Acciones Correctivas y de Mejora

PROCESO : GESTIÓN DE MEJORAMIENTO
ACTIVIDAD : ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
CÓDIGO : GM-PR-002
Elaboró: Revisó: Aprobó :
Administrador del SGC Comité de calidad Comité de calidad

Fecha: 22/07/2016 Fecha: 05/08/2016 Fecha: 05/08/2016
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VERSIÓN : 7
Proceso GESTIÓN DE MORAMIENTO Código: GM-PR-002 Versión: 7

Documento ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA Fecha última revisión: Páginas: 2 de 23
1. OBJETIVO.
Establecer la metodología que permita reportar, analizar y realizar seguimiento a las acciones identificadas para
lograr el mejoramiento continuo del SGI de los procesos y productos de la entidad.
2. ALCANCE.
 Desde la identificación, análisis, determinación de causas, evaluación, la implementación del plan de acción
o mejoramiento y el seguimiento de las no conformidades reales o potenciales hasta la revisión de la
eficacia de las acciones tomadas para evitar su ocurrencia o repetición en pro de la mejora continua.
 Aplica para la totalidad del Sistema de Gestión Integrado para los hallazgos identificados en auditorías
externas de los entes certificadores, acreditadores, evaluadores o de control externos.
Aplica a la totalidad de los procesos identificados y establecidos por la entidad en su modelo de SGI.
3. GLOSARIO.
Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. Acción tomada
para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
Acción de mejora o Acción de mejoramiento: Acción correctiva, preventiva o de optimización que se identifica y
controla, para lograr mejoras en el desempeño de la organización del Sistema de Gestión Integrado de forma
coherente con la política.
Acción de optimización: Acción continua que busca la mejor manera de realizar una actividad, emprendida para
incrementar la eficacia, eficiencia y/o efectividad de los procesos y la satisfacción de los usuarios y otras partes
interesadas.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable.
Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados.
 Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Acción Correctiva: Acción tomada
para eliminar la causa de una no conformidad (o incumplimiento de un requisito) detectada u otra situación
indeseable.

 Acción de mejora: Acción tomada para mejorar la calidad de los procesos y/o productos, derivada de una
situación diferente que no es generada para prevenir o dar solución a una no conformidad. No aplica para
evaluación del SGSI.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito
 No Conformidad menor: Incumplimiento de un requisito que se pueda corregir rápidamente.
 No Conformidad mayor: Incumplimiento de un requisito que:
- Impacte directamente en la satisfacción del cliente.

- Reiterado incumplimiento de un requisito legal.
4. ABREVIATURAS.
 ASGI: Administrador del Sistema de Gestión Integrado.

 SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
 CREG: Comisión de Regulación de Energía y Gas.
 NC: No Conformidad.
5. DESARROLLO.
5.1 Políticas.
1. El Administrador del SGCI es responsable de velar por el cumplimiento de las directrices establecidas en el
presente documento.
2. Los líderes de los diferentes procesos del SGCI, son responsables de las siguientes actividades:
a) Identificar acciones correctivas, y de mejora en los procesos que se encuentren a su cargo.
b) Analizar las causas de los problemas reales y/o problemas potenciales identificados.
c) Establecer las acciones que permitan solucionar el problema real y/o problema potencial identificado de
manera oportuna.
d) Velar por el cumplimiento del plan de acción establecido.

e) Registrar las no conformidades, análisis de causas, acciones, el tratamiento y los resultados en el formato
GM-FT-007 Solicitud de acciones de mejora.
f) Presentar al Administrador del SGCI o Comité de calidad las acciones correctivas que se requieran para
solucionar el problema identificado.
3. El líder del proceso puede delegar a alguien para el desarrollo de las actividades mencionadas pero siempre
bajo su supervisión y control.
4. Es necesario determinar la necesidad de recursos para implementar las acciones correctivas, y de mejora
con el fin de plantear las actividades teniendo en cuenta los procesos correspondientes y facilitar su
desarrollo.
5. Todos los servidores públicos y/o contratistas de la Comisión de Regulación de la EAAAPEnergía y Gas
(CREG) pueden identificar la necesidad de crear acciones correctivas, preventivas y de mejora a partir de
las siguientes fuentes:
a) Peticiones, quejas y/o reclamos.

