Esv-Gcp-Pro-001 Información Documentada Rev 17. I

C
O
PI
A
N
O
C
O
N
TR
O
LA
D
A
GERENCIA DE CALIDAD Y PROCESOS Código: ESV-GCP-PRO-001
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

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ÍNDICE DE CONTENIDO
1. OBJETIVO 3
A
2. ALCANCE 3
D
LA
3. DEFINICIONES 3
4. NORMAS BÁSICAS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6
O
4.1. Creación y Actualización de Información Documentada 8
TR
4.1.1. Elaboración, Revisión y Aprobación 8
4.1.2. Descripción y Estructura de los Documentos 10
4.1.3. Codificación e Identificación de los Cambios en los Documentos 14
N
4.2. Control de la Información Documentada 15
O
4.2.1. Disponibilidad y Protección de Información Documentada 16
4.2.2. Distribución, Acceso, Recuperación, Uso y Divulgación de Información Documentada 17
C
4.2.3. Almacenamiento de Información Documentada 18

4.2.4. Control de Cambios, Conservación y Disposición 19
O
4.2.5. Información documentada de Origen Externo 20

N
5. DIAGRAMA DE FLUJO 20
A
6. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL 20

PI
7. ASPECTOS AMBIENTALES 21
O
8. REGISTROS ASOCIADOS 21
C
9. DOCUMENTOS Y NORMAS DE REFERENCIA 21
10. ANEXOS 22

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1. OBJETIVO
En este documento se establecen las normativas generales para el control información documentada
con el fin de normalizar su identificación, descripción, revisión, aprobación, disponibilidad, distribución,
acceso, almacenamiento, preservación, protección, control de cambios, recuperación, uso,
conservación y disposición por los periodos de tiempo establecidos y su eliminación o destrucción, de
A
acuerdo al tipo de información documentada y el uso a que estén destinados.
D
2. ALCANCE
LA
Aplica a toda la información documentada que se generan en todas las áreas funcionales y líneas de
Servicios de Environmental Solutions de Venezuela, C.A. (ESVENCA), dicha información pueden
O
proceder de nuestros clientes u otras fuentes externas y pueden consistir en medios físicos, digitales,
tales como originales, fotocopias, registros fotográficos, impresiones u otros medios de reproducción,
TR
que serán almacenados en medios electrónicos o digital.
3. DEFINICIONES
N
• Alta Dirección: es el grupo de personas que dirigen y controlan la organización al más alto nivel.
O
(ISO 9000:2015). “La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al
sistema de gestión de la calidad (SGC)”, asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir
C
cuentas con relación a la eficacia del mismo, asegurándose de que se establezcan la política de la
calidad y los objetivos de la calidad para el sistema de gestión de la calidad y que éstos sean
combatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización.
O
• Anexos: son fuentes de información que son indispensables para poder cumplir con algún
N
procedimiento o formulario. Los anexos se deben adjuntar físicamente al documento

correspondiente.
A
• Archivo Activo: es un tipo de archivo en el cual los documentos se mantienen disponibles en el

área de trabajo, para la cual se define un tiempo de retención.
PI
• Archivo inactivo: es un tipo de archivo en el cual se dispone de los documentos que ya no son
O
requeridos o que han sido inactivos.

C
• Codificación: operación consistente en asignar un código único alfanumérico a los documentos

generados en la organización de acuerdo a lo descrito en el presente procedimiento.
• Copia Controlada: corresponde a la copia de un documento del SGC que ha sido emitida a las
partes interesadas de la organización, y sobre la cual se asegura la vigencia de la versión.
• Copia No Controlada: son copias de documentos del SGC emitidas a las partes interesadas, y
no se le lleva el control de su total entrega, algunos documentos del Sistema a parte interesada se
identifican con un sello con proceso formal de su distribución.

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• Copia Obsoleta: es la copia de un documento del SGC que no está vigente debido a que existe
una nueva versión o el documento fue eliminado del sistema.
• Contexto de la Organización: combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener

un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos. (ISO
9000:2015).
A
• Conservación de un documentos: Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a
D
la protección de la información documentada tanto impresos como digitales, resguardados de
manera que no se afecte su preservación además de encontrarse y recuperarse fácilmente.
LA
• Partes Interesadas: persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como
afectada por una decisión o actividad. (ISO 9000:2015).
O
• Cliente: persona u organización que podría recibir o que recibe un producto un servicio destinado
TR
a esa persona u organización o requerido por ella. (ISO 9000:2015).
• Desincorporación de Documentos: se refiere a la exclusión de cualquier tipo de documentos

(procedimientos, instrucciones, formularios, planes, manuales) del Sistema de Gestión de la
N
Calidad.
O
• Documento: información y el medio en el que está contenida (ISO 9000:2015). El medio puede
ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
C
éstos (3.8.2) - 9001:2015.
•
O
Documento Controlado: documento que pertenece al Sistema de Gestión de la Calidad y que

además se encuentran controlados según los aspectos definidos en el presente documento.
N
• Documento No Controlado: documento que pertenece al Sistema de Gestión de la Calidad y no

se encuentra controlado (ISO 10013:2001).
A
• Documentos Origen Externos: la organización debería considerar los documentos externos y su

PI
control en su sistema de gestión de la calidad. Los documentos externos pueden incluir planos del
cliente, especificaciones, requisitos legales o reglamentarios, normas, códigos y manuales de
O
mantenimiento (ISO 10013:2001).
•
C
Evidencia Objetiva: son los datos que respaldan la existencia o veracidad de algo (ISO
9000:2015).
• ESV: ENVIRONMENTAL SOLUTIONS DE VENEZUELA, C.A. (ESVENCA).
• Formulario: documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestión de
la calidad (ISO 10013:2001).
• Información: datos que poseen significado (ISO 9000:2015).


