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POWER PIVOT

JESUS PONCE
DEFINICION DE POWER PIVOT
Proceso de integración de los
datos para convertirlos en
información relevante

DEFINICION OBJETIVO DIFERENCIAS CON EXCEL

Proceso de integración
de datos para  Soporta gran cantidad de
convertirlos en Abastecer a las compañías datos.
información relevante la habilidad de transformar  Reduce el tiempo para definir
que involucran su información en bruto a formulas.
herramientas, métodos información capturada  Permite extraer gran cantidad
de trabajo y conceptos de datos

¿Cómo se almacenan SUS CUALIDADES


BENEFICIOS
los datos?

 Creación rápida y
En una base de datos  Integra datos procedentes de
sencilla.
analítica dentro del libro diferentes o diversos
 Reduce el tiempo de
de Excel, un eficaz motor orígenes.
trabajo
local, carga la consulta y  Combina grandes volúmenes
 Trabaja con gran
actualiza los datos de de datos de orígenes
cantidad de base de
dicha base de datos diferentes.
datos
ACTIVAR POWER PIVOT

Clic en Archivo  Opciones

Clic en Complementos

Clic el cuadro combinado


como se muestra en la
grafica

Seleccionar la opción
Complementos com
Clic en Ir….
ACTIVAR POWER PIVOT

En el cuadro de complementos
que se muestra

Seleccionar la opción Microsoft


Power Pivot for Excel
Clic en Aceptar
DESARROLLANDO UN EJEMPLO

• El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasión nos dejará en claro uno de


los más grandes beneficios de utilizar Power Pivot y te va a dar cuenta de la
facilidad con que se pueden crear relaciones entre los datos para generar
reportes fácilmente.

• Para dejar en claro las ventajas de Power Pivot resolveremos primero el


mismo problema utilizando el método tradicional, es decir con fórmulas, y
en la segunda parte utilizaremos Power Pivot para que poder comparar las
diferencias respecto al primer método.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El problema a resolver es el siguiente:
Pertenecemos a una compañía que se dedica a
vender teléfonos móviles y nuestro jefe quiere
un reporte de las unidades que se han vendido
en las cuatro regiones de la ciudad: Norte, Sur,
Este y Oeste.

El reporte deberá ser similar a lo que muestra


la siguiente imagen donde se listan las regiones
de la ciudad, los modelos de teléfonos móviles
y la cantidad de unidades vendidas:
No habrá ningún problema para generar
dicho reporte porque tenemos
disponible toda la información, pero
tendremos que integrarla
adecuadamente porque los datos están
distribuidos en diferentes tablas de
Excel.

La Tabla1 contiene la fecha de la venta,


el nombre del representante de ventas,
el código del producto y la cantidad de
unidades vendidas.
Solo con la información de la
Tabla1 no podríamos conocer
la región en la que se ha
realizado la venta así que es
necesario integrar la columna
Región de la Tabla2. En dicha
tabla tenemos la región a la
cual pertenece cada uno de
los representantes de ventas y
por lo tanto podremos
asociarla correctamente a
cada orden.
SOLUCION EMPLEANDO FORMULAS

Nuestra primera tarea es integrar los


datos de la Tabla2 y la Tabla3 en
nuevas columnas de la Tabla1 y eso lo
podemos lograr utilizando la función
BUSCARV. Por ejemplo, para conocer la
zona a la que pertenece un
representante de ventas podemos
utilizar la siguiente fórmula:

=BUSCARV([@Representante],Tabla2, 2, FALSO)
SOLUCION EMPLEANDO FORMULAS
De manera similar, para obtener el nombre
de cada producto, podemos utilizar una
fórmula como la siguiente:
=BUSCARV([@CódigoProducto], Tabla3, 2, FALSO)

• En este caso la búsqueda la hacemos


sobre la Tabla3 que contiene la
equivalencia entre los códigos y la
descripción de cada producto. Al insertar
una nueva columna en la Tabla1 y
utilizar la fórmula anterior obtenemos el
siguiente resultado:
Con los pasos anteriores tenemos
todos los datos necesarios en
la Tabla1 y podemos crear el
reporte requerido y para eso
crearé una Tabla dinámica desde
la pestaña:

Insertar > Tabla dinámica.


• En el cuadro de diálogo dejaré las opciones
predeterminadas para crear la tabla dinámica en una
nueva hoja de cálculo.

• Una vez que se ha creado la tabla dinámica, en el


panel de Campos de tabla dinámica arrastramos el
campo Unidades al área de Valores. Y al área
de Filas, arrastramos el campo Región y
posteriormente el campo Descripción.

