DOCUMENTOS DESCONTADOS

En el medio comercial financiero y bancario, se denomina Documentos descontados a la operación que se realiza por medio de letras de cambio o de factures cambiarias, entre la empresa
comercia y una financiero o banco, estas últimas en la actualidad han venido a sustituir en gran parte a la letras y regularmente están siendo aceptadas por instituciones financieras.

 Ambos documentos deberán de contener los siguientes requisitos.

 Librador
 Aceptante
 Fecha de emisión
 Fecha de vencimiento (letras)
 Valor en Quetzales
 Debidamente firmada
 Factura cambiaria fecha y valor de pagos parciales

La operación se origina por una venta al crédito, en la cual se conviene en los compromisos de pago; luego se emite el documento respectivo ya sea letra o factura cambiaria.

Con los documentos y cumplidos todos sus requisitos, con el fin de convertirlos en efectivos para disponibilidad inmediata del capital en trabajo, se solicita financiamiento a una institución
financiera o Banco.

Aprobada la operación, la institución financiera comunica lo pertinente a la empresa, luego es entregado el financiamiento o sea el valor total del documento, menos los intereses
correspondientes, los cuales son calculados de acuerdo con la vigencia del documento y se cobran por anticipado.

La cancelación parcial o total a la institución financiera es efectuada directamente por el cliente (quien compro la mercadería al crédito). El descuento de documento se convierte en la empresa
en un pasivo contingente, es decir que si el cliente no cancela a la institución financiera la carga y cobra a la empresa.

Origen de la operación
A continuación se presenta un ejemplo, desde su origen hasta su cancelación ya sea directamente por el cliente ala institución financiera o bien por la empresa en caso que el cliente no haya
efectuado dicho pago.

La empresa PIDEDINERO, efectúa durante el mes ventas al crédito amparadas con letras de cambio por un total de Q. 50,000.- ; el financiamiento otorgado al cliente de diez meses y el importe
de cada letra es de Q.5,000.-
Es registro contable es así:

Partida 1      Dia2              
    Documentos por cobrar     Q 50,000.00    
    A Ventas       Q 50,000.00
    Registro de ventas al crédito por medio de documentos     Q 50,000.00   Q 50,000.00

Operación No. 2.
La empresa por necesidad inmediata de efectivo para hacer frente compromisos de compra y pago, donde solicita a una institución Bancaria el descuento de seis(6) letra por total de Q.30,000.-
con un vencimiento sucesivo de treinta a ciento ochenta días plazo.

Aprobada la solitud presenta a la institución Bancaria, nos comunica que la operación ha sido aceptada y de inmediato ha acreditado en nuestra cuenta de Depósitos Monetarios el neto
resultante de la misma, por lo que la empresa procede a su registro contable.

Partida 2      Dia2              

Bancos (Deposito Monetario) Q 26,752.00

    Gastos Financieros (intereses)     Q 3,248.00    
    A Documentos descontados       Q 30,000.00
    Por el registro del Descuento bancario de acuerdo a nota del Banco     Q 30,000.00   Q 30,000.00

Obsérvese que los interés fueron cobrados por adelantado, de donde la empresa tendrá que irlos difiriendo cada mes o sea cargando como gasto lo que corresponde a cada mes.
Operación No. 3.
El cliente cancela directamente al Banco la letra que le corresponde al mes, por la cantidad de Q.5, 000.- por lo que el Banco nos comunica de dicha operación.

La empresa hace el siguiente registro:

Partida 3      Dia2              
    Documentos descontados     Q 5,000.00    
    A Documentos por cobrar       Q 5,000.00
    Registro del pago del documento al Banco por parte del cliente     Q 5,000.00   Q 5,000.00

Operación No. 4.
A continuación se presenta el caso en que el cliente no se presentó al Banco a efectuar la cancelación al vencimiento del documento, por lo que se hace el cargo respectivo a nuestra cuenta de
Depósitos Monetarios, intereses por cuatro días de espera al cliente (interés a razón del 14%)

La empresa efectúa la operación siguiente:

Partida 4      Dia2              
Documentos descontados Q 5,000.00
    Gastos Financieros (Intereses)     Q 7.72    
    A Bancos (Deposito Monetario)       Q 5,007.72
    Registro del cargo del Banco po Letra no pagada por el cliente     Q 5,007.72   Q 5,007.72

Observamos que la cuenta de documentos por cobrar continua invariable, debido a que la deuda persiste a ante la empresa.

Operación No. 5.
La empresa de inmediato le comunica al cliente que en virtud de no haber efectuado la cancelación de su letra, la cargaron en cuenta de la empresa. El cliente indica que de inmediato efectuara
dicho pago.

Al momento de presentarse el cliente y hacer efectiva la cancelación se efectuara la operación siguiente:

Partida 5      Dia2              
Caja Q 5,007.72
    A. Documentos por cobrar       Q 5,000.00 
    Gastos Financieros (Intereses)       Q 7.72
    Por el registro del pago del cliente de la letra No. 213 que no fue cancelada al Banco     Q 5,007.72   Q 5,007.72

Obsérvese que estamos abonando a la cuenta de Gastos financieros por la cantidad de 7,72, que equivale a la misma cantidad que el Banco nos cargo en cuenta, y esto se debe a que el mismo
día el cliente hizo el pago respectivo en la empresa.

Se utilizo la misma cuenta de Gastos financieros para anular la operación del banco, pues con otra alternativa se pudo haber abonado por ejemplo interés productos, y al final de el Estado de
resultados se compensarían.

Operación No. 6.
Si después de notificado el cliente por parte de la empresa de su falta de pago, pasa el tiempo y a pesar de tos los requerimientos., no se recupera el saldo y se decide proceder por la vía
judicial, la empresa puede optar por cualquiera de los registros contables siguientes:

1. Que el valor del documento continúe figurando en la cuenta de Documentos por cobrar, y
2. Que el valor del documento sea retirado de la cuenta de documentos por cobrar, y abrir una nueva cuenta, que identifique la situación del documento, ejemplo Documentos
protestados, la cual siempre figura en el activo circulante, exigible, pero con la indicación de inmediato se sabe cuál es su situación para los efectos de análisis.
 DOCUMENTOS
  POR COBRAR     VENTAS  
1) Q 50,000.00 Q 5,000.00 (3 Q 50,000.00 (1
Q 5,000.00 (5

DOCUMENTOS GASTOS
  DESCONTADOS     FINANCIEROS  
3) Q 5,000.00 Q 30,000.00 (2 2) Q 3,248.00 Q 7.72 (5
4) Q 5,000.00 4) Q 7.72

  CAJA     BANCOS  
5) Q 5,000.72 3) Q 26,752 Q 5,007.72 (4

Presentación en el Balance General.

Almacen “PIDEDINERO”
 Balance de Situación General al 31 de enero de 201_ (Cifras en Quetzales)

    Activo            
  CIRCULANTE          
  Exigible          
  Documentos por cobrar   Q 40,000.00      
  (menos) Documentos descontados   Q 20,000.00   Q 20,000.00  

La presentación e el Balance es de acuerdo a los saldos que operación en el mayor.

Podrá observase que la cuenta de Documentos Descontados se presenta como regulador de Activo, y en la presentación nos muestra que la empresa tiene documentos propios por la cantidad
de Q.20,000.- ya que el resto prácticamente ha sido utilizado de acuerdo al descuento efectuado.