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• Información Documentada: información que una organización tiene que controlar y mantener y
el medio que la contiene. (ISO 9000:2015).
• Instrucciones de Trabajo: documento que describe detalladamente una actividad o tarea a ser
ejecutada en un área y/o por una persona o función específica.
A
• Lista Maestra de Documentos: formulario que contiene los documentos que pertenecen al
Sistema de Gestión de la Calidad.
D
• Legibilidad: se refiere a la cualidad que tiene un documento o registro de ser legible, sin ninguna
LA
condición que impida su lectura.
• Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una
O
organización (ISO 9000:2015).
TR
• Modificaciones: cambios generados en los documentos.
• Objetivos de la Calidad: algo ambicioso o pretendido, relacionado con la calidad. (ISO

N
9000:2015).
•
O
Plan de la Calidad: documento que específica que procedimiento y recursos asociados a aplicar,
cuando deben aplicarse y quien debe aplicarlo a un objeto especifico. (ISO 9000:2015).
C
• Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (ISO
9000:2015). Los procedimientos pueden estar documentado o no.
O
• Riesgo: efecto de la incertidumbre.

N
• Registro (Información Documentada que necesita ser Conservada): documento que presenta
resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Los registros pueden
A
presentarse en cualquier medio de soporte ya sea en papel o soporte digital 3.8.10 (ISO
PI
9000:2015).
• Revisión: determinación la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto para lograr unos

O
objetivos establecidos. (ISO 9000:2015).

[Nota: para efecto del control de documento, la revisión se refiere a la última modificación que
C
obtuvo un documento para ello se establece un número consecutivo (se identifica su última
versión)].
• Sistema de gestión de la calidad (S.G.C): sistema de gestión relacionado con la calidad. (ISO
9000:2015).
• Tipo de Documentos: son los que comprenden el Sistema de Gestión de la Calidad, entre ellos
se encuentran los siguientes: manual de la calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo,
formularios, plan de la calidad, entre otros.

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4. NORMAS BÁSICAS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Las actividades para la Información documentada de ESVENCA, se ilustran en la siguiente figura,

donde se observa la secuencia general para la ejecución de las secciones de este procedimiento:
A
4.1 Creación y 4.2 Control de la
D
Actualización de 5. Información
Información Documentada.
LA
6.
documentada.
4.2.1 Disponibilidad y protección
de Información Documentada.
4.1.1 Elaboración o 4.2.2 Distribución, Acceso,
O
actualización, Revisión y Recuperación, Uso y
Aprobación. Divulgación de Información
4.1.2 Descripción y Documentada.
Estructura de los
TR
4.2.3. Almacenamiento y
documentos. Preservación de Información
4.1.3 Codificación e Documentada
Identificación de los 4.2.4 Control de Cambios,
cambios en los Conservación y Disposición.
Documentos.
N
Normas Básicas
O
En ESVENCA, la creación y actualización de información documentada podría clasificarse en

C
dos tipos de documentos los requeridos por la norma internacional vigente (Sistema de gestión
de la calidad) y los que la organización ESVENCA requiera necesaria para mantener la eficacia
del Sistema de Gestión de la Calidad, denominados Información documentada de Soporte.
O
Los documentos del SGC deben elaborarse en idioma español, con buena calidad de impresión,
N
redactarse con un lenguaje accesible, evitando utilizar palabras ambiguas, para facilitar la
comprensión, además deben permanecer legibles y fácilmente identificables, sin enmiendas ni
tachaduras.
A
PI
La reasignación de códigos de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, no está

permitida, ya que se pierde la trazabilidad del documento. En los casos, que las áreas funcionales
O
decidan eliminar un documento o formulario, este quedará registrado en la “Lista Maestra de

Documentos” Cód.: ESV-GCP-FOR-001, en color “Gris” con la palabra “Eliminado” y con la fecha que
C
fue procesada dicha solicitud.
Todo documento asociado a la implementación del sistema de gestión de la calidad debe

mantener la trazabilidad de los cambios, adicionalmente si son documentos suministrados por un
tercero como por ejemplo planos, memoria descriptivas, resultados de análisis entre otros, deben
demostrar la cadena de aprobación correspondiente.
El sistema Documental de ESVENCA se rige por lo descrito en el presente documento, para el


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caso en donde sea necesario generar un documento específico para una determinada sede, se debe
indicar en el título del mismo ESVENCA-sede (Ejemplo Información Documentada “ESVENCA-
Occidente”), al igual que los formularios cuando la actividad así lo requiera se emitirá una
modificación del formulario agregando un campo para especificar la sede.
Los registros que necesiten para su control un correlativo por ejemplo los documentos de
A
reuniones, de acciones correctivas, entre otros mantendrán el mismo por cada Sede, con el único
requerimiento de hacer la salvedad de indicar la sede correspondiente.
D
En los casos donde los documentos aplicables a todas las sedes ESVENCA se requiera indicar
LA
los responsables de las actividades a realizar, se acotara el cargo del responsable según la
estructura organizativa de cada sede, ejemplo:
RESPONSABLE ACTIVIDAD
O
Coordinador de Compras 1. Envía correos electrónicos con requerimientos a proveedores
TR
Nacionales Oriente / Analista de externos.
Compras Nacionales Occidente 2. Confirma vía telefónica o correo, visita a los proveedores en los
casos que aplique.
N
Toda área funcional es responsable de la elaboración, modificación y eliminación de la
O
información documentada correspondiente a su área, así como lo descrito en su documentación.
C
Todas las áreas funcionales son responsables de validar a través de la lista maestra de
documentos el uso de la información documentada en su última versión para garantizar la vigencia
del sistema.
O
En el presente documento, se emplea el término “Información Documentada que necesite ser

N
Conservada” para hacer referencia a los registros que proporcionan evidencia de la conformidad de
los requisitos.
A
La estructura y control de la información documentada de los procesos que conforman la

PI
empresa, se regirán por lo establecido en este procedimiento y sus documentos asociados,

respetando el Sistema de Gestión de Calidad, parámetros de ESVENCA y líneas de aprobaciones
internas; cuando los clientes exijan que la documentación sea bajo normas específicas como por
O
ejemplo: realizados bajo la Norma SI-S-20 (Procedimientos de trabajo seguro), los responsables de
estas áreas deben considerar iniciar los mismos con un número de revisión independiente,
C
identificarlos bajo las condiciones establecidas por el cliente externo y mantener sus indicaciones
para el manejo y control de dicha información documentada. Las aprobaciones de estas
adaptaciones serán de acuerdo a las indicaciones del cliente.
En los casos que sea emitida o divulgada por medio de correo electrónico o cualquier otra vía
una determinada información documentada errónea, el área funcional debe emitir una “Fé de Errata”
corrigiendo e indicando el error suscitado.
La aprobación de la documentación de trabajo será a conveniencia de la organización de


