Procedimiento para

Gestión de Mejora

Objetivo: Establecer los lineamientos para asegurar que las No Conformidades, potencial no
conformidad y Mejoras identificadas en las diferentes fuentes de la Gestión Integral, sean
registradas y tratadas con métodos y técnicas orientadas a la mejora continua.
 Tabla de Contenido

Tabla de Contenido .......................................................................................................... 2

1 Alcance ...................................................................................................................... 3

2 Definiciones ................................................................................................................. 3

3 Referencias ...................................................................................................................... 3

4 Responsabilidades y Políticas .................................................................................. 3

5 Descripción del procedimiento para la Gestión de Mejora ................................... 4

5.1 Identificación de no conformidades, potenciales no conformidades y..................... 4

5.2 Registro de no conformidades, p o t e n c i a l e s no conformidades y mejoras. ............ 5

5.3 Definición de acciones de corrección ......................................................................... 5

5.4 Análisis de No conformidades y Potenciales No Conformidades para aplicación de

tratamiento ........... 5

5.5 Definición de la Causa Raíz...................................................................................... 6

5.6 Plantear acciones Correctivas y/o Preventivas .......................................................... 6

5.7 Registro de Mejora, acciones correctivas o preventivas. .......................................... 6

5.8 Seguimiento y cierre ................................................................................................... 7

6 Disposiciones transitorias
......................................................................................................................... 7

7 Derogaciones
.............................................................................................................................................. 7

8 Diagrama de flujo
........................................................................................................................................ 8

9 Anexos
.............................................................................................................................................. 9
1 Alcance
Aplica desde el registro de las no conformidades, potenciales no conformidades y
me j o ra s identificadas hasta la identificación de planes de acción y/o iniciativas de
proyectos.

2 Definiciones

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa raíz de una no

conformidad detectada

Acción P re ven ti va : Acción tomada para eliminar una no conformidad potencial

u otra situación potencialmente no deseable que puede ocurrir.

Accidente de trabajo: Es todo suceso imprevisto y repentino que ocasione al afiliado (a)
lesión corporal o perturbación funcional, o la muerte inmediata o posterior, con ocasión
o como consecuencia del trabajo.

Corrección: Acción tomada para corregir o eliminar una no conformidad detectada.

.Evaluación Interna: Proceso sistemático, documentado e imparcial que permite

verificar, mediante el análisis de evidencia objetiva, el grado de cumplimiento de los
requisitos normativo e internos evaluados por el Equipo de Evaluadores Internos de la
Unidad de Negocio. Equivale en ISO 19011 a “Auditoría Interna”.

Incidente: Suceso que no ha provocado lesiones, enfermedades o daños, pero tenía

el potencial para hacerlo.

Mejora: Acción realizada para optimizar y potencializar el desempeño de un proceso

o el cumplimiento de los requisitos.

No Conformidad: Incumplimiento un requisito normativo, procedimientos

internos, directrices, disposiciones y estándares adoptados.

Potencial No Conformidad: Evento que puede ocurrir a futuro si no realiza alguna

acción para prevenir su ocurrencia y se transforme en un incumplimiento real.

Requisito: Es una necesidad o expectativa establecida, generalmente explicita u

obligatoria

3 Referencias
Procedimiento para Auditorías y
Evaluaciones Interna

4 Responsabilidades y Políticas
Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad
Asegurar que se ejecute el proceso de mejora en los procesos a su cargo.

Registrar y tratar las no conformidades, potencial no conformidades y mejoras del proceso.

Determinar las acciones de corrección, acciones correctivas, preventivas y mejoras del

proceso

Registrar y reportar las acciones de corrección, correctivas, preventiva y de mejora a

Gestión
Organizacional

S ub ger e nte de G es ti ón O r ga niz ac ion al

Responsable de definir el proceso de mejora.

Reportar los resultados de la gestión de mejora a la Gerencia

Especialista de Calidad y Procesos

Asesorar en la aplicación del procedimiento.

Registrar Oportunidades de Mejora y no conformidades de toda la Organización

Equipo Gerencial
Analizar las Oportunidades de Mejora a nivel de sistema y las causas
asignables más recurrentes de las no conformidades para realizar planes de
acción.

5 Descripción del procedimiento para la Gestión de

Mejora

5.1 Identificación de no conformidades, potenciales no

conformidades y mejoras

Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad

1. Identifica no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras de
indicadores GPR, indicadores de gestión, accidentes/incidentes de seguridad y
ambiental, diagnósticos, autoevaluaciones, revisión gerencial, gráficas de
control, riesgos y otras fuentes.

Auditores Externos y Evaluadores Internos

2. Identifica no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras en las
auditorías y
evaluaciones internas realizadas.