• La tabla dinámica quedará de la siguiente manera:


SOLUCION USANDO POWER PIVOT
• Ahora crearemos el mismo reporte pero utilizando Power Pivot donde la diferencia
principal con el método anterior será que evitaremos la creación de fórmulas para
integrar los datos. Utilizando Power Pivot, dejaremos las tablas de Excel intactas, y
crearemos las relaciones dentro del modelo de datos.

• Recuerda que es indispensable instalar o habilitar Power Pivot antes de hacer este
ejercicio. Si no lo has hecho, tienes que saber que requisito es importante para
utilizar dicho complemento en Excel.

• El primer paso es seleccionar cualquier celda de la Tabla1 y posteriormente pulsar


el botón:
Power Pivot > Tablas > Agregar a modelo de datos.
• Se abrirá la ventana de Power Pivot para Excel y tendrás una vista como la siguiente:
• Podrás observar los mismos datos de la Tabla1 pero el hecho de que
estén presentes en la ventana de Power Pivot indica que han sido
agregados al Modelo de datos.

• Considera que se ha abierto una nueva ventana para Power Pivot pero
Excel no se ha cerrado así que, debes regresar a la ventana de Excel
para continuar agregando el resto de las tablas al Modelo de datos.

• Para agregar la Tabla2 y Tabla3 deberás repetir los mismos pasos:


seleccionar una celda de la tabla y pulsar el botón Agregar a modelo de
datos que se encuentra en la pestaña Power Pivot. Después de haber
agregado las tres tablas tendrás una ventana de Power Pivot como la
siguiente:
• Quiero que pongas especial atención a la esquina inferior izquierda de la
ventana donde se encuentran las pestañas para cada una de las tablas
que hemos agregado al Modelo de datos. Desde ahí podrás ver los datos
de cada una de las tablas.
• El siguiente paso será crear las relaciones entre las columnas de las
tablas que hemos importado al Modelo de datos. Para crear las relaciones
de manera gráfica podemos activar la Vista diagrama utilizando el botón
que se encuentra en el extremo derecho de la Cinta de opciones en la
pestaña Inicio.
• Esta vista nos permitirá visualizar cada una de las tablas así como
las columnas que integran cada una de ellas. Nuestro objetivo es
decirle a Power Pivot que la columna Representante de
la Tabla2 es lo mismo que la columna Representante de la Tabla1.
• Para crear esta relación, debes hacer clic en la
columna Representante de la Tabla2 y arrastrar el puntero del
ratón hasta que se resalte la columna Representante de
la Tabla1 como se muestra en la siguiente imagen:
• Lo mismo haré para la relación entre la Tabla3 y
la Tabla1 haciendo clic en la columna CódigoProducto para
indicarle a Power Pivot que dicha columna es la misma en
ambas tablas.
• En muchas ocasiones, Power Pivot es capaz de reconocer varias de las
relaciones de las tablas basándose en el nombre y tipo de dato de las
columnas, así que no te sorprenda si al activar por primera vez la Vista
diagrama ya tengas alguna relación establecida.
• Puedes validar que una relación se ha creado correctamente si haces clic
derecho sobre la línea y seleccionas la opción Editar relación.
• Esto mostrará el cuadro de dialogo Editar relación que indicará las
tablas y columnas involucradas en la relación y podrás editarlas en caso
de ser necesario.
• Hemos terminado con la creación de nuestro Modelo de datos y sus
relaciones. Lo que nos falta es crear la tabla dinámica para obtener el
reporte que necesitamos. Para eso deberás pulsar el botón Tabla
dinámica de la pestaña Inicio.
• Se activará Excel y se mostrará un cuadro de diálogo preguntándonos la
ubicación de la nueva tabla dinámica. Para nuestro ejemplo elegiré la
opción Nueva hoja de cálculo:
• A diferencia de las tablas dinámicas convencionales, esta tabla dinámica
está basada en nuestro modelo de datos y por lo tanto podrás acceder a
cada una de las tablas del modelo así como a sus columnas desde el
panel de Campos de tabla dinámica.
Para crear el reporte, utilizaré los mismos
campos que en el ejemplo anterior.
Arrastraré el campo Tabla1.Unidades al
área Valores y los
campos Tabla2.Region y Tabla3.
Descripción al área Filas. La tabla dinámica
se verá de la siguiente manera:

De esta manera hemos terminado con el


reporte. Aunque este ejemplo ha sido muy
sencillo, podrías imaginarte el impacto
positivo al tener reportes basados en
decenas o cientos de tablas que tienen
datos relacionados ya que Power Pivot nos
ahorraría la creación de un sin número de
columnas auxiliares y el uso de fórmulas de
búsqueda para relacionar los datos.