indicadores en actividades relacionadas con la gestión empresarial,

decimos que un indicador es un parámetro que nos permite medir el nivel de cumplimiento de
una actividad, mostrando el grado de avance y desviaciones en el cumplimiento de los
objetivos estratégicos, proyectos o servicios. También suelen utilizarse los indicadores para
medir el grado de satisfacción respecto de las políticas que se aplican a nivel institucional.
Las organizaciones suelen definir sistemas de indicadores para implementar sistemas

de monitoreo continuo en lugar de aplicar controles puntuales en momentos determinados. La
diferencia entre ambos sistemas de control es equivalente a la diferencia que existe entre una
fotografía y una película. Por ejemplo, una organización puede implementar conteos
2
Indicadores
05
periódicos para controlar el inventario del depósito de materias primas. El problema aparece
cuando se detectan diferencias entre lo contado y lo que debiera haberse encontrado en el
stock. En la mayoría de los casos, suele ser prácticamente imposible detectar el momento en
que se produjo la diferencia y la causa de la misma. Un sistema de indicadores para control de
inventarios, debiera alertar respecto de valores que están saliendo de los parámetros
previstos.
Estos sistemas de indicadores son los encargados de producir la información que da soporte a
los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones. Posibilitan disminuir la ambigüedad que
introduce el observador cuando se evalúan los niveles de eficacia y eficiencia de la gestión de
una institución, de un proyecto o de una actividad.
Los indicadores resultan esenciales en la instancia de evaluación de los programas o proyectos

que se ejecutan a nivel institucional, dado que posibilitan la determinación del grado de
cumplimiento de los objetivos que se plantearon en oportunidad de formular los proyectos.
Para definir que indicadores deben utilizarse para evaluar el desarrollo de una actividad, en
primer término tienen que identificarse los Factores Claves para el Éxito. Una vez identificados
estos factores, se debe establecer la forma de medir y la unidad de medida en que se
efectuará la medición. Al mismo tiempo, se debe establecer la manera en que se validarán los
indicadores, una vez puestos en práctica, para lograr su perfeccionamiento continuo y su
adecuación en función de la experiencia e información acumuladas.
Para poder interpretar un indicador debe definirse su meta. Si no se ha definido la meta de un

indicador, solo estamos recibiendo información descontextualizada. Imaginemos el siguiente
ejemplo, una organización puede tener definido un indicador para evaluar la tasa de cobertura
de un determinado producto que comercializa en el mercado. El indicador es definido como la
relación entre el número de unidades vendidas en un período y la población que tiene la
región que se está analizando. (por ejemplo, podría calcularse que el 5% de la población de la
región X consume nuestro producto en un mes). La cuestión es la manera en que se pondera la
información que está brindando este indicador: ¿es bueno o es malo que el 5% de la población
de la región este consumiendo nuestro producto? Aquí es donde cobra relevancia la meta que
nos hayamos definido para este indicador. En oportunidad de definirse el indicador tiene que
establecerse cual es el valor que se pretende alcanzar, o se espera, para ese indicador. Las
metas que se definen para un indicador deben ser consideradas alcanzables. La meta es: la
cuantificación de lo que se desea lograr acompañada de la fecha en que debe alcanzarse.
Tipos de Indicadores
Los indicadores pueden clasificarse o categorizarse de diferente manera, nosotros hemos
optado por clasificarlos en los siguientes tipos:
Estratégicos: son aquellos que se asocian al cumplimiento de los objetivos fundamentales de

una institución.
• Participación de la empresa en la producción de un cierto producto en el país.

• Evolución de la participación de la marca en el mercado. (alcanzar el 40% del
mercado para un determinado producto)
De Gestión: se asocian a los resultados y operación de los procesos clave de una organización.
3
05 Indicadores
• Ejecución presupuestaria y cumplimiento de las metas anuales.

• Proporción del personal de la organización que participó de actividades de
capacitación y formación durante un período.
De Servicio: se refieren al cumplimiento y la calidad en la prestación de un servicio y la
satisfacción percibida por el usuario.
• Relación entre la cantidad de productos entregados en los puntos de venta y

las devoluciones por parte de los clientes.
• La relación entre cantidad de reclamos atendidos en el sector de atención al
cliente y la cantidad de productos vendidos durante el mismo período.
De Proyecto o resultado: se asocian a la contribución del proyecto en el cumplimiento de los
objetivos.
• Relación entre el crecimiento de la producción durante un período y el

crecimiento de las ventas para el mismo período.
• Relación entre la cantidad de resultados alcanzados y los esperados.
Factores clave para el éxito

Se basa en identificar cuales son las actividades que deben realizarse satisfactoriamente para
que la gestión llegue a un buen resultado. Se pueden identificar en oportunidad de un
proyecto determinado, de una actividad de la organización, de un sector, o para un proceso en
particular. Se definen en un momento determinado y tienen validez solo para el período en
que se consideró que resulta clave para el éxito.
Otras de las consideraciones que deben hacerse al momento de determinar los FCE son:
• Deben precisarse claramente (sin ambigüedad)

• Se debe determinar como se medirán
• Definir el formato y periodicidad de los informes para su control
Estos FCE dan origen a la definición de los indicadores que se utilizarán en una
organización, podemos mencionar algunas de las fuentes en las que se encuentran los FCE:
• Dominio en que se desempeña la organización.

• El estado de la propia organización y su plan estratégico institucional
• El contexto nacional y regional en el que opera la organización
• Situaciones coyunturales de la organización
Métodos para generar información para los niveles gerenciales
No todos los gestores institucionales, ni todas las organizaciones aplican los mismos
métodos para hacerse de la información que se utiliza para la toma de decisión en los niveles
superiores de la pirámide organizacional. Los métodos que se aplican dependen, en algunos
4
Indicadores
05
casos, del nivel de desarrollo que tiene la organización, de la formación y capacitación de
quienes tienen a su cargo la toma de decisión o si la organización se encuentra estabilizada o
en un período de transformación (ya sea en crecimiento o reestructurándose para “achicarse”)
Podemos identificar, al menos, tres métodos que suelen aplicarse con frecuencia en nuestro
país:
• Técnica del subproducto: se basa en la agregación de datos transaccionales según el

criterio del responsable de controlar a los niveles operativos. Esta información
agregada, es la que se utiliza en los niveles superiores para la toma de decisión. Uno de
los principales problemas que tiene esta técnica, es que los criterios que se aplican
para agregar información en los niveles de control, no suelen ser los más adecuados
para la toma de decisión.
• Enfoque vacío: se basa en el principio de que lo mejor es tener la información del
momento. Persona a persona, de manera informal. “Lo que vale es la información
blanda”. Este método es bastante aplicado en las organizaciones que son dirigidas por
estructuras familiares. Se confía en la percepción que está teniendo quien se
encuentra involucrado en las actividades de las que se necesita tener información. Un
ejemplo de la aplicación de este método sería preguntarle al responsable de ventas si
opina que debe comprarse la misma cantidad de productos o variar la cantidad que se
compra, en función de su percepción de la evolución de las ventas.
• Principales indicadores: Se definen los principales indicadores que conformarán el
“tablero de control”. Se general alertas o informes cada vez que lo indicadores arrojan
resultados diferentes a los esperados. Continuando con el ejemplo anterior, se podría
generar un indicador que considere la tendencia de las ventas, el stock actual, la
estacionalidad del producto en cuestión (si la tuviere observando su comportamiento
en el mismo período del año anterior) y se genere un informe con la cantidad a
comprar. El tablero de control podría “encender una alarma” cuando se debe
gestionar la compra de algún producto y, “buceando” en profundidad desde la alarma
se informa cuales son los productos a comprar, la cantidad aconsejada y la fecha que
se espera para su disponibilidad.
Tableros de Control
Un tablero de control (Balanced Score Card), para una organización, es el equivalente
del tablero de un auto para quien se encuentra conduciendo. El tablero debe integrar todos
aquellos indicadores que le permitan tomar decisiones de la mejor manera y en el menor
tiempo posible.
A esta altura, es fácil encontrar la relación que existe entre los Factores Claves para el
Éxito y los tableros de control. Evidentemente, los tableros deben contener todos aquellos
indicadores que nos permitan “monitorear” o “controlar” que estemos en el camino correcto
para lograr los FCE.
Cuando una organización es capaz de pensar en Tableros de Control, ha podido pasar

de pensar en lo operativo a lo estratégico. Los directivos de las organizaciones debe trabajar
para “salir a flote” de las tareas operativas u organizativas y pasar a dirigir. En este proceso, los
tableros son excelentes herramientas de apoyo a la dirección.
5
05 Indicadores
Los tableros pueden aplicarse en los diferentes tramos o sectores de la pirámide

organizacional. Según en que caso se utilicen, se debe aplicar una perspectiva acorde a las
funciones que se llevan a cabo en ese tramo organizacional:
Impacto en la misión
Estratégica
Impacto en los resultados

Directiva empresarios
Los tableros servirán como herramienta de apoyo a laImpacto

toma deen los
decisión en cada uno
de los niveles decisorios de la organización. procesos
Operativa Esquemáticamente, podemos representar la
interacción de los tableros de control con la toma de decisión de la siguiente manera:
Tipos de Tableros
Los tableros pueden clasificarse según el tipo de control que permiten llevar a cabo:
Tableros de Control Estratégico: Brindan información interna y externa

respecto al posicionamiento de la organización. Ayudan a tomar
decisiones relacionadas con la evolución de la organización en el largo
plazo.
Tableros de Control Directivo: Posibilitan el monitoreo de la
Organización en su conjunto y de las diferentes “áreas clave”. Su
monitoreo permite tomar acciones que modifiquen los resultados
internos a corto plazo.
6
Indicadores
05
Tableros de Control Operativos: Permiten el seguimiento del estado de
situación de un sector o proceso para tomar medidas correctivas. Si
aplicación permite tomar decisiones en lo cotidiano.
Tableros de Control Integral: Agrupan la información más relevante de
las tres perspectivas anteriores. Son destinados a la Alta Dirección de
la organización.
Elementos que integran un Tablero de Control
Un Tablero de Control, puede integrarse con diversos componentes. La elección de
que colocar en el Tablero, está también relacionada con el tipo de tablero que se está
elaborando.
En un tablero, podemos mostrar el valor de un indicador, señalando la relación entre

dicho valor y el parámetro que se ha establecido para el mismo. Pensemos, por ejemplo que
nos hemos planteado alcanzar con nuestra línea de productos un objetivo de consumo: que el
10% de la población de determinada provincia compre, al menos, una unidad por mes. En este
caso mostraremos la tasa de cobertura como indicador y el objetivo o parámetro del 10%.
También pueden mostrarse distintos objetivos que fueron planteados para cierto
período, con la indicación de cuan cerca o lejos se está de alcanzar ese objetivo. Siguiendo el
ejemplo anterior, si se fijo llegar a 30 toneladas de venta mensual de determinado producto,
se puede calcular la venta proporcional acumulada, a medida que transcurre el mes, e ir
mostrando una barra que se acerque o aleje día a día de nuestro objetivo a alcanzar.
Otro componente, puede mostrar si nos encontramos o no dentro de los límites de

tolerancia que se han fijado para determinadas variables. Por ejemplo, el departamento de
finanzas ha fijado que las cuentas a pagar tienen que mantenerse entre un 10 y 15% por
debajo de las cuentas a cobrar. El tablero deberá mostrar esta relación entre las dos variables y
el porcentaje de diferencia en cada momento. Este porcentaje deberá disparar una alarma si
nos corremos del límite de tolerancia que se ha fijado.
Acabamos de mencionar a las alarmas, este es otro de los componentes típicos de un

tablero de control. Las alarmas no necesitan brindar mayor información que alertar si algún
indicador se encuentra fuera de lo previsto. El mismo caso anterior, podría mostrarse solo la
alarma que indique desfasaje entre cuentas a cobrar y cuentas a pagar para que un director
llame al jefe de finanzas y le pida explicaciones.
También los tableros pueden indicar acciones a seguir. Vender más a contado, vender
más a plazo, disminuir el nivel de gastos, controlar consumo de energía, habilitar otro
depósito, etc. Estas indicaciones suelen ser utilizadas para los niveles más operativos de la
organización. Podrían indicarse operaciones relacionadas con el control de un proceso
industrial, aumente el flujo de cierto fluido, suba dos grados la temperatura de la caldera,
apague el conversor, evacue la planta!
Otro de los elementos es agregar una agenda de compromisos a los tableros. El tablero
nos avisa que tenemos cierto compromiso que cumplir en determinado momento y nos indica
el tiempo que nos resta para llegar a tiempo.
7
05 Indicadores
Pasos a seguir para armar un Tablero de Control

Existen diversas metodologías para el diseño y desarrollo de tableros de control.
Nosotros presentaremos una metodología que se adecua a la forma en que se diseñan los
sistemas de información:
• Primera Etapa: Diseño Global del Tablero

– Determinar los objetivos estratégicos:
• Liderazgo
• Calidad del servicio
• Productividad
• Pertinencia social
– Determinar las Áreas clave de la organización:
• Estructura organizacional
• Flujo de trabajo, secuencia de los procesos organizacionales
• Segunda Etapa: Diseño Detallado del Tablero
– Indicadores clave o factores clave para el éxito:
• Como se mide el cumplimiento de los objetivos estratégicos
• Apertura por sectores: causa/responsable
– Forma de cálculo:
• Origen de la información
• Que datos se deben considerar
• Procedimiento a utilizar en el procesamiento
• Frecuencia de la información
• Tercera Etapa: Diseño Operativo del Tablero
– Establecer la base de comparación:
• Estándar de referencia
• Base para el cálculo de las variaciones
– Determinar puntos de alarma:
• Formas de dar aviso cuando se ha superado la tolerancia establecida.
– Definir la manera de mostrar las tendencias
– Determinar si el tablero va a proponer planes de acción.
8
Indicadores
05
B i bl i o gra fí a y R e fe re nc i a s
Ballvé, Alberto M.. “Tablero de control, organizando información para crear valor”. Buenos
Aires: Macchi, 2000
9
Anexo I
¿Cómo Estudio?

A1
A1
Anexos
¿Cómo estudio?
¿CÓMO ES TU FORMA DE ESTUDIAR?

Si querés saber cómo es tu forma de estudiar, te puede ayudar el completar el
siguiente cuestionario. Tenés que marcar con una cruz en la casilla que indique el
grado en que se cumple en vos lo que se señala en cada una de las cuestiones que se
plantean.
LUGAR Siempre Casi General- Algunas Nunca
siempre mente veces
1.- Estudio en un lugar fijo.
2.- Estudio en un lugar silencioso, alejado de

los ruidos, TV, radio, ..
3.- Ordeno todo el material que voy a

necesitar.
4.- Evito estar tumbado en la cama o sofá.
5.- Procuro que la iluminación sea adecuada.
6.- Controlo la temperatura para no pasar frío

ni calor.
PLANIFICACIÓN Siempre Casi General- Algunas Nunca

siempre mente veces
7.- Mi plan de trabajo incluye tiempo para

estudio, reposo, ocio, ..
8.- Planifico mi tiempo de estudio, sin esperar

que lo indiquen mis profesores.
9.- Mi horario de estudio es constante y fijo.
10.- Estudio 5 o 6 horas a la semana y dejo un

día de descanso.
11.- Después de una hora de estudio hago un

descanso y luego continúo.
12.- Estudio sin quitar horas al sueño (sin

trasnochar ni madrugar en exceso).
13.- Estudio a las horas en que sé que mi

rendimiento es mejor.
14.- Mi horario de estudio incluye todas las

asignaturas.
15.- Llevo al día asignaturas y trabajos

prácticos.
2
A1
Anexos
¿Cómo estudio?
EN CLASE Siempre Casi General- Algunas Nunca

siempre mente veces
16.- Atiendo las exposiciones sin distraerme.
17.- Tomo notas y apuntes de explicaciones y

ejercicios.
18.- Pregunto cuando no entiendo algo.
19.- Anoto solo lo importante de las

exposiciones y no intento copiar todo lo que
dicen los profesores.
20.- Utilizo abreviaturas para ganar tiempo al

tomar apuntes.
21.- Dejo margen amplio para completar

luego los apuntes.
22.- Confronto mis apuntes con los de mis

compañeros.
23.- Tengo los apuntes revisados y ordenados

por materia.
ESTUDIO Siempre Casi General- Algunas Nunca

siempre mente veces
24.- Antes de estudiar un tema examino

cuadros e ilustraciones para hacerme una idea
del contenido.
25.- Hago una lectura rápida de todo el tema y

luego leo detenidamente cada apartado.
26.- Intento fijar las ideas principales.
27.- Subrayo las ideas claves y los datos de

interés.
28.- Procuro que lo subrayado tenga sentido al

leerlo.
29.- Hago un esquema resumen de cada

capítulo.
30.- En los esquemas incluyo el contenido de

los apuntes de clase.
3
A1
Anexos
¿Cómo estudio?
ESTUDIO Siempre Casi General- Algunas Nunca

siempre mente veces
31.- Redacto los resúmenes con mi propio

lenguaje, sin copiar literalmente del libro.
32.- Acudo al diccionario cuando tengo alguna

duda.
33.- Si no entiendo algo lo anoto para

preguntar luego en clase.
34.- Estudio de forma activa haciéndome

preguntas sobre el tema.
35.- Consulto otras fuentes de datos además

de los apuntes (libros, revistas, CD, Web).
36.- Estudio mentalmente, sin mover los

labios ni pronunciar.
37.- Suelo dedicar a la lectura parte de mi

tiempo de ocio.
38.- El primer repaso lo hago inmediatamente

después de la clase.
39.- Repaso sólo sobre apuntes, esquemas,

resúmenes o textos subrayados.
40.- Intento memorizar solo lo esencial.
PARCIALES o EXÁMENES Siempre Casi General- Algunas Nunca

siempre mente veces
41.- Evito dejar el estudio para el último día.
42.- El día anterior respeto las horas

habituales de descanso.
43.- Preparo con antelación lo necesario para

la prueba.
44.- Confirmo fecha, hora y materia de la

prueba con suficiente antelación.
45.- Me aseguro de entender bien las

instrucciones antes de empezar a responder.
4
A1
Anexos
¿Cómo estudio?
PARCIALES o EXÁMENES Siempre Casi General- Algunas Nunca

siempre mente veces
46.- Distribuyo el tiempo de la prueba que voy

a dedicar a cada cuestión antes de empezar a
responder.
47.- Realizo un esquema antes de contestar a

cada pregunta.
48.- Procuro buena presentación: orden y

limpieza.
49.- Repaso lo escrito antes de entregarlo.
50.- Normalmente las calificaciones se

corresponden con lo que esperaba después de
hacer la prueba.
Número de respuestas
x5 x4 x3 x2 x1
Suma total
Cuando hayas contestado, suma las cruces marcadas en cada columna y anótalas en la fila
“número de respuestas”. Multiplica por el número que se indica y suma los valores resultantes
en cada una de las columnas para obtener la suma total.
Consultando esta tabla sabrás cómo es tu forma de estudiar:
De 200 a 500 Muy apropiada
De 150 a 199 Apropiada
De 101 a 149 Normal
De 51 a 100 Poco apropiada
Hasta 50 Inapropiada
5
A1
Anexos
¿Cómo estudio?
PROPONETE UN PLAN
En un cuaderno, carpeta o archivador que tengas siempre a mano realiza un recuadro

en grande como el que aparece abajo y escribe:
En la primera columna las cuestiones que marcaste como “nunca” o “algunas

veces” en el cuestionario, u otras que hayas descubierto que necesites mejorar (si son
más de cinco, selecciona las que te parezcan más importantes).
En la segunda, el plan que te propones para mejorar cada cuestión.
Cuando pase un mes, pensá si has mejorado o no en los aspectos señalados y lo

escribes en la última columna.
CUESTIONES A MEJORAR PARA ELLO, ME PROPONGO SEGUIMIENTO
6
A1
Anexos
¿Cómo estudio?
7
Anexo II
Cursogramas: Guía de autoestudio

A2
A2
Anexos
I nt ro duc c i ó n
En este documento, se explica qué son las técnicas de documentación, su finalidad y se

describe una de las técnicas más populares de documentación de circuitos administrativos
denominada Cursogramas.
C u rs o gra m a s
Existen diferentes maneras de describir procedimientos administrativos. La

forma tradicional, es la narrativa o prosa. Esta forma presenta dificultades debido a
que, generalmente, aparece una simultaneidad de aspectos que hay que considerar,
que se cruzan unos con otros en forma permanente.
Las dificultades más significativas a destacar son:
 La narración obliga a leer una cantidad voluminosa de párrafos.
 La corrección de la narración dependerá de la habilidad y manejo del
idioma de quien la redacte.
 Es difícil que dos personas den la misma interpretación a lo que leen.
 El uso de un vocabulario específico del dominio, puede agregar obstáculos
a la compresión de lo escrito.
 Puede estar viciada de subjetividad.
 No permite detectar si se ha omitido información.
Otra forma de describir los procedimientos es utilizando representaciones

gráficas. La representación gráfica constituye un lenguaje abreviado o forma de
expresión sistematizada, que permite la comprensión de un problema en períodos
relativamente cortos. Facilita la labor “de quién la lee” que, observando una planilla de
dimensiones limitadas puede llegar a conocer todos los detalles que le interesan de la
organización que está estudiando, a los efectos de su análisis.
Los cursogramas, también denominados Flujogramas o Diagramas de Flujo, son una técnica de
documentación que representan en forma analógica, la secuencia sistemática de acciones
(rutinas o procedimientos administrativos) que se efectúan para satisfacer las distintas
finalidades de la organización; es decir, representan en forma gráfica los circuitos de
información y flujo de documentos de una organización.
La utilidad de un cursograma es tanto mayor en cuanto más sintético sea, todo lo contrario,
por lo general, de una descripción narrativa.
El gráfico representa:
 Los sectores, personas o equipos que actúan como emisores y/o
receptores de información.
2
A2
Anexos
 Los límites que el analista ha fijado a su sistema, basado en su

conveniencia y de acuerdo con lo establecido en el reconocimiento.
 Los procesos a que son sometidos los datos.
 Los soportes físicos donde la información queda materializada.
 Los almacenes físicos (archivos, carpetas, folios) donde los soportes físicos
son almacenados.
 Los almacenes lógicos (archivos magnéticos) donde la información es
almacenada.
 Una breve descripción acerca de la naturaleza de los procesos
gráficamente representados.
Los cursogramas brindan información útil que permite una verificación del relevamiento
realizado, para determinar si está completo o falta relevar información. Luego, permite un
lenguaje común de validación contra el usuario, ya que está libre de ambigüedades e
interpretaciones subjetivas. Una vez validados, los cursogramas permiten efectuar el análisis
del procedimiento teniendo en cuenta la totalidad de las operaciones que lo componen y
finalmente, utilizarlos como base para la redacción de un informe detallado sobre el
procedimiento relevado y para el diseño de correcciones o modificaciones (detección de
errores u omisiones, eliminación de duplicaciones o actividades repetidas, establecimiento de
operaciones de control, entre otros)
Pero los cursogramas presentan algunas limitaciones que, aunque pueden ser
subsanadas, deben ser tenidas en cuenta. Las limitaciones que posee se derivan
precisamente de su naturaleza gráfica y la imposibilidad de ésta de representar todos
los rasgos del sistema.
Sus principales limitaciones se relacionan básicamente con las siguientes variables:
 Tiempo: no consideran el factor tiempo. De la observación se puede inferir

los sectores por dónde pasa la información y qué hace cada uno de ellos,
pero no el tiempo insumido de cada operación.
 Frecuencia y volumen: no aparece la cantidad de veces que se repite una
operación unitaria. El diagrama no indica si el proceso cumple una, cinco o
quinientas operaciones en un lapso de tiempo determinado
 Jerarquías: los diagramas individualizan a personas y sectores, pero no
establecen relaciones jerárquicas entre ellos.
Las limitaciones que tiene el cursograma son suplidas por herramientas

específicas que complementan al diagrama.
 El cronograma; indica los tiempos de proceso de cada sector y los horarios
de transferencia de información, para contemplar la variable tiempo.
 Los organigramas; muestran las relaciones jerárquicas entre los cargos que
ocupan las personas.
La utilidad de los cursogramas para el análisis del circuito excede las

limitaciones que posee.
3
A2
Anexos
La lectura de un cursograma pone clara y rápidamente de manifiesto:

 Rutinas o procedimientos administrativos.
 Sectores que quedan al margen de informaciones que resultan
imprescindibles.
 Sectores que son informados en redundancia.
 Operaciones, controles y/o archivos innecesarios.
 Controles necesarios que no se efectúan.
El análisis de ulterior de éstos permite entonces proponer alternativas de
circulación de la información que redundan en una reducción importante de tiempo o
costo de procesamiento.
Símbolos Utilizados
Para la confección de los cursogramas se utilizan símbolos y reglas convencionales, cuya
aplicación si bien dista de ser uniforme constituye un esfuerzo importante por lograr un idioma
común entre especialistas, técnicos y usuarios.
En este sentido el INSTITUTO ARGENTINO DE RACIONALIZACIÓN DE MATERIALES (IRAM),

estableció tres normas para la diagramación de los cursogramas administrativos:
La norma IRAM 34501/84, pretende:
a) definir una serie de símbolos convencionales que representan secuencialmente las

operaciones y controles efectuados en un procedimiento administrativo;
b) minimizar la cantidad de símbolos necesarios para simplificar la interpretación de

los diagramas;
c) utilizar principios mnemotécnicos que relacionen la forma de los símbolos con su

significado.
En el año 1999 el IRAM incluyó en la norma, con carácter experimental hasta tanto se la revise,
los símbolos a utilizar en la documentación de procesamiento de información estableciendo
convenciones para las representaciones de cursogramas de datos, cursogramas de programas
y cursogramas de sistemas.
La norma IRAM 34502/85, trata sobre las técnicas para la presentación grafica de los
procedimientos administrativos.
La norma IRAM 34503/74, por su parte, dispone los lineamientos generales para el diseño de
los formularios portadores de las representaciones graficas.
Estas normas buscan la racionalización de los procedimientos administrativos, pero no son

inflexibles ya que pueden ser adaptadas a las necesidades de la organización que las utiliza. El
nivel de detalle de las operaciones descriptas tiene relación directa con las necesidades a
cubrir y los objetivos perseguidos por la organización.
Por lo tanto, los símbolos y siglas a emplear deben ser definidos en una cartilla inicial del
cursograma, donde se los graficará junto con la indicación de lo que significan.
4
A2
Anexos
Teniendo como base la norma IRAM 34501 (versiones 84 y 99) la simbología a utilizar para el
diseño de representaciones gráficas y su oportunidad de uso se describen a continuación:
Representa Símbolo Uso Descripción

Operación: Representa toda acción de elaboración,
modificación o incorporación de información (emisión
a,b,c de formularios; incorporación de datos; autorizaciones,
consultas)
Control: Representa toda acción de verificación.

