DOCUMENTOS DEFINICIÓN CARACTERISTICAS FINALIDAD

ORGANZACIONALE
S
Tratar un solo tema por comunicación. Informar sobre un hecho, expresa
necesidades o hacer solicitudes.
CARTA -redactar en forma clara, precisa,
concreta y concisa. -regular o aclarar una situación.

-usar tratamiento respetuoso y cortés. -tramitar, desarrollar o agilizar u

asunto.
-redactar en primera persona del
plural y usar el tratamiento de usted -dar respuesta a una comunicació
en singular o plural. recibida.

-emplear estilo gramatical natural, -reiterar una información, u

sencillo y continuo, requerimiento o solicitud urgente.

-utilizar los formatos normalizados en -solicitar detalles sobre un asun

los manuales de cada organización. determinado.

-distribuir el texto de -impugnar o corregir una situación.

acuerdo con su extensión.
-confirmar eventos ocurridos
pendientes.

Son comunicaciones Utilizar los formatos normalizados en los Informar sobre un hecho en form
escritas que se utilizan manuales de cada organización. breve.
MEMORANDO para trasmitir información,
orientaciones y pautas -redactar en forma clara, breve, directa, -expresar necesidades.
entre las dependencias sencilla, cortés y en modo impersonal o
locales, regionales, en primera persona del plural. -hacer requerimientos.
 nacionales e
internacionales y las -distribuir el texto de acuerdo con su -regular o aclarar una situación.
líneas de coordinación extensión.
jerárquica de la -tramitar, desarrollar o agilizar u
organización. -tratar preferiblemente un solo tema por asunto.
memorando.
-dar respuesta a una comunicació
recibida.

-reiterar información, requerimiento

solicitud urgente.

-conocer detalles sobre un aspec

determinado.

Comunicaciones escritas -Iniciar y finalizar el texto con una frase
de interés común, con el de cortesía.
CIRCULAR mismo contenido o texto, -Redactar en forma clara, precisa,
dirigida a un grupo concreta y concise.
específico de personas -usar un tratamiento respetuoso y
tanto interna como cortés.
externamente. - Utilizar los formatos normalizados
en el manual de procedimientos de
cada organización, y distribuir el texto
de acuerdo con su extension.
La circular tiene como objetivo
fundamental dar a conocer
información de carácter general.
La circular con carácter interno s
utiliza para informar disposiciones
normas, lineamientos y políticas y la
circular externa para dar a conoce
reglas de negocios, nuevo
productos o servicios, entre otros.

El certificado es un -Usar un tratamiento impersonal, La constancia y la certificación tiene

CERTIFICADO Y documento de carácter respetuoso y cortes. como objetivo fundamental dar
CONSTACIA probatorio, público o -emplear un estilo gramatical natural, conocer información de carácte
 privado, que asegura la sencillo y continuo. personal.
veracidad y la legalidad -utilizar los formatos establecidos en
de un hecho o acto cada organización.
solemne.
La constancia es un
documento de carácter
probatorio, que no
requiere solemnidad,
puede ser personal.

Es la relación de los - la información sea breve, clara, La hoja de vida corporativa es u

HOJA DE VIDA datos personales, la precisa y veraz. documento en el que puedes resalta
CORPORATIVA información laboral, todas las virtudes y logros de t
académica y las compañía, habilidades e, incluso, dar
experiencias y conocer al equipo de trabajo de maner
competencias de una rápida y visual.
persona, que registra y
conserva la organización
a la cual ésta se
encuentra vinculada
laboralmente. Este
documento se genera
dentro de la organización
y se alimenta con las
actividades, logros,
eventos y novedades
que acontecen durante
el desempeño laboral del
colaborador en la
organización.
 El sobre tiene el - el sobre tenga impreso el membrete Proteger el documento y la información
propósito de ser la de la organización.
SOBRES cubierta de los -sobre coincida en color, calidad y
COMERCIALES documentos, para diseño con la papelería de la
su entrega o organización.
envío. -el tamaño del sobre para envío de
anexos permita guardarlos sin
dobleces.

El mensaje electrónico es -tratar un solo tema por comunicación. Los mensajes electrónicos tiene
MENSAJES un sistema que permite - emplear estilo gramatical natural, como objetivos fundamentale
ELECTRONICOS intercambiar información sencillo y continuo. informar y persuadir a s
con uno o más usuarios - utilizar los formatos normalizados en destinatario.
de cualquier lugar del los manuales de cada organización, y
mundo, a través de la distribuir el texto de acuerdo con su
Internet. Este medio se extensión.
puede utilizar para enviar - redactar en forma clara, precisa,
adjuntos como cartas, concreta y concisa.
memorandos, circulares y
cualquier otro documento
que sea necesario para la
sustentación del
contenido, razón por la
cual se recomienda tener
en cuenta las
disposiciones de esta
guía para cada uno de
estos casos.
Estas tarjetas forman La redacción y presentación de la
TARJETA parte de las tarjetas protocolarias varían de acuerd
PROTOCOLARIA comunicaciones con el objetivo que buscan. Para lo
organizacionales escritas detalles de su presentación véanse la
para el manejo de las Figuras 27 y 28.
relaciones públicas y de Buscan facilitar, a quien las recib
negocios. Proyectan no tener la información para contactar
sólo la imagen directivo o funcionario requerido.
corporativa, sino también
la de los ejecutivos y de
aquellas personas que
manejan todo lo
relacionado con oferta,
venta de bienes y
servicios.