CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE 1

GESTIÓN.

TALLER EJE 1

CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS

SISTEMAS DE GESTIÓN.

MODULO: SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

ANDREA CATALINA GOMEZ OTALVARO

KELLY JOHANA AYALA MARTÍNEZ

DANIELLE QUINTERO GONZÁLEZ

ARIEL PINEDA GELVIZ

ESPECIALIZACION EN AUDITORIA EN SALUD

DOCENTE: JORGE ENRIQUE AYALA HERNANDEZ

GRUPO 031
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CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.

RESUMEN

La temática que se trata en este documento es sobre los Sistemas y los Sistemas de

Gestión, donde se describen algunos conceptos, los objetivos de estos y sus principales

características. Por otro lado, realizaremos un paralelo que servirá de herramienta para

evidenciar similitudes y diferencias entre estos dos conceptos.

Realizamos un recorrido por varios autores los cuales amplían nuestros conocimientos

a cerca de los temas y nos brindan conceptos variados de las características y otros

componentes de los Sistemas y los Sistemas de Gestión.

Habiendo hecho esta revisión realizamos mapas conceptuales que nos brindan una

visión más simplificada de la información anteriormente descrita.

Palabras clave: Sistemas, Sistemas de Gestión.

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CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.

CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS

DE GESTION

DEFINICION DE SISTEMAS.

Un sistema es un conjunto de elementos, partes, conceptos, personas, que funcionan

de manera armónica y coordinada (trabajo en equipo) con el objetivo de cumplir un

propósito, alcanzar una meta o lograr un resultado previamente definido y esperado.

(Ontibon, S.F)

George Braziller define los sistemas como: Un todo organizado, compuesto por dos o

más partes, componentes o subsistemas, y delineado por los límites identificables de su

ambiente o suprasistema.

Encontramos también que un sistema se define como: “Conjunto de elementos

íntimamente relacionados para un fin determinado, o combinación de cosas o partes que

forman un conjunto unitario y complejo”.

Por otro lado, tenemos que un sistema está definido como “Un conjunto de elementos

íntimamente relacionados para un fin, estructurados por subsistemas y delimitados por el

entorno o macrosistema en que actúan. Los sistemas funcionan con insumos, procesos,

productos y realimentación. Las empresas son sistemas en tanto que:

1. Los insumos son tanto las materias primas como los recursos económicos,

humanos, de conocimientos y tecnológicos que lo abastecen.

2. Cuentan con procesos por medio de los cuales los insumos se transforman en

productos o servicios.

3. Los productos o servicios son satisfactores que comercializa la empresa para

4. Realimentarse con insumos que adquiere al comercializar y con información del

grado de satisfacción de los usuarios. (Hernández y Rodríguez & Pulido Martínez, 2011).
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La Teoría General De Sistemas tiene su fundamentación en tres principios básicos:

1. Los sistemas existen dentro de los sistemas. Se refiere a que los sistemas en

realidad son formados por otros sistemas menores y a su vez, estos también constituyen

sistemas mayores, por ejemplo, el planeta tierra es un sistema que a su vez forma parte de un

sistema mayor “El sistema solar” y este a su vez forma parte de la “Vía láctea”.

2. Los sistemas son abiertos. Los sistemas reciben y entregan materia, energía y/o

información con otros sistemas en su entorno.

3. Las funciones de un sistema obedecen su estructura. Cada sistema tiene los

componentes necesarios para realizar una función establecida, la que depende de la manera

como las partes internas del sistema se relacionan.

PARTES DE UN SISTEMAS

 Entorno: se trata del ambiente dentro del cual existe el sistema, sin embargo, el

entorno no es propio del sistema, el entorno ofrece las entradas al sistema y recibe las

salidas del mismo.

 Entrada: es la materia prima que necesita el sistema para comenzar con el proceso que

realiza intrínsecamente.

 Salida: es el resultado obtenido del sistema después de realizado el proceso y la

transformación de la materia prima.