(cotejo entre comprobantes o registro y
comprobación; constatación, compulsa, examen, sobre
a,b,c los datos contenidos en los soportes de información;
comprobación de cálculos; corrección de datos; validez
de autorizaciones, entre otros)
Control y Operación: Resume a un control con sus

consecuentes operaciones a realizar. Es la unión de los
dos símbolos anteriores y es lo más común que suceda
a,b,c pues si algo se controla es porque luego se tomará
alguna acción. Por consiguiente es más sintético
representarlo de esta manera que desagregarlos y
realizar las operaciones después de controlar.
Archivo Transitorio: Almacenamiento

Actividades a,b,c sistemático temporario de elementos portadores
de información.
Archivo Definitivo: Almacenamiento sistemático
a,b,c y permanente de elementos portadores de
información.
Destrucción: Representa la eliminación de la
a,b,c información, se destruya o no el elemento
portador de ella.
Demora: Representa toda detención transitoria
del proceso a la espera de un acontecimiento
determinado. La denominación correcta sería
a,b,c espera, ya que se refiere al hecho de hallarse a la
expectativa de ocurrencia de un suceso, lo que no
implica necesariamente una demora del
procedimiento.
Datos en memoria: Representa datos guardados

a,c en una forma adecuada para ser procesados sin
especificar el medio que los contiene.
5
A2
Anexos
Representa Símbolo Uso Descripción

Decisión o alternativa: Representa una función
de decisión o conmutación que tiene una sola
entrada, pero puede tener dos o más alternativas
a,b,c
de salida, de las cuales una sola será activada,
según la evaluación de las condiciones indicadas
dentro del símbolo.
Traslado de Documentación (Flujo de

Documentos): Representa el desplazamiento
Curso de físico del elemento portador de la información y es
acción a,b,c la conexión entre los símbolos. La flecha indica el
sentido de la circulación. El sentido normal del
diseño es, mientras sea posible, de arriba hacia
abajo y de izquierda a derecha.
Traslado de Información (Flujo de

Información): Representa el desplazamiento de
la información sin desplazamiento físico del
a,b,c
elemento que la porta. Así se representa la
consulta a archivos o ficheros y el traspaso de
información verbal.
Soporte de
Formulario – Documento: Representan los
información a,c
soportes de información.
Procesos no Relevado: Representa el conjunto

a,b,c de acciones que se desconocen por falta de
relevamiento.
Proceso no Relevante: Representa el conjunto

de acciones que definidas, no interesan
representarse o no es necesario (procedimientos
a,b,c
externos a la empresa, para simplificar el
cursograma, eliminando los pasos que no hacen a
Unión o la situación estudiada).
vinculación
Conector Interior: Representa el nexo entre
procedimientos administrativos interrumpidos en
a,b,c
su graficación y cuya continuación se encuentra
en la misma página.
Conector Exterior: Representa el nexo entre

procedimientos administrativos interrumpidos en
a,b,c su graficación y cuya continuación se encuentra
en otra página del mismo circuito o de otro
circuito.
a) Cursograma de datos; b) Cursograma de programas, c) Cursograma de sistemas.
6
A2
Anexos
Elaboración del cursograma
Antes de explicar la forma de construcción de un cursograma, se da un ejemplo sencillo y

pequeño del dominio. La nota de relevamiento expresa la situación que se genera cuando un
alumno se inscribe en una asignatura para rendir final.
Sistema : UNLu Circuito : Inscripción de Alumno a Final

Volumen : 1000 Transacciones
Frecuencia : Períodos de Marzo, Mayo, Julio, Septiembre, Diciembre
Fuente : Sector de Alumnos de la Universidad, Normas Internas de la UNLu
Los Alumnos pueden inscribirse desde las fechas establecidas por cronograma, publicadas y
hasta 48 hs hábiles antes de la fecha correspondiente a cada mesa de final. Las fechas de las
mesas, son establecidas por los Jefes de división, almacenándose dicha información en el
archivo informático Mesas.dat que se encuentra disponible antes de la fecha de habilitación para
la inscripción.
El circuito comienza cuando un alumno se presenta al sector habilitado para la inscripción y
completa un formulario donde figura el número de legajo, Apellido y Nombre, Código de
carrera, Nombre de la carrera, los códigos de las asignaturas a las cuales se quiere presentar y los
nombres de cada asignatura. El Dto. de Alumnos verifica que se esté dentro del período válido
para la inscripción a cada asignatura consultando el archivo Mesas.dat, si esto no es así, se
rechaza la inscripción, de lo contrario se lo inscribe para rendir final como libre o como regular,
según la condición del alumno en esa asignatura, que se encuentra en el archivo MatAlum.dat.
Otro control que se debe realizar antes de inscribirlo, es que tenga las correlativas aprobadas,
para esto se debe consultar el archivo informático Correlat.dat y MatAlum.dat y que la
asignatura a la que se pretende presentar no la tenga aprobada, también consultando el último
archivo (esto es común que suceda, pues los alumnos se confunden de códigos de asignatura).
Las inscripciones se registran en el archivo informático Inscrip.dat. Los formularios de
inscripción que presenta el alumnos se lo sella como procesados y se lo archiva, pero antes de
archivarlos se le agrega en cada renglón correspondiente a cada asignatura, un código de
procesamiento que indica : R – Inscripto como regular, L – Inscripto como libre, NP – No
procesado por estar fuera del período, NPC – No procesado por falta de correlativas. NPA – No
procesado pues la asignatura solicitada la tenía aprobada. Luego se le emite un certificado de
inscripción al alumno, con las asignaturas que se inscribió y que no fueron rechazadas indicando
condición en cada asignatura. Un día antes de la fecha de cada final se imprimen las actas de
examen y se las remite al sector Apoyo a la docencia para que estos se las entreguen a los
profesores.
7
A2
Anexos
A lu m n o s D t o . d e A lu m n o s D t o A p o y o a la D o c .
F IE
F IE I
No
F IE F IE
II III
F IE
2
No
F IE
RI F IE IV
V
V
RI
24 hs del exam en
IV
AE AE
8
A2
Anexos
Formularios
FIE Formulario de Inscripción a Examen
RI Recibo de Inscripción
AE Acta de Examen
Archivos
I Archivo Informático de Mesas de Examen Mesas.dat
II Archivo Informático de Correlativas Correlat.dat
III Archivo Informático de condiciones de alumnos MatAlum.dat
IV Archivo Informático de Alumnos Inscriptos a Final Inscrip.dat
V Archivo Físico de Formularios de Inscripción
Operaciones y Controles
1 Se controla que se encuentre dentro del período de inscripción.
Si es así
Continúa en 2
Sino
se devuelve el formulario al alumno.
Fin si
2 Se controla que no tenga la asignatura aprobada, que tenga las correlativas
aprobadas y la condición del alumno en la asignatura.
Si todo está bien
Se emite el recibo,
Se sella el recibo
Se archiva el formulario
Se registra la inscripción.
sino
Se sella
Se archiva la inscripción.
Fin si
3 Se emiten las actas de examen.
Reglas de Construcción
La construcción del cursograma debe seguir ciertas reglas, explicitadas en las normas IRAM
mencionadas, que se comenzarán a ver aquí. Para una fácil referencia, se clasifican y numeran
respecto del tipo de símbolo al cual hacen referencia.
1 - Las columnas del cursograma

1.1 La representación de las áreas de responsabilidad es columnar.
1.2 Cada columna estará identificada en la parte superior con el nombre del
área pertinente.
2 - Tamaño de los símbolos
2.1 La norma IRAM 34501/84 establece que los símbolos deberán quedar
representados en un cuadrado de 10 mm de lado, con excepción del
símbolo de formulario, que se representará por un rectángulo de 12 mm de
altura por 17 mm de base, y el símbolo de proceso no relevante y el de
alternativa, que deberán graficarse dentro de un rectángulo imaginario de 8
9
A2
Anexos
mm por 15 mm. En todos los casos la tolerancia es de 1 mm en más o en

menos.
2.2 A los fines prácticos;
2.2.1 El tamaño de los símbolos, la separación entre ellos y el ancho
de las columnas deberán ser proporcionadas al tamaño del
diagrama.
2.2.2 El tamaño deberá permitir leer claramente los nombres
mnemotécnicos y los identificadores de los símbolos.
3 Flujos de Documentos
.3.1 El desplazamiento de las operaciones de un cursograma se deberá realizar en
forma descendente y en forma horizontal. Se hará en forma descendente
cuando las operaciones se realizan dentro de una misma columna que
represente una unidad funcional. El sentido horizontal se producía cuando la
información se traspase de una unidad funcional a otra. Como los sectores
funcionales se van colocando comenzando por la izquierda de la hoja a medida
que van apareciendo, el desplazamiento del diseño normalmente tiene una
orientación de izquierda a derecha. Por ello los flujos nunca pueden
dibujarse de derecha a izquierda directos, sino que deberán representarse
luego de descender.
FIE
FIE FIE
FIE
3.2 Se podrá usar el sentido ascendente para indicar retrocesos en el procedimiento y

cuando se cambie de sector, siempre que lo motive la economía de espacio en el
diseño. No obstante en lo posible estas excepciones deben no concretarse, ya que
pueden provocar que la lectura se entorpezca al no seguir el diagrama el sentido
más lógico de diseño –de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.)
3.3 Las flechas, pueden suprimirse en las líneas descendentes y en las líneas horizontales que
se dirigen de izquierda a derecha.
3.4 Los flujos se conectarán a los símbolos por la parte superior o lateral izquierda, para
indicar su llegada.
3.5 Los flujos se conectarán a los símbolos por la parte inferior o lateral derecha, para
indicar su salida
10
A2
Anexos
Ejemplo
Entrada Superior Superior Lateral Lateral
Salida Inferior Lateral Lateral Inferior
3.6 En los símbolos de decisión o alternativa, la línea entrará únicamente por su

vértice superior.
FIE
RI
Las líneas de salida se indicarán:
a) hasta tres opciones, mediante el trazado de tantas líneas como salidas haya,
desde cada uno de los vértices hacia los otros símbolos:
b) más de tres opciones: mediante el trazado de una sola línea desde el

símbolo, la cual se unificara en forma horizontal o vertical, con el número de
líneas necesarias.
11
A2
Anexos
3.7 Las uniones o los cambios de sentido se efectuarán formando un ángulo

recto.
3.8 Para el cruce de líneas imposibles de evitar se utilizarán los puentes en forma
de media circunferencia. La media circunferencia se dibujará sobre la línea que cruza a
otra ya dibujada de manera que la concavidad tenga el mismo sentido de la línea que la
corta.
RI
FIE
RI
3.9 Si las líneas son muy extensas podrá ponerse más de una flecha
centrada en cada una de las unidades funcionales que atraviesa.
4 Controles
4.1 Los símbolos de control y decisión se dibujarán siempre juntos. Luego de cada
control, debe haber siempre una decisión, y antes de una decisión debe haber siempre
un control.
4.2 Para que exista control se deberá contar siempre con al menos dos elementos
como flujo de entrada: lo que será controlado por un lado y el parámetro sobre el que
se pretende comparar por el otro.
12
A2
Anexos
FIE FIE I
1 1
5 Operaciones, Controles y Operación y Control.
5.1 Para numerar las operaciones y controles se pueden utilizar dos

métodos:
por separado operaciones y controles.
en forma conjunta.
5.2 Para cualquiera de los métodos mencionados, la forma de numerar es

secuencial y correlativa de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siguiendo el
sentido del procedimiento.
6 Archivos.
6.1 Los Archivos serán:
6.1.1 Transitorios: si se continúan utilizando dentro del cursograma. En estos

archivos se realizan consultas sistemáticas, de modo que deben presentar un
ordenamiento adecuado, para que puedan efectuarse modificaciones o
procesamientos en la información que contienen.
6.1.2 Definitivos: cuando ya no se los use más, el almacenamiento será en

forma permanente. Esto no significa que la documentación debe ser guardada
indefinidamente, sino que se la retiene prolongadamente en razón de
disposiciones legales o a los fines de consulta durante los procedimientos.
6.2 Los Archivos Informáticos son siempre transitorios.
6.3 Los archivos físicos podrán ser trasladados con flechas entre columnas.
6.4 Los archivos informáticos no podrán ser trasladados y estarán disponibles en

todas las columnas.
6.5 Si se consulta un documento que está dentro de un archivo físico, éste no sale
del archivo.
6.6 Si se extrae el documento para consultarlo, entonces el documento debe salir.
7 Formularios/ Documentos (indistinto)
7.1 Los formularios tienen origen en una operación (donde son creados), en un
archivo o un proceso no relevante (en una entidad externa).
13
A2
Anexos
7.2 Todo formulario que entra a una operación o control, debe salir siempre
del mismo.
7.3 Los formularios deberán llevar un nombre mnemotécnico, que luego
será definido con su nombre real en la Nota Aclaratoria.
7.4 Cuando el documento se emite en varias copias, debe llevar un número que
indique qué copia es. La numeración puede ser:
7.4.1 Por número de ejemplares (empieza en 1)
7.4.2 Por número de copias (empieza en 0)
FIE 1 FIE 0
FIE 2 FIE 1
3 2
7.5 La distribución se hace por líneas de traslado que parten de cada

ejemplar o grupo de ejemplares (en el cado de grupo de ejemplares, se unen los
vértices de los formularios).
FIE 0 FIE 0
FIE 1 FIE 1
2 2
FIE 0 FIE 0
FIE 1 FIE 1
2 2
7.6 Para evitar el cruce de líneas, durante el traslado se puede alterar el

orden de las copias.
FIE 0 FIE 2
FIE 1 FIE 1
2 0
7.7 Los formularios se deben representar:

7.7.1 cuando se emiten.
7.7.2 cada vez que se efectúan distribuciones.
7.7.3 cada vez que se reciben.
7.7.4 cada vez que sea menester por claridad.
8 Procesos no relevados:
8.1 Cuando se alcance la versión final de un cursograma, es decir, cuando

no quedan cuestiones sin relevar, no podrán quedar símbolos de procesos no
relevados en la parte del gráfico que corresponde al circuito en estudio.
9 Conectores:
9.1 A cada conector se le debe asignar un código.

9.2 El código del conector debe coincidir cuando aparece por primera vez y cuando
continúa el cursograma.
14
A2
Anexos
FIE
Página 1
1
Página 2
FIE
9.3 Existen dos técnicas de numeración:
9.3.1 Consecutiva: Los conectores comienzan con el número 1 y se

enumeran consecutivamente cada vez que se necesita crear otro.
9.3.2 Consecutiva con indicación de página origen y destino: Los conectores

poseen dos números, el superior en el origen indica a qué página va, en el
destino de que página proviene. El inferior indica el número de conector.
Consecutiva con
Consecutiva indicación de
página
FIE FIE
Página 1
1 2
1
1
1 1
Página 2
FIE FIE
10 Finalización de un cursograma:
10.1 Un cursograma puede terminar en:
10.1.1 archivo definitivo.
15
A2
Anexos
10.1.2 proceso no relevado / no relevante.
10.1.3 destrucción.
10.1.4 conector externo (continúa en otro cursograma).
11 Notas aclaratorias:
11.1 Un cursograma debe estar siempre acompañado de observaciones o
aclaraciones. Las mismas tienen por objeto describir las acciones que se llevan a cabo
en las operaciones, controles, decisiones, etc.; así como también la definición de los
archivos y formularios utilizados.
Existen tres alternativas para efectuar las descripciones;
11.1.1 Integradas al diagrama: las descripciones se ponen a la izquierda de los

símbolos, salvo el de alternativa; en la entrada de la línea, el tipo de opción y
en cualquiera de los vértices restantes, por donde salgan los cursos de acción,
de la alternativa elegida.
11.1.2 Columna para descripción de acciones: es la columna agregada a la

derecha del diagrama donde se especifican todas las descripciones del mismo
referenciadas por un número.
11.1.3 Hoja separada: se adjunta al diagrama una hoja donde se colocan

todas las descripciones separadas por tipo (este es el método que se utilizó en
el ejemplo).
11.2 Cuando haya controles que implican decisiones múltiples (en las que existen
más de dos salidas posibles), se debe utilizar como técnica asociada al cursograma, para
la descripción, las Tablas de Decisión.
Elaboración del cursograma

A continuación se elabora un cursograma indicando las reglas de construcción que se han
utilizado, para que sirva como ejemplo.
Sistema : Producel S.A. Circuito : Compras Normales

Frecuencia : Mensual
Fuente : Jorge Perez (Almacenes), Juan Veigado (Contaduría), Esteban Amaro
(Compras), Sebastián Blegger (Ctas Ctes), Antonio Perez (Recepción), Mario Peralta
(Teneduría de Libros)
16
A2
Anexos
Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de

stock. Si llegó algún artículo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en
original y copia. Archiva la copia y envía el original a Compras.
Compras, confecciona la Solicitud de Cotización en original y copia basado en la
solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor. Cuando los
proveedores envían las cotizaciones selecciona al proveedor y confecciona la Orden
de Compra en original y cuatro copias. Envía el original al proveedor, duplicado a
Recepción, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el
quintuplicado lo archiva.
El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadería en Recepción con
Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra.
Cuando llega la mercadería a Recepción, se controla contra el Remito y la Orden de
Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al
Proveedor. Luego entrega la mercadería a Almacenes con el original del Remito.
Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene
archivada, luego de lo cual, controla la mercadería y la coloca en las estanterías.
Actualiza stock. Posteriormente envía el Remito original conformado a Ctas. Ctes.
Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego
remite ambos documentos a Teneduría de Libros, habiendo actualizado previamente la
cuenta corriente del proveedor.
Teneduría de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego envía
la documentación a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando, previamente.
Ctas. Ctes, archiva la documentación definitivamente dando origen al Legajo.
1. Volver a leer el texto, identificando los sectores que entran en juego, subrayándolos.
Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el

archivo de stock. Si llegó algún artículo a punto de pedido, confecciona la
Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y envía el original a
Compras.
Compras, confecciona la Solicitud de Cotización en original y copia basado
en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor.
Cuando los proveedores envían las cotizaciones selecciona al proveedor y
confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Envía el original al
proveedor, duplicado a Recepción, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a
Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva.
El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadería en
Recepción con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra.
Cuando llega la mercadería a Recepción, se controla contra el Remito y la
Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito
y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadería a Almacenes con el
original del Remito.
Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que
tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadería y la coloca en las
estanterías. Actualiza stock. Posteriormente envía el Remito conformado
original a Ctas. Ctes.
Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y
luego remite ambos documentos a Teneduría de Libros, habiendo
actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor.
Teneduría de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras.
17
A2
Anexos
Luego envía la documentación a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando,

previamente.
Ctas. Ctes, archiva la documentación definitivamente dando origen al
Legajo.
Con esta actividad se tienen definidas las columnas del cursograma. Éstas serán los sectores
identificados sin repetición. En realidad uno de los sectores no es un sector de la empresa sino
una entidad externa (el Proveedor). Es aconsejable aunque no obligatorio, que las entidades
externas se ubiquen en las columnas laterales del cursograma (izquierda o derecha), dejando
reservadas las del centro para las propias de la empresa.
En el texto, los sectores aparecen cuando se nombra las operaciones o controles que
realizan y también cuando se indica que son el destino de algún documento.
2. En el siguiente texto marcar diferente a los sectores que aparecen como originantes
de documentos o materiales.

Compras.
proveedor, duplicado a Recepción, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a
Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva.
Recepción con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra.
Cuando llega la mercadería a Recepción, se controla contra el Remito y la
y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadería a Almacenes con el
original del Remito.
Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada
y luego remite ambos documentos a Teneduría de Libros, habiendo
previamente.
Legajo.
18
A2
Anexos
3. En el siguiente texto marcar las acciones que realizan los sectores identificados.
Tener en cuenta que las acciones en un texto son los verbos, sin importar el tiempo
verbal que tengan.

Compras.
proveedor, duplicado a Recepción, triplicado a Almacenes, cuadruplicado
a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva.
Recepción con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de
Compra.
Cuando llega la mercadería a recepción, se controla contra el Remito y la
y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadería a Almacenes con
el original del Remito.
previamente.
Legajo.
4. Identificar cuáles de las acciones son operaciones y cuáles son controles. Recordar que los
controles tienen que dar lugar a más de una salida hacia más de una alternativa posible. Puede
ser que una de las alternativas no esté mencionada en el texto (es un error de falta de
relevamiento que se comete habitualmente y que normalmente no se detecta hasta que se
realiza el cursograma). Se marcan los controles en azul.

Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y envía el original
a Compras.
confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Envía el original
19
A2
Anexos
al proveedor, duplicado a Recepción, triplicado a Almacenes, cuadruplicado

a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva.
Compra.
Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra
que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadería y la coloca en
las estanterías. Actualiza stock. Posteriormente envía el Remito
conformado original a Ctas. Ctes.
previamente.
Legajo.
Es posible que en la resolución de este último ejercicio existan divergencias.

El control más sospechoso aquí es:
Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto...
¿Qué es detectar una necesidad de abastecimiento? Es comparar la cantidad actual contra un
punto de pedido, existiendo dos posibilidades: que se necesite abastecer o que no se necesite
abastecer.
5. identificar los documentos que se generan o utilizan.

Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y envía el original
a Compras.
Compras, confecciona la Solicitud de Cotización en original y copia
basado en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al
proveedor. Cuando los proveedores envían las cotizaciones selecciona al
proveedor y confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias.
Envía el original al proveedor, duplicado a Recepción, triplicado a
Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo
archiva.
Compra.
20
A2
Anexos
Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra
que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadería y la coloca en
las estanterías. Actualiza stock. Posteriormente envía el Remito
conformado original a Ctas. Ctes.
previamente.
Legajo.
Ya estamos listos para comenzar a dibujar nuestro primer cursograma.

Iremos realizándolo paso a paso y comentando porqué se resolvió de esa
manera.
El cursograma tendrá entonces las siguientes columnas:
Almacenes, Compras, Cuentas Corrientes, Proveedores, Recepción, Teneduría de Libros.
Por consiguiente el encabezado se debería ver así:

P
rove
edo
res A
lma
cen
es Co
m p
ras Cta
sCte
s Re
cep
ció
n Te
ned
uría
El circuito comienza en almacenes:
Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de stock. Si

llegó algún artículo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en original y copia.
La primera solución:
21
A2
Anexos
Almacenes
I
Pero si se analiza un poco mejor, por la Regla 4.2, se necesitan dos elementos
de entrada para hacer un control (comparar, detectar, etc). Uno es el archivo de stock,
¿Y el otro? Si el almacén tiene 50.000 ítems, ¿esto significa que se consultan todos
los ítems cada vez? Si se tiene un poco de experiencia en el campo, se sabrá que
normalmente en los stock manuales, esta verificación se realiza al actualizar el stock,
luego de que alguien solicita un ítem. Pero la nota de relevamiento no lo dice y por
tanto no podemos suponer eso. De hecho, lo único que se sabe es que en algún
momento alguien detecta la falta de stock y en consecuencia se genera una solicitud
de compra. Esta falta de información no podemos solucionarla nosotros en esta
instancia, se debe volver a relevar y ver cómo es realmente la situación. Lo que sí se
puede hacer es dejar constancia de que falta relevamiento para luego recordar este
problema. Para ello se dispone de un símbolo de “Proceso no relevado”.
Ahora se tienen dos soluciones posibles, ambas válidas:
Almacenes Almacenes
I
1
1
SC 1
No FIE 2
SC 1
FIE 2
En este caso proponemos, dado que la provisión de mercadería y el manejo de

control de stock (incluido el punto de pedido) se analizan como parte de otro circuito,
utilizar la alternativa de proceso no relevante, dado que no me interesa saber como se
detectó la falta de un producto, para el circuito que estamos analizando.
Se continúa con la siguiente parte, “...Archiva la copia y envía el original a
Compras.”
22
A2
Anexos
Almacenes Compras
SC 1 SC
FIE 2 1
El archivo I es temporal dado que no se sabe aún si va a ser necesario luego

éste archivo. Si luego resulta que no se usa más, se cambia por definitivo.
Se sigue con el siguiente párrafo : ”... Compras, confecciona la Solicitud de
Cotización en original y copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original y
remite la copia al proveedor.”
Proveedores Almacenes Compras
SC 1
SC 1
2
I 2
SCo 1
2 SC 1
SCo II
1
Luego: “...Cuando los proveedores envían las cotizaciones selecciona al

proveedor y confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Envía el
original al proveedor, duplicado a Recepción, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a
Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva. ”
Primero dice que “los proveedores envían las cotizaciones...” y se manda una cotización a un
proveedor. Además, dice que se selecciona a un proveedor basado en las cotizaciones
recibidas. Se tiene que dejar reflejada la falta de relevamiento, pero también se debe mostrar
que, no se sabe cómo, se selecciona un proveedor en base a las cotizaciones recibidas (que
tampoco se sabe cuántas son) y algún criterio de selección desconocido. En la resolución del
cursograma que se propone a continuación, se hicieron algunas marcas enumeradas que, no
corresponden al cursograma, sino que están para señalar algunos aspectos de éste :
1. Proceso no relevante: el proveedor es una entidad externa. Así que, cómo

hace para hacer una cotización, no nos interesa. Por lo tanto se muestra como
proceso no relevante.
23
A2
Anexos
2. Proceso no relevado: no se sabe de dónde se obtienen las otras cotizaciones

para seleccionar la más adecuada, esto se señala de esta manera.
Si el texto dijera que se envían tres solicitudes de cotización a tres proveedores elegidos de
alguna manera, las tres solicitudes van a la columna de proveedores y las tres cotizaciones
también se obtienen de esta columna. ¿Por qué? Porque los proveedores son entidades
externas y se agrupan a todos los que se necesiten en la misma columna. Se verá cómo se
resuelve cuando se complete el texto con el relevamiento corregido.
3. Numeraciones de los documentos de 2 a n: no se sabe cuántas copias de

cotizaciones son las que se reciben, pues no se dice a cuántos proveedores se
les envía la solicitud de cotización, entonces se pone una cantidad n de
cotizaciones.
4. Proceso no relevado: también se comenta que no se dice cuál es el criterio con
el que se selecciona la cotización más conveniente. Así esto se marca como
proceso no relevado.
5. Documentos de 1a n-1: de las cotizaciones recibidas, una será la seleccionada
(el marcado como (6)) el resto no. Como no se dice qué se hace con el resto de
las cotizaciones, se deja especificado de esta manera conectando todos los
documentos a un proceso no relevado.
6. Documento sin número: uno de los n documentos será el seleccionado. No
vamos a saber cuál de los n es el seleccionado, por lo cual la Cotización
seleccionada no lleva número.
24
A2
Anexos
Proveedores Almacenes Compras Ctas Ctes Recepción
SCo1 2
1 CO 3
2
...
n 4
CO 1 CO 1
CO 1 CO
...
n-1 5
6
OC 1
CO 2
3
4
5
OC OC II OC OC
1 3 4 2
El texto continúa “...El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la

mercadería en Recepción con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de
Compra.”. Una salvedad. Desde el momento que enviamos la Orden de Compra al
proveedor seleccionado y el momento en que este envíe la mercadería, pasará un
tiempo. La pregunta es ¿qué se hace con las copias de las Órdenes de compra que
quedaron en Almacenes, Recepción y Cuentas Corrientes mientras esto ocurre?
La resolución entonces deberá seguir:
25
A2
Anexos
Proveedores Almacenes Compras CtasCtes Recepción
CO
OC1
2
3
4
5
OC1 OC3 II OC4 OC2
RM1 RM1
2 2
El símbolo significa que el remito se envía con materiales.
¿Qué pasa con la parte del texto que dice: “...El proveedor...archiva la Orden de Compra.”
Se sigue resolviendo. “...Cuando llega la mercadería a recepción, se controla contra el Remito

y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve
al Proveedor. Luego entrega la mercadería a Almacenes con el original del Remito.”
Ahora, el texto aclara que había pasado con la orden de compra que tenía Recepción, la tenía
archivada.
Se debe notar en esta parte, qué cosas son las que se controlan y contra qué. En este caso, se
controla la mercadería con el remito y éste con la orden de compra. Si todo está bien, se firma
el remito duplicado y se lo devuelve al proveedor. La mercadería junto con el original, se los
manda a almacenes. ¿Y si hubo alguna diferencia? Nuevamente falta relevamiento en esta
parte. También falta relevamiento en la parte del sí de la decisión, pues no se menciona qué
hace con la copia de la orden de compra luego del control.
Ya se puede también terminar la columna del proveedor, pues no interesa saber qué hace el
proveedor con el remito firmado.
Teniendo en cuenta todas estas aclaraciones, se corrige la parte anterior y se resuelve el resto.
26
A2
Anexos
Proveedores Almacenes Compras Ctas Ctes Recepción

OC2
III
RM OC2
1
2
RM1
2
No
RM1 OC RM1 OC2

2 2
2
RM2 RM1
Continuamos : “...Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que

tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadería y la coloca en las estanterías.
Actualiza stock. Posteriormente envía el Remito conformado original a Ctas. Ctes.”.
Como ocurrió antes con Recepción, ahora se dice que Almacenes tenía la copia de la Orden de
Compra Archivada, así, deberíamos corregir el dibujo en ese lugar.
Proveedores Almacenes Compras CtasCtes Recepción
CO
OC1
2
3
4
5
OC1 OC3 II OC4 OC2
IV II
RM1 RM1
2 2
27
A2
Anexos
Almacenes Compras Ctas Ctes
IV VI
RM
1
OC 3
No
RM 1 OC 3 RM 1 OC 3
VI
RM 1
En esta resolución, el Control y Operación identificado como 6 realiza el control de la orden de

compra contra el remito, el remito contra la mercadería, si está bien, se actualiza el stock. Por
consiguiente, a la parte de operación del Control y Operación, también debe ingresar el stock,
que acá se identifica con el archivo VI. Luego, por el sí, el archivo aparece nuevamente,
indicando su actualización.
Al archivo de stock, no se lo vuelve a nombrar en este cursograma, pero seguirá siendo

transitorio pues los libros de contabilidad, cuentas corrientes y stock son archivos de consulta
permanente dentro de las organizaciones (esto es una convención), y por lo tanto se los
mantiene permanentemente “abiertos”.
Pero si el control dio mal, no se sabe qué se hace. Como ocurrió antes, tampoco se sabe qué se
hace con la copia de la orden de compra.
El texto termina: “...Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada
y luego remite ambos documentos a Teneduría de Libros, habiendo actualizado previamente
la cuenta corriente del proveedor. Teneduría de Libros, realiza el asiento contable en el
subdiario Compras. Luego envía la documentación a Ctas. Ctes. sellando y contabilizado,
previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentación definitivamente dando origen al Legajo.”
28
A2
Anexos
C ta s C te s R e c e p c ió n T e n e d u r ía
IV
O C4
V II
RM 1
V II RM O C4
1
IX
V III
RM 1
O C4
RM O C4 IX
1
V III
RM 1
O C4
RM OC
1 4
Resolución completa.
29
A2
Anexos
Preveedores Almacenes Compras Ctas Ctes Recepción Teneduría
SC 1
SC 1
2
I 2
SCo 1
2 SC 1
SCo 1 II
CO 2
...
CO 1 n
CO 1
CO 1 CO
...
n-1
CO
OC 1
2
3
4
5
OC 1 OC 3 OC 2
VI
OC 4
IV III
V
RM 1 RM 1
2 2 OC 2
No
RM 1 OC 2
2
RM 1 OC 2
2
RM 2 RM 1
30
A2
Anexos
P re ve e d o re s A lm a c e n e s C o m p ra s C ta s C te s R e c e p c ió n T e n e d u r ía
IV V II
R M 1
OC 3
No
2
R M 1 OC 3
V II
OC
3 V
R M
1
O C4
V II I
R M 1
V II I
R M 1
O C4
X
IX
R M 1
O C4
R M OC
1 4
IX
X
R M 1
O C4
R M 1
O C4
XI
Circuito de Compras Normales – Nota aclaratoria