b) Mapa de riesgos.
c) Reporte de producto no conforme.
d) Resultados de auditorías internas y/o externas (NC Mayores, NC Menores, Observaciones, Debilidades
y Oportunidades de Mejora).
e) Resultado de objetivos de calidad y/o indicadores de gestión de procesos.
f) Resultados revisión gerencial.
g) Cambios en la legislación.
h) Resultados de encuestas de satisfacción clientes.
i) Comités Directivos.
j) Iniciativas de funcionarios de la Entidad.
6. Para realizar el análisis de causas de las NC Reales y NC Potenciales se usará la siguiente metodología:
a) Cinco por qué
¿Qué es?
Los cinco porque es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de
problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del
equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. Esto podría resultar en la falla
de un equipo en identificar las causas principales más probables del problema debido a que el equipo ha
fallado en buscar con suficiente profundidad. La técnica requiere que el equipo pregunte “porque “al
menos cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle. Una vez que sea difícil para el equipo
responder al “porque “la causa más probable habrá sido identificada.
¿Cuándo se utiliza?
Al intentar identificar las causas principales más probables de un problema.

¿Cómo se utiliza?
1.Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar “¿Por qué es así? O
“¿Por qué está pasando esto?”.
2.Continuar preguntando porque al menos cinco veces. Esto reta al equipo a buscar fondo y no
conformarse con causas ya “probadas y ciertas”.
3. Habrá ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando por
que para poder obtener las causas principales.
4. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar

“Quien”. Se debe recordar que el equipo está interesado en el proceso y no en
las personas involucradas.
7. Los líderes de los procesos con el apoyo del ASGCI y el Líder de SGSCI, son
responsables de realizar el seguimiento al cumplimiento de las acciones
identificadas para el cierre de las no conformidades reales y/o no conformidades
potenciales.
8. Las acciones derivadas del control de calidad del producto, se tramitan de

acuerdo con el procedimiento to GM-PR-002 Producto No Conforme y los
procedimientos misionales correspondientes.

5.2 . ACTIVIDADES.
5.2.1 Acciones correctivas y/o preventivas.
s.
No
Etapa Responsable Documento Descripción de la etapa
.
La identificación de un
problema real y/o problema
INICIO potencial, puede surgir de
cualquier integrante de la
entidad (cuando un problema
es detectado por integrantes de
la entidad que no son líderes de
proceso, se debe reportar al
Identificar y reportar líder del proceso
problema y/o Líder de
1. correspondiente). La
problema potencial proceso
identificación permite evaluar la
necesidad de adoptar acciones
o de tomar correctivos y asignar
prioridades a los problemas
detectados, con el fin de
determinar los recursos
necesarios para la eliminación
de las causas del problema real
FIN y/o problema potencial.
¿Adoptar
acciones?
2.
Si
El análisis de causas del

problema real y/o problema
Analizar causas, GM-FT-007 potencial es responsabilidad de
3. frecuencia de ocurrencia Solicitud de los líderes de cada proceso. En
e impacto del problema Líder de acciones de este análisis debe determinarse
real y/o potencial. proceso la causa real por la cual ocurre
mejora.
el problema, de igual forma
debe analizar la frecuencia de
1
No
.
ocurrencia y el impacto que
1 este tiene, para determinar si se
resuelve con una corrección o
1 se requiere un plan de acción
para eliminar la causa.
El líder igualmente identificará