 Proceso: todas las actividades, transformaciones y efectos realizados sobre la materia

prima y que tienen que ver con la función propia del sistema. En algunos casos es

posible conocer el proceso interno realizado y en otras ocasiones, el proceso se ve

como una caja negra de la que desconocemos sus actividades.

 Retroalimentación: es el mecanismo de autorregulación del sistema, permite controlar

el sistema y su comportamiento frente al entorno. (Cardona, 2017)

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TIPOS DE SISTEMAS

Existen dentro de una gran cantidad de tipologías, las que sirven para clasificarlos de

acuerdo a sus características elementales, dentro de los que tenemos:

 Sistemas artificiales: son sistemas que no existen físicamente, se tratan de ideas,

planes y conceptos ideados por la mente humana.

 Sistemas naturales: son los sistemas que si existen y que podemos ver en el entorno

que nos rodea.

 Sistemas abiertos: son sistemas que se relacionan con su ambiente mediante el

intercambio de energía, materia y/o información, elementos que comparte

activamente con el entorno.

 Sistemas cerrados: son sistemas herméticos, que recibe muy poca o nula influencia

del ambiente que le rodea.

 Sistemas temporales: se trata de sistemas que tienen una duración de tiempo definida,

luego desaparecen.

 Sistemas permanentes: sistemas que tienen una duración de tiempo constante o

prolongada.

 Sistemas estables: sistemas en los que sus niveles se mantienen con nula o

relativamente alta invariabilidad.

 Sistemas inestables: son sistemas en los que sus niveles deben varían constantemente

para adecuarse al ambiente o a sus entradas. (Cardona, 2017).

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS

Los sistemas tienen la característica de que, en primera instancia, se alimentan de una

serie de datos, información o elementos, los cuales son sometidos a un proceso en el que se

producen cambios o transformaciones, este proceso de cambio o transformación es invisible

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CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.

para el cliente. Al finalizar el proceso, se obtiene un resultado (producto) el cual debe ser

totalmente coherente con el objetivo planteado inicialmente para el sistema. Los sistemas

están inmersos en un “ambiente” con el cual se interrelacionan permanentemente, pues de allí

proviene la información o los recursos que deben ser procesados. Es al mismo ambiente a

donde se retornan los resultados (producto). Además, los sistemas son dinámicos, es decir,

están en constante cambio, por lo tanto, su supervivencia depende de la habilidad para

adaptarse a las nuevas circunstancias del entorno y poder responder de manera eficiente y

eficaz a las nuevas condiciones. Cuando un sistema no se adapta a las nuevas condiciones y

cambios del entorno, colapsa paulatinamente y desaparece. (Ontibon, S.F).

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SISTEMAS DE GESTION

Según Ricardo Fernández (2005), se entiende por Sistema de Gestión la estructura

organizada, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los

procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a cabo, revisar

y mantener al día la política de una empresa. En otras palabras, es un método sistemático de

control de las actividades, procesos y asuntos relevantes para una organización, que posibilita

alcanzar los objetivos previstos y obtener el resultado deseado, a través de la participación e

implicación de todos los miembros de la organización, garantizando la satisfacción del

cliente, de la sociedad en general y de cualquier parte interesada. (Caballero Rivero, 2014).

Los sistemas de gestión son una metodología, inmersa en el contexto de la

organización, para llevar a cabo de manera ordenada, las actividades que se realizan en una

empresa, de tal forma, que cada una de las actividades pueda subdividirse en procesos, y si es

necesario, cada proceso en subprocesos.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION

El objetivo, sea cual sea el sistema de gestión es: Proporcionar garantías del

cumplimiento de las políticas, especificaciones, normativa o legislación. - Favorecer la

mejora continua. - Permitir demostrar ante otras instituciones el cumplimiento de los

requisitos, mediante la documentación y los registros adecuados.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

Los elementos de un sistema de gestión son las partes constitutivas del mismo, que,

interrelacionadas, dan sentido al conjunto. (Cristina Gatell, 2014). Al estructurar un sistema

de gestión se suelen encontrar los siguientes elementos:

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CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.

