ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL Y EL CICLO DE VIDA DE LOS

DOCUMENTOS

DOCENTE

SANDRA JANNETH MEDINA BARRAGÁN

CLAUDIA LILIANA GAITAN LOPEZ

SHYRLENS SORAYA ACOSTA ÁLVAREZ
SONIA ASTRID SOLORZANO OBANDO

UNIPANAMERICANA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA

TÉCNICO PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
BOGOTÁ D.C., COLOMBIA
2019

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 ACTIVIDAD

1. En la parte inicial el procedimiento de documentación solicita el formato DOC.CC.01,

relacione los documentos que frecuentemente se manejan en la oficina para que posteriormente
sean archivados correctamente. Consulte acerca de la utilidad (uso) de cada documento. Para el
almacenamiento correspondiente proponga nombres para las carpetas en las cuales se deben
archivar los documentos.

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN FRECUENTEMENTE EN LA OFICINA;

ASESORA DE PLANEACION

1. Memorandos
2. Circulares
3. Informes
4. Correos electrónicos
5. Actas de reuniones
6. Cartas

Documentación organizacional

Es de anotar que toda organización debe establecer el manual de políticas de correspondencia,

con base en las necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia establecidos
por ésta. Para ello la aplicación de la Guía Técnica Colombiana GTC 185 editada el 30-09-2009,
tiene como objeto presentar las recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Los documentos que se generan en la organización cumplen con el uso del papel adecuado para la
conservación y archivo de acuerdo a la NTC 4436, Artículo 9 del Acuerdo 060 del Archivo General
de la Nación (AGN) y el anexo B informativo de esta norma.

El archivo es la memoria histórica de la entidad. La ley 594 del 14 de Julio del 2000, dicta
la Ley General de Archivos. En el Artículo 3, Título I reza algunos conceptos como:

 Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos
los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

La GTC 185 tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden
para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demanda los

2
protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada
organización, para la producción de documentos.

