Elementos de Excel 2016

Una de las primeras cosas que debes aprender de Excel 2016 es cómo está
organizada su interfaz. Veamos:

1. Barra de acceso rápido: Aquí encontrarás acceso a funciones

como Guardar, Deshacer y Rehacer, sin importar la pestaña en que te encuentres
trabajando. Puedes modificar los comandos de esta barra dependiendo de tus
necesidades.

2. Cinta de opciones: Estarán todos los comandos necesarios para trabajar en Excel.
La cinta está compuesta por varias pestañas en donde están agrupados los
comandos. Por ejemplo, en la pestaña Fórmulas, encontrarás comandos
como Insertar función y Autosuma.

3. Cuadro ¿qué desea hacer?: Este cuadro es una barra de búsqueda donde podrás
buscar las herramientas o comandos que desees usar.

4. Cuenta Microsoft: Desde aquí podrás iniciar sesión con una cuenta Microsoft o
acceder a la información de tu perfil.

5. Cuadro de nombres: En este cuadro verás el nombre de la celda seleccionada.

6. Barra de fórmulas: Podrás ingresar o editar los datos, la fórmula o la función

insertada en una celda en específico.

7. Columnas: Una columna es un grupo de celdas verticales que se identifica con una
letra.

8. Filas: Una fila es una línea horizontal de celdas que identificamos por un número.

9. Celdas: Cada uno de los rectángulos que componen una hoja de cálculo se les
llama celda. Se les identifica por la letra de la columna y el número de la fila a las
cuales pertenecen.

10. Hojas de cálculo: Los archivos en Excel se llaman libros de cálculo y cada uno de
ellos pueden contener varias hojas de cálculo. En esta área verás cuántas hojas de
cálculo componen el libro en que estás trabajando. Solamente debes hacer clic en la
hoja de cálculo a la cual desees ir.
11. Tipo de vista: Hay tres tipos de vista de archivo en Excel: Normal, Diseño de
página y Vista previa de salto de página. Solamente debes hacer clic en la opción
que desees elegir.

12. Zoom: Aquí puedes hacer clic en el control de zoom y arrastrarlo a derecha o
izquierda para acercar o alejar la hoja de cálculo en que estés trabajando.

Cómo crear un nuevo archivo en Excel 2016

Al abrir Excel, lo primero que encontrarás será la opción para crear un nuevo libro de
cálculo o abrir uno de los proyectos guardados en el equipo. Allí, haz clic sobre la
opción que prefieras.
Por otro lado, para crear un nuevo libro de cálculo desde la vista Backstage,
sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic en la pestaña Archivo, que estará en la Cinta de opciones.

Paso 2: Se abrirá la Vista Backstage. Allí, selecciona Nuevo en el menú que verás al
lado izquierdo de la ventana.
 :
Paso 3 Verás todas las opciones de libro de cálculo que puedes utilizar. Haz clic en la
opción que desees.

Cómo guardar un archivo en Excel 2016

Paso 1:

Haz clic en el comando Guardar que estará en la Barra de herramientas de acceso

rápido.
Paso 2:

Si es la primera vez que guardas ese archivo, se abrirá la opción Guardar como de
la vista Backstage. Allí debes elegir dónde quieres guardar el archivo. Si quieres
guardar el archivo en el equipo en que estás trabajando, debes seleccionar la
opción Este PC.

Paso 3:

Después debes elegir la carpeta en donde quieres guardar el archivo y darle un

nombre. Una vez hayas terminado, haz clic en el botón Guardar.

Si le haces otros cambios al libro de cálculo, solo debes hacer clic en el

comando Guardar, que está en la Barra de herramientas de acceso rápido, y estos
quedarán guardados inmediatamente.

Como hacer una formula en Excel

Para crear una fórmula en Excel e integrar con funciones que ayuden a realizar
cálculos y solucionar problemas, debemos:

 Seleccionar la celda donde queremos incluir la fórmula.