si el hallazgo puede solventarse
mediante una acción suya o de
personas que están bajo su
Plantear acción correctiva o dependencia o si debe
preventiva (Plan de acción) reportarla una instancia
superior, como son el Director
Ejecutivo o el Comité de
Expertos.
Si es competente, el líder de
cada proceso o los
dependientes asignados
plantearán la acción correctiva
o preventiva apropiada para
eliminar la causa real del
Implementar el Plan de problema real y/o problema
Acción potencial detectado, con el
Líder de GM-FT-007 objetivo de prevenir su
4. proceso Solicitud de ocurrencia y/o aparición.
acciones de
mejora. Si el líder no es competente
para adoptar la acción
requerida diligenciará el
formato GM-FT-007 en las filas
correspondientes a descripción del
hallazgo y análisis de causa y los
remitirá al nivel competente para
proponer la acción.
5. Líder de GM-FT-007
proceso Solicitud de El líder de cada proceso es
acciones de responsable de la
mejora. implementación oportuna y
adecuada de las acciones de
su competencia. En los demás
casos colaborará con el
seguimiento a las mismas.
No
.
Realizar seguimiento
a las acciones
implementadas. De acuerdo con los planes de
acción establecidos por los
ASG ISODOC líderes de proceso se hace
seguimiento para el
cumplimiento eficaz por parte
del Administrador del Sistema.
El Administrador del Sistema

integrado de Gestión o líder de
¿Acción
eficaz? Seguridad de la información y
el líder de control interno,
deben realizar seguimiento al
3 plan de acción establecido, con
el fin de confirmar la eficacia de
la acción tomada.
FIN
En el caso que el plan de
6. A.S.G. acción establecido no se haya
implementado en su totalidad,
el ASGI, conjuntamente con el
líder del proceso analizarán la
causa de su no ejecución y
establecer las acciones
apropiadas si fueren
competentes o reportará al
competente.
Se realiza el respectivo cargue
en la herramienta ISODOC.
5.2.2

5.2.3 Acciones de mejora
No
.
INICIO El funcionario que identifique

una posibilidad de mejora debe
plantearla al líder del proceso
correspondiente para que
analice su viabilidad y
Identificar posibilidad de GM-FT-007
1. conveniencia.
mejora Líder de Solicitud de
proceso acciones de
Si la posibilidad de mejora es
mejora.
viable, se debe iniciar una
acción de mejora.
FIN
¿Acción viable?
2.
Si
Plantear acción de El líder del proceso

mejora correspondiente plantea la
3. (Plan de acción) acción de mejora apropiada.
Líder de
proceso

No
.
El Administrador del Sistema de

Gestión Integrado, líder de
seguridad de la información y/o
líder de control interno debe
realizar seguimiento al plan de
acción establecido, con el fin de
confirmar la eficacia de la
GM-FT-007 acción tomada.
4. A.S.G.C.
Solicitud de
acciones de En el caso que el plan de
mejora. acción establecido no se haya
implementado en su totalidad,
el responsable del proceso
debe analizar él ¿POR QUÉ?
De su no ejecución y establecer
las acciones apropiadas.
5.

6. CONTROL DE CAMBIOS.
Fecha
Nueva
Descripción del cambio Responsable Modificació
Versión
n
Jorge Andrés
Creación del documento. Amaya 21/06/2006 0
ASGC
Sandra Milena Tello
Actualización del documento Responsable de 06/10/2008 1
Planeación
Se actualizó la estructura del Sandra Milena Tello
documento con base en las nuevas Responsable de 28/12/2009 2
disposiciones documentales vigentes. Planeación
Ricardo Alonso
Revisión, corrección y actualización del
Jaramillo C.
documento con el fin de mantener la 11/02/2011 3
Responsable de
mejora continua del sistema.
Planeación
Revisión, corrección y actualización del
documento con el fin de mantener la ASGC 01/12/2011 4
mejora continua del sistema.
Se realiza actualización en las
ASGC 06/11/2013 5
responsabilidades.
Líder de Seguridad
Se realiza ajuste para integrar el
de la Información - 27/10/2015 6
documento con el SGSI de la entidad ASGI
Se realiza ajuste en el diagrama de flujo
para mayor claridad, se usan las sigas
descritas en las abreviaturas, se incluye
ASG 05/08/2016 7
la etapa de seguimiento por parte del
ASGI y se elimina la identificación de la
causa raíz (espina de pescado)
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS.
 Solicitud de acciones de mejora GM-FT-007.

