PROCEDIMIENTO Código : DGMPR001

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1. OBJETIVO
Definir la estructura de los documentos del Sistema de Gestión Integrado y el control de las
actividades relacionadas con la elaboración, aprobación, distribución, revisión, modificación y retiro
de documentos, así como el control de documentos de procedencia externa.

2. ALCANCE
Documentos del Sistema de Gestión Integrado de SEDAPAL.

3. DEFINICIONES
3.1. Dato: Es una información que permite llegar al conocimiento de algo que se utiliza en la toma
de decisiones o en la realización de cálculos a partir de un procesamiento adecuado y teniendo
en cuenta su contexto.
3.2. Documentos de Procedencia Externa: Son aquellos documentos generados en el entorno
externo de SEDAPAL, pero que sirven de base para la ejecución de procesos y actividades,
pues en ellos se encuentran datos e información de consulta. Por ejemplo, requisitos legales y
otros requisitos, y documentos técnicos.
3.3. Documentos del SGI: Describen los elementos del Sistema de Gestión Integrado con el fin
de verificar su eficacia bajo las Normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO/IEC 27001,
ISO/IEC 22301, ISO/IEC 17025 e ISO/IEC 17020.
3.4. Ente Acreditador: Organismo de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la
conformidad que constituye la demostración formal de su competencia para llevar a cabo
tareas específicas de evaluación de la conformidad.
3.5. Ente Certificador: Organismo de tercera parte que tenga la autorización para emitir
Certificados en las Normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO/IEC 27001 e ISO 22301.
3.6. Especificación Técnica: Documento generado en el entorno interno de SEDAPAL que
establece requisitos. También, en el caso de SEDAPAL, el Comité Técnico Permanente elabora
y/o actualiza las especificaciones técnicas para la ejecución y/o mantenimiento de la
infraestructura de saneamiento, así como la revisión de normas y reglamentos que se
requieran en el ámbito de obras de saneamiento.
3.7. Formulario: Documento que da lugar a un registro cuando se utilice para registrar un control
o lectura.
3.8. Instrucción: Detalla la forma de desarrollar una actividad específica en un proceso
determinado.
3.9. Isosystem Document: Herramienta que permite la gestión del control de documentos y
cuya aplicación se detalla a través del DGMIN001 Instrucción Aplicación del Isosystem
Document.
3.10. Manual del SGI: Describe el Sistema de Gestión Integrado.
3.11. Objetivos del SGI: Fin de carácter general coherente con la Política de Calidad, Medio
Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información*, que la Empresa
establece.
3.12. Organismo de Inspección: Organismo que realiza una inspección, que es el examen de un
producto, proceso, servicio o instalación o su diseño y determinación de su conformidad con
requisitos específicos o, sobre la base del juicio profesional, con requisitos generales.
3.13. Plan de Contingencias: Documento específico preestablecido de coordinación, alerta,
movilización y respuesta ante la ocurrencia o inminencia de un evento particular para el cual
se tiene escenarios definidos como consecuencia de los riesgos de seguridad y salud en el
trabajo, así como los aspectos ambientales significativos potenciales*.
3.14. Plan de Contingencia del Proceso: Documento que establece un conjunto de directrices y
acciones que permitan prevenir y controlar situaciones de emergencia, así como proporcionar
una respuesta operativa rápida.
3.15. Política de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de
la Información*: Política Empresarial en temas de calidad, medio ambiente, seguridad y
salud en el trabajo, y seguridad de la información, expresada formalmente por la Alta
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Dirección. El Sistema de Gestión Integrado (ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001 – ISO/IEC
27001) la adopta como su Política.
3.16. Procedimiento: Detalla la forma especificada para desarrollar una actividad o proceso.
3.17. Procedimiento General: Síntesis del proceso y del conjunto de procedimientos que lo
conforman.
3.18. Programa Ambiental: Enuncia objetivos, metas, secuencia de actividades, recursos y
cronograma que permite lograr un mejor desempeño de los aspectos ambientales
significativos.
3.19. Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo: Describe las acciones, responsables,
indicadores y recursos necesarios para logro de objetivos y cumplimientos de metas
propuestas orientadas a la mejora de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, a fin
de evitar o prevenir daños a la salud y la seguridad ocupacional de los trabajadores como
consecuencia de la exposición a riesgos durante realización de la actividad laboral.
3.20. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
las actividades desempeñadas.
3.21. Tabla de Control: Especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién
debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato
específico.
3.22. Manual de Calidad de los laboratorios de agua potable: Describe el Sistema de Gestión
de Calidad de los Laboratorios, según la Norma ISO/IEC 17025.
3.23. Manual de la Calidad del Organismo de Inspección de Medidores de agua potable:
Describe el Sistema de Gestión de Calidad del Organismo de Inspección, según la Norma
ISO/IEC 17020 y las directrices establecidas por INACAL-DA.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR
 DGMPR002 Procedimiento Control de Registros.
 DGMPR003 Procedimiento Identificación y Verificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos.
 DGMPR020 Procedimiento Situaciones de Emergencia y Capacidad de Respuesta.
 DGMIN001 Instrucción Aplicación del Sistema Isosystem Document.
 DGMIN003 Instrucción Uso de Hojas de Datos de Seguridad de Materiales.
 DGMMA001 Manual de Organización y Responsabilidades Generales de SEDAPAL - MORG.
 DGMMA002 Manual de Estandarización.

