GUÍA TÉCNICA

COLOMBIA 185
(GTC-185)

JACOBO ATAHUALPA MANRIQUE MONROY

 Zona 3: Este
espacio es
Zona 1: Este espacio está complementario
destinado para el membrete (razón de la zona 1, está
social, sigla o acrónimo y el NIT en el espacio
(Número de Identificación superior derecho y
Tributaria), logotipo opcional, se
recomiendan 14 cm horizontales
está destinado al
registro y
ZONAS DE UN
desde la izquierda y 3-4 cm desde
arriba. radicación del
documento.
DOCUMENTO
Zona 2: Este espacio está destinado
para la impresión de datos de contacto
(dirección, correo electrónico, sitio
web, fax, teléfono, lugar de origen,
país y otros caminos para contactar ),
se recomiendan entre 1,5-2 cm desde el
borde inferior.
ZONAS DE UN
DOCUMENTO
 Documentos más utilizados
Cartas Memorandos Circulares

Primera persona, lenguaje natural y Tercera persona impersonal, Tercera persona impersonal,
sencillo. lenguaje formal. lenguaje formal.

Solicitar información, felicitar, Informar / convocar /hacer Informar / convocar /hacer

dialogar, etc… seguimiento de los diversos seguimiento de los diversos
procesos, esto es más concreto e procesos, esto se da con
interno. generalidades.

Membrete, fecha, destinatario, Encabezado centrado Encabezado centrado (circular#n),

saludo, cuerpo, despedida y firma. (memorando#n), cuerpo (subtitulos código, cuerpo (subtitulos incluidos)
incluidos) y despedida. y despedida.

Comunicar a una persona o entidad Comunicar a una persona o grupo Comunicar a un grupo específico de
externa a la entidad. dentro de la organización. personas dentro y/o fuera de la
organización.
 Documentos más utilizados
Actas Certificados Informes

Primera persona, lenguaje natural y Tercera persona impersonal, Tercera persona impersonal,
sencillo. lenguaje formal. lenguaje formal.

Solicitar información, felicitar, Informar / convocar /hacer Informar / convocar /hacer

dialogar, etc… seguimiento de los diversos seguimiento de los diversos
procesos, esto es más concreto e procesos, esto se da con
interno. generalidades.

Membrete, fecha, destinatario, Encabezado centrado Encabezado centrado (circular#n),

saludo, cuerpo, despedida y firma. (memorando#n), cuerpo (subtitulos código, cuerpo (subtitulos incluidos)
incluidos) y despedida. y despedida.

Comunicar a una persona o entidad Comunicar a una persona o grupo Comunicar a un grupo específico de
externa a la entidad. dentro de la organización. personas dentro y/o fuera de la
organización.
Hoja de vida corporativa: Mensajes electrónicos:

•Dar información corta •En el asunto, poner un

y directa. resumen del correo.
•Incluir detalles sobre •Decir claramente a quién
quién envía el mensaje va dirigido el mensaje y su
y de qué se trata. dirección.
DOCUMENTOS QUE NO PUEDEN FALTAR EN LA ELABORACIÓN DE
UNA REUNIÓN DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO

El acta: estas registran todo lo

Orden del día: Enlista los
que pasa en una reunión,
temas que se tratarán en la
decisiones, acuerdos y
reunión.
acontecimientos.

Documentos de referencia:
Convocatoria: Es enviada a
Son documentos
los asistentes en la reunión
específicamente de los temas a
para informar acerca de la
tratar como: políticas, informes
misma.
anteriores, entre otros.
FUNCIÓN DE UN
CORREO EN UN
TEMA LABORAL
• El correo electrónico es
utilizado para enviar y
recibir información,
documentos, archivos,
entre otros, también
para coordinar tareas y
actividades laborales.
 NETIQUETAS A TENER EN
CUENTA AL ELABORAR UN
CORREO ELECTRÓNICO
• Identificar a la persona a quien se enviará el correo.
• Utilizar letras mayúsculas sólo en casos necesarios.
• Escribir concisa y brevemente lo que se va a decir.
• Tener cuidado con los archivos adjuntos; no colocar
archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir
o descargar el destinatario.
• Evitar participar en cadenas de mensajes.
• Utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se
envíe o se responda un mensaje que incluya múltiples
direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan
muchas personas o grupos corporativos.
OBJETIVO DE UN
ACTA
• Registrar todo lo acontecido y
acordado en una reunión o
situación específica. Por ello,
tienen como objetivo dejar
constancia de los temas
tratados, las decisiones tomadas
y los acuerdos alcanzados en
una reunión, para que logren
ser consultados en el futuro y
utilizados como prueba en caso
de ser necesario.
PROTOCOLO DE UNA CARTA

Utilizar Tratar Un Redactar Usar Redactar Emplear Distribuir Se

Los Solo Tema En Forma Tratamient En Estilo El Texto Recomiend
Formatos Por Clara, o Primera Gramatica De a Incluir
Normaliza Comunica Precisa, Respetuos Persona l Natural, Acuerdo La Fecha,
dos En Los ción. Concreta o Y Cortés. Del Plural Sencillo Y Con Su El
Manuales Y Concisa. Y Usar El Continuo. Extensión. Destinatari
De Cada Tratamient o, El
Organizaci o De Usted Asunto Y
ón. En La Firma
Singular O Del
Plural. Remitente
OBJETIVO
DE UN
• Transmitir información breve y concisa entre las
dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación

MEMORAN
jerárquica de una organización. Son utilizados para
cumplir los siguientes objetivos:
– Expresar necesidades, hacer requerimientos, regular

DO
o aclarar una situación, tramitar, desarrollar o
agilizar un asunto, dar respuesta a una comunicación
recibida, entre otros.
 DIFERENCIA ENTRE:
• Circulares: • Memorandos:
– De interés común, con el mismo contenido,
dirigidas a un grupo específico de personas • De interés empresarial (de la
tanto interna como externamente.
organización).
– Dan a conocer información de carácter
• Transmiten información breve y
general.
concisa entre las dependencias
– Pueden ser internas o externas.
de una organización.
• Son documentos internos de una
organización.
 DIFERENCIAS ENTRE CONSTANCIAS Y
CERTIFICADOS
• Constancias:
– De carácter probatorio que no requiere
solemnidad y puede ser personal.
– Se emiten para probar hechos o actos que no
requieren formalidades especiales.
– Tienen como objetivo fundamental dar a
conocer información de carácter personal.
• Certificados:
• De carácter probatorio que
puede ser público o privado.
• Se emiten para probar hechos o
actos que requieren
formalidades especiales.
• Tienen como objetivo asegurar
la veracidad y la legalidad de un
hecho o acto solemne.
TIPOS DE INFORMES EXISTENTES Y
MOMENTOS A UTILIZARLES
Resumen ejecutivo: Usado en momentos clave de una planificación
estratégica, presentaciones a los socios, informes de proyectos y
rendimiento.
Informe corto: Usado en momentos en los que se necesita
comunicar información rápida y concisamente, tales como
comunicaciones internas, externas y resúmenes de informes largos.
Informe extenso: Usado en momentos donde se requiere dar
información detallada sobre un tema específico.
Informes periódicos y esporádicos: los informes periódicos son usados en
momentos que necesita dar a conocer información en tiempos regulares. Los
informes esporádicos, por su parte, se emiten en momentos específicos y se
utilizan para informar sobre situaciones puntuales o eventos especiales.