. ACTIVIDADES.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Detectar una no conformidad real Servidor Público

o potencial o una oportunidad de
mejora teniendo en cuenta las Auditor Interno
siguientes fuentes:
Auditor Externo
Identificar la no conformidad real o Accidente de trabajo: Cuando por
potencial o la oportunidad de las actividades propias de la labor Otras Entidades Externas
mejora ocurra un accidente de trabajo, se
realiza la investigación del
accidente de trabajo, en donde se
toman acciones correctivas,
preventivas o de mejora.
Auditoría Externa: Cuando se

identifica en una auditoría de los
entes certificadores,
acreditadores, evaluadores o de
control externos.
Auditoría Interna: Cuando se

identifica en el ciclo
de auditorías internas programado

por la Oficina de Control Interno.
Autocontrol: Cuando se identifica

en el desarrollo de sus funciones.
Evaluación Estándares Mínimos

de Calidad en Seguridad y Salud
en el Trabajo: Cuando se
requieran establecer acciones que
permitan la mejora continua y la
optimización del SG-SST.
Medición de la Satisfacción:
Cuando se deriva de los
resultados de la medición de
satisfacción del cliente externo e
interno.
PQRDS: Cuando se deriva de un

derecho de petición, tutela, queja,
reclamo, denuncia o sugerencia.
Producto, Servicio o Salida No
Conforme: Cuando se supera la
frecuencia de presentación
permitida para el producto o
servicio no conforme según lo
especificado en la Tipificación
Recomendaciones emitidas por

parte de la administradora de
riesgos laborales: Cuando la ARL
realiza observaciones que a
criterio de los responsables del
Sistema de Seguridad y Salud en
el Trabajo da origen a una acción
de mejoramiento.
Revisión por Dirección: Cuando

se identifica y documenta en el
acta de revisión por dirección.
Riesgo: Cuando el hallazgo es

identificado en alguna de las
matrices de riesgos.
Seguimiento y Control a la Gestión

Institucional: Cuando se identifica
durante los seguimientos
programados que realiza la Oficina
de Control Interno a las diferentes
dependencias y procesos
Tendencia de Indicadores: Cuando

se identifica
en el análisis de los resultados de

los indicadores o en el
cumplimiento de las actividades
del procedimiento Gestión de
Indicadores Institucionales
Tenga en cuenta que las

siguientes situaciones dan origen
inmediato a una no conformidad
real, sin perjuicio de las demás
fuentes detectoras de no
conformidades reales o
potenciales :
Alcanzar un valor mayor al número

máximo de productos no
conformes permitidos en un
periodo de tiempo de acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento de
Control Para el Proceso de control
de calidad.
- La materialización de un riesgo
de acuerdo al Procedimiento de
Gestión de Riesgos Institucionales
-Un accidente de trabajo

Una vez se identifica el
incumplimiento o el posible
incumplimiento de un requisito o
una oportunidad de mejora se
informa, mediante acta, correo
electrónico, informe de auditoría,
reporte del accidente de trabajo o
personalmente al Líder del
Proceso y/o al Facilitador de
Calidad o al Facilitador de
Seguridad y Salud en el Trabajo
del Proceso o del Área respectiva
para proceder al reporte.
Las oportunidades de mejora que
se identifican durante las
Auditorías Internas o los
Seguimientos y Control a la
Gestión , a criterio del Líder del
Proceso reportarse como Acciones
de Optimización, esta decisión
debe quedar formalizada en un
acta de reunión o comunicación
del proceso involucrado.
Si, en auditoría interna, se
presenta el caso que el Líder del
Proceso no está de acuerdo con el
hallazgo informado, esta situación
se resuelve de acuerdo a lo
estipulado en el procedimiento
Auditoria Interna
Reportar la no conformidad real o Describir la situación presentada