S ub ger e nte G es ti ón O r g aniz ac io na l

3. Identifica no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras en el análisis de
quejas y
reclamos de la organización.
Página 5 de 9

5.2 Registro de no conformidades, potenciales no

conformidades y mejoras.

Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad

1. Registra en la HERRAMIENTA DE MEJORA CONTINUA las no

conformidades, potenciales no conformidades y mejoras de las diferentes
fuentes con el fin de plantear acciones.

Las no conformidades, potenciales no conformidades de indicadores de gestión,

accidentes e incidentes de seguridad y ambiental, gráficas de control de control,
diagnóstico, autoevaluaciones, revisión gerencial son previamente analizadas en la
herramienta fuente por impacto, frecuencia o criterio del experto para el registro en la
herramienta de mejora.

Equipo
Gerencial
2. Identifica y registra las no conformidades, potenciales no conformidades
cuando se realizan las revisiones gerenciales.

5.3 Definición de acciones de corrección

Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad

1. Determina de manera inmediata acciones de corrección, responsable, fecha de
inicio y fecha fin de las no conformidades y potenciales no conformidades. .

5.4 Análisis de No conformidades y Potenciales No

Conformidades para aplicación de tratamiento

Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad

1. Analiza mínimo cada trimestre y determina las oportunidades de mejora, no
conformidad y potencial no conformidad que deben aplicar análisis de causa
raíz y planes de acción, considerando parámetros como:
Frecuencia.- Un problema o no conformidad, que ocurra repetidas veces,
aunque no sea
impactante, se debe realizar análisis de causa raíz y
planes de acción.
Impacto.- Un problema o no conformidad que afecte a los Objetivos de la
Organización, Objetivos del proceso, Costos (Recursos Económicos, tiempo),
 Riesgos de Seguridad Laboral, Riesgos Ambientales, Imagen de la
Organización, Impactos negativos a las partes interesadas.
Criterio del experto.- Aunque se cuente con información que demuestre la
frecuencia o impacto pesa el criterio del experto del área o proceso relacionado
a la no conformidad o problema

Las oportunidades de mejora identificadas en la revisión por la dirección pueden aplicar

directamente planes de acción.
Al momento de decidir la o las no conformidades que serán sujetas a análisis, es
importante contar con un equipo de apoyo que pueda dar criterios que soporten la
decisión.

5.5 Definición de la Causa Raíz

Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad

1. Definir un equipo de trabajo para el análisis de causa raíz.
2. Determinar la causa raíz utilizando el método que mejor se adapte a la
oportunidad de mejora o no conformidad como el método combinado de
Cinco porque o espina de pescado según formato vigente de ANÁLISIS DE
CAUSA RAÍZ
3. Calificar el impacto sobre la solución, y la dificultad de implementación.
4. Determinar los planes de acción a implementar de acuerdo a la calificación.

En caso de ser necesario se pueden aplicar otros métodos que ayuden a definir la
causa raíz como Histogramas, Análisis de Modo de Fallas y Efecto (AMEF), Diagramas
de Relación o Afinidad, Árbol de Fallas, etc.

5.6 Plantear acciones Correctivas y/o Preventivas

Subgerente o Jefe que depende directamente de la Gerencia de Unidad y equipo de trabajo definido

1. Definir los planes de acción para atacar la causa raíz

2. Llenar la información relacionada en el formato de “REGISTRO DE MEJORA,
ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS”.
3. Actualizar la Herramienta de Mejora del área.
4. Entregar el formato firmado al Subgerente de Gestión Organizacional

5.7 Registro de Mejora, acciones correctivas o preventivas.

Analista de Calidad y Procesos

1. Registrar la información del formato en la HERRAMIENTA DE MEJORA DE SISTEMA.
2. Realizar análisis de las causas de manera trimestral
 3. Realizar informe de oportunidades de mejora a nivel de sistema al Equipo Gerencial,

Equipo Gerencial
1. Revisar y analizar informe de Gestión Organizacional
2. Identificar planes de acción
3. Identificar iniciativas de proyectos.

5.8 Seguimiento y cierre

Analista de Calidad y Procesos

1. Hacer seguimiento y cierre de las oportunidades de mejora se puede apoyarse con el

Equipo de
Evaluadores Internos.
2. Coordinar la revisión de eficacia con el Equipo de Evaluadores Internos.

6 Disposiciones transitorias
Aplica desde la fecha de publicación del procedimiento.

7 Derogaciones
HP-SIG-I05 Mejoramiento Continuo

HP-SIG-P05 Gestión de Acciones Correctivas

HP-SIG-P06 Gestión de Acciones Preventivas

8 Diagrama de flujo
9 Anexos
No aplica