5. RESPONSABILIDADES
5.1 Todo el personal en el ámbito de su competencia es responsable de cumplir el presente
procedimiento, revisar permanentemente sus documentos en el Isosystem Document y atender
oportunamente sus pendientes en el mismo.
5.2 Los Jefes de Equipos revisan periódicamente los documentos con los cuales trabaja el personal
a su cargo, para verificar la eficacia de los mismos y comunican al personal sobre los cambios
efectuados para su mejor implantación. Además, vigilan que no se dañen los documentos en el
caso de copias controladas en los puestos de uso.
5.3 Los Coordinadores del SGI son responsables de la administración del Isosystem Document en su
respectivo alcance; asimismo, reemplazan las copias controladas obsoletas de todos los puestos
de uso.
5.4 La Coordinadora SGI retroalimentará en un plazo no mayor de 10 días útiles sobre los criterios
para la homologación de documentos y otras responsabilidades descritas en el presente
procedimiento asociados al control documentario a los nuevos Coordinadores del SGI
designados, y al personal del Equipo Registro y Control en caso de rotación de personal.

6. CONDICIONES GENERALES
6.1 En el Isosystem Document, las categorías de documentos que pueden ser grabadas y/o
impresas son los formularios, cartas, registros y requisitos legales, según lo establecido por
cada Coordinador del SGI, respecto a su alcance.
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6.2 El control de cambios de los documentos se realiza subrayando la nueva información y/o
indicando con un asterisco si se ha eliminado algún texto u otra información relevante que no
ha sido reemplazada.
6.3 De requerir contar con copias controladas en los puestos de uso, las áreas involucradas del SGI
deben solicitarlas al Coordinador de su respectivo alcance (Ver ítem 7.3.2).
6.4 La identificación y distribución de los documentos de procedencia externa, tales como requisitos
legales y otros requisitos, se establece en el DGMPR003 Procedimiento Identificación y
Verificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos.
6.5 Los Equipos deben publicar en un lugar visible los registros del SSTFO002 Formulario
Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Determinación de Controles, cada vez que lo
actualicen. Para el caso de los IPERs de los Despachos de las Gerencias, su publicación está a
cargo del ESHO.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Política de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo, y Seguridad de la

Información
En relación con la revisión y/o actualización de la Política de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y
Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información*:
7.1.1 Los colaboradores de la Empresa, los Coordinadores SGI, el C-SGI, el Comité de Seguridad y
Salud en el Trabajo o el Comité Ejecutivo de Gestión de Seguridad de la Información, deben
presentar su solicitud por escrito al Equipo Gestión Institucional, a fin de que sea validada y
de corresponder se incluya en el Informe Trimestral de la Revisión por la Dirección del SGI, a
fin de que sea aprobada por el Gerente General.
7.1.2 En caso el Representante de la Alta Dirección considere necesario su revisión deberá
presentar su propuesta en reunión del Comité de Coordinadores del SGI, y de corresponder
se incluya en el Informe Trimestral de la Revisión por la Dirección del SGI, a fin de que sea
aprobada por el Gerente General.
7.1.3 Como mínimo incluye en su control, la versión y fecha de aprobación.

7.2 Elaboración, Revisión, Aprobación y Homologación

7.2.1 La necesidad de documentar un proceso o una actividad puede ser identificada en cualquier
área involucrada del SGI. La estructura de los documentos está definida en el ítem 7.6.
7.2.2 La elaboración, revisión, aprobación y homologación de los documentos del SGI se realiza en
los diferentes niveles de la Empresa, a través de Isosystem Document mediante la ruta de
revisión, conforme al siguiente cuadro:
El símbolo ¨/¨ significa “y” u “o” para todos los tipos de documentos del SGI.
7.2.3 Cuando se requiera que el C-AMB y/o C-OHSAS y/o OSI revisen documentos de otros
alcances, los Coordinadores del SGI deben incluirlos en el Nivel 1 de la ruta de elaboración
de documentos.

