Tema 2

Introducción a modelos de datos con herramientas

de ETL amigables al usuario final.
.

Introducción a Power Pivot

Iniciar el complemento Power Pivot para Excel

En esta sección se explica cómo habilitar Power Pivot antes de usarlo por primera vez.

1. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos.

2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM> Ir.
3. Active la casilla Microsoft Office Power Pivot y haga clic en Aceptar. Si tiene
instaladas otras versiones del complemento Power Pivot, estas también se muestran
en la lista Complementos COM. Asegúrese de seleccionar el complemento Power
Pivot para Excel.

La cinta de menús ahora contiene la pestaña de Power Pivot.

Abra la ventana de Power Pivot.

1. Haga clic en Power Pivot.

Esta es la pestaña en la que se trabaja con las tablas dinámicas de Power Pivot,
los campos calculados y los indicadores clave de rendimiento (KPI) de , y donde
se crean tablas vinculadas.
2. Haga clic en Administrar.

Ahora está en la ventana de Power Pivot. Aquí puede hacer clic en Obtener datos
externos para usar el Asistente para la importación de tablas con el fin de filtrar
datos a medida que vaya agregándolos a un archivo, crear relaciones entre las
tablas, enriquecer los datos con cálculos y expresiones, y, luego, usar dichos datos
para crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Más información acerca de Power Pivot.

Solución de problemas: la cinta de opciones de Power Pivot desaparece

En algunos casos poco habituales, la cinta de opciones de Power Pivot

desaparece del menú si Excel determina que el complemento está provocando
una situación inestable. Esta situación podría darse si Excel se cierra de manera
inesperada mientras la ventana de Power Pivot está abierta. Para restaurar el
menú de Power Pivot, realice lo siguiente:

1. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Elementos deshabilitados > Ir.
3. Seleccione Microsoft Office Power Pivot y haga clic en Habilitar.

Si los pasos anteriores no restauran la cinta de opciones de Power Pivot, o la cinta

desaparece cuando cierra y vuelve a abrir Excel, pruebe lo siguiente:
1. Cierre Excel.
2. Seleccione Inicio > Ejecutar y escriba regedit.
3. En el Editor del registro, expanda esta clave de registro:

Si tiene Excel
2013: HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 15.0 > Config
uración de usuario.

Si tiene Excel
2016: HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 16.0 > Config
uración de usuario

4. Haga clic con el botón secundario del mouse en PowerPivotExcelAddin y luego

haga clic en Eliminar.

5. Vuelva al principio del Editor del Registro.

6. Expanda HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > Excel > Ad
dins.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse
en PowerPivotExcelClientAddIn.NativeEntry.1 y luego haga clic en Eliminar.
8. Cierre el Editor del Registro.
9. Abra Excel.
10. Habilite el complemento según los pasos que se indican al inicio de este artículo.

Crear un modelo de datos en Excel

Excel para Microsoft 365  Excel 2019  Excel 2016  Excel 2013

Un modelo de datos le permite integrar datos de varias tablas, de forma eficaz

creando un origen de datos relacional dentro de un libro de Excel. En Excel, los
modelos de datos se usan de forma transparente, proporcionando datos tabulares
utilizados en tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Un modelo de datos se muestra
 como una colección de tablas en una lista de campos y, en la mayoría de las veces,
nunca sabrá que está allí.

Para poder empezar a trabajar con el modelo de datos, necesita obtener datos. Para
ello, usaremos la experiencia de obtener & transformación (Power Query), por lo
que es posible que desee retroceder un paso y ver un vídeo, o seguir nuestra guía de
aprendizaje en obtener & Transform y Power Pivot.

Introducción

En primer lugar, necesita obtener datos.

1. En Excel 2016 y Excel para Microsoft 365, use datos > obtener & datos de

transformación > obtener datos para importar datos desde cualquier número de
orígenes de datos externos, como un archivo de texto, un libro de Excel, un sitio web,
Microsoft Access, SQL Server u otra base de datos relacional que contenga varias
tablas relacionadas.

En Excel 2013 y 2010, vaya a Power Query > obtener datos externosy seleccione el

origen de datos.

2. Excel le solicitará que seleccione una tabla. Si desea obtener varias tablas del mismo
origen de datos, active la opción Habilitar la selección de varias tablas . Al
seleccionar varias tablas, Excel crea automáticamente un modelo de datos para
usted.