potencial o la oportunidad de detallando la información
mejora requerida para la identificación de
la no conformidad potencial, no
conformidad real o la oportunidad
de mejora.
Funcionario o Servidor Público
que identifica la no conformidad
El reporte se realiza al diligenciar
Facilitador de Calidad
la Sección 1. Datos Generales del
Para el proceso de Control de
Formato de Acciones Correctivas,
Calidad Productos:
Preventivas y de Optimización
Responsable de Calidad
teniendo en cuenta las siguientes
Facilitador de Calidad según
consideraciones :
corresponda
Hallazgo: Se describe en palabras
sencillas la no conformidad real o
potencial o la oportunidad de
mejora identificada. Si el hallazgo
se identifica en una auditoría
interna o externa transcribir la
descripción del hallazgo del
informe correspondiente.
Evidencia: Describir las pruebas

que demuestran el hallazgo; el
incumplimiento de los requisitos lo
que género la No conformidad
Real.
Norma Involucrada: Indicar las
normas, leyes, decretos,
resoluciones, procedimientos u
otros documentos donde se
especifica el requisito principal que
se está incumpliendo o que se
incumpliría.
Requisito Involucrado: Definir el

numeral, si aplica, y el nombre del
requisito que se está incumpliendo
o que se incumpliría.
Especificar el Equipo de Mejora

responsable de realizar el análisis y
tratamiento de la no conformidad real
o potencial o la oportunidad de
mejora, dependiendo de la situación
Definir delegado y equipo de encontrada, las actividades
relacionadas con la identificación de la
mejora para el análisis y
causa raíz, el definir y ejecutar el plan Líder del Proceso
tratamiento de la no conformidad de acción y el seguimiento a las Facilitador de Calidad
o la oportunidad de mejora actividades con acompañamiento del Servidores públicos
Facilitador de Calidad
La información del equipo de mejora
se debe registrar en la Sección 2.
Equipo de Mejora del Formato de
Acciones Correctivas, Preventivas y
de Optimización
El tratamiento de las acciones de

mejoramiento contiene:
- Especificación si la no
conformidad requiere o no
corrección, en caso de requerir se
define el responsable de la
ejecución de la misma y se
registra en la sección 3 del
Definir el tratamiento de la no Formato de Acciones Correctivas,
conformidad o la oportunidad de Preventivas y de Optimización Facilitador de Calidad
mejora y el plan de acción SGC Delegado para Análisis y
asociado Tratamiento
Ejecución del análisis de causas Equipo de Mejora
para la no conformidad real o
potencial para hallar la causa raíz,
o causas raíz que están
generando o que puede generar la
no conformidad. Los métodos
sugeridos, pero no exclusivos,
para el análisis de causas están
descritos en el Formato de
Acciones Correctivas, Preventivas
y de Optimización SGC-
Las oportunidades de mejora no

requieren análisis de causas.
El método de análisis y la(s)
causa(s) raíz identificadas se
registran en la sección 3
Tratamiento de la No Conformidad
del Formato de Acciones
Correctivas, Preventivas y de
Optimización
Definición del plan de acción

compuesto por las actividades
tendientes a erradicar las causas
de la no conformidad real, a
minimizar la presentación de las
causas de la no conformidad
potencial o a mejorar la eficacia,
eficiencia y/o efectividad de los
procesos (acción de optimización)
El plan de acción refleja los

cambios necesarios al Sistema de
Gestión Integrado
El Plan de acción se registra en la

sección 4 Plan de acción del
Preventivas y de Optimización,
Para el caso de accidentes de

trabajo toda la información se
registra en el Formato de informe
de investigación de incidentes y
accidentes laborales
Revisar las actividades propuestas

del plan de acción y realizar los
ajustes pertinentes.
Revisar y aprobar el plan de Una vez el plan esté acorde a lo Líder del Proceso o Delegado
acción requerido para la acción, se para Análisis
aprueba el mismo registrando el
nombre, cargo de quien aprueba y
la fecha de aprobación del plan en
el Formato de Acciones
Optimización
Posteriormente se procede a
publicar dicho formato de acuerdo
a la actividad Actualizar y Publicar
Plan de Mejoramiento consolidado
Acciones Correctivas –
Preventivas y de Optimización, de
este procedimiento
Ejecutar y realizar seguimiento al Cuando la no conformidad,