NIVEL 2: REVISAR NIVEL 3: NIVEL 4:

TIPO DE DOCUMENTO NIVEL 1: ELABORAR
(CONSENSO) APROBAR HOMOLOGAR
Política de Calidad, Medio
Ambiente, Seguridad y Salud
Coordinadores del SGI RAD GG C-SGI
en el Trabajo, Seguridad de
la Información*

CCL-EEC/ CTL-EEC GPDP/RAD GG C-SGI

Políticas CC-EGCM GC/RAD GG C-SGI

OSI GDI/RAD GG C-SGI

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NIVEL 2: REVISAR NIVEL 3: NIVEL 4:

TIPO DE DOCUMENTO NIVEL 1: ELABORAR
(CONSENSO) APROBAR HOMOLOGAR

CGCN GDI/RAD GG
C-SGI

Manual del SGI Coordinadores del SGI RAD GG C-SGI

Manual de Calidad de los CTL-EEC/ GPDP/

GG CCL-EEC
CCL-EEC
Laboratorios de Agua Potable RAD
Manual de la Calidad del
CT-EGCM/
Organismo de Inspección de GC/RAD GG CC–EGCM
CC-EGCM
medidores de agua potable
Coordinadores ISO
Objetivos de Calidad Personal Responsable 9001/Gerentes GG C-SGI
involucrados/ RAD

Objetivos y Metas C-AMB/ Gerentes

Personal Responsable GG C-AMB
Ambientales involucrados/RAD

C-OHSAS/ Gerentes
Objetivos y Metas SST Personal Responsable GG C-OHSAS
involucrados/ RAD
Objetivos y Metas de OSI/ Gerentes
Personal Responsable GG OSI
Seguridad de la Información involucrados/ RAD

Objetivos de Calidad
CCL-EEC / CTL-EEC GPDP/ RAD GG CCL-EEC
Laboratorios de Agua Potable
Objetivos de Calidad del
GC /
Organismo de Inspección de CC-EGCM / CT-EGCM GG CC–EGCM
RAD
medidores de agua potable
Aspectos Ambientales C-AMB -- -- --
Actividades Críticas
Personal Responsable C-AMB Jefes de Equipo C-AMB
Ambientales
C-AMB/
Programas Ambientales Personal Responsable Gerente de Área C-AMB
Jefes de Equipo
Personal Responsable/
Peligros y Riesgos SST Jefes de Equipo C-OHSAS C-OHSAS
Profesional del ESHO
Riesgos Significativos SST Personal Responsable C-OHSAS Jefes de Equipo C-OHSAS
Control Operacional SST Personal Responsable C-OHSAS Jefes de Equipo C-OHSAS
C-OHSAS/
Programas SST Personal Responsable Gerente de Área C-OHSAS
Jefes de Equipo
Inventario de Activos de
Personal Responsable OSI Jefes de Equipo OSI
Información
Evaluación de Riesgos de
Personal Responsable OSI Jefes de Equipo OSI
Seguridad de la Información

C-AMB/C-OHSAS
Planes de Contingencia Personal Responsable GG C-SGI
RAD
Planes de Contingencia de Coordinador del
Personal Responsable Jefes de Equipo Gerente de Área
Procesos Alcance
OSI/
Planes de Contingencia SGSI Personal Responsable Gerente de Área OSI
Jefes de Equipo
Plan de Tratamiento de
Riesgos de Seguridad de la Personal Responsable OSI Jefes de Equipo OSI
Información
Plan de Calidad GPDP/
EEC/ CTL-EEC/ CCL-EEC GG CCL-EEC
Laboratorios de Agua Potable RAD
Declaración de Aplicabilidad
OSI Jefes de Equipo RAD OSI
- SGSI
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NIVEL 2: REVISAR NIVEL 3: NIVEL 4:

TIPO DE DOCUMENTO NIVEL 1: ELABORAR
(CONSENSO) APROBAR HOMOLOGAR
Coordinador del
Procedimientos Generales Personal Responsable Jefes de Equipo Gerente de Área
Alcance
Procedimientos Integrados Personal Responsable Coordinadores del SGI RAD C-SGI
Procedimientos Personal Responsable Jefes de Equipo Gerentes C-SGI
Personal EGIP/ Jefe EGIP /
Procedimientos PTA Profesionales CC-PTA
Personal ESCP Jefe ESCP
Personal EASu/ Jefe EASu/
Procedimientos GOAS Profesionales CC-GOAS
Personal EOMASBA Jefe EOMASBA
Procedimientos EDP Personal EDP Profesionales Jefe EDP CC-EDP
Gerente de
Procedimientos GPO Personal Responsable Jefes de Equipo Proyectos y CC-GPO
Obras
Gerente
Procedimientos GC Personal Responsable Jefes de Equipo CC-GC
Comercial
Gerente de
Procedimiento GSC Personal Responsable/ Jefes de Equipo CC -GSC
Servicios Centro
Especialistas
C-AMB/
Procedimientos Ambientales Personal Responsable RAD C-AMB
C-SGI
C-OHSAS/
Procedimientos SST Personal Responsable RAD C-OHSAS
C-SGI