Nota: Para estos ejemplos, vamos a usar un libro de Excel con detalles de alumnos
ficticios para clases y calificaciones.
3. Seleccione una o más tablas y, a continuación, haga clic en cargar.

Si necesita editar los datos de origen, puede elegir la opción Editar . Para obtener
más detalles, consulta: Introducción al editor de consultas (Power Query).

Ahora tiene un modelo de datos que contiene todas las tablas que importó y
aparecerán en la lista de camposde tabla dinámica.

Notas: 

 Los modelos se crean de forma implícita al importar dos o más tablas a la vez en
Excel.

 Los modelos se crean explícitamente cuando se usa el complemento Power Pivot

para importar datos. En el complemento, el modelo se representa con un diseño con
pestañas similar a Excel, en el que cada pestaña contiene datos de tabla. Vea obtener
datos mediante el complemento Power Pivotpara conocer los conceptos básicos de
la importación de datos con una base de datos de SQL Server.

 Un modelo puede contener una tabla única. Para crear un modelo basado en solo
una tabla, seleccione la tabla y haga clic en Agregar al modelo de datos en Power
Pivot. Puede hacer esto si desea usar las características de Power Pivot, como
conjuntos de datos filtrados, columnas calculadas, campos calculados, KPI y
jerarquías.

 Las relaciones de la tabla pueden crearse automáticamente si se importan tablas

relacionadas que tienen relaciones de clave principal y externa. Excel puede usar
normalmente la información importada de la relación como base para las relaciones
de la tabla en el modelo de datos.
 Para obtener sugerencias sobre cómo reducir el tamaño de un modelo de datos,
vea crear un modelo de datos eficiente en cuanto a memoria con Excel y Power
Pivot.

 Para obtener más información, vea Tutorial: importar datos en Excel y crear un

modelo de datos.

Sugerencia: ¿Cómo se puede saber si el libro tiene un modelo de datos? Vaya

a Power Pivot > administrar. Si ve datos parecidos a una hoja de cálculo, existe un
modelo. Vea: averiguar qué orígenes de datos se usan en un modelo de datos de
libro para obtener más información.

Crear relaciones entre las tablas

El siguiente paso es crear relaciones entre las tablas, de modo que pueda extraer
datos de cualquiera de ellas. Cada tabla debe tener una clave principal, o un
identificador de campo único, como un identificador de estudiante o un número de
clase. La forma más sencilla es arrastrar y colocar esos campos para conectarlos en la
vista de Diagramade Power Pivot.

1. Vaya a la Administraciónde Power Pivot >.

2. En la pestaña Inicio , seleccione vista de diagrama.
3. Se mostrarán todas las tablas importadas y es posible que desee tomarse algún
tiempo para cambiar su tamaño en función de cuántos campos tiene cada una.
4. A continuación, arrastre el campo de clave principal de una tabla a la siguiente. El
siguiente ejemplo es la vista de diagrama de nuestras tablas de alumnos:
 Hemos creado los siguientes vínculos:

 tbl_Students | IDENTIFICADOR de estudiante > tbl_Grades | IDENTIFICADOR de

estudiante

En otras palabras, arrastre el campo ID de estudiante de la tabla alumnos al campo

Identificador de estudiante de la tabla calificaciones.

 tbl_Semesters | ID. de semestre > tbl_Grades | Semestre

 tbl_Classes | Número de clase > tbl_Grades | Número de clase

Notas: 

 Los nombres de campo no tienen que ser iguales para poder crear una relación, pero
tienen que ser del mismo tipo de datos.
 Los conectores en la vista de diagrama tienen un "1" en un lado y una "*" en la otra.
Esto significa que hay una relación de uno a varios entre las tablas y que determina
cómo se usan los datos en las tablas dinámicas. Vea: relaciones entre tablas en un
modelo de datos para obtener más información.

 Los conectores solo indican que hay una relación entre las tablas. En realidad, no
mostrarán qué campos están vinculados entre sí. Para ver los vínculos, vaya a Power
Pivot > administrar > diseño > las relaciones > administrar relaciones. En Excel,
puede ir a los datos > las relaciones.

Usar un modelo de datos para crear una tabla dinámica o un gráfico dinámico

Un libro de Excel puede contener solo un modelo de datos, pero ese modelo
contiene varias tablas que se pueden usar de forma repetida en todo el libro. Puede
agregar más tablas a un modelo de datos existente en cualquier momento.