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acuerdo a la estructura organizativa vigente y deben ser por Jefes, Coordinadores, Gerentes,
Superintendente y/o Vicepresidente según el área funcional.
Para los documentos generales aplicables a toda la organización (ESVENCA) serán aprobados
por representantes de casa matriz (Esvenca-Oriente).
A
Los documentos específicos que sean aplicables solo a una determinada sede, serán aprobados
por los responsables de dicha sede.
D
LA
Descripción de Actividades
4.1. Creación y Actualización de Información Documentada
O
4.1.1. Elaboración o actualización, Revisión y Aprobación
TR
Gerencia de Calidad y 1. Crear y actualizar “Información documentada del SGC”, alineados con
Proceso y la Alta la norma vigente que rige el Sistema de Gestión de la Calidad. El proceso de
N
Dirección. creación y actualización puede ser realizado en comité y equipo
multidisciplinario de la organización ESVENCA. La información documentada
O
requerida por dicha norma debe incluir la política de la calidad, alcance del
Sistema de Gestión de la Calidad y todos los declarados en los anexos del
C
presente procedimiento.
Proceso de revisión: La revisión de los documentos del SGC (manual de

O
calidad, filosofía de gestión, cadena de valor, política de la calidad, alcance

del SGC, entre otros declarados en el presente documento, es realizada por la
N
alta dirección.
Proceso de aprobación: deberá ser realizado por presidencia de ESV.

A
Todas las áreas 2. Crear y actualizar “Información documentada de la organización

PI
funcionales de la ESVENCA-Documentos de Soporte”, forma parte del mejoramiento continuo

Organización. de los procesos internos del sistema documental de la organización. Por tal
O
motivo, deberá ser tratado con un proceso donde intervienen varias etapas
para la inclusión final al sistema documental vigente. Estas etapas son
C
nombradas a continuación:
Etapa I: Proceso de Elaboración o Actualización.

Etapa II: Proceso de Revisión.
Etapa III: Proceso de Aprobación.
Etapa I: Elaboración
La elaboración y/o actualización de información documentada necesarias para

alguna unidad organizativa de ESV, deberá ser realizado por los

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representantes de las diversas unidades organizativas.
NOTA 1: Actualizar los documentos de cualquier unidad cuando sea pertinente

consiste en hacer modificaciones, eliminación, emisiones originales e inclusiones
de actividades y comentarios como parte de las mejoras al sistema operacional y
documental de ESV.
A
NOTA 2: El elaborador de un documento perteneciente a la Organización es el
D
usuario o ejecutor directo de la actividad, o algún responsable de la
administración de dicho proceso.
LA
NOTA 3: El elaborador debe tener amplio conocimiento del tema al cual se
refiere el documento. Pudiéndose involucrar en esta actividad a otros integrantes
de las diversas unidades organizativas que conforman ESVENCA, según la
O
naturaleza o particularidad del documento (equipo multidisciplinario).
Líder Inmediato del área Etapa II: Revisión
TR
funcional.
3. Revisar y Conformar los documentos de soporte (procedimientos
administrativos y operaciones, programas, planes de calidad, instrucciones de
trabajo, formularios entre otros), verificando la aplicabilidad a los procesos de
N
acuerdo a su experiencia y aporte para la organización.
O
NOTA 4: La revisión del sistema documental de ESV, será revisado de manera
sistemática cada 24 meses, esto con el objeto de incluir en los documentos la
C
actualización de normas que corresponda, inclusión de nuevas tecnologías entre

otros, además de acotar y verificar la efectividad de aquellas revisiones que se
han derivado de las oportunidades de mejoras detectadas.
O
4. Informar a la Gerencia de Calidad y Procesos a través del correo

N
electrónico del Sistemas Integrados de Gestión

(calidad_procesos@esvenca.com), sobre la activación de la Información
documentada a generar e inclusión del sistema documental de ESV.
A
Gerencia de Calidad y 5. Recibe correo electrónico con solicitud de inclusión o actualización de

PI
Proceso. información documentada al sistema documental, e informa a la unidad

solicitante la recepción de la solicitud y la fecha prevista final de revisión del
O
documento.
C
NOTA 5: Las solicitudes de emisión y/o actualización de los documentos

internos, sólo serán procesadas, si y sólo si, el líder del área funcional es quien
envía el requerimiento a través del formulario “Emisión y Modificación de
Información Documentada” Cód.: ESV-GCP-FOR-004 a la dirección
(calidad_procesos@esvenca.com), esto a fin de garantizar que el
documento ha sido leído, revisado y aprobado de acuerdo a los niveles de
aprobación de ese departamento.
NOTA 6: En los casos donde el documento a incluir en el sistema documental

de Esvenca, involucre o establezca responsabilidades de otras áreas
funcionales, el correo de solicitud se activa si y solo si, el responsable del

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documento hace entrega a la Gerencia de Calidad y Procesos de una minuta

de acuerdos o algún soporte de una mesa de trabajo en la cual se evidencie
que las áreas involucradas están informados y conformes con lo descrito en
dicho documento.
6. Revisa la Información documentada, verificando el cumplimiento de los

lineamientos del presente procedimiento, además de verificar las normativas
A
vigentes referenciadas en dicha información documentada apegándolas al
D
SGC de la organización.
LA
NOTA 7: El periodo estimado máximo para la revisión de un documento por parte
de la Gerencia de Calidad y Procesos es de aproximadamente 40 horas
laborables.
O
NOTA 8: En los casos que el documento tenga observaciones en relación a la
forma del mismo, será devuelto al área funcional responsable para que realice los
TR
cambios descritos.
7. Informar a la unidad solicitante resultados del proceso de revisión, en caso

de no tener observaciones pasar al proceso de aprobación.
N
Líderes de las áreas Etapa III: Aprobación
O
funcionales
8. Recibe lineamientos para formalizar el proceso de aprobación. Dicho
lineamiento consiste en incluir firma como señal de aprobación de los mismos,
C
además el campo de aprobación deberá contener la inicial del nombre y el

primer apellido de los elaboradores, revisadores y aprobadores.
O
NOTA 9: Una vez aprobada la información documentada deberá pasar por el

proceso de divulgación correspondiente administrado por la Gerencia de Calidad
N
y Procesos (ver punto 4.2.2 del presente documento).