Jefes de Equipo/
Procedimientos SGSI Personal Responsable RAD OSI
OSI
GDI/
Procedimientos GCN Personal Responsable RAD CGCN
CGCN
Procedimientos Laboratorios
Personal Responsable Profesionales CTL-EEC CCL-EEC
de Agua Potable
Procedimientos del
Organismo de Inspección de Personal Responsable Profesionales J-EGCM CC-EGCM
Medidores de Agua Potable
Instrucciones Personal Responsable Personal Responsable Jefes de Equipo C-SGI

Instrucciones Integradas Personal Responsable Personal Responsable C-SGI C-SGI

Personal EGIP/ Jefe EGIP
Instrucciones PTA Profesionales CC-PTA
Personal ESCP Jefe ESCP
Personal EASu/ Jefe EASu/
Instrucciones GOAS Profesionales CC-GOAS
Personal EOMASBA Jefe EOMASBA
Instrucciones EDP Personal EDP Profesionales Jefe EDP CC-EDP
Instrucciones GPO Personal GPO Profesionales Jefes de Equipo CC-GPO
Instrucciones GC Personal Responsable Personal Responsable Jefes de Equipo CC-GC
Instrucciones GSC Personal Responsable Profesionales/Especialistas Jefe de Equipo CC-GSC
Instrucciones Ambientales Personal Responsable C-AMB Jefes de Equipo C-AMB
Instrucciones SST Personal Responsable Jefe ESHO Jefes de Equipo C-OHSAS
Instrucciones del SGSI Personal Responsable Personal Responsable Jefes de Equipo OSI
Instrucciones Laboratorios de
Personal Responsable Personal Responsable CTL-EEC CCL-EEC
Agua Potable
Instrucciones del Organismo
de Inspección de Medidores Personal Responsable Personal Responsable J-EGCM CC-EGCM
de Agua Potable
Formularios Personal Responsable Personal Responsable Jefes de Equipo C-SGI
Formularios Integrados Personal Responsable Coordinadores del SGI C-SGI C-SGI
Coordinador del
Formularios Calidad Personal Responsable Personal Responsable Jefes de Equipo
Alcance
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NIVEL 2: REVISAR NIVEL 3: NIVEL 4:

TIPO DE DOCUMENTO NIVEL 1: ELABORAR
(CONSENSO) APROBAR HOMOLOGAR

C-AMB/
Formularios Ambientales Personal Responsable C-SGI C-AMB
Jefes de Equipo
C-OHSAS/
Formularios SST Personal Responsable Jefe del ESHO C-OHSAS
Jefes de Equipo
OSI /
Formularios del SGSI Personal Responsable C-SGI OSI
Jefes de Equipo
Formularios de Laboratorios
Personal Responsable Profesionales CTL-EEC CCL-EEC
de Agua Potable
Formularios del Organismo
de Inspección de Medidores Personal Responsable Profesionales CT-EGCM CC-EGCM
de Agua Potable
Tablas de Control Personal Responsable Jefes de Equipo Gerente C-SGI
Personal EGIP/ Profesionales/
Tablas de Control PTA GPDP CC-PTA
Personal ESCP Jefes de Equipo
Personal EASu/ Profesionales/
Tablas de Control GOAS GPDP CC-GOAS
Personal EOMASBA Jefes de Equipo
Profesionales/
Tablas de Control EDP Personal EDP GPDP CC-EDP
Jefes de Equipo
Tablas de Control GPO Personal Responsable Jefes de Equipo GPO CC-GPO
Tablas de Control GC Personal Responsable Jefes de Equipo GC CC-GC
CC- EOMR-B/
Tablas de Control GSC Personal Responsable Jefe de Equipo
Profesionales/Especialistas CC- EOMR- AV
Tablas de Control Jefe EGIP
Profesionales CTL-EEC CCL-EEC
Laboratorios de Agua Potable Jefe EEC
Tabla de Control del
Organismo de Inspección de Profesional/Técnico Profesionales CT-EGCM CC-EGCM
Medidores de Agua Potable
Coordinador del
Especificaciones Técnicas Personal Responsable Profesionales Jefes de Equipo
Alcance
Especificaciones Técnicas de
Comité Técnico Coordinador del
la infraestructura de Personal Responsable Gerencia General
Permanente Alcance
saneamiento
Lista Ambiental de Bienes y
Jefes de Equipo -- -- C-AMB
Servicios
Coordinador del
Datos Personal Responsable Profesionales Jefes de Equipo
Alcance
Datos de Laboratorios de
Profesional/Técnico Profesionales CTL-EEC CCL-EEC
Agua Potable
Datos de Organismo de
Inspección de Medidores de Profesional/Técnico Profesionales CT-EGCM CC-EGCM
Agua Potable
CC- EOMR-B/
Certificado de Factibilidad Personal Responsable Profesional/Especialista Jefes de Equipo
CC- EOMR- AV
Cartas Coordinador del alcance -- -- --

