MICROSOFT EXCEL

CURSO DE EXCEL

CURSO BSICO

Enero 2014

Autor: Luz Estella Ciro C. Fecha actualizacin: Enero 2014

 CONTENIDO

2 CALCULAR EN EXCEL...................................................................3
2.1 FRMULAS...................................................................................3
2.1.1 Definicin:.................................................................................3
2.1.2 Operadores:..............................................................................3
2.1.3 Trabajar con porcentajes...........................................................4
2.2 ERRORES COMUNES EN EXCEL....................................................5
2.3 MANEJO DE REFERENCIAS............................................................7
2.3.1 Referencia a otras hojas............................................................7
2.3.2 Referencia a otros libros...........................................................7
2.3.3 Referencias relativas.................................................................8
2.3.4 Referencias absolutas...............................................................8
2.3.5 Referencias absolutas...............................................................8

Autor: Luz Estella Ciro C. Fecha actualizacin: Octubre de 2012

 2 CALCULAR EN EXCEL

2.1 FRMULAS

2.1.1 Definicin:

Una frmula es una secuencia formada por:

Valores constantes: 1, 5, 8
Referencias a otras celdas: A1, Z8, M50
Nombres de rangos: IVA, Retefuente
Funciones: Suma, Promedio, Mximo, Buscarv
Operadores

Toda frmula debe empezar con el carcter igual (=) o, en su defecto, el carcter ms (+).

2.1.2 Operadores:

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son :

Operadores aritmticos: se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo:

Suma (+), Resta (-), Multiplicacin (*), Divisin (/), Porcentaje (%), Potenciacin (^)

Operador tipo texto: se emplea para unir celdas que contengan texto. Ejemplo:
ampersand (&)

Operadores relacionales: se emplean para comparar valores y su resultado ser un

valor lgico, ya sea VERDADERO o FALSO. Ejemplo: Menor que (<), mayor que (>), igual a
(=), menor o igual que (<=), mayor o igual que (>=), diferente de (<>)

Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se
evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los
operadores y es el siguiente: divisiones, multiplicaciones, sumas y restas.

Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de

algunas partes de una expresin antes que otras.

Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera
del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de
los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve

antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de
comparacin y por ltimo las de operadores lgicos .

Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de
mayor a menor):

Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a

medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan

Autor: Luz Estella Ciro C. Fecha actualizacin: Octubre de 2012

 adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden
en que aparece, de izquierda a derecha.

Ejemplos:

Ejemplos:

Siendo A1 = 10, B1 =20 y C1 = 3

Resultad
Frmula Secuencia del clculo
o
1. B1*C1
=A1 + B1 * C1 / A1 - 2. /A1
13
C1 3. +A1
4. -C1

1. (A1+B1)
=(A1 + B1) * C1 / A1 - 2. *C1
6
C1 3. /A1
4. -C1
1. (A1-C1)
2. B1*C1
=A1 + B1 * C1 / (A1 - 18.57142
3. Divide el resultado 2. sobre
C1) 86
1.
4. +A1
1. (A1+B1*C1)
=(A1 + B1 * C1) / A1 -
2. /A1 4
C1
3. -C1
1. (A1+B1*C1)
=(A1 + B1 * C1 )/(A1 - 2. (A1-C1)
10
C1) 3. Divide el resultado 2. sobre
1.

2.1.3 Trabajar con porcentajes

Aunque no es un tema especfico de Excel sino ms bien matemtico, es importante

aclarar este tema donde muchas personas tienen dificultades a la hora de realizar
clculos.

Cuando se trabaja con porcentajes se pueden presentar bsicamente tres situaciones:

Clculo de un porcentaje normal: Ej: calcular el 5% de 230, la frmula podra ser:

=230 * 5%
=230 * 0.05
=230 * 5/100

Clculo de incrementos porcentuales: Ej: Incrementar 230 en el 5%, la frmula podra

ser:

=230 * 1.05
=230 + 230*0.05
=230 * 105%
=230 * (1 + 0.05)

Autor: Luz Estella Ciro C. Fecha actualizacin: Octubre de 2012

 Clculo de descuentos porcentuales: Ej: Disminuir 230 en el 5%, la frmula podra
ser:

=230 * 0.95
=230 - 230*0.05
=230 * 95%
=230 * (1 - 0.05)

