ASEGURAMIENTO DE CALIDAD E INTEGRIDAD DE MEXICO (ACIMEX)

PCD-ACIMEX-001
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS MARZO Rev.0
2020

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

DEPARTAMENTO DE LA GERENTE
GERENTE GENERAL
CALIDAD ADMINISTRATIVO

Ing. Mónica B. Orozco Ing. Edgar Espinosa

Monzón Ing. Ivette Laborde Sosa Juárez

Calle 19 # 121 A Col. Cuauhtémoc, C. P. 24170. Ciudad del Carmen, Camp. México
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Contenido
1 OBJETIVO................................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE.................................................................................................................................................... 3
3 RESPONSABILIDADES.............................................................................................................................. 3
4 DEFINICIONES........................................................................................................................................... 3
5 EQUIPO REQUERIDO................................................................................................................................ 4
6 DESARROLLO............................................................................................................................................ 4

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1 OBJETIVO
Establecer los requerimientos para el control de documentos que integran el Sistema de Gestión de Calidad,
tales como el Manual de calidad, procedimientos, métodos e instrucciones, así como los de origen externo
como planos, especificaciones y regulaciones.

2 ALCANCE
Estos requerimientos son aplicables a todas las funciones que integran el SGC.

3 RESPONSABILIDADES
Aseguramiento de Calidad y responsable de control de documentos. Son los responsables de controlar,
distribuir y asegurar que los documentos relacionados con el SGC y los proyectos se encuentren disponibles y
vigentes.

Responsables de Áreas o departamentos. Son los responsables de asegurar la correcta aplicación de estos
requerimientos en las funciones a su cargo durante la elaboración y manejo de los documentos que integran
el SGC.

Todas las funciones que integran la Organización. Es responsabilidad de todos los integrantes de la
organización el uso de los documentos controlados y de la no-reproducción de estos sin la autorización del
responsable de control de documentos.

4 DEFINICIONES
Documento. Información y su medio de soporte, ejemplo; registro, especificación, procedimiento
documentado, plano, reporte, norma.

Especificación. Documento que establece requisitos.

Manual de Calidad. Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización el
formato y el nivel de detalle de un manual de calidad depende del tamaño y las necesidades de la
organización.

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Documento interno. Son documentos elaborados en el desarrollo de actividades propias dentro de la

Organización y que integran el SGC.

Documento de origen externo. Medio que contiene información generada fuera del SGC que se utiliza como
apoyo o referencia a las actividades internas, el cual puede ser de los clientes, proveedores u otras Entidades.

Copia controlada. Es una copia del documento original autorizado que integra el SGC la cual es distribuida y
actualizada por el responsable de su elaboración.

Copia no controlada (sólo información). Es un documento que fue reproducido del documento original
autorizado, que no está sujeto a cambios y sólo se proporciona para fines externos del SGC.

5 EQUIPO REQUERIDO
No Aplica

6 DESARROLLO
Control de Documentos de Origen Interno

Elaboración, Revisión y Aprobación. Para la elaboración de los documentos de origen interno, tales como
Manual de calidad, procedimientos, métodos e instrucciones; los responsables de cada área designan a un
integrante de su área para el desarrollo de los documentos.

Al concluirse la elaboración del documento es validado por los usuarios, con el fin de asegurar que son
congruentes las actividades con el documento y en su caso realizar los ajustes necesarios; posteriormente es
revisado por el comité de calidad el cual verifica que se hayan realizado las actividades mencionadas y se
firma. Antes de ser emitido el documento es aprobado por el jefe jerárquico del responsable de su
elaboración, este último procede a leerlo razonablemente con el fin de dar su aprobación con su firma.

Nota. El manual de calidad es autorizado por el Director de la Organización.

Distribución, Comunicación y Difusión. Una vez autorizado el primer documento se indica la revisión “00“y se
entrega al responsable de control de documentos, el cual en coordinación con la función que elaboro el
documento identifican a las funciones involucradas en el procedimiento en la lista de distribución para su
repartición con el fin de asegurar que el documento esté disponible en sus áreas.