Registros Personal Responsable -- -- --

Nota: OSI = Oficial de Seguridad de la Información.
CGCN = Coordinador de Continuidad del Negocio.

7.2.3 En la etapa de “elaboración”, el primer participante debe eliminar los subrayados y asteriscos
de la revisión anterior.
7.2.4 Durante la ruta de revisión de los documentos se debe identificar los nuevos cambios,
subrayando la nueva información y/o indicando con un asterisco si se ha eliminado algún
texto u otra información relevante que no ha sido reemplazada. Las cartas podrán resaltarse
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en color amarillo cuando se requiera identificar la información que puede variar al momento
de su uso.
7.2.5 En los encabezados de los documentos del SGI no se identifican los cambios realizados
respecto a las revisiones anteriores.
7.2.6 Para el tipo de documento Política de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el
Trabajo, Seguridad de la Información, formularios y cartas no se identifican los cambios
realizados respecto a las revisiones anteriores.
7.2.7 Se identifican los cambios en los siguientes registros: Programas Ambientales/ Registro de
Actividades Criticas, Características Clave y Monitoreo/ Identificación de Peligros, Evaluación
de Riesgos y Determinación de Controles de Seguridad y Salud en el Trabajo, Control de
Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo/ Resumen de Peligros y Riesgos Significativos/
Inventario de Activos de Información/ Evaluación de Riesgos de Seguridad de la
Información/ Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad de la Información.
7.2.8 Los formularios pueden omitir el encabezado, por razones justificadas de los procesos y
actividades; sin embargo, estos deben contener como mínimo, código, versión y fecha de
aprobación que deben colocarse en la parte inferior izquierda del formulario.
7.2.9 La estructura de documentos como Tabla de Control de Calidad, Especificaciones Técnicas,
Datos y los Planes de Contingencia de procesos son determinados por los Equipos del SGI.
7.2.10 Las acciones para la elaboración, revisión, aprobación y homologación de documentos se
desarrollan conforme lo establecido en el DGMIN001 Instrucción Aplicación del Isosystem
Document.
7.2.11 En la homologación no se puede realizar cambios en el contenido del documento, una vez
aprobada y homologada la revisión es publicada en el Isosystem Document y
automáticamente se puede visualizar el documento vigente del SGI a través de la opción
Consulta de Documentos.
7.2.12 Para el alcance ISO 9001 de la Gerencia de Servicios Centro, su Gerente definirá al
Coordinador (CC-GSC) responsable de la gestión documentaria delos procedimientos,
instrucciones y certificados de factibilidad; asimismo, el CC-GSC evaluará si los formularios
de los alcances GSC se integran o no en un solo formulario.
7.2.13 Para los documentos aplicables a la Norma ISO/IEC 17025 y la Norma ISO/IEC 17020,
adicionalmente se debe cumplir lo siguiente:
7.2.13.1 Revisarlos en un periodo no mayor a 3 años.
7.2.13.2 Registrar en el DGMFO034 Formulario Cumplimiento de la Variable A, los
documentos revisados que no requieren actualización en el Isosystem Document,
debiendo estar debidamente sustentados.
7.2.13.3 Las copias controladas entregadas al organismo de acreditación no serán
recuperadas, quedando bajo la responsabilidad de dicho organismo la eliminación
de los documentos obsoletos.
7.2.13.4 La CCL-EEC o CC-EGCM cuando corresponda asegura la entrega de la copia
controlada de los documentos actualizados que correspondan, al organismo de
acreditación.
7.2.13.5 Los documentos obsoletos deben conservarse por un periodo mínimo de 4 años.