Formularios
31
A2
Anexos
CO Cotización
OC Orden de Compra
RM Remito
SC Solicitud de Compra
SCo Solicitud de Cotización
Archivos
I Archivo de Solicitudes de Compra en Almacenes
II Archivo de Solicitudes de Compra en Compras
III Archivo de Ordenes de Compra en Recepción
IV Archivo de Ordenes de Compra en Almacenes
V Archivo de Ordenes de Compra en Cuentas Corrientes
VI Archivo de Ordenes de Compra en Compras
VII Stock
VIII Cuenta Corriente de Proveedores
IX Subdiario de Compras
X Libros de Contabilidad
XI Legajo de Compras
1 Se realizan las solicitudes de compra de los ítems que llegaron a punto de
pedido por duplicado, el duplicado se archiva y el original se envía a
Compras
2 En base a la Solicitud de Compras, se realiza una Solicitud de Cotización por
duplicado, se archiva el original y se envía el duplicado al proveedor.
3 Se autoriza la cotización y el Proveedor correspondiente.
4 En base a la cotización autorizada, se confecciona una Orden de Compra en
Original y cuatro copias. Se envía el original al proveedor, el duplicado a
Recepción, el triplicado a Almacenes, el cuadruplicado a Cuentas Corrientes
y el quintuplicado se archiva.
5 Se controla la mercadería, el remito y la Orden de Compra.
Si está correcto :
Se firma el duplicado del remito y se envía al proveedor
Se envía la mercadería con el original del remito a almacenes.
La orden de compra?
Si no
?
Fin Si
Si está correcto:
Se coloca la mercadería en la estantería
Se actualiza el stock
Se firma el remito
Se envía el remito a Cuentas Corrientes
La orden de compra?
Si no
?
Fin Si
7 Se valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada. Se
actualizado la cuenta corriente del proveedor y luego se remite el remito y la
Orden de Compra a Teneduría de Libros.
32
A2
Anexos
8 Se realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Se contabiliza la

operación. Se sellan los documentos y se envía el Remito y la Orden de
Compra a Cuentas Corrientes.
9 Se forma el legajo con el Remito y la Orden de Compra.
Dada la falta de relevamiento detectada en el cursograma, se vuelve a relevar a los sectores

involucrados con el fin de recolectar los datos faltantes. Este proceso, da origen a la siguiente
modificación de la nota de relevamiento.
Sistema : Producel S.A. Circuito : Compras Normales (Versión 2)

Frecuencia : Mensual
Fuente : Jorge Perez (Almacenes), Juan Veigado (Contaduría), Esteban Amaro
(Compras), Sebastián Blegger (Ctas Ctes), Antonio Perez (Recepción), Mario Peralta
(Teneduría de Libros)
Al solicitarse un ítem en Almacenes, éste detectó durante la actualización de la ficha
de stock que el ítem llegó al punto de pedido (circuito de Aprovisionamiento). Se
confecciona entonces la Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y
envía el original a Compras.
Compras, selecciona tres proveedores que puedan proveer este ítem, utilizando para
esto su conocimiento sobre el tema. Confecciona entonces, la Solicitud de Cotización
en original y tres copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original, junto con la
solicitud de compra y remite las copia a cada uno de los proveedores. Cuando los
proveedores envían las cotizaciones selecciona al proveedor, verificando el precio más
bajo, la garantía más alta y la calidad más alta. Confecciona Orden de Compra en
original y cuatro copias. Envía el original al proveedor, duplicado a Recepción,
triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo
archiva junto a la cotización. En cada uno de los sectores, se archiva la copia
correspondiente. Las cotizaciones no seleccionadas se tiran.
El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadería en Recepción con
Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra.
Cuando llega la mercadería a Recepción, se controla contra el Remito y la Orden de
Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al
Proveedor. Luego entrega la mercadería a Almacenes con el original del Remito. Si no
coincide, realiza un Informe de reclamo por duplicado y devuelve todo al proveedor,
junto con el informe duplicado y archiva el original junto con la Orden de Compra. En
ambos casos se vuelve a archivar la Orden de Compra.
Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene
archivada, luego de lo cual, controla la mercadería y si todo está bien, la coloca en las
estanterías. Actualiza stock. Posteriormente envía el Remito conformado original a
Ctas. Ctes. Si hubo algún error en el control, se realiza un informe de reclamo por
triplicado, el original lo archiva, el duplicado lo envía al proveedor junto con el remito y
la mercadería. El triplicado lo envía a Recepción para que se notifique, quien en dicho
caso, la archiva junto con su Orden de Compra. En ambos casos Almacenes vuelve a
archivar la Orden de Compra.
Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego
remite ambos documentos a Teneduría de Libros, habiendo actualizado previamente la
cuenta corriente del proveedor.
33
A2
Anexos
Teneduría de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego envía

la documentación a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando previamente.
Ctas. Ctes, archiva la documentación definitivamente dando origen al Legajo.
Como consecuencia, el cursograma es el siguiente:
34
A2
Anexos
P re v e e d o re s A lm a c e n e s C o m p ra s C ta s C te s R e c e p c ió n T e n e d u ría
CA
II
SC 1
SC 1
2
I 2
SCo
1 SC
2 1
3
4
S SCCo o
S C2 3o 4
II I
CO CO IV
1 1
2 2
3 3
CO CO
OC CO
1
2
3
4
5
OC 1
OC 3
OC 2
VI
V V II I
RM 1
RM 1
2 2 OC 2
OC 4
V II
5
No
1
RM 1 IR OC
2 2 2
1
V II I 1
RM 1
2
IR 2 RM 1
OC 2
2
V II I
RM RM 1
2
35
A2
Anexos
P re ve e d o re s A lm a c e n e s C o m p ra s C ta s C te s R e c e p c ió n T e n e d u r ía
V IX
R M 1
OC 3
No
3
R M IR 1 OC
1 3
2
3
X
3
IR 3
XI
IX
R M 1
IR 2 OC
3 V II
R M 7
1
X O C4
IR 3
X II
R M 1
V I II
8
X II
R M 1
O C4
X IV
X I II
R M OC
1 4
R M 1
O C4
X I II
X IV
R M 1
O C4
10
R M 1
O C4
XV
Hay una resolución, probablemente “extraña” en la columna de compras. En

las operaciones 2 y 3, aparecen archivos que están unidos al símbolo de control y
36
A2
Anexos
operación con líneas de punto. Estos archivos se denominan archivos de criterio. Se

usan para señalar que el empleado de compras decide según ciertos atributos que él
conoce y no sobre documentos fehacientes. Entonces, al no haber traslado de
documentos se utilizan líneas de punto.
En el caso de la operación 3, los atributos a ser utilizados para la selección de la
cotización están determinados (estos se suponen guardados en la memoria del
empleado y por eso es un archivo), pero no se establece qué peso tomará cada
atributo en la selección.
De esta manera, se considera que ambas decisiones son no programadas (o no estructuradas).
Circuito de Compras Normales – Nota aclaratoria

Formularios
CO Cotización
IR Informe de Reclamo
OC Orden de Compra
RM Remito
SC Solicitud de Compra
SCo Solicitud de Cotización
Archivos
I Archivo de Solicitudes de Compra en Almacenes
II Criterio de Selección de Proveedores que proveen los ítems.
III Archivo de Solicitudes de Compra en Compras
IV Archivo de Criterio de Selección de Cotización.
V Archivo de Ordenes de Compra en Almacenes
VI Archivo de Ordenes de Compra en Compras
VII Archivo de Ordenes de Compra en Cuentas Corrientes
VIII Archivo de Ordenes de Compra en Recepción e Informe de Reclamos
IX Stock
X Archivo de Ordenes de Compra en Almacenes
XI Archivos de Informes de Reclamo
XII Cuenta Corriente de Proveedores
XIII Subdiario de Compras
XIV Libros de Contabilidad
XV Legajo de Compras
1 Se realizan las solicitudes de compra por duplicado, de los ítems que
llegaron a punto de pedido, detectados en el Circuito de Aprovisionamiento,
el duplicado se archiva y el original se envía a Compras
2 En base a la Solicitud de Compras, se seleccionan tres proveedores y se
realiza una Solicitud de Cotización en original y tres copias. Se archiva el
original y se envían las copias a los proveedores respectivos.
3 Se selecciona la cotización y el proveedor correspondiente, basado en el
criterio del empleado
4 En base a la cotización seleccionada, se confecciona una Orden de Compra
en Original y cuatro copias. Se envía el original al proveedor, el duplicado a
Recepción, el triplicado a Almacenes, el cuadruplicado a Cuentas Corrientes
y el quintuplicado se archiva.
37
A2
Anexos
Si está correcto:
Se firma el duplicado del remito y se envía al proveedor
Se envía la mercadería con el original del remito a almacenes.
Si no
Realiza un Informe de reclamo por duplicado. El original se envía la
proveedor junto con el remito y el duplicado se archiva junto a la
orden de compra.
Fin Si
Archiva la orden de compra

Si está correcto:
Se coloca la mercadería en la estantería
Se actualiza el stock
Se firma el remito
Se envía el remito a Cuentas Corrientes
Si no
Se realiza un informe de reclamo por triplicado, el original lo archiva,
el duplicado lo envía al proveedor junto con el remito y la mercadería.
El triplicado lo envía a recepción para que se notifique, quien en dicho
caso, la archiva junto con su Orden de Compra
Fin Si
Archiva la orden de compra
7 Se valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada. Se

actualiza la cuenta corriente del proveedor y luego se remite el remito y la
Orden de Compras a Teneduría de Libros.
8 Se realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Se contabiliza la
operación. Se sellan los documentos y se envía el Remito y la Orden de
Compras a Cuentas Corrientes.
9 Se forma el legajo con el Remito y la Orden de Compra.
Esperamos haber sido claros en la explicación de la resolución. La idea de reformular la nota de

relevamiento, es que tengas un cursograma terminado, sin falta de relevamiento para que
notes que ya no quedan procesos no relevados en las columnas de la empresa que
corresponden al sistema en estudio. En el trabajo cotidiano, es bastante común trabajar con
algunas incógnitas pendientes que en la mayoría de los casos se van resolviendo durante el
desarrollo.
38
A2
Anexos
39
Anexo III
Operaciones y Normas de Control
Interno

A3
A3
Anexos
Operaciones y Normas de Control Interno
OPERACIONES
CONCEPTOS RELACIONADOS A LA OPERACIÓN
El término "operación" es constantemente usado en administración, aunque, con bastante
frecuencia, con diferentes connotaciones y alcances.
Al fin de establecer una terminología uniforme denominaremos:
1. Operación: se denomina a la "explotación principal" o a las actividades normales,

principales o habituales de una empresa. Estas están relacionadas con el propósito
especificado en la misión de la compañía. Las mismas quedan reflejadas
contablemente en la utilidad operativa.
2. Operación n-aria: indica una división de las actividades genéricas que se derivan de
la explotación principal para su estudio:
i) Primaria: actividades genéricas relacionadas con entes externos a la compañía
o a la producción/prestación de bienes o servicios (generación del
bien/servicio transable). Por ejemplo: Compras, Ventas, Pagos, Cobros,
Producción, Prestación.
Las operaciones primarias son aquellas que necesariamente deben efectuarse
y que están directamente relacionadas con la explotación principal del
negocio.
ii) Secundaria: actividades genéricas relacionadas con la administración de

transacciones internas y el resguardo de los activos. Por ejemplo: Inventarios,
Activos Fijos; Mantenimiento, Transporte.
Las secundarias son aquellas que ayudan a lograr el cumplimiento de los
objetivos, actuando como accesorias de las principales, aun en el caso de que
resulten tan necesarias como éstas.
iii) Terciaria: análisis, interpretación y realimentación de transacciones. Por

ejemplo: Valuación de Inventarios, Determinación de Precios, etc.
3. Procesos: serie de acciones que se unen para completar una operación n-aria u
otro proceso de orden superior. Cada operación puede estar formada por varios
procesos
La criticidad de un proceso viene dada por la prontitud/lejanía del daño en el
funcionamiento de la empresa al no poder realizarlo. Para que una operación sea
crítica todos sus procesos deben serlo.
iv) Flujo de Información: información enviada y recibida por las unidades que actúan
dentro de un proceso
4. Acción: indica las actividades en las que se descomponen los procesos. Por
ejemplo, para despachar: tomar la mercadería, contarla o pesarla, empaquetarla,
escribir la etiqueta, acomodarla en el transporte, etc.
Con esto se busca dar una jerarquía a las actividades según el grado de abstracción que
representan para poder estudiarlas y ordenarlas.
2
A2
Anexos
OPERACIONES PRIMARIAS
La definición de las operaciones primarias es:
b) Comprar: adquisición de bienes y servicios. A veces se incluye la distribución interna

de los bienes comprados
Consiste en la adquisición de los bienes y servicios necesarios que se habrán de utilizar
en la elaboración y venta de los productos que constituyen la explotación principal.
También comprende la adquisición de los elementos/servicios necesarios para la
administración del negocio.
c) Pagar: egreso de valores generalmente por la cancelación de diversas deudas.

Comprende el pago de las compras que se han efectuado y de los servicios que se han
contratado, tales como los sueldos y salarios del personal.
Valor: cosas que tienen cierto mérito, utilidad o precio. Documentos que representan
dinero invertido en una empresa o en un préstamo al Estado, que se cotizan en la
bolsa.
d) Producir Bienes/Prestación de Servicios: generación de bienes/Prestación de Servicios

Consiste en la producción de los bienes que se habrán de ofrecer, utilizando los
insumos adquiridos, los bienes de activo fijo de que se dispone y el trabajo del
personal contratado.
e) Vender: comercialización y distribución de bienes y servicios

Es la operación básica que posibilita la comercialización de los productos obtenidos en
la producción o en una compra anterior, o bien de los servicios que se ofrecen.
f) Cobrar: consiste en la percepción de los importes correspondientes a las ventas que se

han efectuado.
Ingreso de valores + registración de crédito
Estas cinco operaciones primarias resultan insustituibles en la mecánica que debe desarrollar
cualquier empresa tanto sea con o sin fines de lucro, privada o estatal, etc.
Hay dos operaciones críticas importantes para el funcionamiento de las empresas y por lo
general no son tomadas en cuenta. Estas son la distribución y el mantenimiento
g) Distribuir: llevar y repartir un bien o servicio en tiempo y forma. (Logística: Tratado de

la organización de las tropas en campaña: transporte, alojamiento, aprovisionamiento,
etc.) Se relaciona principalmente con la venta, pero resulta importante también en la
compra.
h) Mantener: son las actividades relativas a la conservación y continuidad de los activos
fijos de la empresa. Toma fundamental importancia en empresas con procesos de uso
intensivo y continuo de activos fijos.
3
A3
Anexos
OPERACIÓN BASICA DE COMPRAS

CONCEPTO
La operación primaria de Compras comprende el conjunto de actividades efectuadas para
posibilitar la adquisición de un bien o servicio en el tiempo requerido, la cantidad solicitada,
calidad acordada, costo convenido, etc. Esta operación se origina cuando se detecta una
necesidad dentro de la empresa de la empresa. Como resultado se obtiene un bien a
considerar en el activo o un servicio prestado pasado a gasto o al valor de algún activo fijo
jugando contra la deuda al proveedor. Entonces, abarca desde que se detecta la necesidad de
efectuar la adquisición, hasta que el bien o servicio comprado es recibido y registrado.
FORMAS DE COMPRA
Según la validez en el tiempo, se puede hablar de Compras/Contratos o Acuerdos. Las
Compras/Contratos son a los Acuerdos lo que el punto es a un segmento.
1) Compras/Contratos:
Se realizan negociaciones puntuales con proveedores cada vez que surge la
necesidad dentro de la empresa. Se llega a arreglos en los que se fijan cantidad del
artículo/servicio a comprar, precio, forma de pago, calidad, etc. En general se
llaman Compras cuando hay involucrados activos y Contratos cuando se habla de
servicios.
a) Compras/Contratos Normales
Aquí se incluyen las compras de bienes/servicios cuyo consumo es repetitivo y

necesario para el desarrollo de la explotación.
Ejemplos de bienes comprados desde esta clasificación se encuentran las

materias primas o materiales necesarios para la producción, mercaderías
destinadas a la comercialización o elementos a ser consumidos en las tareas
administrativas. En general son productos a los que se les puede fijar, con
relativa facilidad, el punto de pedido y los stocks máximos y mínimos.
Generalmente, sus volúmenes están directamente relacionados con los niveles
de producción y/o comercialización a alcanzar.
Desde los servicios se puede hablar de limpieza, servicios profesionales

(abogados, auditores, consultores, despachantes de aduanas), fletes, custodia
de mercaderías (stock en terceros), etc. Generalmente la utilización de estos
servicios están directamente relacionados con los niveles de producción y/o
comercialización a alcanzar. Tanto las compras de bienes como de servicios
deben ser presupuestadas.
b) Compras/Contratos Extraordinarios
Son aquellas por las que se adquieren bienes/servicios cuya necesidad de

reposición no es frecuente.
Entre los bienes que usualmente están incluidos en este tipo de compras se
encuentran los activos fijos tales como: maquinarías, rodados, instalaciones,
muebles y útiles, etc.
4
A2
Anexos
Los servicios incluidos dentro de este rubro pueden ser: estudios profesionales
para algún proyecto, reparaciones o mantenimiento tercerizado de bienes
muebles/ inmuebles, etc.
De los bienes y servicios descriptos, se deduce que el monto de este tipo de

compras es grande, por lo que a veces se los llama Mayores. Para este tipo de
compra, la autorización dado que representan una inversión significativa,
requiere la intervención de los más altos niveles de decisión de la empresa.
c) Compras/Contratos Menores
Se refieren a bienes y servicios cuya Orden de Compra/Contrato no superen un

cierto monto definido por cada empresa, por ejemplo $10.000. La compra de
estos bienes es presupuestada pero en cuentas "bolsa" de gastos generales y
generalmente el proceso de compra lo realiza directamente el departamento
que tiene la necesidad. Es frecuente que no se planifiquen la necesidad de los
servicios/bienes adquiridos en este rubro.
d) Importación
Se realiza un apartado para las adquisiciones a proveedores extranjeros debido

a que el proceso involucrado tiene particularidades, pero este rubro no es
excluyente con los primeros tres sino que se complementan. Se deben agregar
al proceso particularidades como la contratación de fletes, seguros de
transportes, seguros de cambio, aranceles aduaneros, retenciones, el despacho
de la mercadería a plaza a partir del retiro de la mercadería de aduana, la
apertura de un crédito documentario irrevocable, etc. Por estos adicionales, el
proceso tiene la particularidad de que no se conoce ciertamente el
costo/servicio del bien hasta después de recibido el mismo y a veces hasta
luego de consumidos.
2) Acuerdo:
La empresa planifica la necesidad del bien/servicio para un periodo de tiempo y
realiza una negociación de largo plazo con el proveedor durante el cual ambas
partes cumplirán con las características del pacto realizado. Una clasificación
posible de Acuerdos es dividiéndolos según la variable que se utilizará para medir
la finalización del pacto. Esto es:
a) Por cantidad
Se fija el bien/servicio, costo, modo de pago, plazos, y se acuerda un rango de
cantidades de bienes/servicios que el cliente debe consumir en un
determinado plazo. Un ejemplo de esto son acuerdos por materia prima donde
las cantidades son planificadas y el consumo de los bienes es crítico.
b) Por Monto
Se seleccionan bienes /servicios a consumir, costo, modo de pago, y se fija el
límite en el monto total de los consumos. Un ejemplo de esto es Acuerdos de
librería donde el ítem no importa tanto como el monto.
Los procesos de Acuerdos y Compras/Contratos son básicamente iguales,
5
A3
Anexos
considerando que como los primeros son generalmente de mayor monto por
su duración en el tiempo, tienen procesos de análisis y aprobación más
complejos.
Dependiendo del tipo de producto que se adquiere, de la importancia de la Compra, de la

frecuencia con que se repiten, de las características del proveedor, de la ubicación del mismo,
etc., esta operación básica puede asumir diversas formas, destacándose, entre otras, las que
se mencionan a continuación:
Es probable que una empresa para satisfacer su necesidad de abastecimiento deba recurrir a
varias de estas formas de Compras de manera conjunta o combinada.
OPERACIÓN BÁSICA DE PAGOS

CONCEPTO
La operación básica de Pago incluye el conjunto de procesos necesarios para cancelar una
obligación. En general implica una disminución del activo (Disponibilidad) una correspondiente
disminución del pasivo (Deudas). Tiene como origen la existencia de una obligación hacia un
tercero, representada en una cuenta o documento a pagar y produce como resultado el egreso
de dinero o de un cheque.
La documentación de una deuda ya existente también puede ser considerada como un Pago.
Se trata de una deuda en cuenta corriente que es cancelada mediante la emisión de un pagaré
cuyo beneficiario es el acreedor. A pesar de que en este caso el Pago efectuado no es
definitivo, pues aún se sigue teniendo una deuda, las características de los procedimientos que
se adoptan son de similar magnitud e importancia a los aplicados para un Pago en cheque. De
ahí es que pueda ser considerada la documentación de una deuda como si se tratara de una
operación básica de Pago.
El Pago abarca todas las operaciones que se emprenden desde el momento en que se percibe
la necesidad de abonar una obligación hasta que los valores que cancelan la deuda son
entregados al acreedor y se obtiene el comprobante del Pago efectuado.
FORMAS DE PAGO
Teniendo en cuenta la deuda que se cancela, su importancia y monto, las características del
acreedor, la residencia del mismo, etc., la operación básica de Pago puede adoptar distintas
formas, entre las que se pueden destacar las que siguen:
1) Pago a proveedores por correspondencia
Es uno de los casos más comunes de Pago a proveedores. Consiste en cancelar la

obligación que se mantiene con el proveedor, enviando un cheque por
correspondencia al domicilio del acreedor. En esta forma de Pago, la constancia de
cancelación de deuda efectuada no se obtendrá hasta tanto el proveedor no envíe
el correspondiente recibo.
2) Pago a cobradores del proveedor.
Esta forma de Pago es muy similar a la anterior. Solo que en lugar de enviarse el
cheque por correspondencia, el mismo es retenido en la empresa hasta tanto se
presente el proveedor a retirarlo. Esta forma es utilizada cuando la costumbre del
6
A2
Anexos
proveedor es enviar cobradores al domicilio de sus clientes. En este caso, el recibo

probatorio se obtiene en el mismo momento en que se efectúa el Pago.
3) Pago en las oficinas del proveedor
Esta forma de Pago es similar a las anteriores. En este caso, en lugar de enviar el
cheque por correspondencia o retenerlo hasta que lo retire el cobrador, el mismo
es llevado directamente a las oficinas del proveedor. En este caso, en el mismo
momento en que se efectiviza el Pago se obtiene el correspondiente recibo.
4) Pago en bancos
Existen diversos casos en los cuales el acreedor le encarga la Cobranza a un banco.

De esta manera, el Pago debe ser efectuado directamente en la Institución
bancaria, la que se encargará de acreditar esos importes al acreedor. Esta forma de
Pago suele adoptarse cuando se deben abonar facturas de Servicios Públicos
(Teléfono, Luz, Gas, etc.), o cuando el acreedor es un organismo fiscal o provisional.
También puede darse cuando un proveedor encarga la Cobranza de los
documentos a su favor a un banco, o cuando descuenta los documentos firmados
por la empresa.
5) Paso por medio de bancos
Como en el caso anterior, aquí también interviene una institución bancaria, pero
ahora es el deudor quien le encarga el Pago en lugar de ser el acreedor quien
encomienda la Cobranza. Los bancos suelen ofrecer el servicio de Pago a
proveedores por medio de Órdenes de Pago. Para ello requieren que el deudor que
debe ser un cliente de cuentas corrientes, prepare un listado con los Pagos a
efectuar a sus acreedores. El banco se encarga de emitir una Orden de Pago librada
por el, la que es entregada a cada acreedor – suele enviarse por correspondencia -.
El importe total de todos los Pagos que el banco realiza por cuenta de su cliente es
debitado en la cuenta corriente de éste.
Otro tipo de Pagos que también se efectúa por medio de bancos, aunque con
características distintivas, es el que se realiza para cancelar las obligaciones
emergentes de operaciones de importación. Cuando se utiliza el procedimiento de
crédito documentado.
6) Pago en efectivo de gastos menores
Para efectuar estos Pagos, normalmente se utiliza un fondo fijo. Del mismo se
extrae el dinero necesario para el Pago de gastos menores, contra presentación de
los comprobantes necesarios que justifiquen la erogación. También puede ocurrir
que se retire dinero contra vales, cuando no se conoce en forma exacta el dinero
que se va a gastar, con la obligación de rendir cuenta del dinero extraído
inmediatamente después de que el gasto se realizó. De esta manera el fondo fijo
tiene que estar siempre en el mismo importe, entre dinero, comprobantes de
gastos o vales por anticipo para gastos. Periódicamente se extrae del banco,
mediante la confección de un cheque, el importe necesario para reponer el dinero
faltante del fondo fijo. Ese importe debe coincidir con la liquidación de
comprobantes, más los vales por anticipado que presenta el responsable de la
7
A3
Anexos
custodia del fondo fijo.
7) Pago de sueldos y jornales
En este caso el Pago puede hacerse en efectivo, en cheque o según la ley actual
vigente por depósito en caja de ahorro del empleado. Dadas las características
particulares de esta forma de Pago, la misma requiere controles y procedimientos
muy particulares.
OPERACIÓN BÁSICA DE VENTAS

CONCEPTO
La operación básica de Ventas comprende el conjunto de operaciones realizadas para lograr la
enajenación de un bien. Esta operación básica tiene como origen la existencia de un bien
comercializable y produce como resultado el ingreso de un activo líquido o de una cuenta a
cobrar. También puede interpretarse como Venta a la prestación de un servicio cuando ello
constituye la explotación principal del negocio.
La operación básica de Ventas abarca todas las operaciones que van desde que se conviene la
transacción con el comprador, hasta la entrega del bien comercializado y su registración en los
libros de la empresa.
FORMAS DE VENTA
La Venta puede asumir distintas formas. Ellas dependen del tipo de comprador, de la forma de
financiación que se convenga, etc. Entre las más comunes, se pueden destacar:
1) Venta por corredores

En este caso, personal de la empresa sale a ofrecer el producto visitando
directamente a los potenciales adquirentes. Esta forma de Venta puede abarcar un
área geográfica restringida, o extenderse por todo el país.
2) Venta por correspondencia o teléfono.