A
4.1.2. Descripción y Estructura de los Documentos

PI
Todas las áreas 9. La información documentada de ESVENCA debe contener las

características descritas en el presente documento.
O
funcionales de la
Organización.
• Del Manual de Gestión de la Calidad: este documento se realiza
C
según las directrices del presente documento, las orientaciones del

mismo se observan en el anexo # 1.
• Alcance del Sistema: en este documento se determinan los límites y la

aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad, va enmarcado dentro
de una plantilla, ver anexo # 2.
• Política de la Calidad: son las intenciones globales y orientación de una

organización relativa a la calidad y va enmarcada dentro de una plantilla,

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ver anexo # 3.
• Objetivos de la Calidad: es el cumplimiento a los requisitos de las

normas aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad orientados de la
organización y se enmarca dentro de una plantilla, ver anexo #4.
A
• Descripción de los Procedimientos: para el Control de los Procesos,
Productos y Servicios externalizados (ISO 9001:2015), se realiza según
D
el presente documento y se enmarca dentro de una plantilla, ver anexo #
5.
LA
• Descripción para la Documentación de Instrucciones de Trabajos:
se realiza según la plantilla, ver anexo # 6.
O
Son diseñadas siguiendo la estructura establecida, ver anexo # 6.
TR
El detalle de las actividades se redacta en orden secuencial.
La descripción de la instrucción se realiza de acuerdo a las
necesidades de la actividad y puede usarse lista de actividades, fotos,
diagrama de Flujos, tablas entre otros.
N
En la descripción de la instrucción, cuando la actividad lo amerite, se
O
consideran aspectos tales como: materiales, equipos, riesgos
asociados, medidas de seguridad, entre otros.
C
• Lista Maestra de Documentos, ver anexo # 7.

O
• Lista de Control de Información Documentada, ver anexo # 8.

N
• Lista de Distribución de Documentos del SGC, ver anexo # 9.
• Ficha de Procesos, ver anexo # 10.

A
• Emisión y Modificación de Información Documentada, ver anexo

PI
# 11.
O
• Políticas de ESVENCA: entre ellas se tienen las administradas por las

diversas unidades organizativas, ejemplos las de alcohol y drogas,
C
seguridad de la información, seguridad industrial, salud ocupacional y

ambiente, entre otras.
NOTA 10: Algunas de las plantillas utilizadas para las políticas podrán ser
similar a la plantilla de misión, visión, alcance y política de la calidad y
deberán ser aprobadas por representante de la alta dirección.
• Diagrama de Flujos: consiste en representar gráficamente hechos,

situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de
símbolos. el software utilizado en la organización es Microsoft Visio.

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NOTA 11: Cuando se considere necesario complementar gráficamente un

procedimiento, se elabora un Diagrama de Flujo, siguiendo las instrucciones
que se presentan en la descripción de los procedimientos, (ver anexo # 6).
En el caso que se decida no diseñar Diagrama de Flujo, se coloca en el
contenido del procedimiento, en el punto correspondiente a Diagrama de
Flujo la expresión “N/A” (no aplica).
A
NOTA 12: La estructura y formato de los procedimientos documentados
D
pueden ser una combinación de texto y diagrama de flujo.
LA
NOTA 13: Para la elaboración de los diagramas de flujo, consultar la
instrucción de trabajo “Elaboración de Diagramas de Flujo” Cód.: ESV-GCP-
INS-001.
O
NOTA 14: Todo documento deben contener los campos mínimos tales como
lo de encabezados y de aprobación que corresponda, a continuación se
TR
ilustra: N
ENCABEZADO DE DOCUMENTOS
O
Encabezado
Esquema de codificación (Letra
Arial, N° 8).
C
Logotipo de ESVENCA
O
N
A
Ejemplo
PI
O
C
GERENCIA Y/O ÁREA FUNCIONAL: Fuente Arial 11 – Negrita y Mayúscula.
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Fuente Arial 11 – Negrita y Mayúscula.
• Formularios: Los formularios se elaboran para apoyar documentos

tales como instrucciones de trabajo, procedimientos, entre otros. El área
funcional que lo elabora debe tener en consideración los campos
mínimos siguientes:

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Logotipo de la Todo los documentos se identifican con el logo y nombre de

Organización: la Organización ESV, alineado a la izquierda.
El código del formulario se establece según lo descrito en el
Código:
punto 4.1.3 del presente documento alineado a la derecha
Número de la revisión del formulario. En el caso que sea la
primera versión documentada del formulario, se coloca
A
doble cero (00) y luego con cada versión se aumenta de uno
Revisión: en uno, alineado a la derecha.
D
La identificación de los cambios de los documentos se
asocia en las portadas y encabezados de los documentos
identificados las nuevas revisiones de las mismas.
LA
Fecha de Fecha en que se pone en vigencia el formulario, alineado a
Aprobación: la derecha
Título: Se coloca en la parte superior central del formulario.
O
Este orienta al usuario del formulario cada campo del
Instructivo:
mismo.
TR
Alineado a izquierda se coloca el código de la plantilla y
Pie de Página: alineado a la derecha se ubica el número de revisión (Si
aplica).
N
NOTA 15: La información documentada que deba ser conservada debe seguir los
lineamientos establecidos en la nota 14, además de identificar (en los casos que el
O
área funcional lo considere necesario) en la parte inferior derecha del formulario en
letra Arial, número 8 y en mayúsculas las iniciales del elaborador, revisor y
aprobador, según corresponda. Ejemplo: F.I / L.M / R.C.
C
NOTA 16: Los líderes de las áreas funcionales o responsables de procesos tienen
O
la potestad de incluir o no como anexos los formularios que se referencien en sus

documentos. En tal sentido si dichos formularios no aparecen como anexos deben
estar referenciados en los registros asociados.
N
NOTA 17: Cuando existan campos en blanco en formularios se deben inhabilitar

colocando una raya o N/A.
A
NOTA 18: Para los documentos que son generados en grandes volúmenes tal
PI
como facturas, notas de transferencia de materiales, equipos en general y fluidos,

entre otros, no será necesario colocar su codificación; serán identificados solo por
el nombre del documento y/o cualquier otro dato que el líder del área funcional
O
considere
C
NOTA 19: Todos los formularios declarados en el Sistema de Gestión de la

Calidad, deben cumplir con la estructura solicitada en este documento con
excepción de los formularios que son generados por medio de los sistemas
administrativos en los cuales solo se exige como mínimo el código, fecha de
aprobación y revisión, debido a las limitantes a nivel de sistemas informáticos.
• De los Documentos Adicionales: se estructuran de acuerdo con el

requerimiento de especificación del mismo incluyendo los campos
mínimos, descritos en el punto anterior (complementar con la nota 14).