1. En Power Pivot, vaya a administrar.

2. En la pestaña Inicio , seleccione tabla dinámica.
3. Seleccione dónde desea colocar la tabla dinámica: una nueva hoja de cálculo o la
ubicación actual.
4. Haga clic en Aceptary Excel agregará una tabla dinámica vacía con el panel lista de
campos en la parte derecha.

A continuación, cree una tabla dinámicao cree un gráfico dinámico. Si ya ha creado

relaciones entre las tablas, puede usar cualquiera de sus campos en la tabla
dinámica. Ya hemos creado relaciones en el libro de ejemplo de modelo de datos de
alumnos.
 Agregar datos actuales y no relacionados a un modelo de datos

Supongamos que ha importado o copiado muchos datos que desea usar en un

modelo, pero que no lo ha agregado al modelo de datos. Insertar nuevos datos en
un modelo es más fácil de lo que piensa.

1. Para empezar, seleccione cualquier celda de los datos que desee agregar al modelo.
Puede ser cualquier rango de datos, pero es mejor usar datos con formato de tabla
de Excel .
2. Utilice uno de estos métodos para agregar los datos:
3. Haga clic en Power Pivot > Agregar al modelo de datos.
4. Haga clic en Insertar > Tabla dinámica y, a continuación, active Agregar datos al
modelo de datos en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

El intervalo o la tabla se agrega ahora al modelo como tabla vinculada. Para obtener
más información acerca de cómo trabajar con tablas vinculadas en un modelo,
vea Agregar datos con tablas vinculadas de Excel en Power Pivot.

Agregar datos a una tabla Power Pivot

En Power Pivot, no puede Agregar una fila a una tabla escribiendo directamente una
nueva fila, como puede hacerlo en una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, puede
Agregar filas copiando y pegando, o actualizando los datos de origen y actualizando
el modelo de Power Pivot.
 Tema II.
Introducción a modelos de datos con herramientas
de ETL amigables al usuario final.
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Crear un modelo de datos eficiente en

cuanto a memoria con Excel y el
complemento Power Pivot
Excel para Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016 Y Excel 2013

En Excel 2013 o versiones posteriores, puede crear modelos de datos que contengan
millones de filas y, a continuación, realizar análisis de datos eficaces en estos modelos. Los
modelos de datos se pueden crear con o sin el complemento Power Pivot para que admitan
cualquier número de tablas dinámicas, gráficos y visualizaciones de Power View en el mismo
libro.

Aunque se pueden crear enormes modelos de datos en Excel de forma sencilla, es

recomendable no hacerlo por diferentes motivos. En primer lugar, los modelos de gran
tamaño que contienen muchas tablas y columnas resultan excesivos para la mayoría de los
análisis y constituyen listas de campos difíciles de manipular. En segundo lugar, los modelos
grandes consumen memoria necesaria, lo que afecta de forma negativa a otras aplicaciones
e informes que comparten los mismos recursos del sistema. Por último, en Microsoft 365,
tanto SharePoint Online como Excel Web App limitan el tamaño de un archivo de Excel a 10
MB. En los modelos de datos de libros que contienen millones de filas, el límite de 10 MB se
alcanzará rápidamente. Consulte Especificación y límites de modelos de datos.

Se explicará cómo crear un modelo de construcción firme con el que sea fácil trabajar y que
emplee menos memoria. Tomarse el tiempo para aprender los procedimientos
recomendados en un diseño de modelo eficaz se pagará por la carretera para cualquier
modelo que cree y use.

También puede usar la herramienta Workbook Size Optimizer. Esta herramienta analiza el
libro de Excel y, si es posible, comprime aún más su tamaño.

Razones de compresión y motor de análisis en memoria

Los modelos de datos de Excel usan el motor de análisis en memoria para almacenar datos
en la memoria. El motor implementa potentes técnicas de compresión para reducir los
requisitos de almacenamiento, lo que contrae el conjunto de resultados hasta que ocupa una
fracción de su tamaño original.

En promedio, puede esperar que un modelo de datos sea 7 a 10 veces más pequeño que los
mismos datos en su punto de origen. Por ejemplo, si va a importar 7 MB de datos de una
base de datos de SQL Server, el modelo de datos en Excel puede ser fácilmente de 1 MB o
menos. El grado de compresión realmente alcanzado depende principalmente del número
de valores únicos en cada columna. Cuantos más valores sean únicos, más memoria se
necesitará para almacenarlos.