7.3 Distribución de Documentos

7.3.1 El Isosystem Document distribuye automáticamente las copias electrónicas a cada usuario
(responsables de la aplicación de la documentación).
7.3.2 Los Equipos pueden solicitar al Coordinador del alcance respectivo, copias impresas
controladas y no controladas:
a) Las copias controladas de los documentos son utilizadas en el puesto de uso, para
aquellos usuarios que no cuenten con acceso al Isosystem Document. Los Coordinadores
del SGI, en sus respectivos alcances, al cambiar la versión de un documento controlado,
retiran la versión obsoleta y distribuyen la nueva revisión de la copia controlada, para lo
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cual utilizan el DGMFO027 Formulario Lista de Distribución de Copias Controladas. Estos

pueden contar con sello del tipo tampón.
b) Las copias no controladas se emitirán indicando el sustento de impresión. Los
Coordinadores del SGI efectúan la impresión de dichos documentos a través del Protocolo
de Distribución de Copias Impresas generado en el Isosystem Document. Estos pueden
contar con sello de marca de agua o sello del tipo tampón.
7.3.3 Para el caso del alcance ISO 9001/GPO la entrega de Copias No Controladas a los
consultores y contratistas, de la documentación necesaria para la ejecución de los proyectos
y obras, se realiza a través de una carpeta común denominada DOCUMENTACION ISO,
actividad que es realizada al inicio de cada contrato de consultoría y obra. La responsable de
mantener actualizada la Documentación ISO es la CC-GPO. Los Jefes de Equipo de la GPO
son responsables del control de los documentos, y de verificar que las entregas de los
documentos se realicen utilizando el DGMFO028 Formulario Acta de Reunión.
7.3.4 Los Coordinadores del SGI ingresan los usuarios de cada documento, considerando el acceso
y conocimiento de la revisión, según sea conveniente.

7.4 Modificación, Cancelación y Retiro de Documentos Obsoletos

7.4.1 Los documentos aprobados en el Isosystem Document que ya no se requieran aplicar debido
a la eliminación de procesos o actividades, duplicidad u otros motivos, podrán ser
cancelados, para lo cual el Jefe de Equipo solicitará la cancelación, vía correo electrónico,
indicando los motivos y evidencias al Coordinador del alcance respectivo.
7.4.2 El Coordinador debe verificar el motivo y evaluar el sustento de la cancelación, de estar
conforme lo realiza registrando el sustento y fecha en el Isosystem Document, quedando
guardado el histórico electrónico, siendo recuperado de ser necesario.
7.4.3 Para la modificación de un documento, el interesado debe realizar una solicitud de revisión
de acuerdo al DGMIN001 Instrucción Aplicación del Isosystem Document, luego cada
Coordinador del SGI genera la ruta de revisión según la tabla del ítem 7.2.2.
7.4.4 Mediante el Isosystem Document se identifica, además, versiones obsoletas, generando un
histórico electrónico, y a través de la opción Consulta de Documentos se puede apreciar en
tiempo real solo los documentos vigentes del SGI.
7.4.5 Para las copias controladas (distribuidas en físico), el Coordinador del alcance respectivo
garantiza el retiro y reciclaje de las versiones obsoletas.

7.5 Documentos de Procedencia Externa (Documentos Técnicos)

7.5.1 El Jefe de Equipo es responsable de identificar, actualizar y controlar la distribución de sus
documentos técnicos, como por ejemplo:
a) Manual de los dispositivos de seguimiento y medición.
b) Manual de equipos patentados.
c) Manual de aplicativos o software de terceros usados por SEDAPAL.
d) Manual de aplicativos o software de partes interesadas usados por SEDAPAL.
e) Información técnica estándar, por ejemplo EPA – AWWA.
*
f) Información remitida por los entes certificadores y entidades financieras internacionales.
g) Hojas de Datos de Seguridad de Materiales (MSDS) otorgadas por fabricantes.
7.5.2 Los documentos técnicos se detallan en el DGMFO001 Formulario Lista de Documentos de
Procedencia Externa, incluida en Isosystem Document como DGMRE002, y se actualiza
mediante el envío de una solicitud de revisión al Coordinador del SGI, por correo electrónico
del área usuaria.
7.5.3 Las Normas Técnicas Peruanas están incluidas en el DGMFO014 Matriz de Requisitos Legales
y Otros Requisitos (DGMRE001).
7.5.4 El Coordinador de Calidad es responsable de identificar, actualizar y controlar la distribución
de lo siguiente:
a) Documentación del organismo acreditador.
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b) Métodos de ensayo normalizados.

7.5.5 El Equipo que cuente con las Hojas de Datos de Seguridad de Materiales (MSDS) otorgada
por los fabricantes las tendrá en un archivador/file denominado “Catálogo de Hojas de Datos
de Seguridad de Materiales del fabricante”, que incluirá, además el DGMFO030 Formulario
Inventario de Sustancias Químicas.