2.2 ERRORES COMUNES EN EXCEL

Error Ejemplo Explicacin Solucin
3,8E+28 =520569^5 El resultado de la frmula no Ample la columna y
cabe en la celda y la celda coloque formato
NO TIENE formato numrico
numrico. (Realmente no es
un error)
####### =520569^5 El resultado de la frmula no Ample la columna
## cabe en la celda y la celda
YA TIENE formato
numrico.
O Las fechas y las horas son
nmeros negativos
(Realmente no es un error)
#DIV/0! =5/0 Se ha hecho una divisin por Compruebe que el
=promedio(ana,migue cero y, por lo tanto el divisor en la funcin o
l,juan) resultado es indefinido frmula no sea ni cero
Se hace un promedio de (0) ni est en blanco y
datos no numricos en el caso de que lo sea
corrjalo.
Revise que no est
promediando celdas
vacas o con valores de
texto
#N/A =BUSCARV("Manuel";ven Se ha dado un valor Revise que el valor
dedores;3;0) inadecuado para el buscado s exista en la
argumento valor_buscado tabla o que la tabla
en la funcin de hoja de tenga un orden
clculo BUSCARH, BUSCAR, adecuado.
COINCIDIR o BUSCARV o se
han hecho bsquedas en
tablas no ordenadas.
Un valor no est disponible
para una funcin o frmula.
Este error se presenta
frecuentemente con las
funciones de Bsqueda
(BUSCAR, BUSCARV,
BUSCARH) cuando no se
encuentra el argumento
(valor) de bsqueda en la
tabla de bsqueda

#NOMBRE? =C2*IVA Excel no reconoce el texto Asegrese de que el

=sum(A2:A20) de la frmula.
=concatenar(hola;mund Error ortogrfico al escribir
o) el nombre
=promedio(A2A20) Uso de un rtulo en una
frmula
Se ha cometido un error al
escribir el nombre de una
funcin.
Se ha introducido texto en
una frmula sin poner el
texto entre comillas
Se han omitido los dos
puntos (:) en una referencia
de rango
Se utiliza un nombre de
rango o una funcin no
nombre existe. Puede
utilizar F3 para revisar
la existencia del
nombre e insertarlo
adecuadamente en la
frmula
Inicie la escritura del
nombre de la funcin y
fjese en el listado de
ayuda que muestra
Excel o utilice el
asistente para frmulas

Autor: Luz Estella Ciro C. Fecha actualizacin: Octubre de 2012

 existente

#NUM! =TASA(45;25000;50000;; Se ha utilizado un Revise la informacin

0) argumento inaceptable en correspondiente a la
una funcin que requiere un funcin que desea
Se tienen los siguientes argumento numrico. utilizar
datos Se ha utilizado una funcin
500000 de hoja de clculo como TIR
1200000 o TASA y que la funcin no
1350000 encuentre un resultado.
Se ha escrito una frmula
=TIR(A14:A16) que devuelve un nmero
demasiado grande o
demasiado pequeo para
que Excel lo represente
Se ha introducido un tipo de
argumento o de operando
incorrecto, como puede ser
una tasa de inters negativa
Existe un problema con un
nmero en una frmula o
funcin.

#REF! Se tienen los siguientes Es posible que: Revise la frmula y

datos Se hayan eliminado celdas a cambie el texto #REF!
50 las que otras frmulas por una referencia o
20 hacan referencia dato vlido
80 Se que se hayan pegado
celdas movidas sobre otras
=(A20+A21)/A22 a las cuales se haca
referencia en otras frmulas
Elimine la fila que La frmula hace referencia a
contiene el dato 20 celdas inexistentes

#VALOR! =15000+"julio" Uno o varios de los datos Revise que el nombre

incluidos en la frmula o de celda exista.
funcin no son datos Verifique que los
numricos decimales estn
Se trata de hacer una divididos correctamente
operacin de tipo aritmtico y cambie coma por
con datos no numricos punto o viceversa
El tipo de argumento o de
operando utilizado es
incorrecto. Por ejemplo se
intenta sumar un valor
numrico con un texto.
Referencia Escriba en A33 la La frmula que hay en una Elimine de la frmula
Circular siguiente frmula: celda hace referencia a esta cualquier referencia a s
=A33^3 misma celda directa o misma
indirectamente.
Excel coloca como resultado
cero y aparece una
advertencia de referencia
circular en la barra de
estado
#NULO! Escriba en A34 la Se especifica una Incluya alguna celda
siguiente frmula: interseccin de dos reas comn en los rangos
=A2:D2 J1:J10 que no se intersectan
Se ha utilizado un operador
de rango incorrecto o una
referencia de celda
incorrecta