Plan de acción presenta una corrección se realiza Equipo de Mejora o Equipo
el seguimiento a la ejecución de Investigador
ésta, registrada en la sección 3
Tratamiento de la No Conformidad
del Formato de Acciones
Optimización
De igual forma, se ejecutan las

actividades definidas en el plan de
acción y se realizan los
seguimientos así
Seguimiento a la Ejecución del

Plan: Se verifica que se hayan Auditor Interno
ejecutado las actividades según lo
Jefe de la Oficina de Control
planeado, identificando, si las hay, interno o su delegado
las novedades respectivas. Representante de la Dirección
Recuerde que las novedades se General para el Sistema
deben justificar. Integrado de Gestión
Todo cambio al plan de acción se

registra en la Sección 4 del
Preventivas y de Optimización - Se
permite la inclusión de actividades
(incluyendo una nueva fila e
indicado en el campo novedades
la fecha de inclusión), pero no se
permite la eliminación de
actividades (se registra en
Ejecutado “No” y se explica en el
campo de novedades). Si el
cambio es en una fecha de
ejecución, se digita en el campo
correspondiente a Fecha de
Ejecución la nueva fecha y la
fecha anterior se coloca en el
campo de novedades. No se debe
borrar ninguna de las acciones
planeadas.
Seguimiento a la acción: Se
verifica si la acción va cumpliendo
con el objetivo propuesto y se
revisan las evidencias objetivas de
la realización de actividades que
impactan el desarrollo de la
misma.
- Para el Sistema de Seguridad y

Salud en el Trabajo se verifica si
durante la implementación de las
acciones se han identificado
nuevos factores de riesgos para la
respectiva valoración y toma de
medidas complementarias y se
actualiza la documentación a que
haya lugar.
Este seguimiento se registra en la

Sección 4 Plan de Acción y
Seguimiento del Formato de
y de Optimización -, campos de
Seguimiento a la Acción del
archivo correspondiente a la
acción que se encuentra en la
carpeta compartida.
Para el caso de accidentes de
trabajo toda la información se
registra en el Formato de informe
de investigación de incidentes y
accidentes laborales
Trabajo, a partir de las acciones

correctivas; que se minimice la
posibilidad de presentación de la
no conformidad potencial a raíz de
las acciones preventivas o que se
optimizó el proceso a raíz de las
acciones de optimización
implementadas.
Cuando una acción correctiva o
preventiva no sea eficaz se debe
abrir una nueva acción, iniciando
con la primera actividad de este
procedimiento, e indicar el número
consecutivo de la misma, teniendo
en cuenta la gestión del cambio y
la identificación de riesgos que
pueda implicar las nuevas
actividades planteadas en el plan
de acción.
Si una acción de optimización es
no eficaz se deja bajo
responsabilidad del Líder del
Proceso o Jefe de Área, según
corresponda, la decisión de la
pertinencia o no de una nueva
acción.
Verificar la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas que se
encuentran cerradas como
eficaces para confirmar que no se
ha presentado nuevamente la no
Realizar Seguimiento a la
Eficacia de las Acciones conformidad, se recomienda Líder de Proceso
Cerradas efectuar este seguimiento pasados Facilitador de Calidad
por lo menos tres meses después
de cerrada la acción, pero el líder
del proceso tiene la potestad para
definir el tiempo en que realiza
esta verificación.
Para el Proceso de Control de
Calidad de Productos esta
actividad se realiza incluyendo en
el plan de calidad de cada
laboratorio el seguimiento de la
efectividad de los planes de acción
de las acciones correctivas reales
o potenciales estableciendo la
periodicidad, según la Guía para
la elaboración, actualización y
seguimiento del plan de calidad.
Esta actividad se realiza de
acuerdo a las necesidades del
proceso así: Cuando se reporta
una nueva acción de mejoramiento
y ya se tiene establecido el plan de
acción
-Cuando se realiza una novedad
que afecte la fecha planeada de fin
de las actividades Líder de Proceso
Actualizar y Publicar Plan de -Cuando se finaliza la ejecución
Mejoramiento consolidado del plan de acción
Acciones Correctivas –
Preventivas y de Optimización -Cuando se realiza el cierre de la
acción
-Cuando se realiza el seguimiento