7.6 Estructura de los Documentos

7.6.1 Estructura de todos los Procedimientos, con excepción del Procedimiento General:

1. OBJETIVO
Establece la razón de ser del procedimiento que se va a describir y el beneficio de su
aplicación.
2. ALCANCE
Especifica el ámbito de aplicación del procedimiento (área, materiales, procesos, productos,
etc.)
3. DEFINICIONES
Incluye términos específicos empleados en el procedimiento, cuya definición servirá para
facilitar la comprensión y ejecución del procedimiento.
4. DOCUMENTOS A CONSULTAR
Relación de documentos que contienen información necesaria para entender o aplicar el
procedimiento.
5. RESPONSABILIDADES
Incluye el/los cargos responsables de cumplir el procedimiento y una descripción de sus
respectivas responsabilidades. No se colocan nombres propios, sólo cargos.
6. CONDICIONES GENERALES
Este numeral es utilizado solo en el caso que se tenga que especificar alguna actividad que
aplica a todo el documento.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Se describe la naturaleza del producto de entrada, (punto de partida del proceso descrito);
se detalla los actos o etapas llevadas a cabo (el valor añadido); las funciones relacionadas
(los actores que intervienen); los documentos asociados (registros); el resultado esperado
(naturaleza del producto de salida) y de corresponder los lineamientos para prevenir,
controlar y mitigar los impactos ambientales.
8. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Citar las medidas de seguridad y salud en el trabajo según corresponda.
9. REGISTROS Y ANEXOS
Se hace referencia a los formularios que se utilizan para registrar los datos obtenidos
durante la ejecución del procedimiento. Así mismo, puede incluir tablas, gráficos de
máquinas, del proceso, etc.

7.6.2 Estructura del Procedimiento General:

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1. OBJETIVO
Establece una síntesis de la razón de ser del proceso que se va a describir y el beneficio de
su aplicación.
2. ALCANCE
Especifica de manera sucinta el ámbito de aplicación del procedimiento (área, materiales,
procesos, productos, etc.)
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
Relación general de documentos que contienen información necesaria para entender o
aplicar el proceso.
4. CONDICIONES GENERALES
Este numeral es utilizado para describir en forma genérica el proceso.
5. DESARROLLO GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
En este numeral se describe de manera sucinta todos los procedimientos que se derivan
del proceso, señalando los códigos asignados a cada uno a través del ISOSYSTEM.
6. REGISTROS Y ANEXOS
Se hace referencia a los formularios que se utilizan para todos los procedimientos que se
derivan, así como del flujograma general del proceso.

7.6.3 Estructura de todas las Instrucciones:

1. ALCANCE
Especifica el ámbito de aplicación de la instrucción.
2. RESPONSABLE
Indica al(os) responsable(s) de dirigir, apoyar o ejecutar la instrucción.
3. REQUERIMIENTOS
Son los medios necesarios que permiten la ejecución de la instrucción.
4. FRECUENCIA
Indica cuando se debe ejecutar la instrucción.
5. DEFINICIONES
Incluye términos específicos empleados en la instrucción, cuya definición servirá para
facilitar la comprensión y ejecución de la instrucción.
6. DESARROLLO DE LA INSTRUCCIÓN
Es una secuencia de actividades que se deben ejecutar con el propósito conseguir el objetivo
del documento de que se despliega y de corresponder los lineamientos para prevenir,
controlar y mitigar los impactos ambientales.
7. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Citar las medidas de seguridad y salud en el trabajo según corresponda.
8. REGISTROS Y ANEXOS
Se hace referencia a los formularios que se utilizan para registrar los datos obtenidos
durante la ejecución de la instrucción. Así también, puede incluir tablas, gráfico de una
máquina, del proceso, etc.

7.6.4 La estructura del Plan de Contingencia se desarrolla de acuerdo al DGMPR020 Procedimiento

Situaciones de Emergencia y Capacidad de Respuesta.
7.6.5 La estructura de los Programas Ambientales contiene objetivos, metas, secuencia de
actividades, recursos y cronograma.
7.6.6 La estructura de los Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo contiene objetivos, metas,
indicador, responsables y actividades.
7.6.7 La estructura del formulario es definido por el personal responsable de la actividad.

7.7 Formato de los Documentos

 PROCEDIMIENTO Código : DGMPR001
Revisión : 29
Control de Documentos del Sistema de Aprobado : RAD
Fecha : 2017.05.29
Gestión Integrado Página : 11 de 12

7.7.1 Diseño de la página

A. Encabezado de los Documentos:

Campo 2
Campo 1 Campo 4
Campo 3
Contiene el logo Contiene los datos relativos a
definido. Código del Documento,
Contiene texto relativo a:
Revisión, Siglas del Cargo del
“(TIPO DE DOCUMENTO)” Aprobador, Fecha de
Aprobación, Número de Páginas.