 Política: se trata de la declaración de intenciones que realiza la organización para

demostrar su compromiso con la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud en

el trabajo, u otro referente que nos interese. El sistema de gestión debe tener un

documento denominado política, el cual enmarca y pauta el compromiso de la

empresa respecto a la gestión y el alcance que tiene. Se recomienda que el diseño de

la política se guíe por el siguiente protocolo:

o Contener una breve descripción de la empresa.

o Hablar del alcance del sistema de gestión.

o Incluir el compromiso de mejora continua del sistema de gestión.

o Mencionar que existen responsables del sistema de gestión.

o Establece el compromiso de mantener un presupuesto y el recurso

humano necesario para quien desarrolle el sistema de gestión.

 Productos y servicios: son los bienes que la organización ofrece y entrega a sus

clientes.

 Procesos: constituyen el conjunto de pautas de actuación o métodos de trabajo

utilizados por una organización para generar los productos y servicios que entrega a

sus clientes. Se puede definir “proceso” como el conjunto de actividades

interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas mediante las que unas entradas son

transformadas en unas salidas o resultados que satisfagan a los clientes. Todo proceso

implica una aportación de valor al negocio, sin el cual no tendría sentido.

 Recursos: son los medios utilizados o consumidos por la organización para el

funcionamiento de sus procesos. Pueden ser de todo tipo, tecnológicos, de

infraestructura, humanos, económicos, de conocimiento, etc.

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CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.

 Estructura organizacional: determina los puestos de trabajo y sus relaciones. Se suele

representar gráficamente en un organigrama, que es complementado por una

definición de funciones y responsabilidades.

 Documentos: son los textos que establecen las pautas de funcionamiento o

constituyen evidencias de actuaciones desarrolladas. Cualquier organización cuenta

con algún documento de apoyo, aunque sólo sean los permisos de funcionamiento,

pedidos, ofertas o facturas que emite. Estos documentos son: documentos para

describir clara y detalladamente los procesos, manuales de funcionamiento de los

equipos, reglamentos de la empresa, perfil y funciones de los diferentes cargos,

código de ética, política, legislación y normas, registros generados en los procesos,

procedimientos para la realización de auditorías, planes de emergencia.

 Mejora continua: Quizás la característica más relevante de los sistemas de gestión, es

que deben tender a la mejora continua, esto significa que todos los procesos deben

trabajar armónicamente y cada vez que finaliza uno de ellos, debe evaluarse la gestión

total del mismo, de esta forma establecer si fue llevado a cabo de manera óptima y

precisa y acorde a lo presupuestado. Esta evaluación se realiza con el apoyo de los

registros generados durante realización de cada proceso. Si se descubre que existieron

errores, hubo desperdicios del recurso humano, tecnológico o material, existió demora

en los tiempos de realización, existieron riesgos o condiciones inseguras, etc., se

deben hacer los ajustes y modificaciones pertinentes, para que cuando nuevamente se

lleve a cabo el proceso, éste se optimice y sea más preciso y seguro, y con ello se

mejore su eficiencia y eficacia.

 Ciclo PHVA: “El ciclo PHVA es un ciclo dinámico que puede ser empleado dentro de

los procesos de la Organización. Es una herramienta de simple aplicación y, cuando

se utiliza adecuadamente, puede ayudar mucho en la realización de las actividades de

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CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.

una manera más organizada y eficaz. Por tanto, adoptar la filosofía del ciclo PHVA

proporciona una guía básica para la gestión de las actividades y los procesos, la

estructura básica de un sistema, y es aplicable a cualquier organización.”

Esta metodología presenta cuatro pasos fundamentales: Planear, Hacer, Verificar,

actuar (Plan, Do, Check, Act), que se van aplicando de manera cíclica y ordenada en

la medida en que se va desarrollando cada proceso, de tal forma, que cada ciclo que se

repita sea mejor que el anterior en cuanto a la optimización de los recursos, el

mejoramiento de la calidad, el mejoramiento de la eficiencia y la eficacia y la

disminución de los riesgos potenciales que puedan surgir en el desarrollo del proceso.