En este caso los compradores formulan el pedido directamente al vendedor, ya sea
enviando su solicitud por correspondencia o mediante una llamada telefónica. Este
último procedimiento suele ser empleado por quienes venden artículos cuya
entrega debe ser muy rápida, como en el caso de las droguerías y laboratorios.
3) Venta en salón
Se trata del caso en que el vendedor dispone de un salón de ventas donde,
generalmente, expone sus productos y se lleva a cabo la transacción. Puede
tratarse tanto de Ventas al por mayor o al menudeo.
4) Ventas extraordinarias
Se trata de la Venta de algún bien cuya comercialización no constituye la
explotación principal del negocio. Así, por ejemplo, cuando se vende algún bien
que constituye un activo fijo, tal como una máquina, un rodado, un inmueble, etc.
Por el carácter de transacción extraordinaria, y dado que generalmente alcanza
valores muy significativos, los procedimientos que se emplean en esta forma de
Venta, se diferencian de los aplicables en una Venta normal.
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A2
Anexos
5) Exportación
Es el caso particular de Venta en la cual el comprador reside en un país extranjero.
También reviste características propias. Puede ser que intervengan intermediarios
que faciliten la transacción, representantes de ventas, Cámaras de industria, o
comercio, Consulados extranjeros o argentinos en el exterior, etc. Además,
dependiendo de las reglamentaciones vigentes en materia de comercio exterior,
puede ocurrir que se deban hacer presentaciones ante organismos oficiales para
obtener la autorización de la exportación. También será necesario cumplir con las
disposiciones que establece la Dirección Nacional de Aduanas para llevar a cabo la
salida de los productos hacia el exterior.
OPERACIÓN BASICA DE COBROS

CONCEPTO
La operación básica de Cobranza puede conceptualizarse como el conjunto de operaciones
necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no- (Créditos) en un activo
líquido (Disponibilidades). Tiene como origen la existencia de un derecho representado en una
cuenta o un documento a cobrar, y como resultado la percepción de dinero o algún título
representativo de dinero - cheque u orden de pago-
También suele interpretarse como Cobranza a la documentación de un crédito ya existente. Se

trata, en este caso, de un crédito en cuenta corriente que es cancelado por el deudor
mediante la emisión de un pagaré. Si bien aquí el cobro efectuado no es definitivo, pues se
sigue teniendo un crédito y aún no se ha percibido el dinero, también es cierto que la
intensidad y las características de la gestión emprendida son de similar importancia a las que
se requieren para lograr el cobro en dinero.
Por último, podría aceptarse también como operación básica de Cobranza el descuento de un
documento. A pesar que aquí se tienen características que se diferencian con toda nitidez de
una operación básica de Cobranza, el resultado que produce - transformación de un Crédito
en Disponibilidades - permite que se la trate como una Cobranza, en lugar de considerarla
como una operación básica secundaria (financiera).
La operación básica de Cobranza abarca todas las operaciones que se comprenden desde el
momento en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado, hasta que los
valores resultantes de la Cobranza son ingresados y contabilizados en la empresa.
FORMAS DE COBRANZAS
La Cobranza puede asumir diversas formas en función del tipo de empresa de que se trate, de
las características de los deudores, de la radicación de los montos a cobrar, del volumen de
operaciones, etc. Es probable que en una empresa se pueda aplicar más de un tipo de
Cobranza para lograr la cancelación de los créditos.
Entre los tipos más difundidos pueden destacarse los siguientes:
1) Cobranza por cobradores:

En este caso personal de la empresa sale a efectuar la Cobranza directamente en el
domicilio del deudor. Allí se percibe el dinero, los cheques o los pagarés que firma el
deudor.
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Anexos
2) Cobranza en Caja
En este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa para realizar el pago de su
deuda. Esta forma suele emplearse en los comercios minoristas que venden sus
mercancías a crédito, generalmente cancelables al cabo de un número determinado de
cuotas.
3) Cobranza por correspondencia

El deudor envía por correspondencia el importe de su obligación. Normalmente esta
Cobranza se recibe en un cheque que ha sido emitido por el deudor de manera tal que
elimine cualquier riesgo por extravío o sustracción del valor.
4) Cobranza por repartidores

En algunos casos, dada la característica del producto que se comercializa, la Cobranza
es realizada directamente por el mismo repartidor que efectúa la entrega de las
mercaderías vendidas. En realidad esta modalidad es una variante de la Cobranza por
cobradores. Suele ser usada por empresas que se dedican a la venta de productos
alimenticios.
5) Cobranza por agencia

Es otra variante de la Cobranza por cobradores. En este caso el deudor también es
visitado en su domicilio. La diferencia radica en que la Cobranza es realizada por alguna
empresa dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con ese
fin. En realidad no es una forma muy utilizada, reservándose su uso, generalmente,
para el caso de créditos de difícil realización.
6) Cobranza por depósito bancario

En algunos casos el deudor efectúa su pago depositando el importe adeudado en la
cuenta corriente bancaria del acreedor. Generalmente, en estos casos se usa un
modelo de boleta de depósito especial que tiene una copia más que la habitual. Esa
copia de más queda en poder del banco, quien posteriormente la hace llegar a su
cliente para que éste se notifique de la Cobranza que se ha realizado.
7) Cobranza de documentos por medio de un banco

Entre los servicios que ofrecen los bancos se encuentra el de Cobranza de
Documentos. En estos casos los documentos a cobrar son entregados al banco. Este
envía el aviso de vencimiento al librador, para que al vencimiento efectúe el pago
directamente en el banco.
Cuando el deudor paga, el banco acredita el importe percibido directamente en la

cuenta de su cliente y notifica a este del éxito de la gestión de Cobranza. Si el
documento no fuera cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse del
protesto del mismo.
8) Cobranza de exportaciones
Cuando el deudor reside en el extranjero, la Cobranza se efectúa normalmente con la
intervención de instituciones bancarias que posibilitan la concreción de la operación.
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A2
Anexos
En estos casos suele usarse la operación de crédito documentario y en menor grado la

de remesas. Sea cual fuere el procedimiento seguido, el crédito se produce sobre la
cuenta corriente del acreedor y el banco le notifica la Cobranza efectuada.
S I S TE MA S D E C O N TR O L I N TE R N O
CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
1. Disminuir la posibilidad de fraudes y robos
2. Asegurar la exactitud y fiabilidad de los datos financieros
3. Evitar el uso inadecuado o ineficiente de los recursos de la empresa
4. Promover y medir el grado de cumplimiento de las normas de la organización
5. Evaluar la eficiencia de las operaciones
6. Garantizar la integridad de la contabilización de las operaciones básicas
7. Asignar actividades a los distintos sectores dentro de la empresa utilizando
principios administrativos de control por oposición y fragmentación del trabajo
8. Generar Procedimientos escritos, formalizar por escrito los procesos
administrativos realizados por las compañías
Según el American Institute of Certified Public Accountants, en su documento número 1 sobre
estándares de auditoría, el control debe:
1. Salvaguardar los activos de la empresa ante un posible robo o fraude

2. Comprobar la veracidad de los datos
3. Promover la eficiencia operativa
4. Verificar que se cumplen los objetivos y políticas de la empresa tal como los
definió la dirección de la misma
Para llevar a cabo esto, a los sistemas de control interno se los divide en dos:
1. Control administrativo
2. Control contable
El sistema de control interno debe interpretarse como un conjunto de normas de seguridad o
de control preventivo, que se incluyen en los procedimientos administrativos que
corresponden a las distintas operaciones básicas.
El control interno construye mientras la auditoría interna verifica. El control interno dice como
se deben registrar las operaciones mientras la auditoría verifica que se realice la registración
en tiempo, forma y corrección.
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
La ejecución de las operaciones básicas le corresponde a personas distintas de quienes ejercen
la dirección del negocio. Estos últimos, para poder dirigir, necesitan conocer qué incidencia
tienen las actividades realizadas en la situación de la empresa y qué resultados económicos o
no cuantificables ocasionan. En general, necesitan estar informados de cuál es la marcha del
negocio para poder ejercer su función de planificación, dirección y control. Como ellos no
participan directamente en las transacciones, el conocimiento lo obtienen a través de los
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A3
Anexos
informes y estados que surgen de las registraciones realizadas. Esta información es para la
toma de decisiones económicas, financieras, operativas o para la evaluación de los directivos.
La otra función de la contabilidad, que ha sido dejada de lado en estos últimos años
injustificadamente y que fue el fin por el cual se creó la contabilidad, es la custodia de
recursos.
En resumen, se puede decir que la contabilidad tiene una doble función:
1. Toma de decisiones
a) Económicas
b) Financieras
c) Operativas
d) Evaluación de directores
2. Custodia de activos
Siendo la contabilidad la fuente principal (no única) de información para la dirección, es

necesario garantizar que los informes y estados que provengan de ella reflejen, con razonable
certeza, las operaciones que efectivamente se han realizado. Es decir que se debe procurar
que la información que brinda la contabilidad esté exenta de errores o deformaciones.
Las operaciones básicas se repiten con permanente frecuencia y pueden estar efectuándose en
forma concomitante. Mientras alguien está comprando materias primas, al mismo tiempo se
están produciendo nuevos artículos, se están vendiendo productos ya terminados y se están
efectuando cobros correspondientes a ventas anteriores. Si se tiene en cuenta que las
operaciones básicas son realizadas por distintas personas, resulta fácil apreciar las dificultades
que tendrá la dirección para ejercer un adecuado control sobre las actividades del negocio.
Si el control no es eficaz, podrían deslizarse errores, y en el peor de los casos fraude, que
pasarían inadvertidos. Estas operaciones básicas, por el hecho de ser frecuentes y repetitivas,
permiten ser normalizadas. La normalización consiste en programas que indican la forma más
adecuada de realizar las operaciones y se materializa en los manuales de procedimiento o de
trámite y en los cursogramas. Los manuales de procedimiento establecen en detalle cuáles son
las operaciones y en qué secuencia se deben presentar, para llevar a cabo una determinada
operación básica. Si la operación básica se ha programado, es razonable pretender que los
procedimientos previstos se cumplan, hasta tanto se advierta la posibilidad de mejorar el
programa. En este caso, lo que corresponde es la optimización del procedimiento y la posterior
comunicación de las nuevas instrucciones al personal afectado.
El control interno es, en gran medida, el encargado de garantizar que las informaciones que se
basan en la contabilidad, reflejen adecuadamente la situación del negocio; que se minimicen
las posibilidades de error o fraude y que se respeten los procedimientos que se han
implantado a través de manuales o instrucciones.
El propósito del control interno consiste en la prevención de errores y fraudes en la ejecución

de las operaciones; en garantizar las registraciones que habrán de servir de fuente de los
12
A2
Anexos
informes y estados provenientes de la contabilidad; en procurar la detección de cualquier

desvío sobre los procedimientos estipulados para la realización de las operaciones básicas; y
en general, ejercer un control efectivo sobre todos los aspectos del negocio (sobre el negocio
el control lo tiene la dirección).
BASES DEL CONTROL INTERNO

La base sobre la cual se asienta el control interno, está dada por la DIVISIÓN DEL TRABAJO y EL
CONTROL POR OPOSICION. De esta manera, una operación básica puede que ser subdividida
en varias partes, nunca es responsabilidad de una sola persona.
Esto no significa que una misma operación deba ser realizada por más de un empleado, sino
que el proceso o circuito administrativo (operaciones y acciones que conforman una operación
básica), es distribuido entre diferentes responsables, incluso pertenecientes a distintas áreas y
con intereses contrapuestos, de manera tal que no se entorpezca la labor de cada uno y se
estimule el control total sobre la operación básica, por la intervención de distintas personas en
la misma.
Al distribuir la tarea entre varios empleados y funcionarios, se requiere de una

complementación de todos los que intervienen para que la tarea se realice apropiadamente.
Para que esa complementación pueda llevarse a cabo, será necesario programar la operación
básica instruyendo y capacitando al personal para su ejecución, de este modo cada uno
conocerá la labor que de él se espera en la tarea y las responsabilidades que le son inherentes
a la misma. Si estos controles se pueden incluir en los procedimientos administrativos, es de
esperar que se detecten los errores o posibles fraudes ya que los empleados afectados a una
misma operación básica se están controlando entre sí.
Por último, al haber mayor control sobre el desarrollo de las operaciones básicas, se
intensificará el control sobre las registraciones, y los datos que puedan extraerse de la
contabilidad serán más confiables y en consecuencia también lo serán los informes que lleguen
a la dirección.
Como la característica más saliente del control interno está dada por la participación de más
de un responsable en una misma operación, es necesario que se instrumente un SISTEMA DE
INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO entre los distintos participantes, para que cada uno
conozca, cuándo le corresponde actuar, cuáles son las operaciones que ya se han cumplido y
cuál ha sido el resultado de las mismas, y a la vez pueda indicar, cuando concluye su parte y
cuál es la labor que ha realizado. Esta información se materializa en los registros previstos para
cada operación básica. Así, un remito, una factura, una nota de pedido, una ficha de cuentas
corrientes, etc. son portadoras de información que permiten conocer las operaciones ya
realizadas, a la vez que facilitan el control de las mismas. Para que el control interno sea eficaz,
debe estar complementado con buenos procedimientos administrativos que contemplen una
información adecuada para posibilitar el control de las operaciones programadas.
El SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO es la estructura que conforma los datos de las

operaciones y transacciones cotidianas, en la mayoría de los casos con tecnología de bases de
datos relacionales. No sólo es importante que esa estructura de información sea correcta por
las razones ya explicadas sino porque además son el punto de partida de los SISTEMAS DE
APOYO A LAS DECISIONES o también conocidos como SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL.
Estos sistemas explotan los datos a través de tecnología de bases de datos multidimensionales
13
A3
Anexos
y permiten hacer análisis prospectivo, análisis proyectivo, datamining, etc. Dado que la
información de este tipo de sistemas es la que sustenta las decisiones estratégicas, políticas y
tácticas de la organización, si los datos de las transacciones no son ciertos (no representan lo
más fielmente posible la realidad cotidiana), el resultado del análisis de esos datos estará
altamente distorsionado y sin valor alguno.
ALCANCES DEL CONTROL INTERNO

Es necesario aclarar, que un sistema de control interno no puede garantizar totalmente la
detección de errores, fraudes o desvíos a los procedimientos administrativos previstos, ni
tampoco la exactitud de los informes surgidos de la contabilidad. Es suficiente que se
equivoquen dos personas para que un error pase inadvertido. O bien, que dos personas se
pongan de acuerdo para cometer un fraude o tolerar un desvío a los procedimientos
programados.
Se destaca la importancia que los procedimientos administrativos, que habrán de contener a

los controles internos, estén correctamente programados, dado que si los procedimientos y
controles internos han sido mal previstos, no será necesario el error o acuerdo entre dos
personas para demostrar la ineficacia e ineficiencia del control interno.
También resulta necesario aclarar, que en algunos casos no resulta posible aplicar el control
interno en forma estricta, por resultar antieconómico. No puede pretenderse que en algunas
empresas pequeñas, o en algunas secciones de empresas mayores que cuentan con un
reducido número de personal administrativo, tengan que aumentar considerablemente la
dotación para permitir la instrumentación del control interno. En estos casos se suele suplir la
carencia de algunos controles internos con un control directo más intenso por parte del
propietario o del supervisor, o con la confianza que se deposita en quienes ejecutan las
operaciones que están exentas de control interno.
A continuación se detallan cuáles son las normas básicas de control interno que habitualmente
se incluyen en los procedimientos, correspondientes a las operaciones básicas principales, las
rutinas generales que las gobiernan, los comprobantes básicos y registros que habitualmente
se usan.
Sin embargo, no existen "recetas" de aplicación obligatoria al diseñar un procedimiento

administrativo. Todas las empresas no están estructuradas de la misma manera. Los riesgos
que corren son distintos. Cada una tendrá una particularidad o estilo propio en la ejecución de
determinadas operaciones básicas.
Generalmente usan diferentes medios de procesamiento, los que pueden facilitar o no el

control y en consecuencia se habrán de requerir controles internos más o menos intensos para
complementar los que producen los instrumentos de procesamiento utilizados. Además, no
todas las empresas estarán en las mismas condiciones económicas para soportar el costo que
implica la inclusión de algunos controles internos.
Las normas de control interno son, entonces, una guía que sirve a quien diseña sistemas. El uso
o aplicación de esas normas deberá estar vinculado con las características propias de la
empresa y a las particularidades que adopta la operación básica cuyo procedimiento se diseña.
14
A2
Anexos
EL CONTROL INTERNO EN LAS COMPRAS

Entre las normas de control interno aplicables a las Compras, se pueden mencionar:
1) Separación de funciones de Compras
Por un principio básico de control interno, quien realiza la operación de compra debe
estar separado funcionalmente de quienes tienen a su cargo el manejo de los
bienes/servicios y la registración de los mismos. En consecuencia Compras debe estar
separada de Almacenes, de Recepción y de Contaduría dentro de la estructura
organizacional.
2) Iniciación del trámite de Compra
La iniciación de la operación de Compra debe estar respaldada por una requisición

formal de un funcionario responsable. Si se tratara de materias primas o mercaderías
especiales, además de la solicitud de un responsable debería requerirse un informe
técnico que permitiera que Compras pueda efectuar correctamente la adquisición, y
que Recepción pueda medir la calidad de las entregas hechas por el proveedor.
3) Obtención de cotizaciones
Una importante norma de control interno consiste en que toda Compra que supere
determinado importe sea adjudicada luego de haberse pedido un número determinado
de cotizaciones a los posibles proveedores. No debería quedar nunca librado al criterio
personal del jefe de Compras la designación del proveedor al que se le realizará la
adquisición.
4) Colocación del pedido
La decisión a quien comprar debe ser tomada por un funcionario responsable. Es

conveniente fijar atribuciones entre funcionarios de distintos niveles, de manera tal
que si la operación no supera un importe, la decisión de Compra pueda ser tomada por
un determinado nivel, pero si supera ese importe, se requiere un nivel de decisión más
alto. Resulta obvio aclarar, que no deberían existir vínculos comerciales o relaciones
laborales entre los funcionarios de la empresa que toman la decisión de comprar y los
posibles proveedores.
Una vez tomada la decisión de Compra, quien la tomó tendrá que firmar su decisión
(sea firma digital o escrita convencionalmente). Ello puede hacerse sobre la cotización
del proveedor elegido o bien firmando la Orden de Compra. Es conveniente que esta
Orden de Compra sea prenumerada.
5) Nivel de Compra
Otra norma de control interno consiste en que la cantidad de artículos demandados

esté de acuerdo con las necesidades de consumo. Es importante analizar cuál es el lote
óptimo de compra o sea el nivel de compra apropiado. Para ello es conveniente
considerar los niveles fijados para: Punto de pedido, Stock mínimo y Stock máximo
Una Compra excesiva puede dar lugar a que se efectúe una devolución al proveedor, tal
vez cuando los precios de reposición hayan aumentado. En ese caso, el proveedor
15
A3
Anexos
normalmente hará una nota de crédito por el valor que oportunamente había
percibido, con lo que obtendrá un buen negocio. También el exceso de stock puede
representar mantener un capital inmovilizado en Almacenes por un período
considerable de tiempo.
Una Compra pequeña implica que tal vez la misma deberá repetirse muy pronto, lo que
implica incurrir nuevamente en los costos que causa toda colocación de una Orden de
Compra. Por otro lado, al adquirir partidas pequeñas se pueden estar perdiendo
bonificaciones que ofrecen los proveedores por compras en cantidad.
6) Control de la mercadería recibida
Es de suma importancia que se efectúe un correcto control sobre las mercaderías que
envía el proveedor. Ese control debe abarcar la cantidad recibida y la calidad de los
productos.
En principio el sector encargado de efectuar esos controles es Recepción. Al respecto

se pueden adoptar dos criterios distintos. Puede ser que se haga llegar una copia de la
Orden de Compra a Recepción o bien que esta oficina no se entere de las adquisiciones
comprometidas.
La ventaja de que a Recepción le llegue la Orden de Compra consiste en que se pueda

conocer a priori la calidad de la mercadería a recibir y en consecuencia realizar el
control. Además, cuando ser trata de volúmenes importantes, puede ir preparando las
operaciones de Recepción.
La desventaja de que Recepción esté enterada con anterioridad de lo que va a recibir,

se fundamenta en que si se trata de una entrega importante y se verifica la
coincidencia entre la cantidad expresada en la Orden de Compras y el remito del
proveedor, puede haber una tendencia a dar por buena la cantidad, sin controlar lo
que se recibe como corresponde; si no conociera la cantidad que se le va a entregar, no
le queda otro recurso que contar, medir o pesar los productos recibidos.
7) Constitución de seguros
Cuando las mercaderías compradas viajan por cuenta y riesgo de la empresa, ya sea en
transportes propios o de terceros, resulta recomendable la contratación de seguros
que cubran los riesgos propios del traslado de los productos.
CONTROLES SOBRE LA GESTIÓN DE LA TRANSACCIÓN DE LA COMPRA

8) Evaluación de la gestión de Compras
Si se mide el grado de eficacia de la gestión de compras, en función del tiempo

empleado en tramitar una transacción desde el momento de la asignación hasta la
fecha de recepción, se puede aprovechar ventajosamente la disponibilidad de ciertos
datos contenidos en los archivos. Para ello, el archivo de Órdenes de Compra Emitidas
deberá contener, para cada orden, la fecha de asignación y recepción del bien
ordenado. Para el análisis, el archivo deberá ser estratificado por medio de un pro-
grama de computación, de modo que se pueda establecer, por comparación entre
fechas, la cantidad de días que implicó procesar las distintas Órdenes de Compra
durante un ciclo. Por ejemplo, cuántas Órdenes de Compra se completaron en un día,
16
A2
Anexos
cuántas en dos y así sucesivamente.
9) Fijación de una política en función de los valores de las Órdenes de Compra
Para fijar una política adecuada en materia de gestión de compras es conveniente

estratificar el archivo de Órdenes de Compra Asignadas agrupando, por una parte, los
ítems comprados de superior valor, y por otra, los de escaso valor. La determinación de
superior y escaso valor será en función de los niveles de autorización.
Las Órdenes de Compra ubicadas en el nivel superior de la escala deberán ser

analizadas a fin de verificar el cumplimiento de los requisitos de autorización.
Con respecto a las Órdenes de Compra de escaso valor, el análisis consistirá en

determinar la razonabilidad de emplear mecanismos costosos en la gestión de
Compras, no justificados en razón de las pocas ventajas de su aplicación.
10) Análisis de la razonabilidad de los ítems comprados
Puede ocurrir que en los Almacenes de una organización se encuentre una cantidad
significativa de materiales y materias primas obsoletos y nunca utilizados. Esto
significaría que se ha comprado material inadecuado o innecesario.
Para detectar estas situaciones, existen programas de computación que pueden

desarrollar algunas de las siguientes funciones. Por un lado, un programa debería
recorrer el archivo de Existencias para rastrear y detectar aquellos ítems que contienen
stock, y cuya fecha de ingreso al inventario dista de una cantidad mínima de días con
respecto a la fecha de corrida de ese programa. Obviamente, el archivo de Existencias
debe contener un campo en cada registro correspondiente a un ítem, y en el cual se
haya incorporado el dato “fecha de ingreso al inventario”.
Otro programa podría recorrer el archivo de Órdenes de Compra e intentar detectar

órdenes que se consideran inusuales. Desde luego, la empresa debe definir
previamente qué materiales se considerarán usuales a efectos de que por comparación
puedan identificarse los que no lo son (por ejemplo los ítems no estandarizados). O
bien, un programa de computación podría extraer órdenes asignadas a proveedores no
estándar, o cuyas requisiciones provengan de departamentos que no soliciten
habitualmente pedidos.
11) Agilidad en el manejo de materiales
La eficacia de una buena gestión de compras puede verse frustrada frente a los
objetivos finales de la empresa, si luego de recibidas las mercaderías por el sector
Recepción, éstas quedan demoradas en ese sector sin razones que lo justifiquen.
La rapidez en la transferencia interna de materiales también ayuda a obtener ventajas

competitivas. El ahorro de tiempo del traslado del sector Recepción al sector
Almacenes puede significar ahorro en inventarios.
Este análisis puede lograrse por medio de informes preparados por un programa de
computación que efectúe la comparación entre las fechas de recepción en ambos
departamentos y la misma transacción. El ingreso de datos estará formado por los
datos contenidos en el Parte de Recepción que emite el recepcionista y por la
17
A3
Anexos
registración del ingreso del material al inventario de la empresa. La información —

como consecuencia del procedimiento de comparación— estará contenida en sendos
archivos magnéticos, que deben ser ordenados en forma secuencial por número de
Orden de Compra, o bien, por número de Informe de Recepción. El informe consistirá
en señalar ordenadamente los días de demora de un conjunto de transacciones.
EJEMPLO DE COMPRAS NORMALES

Se detalla a modo de ejemplo un circuito administrativo de compras normales con los
procedimientos de control interno de un sistema de información llevado en forma manual.
En todos los casos donde se especifica que se completa un documento por duplicado,
triplicado, etc. y que luego esas copias se envían a distintos destinos es porque se está
considerando un sistema que funciona manualmente. Si el sistema de información estuviera
informatizado, la información correspondiente queda registrada una única vez en la base de
datos y cada uno de los sectores podrá consultar y/o actualizar solo aquellos datos de los
que es responsable (vistas de la base de datos).
Los sistemas que están informatizados también tienen la facilidad de definir puntos de
control que no deben ser controlados por el personal, sino que son automáticamente
informados por el sistema. O como mínimo dan la posibilidad de imprimir algún listado
donde se seleccione la información a controlar, lo que facilita la operatoria.
La operación básica de Compras puede ser subdividida en las siguientes etapas:
1) Solicitud de Compras,
2) Selección de proveedor,
3) Decisión de Compras,
4) Recepción de la Compra,
5) Almacenaje de la mercadería,
6) Registración.
Solicitud de Compras
Cuando se trata de materias primas, materiales o útiles cuyo consumo es repetitivo, la
necesidad de reabastecimiento normalmente se detecta en Almacenes, cuando, al despachar
un Pedido de mercadería, se observe que se ha llegado al punto de pedido (cuyo valor
preestablecido puede coincidir o no con el stock mínimo).
Es recomendable que para cada articulo se tenga establecido cual es el punto de pedido, el
stock mínimo y el stock máximo. Cuando el inventario descienda del punto de pedido se inicia
el pedido de reabastecimiento. El punto de pedido se fija, teniendo en cuenta cuáles son los
planes de consumo previstos, cual es el tiempo medio que hay que esperar entre que se
solicita la reposición y se efectúa la entrega, cual es el riesgo que se corre sin el stock en
Almacenes, etc. Al fijar el punto de pedido, puede establecerse también cual es el tamaño del
lote a requerir.
En algunos casos resulta antieconómico, o casi imposible, poder estudiar el punto de pedido
para cada uno de los ítems que componen el inventario. Esto ocurre cuando el inventario esta
compuesto por un número elevado de ítems distintos. Si esta es la situación, para aquellos
18
A2
Anexos
artículos que tienen un reducido valor unitario, que tienen la facilidad de reposición, que
puede ser fácilmente sustituidos por otros y que en general su posible carencia no es critica, se
suelen fijar los puntos de pedido en función a la experiencia y no sobre la base de planes de
consumo elaborados para cada ítem.
Conociendo el punto de pedido para cada artículo, Almacenes puede determinar cuando hay
que solicitar la Compra, ya sea por los saldos de existencias si se lleva inventario
permanentemente, o bien por la observación de los inventarios que quedan en los estantes o
cajones donde se almacenan los bienes. En este último caso, el almacén físico debe estar
ordenado, de manera que se pueda efectuar un fácil conteo de las existencias que quedan en
stock.
Detectada la necesidad de reaprovisionamiento, Almacenes emite la Solicitud de Compra. En

ella indica cual es la cantidad a comprarse y la calidad del articulo solicitado. Esta solicitud es
recomendable que se emita por duplicado. El original se envía a Compras para que gestione el
reaprovisionamiento, mientras que el duplicado es mantenido en Almacenes en un archivo
cronológico, hasta que se produzca la llegada del material solicitado. De esta manera se tendrá
información acerca de los artículos que se encuentran en trámite de reposición y de la fecha
desde cuando esta hecho el pedido. Al archivar el duplicado en forma cronológica, se podrá
advertir cuando se produce un atraso en la reposición, y en consecuencia insistir ante Compras
para que se agilice la llegada de los productos.
Una precaución que debe adoptarse, consiste en evitar que la reposición de un mismo artículo
sea solicitada más de una vez. Puede ocurrir que Almacenes emita la Solicitud de Compra y
antes que la mercadería solicitada ingrese a la empresa, reciba otro pedido interno. Al atender
el mismo volverá a observar que se ha llegado al stock mínimo y en consecuencia puede poner
una nueva Solicitud de Compra, al no recordar que ya había sido solicitado el
reaprovisionamiento. También puede ocurrir que Almacenes emita la Solicitud de Compra, se
gestione la adquisición y el proveedor haga una entrega parcial a cuenta. Una vez recibida esta
entrega a cuenta, Almacenes puede atender otro pedido interno que haga descender el saldo
nuevamente por debajo del stock mínimo. Por tal motivo Almacenes puede emitir
nuevamente otra Solicitud de Compras, sin considerar que aún falta completar la entrega de la
Solicitud Anterior. En cualquiera de estos casos Compras habrá de iniciar una nueva gestión de
adquisición de los bienes requeridos.
Cada vez que Almacenes detecte la necesidad de emitir una Solicitud de Compras, antes de
efectuar el pedido debe constatar en el archivo de Solicitudes pendientes si no hay en trámite
una reposición de ese artículo. Otra alternativa, que puede ser utilizada cuando se lleve
inventario permanente, consiste en destinar un espacio en las fichas de stock para anotar los
pedidos de reposición ya solicitados. Cuando los productos se reciben, a la vez de
incorporarlos al stock, se les da de baja en la misma ficha de la situación de pedidos
pendientes. De esta manera en una misma ficha, se podría conocer para cada producto cuál es
el stock que hay en el Almacén y cuál es la cantidad solicitada que aún no se ha recibido.
Obviamente, antes de emitir una Solicitud de Compra habría que observar en la ficha
correspondiente al artículo a solicitar, si hay algún pedido pendiente.
Selección del proveedor