¿Por qué hablamos de valores únicos y de compresión? Puesto que la creación de un

modelo eficaz que minimice el uso de memoria se refiere a maximizar la compresión, y la
manera más sencilla de hacerlo es eliminar las columnas que no necesite realmente,
especialmente si estas columnas incluyen un gran número de valores únicos.

No hay nada mejor para consumir poca memoria que las columnas inexistentes

La columna más eficiente en cuanto a memoria es aquella que nunca llegó a importarse. Si
desea crear un modelo eficiente, mire cada columna y pregúntese si contribuye
positivamente al análisis que desea realizar. Si no lo hace o no está seguro, no la incluya.
Posteriormente, puede agregar columnas nuevas si las necesita.

Dos ejemplos de columnas que siempre se deben excluir

El primer ejemplo está relacionado con los datos procedentes de un almacén de datos. En
los almacenes de datos, es frecuente encontrar instrumentos de procesos de ETL que cargan
y actualizan datos en el almacén. Al cargar datos, se crean columnas como “Fecha de
creación”, “Fecha de actualización” y “Ejecución de ETL”. Ninguna de estas columnas es
necesaria en el modelo, por lo que no deben seleccionarse al importar datos.

El segundo ejemplo implica la omisión de la columna de cable principal al importar una tabla
de hechos.
Muchas tablas, incluidas las tablas de hechos, tienen claves principales. Para la mayoría de
las tablas, como las que contienen datos sobre clientes, empleados o ventas, es probable
que desee la clave principal de la tabla para crear con ella relaciones en el modelo.

Las tablas de hechos son diferentes. En estas, se utiliza la clave principal para identificar cada
fila de forma exclusiva. Aunque es necesaria para la normalización, resulta menos útil en los
modelos de datos en los que solamente desee usar dichas columnas para llevar a cabo
análisis o establecer relaciones de tablas. Por este motivo, al llevar a cabo la importación
desde una tabla de hechos, no incluya su clave principal. Las claves principales en las tablas
de hechos consumen una gran cantidad de espacio en el modelo y no ofrecen ningún
beneficio, ya que no se pueden usar para crear relaciones.

Nota: En los almacenes de datos (Data warehouse) y las bases de datos multidimensionales,
las grandes tablas que contienen datos numéricos principalmente se denominan "tablas de
hechos". Las tablas de hechos generalmente incluyen el rendimiento empresarial o los datos
de transacción, como los puntos de datos de ventas y costos, que se agregan y alinean con
las unidades organizativas, productos, segmentos de mercado, regiones geográficas, etc.
Todas las columnas de una tabla de hechos que contienen datos empresariales o que se
pueden usar para aplicar referencias cruzadas a datos almacenados en otras tablas deben
incluirse en el modelo para admitir el análisis de datos. La columna que desea excluir es la
columna de clave principal de la tabla de hechos, que consta de valores únicos que solo
existen en la tabla de hechos y en ningún otro lugar. Como las tablas de hechos son tan
enormes, algunas de las ventajas más importantes de la eficiencia del modelo se derivan de
excluir filas o columnas de tablas de hechos.

Cómo excluir las columnas innecesarias

Los modelos eficientes solamente contienen las columnas que son realmente
necesarias en el libro. Si quiere controlar las columnas que se incluyen en el modelo,
deberá usar el Asistente para la importación de tablas en el complemento Power
Pivot para importar los datos en lugar del cuadro de diálogo "Importar datos" de
Excel.

Al iniciar el Asistente para la importación de tablas, seleccione las tablas que desee
importar.
Para cada tabla, puede hacer clic en el botón de vista previa y filtro y seleccionar las
partes de la tabla que realmente necesite. Le recomendamos que anule la selección
de todas las columnas en primer lugar y después marque las columnas que desee
una vez que valore si son necesarias para el análisis.
¿Se pueden filtrar solamente las filas necesarias?

Muchas de las tablas de bases de datos corporativas y almacenes de datos contienen

datos históricos acumulados durante largos períodos de tiempo. Asimismo, es
posible que descubra que las tablas que le interesan contienen información sobre
áreas de negocio no necesaria para el análisis específico.

Al usar el Asistente para la importación de tablas, puede filtrar los datos históricos o
no relacionados, lo que le ahorraría una gran cantidad de espacio en el modelo. En la
siguiente imagen, se usa un filtro de datos para recuperar únicamente las filas que
contienen datos para el año en curso, excluyendo los datos históricos innecesarios.