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4.1.3. Codificación e Identificación de los Cambios en los Documentos

Gerencia de Calidad y 10. Codificar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. La
Proceso. codificación del sistema documental está compuesto por 12 dígitos
alfanuméricos divididos en 4 grupos, se detalla de la siguiente manera:
A
AAA-BBB-CCC-DDD
D
AAA: Identifica la organización que implementa el sistema documental.
Sigla de Denominación ESV (ESVENCA).
LA
BBB: Áreas funcionales. Siglas de áreas funcionales.
Área Funcional Códigos
O
Presidencia PRE
Vicepresidencia de Planificación estrategia y Control de Gestión PCG
TR
Vicepresidencia de Operaciones VPO
Vicepresidencia de Comercial VPC
Gerencia de Desarrollo de Negocios GDN
N
Coordinación de Oferta COF
O
Vicepresidencia de Administración y Finanzas VPF
Contraloría CTA
C
Superintendencia de Contrataciones y Procura SCP

Superintendencia de Mantenimiento SMA
O
Superintendencia de Tecnología e Innovación STI

Mantenimiento Integral MIN
N
Laboratorio LAB
Gerencia de Talento Humano GTH
A
Gerencia de Seguridad y Salud Laboral SSL

PI
Gerencia de Fluidos de Perforación GFP

Gerencia de Control de Sólidos GCS
O
Gerencia de Coiled Tubing GCT

Gerencia de Calidad y Procesos GCP
C
Gerencia de Administración de Contratos ADC

Gerencia de Administración ADM
Gerencia de Contabilidad CON
Coordinación de Servicios Generales SGE
Coordinación de Sistemas de Administrativos SAD
Coordinación de Preparación de Fluidos de Perforación PFP
Coordinación de Logística de Transporte L&T
Coordinación de Inventario INV

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Coordinación de Infraestructura INF

Coordinación de Informática y Telecomunicaciones I&T
Coordinación de Compras Nacionales CNA
Coordinación de Compras Internacionales CIN
A
CCC: Tipo de documento.
D
Cada documento se codifica según las tres letras iniciales del nombre del
documento, en caso de que exista una duplicidad se sigue con la
LA
siguiente letra:
Por ejemplo:
O
Procedimiento PRO
Política POL
Plan
TR PLN
A continuación se listan los códigos de algunos documentos identificados

N
dentro de nuestro sistema documental:
O
Tipo de Documento Código

C
Cadena de Valor CAD

Diagrama de Flujo DFL
O
Especificaciones Técnicas ESP

Ficha de Procesos FPR
N
Formulario FOR
Guía GUI
A
Indicador IND
PI
Instrucción de Trabajo INS

Manual MAN
O
Minuta de Reunión MIN

Normas NOR
C
Objetivos OBJ
Organigrama ORG
Plan PLN
Plantilla PLA
Política POL
Procedimiento PRO
Programa PRG
Proyecto PRY

RIF: J-30482511-0
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NOTA 20: Cuando no se cumple con la premisa inicial, se establecen las

nomenclaturas ya descritas en el presente documento, siempre asociadas a
los procesos origen del cual se derivan.
DDD: Sigla numérica, correlativo desde 001 hasta 999.
A
D
4.2. Control de la Información Documentada
LA
4.2.1. Disponibilidad y Protección de Información Documentada
O
Todas las áreas 11. La disponibilidad de la información documentada de ESVENCA, estará en 2
TR
funcionales de la puntos de uso, en medio digital a través de la intranet y en medio físico en
Organización y carpetas resguardadas por la Gerencia de Calidad y Procesos que están
debidamente archivadas y protegidas.
Coordinación de I&T.
N
NOTA 21: La divulgación de la información documentada se detalla en el
punto 4.2.2 del presente documento.
O
12. La protección de la información documentada de las diversas Gerencias y

C
Coordinaciones en medio digital como en medio físico, se puede hacer con

uso de diversos mecanismos entre ellos los nombrados a continuación:
O
Medio Físico
Carpetas manila de diferentes tamaños.
N
Carpetas plásticas, dos aros, tres aros desde ½” hasta 3”.

Fundas plásticas de diversas dimensiones.
Carpetas de Fuelle (Acordeón).
A
Carpetas de Cartón dos aros, tres aros, de diversas dimensiones en

PI
pulgadas.
Otro mecanismo disponible en la organización.
O
Medio Digital
C
La protección de la información de manera digital puede abarcar, desde

respaldos o backup de la intranet en el servidor interno adicionalmente, la
Gerencia de Calidad y Procesos manejará un respaldo de esta
información en el servidor de almacenamiento de la organización, además
a esto los usuarios de la intranet solo tendrán acceso para visualizar y
descargar la información más no podrán editar, la organización también
cuenta con antivirus y archivos con claves para modificación en aquellas
de documentación que requieran cuidado contra perdida de integridad de
información.