2.3 MANEJO DE REFERENCIAS

2.3.1 Referencia a otras hojas.

Autor: Luz Estella Ciro C. Fecha actualizacin: Octubre de 2012

Para hacer referencia a celdas de otras hojas en la frmula, debemos indicar el nombre de
la hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda.

Por ejemplo:
=Hoja2!A2 + 50 esta frmula le suma 50 al valor que hay en la celda A2 de la hoja Hoja2

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de

este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre
comillas simples ' '.

Por ejemplo:
='empleados oficiales'!M2*A2 esta frmula multiplica el valor de la celda M2 en la hoja
empleados oficiales con el valor de la celda A2 de la hoja en que estamos haciendo el
clculo.

2.3.2 Referencia a otros libros.

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre
corchetes y el resto como acabamos de ver.

Por ejemplo: ='[presupuesto 2010]Hoja1'!B2 hace referencia al valor de la celda que se

encuentra en el libro Presupuesto 2010, en la Hoja1 y en la celda B2.

2.4 TIPOS DE REFERENCIAS

Excel utiliza tres tipos de referencias en sus clculos, a saber:

2.4.1 Referencias relativas

Se llaman referencias relativas a aquellas que comnmente utilizamos en Excel, por

ejemplo: A1, B1:H50

Si copiamos una frmula con referencias relativas, la frmula cambiar dependiendo de la

direccin en que se copie. Por ejemplo:

A B C
1 15 10
=A1 + =B1 + =C1 +
2
B1 C1 D1
=A2 + =B2 + =C2 +
3
B2 C2 D2

Es decir, si se copia la frmula =A1 + B1 de la celda A2 en B2, como la copiamos una

columna hacia la derecha, la frmula cambiar por =B1 + C1, es decir, se incrementar el
nombre de las columnas en uno y en vez de A pondr B.

En otro caso, si se copia la frmula hacia abajo, cambiar por =A2 + B2, es decir, se
incrementar el nmero de las filas en uno y en vez de fila 1 pondr 2.

2.4.2 Referencias absolutas

Autor: Luz Estella Ciro C. Fecha actualizacin: Octubre de 2012

Si copiamos una frmula con referencias absolutas, la referencia no variar. Supongamos
el ejemplo.

A B C
1 15 10
=$A$1+B =$A$1+C =$A$1+D
2
1 1 1
=$A$1+B =$A$1+ =$A$1+D
3
2 C2 2

Es decir, si se copia la frmula =$A$1 + B1 de la celda A2 en B2, aunque la copiemos una

columna hacia la derecha o en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante
de la fila encuentra en signo $ (pesos) no variar la referencia $A$1 y en B2 pondr
=$A$1+C1. No importa cuntas veces copiemos la frmula, la referencia $A$1 no variar.

2.4.3 Referencias Mixtas

Si copiamos una frmula con referencias mixtas, en la referencia cambiar la columna o la

fila que no tiene el signo $ delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no variar
la que s tiene el signo $ delante. Supongamos el ejemplo:

A B C
1 15 10
2 =$A1+B1 =$A1+C1 =$A1+D1
3 =$A2+B2 =$A2+C2 =$A2+D2

Es decir, si se copia la frmula =$A1+B1 de la celda A2 en B2, como hay un signo $

delante de la columna A, aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar,
pero al no tener el signo $ delante de la fila 1, al copiarla una fila hacia abajo la fila
cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+B2.

A B C
1 15 10
2 =A$1+B1 =B$1+C1 =C$1+D1
3 =A$1+B2 =B$1+C2 =C$1+D2

Si ahora copiamos la celda A2 en A3, como hay un signo $ delante de la fila aunque se
copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la
columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de
A y el resultado ser =B$1+C1.

Autor: Luz Estella Ciro C. Fecha actualizacin: Octubre de 2012