Compras se entera de la necesidad de Comprar a través de la solicitud que le ha llegado. En
este momento tiene que seleccionar a los posibles proveedores. A tales efectos suele contar
19
A3
Anexos
con catálogos o registros de proveedores.
Cuando el producto solicitado puede ser suministrado por varios proveedores es

recomendable pedir cotización y condiciones a un número de ellos. Se debe procurar que no
siempre se le pida cotización a los mismos proveedores. Si, por ejemplo, se determina que se
pedirá cotización a cinco proveedores para cada Compra, se puede establecer que se requiera
la cotización de las dos mejores ofertas de la última consulta, al proveedor que se le efectuó la
Compra y a quien lo siguió en méritos, mientras que los otros tres proveedores a consultar
serán aquellos que figuran en los registros de la empresa pero hace más tiempo que no son
consultados. De esta manera se va produciendo una rotación ventajosa, pues se conocen las
ofertas actualizadas de los proveedores, sin descuidar a quienes están surtiendo mejor a la
empresa.
En muchos casos no está programada la mecánica a seguir para elegir a los proveedores que
serán consultados. En estos casos la decisión queda a criterio de algún funcionario de
Compras. El riesgo que se corre consiste en que quien selecciona las consultas puede tener
preferencia por determinados proveedores y de esa manera no participarían quienes podrían
vender en condiciones más ventajosas para la empresa.
El Pedido de Cotización debe indicar claramente la mercadería requerida y deberá emitirse en

tantas copias como proveedores van a ser consultados, más una que va a quedar en Compras.
En este último ejemplo es conveniente anotar los proveedores que han sido consultados. Esta
copia se puede adherir a la Solicitud de Compras y mantenerlas en un archivo transitorio,
ordenado cronológicamente. De esta manera resulta posible detectar cualquier demora en la
recepción de las cotizaciones
Decisión de la Compra
Una vez que se reciban las cotizaciones, se debe decidir a qué proveedor se le adjudica la
Compra. Esta es tal vez la etapa más delicada de toda la operación de Compra, pues en
muchos casos no es posible tener en cuenta solamente los precios cotizados para adjudicar la
Compra. Puede resultar necesario contemplar algunas diferencias de calidad ofrecida, la
financiación propuesta, el plazo de entrega, etc. Por eso es recomendable que la decisión sea
tomada por el más alto funcionario de Compras, si la erogación no supera un límite que
previamente se haya estipulado.
Cuando es por un monto mayor debe requerirse la autorización de algún Gerente o

funcionario de mayor jerarquía. En cualquier caso es recomendable que anote sobre la
cotización recibida el motivo por el cual se optó por ese proveedor y que esa inscripción sea
firmada por quién tomó la decisión.
En algunos casos en que los distintos proveedores ofrecen los bienes requeridos con alguna
diferencia de calidad, puede llegar a necesitarse el asesoramiento del sector que hará uso de
los productos solicitados, a fin de que opine sobre las diferentes calidades ofrecidas. Para este
caso se realizara un documento en el que debe indicarse con claridad el producto solicitado, su
calidad y cantidad, el plazo de entrega, como toda otra indicación que sea necesaria para
garantizar los intereses de la empresa.
Si se resuelve que una copia de la Orden de Compra llegue a Recepción, la misma podrá ser
emitida por quintuplicado, teniendo los siguientes destinos:
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A2
Anexos
1) Original para el proveedor.
2) Duplicado para Compras. Este ejemplar se adjunta a la Solicitud de Compra, al Pedido

de Cotización, y a las Cotizaciones recibidas. Estos elementos constituyen el legajo
de tramitación de la Compra y ya puede ser archivado definitivamente, quedando
como archivo histórico en caso que deba ser consultado.
3) Triplicado para Compras. Este ejemplar se mantiene en un archivo transitorio de

Orden de Compra pendientes de cumplimiento. Este archivo se origina en el hecho
de que es responsabilidad de Compras que los artículos solicitados lleguen en la
forma y en la época prevista. Sin embargo es posible que todo el legajo, que
completa el duplicado de la Orden de Compra, sea el que se mantiene en el archivo
transitorio, pasando al archivo definitivo recién cuando se comprueba la entrega y
posiblemente con una copia del remito del proveedor o del Parte de Recepción.
4) Cuadruplicado para Recepción. Esta copia se utiliza para que Recepción esté
enterada que habrá de recibir el envío y haga los preparativos que correspondan y
para que pueda conocer la calidad del producto y en consecuencia efectuar su
control. Sin embargo, por la Orden de Compra puede no saber el momento exacto
en que se habrá de producir la entrega. Otro argumento a favor de que Recepción
reciba una copia de la Orden de Compra, es que si el proveedor se equivoca y hace
una entrega que corresponde a otro cliente, Recepción podría negarse a recibir esa
mercadería y así evitar todos los trastornos que puede ocasionar el procedimiento
de devolución del material recibido y que no ha sido solicitado por la empresa.
Si la Orden de Compra contiene los valores de los artículos a comprar, habría que
evitar que en esta copia se reproduzcan los costos de adquisición.
5) Quintuplicado para Cuentas a Pagar. Esta copia servirá para que Cuentas a Pagar
vaya formando el legajo, de manera que cuando lleguen el remito y la factura,
pueda comprobar que la mercadería recibida y facturada coincida con la solicitada,
y en consecuencia pueda emitir la correspondiente Orden de Pago al proveedor.
Si Cuentas a Pagar emite la Orden de Pago en base a estos comprobantes, será necesario que
la copia de la Orden de Compra que le llega, esté valorizada. Sin embargo no es del todo
recomendable este procedimiento, pues puede deslizarse algún error de transcripción, o bien
un cambio de cotización intencionado, para favorecer a algún proveedor. Sería preferible que
a Cuentas a Pagar le llegue una copia de la Orden de Compra, juntamente con una copia de la
Cotización del proveedor. Para obtener esa copia se puede proceder a reproducir por
fotocopia la cotización original, o bien a que Compras solicite las cotizaciones por duplicado.
En este último caso el duplicado de la cotización del proveedor al que se le adjudica la Compra
se adjunta con la
Orden de Compra que llega a Cuentas a Pagar y el duplicado de las demás cotizaciones, se
destruye cuando se adjudica la Compra.
Por último, otra alternativa estaría dada por el hecho de que Cuentas a Pagar no reciba copia
de la Orden de Compra. Solamente le llegaría el Remito y la factura y una vez que haya
verificado la coincidencia entre ambos comprobantes solicite el legajo de la Compra a
Compras. Así, de ese legajo verificaría que los datos de Remito coincidan con los de la Orden
de Compra y los precios de la factura con los de la Cotización del proveedor. Una vez
21
A3
Anexos
finalizado el control debería devolver el legajo a Compras donde quedaría archivado. En este
caso no sería necesario el quintuplicado de la Orden de Compras para Cuentas a Pagar
Recepción de la Compra
Cuando el proveedor efectúa la entrega, Recepción debe controlar que la mercadería recibida
coincida con la registrada en el Remito y en la Orden de Compra.
En algunos casos, generalmente cuando se trata de mercadería estándar, Recepción puede

verificar, además de la cantidad, la calidad de los productos recibidos. En cambió cuando se
trata de productos especiales que requieren un control de calidad más estricto, el mismo se
habrá de diferir hasta que participen los empleados de Control de Calidad. En este último caso,
como no se puede pretender que el proveedor espere hasta que se haga el control de calidad
de lo entregado, se suele conformar el Remito tan solo a lo que hace a cantidad, dejando una
reserva con respecto a que la calidad va a ser controlada oportunamente. Sin embargo es
necesario que la calidad se controle antes de que la mercadería ingrese a Almacenes, a efectos
de que no se confunda con la que allí está almacenada y que no se tenga que volver a retirar
de Almacenes, en caso de que sea defectuosa.
La mercadería viene acompañada por el Remito preparado por el proveedor. El Remito por lo
menos tiene dos copias. El original será el que firma quien recibe la mercadería y se lleva el
proveedor como constancia de la entrega efectuada. El duplicado es el que queda en la
empresa. Hay proveedores que entregan más copias del Remito para la empresa, pero como
ello no es seguro no conviene basar la comunicación interna en copias del Remito dado que
algún proveedor puede ser que no las suministre. Más recomendable es que Recepción emita
un Parte de Recepción donde indique la mercadería recibida y el proveedor que la entregó. El
Parte de Recepción se puede emitir por triplicado. El original lo envía a Compras para que
tome nota de la llegada de la mercadería y en consecuencia retire el legajo o la copia de la
Orden de Compra del archivo transitorio de Órdenes de Compra pendientes de cumplimiento.
Si Compras tenía pendiente- el legajo, una vez que verifique que la recepción corresponde a lo
solicitado, pasa el legajo a un archivo definitivo y puede agregar o destruir el Parte de
Recepción. El duplicado y el triplicado se envían a Almacenes con los productos recibidos. De
este sector recibirá el triplicado conformado, el que lo archivará cronológicamente. Si
Recepción tenía una copia de la Orden de Compra, una vez que llegó la mercadería, la misma
puede ser archivada juntamente con el triplicado del Parte de Recepción. El remito que dejó el
proveedor también debe ser conformado por Recepción y ese documento debe llegar a
Cuentas a Pagar, quien esperará la factura del vendedor, para controlar y ordenar el Pago
Almacenaje de las mercaderías

Las mercaderías llegan a Almacenes acompañadas de dos copias del Parte de Recepción.
Almacenes tendrá que controlar, en primer término, que el detalle que figura en el Parte de
Recepción coincida con la mercadería entregada por Recepción. Si es así, firma una copia del
Parte de Recepción y se la entrega a Recepción, pues la responsabilidad de este sector ya está
cumplida.
Por otro lado, debe controlar que la mercadería recibida coincida con la que había solicitado
en su oportunidad, con la copia de la Solicitud de Compra, que se encuentra archivada
cronológicamente. Si la coincidencia no se verifica deberá comunicárselo a Compras. En
algunos casos, para evitar posibles errores en la Orden de Compra, se suele hacer llegar una
22
A2
Anexos
copia de la misma a Almacenes, para que éste certifique que está de acuerdo con el material
requerido.
Si la coincidencia se produce, Almacenes debe retirar del archivo provisorio la Solicitud de

Compra pendiente. Esta puede ser archivada con la copia del Parte de Recepción o bien
destruida, pues una copia de la misma quedará en Compras.
Con la copia del Parte de Recepción que queda en su poder, Almacenes procede a dar ingreso
a las mercaderías en el fichero de existencias. Al mismo tiempo habrá de anular la anotación
hecha oportunamente, referida a que la mercadería estaba en trámite de reposición.
El Parte de Recepción lo archiva definitivamente y le sirve como comprobante de las

registraciones efectuadas en las fichas de stock. Las mercaderías serán almacenadas en los
estantes o cajones previstos.
EL CONTROL INTERNO EN LAS VENTAS

Entre las normas de control interno, cuya aplicación se recomienda en la operación básica de
Ventas, son de mencionar las siguientes:
1) Separación de funciones
Es una norma básica que establece que quien realiza la Venta no debe tener acceso a
los registros de stock y de saldos de clientes. Ello se debe a que quien realiza una
operación tenga acceso al elemento que controla su actividad.
Ventas también debe estar separada de quien autoriza el crédito al cliente. Esta norma
procura evitar que por el afán de vender, se lleguen a conceder créditos a clientes cuya
cobrabilidad resulta muy riesgosa.
Por último, también es recomendable que Ventas esté separada de Facturación. De

esta manera es factible realizar un control entre los precios que Ventas asigna al
valorizar la Nota de Pedido, y los que Facturación aplica al confeccionar la Factura. Este
control puede extenderse al cotejo entre la Factura y la Cotización si es que el cliente
había solicitado previamente un presupuesto.
2) Aprobación de la Venta
Una Venta financiada no debe efectivizarse hasta tanto no se haya aprobado la misma,
en lo que hace al crédito, por un funcionario responsable. Puede ocurrir que no se
hayan acordado límites de crédito para los clientes, en cuyo caso para cada Nota de
Pedido debe tomarse una decisión en Créditos. En este caso el funcionario de Créditos
que debe tomar la decisión, deberá conocer el saldo de deuda del cliente, el importe
que representan las Notas de Pedidos ya aprobadas por ese cliente y que aún no han
sido contabilizadas en su cuenta por hallarse en trámite de despacho, y el importe de
la Nota de Pedido que requiere decisión.
La suma de estos tres valores indica cual es el importe que alcanza la deuda si la Venta
se aprueba. Este importe será el que debe considerar teniendo en cuenta la
información que se dispone del cliente; su situación patrimonial, económica y
financiera; la forma cómo cumplió las obligaciones anteriores; las referencias
bancarias, comerciales o de agencias especializadas, que se hayan obtenido sobre el
23
A3
Anexos
cliente; las garantías que éste ofrece, etc. En base a esos elementos se mide el riesgo
que implica la aprobación del pedido, y en consecuencia se decide si la Venta se
aprueba o no.
Resulta más aconsejable que para cada cliente se establezca un acuerdo o Límite de
Crédito. De esta manera el análisis indicado anteriormente sólo se hace cuando se
establezca el acuerdo o cuando el mismo se deba renovar o ampliar. De esta manera,
cuando la Nota de Pedido corresponde a un cliente que ya tiene un límite establecido,
sólo será necesario verificar si la suma de la deuda actual, más las Notas de Pedidos ya
aprobadas pero aún no debitadas en la cuenta del cliente, más el importe de la Nota
de Pedido sobre la que se debe decidir, resulta menor o mayor que el límite otorgado.
Si es menor, la Nota de Pedido resulta aprobada. Si es mayor, un funcionario de
Créditos podría reconsiderar el límite concedido o bien rechazar la venta.
Con respecto a quién debe efectuar este control, si todos los clientes tienen un límite
otorgado, pueden presentarse dos alterativas:
a) La verificación puede ser efectuada por Créditos. El inconveniente que tiene

esta alternativa consiste en que para toda Nota de Pedido, sin excepción,
Créditos debe requerir información a Cuentas Corrientes pues ésta es quien
lleva el estado actualizado del cliente (Deuda actual y Notas de Pedidos
aprobadas y no debitadas). Además, cada Venta que resulta aprobada implica
una comunicación de Créditos a Cuentas Corrientes para que se actualice el
importe de Notas de Pedido aprobadas y no debitadas. Todo esto implica una
corriente continua de información, que en algunos casos, para evitar demoras
se suele hacer en forma oral y en consecuencia puede ocasionar errores por
falta de control. La ventaja de esta alternativa radica fundamentalmente en
que hay un solo sector, Créditos, que aprueba todas las Notas de Pedido en lo
que hace a la deuda del cliente. También puede mencionarse como ventaja,
que en el caso que el límite otorgado sea insuficiente para autorizar la Venta, la
documentación ya esta en Créditos para que tome la decisión que se aparte del
límite establecido.
b) El control puede ser efectuado por Cuentas Corrientes y cuando la Nota de
Pedido en cuestión excediera el margen concedido al cliente, la misma es
pasada a Créditos para que allí se tome la decisión. Para que el control pueda
ser efectuado en Cuentas Corrientes, esta debe conocer los límites concedidos
a cada cliente. La ventaja fundamental de esta alternativa está dada por el
hecho de que al programar la decisión de aprobación de la Nota de Pedido,
disminuyen en forma muy notoria las comunicaciones que deben circular entre
Crédito y Cuentas Corrientes. Sólo hará falta que cada vez que Créditos
concede un margen, lo modifica, o lo deja sin efecto, se produzca la
comunicación a Cuentas Corrientes quien lo podrá asentar en la subcuenta del
cliente. También será necesario informar a Cuentas Corrientes las Notas de
Pedido que Créditos aprueba a pesar de que el límite acordado ya estaba
utilizado.
De cualquier manera los casos que ocasionan estas comunicaciones no son
frecuentes, pues lo normal debería ser que el pedido se formule dentro del
margen asignado al cliente. El inconveniente que puede mencionarse en este
24
A2
Anexos
caso, sería que habría dos sectores que pueden estar concediendo el acuerdo a
la Nota de Pedido. Sin embargo ello no implica que Créditos pierda el control
de esta función, ya que Cuentas Corrientes sólo estaría ejecutando las
decisiones que adopte Créditos al fijar el límite de acuerdo para cada cliente.
Cualquiera sea la alternativa que se adopte, autorización dada por Créditos o por
Cuentas Corrientes, se debe tener en cuenta que si alguna Nota de Pedido, que en
principio fue aprobada, luego no se puede cumplir por falta de stock, por ejemplo, se
debe cursar una comunicación a Cuentas Corrientes para que ésta descargue el
importe asentado como Notas de Pedido aprobadas y no debitadas. También, en
cualquiera de ambas alternativas, será necesario que la Nota de Pedido cuya
aprobación se requiere, venga valorizada por Ventas
3) Concesión de bonificaciones
Toda bonificación que se conceda a los clientes por Compras en cantidad, deberá estar
perfectamente autorizada por los funcionarios que tengan la atribución necesaria para
otorgar tal beneficio al cliente. Es conveniente que se fijen límites de atribución para
los distintos niveles jerárquicos que pueden intervenir en la decisión. Así, por ejemplo,
el vendedor o corredor, podrá aplicar directamente un determinado porcentaje de
bonificación, si la venta requerida oscila entre dos montos determinados. El Jefe de
Ventas podrá aplicar otro porcentaje cuando el monto que represente el pedido del
cliente exceda en el intervalo establecido para el vendedor. Cualquier otra bonificación
que no esté indicada en las atribuciones del Vendedor y/o del Jefe de Ventas, deberá
ser resuelta por el Gerente Comercial.
4) Documentación que respalda la circulación de productos.
Todo el flujo de productos (de Almacenes a Despacho; de Despacho al repartidor y de

éste al cliente), debe estar amparado por un comprobante que será firmado por quien
recibe la mercadería en cada caso. Este comprobante sirve para que se documente la
responsabilidad del receptor de los productos, a la vez que libera de esa
responsabilidad a quien los entrega. Obviamente, el comprobante que se utilice, debe
indicar con total claridad el tipo y la cantidad de bienes que se transfieren de un
responsable a otro.
5) Numeración de los comprobantes.
Es muy recomendable que todos los comprobantes básicos que se utilicen en la Venta,
Nota de Pedido, Remito, Factura, etc., vengan prenumerados de imprenta. Esta
numeración permite un mejor seguimiento de todas las operaciones y, en
consecuencia, un más acabado control sobre las mismas.
6) Valorización de los precios de Venta y de costo.
Uno de los aspectos más riesgosos de la operación básica de Ventas, consiste en la

valorización de los productos, tanto en lo que hace al precio de venta para la
fabricación, o al de costo para la descarga del inventario, si se lleva inventario
permanente.
El riesgo se origina en el hecho de que en ambos casos, la fuente a la que se debe
25
A3
Anexos
recurrir para asignar los valores es única y se trata, también en ambos casos, de una
tabla de referencia. En el caso de los precios de venta se requiere consultar a una lista
de precios. En el caso del valor de costo, la consulta se hará al elemento en donde se
lleve el valor unitario de cada artículo en stock. En este último caso, generalmente esos
datos se incluyen como información de referencia en la misma subcuenta donde se
registra la existencia valorizada de los productos.
Como la fuente es única a pesar de que se otorgan duplicados de la lista de precios, de

cualquier manera sigue siendo la misma fuente, no siempre es posible habilitar un
control por oposición o automático para la valorización. A lo sumo es dable establecer
un control directo que consiste en que dos o más personas hagan lo mismo y luego se
comparen los resultados de ambas operaciones de valorización para verificar la
exactitud.
Si se establecen incorrectamente los precios de Venta, la consecuencia está dada en

una errónea facturación al cliente, lo que puede ocasionar perjuicios económicos a la
empresa. Si no se establece un control directo para detectar estos errores, solo cabría
esperar que una equivocación de esta naturaleza sea advertida por el cliente y que
éste la haga saber a la empresa, o que se descubra si se realiza algún procedimiento de
auditoría posterior.
Si el error está en la aplicación de los valores de costo, la consecuencia será una

incorrecta determinación de resultados de explotación y consecuentemente un error
en la valorización de los artículos que quedan en inventario. Si aquí no se establecen
procedimientos de controles directos, el error solo podría surgir si se realiza una
auditoria posterior que aplique controles directos. En el caso de los costos, el control
se puede complicar aún más.
Si se trabajara con costos estándar, el control podría ser similar al de la facturación;

bastaría que dos personas valorizaran el Remito a partir de un listado de costos
estándar y luego se confrontaran los resultados. Pero si se trabaja con costos históricos
reales, difícilmente existan dos fuentes que tengan la misma información, dado que los
valores de costos se pueden modificar con mucha frecuencia y, en consecuencia, esos
listados quedarían rápidamente desactualizados. En estos casos se suele llevar el costo
unitario en la misma subcuenta donde se registra la existencia valorizada de los
productos en stock. Así, cada vez que un costo unitario se modifica, la actualización se
efectúa en un solo lugar. En este caso aún, pueden presentarse dos situaciones
distintas. Si la valuación se hace a Precio Promedio Ponderado, la valorización del
costo de los productos vendidos es relativamente sencilla. Bastaría multiplicar el costo
unitario asignado al producto por la cantidad vendida, ya que en este caso el precio del
producto sólo se altera con el ingreso de nuevos productos al inventario. En cambio si
se utiliza en tal procedimiento un criterio de descarga LIFO, FIFO u otro similar, la cosa
se complica mucho más ya que puede ocurrir que las unidades vendidas deban ser
descargadas de inventario en lotes de distinta valuación. Esto implica que se debe
tener especial cuidado ya que la operación de valorización es mucho más engorrosa.
Cualquiera sea el procedimiento que se siga para valorizar el inventario, el control

directo debe consistir en que la operación de valuación se realice dos veces, tal vez
partiendo de la misma fuente, por dos personas distintas, y luego se puedan comparar
los resultados. Una alternativa consistiría en que un sector de Contabilidad Almacenes
26
A2
Anexos
valorice el Remito, mientras que quien efectúa los créditos a las subcuentas haga lo
propio antes de efectuar las registraciones. Una vez realizadas ambas valuaciones se
controlan los totales y una vez conformes se producen las registraciones.
Otra alternativa es que Contabilidad Almacenes valorice una copia del Remito y
efectúe los créditos a las subcuentas. Por otro lado otro sector, que podría ser Cuentas
a Pagar, valorice, a partir del mismo fichero, otra copia del Remito. Cuando
Contabilidad Almacenes concluye las registraciones e informa los totales a Cuentas a
Pagar para que ésta realice la contabilización en la contabilidad central, Cuentas a
Pagar controla los totales informados por Contabilidad Almacenes con los que ella
obtuvo por la valorización que ya había efectuado. En este caso, cualquier error es
descubierto en Cuentas a Pagar. Tanto para el control de los precios de venta como de
los valores de costo. Pueden seguirse otras alternativas distintas a las enunciadas o
evitar los controles para no duplicar el trabajo a pesar de los riesgos que se corren,
probablemente se simplificarían en forma considerable los procedimientos si se
dispusiera de equipos de procesamiento de datos que pudieran ser programados de
tal manera que permitan efectuar los controles. Por ejemplo, si los equipos tuvieran
una memoria que permitiera tener registrados los precios de venta y los valores de
costo para todos los artículos, la valorización la produciría directamente el proceso.
Únicamente se debería controlar que el código de la mercadería vendida y la cantidad
de la misma, se han ingresado en forma correcta. Además quedaría latente la
posibilidad que hubiese error en las listas de precios que tiene almacenada, pero ese
riesgo también se corre con las que están impresos para la consulta ocular. En ambos
casos es conveniente revisar con cierta frecuencia si las listas de precios que se utilizan
están debidamente actualizadas.
7) Consistencia entre las cantidades y artículos entregados y facturados.
Un error que puede presentarse consiste en que exista una divergencia entre las
registraciones efectuadas en Almacenes, Contabilidad y Facturación, en lo que hace al
tipo de artículo o a la cantidad del mismo.
Para realizar las registraciones en Almacenes y en Contabilidad, se usa como

comprobante básico el Remito que ampara la salida de mercaderías. Puede ocurrir que
en algunos de los sectores omitan efectuar una registración, o bien le imputen a una
subcuenta distinta o exista un error en la cantidad tomada. Estos posibles errores
pueden ser detectados con diferentes procedimientos de control.
Una alternativa consiste en que, cuando se confecciona el Remito se anoten al pie la

suma de los números de artículos y cantidades inscriptas en el mismo. Si así se procede
cuando Almacenes y Contabilidad Almacenes realizan las registraciones deberían
sumar el subdiario que utilizan, los totales de número de artículos y cantidades que
inscribieron en las registraciones realizadas. De esta manera es factible controlar en
cada sector, que la suma obtenida al pie del Subdiario coincide con la suma inserta al
pie de todos los Remitos registrados. Este control, en principio, garantiza que se han
tomado correctamente los números de artículos y las cantidades del Remito.
El inconveniente podría estar dado en el hecho que en el Remito se hubiese anotado

incorrectamente el número de artículo. Sin embargo ello es fácil de controlar, pues
además del número de artículo habrá de figurar la designación del mismo. Solo será
27
A3
Anexos
necesario que, tanto en Almacenes como en Contabilidad Almacenes quien efectúa la

registración y selecciona la subcuenta por el número de artículo, constate antes de
efectuar el pase, que la designación de la mercadería indicada en el Remito coincida
con la de la Subcuenta seleccionada.
Con respecto a la designación y a la cantidad inscripta en el Remito, debe considerarse

como correcta pues el mismo ha sido confirmado por el cliente que recibió el
producto. El único tipo de error que quedaría sin descubrir con este procedimiento, es
el que se produce cuando se toman erróneamente las cantidades de por lo menos dos
artículos, pero de forma tal que esos errores se compensan entre sí. Sin embargo, la
probabilidad de que esta combinación se produzca es relativamente baja.
Otra alternativa estaría dada por un chequeo periódico entre los saldos
de Contabilidad Almacenes y Almacenes. Este control puede ser efectivo como
complemento de alguno de los anteriores, pero el inconveniente que tiene
usarlo como único control consiste en que los errores pueden ser descubiertos
con bastante posterioridad a su producción y en consecuencia resultará
dificultosa la determinación de la causa que lo originó.
Con respecto a los errores que se pueden cometer en la facturación con relación a la
cantidad de mercadería facturada y al tipo de si misma, se pueden seguir los siguientes
procedimientos de control.
En principio, para estar seguro que se está facturando lo realmente vendido, sería
conveniente que la Factura se haga a partir de un ejemplar de Remito, ya que en éste
figura la mercadería que realmente fue entregada al comprador. Sin embargo también
podría efectuarse la facturación a partir de una copia de la Nota de Pedido, pero en
este caso alguien tendría que controlar la coincidencia entre la Nota de Pedido y el
Remito, para evitar que se facture algo distinto a lo entregado al cliente. Si para el
control de registración entre Almacenes y Contabilidad Almacenes, se procedió a
obtener sumas de control al pie del Remito, se puede seguir igual temperamento con
la Factura y de esa manera controlar los totales incluidos al pie de cada uno de esos
documentos.
También es posible que la coincidencia de artículo y cantidad, se haga sólo entre el

Remito y la Nota de Pedido, y que la Factura se controle por importe total con la Nota
de Pedido valorizada. De esta manera se obtendría un buen control entre los tres
elementos.
Existen otros procedimientos de control que pueden ser más o menos efectivos que
los enunciados y que pueden ocasionar distinta intensidad de trabajo. En cada caso
particular será necesario medir el riesgo que se corre ante la carencia de control y, en
consecuencia, establecer la verificación que resulte aconsejable para reducir los
riesgos, sin que a la vez se entorpezcan totalmente los procedimientos administrativos.
CONTROLES SOBRE LA GESTIÓN DE LA TRANSACCIÓN DE LA VENTA