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Página: 17 de 35
NOTA 22: Toda información documentada deberá estar protegida de factores

que impliquen humedad, polvo y elevadas temperaturas (fuentes caloríficas y
luz solar, entre otros).
4.2.2. Distribución, Acceso, Recuperación, Uso y Divulgación de Información Documentada
A
D
Gerencia de Calidad y 13. La distribución de la información documentada se clasificará en dos de
LA
Procesos y Coordinación formas: controlada y no controlada.
de I&T.
La información documentada será identificada con sello de copia controlada y
no controlada, además será registrada en “Lista de Distribución de documentos
O
del SCG” Cód.: ESV-GCP-FOR-003 esto con el fin de asegurar su control.
TR
NOTA 23: Todos los documentos impresos por cualquier área funcional son
Copias No Controladas. Las Copias Controladas son las suministradas y
selladas por la Gerencia de Calidad y Procesos.
N
14. El personal de la Gerencia de Calidad y Procesos así como el Coordinador
de I&T tendrán el rol “Administrador” en la intranet; por lo tanto son los
O
únicos que tendrán permiso de modificar, editar y eliminar información en la
intranet; sin embargo el resto de los usuarios tendrán acceso solo para
C
visualización y descarga.
O
NOTA 24: Para el acceso de la información documentada en medio físico,

cualquier área funcional podrá solicitar a la Gerencia de Calidad y Procesos el
medio físico que necesite consultar.
N
NOTA 25: La información documentada se encuentra en la intranet, su

A
recuperación, se realizará a través de las copias de seguridad que se hacen

una vez a la semana. De tener algún problema con el acceso o la interfaz de la
PI
intranet se debe realizar solicitud de soporte a la Coordinación de I&T, de

existir algún problema con la documentación cargada en la internet se deberá
de notificar vía escrita al personal de la Gerencia de Calidad y Procesos para
O
su adecuado tratamiento.
C
NOTA 26: Solo tendrán copias controladas físicas aquellas áreas funciones
que sean necesarias y emitan su solicitud a la Gerencia de calidad y Procesos
y deberán de firmar la “Lista de Distribución de Información Documentada”
Cód.: ESV-GCP-FOR-003.
15. La ubicación y acceso de la información documentada que necesite ser

conservada en medio físico y/o digital serán definidas por cada unidad o
responsable de área para facilitar su búsqueda cuando sea requerido, para
evitar su modificación no intencionada de parte del cliente o cualquier

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Página: 18 de 35
unidad interesada en la organización; además serán responsables del

resguardo y recuperación de los mismos, registrarlo en el formulario “Lista
de Control de Información Documentada” Cód.: ESV-GCP-FOR-002.
NOTA 27: Cuando sea aplicable de acuerdo a la importancia y características

de la información documentada, se debe de realizar medidas de respaldo
A
(respaldos en el servidor de archivos, discos portables, nube), con la finalidad
de recuperarlos en caso fortuito de que se pierdan o dañen.
D
16. La Gerencia de Calidad y Procesos es responsable de retirar y destruir la
LA
información documentada obsoleta de la Intranet y de los puntos de uso en
el menor tiempo posible, para prevenir el uso no intencionado de los
mismos. Se resguardará en electrónico la versión anterior a la vigente.
O
Estos documentos se organizarán en carpetas por área funcional.
TR
17. Para la divulgación de la información documentada, la Gerencia de Calidad
y Procesos emitirá un correo de distribucióndocumentos@esvenca.com
a todo el personal de la organización, donde se listarán los documentos
emitidos o actualizados del SGC, adicionalmente cuando los cambios sean
N
relevantes y la Gerencia de Calidad y Procesos lo considere necesario, se
contemplara una divulgación o mesa de trabajo con el personal involucrado
O
para informarle de dichos cambios.
4.2.3. Almacenamiento y Preservación de Información Documentada
C
O
Gerencia de Calidad y 18. Toda la información documentada en medio digital será almacenada en la
Procesos. intranet y en medio físico en las carpetas.
N
19. En el caso de ser información documentada que necesite conservación en

medio digital que no sea la intranet, se pueden almacenar en el servidor de
A
archivos de cada área funcional.

PI
NOTA 28: La información documentada deberá de ser almacenada en

carpetas debidamente identificadas y en una ruta accesible y de conocimiento
O
público o de conocimiento del líder de la gerencia o coordinación que

corresponda.
NOTA 29: Toda información documentada que no necesite ser editada, se
C
almacenará en extensión PDF y deberá tener una marca de agua de “COPIA

NO CONTROLADA”. Para evitar su modificación no intencionada de parte del
cliente o cualquier unidad interesada en la organización.
20. Es responsabilidad de cada área funcional disponer un lugar de manera

permanente, para información documentada del Sistema de Gestión de la
Calidad. En aquellas Gerencias o Coordinaciones que necesiten la
conservación de información documentada se destinaran carpetas para el
almacenamiento de los mismos, a fin de mantener la preservación y
legibilidad.

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Página: 19 de 35
21. La información documentada debe de archivarse y conservarse de forma tal

que puedan encontrarse y recuperarse fácilmente y en unas condiciones que
se minimicen los riesgos de daño o deterioro.
4.2.4. Control de Cambios, Conservación y Disposición
A
D
Gerencia de Calidad y 22. Para el control de los cambios se utilizará la “Lista Maestra de Documentos”
Procesos / Lideres de Cód.: ESV-GCP-FOR-001 en el cual se plasmará número de revisión de la
LA
Área Funcional información documentada y otros datos de relevancia del documento a
actualizar o modificar.
O
23. La conservación de la información documentada debe ser establecida por
dos tiempos, uno establecido para el archivo activo y otro tiempo para el
archivo inactivo el cual se establece en el formulario “Lista de Control de
TR
Información Documentada” Cód.: ESV-GCP-FOR-002 según los criterios de
los líderes de área funcional. El tiempo se debe establecer por año
calendario.
N
NOTA 30: El tiempo de retención de la información documentada va a
O
depender de ciertos reglamentos y leyes que consideren estos temas.
Ejemplo, la información documentada asociados al área financiera o tributaria
C
debe ser el tiempo que se establezca por ley para efecto de fiscalizaciones
requeridas.
O
24. La disposición final de la información documentada la establecerá cada

área funcional en el formulario “Lista de Control de Información
N
Documentada” Cód.: ESV-GCP-FOR-002.
NOTA 31: La información documentada proveniente de los sistemas

A
informáticos que deba ser conservada, no tendrá definido un tiempo de

retención como archivo inactivo debido a que los mismos son respaldados en
PI
los servidores internos que manejan gran volumen de almacenamiento.
NOTA 32: En caso de que el usuario necesite recuperar un documento que

O
este almacenado en el archivo inactivo deberá hacerlo a través del líder del
área funcional, el cual debe designar una persona responsable de la custodia y
C
resguardo de los registros inactivos que están en carpetas, colocadas en cajas

(por ejemplo archí cómodos) que están identificadas con una etiqueta. Dicha
identificación es propuesta por cada área funcional.
NOTA 33: En caso de desincorporación de los registros del archivo inactivo,

debido a que se cumplió su tiempo de retención, la unidad debe notificar a la
Gerencia de Calidad y Procesos, mediante un correo, que los registros serán
desincorporados y actualizar en caso de ser necesario la “Lista de Control de
Información Documentada” Cód.: ESV-GCP-FOR-002, una vez
desincorporados los registros del archivo inactivo.

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NOTA 34: El formulario “Lista de Control de Información Documentada” Cód.:

ESV-GCP-FOR-002, indica el código, identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, conservación y disposición de la información
documentada de ESVENCA, ver Anexo # 08.
4.2.5. Información documentada de Origen Externo
A
Gerencia de Calidad y 25. La información documentada de Origen Externo: Cada líder de área
D
Procesos. funcional debe identificar y mantener disponibles las versiones vigentes de
LA
los documentos de procedencia externa asociados a su área de gestión.
Se controlará utilizando el formulario “Lista Maestra de Documentos” Cód.:

ESV-GCP-FOR-001, se debe codificar basándose en el punto 4.1.3 de este
O
documento y sólo se le ante pondrá al código la palabra “EXT”.
TR
Ejemplo: EXT-AAA-BBB-CCC-DDD
N
26. La información documentada en físico deberá de llevar sello húmedo de
documento de procedencia externa y en digital marca de agua que lo
O
identifique como documento externo. Ejemplo:
C
DOCUMENTO DE PROCEDENCIA EXTERNA
Código del documento:

Fecha de expedición/versión:
O
Dueño del proceso:

Fecha ingreso al SGC:
N
GERENCIA GCP - ESVENCA

A
PI
5. DIAGRAMA DE FLUJO
O
NO APLICA
C
6. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL
Postura inadecuada, contacto con material filoso, contacto eléctrico, iluminación inadecuada, radiación no
ionizantes, caída a un mismo nivel y de un nivel a otro y golpeado por / contra.

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7. ASPECTOS AMBIENTALES
Generación de desechos domésticos, consumo de energía, consumo de papel, consumo de agua,

generación de desechos sólidos reciclables y generación de efluente.
A
8. REGISTROS ASOCIADOS
D
ESV-GCP-FOR-001 Lista Maestra de Documentos.
LA
ESV-GCP-FOR-002 Lista de Control de Información Documentada.
ESV-GCP-FOR-003 Lista de Distribución de Documentos del SGC.
ESV-GCP-POL-001 Política de la Calidad.
O
ESV-GCP-OBJ-001 Objetivos de la Calidad.
ESV-GCP-PLN-002 Plan para el Logro de los Objetivos de la Calidad.
ESV-GCP-ALC-001 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
TR
ESV-GCP-FOR-004 Emisión y Modificación de Información Documentada
N
9. DOCUMENTOS Y NORMAS DE REFERENCIA
O
• Norma Venezolana FONDONORMA ISO 9000:2015 “Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario”.
C
• Norma Venezolana FONDONORMA ISO 9001:2015 “Sistema de Gestión de la Calidad-Requisitos”.

• Norma venezolana FONDONORMA ISO 10013:2002 “Directrices para la Documentación del Sistema
O
de Gestión de la Calidad”.
• ESV-GCP-INS-001 “Elaboración de Diagrama de Flujo”.
N
10. ANEXOS
A
Anexo 1. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

Anexo 2. Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
PI
Anexo 3. Política de la Calidad

Anexo 4. Objetivos de la Calidad
O
Anexo 5. Plantilla de Procedimiento

Anexo 6. Plantilla de Instrucción de Trabajo
C
Anexo 7. Lista Maestra de Documentos

Anexo 8. Lista de Control de Información Documentada
Anexo 9. Lista de Distribución de Documentos del SGC
Anexo 10. Ficha de Procesos
Anexo 11. Emisión y Modificación de Información Documentada

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Página: 22 de 35
11. ANEXOS
ANEXO 1. MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
A
Logotipo de ESV
D
LA
O
TR
N
O
C
Encabezado Central:
O
Letra Candara, N° 32, Negrita,

Mayúscula.
N
A
PI
O
Letra Arial N° 16.

C

RIF: J-30482511-0
Página: 23 de 35
Encabezado Central:
Letra Candara, N° 32, Negrita,
A
Mayúscula.
D
LA
Encabezado Central:
O
Letra Arial, N° 14, Negrita,
Mayúscula.
TR
N
O
Letra Arial, N° 11, Negrita.
C
O
N
A

PI
O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 24 de 35
A
D
ANEXO 2. PROCEDIMIENTO
LA
O
TR
Letra Arial, N° 11.
N
O
C
Números Romanos.
O
N
A
PI
O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 25 de 35
ANEXO 2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
A
D
LA
O
TR
N
O
C
O
N
A
PI
O
C

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Página: 26 de 35
ANEXO 3. POLÍTICA DE LA CALIDAD
A
D
LA
O
TR
N
O
C
O
N
A
PI
O
C

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Página: 27 de 35
ANEXO 4. OBJETIVOS DE LA CALIDAD
A
D
LA
O
TR
N
O
C
O
N
A
PI
O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 28 de 35
ANEXO 5. PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO
Esquema de Codificación
y N° de Revisión:
Logotipo de ESV
A
D
LA
Encabezado Central:
O
Letra Arial, N° 11,
Negrita, Mayúscula.
TR
N
Letra Arial, N° 16, Negrita, Mayúscula.
O
Letra Arial, N° 11, Negrita

C
O
N
A
Esquema de Elaboración,
Revisión y Aprobación:
PI

O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 29 de 35
ANEXO 5. PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO
A
D
Se indica el propósito que se desea alcanzar con el procedimiento.
LA
Se define el alcance del procedimiento. Se identifica la unidad responsable del mismo y se
mencionan las áreas que cubren el procedimiento.
Este apartado contiene las definiciones de términos claves necesarias para la

comprensión inmediata del procedimiento y se ordena alfabéticamente.
O
En este apartado se identifican las normas básicas así como las
TR
actividades o tareas a realizar de manera ordenada y explicativa,
indicando qué hacer, cómo hacer, quién lo hace, dónde y cuándo.
Es la forma gráfica de representar la secuencia de las actividades del procedimiento.