 Escribir el signo igual (=)
Nota: Las fórmulas de Excel siempre se inician escribiendo el signo igual o el signo
más (+)

 Seleccionar la celda o celdas con la que deseamos operar o también puedes

iniciar escribiendo la fórmula que deseamos ejecutar, como por ejemplo
=SUMA()

En Excel podemos realizar ciertas operaciones matemáticas sin la necesidad de una

fórmula compleja, ni tampoco una función que tengamos que ejecutar.

Esto lo podemos hacer con las fórmulas básicas de Excel, que son las que se basan
en operaciones de matemáticas simples: Sumas, restas, multiplicaciones y divisiones.
Técnicamente la suma es una fórmula de Excel, las demás se usan como operadores
especiales en Excel.

 SUMA: La fórmula suma los valores que podemos tener en las celdas.
Podemos hacerlo de manera separada o mediante intervalos, por
ejemplo: =SUMA(A1:A10)

 Resta: Para restar dos o más valores, solo debemos poner el símbolo de resta
(-), por ejemplo =A1 – A2

 Multiplicación: para multiplicar valores de una o varias celdas debes poner

entre ellas un asterisco (*), por ejemplo: =A1 * A2 * A3 * A4 * A5

 División: Para dividir valores de una o varias celdas debes poner entre ellas la
barra inclinada (/), por ejemplo: =A1 / A2

Excel mantiene el orden lógico de las operaciones matemáticas, es decir,

multiplicaciones y divisiones primero, luego las sumas y restas. Además, soporta el
uso del paréntesis para dar prioridad a las operaciones que deberían resolver primero
antes que otras. Teniendo en cuenta esto, podemos crear fórmulas como la siguiente:
= (A1 + A5) * B3 / 2 + (C1 – C5).

Fórmulas de Excel para estadística

Las fórmulas estadísticas de Excel son muy poco usadas. Sin embargo, si quieres
convertirte en un experto de Excel debes tener muy presente las siguientes fórmulas
de Excel para estadísticas.

 CONTAR: Nos permite contar el número de celdas de un rango que contienen

números.

 CONTAR.SI: Cuenta las celdas en el rango que coinciden con una condición
dada.
 CONTARA: Nos cuenta el número de celdas no vacías de un rango de celdas.
No distingue entre valores de texto y números

Cómo insertar un gráfico en Excel 2016

Los gráficos pueden ser una gran herramienta para representar los datos que tengas
en una hoja de cálculo. Existen diferentes tipos de gráficos que puedes utilizar, entre
los cuales están:

 Gráfico de columnas o de barras: son usados frecuentemente para

comparar información, pero pueden ser utilizados para diferentes tipos
de funciones. En este tipo de gráficos las barras pueden ser
horizontales o verticales.
 Gráfico de líneas: este tipo de gráfico es usado especialmente para
mostrar tendencias. Se caracteriza porque los puntos que representan
los datos van unidos por líneas, lo que hace más fácil ver cómo una
tendencia crece o decrece en el tiempo.
 Gráfico circular: este tipo de gráficos también los suelen llamar de
torta o de queso. Es muy usado para representar porcentajes y
comparar valores.
 Gráficos de área: son muy similares a los gráficos de líneas, pero
estos tienen relleno el área que está debajo de cada línea con el fin de
marcar la diferencia entre las variables que se están manejando en la
tabla.
 Gráficos de superficie y radiales: este tipo de gráficos te permite
combinar dos conjuntos de datos diferentes. La forma en que presenta
los datos se asemeja a un mapa topográfico.
 Gráficos de jerarquías: estos gráficos comparan y muestran
información de forma jerárquica, es decir, de mayor a menor.
 Gráfico de cascada: te permite ver como un total acumulado se ve
afectado por valores que se suman o se restan.

Paso 1:

Selecciona todas las celdas o la tabla con los datos que quieres representar en el
gráfico, incluyendo los títulos o la referencia de los datos.