a la eficacia de la acción
Para actualizar el plan de

mejoramiento se consolida el Plan
de Mejoramiento Consolidado de
y de Optimización, con la
información de la hoja “datos
consolidado” o con la información
del formato de informe de
investigación de incidentes y
accidentes laborales cuando es
una acción del Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
El líder del proceso envía la
solicitud de publicación del Plan de
Mejoramiento – Consolidado de
y de Optimización y solicita la
actualización de los hipervínculos
de las acciones a los archivos que
se encuentran en la carpeta
compartida. Esta actividad no
aplica cuando el hallazgo vulnera
el Sistema de Gestión de
Competencia para los Laboratorios
de Ensayo y Calibración, en sus
componentes técnicos, dicho plan
de mejoramiento
Durante el primer trimestre de

cada año se actualiza el Plan de
Mejoramiento – Consolidado de
y de Optimización


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PROCESO : GESTIÓN DE MEJORAMIENTO

ACTIVIDAD : ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

Elaboró: Revisó: Aprobó :

Administrador del SGC Comité de calidad Comité de calidad

Proceso GESTIÓN DE MORAMIENTO Código: GM-PR-002 Versión: 7

Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.

Proceso GESTIÓN DE MORAMIENTO Código: GM-PR-002 Versión: 7

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito

 No Conformidad menor: Incumplimiento de un requisito que se pueda corregir rápidamente.

 No Conformidad mayor: Incumplimiento de un requisito que:

- Impacte directamente en la satisfacción del cliente.

 ASGI: Administrador del Sistema de Gestión Integrado.

a) Identificar acciones correctivas, y de mejora en los procesos que se encuentren a su cargo.

d) Velar por el cumplimiento del plan de acción establecido.

Proceso GESTIÓN DE MORAMIENTO Código: GM-PR-002 Versión: 7

a) Peticiones, quejas y/o reclamos.

a) Cinco por qué

Al intentar identificar las causas principales más probables de un problema.

4. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar

8. Las acciones derivadas del control de calidad del producto, se tramitan de

Proceso GESTIÓN DE MORAMIENTO Código: GM-PR-002 Versión: 7

5.2.1 Acciones correctivas y/o preventivas.

El análisis de causas del

El líder igualmente identificará

El Administrador del Sistema

Proceso GESTIÓN DE MORAMIENTO Código: GM-PR-002 Versión: 7

INICIO El funcionario que identifique

Plantear acción de El líder del proceso

Proceso GESTIÓN DE MORAMIENTO Código: GM-PR-002 Versión: 7

El Administrador del Sistema de

Proceso GESTIÓN DE MORAMIENTO Código: GM-PR-002 Versión: 7

 Solicitud de acciones de mejora GM-FT-007.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Detectar una no conformidad real Servidor Público

Auditoría Externa: Cuando se

Auditoría Interna: Cuando se

de auditorías internas programado

Autocontrol: Cuando se identifica

Evaluación Estándares Mínimos

PQRDS: Cuando se deriva de un

Recomendaciones emitidas por

Revisión por Dirección: Cuando

Riesgo: Cuando el hallazgo es

Seguimiento y Control a la Gestión

Tendencia de Indicadores: Cuando

en el análisis de los resultados de

Tenga en cuenta que las

Alcanzar un valor mayor al número

-Un accidente de trabajo

Reportar la no conformidad real o Describir la situación presentada

Evidencia: Describir las pruebas

Requisito Involucrado: Definir el

Especificar el Equipo de Mejora

El tratamiento de las acciones de

Las oportunidades de mejora no

Definición del plan de acción

El plan de acción refleja los

El Plan de acción se registra en la

Para el caso de accidentes de

Revisar las actividades propuestas

Ejecutar y realizar seguimiento al Cuando la no conformidad,