8) Ventas registradas pero no despachadas
Puede ocurrir, por error, que existan registros de ventas facturadas, pero que de los
mismos no exista constancia del despacho respectivo. Esto provocaría una
deformación de la realidad económica (los informes de ventas aparecerían inflados)
28
A2
Anexos
además de una mala imagen frente al cliente a quien se facturó erróneamente. Para
verificar la coherencia entre Facturación y Despacho, se aplicará un programa de
computación que cotejará los archivos de Facturación y de Despacho y detectará, si
ocurriera, los ítems de un archivo que no logran aparearse con ninguno de los del otro
archivo; esto último durante un determinado lapso. Es posible que ambos archivos no
estén ordenados en el mismo orden secuencial, por lo cual, previamente a su cotejo,
habrá que reordenar los ítems de cada uno de ellos en función del orden en que se
encuentran los del otro. Aquellos ítems facturados que no encuentren su
correspondiente registro de despacho deberán ser listados a efectos de su
seguimiento y decisión.
9) Bienes despachados pero no facturados
La situación inversa del caso anterior es la de bienes entregados al cliente (o a un

tercero) y, por error de omisión, no facturados. Esta situación provocará una pérdida
de inventario para la organización. El mismo programa, cuya función hemos
comentado en el párrafo anterior, puede ser aplicado para detectar bienes
despachados y no facturados. También participarán, en este proceso de revisión, los
mismos archivos indicados anteriormente, los cuales deben ser cotejados unos con
otros durante un período razonable; los bienes que aparezcan como despachados y
para los cuales no se aparea la factura respectiva, deberían ser también listados para
seguimiento y decisión.
10) Registros duplicados de transacciones
Este error puede ocurrir por diversos motivos; entre ellos, por distracción del data
entry, simultáneamente con una debilidad del sistema de control de input de un lote
de datos que no detectó el ingreso doble de un mismo registro. O bien, puede haber
una duplicación de datos de entrada remitidos erróneamente por el usuario para su
procesamiento. También pudo haberse generado la duplicación por una interrupción
no esperada en la corrida de un proceso y, en el momento de reinicio, se toma
nuevamente un registro ya ingresado al producirse el corte.
A efectos de detectar la registración erróneamente duplicada del registro de una

transacción, un programa de computación deberá recorrer (leer) el archivo de
Transacciones de Venta y comparar la imagen de cada registro con la del resto del
archivo, de manera de señalar los casos en los que se verifique la doble registración.
11) Ventas facturadas y despachadas pero no registradas
Algunas transacciones de ventas pueden haber sido facturadas y despachadas, pero no

incorporadas a los registros de la organización. Esto puede resultar de errores no
voluntarios que, sin embargo, son preocupantes, pues puede constituir un fraude
potencial.
Para detectar esta circunstancia, un programa de computación deberá recorrer el

archivo pertinente y verificar la numeración secuencial de las facturas, a efectos de
determinar números faltantes; estos deberán ser listados para su posterior
investigación. Simultáneamente, el mismo programa deberá sumarizar los importes de
todas las facturas comprendidas en un período contable y comparar ese total con el
importe registrado contablemente como ventas totales de ese período.
29
A3
Anexos
12) Análisis de valores fuera de rango
Si bien este análisis no asegura la detección de la totalidad de situaciones anómalas

que se pueden presentar, sí permite identificar aquellas transacciones que, por sus
valores, quedan fuera de un marco general de referencia previamente definido, A
estos efectos, un programa de computación debe recorrer el archivo de Facturación y
seleccionar aquellos casos que se consideren excepcionales por presentar alguna de
las siguientes condiciones:
a) Ítems facturados por encima del precio más alto establecido para ese producto.
b) Ítems facturados por debajo del precio más bajo fijado para ese producto.
13) Verificación de los valores contenidos en las facturas
Dentro de cada Factura existen valores que son el resultado de cálculos o de tablas de
referencia. Un programa de computación debería recorrer el archivo de Facturación y
revisar todos los valores y los cálculos aritméticos contenidos en las Facturas emitidas.
Los valores a considerar son:
a) Cálculo aritmético aplicado para la obtención del importe bruto. Surge de

multiplicar el precio de cada ítem por la cantidad facturada de ese ítem, a lo que
se agrega la sumatoria de todos los importes así obtenidos.
b) Aplicación de descuentos: verificación de porcentaje y cálculo aritmético del

mismo.
c) Aplicación del IVA (verificación de la alícuota correspondiente y del cálculo

aritmético que surge de su aplicación).
d) Aplicación de cargos por flete (verificación del cargo según tabla de aplicación).
e) Verificación del cálculo aritmético desarrollado para la obtención del importe

total neto.
14) Análisis del efecto de cambio de precios
La información que se obtendrá a partir de este análisis puede encuadrarse dentro del
tipo de información gerencial para toma de decisiones, más que información para
transacciones. No obstante, resulta conveniente aprovechar la disponibilidad de la
información contenida en el archivo de Facturación para rescatar resultados de suma
utilidad. Para ello, un proceso de computación debería efectuar la siguiente tarea:
1. Tomar información de los archivos de Facturación divididos en dos partes:

período anterior al cambio de precios y período posterior (similar en extensión al
anterior).
2. Cada uno de esos archivos debe ser ordenado por código de producto.
3. Un programa de computación deberá comparar los valores físicos de venta por

producto, registrados en ambos archivos, durante el período determinado de
30
A2
Anexos
venta.
4. El programa elaborará y emitirá un listado que muestre, para cada producto

afectado por el cambio, la comparación de la cantidad vendida en el período
anterior al cambio y la cantidad vendida en el período posterior expresada en
valores físicos y monetarios, y la diferencia, en porcentaje.
15) Relación entre costo y precio de venta
La información que resulta de comparar el costo con el precio de venta de cada

producto también corresponde al ámbito del tipo de información de carácter
gerencial.
1. Se recuperará información almacenada en dos archivos: uno es el archivo de

Costo de Productos Elaborados o bien el archivo de Órdenes de Compra; el otro
es el archivo de Facturación.
2. Ambos archivos deberán ser ordenados por código de producto.
3. Un programa de computación calculará los valores promedio, tanto de

costo por producto como de precio de venta por producto, durante el
período bajo evaluación.
4. El mismo programa comparará los valores obtenidos según el paso anterior, de
donde surgirá la diferencia entre precio de costo (promedio) y precio de venta
(promedio) por producto. Los valores pueden ser expresados en pesos o en
porcentajes comparativos.
16) Comparación entre el costo de elaborar y emitir la facturación, y el valor del producto
También es una información de carácter gerencial. Intenta determinar si se gasta más

en facturar un producto que la ganancia que se puede obtener por la venta del mismo.
El factor importante, en este caso, consiste en determinar el costo total del proceso de
facturación. A partir de ahí, y en función también de la cantidad de facturas emitidas,
se podrá obtener el costo promedio de procesar cada factura.
Sobre la base de este costo promedio, un programa de computación deberá rastrear el

archivo de Facturación y detectar aquellas facturas cuyo valor fleto sea igual o inferior
al costo promedio. Esta información servirá para que la empresa pueda fijar una
política en cuanto a la cantidad mínima a vender, para cubrir el costo del producto más
el costo de cumplimiento de las disposiciones legales e impositivas relativas a
Facturación y Registración.
17) Tiempo de procesamiento de transacciones de venta
Desde el punto de vista del análisis de la eficiencia y de calidad, en cuanto a atención al

cliente, es importante para la empresa vendedora efectuar un seguimiento de la
tendencia (en el tiempo) que demanda el procesamiento de las transacciones de
venta. Esto se realiza al observar si la tendencia se inclina hacia el incremento del
tiempo de demora o bien a su disminución.
El tiempo de procesamiento se medirá desde el momento en que se concreta un
31
A3
Anexos
pedido por parte de un cliente, hasta el momento en que el pedido llega

satisfactoriamente al mismo.
Para la obtención de estos resultados se aprovechará la información disponible en los

archivos magnéticos de las Transacciones de Ventas. Un programa de computación
determinará en distintos momentos la tendencia en cuanto a intervalos de tiempo.
EJEMPLO DE VENTAS CON FACTURACION

donde se seleccione la información a controlar lo que facilita la operatoria.
En este tipo de operación básica, pueden distinguirse las siguientes etapas:
1) Formulación del pedido.

2) Aprobación del pedido.
3) Despacho de la mercadería.
4) Facturación.
Formulación del pedido
Tanto en el caso que el corredor visite al cliente, o que este formule su solicitud por
correspondencia, por teléfono o presentándose directamente en la empresa, resulta
recomendable que el pedido quede documentado de una manera uniforme. Para ello se
utiliza la Nota de Pedido. Si el pedido es levantado por el corredor, éste puede confeccionar la
Nota de Pedido. Si el pedido llega por otra vía, en Ventas tendría que transcribirse la solicitud
en la Nota de Pedido.
La Nota de Pedido habitualmente contiene los datos del cliente, el domicilio donde se debe
efectuar la entrega, la descripción y cantidad de la mercadería solicitada, los datos del
vendedor que actuó, la forma de pago solicitada, etc.
La Nota de Pedido suele ser confeccionada por cuadruplicado. EI original - que puede o no
estar firmado por el cliente- y el triplicado, son enviados a Ventas. El duplicado se entrega o
envía al cliente. El cuadruplicado queda en el talonario del corredor para su control. Cuando
Ventas recibe las dos copias, habrá de valorizarlas a partir de un listado de precios de Ventas,
si es que ya no la había valorizado el corredor. Además debe controlar que el pedido se haya
formulado dentro de las condiciones de Ventas autorizadas, forma de pago, bonificaciones,
plazo de entrega, etc. Efectuado el control habrá de inicialar ambos ejemplares. El original se
envía a Cuentas Corrientes o a Créditos para su aprobación y el triplicado se archiva en Ventas
como información estadística.
32
A2
Anexos
Aprobación del pedido

Si cada cliente tiene un límite asignado y se resuelve que el control de créditos lo realice
Cuentas Corrientes, cuando éste reciba el original de la Nota de Pedido controla que la suma
del valor total de la misma, más el saldo de deuda del cliente, más las notas de pedido ya
aprobadas pero aún no debitadas, no excede el Iímite acordado. Si así ocurre, la Nota de
Pedido resulta aprobada. En consecuencia se debe registrar tal situación en el total de Notas
de Pedidos aprobadas y no debitadas que se lleva para cada cliente. Además se inscribe sobre
la Nota de Pedido la aprobación y se pasa el comprobante a Almacenes.
Si en cambio, el importe de la Nota de Pedido más la deuda actual y la pendiente de

contabilización, dan una suma superior al Iímite otorgado, Cuentas Corrientes no puede
aprobar la transacción. Debe inscribir sobre la Nota de Pedido el importe de la deuda actual y
el importe de las Notas de Pedido aprobadas y no contabilizadas aún. La Nota de Pedido es
pasada a Créditos para su decisión.
En Créditos, que ya tiene el importe del Iímite para el cliente, se decide si a pesar de
excederse en la deuda, el pedido es aprobado o no. Si la Venta no se aprueba, la Nota de
Pedido se envía a Ventas para que tome nota del rechazo, y en consecuencia haga la
comunicación al cliente. Si el pedido se aprueba, Créditos anota tal circunstancia sobre el
original de la Nota de Pedido y la misma es devuelta a Cuentas Corrientes. En Cuentas
Corrientes anotan el pedido aprobado en el total de Notas de Pedidos aprobadas y no
contabilizadas y la Nota de Pedido se remite a Almacenes.
Cuando Almacenes recibe el original de la Nota de Pedido, controla su stock en el fichero que
Ileva. Si no hay existencia para cumplir el pedido, debe anotar tal situación en el original de la
Nota de Pedido y la misma se envía a Cuentas Corrientes para que descargue de la ficha del
cliente, la inscripción hecha como Nota de Pedido aprobada y no contabilizada. Una vez hecho
esto, Cuentas Corrientes envía la Nota de Pedido a Ventas para que tome conocimiento de la
imposibilidad de la Venta.
Si no hay dificultad para cumplir el pedido, Almacenes se dispone a preparar el envío. Retira la
mercadería necesaria de los estantes o cajones y emite el Remito. El Remito puede ser
confeccionado en cinco ejemplares. Las mercaderías juntamente con los ejemplares del
Remito, son enviadas a Despacho.
Despacho de la mercadería
Cuando Despacho recibe la Mercadería, la controla con los Remitos. Firma el cuadriplicado del
Remito, dando su conformidad y lo envía a Almacenes. En base a esa copia, Almacenes hará la
descarga en el fichero de stock.
Despacho debe organizar la entrega. Para ello emitirá la hoja de Ruta para el repartidor, en la
que se indica el cliente, el domicilio donde se debe efectuar la entrega, el número de Remito
correspondiente y la cantidad de bultos o paquetes por Remito. En cada Hoja de Ruta se
incluirá todas las entregas que debe efectuar un mismo repartidor. Es decir que puede incluir
varios Remitos.
La Hoja de Ruta puede ser confeccionada por duplicado. Ambas copias se entregan al
repartidor juntamente con la mercadería y el original y duplicado de los Remitos contenidos
en la Hoja de Ruta. El repartidor controla que los Remitos recibidos son todos los que están
insertos en la Hoja de Ruta. Además, verifica que la mercadería recibida es la que se indica en
33
A3
Anexos
cada Remito. Sin embargo, si no puede hacer ese control pues la mercadería ya está
empacada, debe controlar que la cantidad de bultos que recibe por Remito es la que figura en
la Hoja de Ruta.
Hechos estos controles da su conformidad firmando el duplicado de la Hoja de Ruta. El

duplicado de la Hoja de Ruta y el triplicado y quintuplicado del Remito quedan
transitoriamente en Despacho.
Cuando el repartidor realiza la entrega, solicita la firma del original del Remito por parte del
cliente. El duplicado del Remito se lo deja al cliente juntamente con la mercadería. Cualquier
observación la anota en la Hoja de Ruta.
Al finalizar su tarea, el repartidor entrega en Despacho los Remitos firmados por los clientes
juntamente con la Hoja de Ruta. En Despacho se controla que la entrega se hizo
correctamente y que en todos los casos está amparada por la firma de quien recibió la
mercadería. En tal circunstancia el repartidor queda liberado de su responsabilidad y por lo
tanto se le devuelve el duplicado de la Hoja de Ruta donde estaba su firma, para que el mismo
lo destruya.
Si eventualmente alguna entrega no hubiera podido realizarse la misma se excluye en la Hoja

de Ruta y quedará en Despacho para que se incluya en el reparto del día siguiente. A tal fin, es
necesario que en Despacho se tenga un depósito con llave u otras medidas de seguridad, para
mantener transitoriamente productos a entregar.
Los originales de los Remitos correspondientes a las entregas efectuadas, son enviados a
Contabilidad Almacenes con el original de la Hoja de Ruta. Allí se controla que los Remitos
incluidos en la Hoja de Ruta coincidan con los entregados por Despacho. Luego de este control
Contabilidad Almacenes firma el original de la Hoja de Ruta y lo devuelve a Despacho. De esta
manera Despacho se libera de su responsabilidad, ya que le queda una constancia que ha
entregado los Remitos firmados por los clientes, que corresponden a las mercaderías que
oportunamente le entregara Almacenes.
Despacho archiva definitivamente el original de la Hoja de Ruta. El triplicado del Remito lo

envía a Facturación y el quintuplicado a Ventas, para que conozca que la entrega se efectuó, y
lo adjunte a la Nota de Pedido que estaba en su poder.
Facturación
Cuando Facturación recibe el Remito, procederá a valorizarlo y confeccionar las
correspondientes Facturas. Si por esa Venta corresponde alguna bonificación especial, distinta
a las establecidas en los casos normales, ya le tendría que haber llegado una comunicación al
efecto de poder incluirla en la Factura. Esa comunicación debería estar firmada por el
funcionario autorizado para conceder la bonificación.
Las Facturas pueden ser emitidas en triplicado. Una vez concluida la emisión de cada Factura,
si al pie del Remito figura la suma de número de artículo y cantidad, se debe controlar que ese
total coincida con las mismas sumas obtenidas al pie de la Factura.
Una vez finalizada la emisión de todas las Facturas se obtiene el importe total de la
Facturación realizada. Ese importe es comunicado a Contaduría. Al mismo tiempo, Ventas
obtiene el total correspondiente a todas las Notas de Pedido de las cuales haya recibido el
34
A2
Anexos
quintuplicado del Remito. Ese total será comunicado también a Contaduría.
Contaduría puede entonces verificar la coincidencia de ambos totales y descubrir así cualquier
error en la facturación. Verificados los totales, informa tal situación a Facturación y retiene esa
cifra aprobada, para verificar luego las registraciones de Cuentas Corrientes.
Cuando Facturación recibe la conformidad de su tarea, envía el original de la Factura al

cliente; el duplicado a Cuentas Comentes y el triplicado a Cobranzas. En este último sector se
archiva la copia recibida para iniciar posteriormente la gestión de cobro. El Remito que usó
Facturación es archivado en ese sector, como comprobante de su actividad.
Registración
En Contabilidad Almacenes se procede a valorizar, al costo, el original del Remito y a efectuar
los créditos en las subcuentas afectadas. Es conveniente que por razones de control, esta
valorización sea verificada por otro empleado distinto al que la efectuó.
Una vez concluida la registración, se obtendrán los totales acreditados y se confeccionará una
minuta de contabilidad por ese importe, la que es enviada a Contaduría. Con anterioridad, si al
pie del Remito se incluyó suma de número de artículo y de cantidad, se verificará que la
sumatoria de esos totales correspondientes a todos los Remitos procesados, coincide con las
sumas de los mismos conceptos, correspondientes a las registraciones efectuadas. El original
del Remito será archivado en Contabilidad Almacenes como comprobante de las
registraciones efectuadas.
En Cuentas Corrientes, en base al duplicado de la Factura, se realizan los débitos en las

subcuentas de los clientes, a la vez que se descarga de las mismas los importes anotados como
Pedidos aprobados y no contabilizados. Por el importe total de las registraciones efectuadas,
se confecciona una minuta de contabilidad que se envía a Contaduría. El duplicado de la
Factura lo archiva como comprobante de los débitos efectuados.
Cuando Contaduría recibe las minutas de contabilidad, puede controlar la proveniente de

Cuentas Corrientes con el importe que le sirvió para verificar la Facturación. Con esas minutas
de contabilidad recibidas confecciona los asientos correspondientes en la contabilidad
general. Esas minutas de contabilidad, como todas las que recibe Contaduría, son archivadas
en ese sector para amparar las registraciones efectuadas en la contabilidad general.
EJEMPLO DE VENTA AL CONTADO EN SALÓN DE VENTAS

35
A3
Anexos
En esta forma de Venta se distinguen las siguientes etapas:
1) Venta
2) Cobranza
3) Control y entrega de la mercadería
4) Registración
Venta
En estos casos el cliente es normalmente atendido por el vendedor en el salón de ventaja. Una
vez que la Venta se efectiviza, el vendedor confecciona la Nota de Venta. Este comprobante
puede ser emitido por triplicado y debe indicar la cantidad y tipo de mercadería vendida, el
precio unitario y el total. Además, tiene la sumatoria de los precios totales correspondientes a
todos los ítems que se incluyen en la Nota de Venta. Este último importe es el que representa
el total de la Venta y será el que el vendedor anotará en su estadística de venta que es una
hoja resumen que está adherida al talonario. En algunos casos se prefiere emitir la Nota de
Venta por cuadriplicado quedando la última copia adherida al talonario del vendedor. Este
cuadruplicado haría las veces de estadísticas de Ventas. La estadística de ventas sirve también
para que el vendedor controle las comisiones que le habrán de liquidar.
El original y el duplicado se entregan al cliente para que abone su compra en la Caja. El

triplicado es entregado, por el vendedor, a Empaque juntamente con la mercadería vendida.
Es conveniente que las Notas de Venta estén prenumeradas para posibilitar un control más
estricto del uso de esos documentos. Además es conveniente que cada vendedor tenga su
propio talonario de Notas de Ventas, permitiéndose de esa manera que cada uno se
responsabilice por las Notas que emite.
Cobranza
El cliente, con los dos ejemplares de la Nota de Venta, abona en la Caja su compra. Es
desaconsejable la práctica, en algunos casos frecuente, que el cliente entregue el dinero al
vendedor y que éste lo lleve a Caja. Si así se procediera puede ocurrir que en el ejemplar que
queda para el cliente se inscriba un importe superior que en el de Caja y de esa manera el
vendedor se apropie de la diferencia.
El cliente entrega a la Caja los dos ejemplares de la Nota de Venta y el dinero. El cajero
devuelve el original de la Nota de Venta con un sello de "PAGADO", juntamente con el vuelto
correspondiente.
Es probable que el Cajero realice la verificación aritmética del producto del precio unitario por
la cantidad vendida y de la suma de los precios totales que conforman el importe total de la
Nota de Venta. Ello se facilita si cuenta con una caja registradora que pueda hacer esas
operaciones. Incluso esas cajas pueden ir totalizando los importes cobrados por distintas
Notas de Venta y hasta ir imputándolo a distintos conceptos, por tipo de artículo, por
departamento, etc. Si se contara con una caja registradora de esas características no sería
necesario que la Nota de Venta se emita por triplicado ya que Caja no necesitaría una copia
por disponer de los totales cobrados que le brinda la registradora. Incluso, en algunos casos, la
caja registradora puede imprimir sobre el original de la Nota de Venta el total percibido, en
cuyo caso tampoco sería necesario el sello de "PAGADO".
36
A2
Anexos
Si no se dispusiera de una caja registradora que vaya sumando los importes percibidos por el
cajero, en Caja queda el duplicado de la Nota de Venta.
Control y entrega de la mercadería

Con el original sellado o intervenido por Caja, el cliente se presenta en Empaque a retirar la
mercadería adquirida.
En Empaque se controla, mientras el cliente está abonando la compra, lo siguiente:
a) Que la mercadería que se entrega coincida con la que figura en la Nota de Ventas cuyo
triplicado ya posee.
b) Que los precios unitarios indicados en la Nota de Venta son correctos de acuerdo a la
marcación que tiene la mercadería o a los que figuran en la lista de precios.
c) La corrección de los cálculos aritméticos de la Nota de Venta. Esto lo hará si ese control no
es efectuado en Caja. Una vez realizadas estas verificaciones empaqueta la mercadería y le
adjunta el triplicado de la Nota de Venta.
Cuando el cliente se presente a retirar lo comprado, controla que la Nota de Venta que
presenta tiene el sello de "PAGADO" o la intervención de la caja registradora. Una vez
efectuado este control verifica la coincidencia del número de la Nota de Venta que tiene el
original con el impreso en el triplicado. Así sabe cual es el paquete a entregar al cliente.
Sobre el original y el triplicado de la Nota de Venta coloca un sello de "ENTREGADO" y da el

paquete correspondiente juntamente con el original de la Nota de Venta. El triplicado lo
mantiene en un archivo transitorio.
Registración
Al fin del día, Empaque suma el importe de todos los triplicados de las Notas de Venta y los
remite, juntamente con esa suma a Contabilidad Almacenes, si se lleva inventario
permanente.
En Contabilidad Almacenes se valoriza al costo esos triplicados y se producen las

registraciones en las subcuentas correspondientes. Aquí también es conveniente que la
valorización al costo sea revisada por otro empleado distinto al que la efectuó, Una vez hechas
las registraciones, obtendrá la suma total de los créditos contabilizados. Por ese importe
confecciona una minuta de contabilidad que envía a Contaduría. En la misma puede incluirse
como referencia la suma correspondiente a precios de ventas que le informó Empaque. Los
triplicados de las Notas de Venta quedan en Contabilidad Almacenes como constancia de los
débitos efectuados. Si no se llevara inventario permanente, los triplicados de las Notas de
Venta quedan archivados en Empaque y éste informa la suma que obtuvo a Contaduría.
Cada vendedor, al final del día, obtiene la suma de su estadística de ventas y en Ventas se
consolidan esas sumas en una suma total. Por ese importe se confecciona una minuta de
contabilidad que va a Contaduría. La estadística de venta o los cuadruplicados de las Notas de
Venta quedan adheridos al talonario que cada vendedor. En Caja, al fin del día se suman los
duplicados de las Notas de Venta o se descargaran los totales de la caja registradora. Estos
totales son controlados con la existencia de dinero. Los distintos cajeros rinden cuenta al
tesorero, quien recibe el dinero para su custodia y posterior depósito y firma la planilla del
cajero como recibo de lo que este entregó. Por el total de las sumas obtenidas por cada cajero
37
A3
Anexos
se emite una minuta de contabilidad que se cursa a Contaduría. Contaduría al recibir las
minutas de Contabilidad de Caja y de Ventas, podrá controlar su consistencia –incluso puede
controlarla también con la suma que paso a Empaque o la que figura como referencia en la
minuta de contabilidad que proviene de Contabilidad Almacenes, y podrá contabilizar las
Ventas realizadas en la contabilidad Almacenes, si se lleva inventario permanente,
confeccionará el asiento de descarga, a valores de costo, en la contabilidad general.
EL CONTROL INTERNO EN LOS PAGOS

La operación básica de Pago, como así también la de cobranza, tiene una estrecha relación con
el manejo y custodia de fondos.
El dinero en efectivo es tal vez el activo que ofrece mayores dificultades de control. No es
susceptible de identificación y de esta manera se presta mas fácilmente a cometer errores. Por
otro lado, dada su liquidez y el volumen de movimiento que representa en cualquier empresa,
es el principal centro de atención de quien tenga la intención de realizar un fraude. Dados
estos riesgos se recomienda agudizar las medidas de control interno al efecto de minimizar los
errores y fraudes en el mejor de estos bienes.
Las normas de control interno aplicadas pueden ser clasificadas en dos grupos. Por un lado se
encuentran las que son de carácter general sobre el movimiento y custodia de fondos. En un
segundo grupo se encuentran las normas aplicadas sobre la operación básica de Pagos. Ambos
conjuntos de normas, como así también las aplicables a cobranzas, tienen por fin último
procurar que la cantidad de dinero que se mantiene en la empresa sea nula y que se
establezca un estricto control sobre los fondos que deben permanecer en el negocio, como así
también de los que son depositados en bancos.
CONTROL INTERNO GENERAL SOBRE CUSTODIA DE FONDOS

Entre las normas de control interno de carácter general, se pueden mencionar:
1) Separación de funciones de manejo de fondos y la registración de las

operaciones.
Esta norma pretende aislar a quienes tienen a su cargo el manejo de bienes, cajero,
cobradores, etc., de la registración de las operaciones que efectúan. Es una elemental
norma de control interno que apunta a que exista un control por oposición entre quien
realiza la operación y quien la contabiliza. De esta manera, el que maneja los fondos no
debe tener acceso a Cuentas Corrientes, Cuentas a Pagar ni a Contaduría.
2) Concentración de la responsabilidad de la custodia de fondos.

Los valores monetarios en la empresa deben estar bajo el control de un solo
responsable. Si los fondos están diseminados entre varias personas, o todas
ellas tienen acceso a la misma caja fuerte, el control de los fondos sería
prácticamente imposible. La custodia de los fondos debe depender de un solo
responsable, el tesorero, pero esta responsabilidad puede alcanzar también a
otras personas. El responsable entrega fondos a los cajeros para que estos
puedan desempeñar sus funciones, pero la entrega es convenientemente
documentada y el Tesorero mantendrá el control sobre los fondos.
3) Separación de los fondos provenientes de Cobranzas con los destinados a
Pagos.
38
A2
Anexos
Para que el control de los fondos sea eficaz, es recomendable que se haga una
efectiva separación entre los fondos provenientes de la Cobranza y los que
están destinados a los Pagos. Los importes obtenidos de la Cobranza deben
ser depositados en forma íntegra en un banco. A su vez, los Pagos deben
realizarse en cheque contra la Cuenta Corriente de la empresa y no realizarlos
retirando dinero de la Cobranza antes de que la misma sea depositada. Si
eventualmente debiera efectuarse un Pago en efectivo, tendría que recurrirse al
fondo fijo y si este es insuficiente, se deberá retirar del banco mediante un
cheque el dinero necesario para efectuar el pago.
Debe evitarse que se considere a la caja de la empresa como a una “bolsa” en
la cual entra y sale dinero en forma continua. Si se actuara de esta manera el
control se dificultaría consideradamente.
4) Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos.
Esta norma de control interno procura evitar que sea una sola persona la que
permanentemente está atendiendo determinada función dentro de una
operación, sobre todo en lo relacionado con el manejo de fondos. Es probable,
a pesar de las otras normas de control interno que se dispongan, que si una
operación es siempre realizada por la misma persona, un error de esta o un
fraude puede llegar a pasar inadvertido.
A los efectos de evitar esta consecuencia, se procura que exista una rotación
del personal, de manera tal que quien sustituye a otro empleado, pueda llegar a
poner en evidencia un error o fraude realizado en esa función.
5) Contabilización general de las operaciones relacionadas con los movimientos de
fondos.
La contabilidad, además de ser un sistema de información, puede constituirse en un
eficiente método de control. Permite verificar a través de las registraciones, la
consistencia de las operaciones efectuadas por distintos sectores de la empresa; por
ejemplo, el movimiento de fondos contra los débitos o créditos en las cuentas de
terceros. De tal manera, resulta aconsejable aprovechar esta función de la
contabilidad, sobre todo en lo que hace al registro de los movimientos de fondos. Los
sistemas deben ser estructurados de forma tal que en cuanto se produzca un
movimiento de disponibilidades, el mismo pueda ser rescatado y registrado por la
contabilidad. Además, las registraciones contables deben ser realizadas basándose en
comprobantes idóneos que amparen las operaciones que se han efectuado.
6) Arqueos sorpresivos.
Una importante norma de control interno en materia de fondos, la constituye el
arqueo de caja. Consiste en el recuento de los valores que son mantenidos por
cualquier responsable de la custodia de fondos. Se hace con el fin de verificar la
coincidencia entre la existencia de disponibilidades que tendría que haber, según surge
de las registraciones contables y de los comprobantes básicos y la existencia de fondos
que realmente hay.
Para que el arqueo sea efectivo debe ser efectuado en forma sorpresiva. Si se
anticipara que se va a efectuar un arqueo, se estaría dando la posibilidad de que
cualquier diferencia producida en la custodia de valores sea cubierta por el
responsable antes de que el recuento se efectúe. Si ello ocurriera, el arqueo no
39
A3
Anexos
permitiría descubrir los errores o fraudes que se produzcan en la tenencia y

movimiento de fondos. Por último, el arqueo debe ser realizado, por razones obvias,
por personal distinto al que está afectado al manejo del movimiento de los fondos.
7) Conciliación del extracto bancario.

