Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un

mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada
en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información
sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales
están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico
de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se

asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas
y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas
personas, como un repositorio de datos.

Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente
en Excel siguiendo dos recomendaciones:
• Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
• Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de
utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático
de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada
 tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya
que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que
moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se
sobrepongan entre sí.

Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir en un libro de

Excel con el comando Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el
formato del archivo: puede verlo en la barra de título de Excel, donde el
nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto (por
ejemplo, .txt or .csv).
• Vaya a archivo > Abrir.

Si usa Excel 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office y,

después, haga clic en Abrir.
• Seleccione Archivos de texto en el cuadro de diálogo Abrir.
• Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él.
• Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para
importación de texto. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga
clic en Finalizar para completar la operación de importación.
• Vea: Asistente para importar texto para obtener más información sobre los
delimitadores y opciones avanzadas.
• Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automáticamente el archivo de texto
y muestra los datos en un libro nuevo.

Exportar datos a Excel: Nociones básicas

Cuando exporta datos a Excel, Access crea una copia de los datos
seleccionados y, a continuación, almacena los datos copiados en un archivo que
se puede abrir en Excel. Si copia datos de Access a Excel con frecuencia, puede
guardar los detalles de una operación de exportación para usos futuros e
incluso programar la operación de exportación para que se ejecute
automáticamente en intervalos establecidos.

Acerca de la exportación de datos a Excel

• Access no incluye ningún comando “Guardar como” para el formato Excel. Para
copiar datos en Excel, debe usar la característica de exportación descrita en
este artículo, o bien copiar los datos de Access en el portapapeles y luego
pegarlos en una hoja de cálculo de Excel.
• Puede exportar tablas, consultas, formularios o informes. También puede
exportar los registros seleccionados en una vista de varios registros, como una
hoja de datos.
• Microsoft Excel incluye un comando para importar datos de una base de datos
de Access. Puede usar ese comando en lugar del comando de exportación en
Access; no obstante, el comando de importación de Excel solo le permite
importar tablas o consultas. Para obtener más información, vea el artículo en la
Ayuda de Excel Conectarse con datos externos (importar).
• No puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios, informes
u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas
secundarias de datos, solo se exporta el formulario, el informe o la hoja de
datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada
subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a
Excel.
• Solo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de
exportación. No obstante, puede combinar varias hojas de cálculo en Excel
después de finalizar las operaciones individuales de exportación.
La función de autofiltro de Microsoft Excel es una forma rápida y fácil de
ordenar grandes cantidades de datos. Los filtros permiten establecer una
amplia variedad de criterios a través de los cuales puedes ordenar los datos.

Los Filtros Avanzados son una herramienta de Excel que, a partir de una
base de datos y sujeto a unos criterios específicos, extrae y presenta una
información deseada. Muestran datos conforme a los criterios especificados y
permiten, a diferencia de los autofiltros, copiar la información extraída a otro
lugar.

Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores
que los usuarios escriben en una celda.

Agregar validación de datos a una celda o un rango

Nota: Los primeros tres pasos de esta sección son para agregar cualquier tipo
de validación de datos. Los pasos 4 a 8 son específicamente para crear una lista
desplegable.
• Seleccione una o más celdas para validar.
• En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic
en Validación de datos.
• En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.
• En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas. Por
ejemplo:
• Para limitar una respuesta a dos opciones (por ejemplo "¿Tiene hijos?"),
escriba Sí, No.
• Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones,
escriba Baja, Media, Alta.
Nota: Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de
lista que probablemente nunca cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o
si necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando, le irá mejor si sigue el
paso del siguiente procedimiento recomendado.
Procedimiento recomendado: También puede crear entradas de la lista
mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. La
manera más eficaz es crear la lista, después aplicar el formato como una tabla
de Excel (desde la pestaña Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como
tabla > elija el estilo de tabla que sea mejor para usted). Después, seleccione
el rango de cuerpo de datos de la tabla, que es la parte de la tabla que solo
tiene la lista, no el encabezado de la tabla (en este caso, Departamento), y
proporciónele un nombre significativo en el cuadro Nombre encima de la
columna A.
• En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validación
de datos, agregue el nombre que acaba de definir precedido de un signo igual
(=).

• Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos
de la lista, su lista de validación de datos se actualizará automáticamente.
• Nota: Es mejor colocar sus listas en una hoja de cálculo independiente (oculta
si fuera necesario) de forma que nadie pueda editarlas.
• Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.

• Para especificar cómo quiere administrar los valores en blanco (nulos), active o
desactive la casilla Omitir blancos.
Nota: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas que tiene un
nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar de ese rango,
al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba
en la celda validada. Esto también se cumple para cualquier celda a la que se
haga referencia mediante fórmulas de validación: si cualquier celda a la que se
hace referencia está en blanco, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite
que cualquier valor se escriba en la celda validada.
• Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de
que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están
apareciendo como espera, definitiva, el cumplimiento de una proposición lógica.
 Manejador de Excel Avanzado.
MODULO #6
Base de Datos.

FACILITADOR. Eyerys Jacinto Montás Batista

Nota: información preliminar