N
Declarar las condiciones de riesgos asociadas a esa actividad y/o
proceso.
O
Declarar las condiciones ambientales asociadas a esa actividad y/o proceso.

C
Listar los registros asociados al procedimiento junto a la codificación que corresponda.

O
Listar normas y procedimientos internos para comprensión de

origen y sub procesos.
N
Incluir en el procedimiento los anexos referidos en el mismo.

A
PI
O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 30 de 35
ANEXO 6. INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
Logotipo de ESV Esquema de Codificación y

N° de Revisión:
A
D
Encabezado Central:
LA
Letra Arial, N° 11,
Negrita, Mayúscula.
O
TR
N
O
Letra Arial, N° 16, Negrita, Mayúscula.
C
Letra Arial, N° 11, Negrita

O
Esquema de Elaboración,
N
Revisión y Aprobación:

A
PI
O
C

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Página: 31 de 35
ANEXO 6. INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
A
Se indica el propósito que se pretende alcanzar con la instrucción, estos se
D
redactan con un verbo de acción.
LA
Se indica el alcance de la instrucción y se identifica la unidad responsable de la misma.
En este campo se describe la instrucción, se coloca el paso a paso, listando

y describiendo las actividades a seguir con su respectivo responsable.
O
TR
Declarar las condiciones de riesgos asociadas a esa actividad y/o
proceso.
Declarar las condiciones ambientales asociadas a esa actividad y/o proceso.

N
O
Listar los registros asociados a la instrucción de trabajo junto a la codificación que corresponda.
C
Incluir en la instrucción los anexos referidos en el mismo.

O
N
A
PI
O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 32 de 35
ANEXO 7. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
A
D
LA
O
TR
N
ANEXO 8. LISTA DE CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
O
C
O
N
A
PI
O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 33 de 35
ANEXO 9. LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC
A
D
LA
O
TR
N
O
C
O
N
A
PI
O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 34 de 35
ANEXO 10. FICHA DE PROCESOS
A
D
LA
O
TR
N
O
C
O
N
A
PI
O
C

RIF: J-30482511-0
Página: 35 de 35
ANEXO 11. EMISIÓN Y MODIFICACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
A
D
LA
O
TR
N
O
C
O
N
A
PI
O
C

Esv-Gcp-Pro-001 Información Documentada Rev 17. I

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C

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

4. NORMAS BÁSICAS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6

4.2.3. Almacenamiento de Información Documentada 18

4.2.5. Información documentada de Origen Externo 20

6. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL 20

9. DOCUMENTOS Y NORMAS DE REFERENCIA 21

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

procedimiento o formulario. Los anexos se deben adjuntar físicamente al documento

• Archivo Activo: es un tipo de archivo en el cual los documentos se mantienen disponibles en el

requeridos o que han sido inactivos.

• Codificación: operación consistente en asignar un código único alfanumérico a los documentos

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

• Contexto de la Organización: combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener

• Desincorporación de Documentos: se refiere a la exclusión de cualquier tipo de documentos

éstos (3.8.2) - 9001:2015.

Documento Controlado: documento que pertenece al Sistema de Gestión de la Calidad y que

• Documento No Controlado: documento que pertenece al Sistema de Gestión de la Calidad y no

• Documentos Origen Externos: la organización debería considerar los documentos externos y su

mantenimiento (ISO 10013:2001).

• ESV: ENVIRONMENTAL SOLUTIONS DE VENEZUELA, C.A. (ESVENCA).

• Información: datos que poseen significado (ISO 9000:2015).

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

• Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una

• Objetivos de la Calidad: algo ambicioso o pretendido, relacionado con la calidad. (ISO

• Riesgo: efecto de la incertidumbre.

• Revisión: determinación la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto para lograr unos

objetivos establecidos. (ISO 9000:2015).

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

4. NORMAS BÁSICAS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Las actividades para la Información documentada de ESVENCA, se ilustran en la siguiente figura,

En ESVENCA, la creación y actualización de información documentada podría clasificarse en

La reasignación de códigos de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, no está

decidan eliminar un documento o formulario, este quedará registrado en la “Lista Maestra de

fue procesada dicha solicitud.

Todo documento asociado a la implementación del sistema de gestión de la calidad debe

El sistema Documental de ESVENCA se rige por lo descrito en el presente documento, para el

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

En el presente documento, se emplea el término “Información Documentada que necesite ser

La estructura y control de la información documentada de los procesos que conforman la

empresa, se regirán por lo establecido en este procedimiento y sus documentos asociados,

La aprobación de la documentación de trabajo será a conveniencia de la organización de

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

4.1. Creación y Actualización de Información Documentada

Proceso de revisión: La revisión de los documentos del SGC (manual de

calidad, filosofía de gestión, cadena de valor, política de la calidad, alcance

Proceso de aprobación: deberá ser realizado por presidencia de ESV.

Todas las áreas 2. Crear y actualizar “Información documentada de la organización

funcionales de la ESVENCA-Documentos de Soporte”, forma parte del mejoramiento continuo

Etapa I: Proceso de Elaboración o Actualización.

La elaboración y/o actualización de información documentada necesarias para

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17

representantes de las diversas unidades organizativas.

NOTA 1: Actualizar los documentos de cualquier unidad cuando sea pertinente

actualización de normas que corresponda, inclusión de nuevas tecnologías entre

4. Informar a la Gerencia de Calidad y Procesos a través del correo

electrónico del Sistemas Integrados de Gestión

Gerencia de Calidad y 5. Recibe correo electrónico con solicitud de inclusión o actualización de

Proceso. información documentada al sistema documental, e informa a la unidad

NOTA 5: Las solicitudes de emisión y/o actualización de los documentos

NOTA 6: En los casos donde el documento a incluir en el sistema documental

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión: 17