CARACTERÍSTICAS DE
(P)
DOCUMENTO REDACCIÓN Y UTLIZACIÓN NOMBRE
PRESENTACIÓN (R)
Cartas -Informar sobre algún
hecho, expresar R Cartas
Se utilizan los necesidades o hacer Proveedores
-Trata un solo tema por
tamaños carta u oficio solicitudes.
comunicación.
-Regular o aclarar una
-Redactar en forma clara,
situación.
precisa, concreta y
-Tramitar, desarrollar
concisa.
o agilizar un asunto.
-Usar tratamiento
-Dar respuesta a una
respetuoso y cortés.
comunicación
-Usar los formatos de la
recibida.
organización.
-Reiterar una
ESTILOS: -Distribuir el texto de
información.
acuerdo a su extensión.
-Impugnar o corregir
- Bloque una situación.
extremo -Confirmar eventos
- Bloque ocurridos o
- Semibloque pendientes.
-Solicitar o remitir
CLASES: información,
documentos u objetos.
- Oficiales -Ofrecer
- Organizaciona agradecimientos,
les y excusas o
personales condolencias.
-Felicitar, invitar o
convocar.
-Hacer llamados de
atención.
Memorandos -Utilizar los formatos -Informar sobre un Memorandos
normalizados en los hecho en forma breve. P Actividades
Son comunicaciones manuales de la -Expresar
que se utilizan entre organización. necesidades.
dependencias. Son -Redactar en forma clara, -Hacer requerimientos
netamente internas. breve, directa, sencilla, -Regular o aclarar una
cortés y en modo situación.
Primera opción: impersonal o en primera -Tramitar, desarrollar
ejemplo: persona del plural. o agilizar un asunto.
PARA: Doctora -Distribuir el texto de -Dar respuesta a una
Alicia Salas, acuerdo con su extensión, comunicación.
Secretaria General y -Reiterar información.
DE: Guillermo -Tratar preferiblemente Requerimiento o
Peña, Director un solo tema por solicitud urgente.
Seccional memorando. -Impugnar o corregir
Segunda opción: una situación.
ejemplo. -Confirmar eventos
PARA: Señora Rosa ocurridos o
Reyes, Secretaria pendientes.
General -Solicitar o remitir
DE: Jefe Oficina información.
Jurídica -Felicitar, invitar p
Tercera opción: convocar a reuniones
ejemplo. no protocolarias.
PARA: Jefe División -Hacer llamados de
Financiera atención.
3
DE: Jefe de
Contabilidad
Circulares -Trata un solo tema. - Su objetivo Circulares
-Iniciar y finalizar el fundamental es dar a P remitidas por
Son de interés común, texto con una frase de conocer información otras entidades
con el mismo cortesía. de carácter general.
contenido o texto, -Redactar en forma clara, - Dentro de la
dirigida a un grupo precisa, concreta y organización se utiliza
específico de personas concisa. para informar
tanto interna como -Usar un tratamiento disposiciones, normas,
externamente. respetuoso y cortés. lineamientos y
-Emplear un estilo políticas.
Circular general: se gramatical natural, - Las circulares
dirige a un grupo sencillo y continuo. externas se utilizan
específico de -Utilizar los formatos para dar a conocer
personas. normalizados en el reglas de negocios,
Carta circular: está manual de nuevos productos o
dirigida en forma procedimientos de la servicios.
personalizada. Saludo organización.
corto, despedida corta.
Actas -Debe llevar el nombre Se utilizan como Actas
Expresan lo tratado en del grupo que se reúne. registro de todo lo P reuniones 2019
una reunión o -Debe aclara si es de acontecido y acordado
situación específica. carácter ordinario o en una reunión o
Son documentos que extraordinario. situación específica.
adquieren valor -Debe expresar lo tratado
administrativo, legal, en una reunión
jurídico e histórico específica, sin describir
desde el momento de detalles intrascendentes.
su creación. -Se redactan en tiempo
Clases de actas: pasado, excepto las de
-Actas de comités descargo que deben
-Actas del Consejo redactarse en tiempo
municipal. presente.
-Actas del Consejo de -Ningún párrafo debe
administración iniciarse con gerundio.
-Actas de la junta -No redactarlas con
directiva. lenguaje telegráfico.
-Actas de asambleas. -No presentar errores
-Actas de técnicos, ortográficos,
levantamiento de gramaticales ni de
cadáveres. puntuación.
-Actas de eliminación -Los párrafos deben ser
de documentos. concisos, claros y con
-Actas de sociedades y énfasis en las decisiones
-Actas de entrega. tomadas.
- La presentación debe
ser impecable, sin
borrones ni repisados.
Informes -Tratar un solo tema por --Regular o aclarar Informes entes
Se elaboran en papel informe. una situación. P/R de control
logo símbolo de la -Redactar en forma clara, -Informar sobre un
organización. Los precisa, concreta y hecho, expresar Informes
expiden funcionarios concisa. necesidades o hacer auditorias
o empleados mediante -Usar tratamiento requerimientos.
acto administrativo. respetuoso y cortés. -Tramitar, desarrollar
Clases de informes: -Redactar en forma o agilizar un asunto.
-Resumen ejecutivo impersonal (se proyecta, -Reiterar una
que tiene de 1 a 3 se estudió). información, un
páginas. -Utilizar los formaos requerimiento o
normalizados, de acuerdo solicitud urgente.

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 -Informe corto que con los manuales de cada -Impugnar o corregir
consta de una a 10 organización. una situación.
páginas. -Disponer el orden en que -Presentar detalles
-Informe extenso, de se van a describir y sobre un aspecto
11 páginas en contar las actividades determinado.
adelante. realizadas.
-Elegir el lenguaje
técnico adecuado.
Certificados -Redactar en forma clara, -Se utiliza para Certificaciones
Documento de precisa, concreta y asegurar la veracidad empresariales
carácter probatorio, concisa. y la legalidad de un
público o privado. -Usar un tratamiento hecho o acto solemne
impersonal, respetuoso y (acontecimiento
Constancia cortés. acompañado de
Documento de -Emplear un estilo formalidades
carácter probatorio, gramatical natural, necesarias para la
que no requiere sencillo y continuo validez de un acto
solemnidad, puede ser -Utilizar los formatos judicial, juramento,
personal. establecidos en cada ceremonia, norma y
organización. requiere registro
-Distribuir el texto de notarial).
acuerdo con su extensión.
-Suministrar la
información en forma
personalizada
-Expedir siempre en
original.
Mensajes Se recomienda para las -Se utiliza para enviar Correos
electrónicos organizaciones que adjuntos como cartas, P/R administrativos
Sistema que permite disponen de correo memorandos, CAREFA
intercambiar electrónico, reglamentar circulares u otro
información con uno o su utilización y asignar documento para la
más usuarios de responsabilidades con sustentación del
cualquier parte del usuarios debidamente contenido.
mundo a través dela autorizados. -No utilizar para
internet. resolver temas
complejos.
-No participar en
cadenas.
-Utilizar letras
mayúsculas sólo en
casos necesarios.
-Identificar
claramente a la
persona que se le
envía.
-Se recomienda
utilizar el campo de
copia oculta cuando se
envíe o responda que
incluya múltiples
direcciones o grupos
corporativos.
-Utilizar con
prudencia la lista de
direcciones.
-Ser breve.
-tener cuidado con los
archivos adjuntos, sin
virus.
Fuente: Elaboración propia información obtenida de: Guia Técnica Colombiana (Documentación Organizacional
INCONTEC)
5
2. Su superior solicita presentar en forma escrita los principales términos utilizados en la foliación
de documentos y explicar las recomendaciones para llevar a cabo el proceso.