Ejemplo:

Código : MAMIN022
INSTRUCCIÓN Revisión : 09
Aprobado : JEAC
Producción de Compost Fecha : 2013.03.11
Página : 1 de 2

7.7.2 Dimensión, Márgenes y Esquema de Numeración de Párrafos

A. Tamaño de papel : A4
B. Márgenes:
Se recomienda la aplicación de lo siguiente:
Superior : 2.50 Inferior : 2.50
Izquierdo : 2.40 Derecho : 2.30
Encabezado : 1.50 cm Pie de Página : 1.50 cm

C. Tipo de letra : Tahoma

D. Tamaño de letra : 10
E. Espaciado interlineal : Sencillo
F. Esquema numerado
La numeración alfanumérica puede emplearse para identificar párrafos:
 Título 1 : 1 (Mayúsculas negritas)
 Título 2 : 1.1 (Minúsculas negritas)
 Título 3 : 1.1.1 (Minúsculas negritas)

7.7.3 Codificación de los Documentos del SGI

CAMPO EJEMPLO
1. Las siglas del Sistema según el DGMMA002 Manual de Según el área o alcance, entre
Estandarización. otros.
 PROCEDIMIENTO Código : DGMPR001
Revisión : 29
Control de Documentos del Sistema de Aprobado : RAD
Fecha : 2017.05.29
Gestión Integrado Página : 12 de 12

2. Letra(s) que identifican el tipo de documento, por ejemplo:

DGMMA: Manual
MA : Manual
GPPR: Procedimiento GPDP
PR : Procedimiento IN : Instrucción
GRHIN: Instrucción Gerencia de
TC : Tabla de Control PG : Programa
Recursos Humanos
CO : Control Operacional ET : Especificación Técnica
MAMFO: Formulario Ambiental
PC : Plan de Contingencia RE : Registro
AIPR: Procedimiento Auditoría
FO : Formulario DA : Dato
Interna
RS : Riesgos Significativos PYR : Peligros y Riesgos
MAMAA: Aspectos Ambientales
RL : Requisitos Legales LA : Lista ambiental
GPOTC: Tabla de Control GPO
CA : Cartas
GPTC: Tabla de Control GPDP
AC : Actividades Críticas, Características Clave y Monitoreo
GPFO: Formulario GPDP
RSI: Riesgo de Seguridad de la Información
SSTRE: Registro Seguridad y
OSI: Objetivo de Seguridad de la Información
Salud en el Trabajo.
DdA: Declaración de aplicabilidad
CE : Certificado de Factibilidad
SSTPYR: Identificación de
MSDS : Hoja de Datos de Seguridad de Materiales
Peligros y Evaluación de Riesgos
IAI: Inventario de Activos de Información
de SST.
ERI: Evaluación de Riesgos de Seguridad de la Información
GCCA: Identificación de Cartas de
PTR: Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad de la
la GC.
Información
DGMPR001 : Procedimiento
3. Número correlativo que identifica al documento.
DGMPR002 : Procedimiento

7.7.4 El caso de los registros especiales tales como los planes ú órdenes de trabajo se utilizará
la codificación establecida en el aplicativo o software; así por ejemplo el “Máximo”.
7.7.5 En caso de los registros especiales emitidos por el aplicativo o software SAP, SIF u otros,
estos no tendrán un encabezado ni código solo se identifican por el nombre del registro.

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Los colaboradores al realizar las actividades relacionadas con el procedimiento deben aplicar las
medidas de prevención y control de los riesgos identificados en sus procesos y actividades los
cuales se encuentran registrados en los SSTFO002 Formulario de Identificación de Peligros,
Evaluación de Riesgos y Determinación de Controles y, el SSTFO006 Formulario Control de Riesgos
de Seguridad y Salud en el Trabajo.

9. REGISTROS Y ANEXOS

9.1 Registros
 DGMFO001 Formulario Lista de Documentos de Procedencia Externa (DGMRE002).
 DGMFO014 Formulario Matriz de Requisitos Legales (DGMRE001).
 DGMFO027 Formulario Lista de Distribución de Copias Controladas.
 DGMFO028 Formulario Acta de Reunión.
 DGMFO030 Formulario Inventario de Sustancias Químicas.
 DGMFO034 Formulario Cumplimiento de la Variable A.
 Protocolo de Distribución de Copias Impresas del Isosystem Document.
 Registros del Módulo Isosystem Document.

9.2 Anexos
No aplica