TIPOS DE SISTEMAS DE GESTION

Se pueden distinguir diferentes tipos de sistemas de gestión, en función del tipo de

resultados y objetivos a los que se pretenda orientar el mismo (Miguel Ángel Carmona,

2008):

 Sistema de gestión de la calidad: es un sistema de gestión para dirigir y controlar una

organización con respecto a la calidad, es decir, orientado a la obtención de

resultados en los clientes a través de productos que cumplan con sus requisitos. Busca

asegurar que la empresa satisfaga las necesidades particulares de cada cliente.

 Sistema de gestión ambiental: es un sistema de gestión usado para dirigir y controlar

una organización con respecto al medio ambiente, es decir, orientado a la obtención

de resultados en el entorno social a través de un buen comportamiento ambiental.

Busca satisfacer a la sociedad en su conjunto, en el sentido de que la producción o el

servicio se prestan de una forma respetuosa con el medio ambiente.

 Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: es un sistema de gestión que

se utiliza para dirigir y controlar una organización con respecto a la seguridad y salud
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en el trabajo, es decir, orientado a la obtención de resultados en los trabajadores a

través de un buen comportamiento que elimine o minimice los riesgos laborales y los

daños a los trabajadores. Busca satisfacer la necesidad de que la producción o el

servicio se presten de forma respetuosa hacia la integridad del personal que interviene

en el desarrollo, fabricación y prestación de los mismos. (Caballero Rivero, 2014)

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION

Los Sistema de Gestión toman como entrada las necesidades y deseos de los

clientes internos y externos, mediante el procesamiento de las mismas utilizando

herramientas técnicas y conocimiento propio produce bines y servicios que se conocen como

salida en dicho sistema. Un Sistema de Gestión está orientada a la eficiencia y mejoramiento

continuo del sistema, todas las empresas tienen obligaciones tanto internas como externas.

Por un lado, con el público (clientes) y por el otro con sus trabajadores. Por lo cual, es

necesario que todas implementen un sistema de gestión certificado para que logren enfrentar

dichas obligaciones adecuadamente. A partir de ese momento su pensamiento tendrá que

estar basado en percibir el riesgo como una de las variables de la gestión. Al gestionar

adecuadamente el riesgo, se pueden controlar, y en lo posible evitar, las fallas e

inconsistencias en los procesos, permitiendo alcanzar el logro de objetivos, de una manera

más rápida y tendiendo a la mejora continua. En el caso de la calidad, logrando también

optimizar el producto o la prestación del servicio.


CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.
CUADRO COMPARATIVO DE SISTEMAS Y SISTEMAS DE GESTION
SISTEMAS
Conjunto de elementos íntimamente
relacionados para un fin determinado, o
combinación de cosas o partes que forman
un conjunto unitario y complejo. Estas
funcionan de manera coordinada y
armónica.
OBJETIVOS: Cumplir un propósito,
alcanzar una meta o lograr un resultado
previamente definido y esperado.
PARTES: Entorno, Entrada, Salida,
Proceso, Realimentación.
TIPOS:
. Sistemas artificiales: no existen
físicamente, (ideas, planes y conceptos).
. Sistemas naturales: si existen y que
podemos ver en el entorno que nos rodea.
. Sistemas abiertos: elementos que comparte
activamente con el entorno.
. Sistemas cerrados: son herméticos, no
recibe influencia del ambiente que le rodea.
. Sistemas temporales: tienen una duración
de tiempo definida, luego desaparecen.
. Sistemas permanentes: tienen una duración
de tiempo constante o prolongada.
. Sistemas estables: sistemas en los que sus
niveles se mantienen con nula o
relativamente alta invariabilidad.
. Sistemas inestables: varían constantemente
para adecuarse al ambiente o a sus entradas.
CARACTERISTICAS:
•Se alimentan de datos sometidos a un
proceso cambiante.
•Una acción que produzca un cambio en una
de las unidades del sistema, producirá
cambios en todas las demás unidades
(Subsistemas).
•Al finalizar el proceso, se obtiene un
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SISTEMAS DE GESTION
Es un método sistemático de control de las
actividades, procesos y asuntos relevantes
para una organización, que posibilita
alcanzar los objetivos previstos y obtener el
resultado deseado.
OBJETIVOS: Proporcionar garantías del
cumplimiento de las políticas,
especificaciones, normativa o legislación.
Favorecer la mejora continua. Permitir
demostrar ante otras instituciones el
cumplimiento de los requisitos, mediante la
documentación y los registros adecuados.
ELEMENTOS: Política, Productos y
servicios, Procesos, Recursos, Estructura
organizacional, Documentos, PHVA,
Mejora continua.
TIPOS:
. Sistema de gestión de la calidad: es un
sistema de gestión para dirigir y controlar
una organización con respecto a la calidad
(ISO 90001)
. Sistema de gestión ambiental: es un
sistema de gestión usado para dirigir y
controlar una organización con respecto al
medio ambiente en el sentido de que la
producción o el servicio se prestan de una
forma respetuosa con el medio ambiente.
(ISO 140001)
. Sistema de gestión de la seguridad y salud
en el trabajo: es un sistema de gestión que
se utiliza para dirigir y controlar una
organización con respecto a la seguridad y
salud en el trabajo.
(ISO 450001)
CARACTERISTICAS:
•Implica una transformación en el
pensamiento de los integrantes de la
organización, que deben organizar en
procesos todas las actividades.
•Gestionar el riesgo que generan todas las
actividades permite controlar y/o evitar
fallas e inconsistencias en los procesos.

CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.
resultado (producto)coherente con el
objetivo.
•Están inmersos en un “ambiente” con el
cual se interrelacionan y a donde se retornan
los resultados (producto).
•Son dinámicos en constante cambio, su
supervivencia depende de la habilidad para
adaptarse a las nuevas circunstancias del
entorno.
•Si no se adapta a las nuevas condiciones
del entorno, colapsa paulatinamente y
desaparece.
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•Durante la ejecución de cualquier proceso,
en cualquier empresa, se presenta una
interacción con el medio que la rodea la cual
genera cambios positivos o negativos en el
medio ambiente.
•La alta dirección define y planifica
acciones oportunas preventivas para
identificar, analizar, evaluar y gestionar los
riesgos en los procesos, para evitar
afectación en la calidad del producto o
servicio y el rendimiento del sistema de
gestión.
•Los directivos deben implementar
estrategias que les permitan identificar todas
las oportunidades de mejora en los procesos.
•Definidos los resultados deseados, y
llevando a cabo el diseño y desarrollo, se
generan informes de desempeño, revisiones,
verificaciones, convalidaciones para cada
una de las etapas.
•El proceso incluye la identificación de
situaciones potenciales en el entorno legal o
reglamentario, que puedan afectar la
organización y aspectos sobre la salud y la
seguridad de las personas.
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MAPA CONCETUAL DE SISTEMAS

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MAPA CONCEPTUAL DE SISTEMAS DE GESTION

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CONCLUSION

REFERENCIAS
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CONCEPTUALIZANDO EL ENTORNO DE LOS SISTEMAS Y DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.

Caballero Rivero, E. (2014). Viabilidad e impacto de la implantación de sistemas de gestión

certificados en organizaciones nacionales e internacionales. Biblus.

Cardona, C. A. (2017). Teoria General de Sistemas. Fundacion universitaria del Area

Andina.

Hernandez y Rodriguez, S., & Pulido Martinez, A. (2011). Fundamentos de gestion

empresarial, enfoque basado en competencias. Mexico: McGRAW-HILL.

Ontibon, J. (S.F). SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION EN SALUD. Areandina.