Adoptando como norma de control interno de Cobranzas, que todos los cobros sean
depositados en forma integra y diaria en una cuenta bancaria y como norma de control
interno de los Pagos, que las erogaciones se hagan en cheques y no en efectivo, resulta
que todo el movimiento de fondos de la empresa va a pasar por el banco. De esta
manera existe un poderoso auxiliar para el control de estas operaciones, al margen de
las registraciones contables internas de la empresa se cuenta con las registraciones
que, sobre esas operaciones, realiza un tercero, el Banco.
Para cerrar el ciclo de control referido al movimiento de fondos, es menester realizar la

conciliación entre las registraciones contables de la empresa y las que ha efectuado el
banco. Estas últimas figuran en el extracto de cuenta que, con cierta frecuencia, el
banco envía a sus clientes. La conciliación tiene por propósito justificar las
registraciones efectuadas en la empresa con respecto a los movimientos de fondos y a
descubrir eventuales errores de imputación por parte del banco. Para ello se enfrentan
ambas registraciones y se justifican las diferencias (por ejemplo, cheques librados por
la empresa que aún no fueron presentados al banco para su cobro). Para que sea
efectiva tiene que ser efectuada por personal ajeno al que tiene participación en el
manejo de fondos o en la registraci6n de esas operaciones, dado que esas son
justamente las funciones que intenta controlar la conciliación.
CONTROL INTERNO PROPIO DE PAGOS

Entre las normas de control interno aplicables a los Pagos, se destacan:
1) Pago en cheques
Es la norma básica que rige a los Pagos de la empresa. Casi se diría que es un principio
general. Ella implica que todo pago (exceptuando los de gastos menores) debe ser
efectuado mediante el libramiento de un cheque, girado contra un saldo bancario.
Esta norma produce que se disminuya sensiblemente la tenencia de efectivo en la

empresa, con lo que se disminuye el riesgo propio de la custodia de fondos y a la vez
se posibilita un mejor control. Por otro lado permite que toda operación de pago debe
pasar por un banco y de esa manera quede registrada en la contabilidad del mismo,
con lo que se logra que al hacer la conciliación del extracto se tenga un control total
sobre todas las operaciones relacionadas con el movimiento de fondos. El Pago en
cheque, a su vez implica otras normas de control interno, tales como la cantidad de
firmas que debe llevar el cheque, la forma en que debe ser remitido, las precauciones
a tener cuando se lo libre, etc.
2) Forma de emisión del cheque
Dependiendo de la forma en que el cheque sea emitido, la circulación del mismo estará
afectada por mayor o menor riesgo. En principio, el cheque puede ser emitido al
portador, a la orden o no a la orden.
40
A2
Anexos
El titular de un cheque al portador es quien lo posee. De manera que cualquiera que

pudiera apoderarse del mismo, podría hacerlo efectivo en el banco girado, depositarlo
en cualquier cuenta bancaria, o bien transmitirlo a un nuevo titular, por la simple
entrega. De esto se desprende el riesgo que implica la emisión de un cheque al
portador. Un cheque así emitido puede no llegar al acreedor y beneficiar
indebidamente a quien se apodere de él. En consecuencia por norma de control
interno debe evitarse la emisión de cheques al portador.
El beneficiario de un cheque a la orden es la persona cuyo nombre figura en el frente o

quién lo ha recibido por endoso. El endoso del cheque puede ser en blanco, es decir la
simple firma del que lo transfiere sin que se indique quien es el nuevo titular. En este
caso, quien se apodera de un cheque a la orden que tiene un endoso en blanco, puede
hacerlo circular perfectamente pues se presume que ese endoso se hizo para
transferir el cheque a quien ahora lo posee. Aún en el caso que un cheque a la orden
no esté endosado, o que tenga un endoso completo, que indica quien es el nuevo
beneficiario, quien se apodera de ese cheque puede colocar una firma cualquiera,
como si fuese el endoso del titular del cheque y hacerlo circular sin mayores
inconvenientes.
Ello es posible pues el banco, al abonar el cheque, solo controla la firma del librador y
la del último endosante, dado que desconoce la firma del primer beneficiario y de los
endosantes intermedios, ellos no tienen la firma registrada en el banco. Para evitar
estos inconvenientes puede emitirse el cheque a la orden pero cruzándolo para
depositar en cuenta. Es decir, en el frente del cheque colocar dos barras paralelas y
dentro de ellas una leyenda que diga "únicamente para depositar en la cuenta a cuya
orden fue extendido". En este caso, por el hecho de tener las barras paralelas, el
cheque no puede ser pagado directamente por el banco girado sino que debe ser
depositado en algún banco, y por la leyenda que figura entre las barras, sólo se admite
que el depósito se efectúe en la cuenta del primer beneficiario. Es decir que, quien se
apodera de un cheque en estas condiciones nada puede hacer con el mismo, o a lo
sumo depositarlo en la cuenta del acreedor a quien se le efectuó el Pago.
El cheque no a la orden le pertenece a la persona a cuya no orden fue emitido o a

quien lo recibió por transferencia. En este caso la transferencia no puede hacerse por
endoso, sino que debe efectuarse por cesión civil. Ello implica que al efectuarse la
transferencia el escribano habrá de comprobar la identidad del cedente y cesionario
del cheque y registrarla en el acta de transferencia, cuya copia se adjunta al cheque.
Es decir que este tipo de cheque anula prácticamente toda posibilidad de
apoderamiento indebido del valor. Es más, si se desea que el cheque solo sea cobrado
por el beneficiario, es decir impedir cualquier transferencia, el mismo puede cruzarse
con la leyenda " Únicamente para ser depositado en la cuenta a cuya no orden fue
emitido".
En síntesis, para evitar riesgos en la emisión y circulación de los cheques que son
librados para efectuar Pagos, los mismos deberían ser emitidos a la orden o no a la
orden del acreedor, pero en ambos casos con cruzamiento para depositar en cuenta.
Además, para que quede reflejada en forma explícita la deuda que se pretende pagar y
evitar así cualquier reclamo anterior del acreedor, es recomendable que el cheque sea
imputado; ello se logra escribiendo al dorso, cuál es la deuda que se quiere cancelar
41
A3
Anexos
con el cheque y firmando esa inscripción quien libra el cheque. El hecho de imputar el
cheque es de singular importancia cuando el mismo es enviado por correo o cuando
por otra circunstancia no se obtiene el recibo probatorio del Pago en el momento en
que se entrega el cheque al acreedor. Un cheque para depositar en cuenta e imputado
tiene el mismo valor que un recibo del acreedor, pues permite demostrar que éste
recibió el cheque y lo depositó en su cuenta y que era conocedor de lo que estaba
cobrando, por la imputación hecha en el dorso del cheque.
3) Pago amparado con la totalidad de los comprobantes básicos y anulaciones de los

mismos.
En el momento de firmarse el cheque debe exigirse la presentación de los

comprobantes básicos que demuestran la necesidad de efectuar el Pago. Así, para
efectuar un Pago a un proveedor, se le debe presentar a quien firma el cheque, por lo
menos la Factura del proveedor, el Remito conformado por Recepción, la Orden de
Compra que indica que se trata de mercaderías requeridas oportunamente por
Compras y la Cotización del proveedor que demuestra que se está pagando el importe
que oportunamente se había cotizado y sobre el cual se aprobó la Compra.
Estos comprobantes deben ser cotejados por quien va a firmar el cheque. Para evitar
que esos comprobantes vuelvan a ser presentados más adelante para justificar otro
pago, es necesario que se los intervenga con un sello que diga en forma visible la
palabra "Pagado' y además anotar la fecha y el número del cheque con el que se
efectuó el Pago.
4) Cheques con dos firmas
Esta norma de control indica que los cheques deben ser firmados por lo menos por
dos funcionarios de la empresa. Con ello se logra que exista un control recíproco entre
ambos firmantes y se pueden descubrir con mayor facilidad errores en los Pagos.
Además se evita el riesgo que significa que un apoderado de la empresa pueda
disponer por sí solo de todos los fondos depositados en bancos.
La segunda firma debe efectuar el mismo control con respecto a los comprobantes
básicos que realizó el primer firmante, pues no agregaría ningún control si se remitiera
solamente a firmar lo ya controlado por el primer firmante. Ambos firmantes deberían
inicialar los comprobantes básicos que han sido anulados con el sello de "Pagado" y el
talón del cheque que queda adherido al talonario. Si la primer firma fuese de
Tesorería, podría admitirse que el control sobre los comprobantes básicos que
amparan el Pago sólo fuese efectuado por quién firma en segundo término,
limitándose la primer firma a controlar la Orden de Pago que le llega.
Una práctica, algo común, que invalida este control interno, es la tendencia a dejar
cheques en blanco con una firma. En este caso es como si el firmante fuese uno solo.
Quienes usan esta práctica, alegan dificultades que se pueden presentar cuando uno
de los firmantes no se encuentra en la empresa y debe efectuarse un Pago. Sin
embargo, este inconveniente es susceptible de solucionarlo si al abrir la cuenta en el
banco registran su firma más de dos funcionarios, indicando que los cheques podrán
ser firmados conjuntamente de a dos, entre cualesquiera de las personas que tienen la
firma registrada. Es más, hasta pueden establecerse jerarquías de firmas. Por ejemplo
42
A2
Anexos
que registren la firma en el banco tres funcionarios de nivel gerencial y tres personal
de nivel de supervisión, e indicar al banco que el cheque que se abone debe llevar
como mínimo dos firmas y que por lo menos una de ellas debe ser de Gerencia.
5) Control de cheques anulados.
Para cerrar el control en lo atinente al manejo de cheques, debe adoptarse como

norma de control interno que los cheques que se anulan queden adheridos a la libreta
de cheques, o por lo menos que se destruya del cheque el ángulo donde figura su
numeración y se adhiera al talón de la chequera esa porción del cheque anulado. De
esta manera, con la simple observación de la chequera se puede tener un panorama
del uso o destino de los cheques que la conformaban.
6) Existencia de fondo fijo.
Para aquellos Pagos que por su importe o características no puedan efectuarse en

cheque, dada la necesidad de que sean en efectivo, debe proveerse la existencia de un
fondo fijo. La caja chica o fondo fijo debe estar en poder de una persona responsable.
Debe fijarse el monto hasta el cual los gastos son compensables por el fondo fijo, de
manera que si se supera esa cifra el Pago debe efectuarse con cheque. También es
necesario fijar quiénes son los funcionarios que pueden autorizar erogaciones
compensables por el fondo fijo.
También es necesario estipular cuál es la frecuencia para la reposición del fondo fijo.
En algunos casos la reposición se hace en períodos - una vez por semana, por ejemplo-
mientras que en otras empresas se adopta el temperamento de que la reposición se
efectúe cuando el fondo fijo descendió de un determinado nivel. Cualquiera sea el
caso que se siga, la reposición debe hacerse mediante la emisión de un cheque, previa
presentación de todos los comprobantes que demuestren las erogaciones incurridas.
7) Liquidación y Pago de sueldos y jornales.
Las normas básicas de control interno a tener presente en la liquidación y Pago de

sueldos y jornales, requieren que exista una separación de funciones entre quien
controla la asistencia, quien prepara la liquidación de los haberes y quien efectúa el
Pago. Es conveniente como medida de control, si se lleva un sistema de costos, que se
verifique el total de horas trabajadas, con la imputación que haya efectuado el sector
de Costos para las distintas órdenes de producción.
En el caso que la liquidación incluya horas suplementarias, la autorización de las

mismas debe ser efectuada por los funcionarios con atribuciones para aprobar la
realización de horas extras. El Pago al trabajador se hará, previa firma en el
correspondiente recibo.
CONTROLES SOBRE LA GESTIÓN DE LA TRANSACCIÓN DEL PAGO

8) Pago de compras excedidas de los montos autorizados
Toda empresa bien administrada fija niveles de autorización a los compradores y

supervisores de compras, quienes determinan a su vez límites con relación a montos
máximos para la emisión de Órdenes de Compra. Una manera de burlar esta norma
por parte de los compradores es emitiendo varias Órdenes de Compra por valores que
43
A3
Anexos
no excedan, cada uno, el límite autorizado, pero que constituyan un fraccionamiento

de una orden excedida en su monto. Por medio de programas de computación se
puede detectar una situación como la mencionada, partiendo de la información
contenida en el archivo de Órdenes de Compra. Previo a la ejecución del programa se
debe clasificar ese archivo en el siguiente orden:
Código de proveedor.
Importe de la compra.
Código de comprador.
Número de factura.
El programa de investigación deberá emitir un listado con la información así ordenada,
la cual abarcará un período razonable. A partir de ese listado, el análisis se concentrará
en aquellas compras efectuadas a un mismo proveedor y por un mismo comprador. Si
varias operaciones individuales de compras fueron efectuadas al mismo proveedor en
fechas aproximadas entre sí, y que sumadas exceden el límite de autorización, las
mismas deben ser analizadas para determinar si se ha violado o no la norma
respectiva.
9) Pagos efectuados sin constancia de recepción de la respectiva mercadería
Si bien no es lo normal, esta situación puede ocurrir cuando se altere el orden de

ejecución de operaciones y, por ejemplo, con intención de ganar un descuento, se
acelere el pago sin efectuar a posteriori un seguimiento del cumplimento de entrega
por parte del proveedor. También puede ocurrir que se hayan debilitado los esfuerzos
de verificación de recepción, y que para los ítems de escaso valor se haya omitido la
obligación de acusar su recepción.
Para detectar casos como los señalados se deberá disponer de los archivos de Órdenes
de Compra (en la medida en que las compras se tramiten en forma centralizada) y de
Recepción de Mercaderías Adquiridas. Ambos archivos deberán contener información
sobre operaciones concretadas en períodos compatibles. El diseño del sistema debe
haber previsto incorporar el número de factura como dato integrante de los registros
de ambos archivos.
Para iniciar la investigación deberán clasificarse previamente los dos archivos por
número de factura. Un programa de computación específicamente diseñado para ésta,
efectuará la comparación entre los números de factura registrados en ambos archivos,
tratando de formar parejas entre los mismos por igualdad de numeración. De esta
comparación podrán surgir Órdenes de Compra para las cuales no exista aviso de
recepción; y por otra parte, podrán surgir también avisos de recepción para los cuales
no existan Órdenes de Compra.
Desde luego, deberán considerarse especialmente, a fin de evitar conclusiones falsas,

aquellas órdenes emitidas en fechas próximas a la de cierre del período en estudio,
dado que es posible que la mercadería respectiva se reciba con posterioridad.
10) Pagos múltiples
44
A2
Anexos
Puede ocurrir que se haya efectuado el pago de una misma factura a un proveedor en
más de una oportunidad. Ello puede haber ocurrido por varias razones:
- Facturas del proveedor duplicadas recibidas y pagadas. (En este caso, puede haber
existido una debilidad de controles en la liquidación del pago al no haberse
cancelado oportunamente la documentación que debe amparar el Legajo de Pago).
- Facturas del proveedor pagadas dos o más veces por errores de codificación o
imputación.
Para detectar estos errores se partirá del archivo de Desembolsos y, tomando un

período relativamente largo, será previamente clasificado (luego listado) en el
siguiente orden:
- Código de proveedor.
- Importe pagado.
- Número de factura.
- Fecha de pago.
De acuerdo con este ordenamiento, el listado mostrará para cada proveedor aquellas
facturas del mismo importe, facilitando la detección de pagos múltiples indebidos.
11) Análisis de desembolsos innecesarios
La mayoría de las organizaciones operan en materia de desembolsos observando las

limitaciones presupuestarias impuestas a cada sector o centro de costo. Pero ocurre
que, al aproximarse el final del período para el cual se presupuestó, los responsables
hagan un uso acelerado, tal vez no necesario, de fondos no autorizados y aún
pendientes de utilizar.
Esto puede provocar situaciones no deseadas. En primer lugar, los fondos pueden
utilizarse innecesariamente; por otro lado, el desembolso se produce en el período
pero los bienes se reciben tiempo después.
Para detectar estas situaciones, la investigación puede partir de información contenida

en el archivo de Órdenes de Compra. Un tipo de análisis podrá consistir en determinar
si se ha producido un desembolso por compras exagerado, que se refleja en algún
centro de costo durante el último mes del período presupuestario. Para lograr este
resultado, un programa de computación deberá fragmentar el archivo de Ordenes de
Compra por mes y por centro de costo presupuestario.
Otra forma de análisis consistirá en observar las compras efectuadas durante las dos
últimas semanas del período presupuestario. Para ello, deberá clasificarse
previamente el archivo de Ordenes de Compra en un orden cronológico. Si del análisis
surge que para algún centro de costo se reflejan compras cuyo valor excede un
determinado porcentaje del total anual asignado a ese centro, corresponderá
investigar esos casos. También se prestará atención a operaciones efectuadas con
proveedores que no estén registrados como proveedores habituales de la empresa.
45
A3
Anexos
Para poder efectuar los controles que aquí se mencionan, el diseño de los
procedimientos computarizados del sistema de Liquidación y Pago a Proveedores
deberá contemplar la incorporación y mantenimiento de los datos aquí utilizados en
los archivos.
EJEMPLO DE PAGO A PROVEEDORES POR CORRESPONDENCIA

La operación básica de Pago a proveedores, para su mejor análisis, puede ser subdividida en
las siguientes etapas:
1) Control de la factura del proveedor.

2) Autorización de Pago.
3) Pago.
4) Contabilización.
5) Control del recibo.
Control de la factura del proveedor.
Cuando el proveedor envía la factura, es necesario que la misma sea controlada por lo menos
en los siguientes aspectos:
a) Que se están facturando productos que fueron requeridos por la Empresa.

b) Que esos productos fueron recibidos y no merecieron objeción alguna.
c) Que los precios facturados corresponden a los previamente pactados y que se
han tenido en cuenta los descuentos y bonificaciones prometidas.
d) Que el importe total de la factura está bien calculado, con respecto a los importes
parciales.
Estos controles son efectuados normalmente por Cuentas a Pagar. Para ello cuenta con la
información necesaria para poder llevarlos a cabo. Con respecto al primer control, Cuentas a
Pagar puede verificar que la facturación corresponde a un pedido efectuado por la empresa,
observando la copia de la Orden de Compra que tiene en su poder en un archivo transitorio.
Esa Orden de Compra es probable que esté valorizada, o en su defecto también tendrá una
copia de la Cotización del proveedor. De esa manera puede controlar que los importes
46
A2
Anexos
parciales facturados corresponden a los que se fijaron en la Cotización. De igual modo puede
observar si se han contemplado los descuentos o bonificaciones estipulados.
Para controlar que la mercadería ha sido recibida, Cuentas a Pagar cuenta con una copia del
Remito firmado por Recepción y del mismo obtiene la información acerca de si existió o no
alguna objeción en la recepción de los productos comprados.
Por último, para controlar la exactitud del valor total de la factura, basta que realice los
cálculos aritméticos correspondientes. En el caso de que Cuentas a Pagar no tuviera en un
archivo transitorio una copia de la Orden de Compra y de la Cotización del proveedor, o por lo
menos la Orden de Compra valorizada, para poder efectuar estos controles deberá requerir a
Compras que le facilite el legajo correspondiente.
Cuentas a Pagar, debe verificar que la registración del ingreso de los productos comprados y el
crédito en la cuenta del proveedor coincidan con la factura que envió el proveedor, tanto en
las cifras parciales como en las totales. En el caso de descubrirse alguna diferencia, se deben
emitir las notas de crédito y débito que correspondan, para Cuentas a Pagar y Contabilidad
Almacenes.
Autorización de Pago
Una vez que Cuentas a Pagar efectuó los controles antes detallados, el Pago va a ser
preparado por Tesorería que es quien maneja los fondos de la empresa; es necesario que se
produzca una comunicación a ésta última para que comience su labor. A tales efectos se emite
la Orden de Pago. La Orden de Pago puede ser emitida por cuadruplicado, teniendo cada
copia el siguiente destino:
1) Original, juntamente con la Orden de Compra, la Cotización, el Remito y la Factura

(documentos que conforman todos los antecedentes del Pago), se envía a quien va a
colocar la segunda firma en el cheque, posiblemente Gerencia Administrativa o
Gerencia Financiera.
2) Duplicado y Triplicado, se envían a Tesorería para que proceda a la emisión del cheque.
3) Cuadruplicado, se mantiene en Cuentas a Pagar en un archivo transitorio a la espera de
que la operación de Pago concluya. De esta manera puede tener presente cuáles son
las Órdenes de Pago emitidas que aún no fueron satisfechas.
Pago
El Pago es efectuado por Tesorería ya que es quien tiene por función el manejo de los fondos
del negocio. Tesorería emite el cheque, en base a las copias de la Orden de Pago y de acuerdo
a las normas de Control Interno que se hayan previsto. Anota sobre el triplicado de la Orden
de Pago cuál es el banco girado, firmado el cheque se inicializa el talón de la chequera. La
chequera y el duplicado de las Órdenes de Pago son enviados a Gerencia. El triplicado se
mantiene en un archivo transitorio.
En Gerencia, antes de firmar el cheque, se verifican los comprobantes básicos que amparan el
Pago. Se anulan los mismos con el sello de "Pagado", anotándose la fecha y el número de
cheque sobre esos comprobantes. Se firma el cheque, controlándose que haya sido emitido de
acuerdo a las normas de control interno y se iniciala el talón de la chequera y los
comprobantes anulados, incluso el duplicado de la Orden de Pago. Una vez firmado el cheque,
se devuelve a Tesorería el duplicado de la Orden de Pago con la chequera (previamente se
47
A3
Anexos
habrá retirado el cheque emitido). A Contaduría se le envía la factura, el Remito, la Orden

Compra y la Cotización del proveedor. Secretaría de Gerencia se queda con el cheque y el
original de la Orden de Pago.
Tesorería al recibir el duplicado de la Orden de Pago lo archiva como constancia del cheque
emitido. El triplicado es enviado al sector que lleva los auxiliares de bancos, puede ser Cuentas
Corrientes o una sección de Cuentas a Pagar.
Cuentas a Pagar, cuando recibe la documentación destruye el cuadruplicado de la Orden de

Pago y mantiene todo el legajo pendiente. Secretaría de Gerencia envía el cheque al
proveedor por correspondencia y anota sobre el original de la Orden de Pago la leyenda
"Cheque enviado". Este comprobante lo remite a Cuentas a Pagar para que contabilice el Pago
realizado.
Control del recibo

Cuando llegue el recibo del proveedor a Cuentas a Pagar se debe controlar la concordancia
con el Pago efectuado, adjuntándolo a la documentación y procediendo al archivo definitivo
del legajo.
EL CONTROL INTERNO EN LA COBRANZA

Las normas de control interno aplicables en esta operación básica son susceptibles de
clasificarse en dos grupos: las generales de movimientos de fondos y las propias de la
Cobranza.
CONTROL INTERNO GENERAL SOBRE CUSTODIA DE FONDOS

Entre las primeras ya se han señalado las siguientes:
1) Separación de funciones entre el manejo de fondos y la registración de las

transacciones.
2) Concentración de la responsabilidad de la custodia de los fondos.
3) Separación total de los fondos provenientes de Cobranzas con los destinados a Pagos.
4) Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos.
5) Contabilización general de las operaciones que implican movimientos de fondos.
6) Arqueos sorpresivos.
7) Conciliación del extracto bancario.
CONTROL INTERNO PROPIO DE LA OPERACIÓN DE COBROS
Entre las normas propias de la Cobranza, se distinguen las siguientes:
1) Utilización de recibos prenumerados.

Para posibilitar un control estricto sobre la Cobranza, es necesario que los formularios
que se utilizan como recibos (ya sea el oficial o el provisorio, si se usa) vengan
encuadernados en talonarios y prenumerados de imprenta. Una copia de cada recibo
extendido debe quedar adherida al talonario como así también de aquellos que
resultaron anulados. Además debe instruirse al personal que habrá de emitir recibos
para que el uso sea correlativo, es decir, sin dejar recibos en blanco para utilizar más
adelante. Estas normas de control interno posibilitan una eficaz verificación sobre la
48
A2
Anexos
Cobranza.
Básicamente lo que se debe verificar es que de todo recibo emitido haya llegado una
copia a la empresa. Para ello se puede controlar el talonario, por ejemplo cuando el
mismo se concluye, observando si todos los recibos tienen una copia adherida, sumar
el importe de las copias y controlar el total con las Cobranzas recibidas de quien
utilizaba el talonario, en los días que abarca el uso del mismo.
Otra forma de control consiste en observar diariamente si las copias de los recibos que
se rinden tienen numeración correlativa (para evitar que se dejen recibos en blanco) y
si el primero de ellos es el posterior al último rendido el día anterior.
Los recibos deben ser firmados por la persona que efectuó el cobro. Para cerrar el ciclo
de control, los formularios recibidos de la imprenta deben ser custodiados por un
funcionario responsable (Jefe de Cobranzas) y entregados a quienes los van a utilizar,
bajo recibo firmado y cuando demuestren que se está por concluir el talonario que
tienen en uso.
2) Liquidación inmediata de la cobranza.

Esta norma procura que cuando la Cobranza se realiza fuera de la empresa, los fondos
obtenidos lleguen cuanto antes a la Tesorería de la empresa o en su defecto al Banco.
Esto implica que si la Cobranza es realizada por cobradores, la rendición debe ser
diaria. En el caso que los cobradores se trasladen al interior se requiere que
diariamente se efectúen depósitos o transferencias desde los bancos del interior.
Concentrando los fondos cobrados lo antes posible, se obtiene un control de las

disponibilidades pertenecientes a la empresa, además de no permitir la utilización
transitoria de estos valores con fines ajenos a los de la explotación.
3) Control de los valores recibidos por correspondencia.

El peligro de esta Cobranza radica en el momento de recibirse los valores si no se
emite un recibo que ampare el ingreso. Por tal razón es conveniente que los valores no
se confundan con otro tipo de documentos y que no lleguen directamente a Caja sin
ningún tipo de comprobante.
Resulta conveniente que la correspondencia sea abierta directamente por Secretaría y

que allí se confeccione una planilla con el detalle de los valores recibidos. Pueden
hacerse los recibos correspondientes (oficiales o provisorios si es la costumbre), en el
caso que el personal de Secretaría esté capacitado para esos menesteres. De no ser
así, la confección del recibo podría derivarse a Cobranzas, los valores llegan, entonces
a la Caja con una copia de los recibos o una planilla de cobranza. Es decir que
Secretaría actuaría como un cobrador que recibe los valores, confecciona los recibos
(remite el original al cliente) y practica la liquidación de la Cobranza ante Tesorería.
4) Concesión de descuentos por pronto pago.

Los descuentos por pronto pago no deben ser autorizados por quien efectúa la
Cobranza y emite el recibo. Esta norma pretende evitar el posible fraude que
cometería quien cobrara un importe al ingresar otro inferior, justificando la diferencia
(en los recibos que quedan en poder de la empresa) como un descuento concedido. Al
49
A3
Anexos
mismo tiempo se evita la posible inequidad en la concesión de descuentos.
Lo recomendable es que todo descuento por pronto pago esté autorizado sobre el
original del recibo por una persona distinta de quien efectúa la Cobranza. Sin embargo,
cuando la Cobranza se realiza por cobradores fuera de la empresa, esta norma es de
difícil aplicación. En estos casos puede admitirse que el cobrador calcule el descuento
correspondiente, siempre que la forma de cálculo (porcentaje) y las condiciones para
su aplicación (plazo en el que se debe abonar la deuda para gozar el descuento) estén
debidamente documentadas (figuren en la factura que cobra o en el listado de
cobranza que le preparan).
5) Endoso restrictivo de los cheques recibidos.