FOLIACION DE DOCUMENTOS

Fuente: Imagen obtenida de Google, obtenida de: http://formatium.com/cursos-formatium/cursos-online/gestion-de-

archivos-2/

Foliación: Acción de numerar en estricto orden cronológico cada una de las páginas (folios) del
documento o expediente recibido que contenga información, no debiendo foliarse las hojas en
blanco, ni las copias de documentos ya foliados.

Una forma de mantener la organización de los documentos en una empresa es la foliación, es una
forma de controlar, clasificar y facilitar la consulta de los documentos que se manejan en cada
expediente y consiste en numerar cada una de las hojas que tiene la carpeta.

La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y depurada.
Se deben foliar todos los documentos. La organización de los documentos permitirá la
identificación de los expedientes (carpeta), los documentos se deben clasificar teniendo en cuenta
la unidad administrativa y bajo la aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Para la foliación de documentos se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Utilizando lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B. Se debe numerar de manera

consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
- No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de
archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la
cara recta del folio.
- Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el mismo sentido del texto del
documento (cuando hay información en ambas caras se foliara en una sola).
- Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe
escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
- No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
- Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que se encuentren se
enumerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta
(inventario) se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por
separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
- Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta
se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento

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 de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.
- Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso
contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
- Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
- La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción (inventario) o
proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización)
- No se deben numerar los folios totalmente en blanco, cosidos o empastados que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la
constancia en el área de notas del inventario.
- No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función
de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
- No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales,
CD’s, disquetes, videos, etc.) pero sí dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el área de notas del inventario. Si se opta por separar
este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
- Para evitar deterioro físico de la documentación, en cada expediente se debe conservar un
máximo de 200 folios, sin embargo esto dependerá del gramaje del papel y del tipo de
carpeta.

3. Con base en la Guía Técnica Colombiana (GTC) 185 se requiere elaborar:

a. Un memorando, que le envía el Líder de la oficina asesora de planeación al Líder financiero

con el fin de informarle que en su proceso no se están llevando a cabo los reportes
periódicos de los indicadores de gestión establecidos y que por lo tanto (muy
diplomáticamente) se le solicita tomar las acciones pertinentes para subsanar esta incómoda
situación. (proponer código, nombres, transcriptor, fecha y ciudad).

7
CAREFA

MEMORANDO

OAP-015

Bogotá D.C., 8 de agosto de 2019

PARA: Señora Juana León Díaz, Líder Oficina Subdirección Financiera y Presupuestal

DE: Carmen Pataquiva, Administradora

ASUNTO: Solicitud información indicadores de gestión

Cordial saludo, teniendo en cuenta que el próximo 09 de septiembre el comité directivo realizará
una revisión del Balance Score Card que tiene la Entidad, con el fin de verificar el estado de
cumplimiento de cada una de las metas asociadas a los indicadores de gestión de cada uno de sus
procesos. Por lo anterior, de manera atenta solicito el favor de reportar en los primeros tres (3) días
hábiles del mes de septiembre los indicadores que tiene a su cargo como líder de proceso.
Tenga en cuenta que el reporte del indicador es acumulado, por tanto, previo al envío de la
información revise que en la hoja de vida del indicador se encuentre consolidada la información a
la fecha. Una vez radicados los indicadores en físico en la oficina Asesora de Planeación, favor
remitir copia digital al correo gestionplaneacion@carefa.gov.co.

Agradezco de antemano su colaboración y cualquier inquietud favor remitirse con Pedro Pérez
quien es el encargado del seguimiento al Balance Score Card.

Cordialmente,
(SOLO LA FIRMA)

Anexos: uno (un folio)

Copia: Gerencia recursos Humanos, CAREFA.

Transcriptor: Claudia Enciso

Calle 18 18-04 PBX 701 00 00 Bogotá D.C., correo electrónico planeacion@carefa.gov.co

8
 b. Redactar un acta de reunión.

CAREFA

ACTA DE REUNIÓN No. 3

DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA REUNIÓN: OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN

TEMA A TRATAR: Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Caja de Retiro de los

Fuerzas Armadas- CAREFA

FECHA: Bogotá, 25 de agosto de 2019

HORA: 11:30am

LUGAR: Sala de juntas CAREFA

ASISTENTES: José Méndez Romero, Director

Juana Rivera Díaz, Jefe Oficina Asesora Planeación
Diana Rocío Cortés, Subdirectora Jurídica
INVITADOS: Yolanda Castro Moreno, Jefe Control Interno

ORDEN DEL DÍA

1. Reporte plan de acción 2019 a 31 de julio – OAP

2. PIGA – SGC
3. Varios

DESARROLLO Y CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN

La jefe de la OAP en su calidad de Secretaria Técnica del Comité realiza la verificación del quórum
para el inicio de la sesión y procede a la lectura del orden del día. Posteriormente, se desarrolla
cada uno de los puntos de la agenda así:

1. Reporte plan de acción 2018 a 31 de julio – OAP

La jefe de la Oficina asesora de Planeación inicia la exposición del seguimiento al plan de acción
por cada una de las áreas indicando el porcentaje de ejecución del plan de acción del área con corte
31 de julio de 2019 haciendo mayor referencia a los proyectos que presentan atraso frente a la
programación.

Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

El Plan de acción del área tiene un avance del 70%, que se explica así:

9
CAREFA

Formulación y ejecución plan institucional de capacitación del talento humano del Hotel
Tequendama

De manera reciente se realizó la publicación del contrato por lo que no se alcanzaría a su ejecución
al finalizar el año, queda como incumplido y con el mismo avance que a la fecha presenta.

Elaboración de instrumentos de gestión documental

Recientemente se aprobó el reglamento de archivo y correspondencia, así como también se

realizaron las reuniones programadas para el levantamiento de las tablas de control de acceso. Al
finalizar el mes de diciembre las actividades programadas en el cronograma estarán cumplidas, con
excepción de lo correspondiente al MOREQ.

Centralización documental

En la ejecución de las actividades que corresponde a la entrega pendiente del archivo físico por
parte de la OAP y de la Subdirección Jurídica relacionada con préstamos, recepción de documentos
y digitalización. Ya se gestionó lo pertinente para que antes de la finalización de la vigencia se dé
por terminada la actividad.

Actualización Tablas de Retención Documental – TRD

Debería estar con un avance del 93% pero presenta un mayor retraso y tan solo va en el 29%. Se
realizaron las seis mesas de trabajo programadas y se tienen las TRD en borrador.

Debido al atraso, este tema ya se había puesto en conocimiento del Director y se definió
conjuntamente otro cronograma al que se le realiza un seguimiento adicional tanto el Director como
el líder del proceso. Frente a ese segundo cronograma se cumplen todas las actividades, pero al
definido inicialmente no.

En plan de mejoramiento quedará terminar la actualización de las tablas de retención documental

para la vigencia 2020.

Subdirección Técnica

El Plan de acción del área tiene un avance del 79% teniendo en cuenta el progreso de los proyectos

Elaboración del Estudio Técnico para la modernización del Club de los Militares

Este ya fue presentado para revisión por parte del Director. Se está a la espera de las observaciones
para los últimos ajustes y llevarlo a aprobación del comité, para poder definir cronograma para las
etapas precontractual y contractual.

Revisión y cumplimiento de los requerimientos efectuados por el Ministerio de Defensa

Nacional.

10
La Subdirectora Jurídica informa, que se tiene un avance del 90%. Lo que está pendiente es un
tema de restricción presupuestal y se debe revisar con el Ministerio porque depende de un
lineamiento de esta entidad, por tanto, se considera importante la reformulación de esa meta, por
lo tanto, se hace necesario que modifique el cronograma, y su respectiva aprobación.

Oficina Asesora de Planeación

El Plan de acción del área tiene un avance del 68% teniendo en cuenta el avance de los proyectos.

Migración a ISO 2015:2015

Ya se cumplió, la certificación de la ISO 9001 bajo la versión 2015 se recibió en la entidad.

Actualización de los procesos por parte de las dependencias

En esto tenemos un atraso por el proceso de Atención al Cliente, que debe ser transversal a la
entidad por lo tanto es urgente su actualización para lo cual se determina un plazo de 10 días para
entregarlo

Natalia Gómez, funcionaria de la OAP, recuerda a los miembros del Comité que los diagramas de
flujo los realiza cada responsable del proceso. La OAP revisa, valida coherencia, pero la
responsabilidad del diseño es de cada área. Los flujogramas se pueden hacer en Excel o en Word
porque Visio solo se tiene en tres equipos.

Para el caso del proceso de contratación también presenta demora frente al cronograma por lo que
Natalia Gómez de la OAP se reunirá con Julio César Álvarez Velásquez coordinador del grupo
contractual para que le haga la explicación y se pueda realizar la construcción del flujograma en
debida forma.

2. PIGA - SGC

La jefe de la OAP informa que la líder del tema va a hacer un pequeño resumen de lo que se ha
hecho este año desde el PIGA y las modificaciones del plan de acción.

A corte de junio se tiene un cumplimiento del 70% y que se espera al 31 de diciembre un

cumplimiento al 100%. El Balance a la fecha es el siguiente:

- Se han realizado 10 capacitaciones orientadas al personal que labora tanto en el Club de los
Militares como los del Hotel Tequendama
- Se remitieron 7 tips PIGA en trabajo realizado con la oficina de comunicaciones
- Se hicieron capacitaciones de uso eficiente de agua, energía, papel, manejo de residuos.
- Se hicieron revisiones sanitarias y puntos de energía (se hace 4 veces en el año)
- Todos los contratos tienen cláusula ambiental. (Hay contratos puntuales de los que PIGA está
pendiente pasar saber cómo van)
- Se elaboró el instructivo de compras amigables con el ambiente.
- Se realizaron las inspecciones de kits de emergencia ambiental, con normalidad.

11
- Se han realizado las inspecciones de uso del papel y se validó también el uso de los puntos
ecológicos respecto al reciclaje
- Se han hecho capacitaciones de seguridad del peatón, eco conducción, mecánica de bicicletas y
del SITP cambio de Chip, también se llevan los controles de la ley pro-bici que es la 1811 de
2016 que busca el uso de medios de transporte alternativos.

3. Varios

La jefe de la OAP, recuerda a los miembros del comité que se deben hacer los informes de
transparencia para la Contraloría General de la República. Se les recomienda tener al día la
información y el reporte de los indicadores, plan de acción, informe por dependencias para
presentarlo a corte de 31 de diciembre, para este trabajo se enviará el formato a cada dependencia
el cual debe ser diligenciado siguiendo las instrucciones.

COMPROMISOS DE LA REUNIÓN

1. Verificar con el Ministerio el tema presupuestal

2. Revisión estudio técnico Club de los Militares
3. Entrega del archivo físico por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Subdirección
Jurídica.

CONVOCATORIA: Se cita para próxima reunión el día 03 de septiembre de 2019 a las 10:00
am.

____________________________ ___________________________
JOSE MENDEZ ROMERO JUANA RIVERA DIAZ
Director Jefe Oficina Asesora de Planeación

_____________________________
DIANA ROCIO CORTES
Subdirectora Jurídica

Acta elaborada por: Claudia Enciso, Técnica de Seguridad y Defensa

Calle 18 18-04 PBX 701 00 00 Bogotá D.C., correo electrónico planeacion@carefa.gov.co

12
 c. Elaborar un informe (resumen ejecutivo) que desarrolle los puntos del acta del literal
anterior

CAREFA

INFORME EJECUTIVO DEL ACTA REUNIÓN No. 3 de FECHA 25 DE AGOSTO DE

2019

ELABORADA POR: Claudia Enciso– Técnica de Seguridad y Defensa

OBJETIVOS:

1. Dar a conocer el avance del plan de acción del año 2019 con corte a julio 31
2. Informe sobre la gestión realizada en el Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA-
3. Varios

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Se dio inicio a las 11:30 a.m. con la asistencia de:

José Méndez Romero, Director

Juana Rivera Díaz, Jefe Oficina Asesora Planeación
Diana Rocío Cortés, Subdirectora Jurídica

INVITADOS: Yolanda Castro Moreno, Jefe Control Interno

 Desarrollo del numeral 1. Correspondiente al avance del plan de acción del año 2019
con corte a julio 31 en el siguiente orden:

Se realiza el informe según las responsabilidades de cada Dependencia así:

Subdirección Corporativa: Su avance en el plan de acción es del 70%, teniendo en cuenta las
siguientes situaciones:

- En relación con Talento Humano no se ha iniciado la ejecución del plan institucional de

capacitación.

-Frente al tema de gestión documental el cronograma se ha cumplido, especialmente en lo que tiene

que ver con el levantamiento técnico y jurídico de las tablas de control de acceso, existe demora en
el modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -MOREQ- .

-En la centralización documental está pendiente la entrega del archivo físico por parte de la OAP
y de la Subdirección Técnico-Jurídica relacionada con préstamos, recepción de documentos y
digitalización.

13
- En cuanto a la Actualización de las Tablas de Gestión Documental -TDR- , están en borrador,
presentando un retraso en su avance.

Subdirección Técnica: Su avance del plan de acción es del 79%

-La Elaboración del Estudio Técnico para la modernización del Club de los Militares se encuentra
en la etapa de revisión para la aprobación final y así poder dar inicio a las siguientes fases
programadas.

-De la revisión de requerimientos efectuados por el Ministerio se ha cumplido con excepción del
tema relacionado con la restricción presupuestal, que está por definir.

Oficina Asesora de Planeación: El plan de Acción se encuentra con un avance del 68%

-Ya se obtuvo la certificación de la ISO 9001 bajo la versión 2015.

-Los procesos de Atención al cliente y contratación están con demora frente al cronograma en su
diseño por lo que se decide tomar medidas al respecto. Igualmente, se les recuerda a los asistentes
a la reunión que los diagramas de flujo son responsabilidad de cada área de trabajo con la asesoría
de la OAP.

 Desarrollo dl numeral 2. Informe sobre la gestión realizada en el Plan Institucional

de Gestión Ambiental -PIGA-

-La líder del tema informa que se han realizado diferentes capacitaciones orientadas al personal
que labora tanto en el Club de los Militares como los del Hotel Tequendama, se resalta la
elaboración del instructivo para compras amigables con el ambiente, así como la inclusión de la
cláusula ambiental en los contratos.

 Desarrollo del numeral 3. Varios

Se les recuerda a los participantes la necesidad de preparar los informes de transparencia en los
cuales se debe incluir el plan de acción con sus indicadores, para esto se enviará un formato con
instrucciones.

CONCLUSIONES

-Verificar con el ministerio el tema presupuestal por parte de la Subdirectora Jurídica.

-Revisión estudio técnico modernización del club de los Militares por parte del director de la
Entidad.

-Entrega del Archivo físico por parte de OAP y Subdirección Técnica por parte de la jefe de la
Oficina Asesora de Planeación y Subdirectora Jurídica

____________________________
Claudia Enciso
Técnica de Seguridad y Defensa

14
d. Redactar un correo electrónico a la líder de talento humano (con todas sus características)
en el cual le solicita aclarar cuales documentos debe adjuntar para afiliar a sus padres
(mayores de 60 años) al subsidio familiar.

Fuente: Elaboración propia, pantallazo de envió correo, norma utilizada GTC 185.

15
 4. Con el fin de concientizar r a la organización se requiere elaborar una diapositiva (que
posteriormente se va a socializar por la intranet de la entidad) la cual sirva para concientizar
a las personas sobre las etapas del ciclo de vida de los documentos.

Fuente: Elaboración propia información obtenida de: Guía Técnica Colombiana (Documentación Organizacional
INCONTEC)

16
Referencias:

(INCONTEC), I. c. (2009). Guia Tecnica Colombiana (Documentación Organizacional). Bogota

: Instituto colombiano de normas tecnicas y certificacion (INCONTEC).

Santander, U. I. (2008). Guia para la organización de archivos. 7 GGD.03.Información obtenida

de:
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.0
3.pdf

ABEDUL. (2000). Ley 594 de 2000 (Ambito de aplicación, definiciones fundamentales y

principios generales). Bogotá: Diario Oficial 44.093.Información obtenida de:
http://media.utp.edu.co/gestion-documentos/archivos/LEY_594_DE_2000.pdf

Pájaro Montarlo, J. E., & Barboza, P. (2017). Plan de reestructuración y organización de los
documentos almacenados en el archivo de la división de asuntos laborales de la universidad de
Cartagena 2015-2016 (Doctoral dissertation, Universidad de Cartagena).

17