FORO TEMATICO: TIPOS DE DOCUMENTOS

ANDREA BARRAGÁN PERIÑAN

Tutor

DEIRYS LOPESIERRA AGAMEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MODALIDAD VIRTUAL
CURSO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
AGOSTO 2022
TIPO DE DOCUMENTO DEFINICIÓN
Las actas expresan lo tratado en una
reunión o en una situación
específica. Son documentos que
adquieren un valor administrativo,
legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.
ACTA
Es un documento de carácter
probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de
CERTIFICADOS Y un hecho o un acto solemne
CONSTANCIA (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la
validez de un acto judicial,
ceremonia, juramento o norma).
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN ELEMENTOS QUE DEBE
CONTENER
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se Título
debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Denominación del documento
-Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o Encabezamiento
situación específica, sin describir detalles intrascendentes. Fecha
- Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que Hora
deben redactarse en tiempo presente. Lugar
- Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones Asistentes
tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se Invitados
anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias. Ausentes
- La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones Orden del día
ni repisados. Desarrollo
-Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos Convocatoria
a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran Firmas
los resultados y los nombres completos. Líneas especiales
- Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es Anexos
necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea Identificación del redactor y
necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace transcriptor
con su nombre completo. Páginas subsiguientes.
-Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Código
-Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes. Fecha
-Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Cargo
-Utilizar los formatos establecidos en cada organización. Identificación del documento
-Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. Texto
-Suministrar la información de forma personalizada, y Remitente y firmas responsables
-Expedir siempre en original. Transcriptor
 Es un sistema que permite
intercambiar información con uno o
más usuarios de cualquier lugar del
mundo, a través del internet. Este
medio se puede utilizar para enviar
CORREO documentos adjuntos como cartas,
ELECTRONICO memorandos, circulares y cualquier
otro documento que sea necesario
para la sustentación del contenido,
razón por la cual se recomienda tener
en cuenta las disposiciones de esta
guía para cada uno de estos casos.
Tratar un solo tema por comunicación. -Encabezamiento: De (from):
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. informa a los receptores quien
- Usar tratamiento respetuoso y cordial. es el remitente del mensaje.
- Redactar en primer personal del plural y usar el tratamiento de usted -Para (To): indica la dirección del
en singular o plural. destinatario.
- Utilizar un estilo gramatical natural y sencillo. -Asunto: es el resumen que da
- Distribuir estéticamente el texto de acuerdo con su extensión una idea, por adelantado, de lo
tratado en el correo. Se
recomienda una frase corta y lo
más descriptiva posible del
contenido del mensaje.