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La distribución es realizada en una junta con los involucrados, encabezada por el responsable de su
elaboración y el Representante de la Dirección, en donde se da una explicación sobre el manejo y
funcionamiento del documento distribuido, para asegurar su implantación.

Todas las copias de los documentos distribuidos son identificadas en todas sus páginas con la leyenda
“COPIA CONTROLADA”. Su distribución se realiza a través de la lista de distribución en donde se registra a
los responsables de la copia distribuida, la fecha, el nombre y nivel de revisión del documento a distribuir.

Nota. Cuando sea requerida una copia del documento para fines de consulta por funciones externas a nuestra
organización, esta copia es identificada en todas sus páginas con la leyenda COPIA NO CONTROLADA O
SOLO INFORMACION.

Control del Documento Original. Al concluirse la distribución y difusión del documento, el original con la Lista
de Distribución la conserva el responsable de control de documentos, así como su respaldo electrónico.

Control de Documentos Recibidos en las Áreas. Todos los documentos controlados que integran el SGC
recibidos por los responsables de áreas o departamentos son agrupados en carpetas y se elabora un índice
para cada carpeta con el fin de facilitar su manejo y disponibilidad por área.

Cambios a los Documentos Cuando por alguna razón la versión actual de los documentos requiere ser
modificada, el responsable de cada área solicitará el respaldo electrónico al responsable de control de
documentos, posteriormente elaborará el borrador considerando el número subsiguiente del nivel de la
revisión actual y debe asegurarse que sean revisados y autorizados antes de ser emitidos y distribuidos por
las mismas funciones que originalmente realizaron esta actividad, de acuerdo a los lineamiento establecidos
en las secciones anteriores .

Identificación de Cambios. Los cambios realizados a los documentos son identificados en el documento
original con marca texto de color claro y/o las leyendas a mano escrita que se han adicionado, cancelado-
modificado o en su defecto conservando el original anterior obsoleto para comparar los cambios realizados.

Distribución, Comunicación y Difusión de los documentos modificados La distribución y difusión del

documento modificado es realizada siguiendo los lineamientos anteriores, el responsable de control de
documentos y el responsable del área serán los responsables de identificar si se requiere o no una reunión de
difusión o si solo se notifica verbalmente la razón del cambio a las áreas involucradas, esto dependerá de la
magnitud e importancia de los cambios.

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El responsable de control de documentos se asegura de retirar los documentos obsoletos durante la

distribución y difusión, posteriormente son destruidos a excepción del documento original el cual es
identificado en todas sus páginas con la leyenda OBSOLETO, CANCELADO o con una línea diagonal, dicho
control es aplicado a la lista de distribución del documento obsoleto.

El responsable de control de documentos conserva el documento original obsoleto y el documento original

actualizado, las copias distribuidas son controladas de acuerdo con los lineamientos antes referidos.

Nota. Solo se conserva el respaldo electrónico del documento y el respaldo electrónico del documento
anterior, así mismo el Representante de la Dirección solo conserva el documento obsoleto (papel) con revisión
anterior, las demás revisiones son destruidas.

Control de Documentos de Origen Externo los responsables de cada área o departamento que reciben los
documentos de origen externo referentes a los proyectos y al SGC, tales como normas, especificaciones,
planos y regulaciones; entregan dichos documentos al responsable de control de documentos para su control;
este último procede a identificarlos en la lista de documentos externos con el nombre y nivel o fecha de
revisión o edición de dicho documento.

Cambios en los documentos externos los responsables de cada área al recibir versiones vigentes de los
documentos de origen externo entregaran estos al responsable de control de documentos.

Cambios y modificaciones

Cualquier cambio o modificación al presente procedimiento debe de sujetarse a la misma revisión, aprobación
y distribución que el documento original.

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