En nuestro caso, tenemos un presupuesto de gastos mensuales y queremos crear un

gráfico que nos muestre en qué se gastó más dinero durante el mes de enero, así que
seleccionaremos la columna donde están detallados el tipo de gasto y la columna
donde están los datos del mes que nos interesa.
Paso 2:

En la pestaña Insertar encontrarás nueve categorías de gráficos. Al hacer clic sobre

cualquiera de ellas, se desplegará un menú con los gráficos entre los que puedes
escoger de esa categoría. Allí, haz clic sobre el que quieras usar.

En nuestro caso haremos clic en el comando de Insertar gráfico circular o de

anillos y en el menú desplegable seleccionaremos una de las opciones.

Paso 3:

El gráfico que hayas elegido se insertará inmediatamente en la hoja de cálculo.

En caso que no sepas qué tipo de gráfico quieres utilizar, puedes usar el
comando Gráfico recomendado, que te hará varias sugerencias con base en la
información de las celdas que has seleccionado.

Cómo modificar el estilo de un gráfico

Una vez que has insertado un gráfico, puede que no te gusten ciertos aspectos de
cómo está representada la información. Pero no te preocupes, puedes hacer cambios
de manera muy sencilla, veamos cómo.

Cambiar entre filas y columnas:

Por ejemplo, tenemos un gráfico para comparar los gastos que se tuvieron el mes de
enero, febrero y marzo, y la información está agrupada por tipo de gasto y cada mes
tiene asignado un color en el gráfico. Sin embargo, queremos agrupar la información
por mes, entonces ¿qué debemos hacer?

Paso 1:

Selecciona el gráfico que quieres editar. Verás que en la Cinta de

opciones aparecerán dos pestañas nuevas llamadas Diseño y Formato. Haz clic en
la pestaña Diseño.

Paso 2:

Haz clic en el comando Cambiar entre filas y columnas.

Paso 3:

La información que está en el eje horizontal o eje X pasará al eje vertical o eje Y, y
viceversa.

Cambiar de tipo de gráfico:

Si ves que la información no está bien expresada en un gráfico, puedes cambiarlo.

Paso 1:
Selecciona el gráfico y haz clic en la pestaña Diseño.

Paso 2:

Haz clic en el comando Cambiar tipo de gráfico.

Paso 3:

Se abrirá un cuadro de diálogo desde el cual podrás elegir el tipo de gráfico que
quieres usar. Al terminar, haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios
hechos. El cambio se reflejará inmediatamente.
Otros cambios que puedes realizar son:

Agregar un elemento:

Para añadir un nuevo elemento al gráfico, ya sea un eje, un título o una etiqueta de
datos, entre otras cosas, ve a la pestaña Diseño y allí haz clic en el comando Agregar
elemento de gráfico. Se desplegará un menú donde podrás escoger el elemento que
quieras agregar.

Usar otros colores:

En la pestaña Diseño también encontrarás el comando Cambiar colores. Al hacer clic

sobre este botón se desplegará un menú en el cual podrás escoger la combinación de
colores que quieras usar.
 Modificar un elemento del gráfico:

Si quieres cambiar, por ejemplo, un título, haz dos veces clic en la caja de texto del
elemento que quieras editar y escribe lo que desees.

Usar diseños predefinidos:

Si necesitas añadir varios elementos al diseño de tu gráfico, pero no quieres hacerlo

uno por uno, en la pestaña Diseño encontrarás el comando Diseño rápido. Se
desplegará un menú donde verás una serie de diseños preestablecidos que puedes
usar para modificar tu gráfico.
Barra de estilos de diseño:

Por último, pero no menos, en la pestaña Diseño también encontrarás

diferentes Estilos de diseño entre los que puedes elegir uno para cambiar la forma en
que se ve un gráfico. Haz clic en la flecha que estará en la esquina inferior derecha de
esta barra para extender el menú completo de estilos.