A efectos de aplicar una estricta norma de control o de seguridad sobre los cheques
recibidos, es necesario que ni bien se reciba el cheque (ya sea en Caja, en Secretaría o
por el cobrador), se le inserte al dorso un endoso restrictivo. Ello se logra mediante un
sello que tenga la leyenda "Unicamente para ser depositado en la cuenta de XX". De
esta manera nadie podrá apropiarse del cheque ya que ese endoso respectivo significa
que el mismo sólo podrá ser depositado en la cuenta de la empresa.
Es una práctica habitual que se entreguen cheques cuyo depósito debe ser postergado
y que generalmente se extienden con fecha adelantada. Es una norma de control
interno no aceptar cheques postdatados, ya que si entre la fecha de recepción del
valor y la que figura en el mismo se produce el fallecimiento, la quiebra u otro tipo de
inhabilitación del librador, serán muy problemáticas las posibilidades de efectivizar el
cobro del cheque.
En el caso que se acepte postergar el cobro o depósito de un cheque, el mismo debe

solicitarse con fecha de emisión real (o eventualmente en blanco) comprometiéndose
la empresa a no presentarlo hasta determinada fecha.
Por otro lado, el cheque con fecha postdatada no brinda ninguna seguridad para el
librador, ya que ese valor puede ser presentado para su cobro aún cuando no haya
llegado la fecha escrita en el mismo.
Si se aceptan cheques para depositar más adelante, esa concesión debe ser otorgada
por un funcionario responsable y no por quien efectuó la Cobranza. Es conveniente
que estos cheques se mantengan en custodia por separado y sean entregados a la caja
recién en el momento en que se va a efectuar el depósito.
6) Transferencia de dinero o valores
Cada vez que se transfieren efectivo o valores, debe hacerse de forma tal que la
transferencia quede documentada para que se sepa quien es el responsable de la
custodia de los mismos. La documentación de la transferencia implica un descargo
para quien entrega el dinero y una responsabilidad para quien los recibe al firmarle la
recepción de los valores.
De aquí se deduce que es recomendable que los valores pasen por el menor número
de manos posibles. Debe procurarse que la rendición sea directa al responsable final.
Así los cobradores o Secretaría tendrán que rendir directamente al cajero de Tesorería
50
A2
Anexos
la Cobranza recibida, sin que existan estaciones intermedias de tenencia de valores.
7) Custodia de documentos a cobrar.
Es recomendable que los documentos a cobrar no queden en poder de quien efectúa

el cobro o recibe los fondos, pues se posibilita que se sustraigan fondos de la Cobranza
y se reemplacen esos importes mediante un documento que se agrega a la cartera. Si
bien este proceder puede no ocasionar un perjuicio económico, pues posteriormente
vuelve a ser reemplazado con efectivo, permite un uso transitorio e indebido de los
fondos de la empresa por parte del custodio de los valores.
Por tal motivo es recomendable que esos documentos queden en poder de personas
que no tengan acceso a las disponibilidades. La cartera de documentos podría ser
custodiada por Cobranzas, quien los entregaría a los cobradores o a la caja recién en el
momento en que se llega al vencimiento del documento.
8) Depósito íntegro e inmediato de la Cobranza.
Esta es una norma fundamental de control interno. Por ella se procura que
diariamente se realice el depósito total de la Cobranza y al mismo tiempo emitir un
cheque, respetando las normas de control interno para pagos, para extraer los fondos
necesarios del banco.
De esta manera se posibilita un eficiente control al verificar que la Cobranza de cada

día ha llegado a la Institución Bancaria que sería, en última instancia, la destinataria
final de todos los fondos percibidos.
CONTROLES SOBRE LA GESTIÓN DE LA TRANSACCIÓN DE LA

COBRANZA
9) Exceso en el uso de crédito
Como ya se explicó, toda organización de ventas debe partir del cumplimiento de una
política que oriente la asignación de créditos a los clientes que operen bajo esa
modalidad. Esa política dará lugar a la definición de niveles de crédito, conforme a
criterios y normas específicas. En consecuencia, la empresa vendedora no debe
comprometer ni despachar productos que provengan de operaciones comerciales, y
cuyo valor exceda el límite de cupo crediticio acordado.
La informática puede colaborar en la detección de situaciones u operaciones en la que

se haya transgredido el límite autorizado de venta a crédito. Una forma de efectuarlo
es a través de un programa de computación que ejecute comparaciones entre los
valores extraídos de los archivos de:
Cuentas a Cobrar por operaciones a crédito concretadas
Ventas a Crédito comprometidas pero no debitadas en cuenta del

cliente
Límite crediticio acordado.
51
A3
Anexos
Los valores a comparar serán entre:
Saldo deudor de cada cliente más valor de las ventas comprometidas o

ya autorizadas para ese cliente y aún no debitadas en cuenta.
Límite crediticio acordado (vigente a la fecha).
Si de esa comparación surge que la deuda presente más la deuda potencial excede el
cupo crediticio asignado, ello dará motivo a investigar la causa de esa situación.
10) Violación contra la política de crédito
La aprobación de los créditos es realizada por personas con distinta jerarquía de la

empresa. Entonces, hasta un determinado nivel de crédito se requiere la aprobación,
por ejemplo, del gerente de Créditos; pero cuando se pasa ese nivel, se exige la
aprobación de una persona con cargo superior (por ejemplo, vicepresidente ejecutivo).
La violación contra esta política puede ocurrir por la concesión de créditos múltiples
para una misma operación comercial, es decir, seccionando el monto total de la
operación en múltiples partes, cada una de las cuales sólo requerirá de una
autorización del nivel más bajo. Para detectar ese tipo de situaciones, un programa de
computación debería rastrear las operaciones de venta a crédito ocurridas durante un
período seleccionado. Para analizar el comportamiento de esas operaciones, los
créditos concedidos deberían ser previamente ordenados por código de cliente. A
partir de este ordenamiento, los créditos aparecerían agrupados por cliente; de esta
manera, se podría observar si se presentan casos de clientes que obtuvieron créditos
en fecha cercanas una de otras, pero que en conjunto excederían los límites au-
torizados. Las salidas de este programa servirían de información para análisis.
11) Verificación de registración íntegra de facturas en el archivo de Cuentas a Cobrar
Obviamente, la totalidad de los datos de las facturas emitidas deben ser registrados en
las respectivas Cuentas a Cobrar. Se supone que los sistemas computarizados actuales
son integrados, y que al procesar la confección y emisión de facturas van registrando
automáticamente los datos necesarios de las mismas en el archivo de Cuentas a
Cobrar. Asimismo, es conveniente prever un proceso de verificación por medio de un
programa de computación que, partiendo de la lectura del archivo de Facturación y del
archivo de Cuentas a Cobrar, coteje ambos archivos y verifique que, durante un
período seleccionado, todas las facturas contenidas en el primero estén registradas en
el segundo. Para la ejecución de este programa es necesario, previamente, clasificar
secuencialmente ambos archivos por número de cliente.
12) Investigación de saldos contables
Desde el punto de vista contable, los saldos de las Cuentas a Cobrar deben ser
deudores (en este caso “deudores por venta”). Es por eso que cualquier cuenta de
cliente que arroje saldo acreedor dará motivo al análisis detallado de los movimientos
contables originados por operaciones comerciales que produjeron esa situación. Para
efectuar esa investigación será necesario disponer de un programa de computación
que rastree esos saldos y muestre cómo se formaron. No obstante, podría ocurrir que
52
A2
Anexos
se efectúen ajustes contables no autorizados o errores de imputación.
13) Verificación del depósito de todos los fondos recibidos por cobranzas
El tratamiento contable de los fondos recibidos consistirá en acreditar los mismos a las
respectivas Cuentas a Cobrar. Los datos provendrán de los recibos emitidos. Por otro
lado, esos fondos deben ser depositados a tiempo en las respectivas cuentas
bancarias. Los datos de los recibos de caja y los de las boletas de depósito de los
fondos recibidos deben ser conciliados. Para ello, un programa de computación deberá
verificar que los importes totales diarios de los recibos de caja concilien con los totales
diarios de las boletas de depósito en bancos. Este procedimiento resulta efectivo
cuando la caja se encuentra centralizada (no expandida).
14) Recibos de caja no registrados
Puede ocurrir que por error involuntario o por mala intención no se procese un archivo
de transacciones que contenga datos de recibos de caja. Una forma de orientar la
investigación sobre situaciones como la indicada, es por medio de un programa de
computación que, recorriendo el archivo de Cuentas a Cobrar, seleccione y liste los
datos de débitos vencidos y no cancelados.
15) Recibos de caja mal imputados
Puede ocurrir que la recibos de caja hayan sido registrados pero mal imputados. Es
decir, que los importes sean acreditados a cuentas de clientes erróneas. Para detectar
estas anomalías, un programa de computación deberá cotejar datos almacenados en
dos archivos: el de Recibos de Caja y el de Cuentas a Cobrar. El archivo de Recibos de
Caja debe ser clasificado en un orden secuencial y por número de cliente. Este archivo,
así ordenado, debe ser igualado con los ítems del archivo Cuentas a Cobrar, de modo
de detectar si todos los recibos han sido contabilizados adecuadamente.
16) Observación de créditos no usuales
Algunas empresas aplican una política de otorgamiento de crédito que responde más a
intenciones de buena voluntad que a una calificación estrictamente técnica. Estos
casos deberían ser identificados (en el archivo maestro de Clientes) mediante la
utilización de criterios de codificación, de modo que quede registrado (a través de un
código) el fundamento de esa inusual asignación; por ejemplo, razones de promoción
publicitaria. La asignación y mantenimiento de la aplicación de estos créditos a lo largo
del tiempo debe ser motivo de atención de los directivos de la organización.
Por ello, la tecnología informática debe proveer elementos que, a través de programas
de computación, rastreen periódicamente la información vinculada con otorgamiento
de tales créditos, la cual se encuentra almacenada en archivos. A los directivos debe
interesarles el resultado final de la aplicación de esas políticas (principalmente lo que
se refiere a índices de cobrabilidad)
17) Análisis de créditos mayores
A fines de verificar sistemáticamente el cumplimiento de los procedimientos

establecidos para la concesión de crédito, particularmente con respecto a aquellos de
53
A3
Anexos
mayor valor, un programa de computación deberá seleccionar y constatar la vigencia

de los créditos otorgados a partir de un importe mínimo. La información así recogida
servirá de base para determinar si, en caso de excesos de créditos no cancelados, la
respectiva mercadería vendida y no cobrada fue devuelta a su origen.
EJEMPLO DE COBRANZA POR COBRADORES
En la operación básica de Cobranza, cuando la misma se realiza mediante cobradores, suelen

distinguirse las siguientes etapas:
1) Detección de la situación de cobro.

2) Operación de Cobro.
3) Rendición de la Cobranza.
4) Registración de la Cobranza.
Detección de la situación de cobro
Esta función le compete habitualmente a Cobranzas. Es en esta oficina donde se encuentran
los documentos a cobrar y las facturas pendientes de cobro. Por los documentos a cobrar se
lleva un registro de vencimientos, donde se anotan los pagarés por fecha de vencimiento. Las
facturas serán archivadas también por orden de vencimiento. De esta manera Cobranzas,
consultando sus archivos, puede seleccionar las facturas o documentos que están en
condición de ser cobrados.
Preparación de la cobranza
Una vez extraídos los documentos y facturas a cobrar, los mismos deben ser clasificados por
zona de Cobranza, a fin de ser entregados a los cobradores que correspondan.
Cuando el cobrador recibe los elementos a cobrar debe hacerse responsable a ese fin y para
facilitar la gestión del cobrador y a la vez para que en Cobranzas quede un detalle de los
valores entregados al cobro, se suele preparar un Listado de Cobranzas juntamente con las
facturas y los pagarés. En ese listado se menciona el nombre y domicilio del deudor a visitar, el
importe a cobrar, el tipo de crédito documentado o no, el descuento que puede corresponder
por pronto pago, etc. Es conveniente dejar un espacio en cada renglón de detalle, para que el
cobrador pueda anotar el resultado de su gestión de cobro. Este listado suele ser preparado
por duplicado y se confecciona uno por día y por cobrador.
54
A2
Anexos
El cobrador recibe el original juntamente con los valores a cobrar, documentos y facturas y
una vez controlada su exactitud firma el duplicado, como constancia de los valores recibidos,
el que queda en cobranzas.
Cobro
El cobrador visita al deudor para efectuar el cobro. Cuando recibe el importe confecciona el
correspondiente recibo. El recibo puede ser confeccionado en cuadriplicado, en cuyo caso las
copias tendrán el siguiente destino:
1) Original: para ser entregado al cliente.

2) Duplicado: para la rendición ante la caja.
3) Triplicado: para la rendición ante Cobranzas y su ulterior uso para la registración
en la cuenta del deudor.
4) Cuadruplicado: queda adherido en el talonario del cobrador.
Con respecto al cobro de documentos, en principio no sería necesario entregarle al deudor un
recibo, pues la devolución del pagaré ya sería suficiente. Sin embargo, a los efectos del control
interno y necesidades de comprobantes básicos para la registración del cobro, es
recomendable que el recibo se extienda, si bien pudiera ocurrir que el original no se entregara
al cliente.
Cuando el pago de una factura se hace mediante el libramiento de un pagaré, el duplicado del
recibo no tiene aplicación, pues esa Cobranza no es rendida en caja. En esos casos puede
utilizarse el triplicado para acreditar el pago en la cuenta corriente del cliente y el duplicado
para debitarle su deuda documentada si es que ambas situaciones no se llevan en un mismo
fichero.
Por último, puede ocurrir que el deudor haga un pago parcial a cuenta. En esos casos es
conveniente no entregarle el recibo oficial, sino uno provisorio pues el cobrador no podrá
hacer la imputación del cobro logrado. El recibo provisorio debe tener iguales precauciones y
copias que el oficial. Solamente lo diferencia una leyenda que diga algo así como que el recibo
es provisorio, y que se debe esperar el recibo oficial para constancia de que el pago se le ha
acreditado en su cuenta y para identificar la imputación que se le ha hecho al mismo.
El cobrador confecciona y firma entonces, el recibo que corresponda y entrega el original al

deudor, juntamente con el pagaré si es que se trata de una cancelación de deuda
documentada. Los otros tres ejemplares quedan, en principio, adheridos al talonario. Además
anotan la Cobranza en el original del "Listado de Cobranza'', indicando el número de recibo
que sirve de comprobante básico para cada cobro.
Rendición de la Cobranza
Finalizada su gestión, el cobrador prepara la rendición de la cobranza. Tiene que indicar a caja
cuáles son los valores percibidos en dinero y en cheques y a Cobranzas los que percibió en
documentos y los que no pudo cobrar. La rendición puede ser preparada en un formulario
especial o bien en algún lugar destinado al efecto en el Listado de Cobranza. Si la rendición se
efectúa en el Listado de Cobranza el mismo es entregado a la caja juntamente con los dos
duplicados de los recibos que amparan el cobro en efectivo o en cheques.
55
A3
Anexos
El cajero, al recibir esos formularios y los valores, controla el resumen efectuado por el
cobrador. Es decir, que lo anotado como cobrado en efectivo y en cheques coincide con los
valores que recibe y a la vez con la suma de los duplicados de recibos. Si todo está conforme,
sella y firma el Listado de Cobranza en el lugar donde figura el resumen, y lo entrega al
cobrador como constancia de que éste ha transferido la responsabilidad por la custodia de los
valores percibidos.
El cajero debe anotar el resumen que ha firmado en su planilla de Caja y los valores recibidos
los retiene hasta que se efectúe el depósito en el banco. Por otro lado, los duplicados de los
recibos sirven como comprobante de caja por la Cobranza efectuada.
El cobrador debe rendir cuenta ahora, ante Cobranzas. A tal fin presenta el original del Listado
de Cobranzas juntamente con el triplicado de los recibos y el duplicado de los recibos cuya
Cobranza se hizo en pagarés, los pagarés librados por los clientes, las facturas cobradas y las
facturas y documentos que había recibido y no pudo cobrar.
En Cobranzas se controla que la rendición efectuada en la caja, más los pagarés recibidos, más
las facturas y documentos no cobrados, sea igual al importe total del Listado de Cobranzas.
Además puede controlar que las firmas de los pagarés que trae el Cobrador sean auténticas. Y
que los triplicados de los recibos que presenta (incluso los anulados) tengan numeración
correlativa y el primer número corresponda al posterior de la liquidación del día anterior.
Una vez efectuados estos controles puede liberar la responsabilidad del cobrador. A tales
efectos le puede entregar el duplicado del Listado de Cobranzas, donde estaba su firma, para
que él lo destruya, o bien destruirlo ante su presencia. En Cobranzas se archiva, como
resultado de la gestión, el original del Listado de Cobranzas juntamente con las facturas
cobradas.
Los nuevos pagarés son incorporados al Registro de Vencimientos. En el mismo Registro se

anota, para aquellos pagarés que resultaron cobrados, el número de recibo del comprobante
básico que ampara ese cobro.
Es conveniente que se lleve un resumen de las registraciones efectuadas en el Registro de

Vencimiento, en el que se indiquen las entradas y salidas diarias de documentos. De esta
manera, el saldo de dicho resumen, tendrá que totalizar a los documentos anotados en el
Registro de Vencimiento y que aún no han sido dados de baja por cobro, descuento, endoso a
terceros o haber sido entregados a terceros para gestión de cobro. Además, el saldo de ese
resumen, tendrá que coincidir con la suma de los documentos que están en cartera y en
consecuencia con el mayor general de Documentos a Cobrar que lleva Contaduría.
Los nuevos documentos, como así también los que se había llevado el cobrador y no
resultaron cobrados, serán archivados nuevamente. Las facturas no cobradas se volverán a
archivar, mientras que los triplicados de los recibos se envían a Cuentas Corrientes para que
registre en las cuentas de los deudores el cobro. También se envían a Cuentas Corrientes los
duplicados, si estos se utilizan para documentar las Cobranzas efectuadas en pagarés
Registración de la Cobranza
Cuentas Corrientes, en base a los triplicados de los recibos acredita las cuentas del fichero de
Deudores Varios y de Documentos a Cobrar. En base al duplicado hace el débito en el fichero
de Documentos a Cobrar, por las deudas documentadas por los clientes. Una vez concluida la
56
A2
Anexos
registración de las transacciones, Cuentas Corrientes debe obtener totales de débitos y

créditos. Con esas cifras confeccionará minutas de contabilidad que serán enviadas a
Contaduría.
Contaduría también recibirá una minuta de contabilidad de Tesorería, en la que se indican los
importes que la caja percibió de los cobradores. Con estos elementos Contaduría puede
efectuar un control de consistencia de ambas informaciones y confecciona los asientos en la
contabilidad general.
EJEMPLO DE COBRANZA POR DESCUENTO DE DOCUMENTOS EN

BANCOS
Cuando el crédito ya ha sido concedido por el banco, la operación se reduce a detectar cuándo
hay margen disponible para el descuento, y si en ese momento se necesita el préstamo
bancario, proceder a la presentación de los documentos.
En esta modalidad de la operación básica de Cobranza, se distinguen las siguientes etapas:
1) Detección del margen disponible,

2) Preparación de la Lista de Descuento,
3) Autorización del descuento,
4) Descuento y
5) Registración.
Detección del margen disponible
La Gerencia Financiera es la encargada de gestionar las Líneas de crédito bancarias. Una vez
que el banco otorga el acuerdo, la Gerencia se desentiende del control de las operaciones
para conocer cual es la utilización que en cada momento se está haciendo de los márgenes
otorgados por el banco. Parecería razonable que ese sector fuera Cobranzas puesto que es
quien tiene el control de los pagarés. Sólo sería necesario que se le informe cuál es el limite
otorgado por cada banco, de manera tal que cuando retire documentos de la cartera para
presentar una lista, deduzca de ese margen el importe descontado y cuando en el Registro de
Vencimientos observe que vence algún documento que estaba descontado, aumente el
margen disponible para descuento.
Para el caso de trabajar con varias líneas de descuentos y varios bancos, podría llevarse un
fichero donde figuraría el margen acordado por cada banco y el margen disponible en cada
uno y por cada tipo de línea. De esta manera Cobranzas puede detectar cuándo hay un
57
A3
Anexos
margen libre para presentar documentos en el banco. Cuando ello ocurre envía un aviso a
Gerencia Financiera, quien de acuerdo a las necesidades de fondos habrá de decidir si se
descuentan o no documentos. Gerencia Financiera comunica su decisión a Cobranzas por
nota.
Preparación de la lista
En el caso que la decisión sea descontar documentos, cobranzas habrá de seleccionar los
documentos necesarios que alcancen el monto indicado por Gerencia Financiera, entre los que
tienen en cartera. La elección de los documentos se debe hacer teniendo en cuenta los
requisitos que tiene el banco con respecto a los documentos para su descuento (plazo, monto
máximo y mínimo, firmantes, endosantes, etc.)
Una vez seleccionados los documentos confecciona la Lista de Descuentos en el formulario que
el banco prevé para tales efectos. La Lista suele confeccionarse por triplicado, teniendo los
siguientes destinos finales:
1) Original para el banco.

2) Duplicado para Contaduría.
3) Triplicado para Cobranza, como comprobante de la salida de los documentos
de la cartera.
Autorización del descuento

El original y el duplicado de la Lista son enviados a Créditos, para que ese sector apruebe los
pagarés elegidos. Si es necesario se amplían los detalles acerca del documento (endosantes), a
fin de que Créditos pueda individualizar sin equívocos al pagaré y al cliente.
Créditos es conocedor del riesgo que implica cada cliente y es el mas indicado para advertir si
en la lista se ha incluido algún documento de dudoso cobro. Resulta recomendable que en el
banco se descuenten documentos de fácil realización, a los efectos de causar una buena
impresión ante la institución y así tener mayores posibilidades para ampliar o renovar el
préstamo bancario.
Créditos cuando aprueba la lista, iniciala ambas copias de la misma, las que son devueltas a
cobranzas. Cobranzas envía el original y duplicado de la lista, juntamente con la nota de
Gerencia Financiera y los documentos a Gerencia Administrativa, para que endose los
documentos. El endoso debería ser completo a favor del banco de manera que para que
alguien pueda utilizar ese documento, se requiera un endoso previo del banco.
En Gerencia se controlan los documentos de la lista, y el importe de esta con la nota de

Gerencia Financiera. Se endosan los documentos. El original de la Lista, con los documentos, y
la nota de Gerencia Financiera, vuelven a Cobranzas, mientras que el duplicado va a
Contaduría, donde queda a la espera de la nota de crédito del banco.
Descuento
Cobranzas entrega en el banco el original y el triplicado de la Lista de Descuento, juntamente
con los pagarés: Solicita que el banco firme la recepción de los documentos sobre el triplicado
de la lista, siendo esta copia devuelta a la empresa.
58
A2
Anexos
En Cobranzas se archiva el triplicado de la lista de descuentos juntamente con la nota de la

Gerencia Financiera. Previamente se habrán dado de baja del registro de vencimientos a los
documentos presentados en el banco, indicando que los mismos han sido descontados en una
entidad bancaria. También se habrá indicado en el resumen que de ese registro lleva
Cobranzas, la baja de los documentos que se presentaron para su descuento.
Registración del descuento

Cuando el banco acredita la lista, envía la nota de crédito. En base a la misma contaduría habrá
de controlar su coincidencia con el duplicado de la lista que estaba pendiente. Además habrá
de controlar la exactitud de la liquidación que efectúa el banco,
Una vez realizados los controles pendientes debe enviar el duplicado de la lista a cuentas
corrientes para que en esta oficina procedan a acreditar los documentos que se han
descontado del fichero de documentos a cobrar. Una vez hecha la registración de cuentas
corriente, se confeccionará una minuta de contabilidad que se enviará a Contaduría. El
duplicado de la lista se archiva en cuentas corrientes como comprobantes de sus
registraciones.
En Contaduría se controla la minuta con la nota de crédito del banco y se confeccionan los
asientos en la contabilidad general.
EL CONTROL INTERNO EN PRODUCCIÓN

Dada la diversidad de procesos de producción con que nos podemos encontrar, nos
centraremos en las normas que están vinculadas con el control de stock que son las comunes a
cualquier proceso de producción:
Existencia de inventarios permanentes o registros contables apropiados: si no se pueden llevar

inventarios permanentes es necesario que los registros contables estén organizados de
manera que permitan el mejor control posible. Para ello se debe posibilitar la consulta de
ingresos por rubro entre fechas para correlacionar lo gastado con los volúmenes de
producción.
Realización de inventarios físicos: para que sean efectivos deben ser realizados de forma
sorpresiva y por personas ajenas a quienes llevan el registro de stock o tienen la custodia de
los bienes.
Custodia de las existencias: debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona, a quien se le
deben otorgar todas las posibilidades para que su responsabilidad no exceda el límite de sus
posibilidades. Las condiciones del local deben ser tales que no produzcan deterioro en las
mercaderías y no posibiliten la extracción no autorizada de las mismas.
Documentación de todo movimiento de existencia: toda entrada o salida de bienes del almacén
debe estar amparada por un comprobante básico. El parte de requisición debe estar firmado
por una persona con atribuciones para formular el pedido a almacenes. Es conveniente que
los documentos estén numerados para su mejor control.
Ajustes de inventario: deben estar plenamente justificados y autorizados por una persona ajena
al movimiento de materiales, se deben registrar con formularios específicos o utilizando los
mismos que se utilizan para salida de materiales colocándoles una leyenda identificatoria que
aclare ajuste de inventario.
59
A3
Anexos
Fijación de stock máximos y mínimos: cuando el stock desciende hasta el mínimo deberá hacerse
un pedido de reposición. En algunos casos el pedido de reposición está relacionado con el
punto óptimo de compra.
Despacho de mercaderías:
Cuando algún sector requiera productos de Almacenes, tendrá que emitir un Pedido
de Materiales, y debe ser firmado por el responsable del sector que requiera los productos. Es
conveniente que el Pedido tenga una columna destinada a que Almacenes anote la cantidad
efectivamente enviada. Basándose en el duplicado conformado por el sector solicitante,
Almacenes efectuará la registración en sus fichas de stock y lo archivará como comprobante de
esas registraciones.
Control de productos terminados:
Deberá intervenir Control de Calidad. Una vez que se autoriza la calidad de

producción, la misma deberá ser enviada al Almacén de Productos Terminados.
El sector productivo hará un Parte de producción donde consta la cantidad de

productos terminados y sus características. Almacenes deberá controlar que la cantidad
recibida coincida con lo expresado en el parte, en cuyo caso conforma el cuadruplicado del
Parte y lo devuelve al sector de origen. En algunos casos se suele usar Recepción como
entrada previa a cualquier producto a Almacenes.
60
A2
Anexos
B i bl i o gra fí a
Descripción de las operaciones típicas de una empresa. Alberto Díaz. Editorial Club
de estudio, 1981.
Medidas de Control Interno en la PYME. A .Brufau Niubo, E. A López, J. L. Vázquez

Mariño. Editorial Servicio de Asesoría Financiera.
Sistemas de información para la gestión empresaria – Procedimientos, seguridad y

auditoría. Alberto R. Lardent. Editorial Prentice , 2001.
61

Teoria Sistemas de Información

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Universidad Nacional de Luján

- Que el estudiante domine los principios que sustentan a la Teoría General de

Dados los siguientes fundamentos:

- Brindar las bases necesarias y facilitar el desarrollo de las competencias

Te presentamos el desarrollo de las unidades temáticas

Automatización del flujo de trabajo. Workflow. Automatización de procesos y automatización

Análisis funcional. Requerimientos esenciales. Identificando verdaderos y falsos

La información como herramienta de apoyo a la toma de decisión. Indicadores. Definición de

Sobre este material

Versión del material: 2010

Área Sistemas de Información

01 Teoría General de Sistemas

La meta de la Teoría General de Sistemas es enriquecer, con un enfoque integrador y

Se está en presencia de un sistema cuando se observa o estudia:

Un sistema está formado por elementos, y no es un solo cuerpo

Teoría General de Sistemas

Administración: tiene dos funciones básicas

La planificación, que consiste en todos los aspectos relacionados con los

Las funciones de administración son, las de planificación: el recorrido que hace el

Entradas, Procesos y Salidas

Entrada Proceso Salida

01 Teoría General de Sistemas

materiales, recursos humanos o información. Las entradas pueden clasificarse de la siguiente

En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema

Entrada Proceso Salida

Otros sistemas que integran el ambiente

Proceso: es lo que transforma una entrada en salida.

En la transformación de entradas en salidas podemos conocer o no cómo se efectúa esa

Teoría General de Sistemas

Salidas: son los resultados que se obtienen de procesar las entradas.

Análisis interno de los sistemas

Simbióticas: aquellas en que los elementos conectados no pueden seguir

01 Teoría General de Sistemas

independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor

Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un

1. La determinación del límite del sistema.

Rango: En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un

El principio que se aplica es el que surge de la propia definición de sistema: si acotamos

Teoría General de Sistemas

Subsistemas: en la definición de sistema, se hace referencia a los elementos que lo componen,

Homeostasis y Entropía: La homeostasis es la característica de un sistema de adaptarse al

En un sistema cerrado la entropía aumenta porque al no existir realimentación no hay forma

01 Teoría General de Sistemas

Propiedades de los sistemas

Adaptabilidad: es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un

Mantenibilidad: es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en

Estabilidad: un sistema tiene la propiedad de ser estable cuando puede mantenerse en

Teoría General de Sistemas

Sistemas hechos por el hombre

En la actualidad la mayoría de estos sistemas incluye procesamiento computarizado. De hecho

En algunos casos, se diseñan sistemas automatizados para reemplazar a sistemas vivos; y en

La jerarquía sistémica determina el rango del sistema y como vimos anteriormente, en

"El área de ventas está compuesta por: un supervisor general, vendedores

01 Teoría General de Sistemas

micros, excursiones, boliches, etc. El supervisor general, se encarga de

El Sistema de Ventas está conformado por distintas partes o elementos

Teoría General de Sistemas

Todo sistema contiene sistemas de menor jerarquía y a su vez es parte de un

Sistema que forma parte de otro de mayor jerarquía.

Método básico de control

01 Teoría General de Sistemas

En síntesis el método básico de control consiste de: