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INTRODUCCIÓN
Prólogo
Cerámica Italia S.A. constituida para producir y comercializar revestimiento cerámico para
pisos y paredes, atiende las necesidades del mercado nacional e internacional facilitando y
agilizando este comercio bajo el concepto de calidad y seguridad, valiéndose para ello de las
normas y estándares aplicados por los diferentes responsables de procesos mediante
procedimientos en la cadena logística y actividades relacionadas con el comercio, conforme a
las exigencias del marco general para la implementación del sistema de gestión en control y
seguridad (SGCS) BASC, en procura de la mejora continua del mismo.
Justificación
Las medidas están encaminadas a la prevención o atención directa de las acciones de riesgo,
para controlar e irradiar medidas preventivas.
Objeto y Alcance
Objeto: Nuestro manual de SGCS está encaminado a prevenir situaciones que puedan
atentar particularmente con las actividades relacionadas con la cadena de suministros
nacional e internacional.
Desarrollo organizacional
Operaciones
Administrativa y financiera
Comercial
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Exclusiones:
Exclusión para carnes como identificación de empleados. Los empleados de Cerámica Italia no
usan carnet de identificación por motivos de seguridad para evitar incidencias externas que
pongan en peligro el buen nombre de la organización por mal uso de este documento
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. Términos y Referencias
4. CONTEXTO DE LA EMPRESA
Externo
Cerámica Italia analiza la problemática externa que se pueda presentar a nivel local,
nacional e internacional, a través de los Gerentes de ventas al Exterior, Gerentes de
Zona, con el acompañamiento del Gerente Comercial, Administrativo y Financiero y el
Director de Ventas y seguridad, quienes toman la medidas necearías para evitar que el
impacto de los riesgos que estas puedan ocasionar sean mayor en nuestra compañía.
Interno
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Desarrollo Organizacional
Operaciones
Administrativa y Financiera
Comercial
Mercadeo
4.3. ALCANCE
Cerámica Italia S.A., determina y documenta todos los procesos que se encuentran incluidos en los
elementos declarados en el alcance los cuales son:
Desarrollo organizacional
o Contratación de personal
o Selección de personal
o Capacitación del personal
o Clima organizacional
o Seguridad: personas e instalaciones.
Operaciones
o Selección y creación de proveedor
o Administración de Materiales
o Materia Prima
o Importación
o Inventarios
o Transporte
o Almacenamiento del producto
o Alistamiento y despacho –Centro Distribución
Administrativa y financiera
o Requisitos legales
o Creación del cliente
o Sarlaft (Revisoría fiscal)
o Seguridad en Tecnologías de la información.
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Comercial
o Selección del cliente
o Exportación
5. LIDERAZGO.
5.2.1 La Gerencia General de cerámica Italia establece, documenta y respalda la política de seguridad
BASC apropiada al alcance, contexto y riesgos de la empresa, cuyo contenido refleja el compromiso de
la empresa en el cumplimiento de requisitos legales y en contra de las actividades ilícitas corrupción y
soborno que pudieran comprometer el normal desarrollo del comercio internacional.
5.2.2 El responsable del Sistema basc administra las comunicaciones relacionadas al SGCS
manteniendo permanentemente informados al personal en referencia al Sistema de Gestión en Control y
Seguridad, a través de capacitaciones y difusión de material informativo por las carteleras, plataforma
corporativa synergy y correos electrónicos.
Los objetivos son establecidos por la Alta Dirección, los cuales se encuentran en Plan del sistema de
gestión en control y seguridad de los objetivos de BASC. El seguimiento y medición de dichos
indicadores se dan de manera mensual a través de las métricas.
6. PLANECION
Cerámica Italia cuenta con procedimiento documentado de gestión de riesgos para todos los procesos
de la organización conforme al concepto de vulnerabilidad, probabilidad e impacto.
Además ante la ocurrencia de un evento crítico ha establecido las actividades a realizar para identificar y
reportar situaciones críticas, y prevenir el impacto que estos puedan generar sobre las operaciones o la
imagen de la Empresa.
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7. APOYO
7.1 RECURSOS
7.1.1 Previsiones
Cerámica Italia brinda a los responsables de procesos el apoyo y acompañamiento por parte del Jefe del
SGCS y sus Auditores internos con el fin de coayudar en la implementación, mantenimiento y mejoras
del SGCS
7.1.2 Personal
Se han identificado las Competencias del personal en todos los niveles de la Empresa, y se establecen
“Programas de Capacitación” con el objetivo de brindar entrenamiento y toma de conciencia en lo
relacionado al cumplimiento de las exigencias de la Norma.
Se mantendrá capacitado a todo el personal que se considere como cargo crítico para saber cómo
actuar en caso de incidentes sospechosos.
Cerámica Italia cuenta con cercas perimetrales como paredes y cercado eléctrico en las áreas que
colindan con la vía externa, vecindarios y el canal Bogotá para garantizar la seguridad en las
instalaciones, así como el manejo y almacenamiento de la carga, acompañado de encerramientos
internos como son las bodegas.
La vigilancia por parte del personal de seguridad se da las 24 horas al día, está acción está a cargo del
Jefe de Seguridad.
Todos los accesos a los sistemas de la organización son controlados por el área de tecnologías de la
información
Existe un sistema establecido para identificar abusos en el sistema de información y detectar accesos
inapropiados o manipulación indebida.
7.2.1 Generalidades
Cerámica Italia cuenta con la documentación requerida por el SGCS: política, objetivos, manual SGCS,
procedimientos y registros los cuales son gestionados y se encuentran disponibles en su totalidad en el
sistema de control documentario de la plataforma synergy conforme a lo dispuesto en los procedimientos
de control de documentos y control de registros.
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Cerámica Italia S.A. ha establecido que para la identificación, mantenimiento y disposición de los
registros de control y seguridad se cumpla con lo estipulado en el procedimiento control de registros los
cuales están legibles y protegidos para su fácil identificación y recuperación.
Cerámica Italia s.a. ha establecido mecanismos de monitoreo y medición a través de los informes de
gestión elaborados por los responsables de proceso con la finalidad de ver el cumplimiento de las
políticas y objetivos del SGCS
8.2.1 Cerámica Italia cuenta con el procedimiento Auditoria Interna el cual da las pautas para evaluar y
asegurar el cumplimiento, mejora continua y eficacia del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
BASC implementado. Esta evaluación es realizada mediante Auditorías internas según el procedimiento.
Cerámica Italia cuenta con un programa de Auditoria Interna para el SGCS Anual, donde se tiene en
cuenta resultados de ultima auditoria, Acciones correctivas, preventivas e importancia y criticidad de los
procesos identificados en la gestión de riesgos.
El equipo Auditor de cerámica Italia está conformado por 9 trabajadores de distintas Áreas de la empresa
los cuales fueron capacitados y formados a través de los capítulos BASC. Esta auditoria es realizada una
vez al año, en la cuales se evidencian sus competencias y resultados obtenidos
Una vez al año antes de realizar el proceso de Auditoria Interna el responsable del SGCS documenta y
publica a todos los responsables de procesos involucrados el plan de Auditoria para dar conocimiento de
las fechas establecidas y los procesos a auditar. Este documento se encuentra en la Plataforma
empresarial Synergy.
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Al finalizar el día de auditoria se documenta y se evidencian todos los resultados obtenidos durante el
proceso de Auditoria Interna.
Estos resultados se suben a la plataforma Synergy y se envían a los responsables de procesos con el fin
de que cada uno realice las respectivas mejoras.
9. mejora
9.1 Generalidades
los resultados se revisan, conforme a lo establecido por los estándares BASC, para determinar
actividades adicionales de mejora en base a las auditorías, informes de acciones correctivas,
preventivas e informes de gestión, con el fin de aumentar su nivel de eficacia para alcanzar los
resultados planificados.
9.2 corrección
Los responsables de cada proceso una vez identificados los resultados desarrollan las correcciones
correspondientes realizando un plan de acción con el fin de determinar si se requieren acciones
correctivas y preventivas adicionales.
Cerámica Italia establece un procedimiento documentado para las Acciones correctivas con el fin de
identificar y analizar las causas y variables que impacten directamente sobre la no conformidad real o
potencial.
La empresa da seguimiento a las oportunidades de mejora y a las acciones que los responsables de
procesos consideran necesarias para lograr los resultados previstos con base en su sistema Gestión de
riesgos.
La Alta Dirección de cerámica Italia s.a. tiene el compromiso de revisar constantemente el Sistema de
Gestión implementado en la organización en base a un programa definido, y en las reuniones de
presidencia que se hacen semanalmente, esta revisión se debe hacer en base a los Informes de
Auditorías efectuados, los Informes de Acciones Correctivas y Preventivas, informes de Gestión, así
como toda herramienta que permita medir la Gestión desarrollada por el Sistema.
Cerámica Italia s.a cuenta con procedimientos documentados y establecidos para la selección y
creación de Asociados de Negocio.
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1.2.1. Cerámica Italia cuenta con un procedimiento para la selección de sus asociados de negocio los
cuales incluyen criterios de prevención tales como su veracidad en identificación y legibilidad de la
empresa, antecedentes penales y financieros en los cuales se puede evidenciar su actividad económica
sus orígenes de ingreso sus otros clientes y cumplimientos de contrato.
La empresa informa oportunamente a las autoridades en caso de que se identifique una operación
sospechosa de dicho asociado.
1.2.2. cerámica Italia tiene en cuenta los siguientes parámetros para clasificar como un asociado
sospechoso los siguientes aspectos: ¿?? Sandra y alix
Cerámica Italia cuenta con un procedimiento documentado para la inspección física de unidades de
carga y transporte al ingreso y salida de la planta, con el fin de asegurar que ninguna persona o material
no autorizado ingrese o salga de las instalaciones. Adicional este proceso de inspección es respaldado
por registros fotográficos y fílmicos en el caso de las Exportaciones.
Cerámica Italia realiza inspección de las unidades de carga cuyo destino son Clientes de Canal
Constructor.
La carga y el transporte de carga pasan por diferentes filtros de seguridad que realiza la empresa de
vigilancia contratada por cerámica Italia para asegurar protegerla de la introducción de materiales y
personas no autorizadas.
Cerámica Italia lleva un control de todo el personal autorizado para intervenir en las áreas de
almacenamiento, cargue, descargue y manipulación de la carga.
Durante el proceso de cargue el Vigilante se encarga de dejar un registro fílmico y fotográfico antes,
durante, y después del proceso de carga, adicionalmente verifica que la carga corresponda a la
información registrada en la lista de empaque y factura comercial, para proceder con la instalación de los
sellos de seguridad en presencia del conductor.
Cerámica Italia cuenta con un procedimiento documentado para el control y manipulación de sellos –
precintos de seguridad, en el que se reconoce quienes son las personas autorizadas, designadas y
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capacitadas para asegurar la integridad de los mismos, almacenados y resguardados con control de
acceso limitado, cuyo objetivo de llevar un control y trazabilidad con base en la gestión de riesgo.
Para este control se establecen rutas predeterminadas las cuales incluirán el tiempo de transito
establecido para la entrega de cada producto, de igual manera se mantendrá la integridad de la carga
durante el recorrido hasta el lugar de destino, con base en la gestión de trazabilidad impuesta por
Cerámica Italia S.A.
CISA cuenta con el procedimiento Materia prima empacada p160007 Gestión de Materia prima
empacada bodega externa que hace referencia al control y revisión de Materia prima- material de
empaque y embalaje adicional cuenta con un instructivo recepción y entrega de cajas y estibas i-160001-
007
Cerámica Italia cuenta con un procedimiento para el manejo y control de percusores químicos y
sustancias controladas las cuales están dentro del marco legal de los requisitos permitidos conforme a
los estándares BASC P160001 recepción de materiales Instr i160002-001
Cerámica Italia cuenta con un sistema que garantiza la coherencia de la información transmitida a las
autoridades, que sea legible, acorde y protegida contra modificaciones para evitar la introducción de
datos erróneos.
De igual forma posee una politica de firmas y sellos los cuales autorizan todo el proceso de manejo y
registros de trazabilidad de la carga.
De haber faltantes o sobrantes luego del despacho se procede según lo indicado en el procedimiento
Se cuenta con procedimientos documentados para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo
y para verificar la información y referencias laborales indicadas en la solicitud de empleo. Se mantiene un
listado actualizado de personal propio y subcontratado con datos personales relevantes.
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CISA dispone de herramientas que ayudan a la selección y verificación del candidato, comprobando la
veracidad de todos los documentos
Se lleva un registro fotográfico así como de las huellas dactilares y las firmas del personal que labora en
la empresa.
Se actualiza los datos básicos de los Empleados como mínimo una vez al año, se evidencia en las
carpetas que se mantiene por cada uno.
La Organización cuenta con un proceso de extinción de Vínculo laboral en donde se estipula que el
último día de labor del trabajador, deberá entregar documentación a su cargo así como equipos llaves y
claves de acceso que le fueron entregados a su ingreso.
CISA cuenta con un Cuenta con un programa de concientización sobre adicciones establecido en Plan
de Capacitaciones, para así identificar necesidades de formación-capacitación las cuales pueden ser:
evaluación de desempeño, Gestión de riegos, controles operacionales preparación a eventos, resultados
de acciones correctivas y preventivas, desarrollo de supervisión de actividades.
Se realiza el control de ingreso y salidas de los visitantes a través del programa DATApark
Cerámica Italia cumple con el procedimiento de Control de Acceso en donde se especifica que
los visitantes deben presentar una identificación con fotografía al momento de ingresar a la
instalación, así como ser acompañados durante su permanencia en la organización por la
persona visitada.
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5.1.3. Inspeccionar paquetes y correos recibidos antes de la distribución, manteniendo un registro que
incluya la identificación de quien recibe y a quien está destinado.
Toda la correspondencia y paquetes que ingresan a Cerámica Italia s.a. principalmente pasan por el filtro
de la vigilancia y seguidamente es decepcionada en centro de documentación, donde la jefe de C.Doc.
Registra la información necesaria como:
5.1.4. CISA cuenta con un personal capacitado los cuales realizan inspecciones a todos los vehículos
que entran y salen de la organización. Los vigilantes están capacitados para inspeccionar los vehículos y
puedan identificar los compartimientos tanto propios como ocultos. La capacitación en registros de
vehículos forma parte del Programa de Capacitación BASC. Y también la empresa cuenta con los
procedimientos correspondientes para llevar a cabo dicha inspección.
5.1.5. Toda unidad de carga que se sale y entra de la organización es inspeccionada según establecen
las normas y estándares BASC. Se evidencia la integridad de los vehículos para protegerlo contra la
introducción de personas y-o materiales no autorizados, así como la carga en todo el proceso
5.2.1. Cerámica Italia s.a. cuenta con cercas perimetrales como paredes y cercado eléctrico en las
áreas que colindan con la vía externa, vecindarios y el canal Bogotá para garantizar la seguridad
en las instalaciones, así como el manejo y almacenamiento de la carga, acompañado de
encerramientos internos como son las bodegas.
Todas las puertas, ventanas o entradas de acceso a las instalaciones de la empresa cuentan
con medidas de seguridad adecuadas, para su verificación se emplea el formato “Check Lista de
Inspección de Cerraduras, puertas e iluminación”
5.2.3. Conforme a su gestión de riesgos Cerámica Italia cuenta con cámaras de videos al ingreso de
las oficinas y dentro de las instalaciones de la empresa, como medida de prevención al ingreso
de personal no autorizado; estos elementos de seguridad han sido incluidos en la Evaluación de
Riesgo Anual
El sistema de cámaras de video es monitoreado las 24 horas del día y para mayor seguridad de
las grabaciones se realizan Backus
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6.1. Información
Cerámica Italia S.A cuenta con una política de seguridad en donde todos los accesos a los
sistemas de la organización son controlados por el área de tecnologías de la información.
El área de tecnologías asigna cuentas individuales de acuerdo al rol del trabajador con las
contraseñas correspondientes que deberán ser cambiadas en el periodo establecido por los
mismos, impidiendo así que se revele información confidencial de la empresa.
CISA cuenta con una política de seguridad informática las cuales son la base para el
establecimiento de los demás componentes del modelo como son las Normas, Procedimientos y
Estándares requeridos por el BASC y cuentan con los cuatro pilares fundamentales de la
seguridad informática los cuales son: Confidencialidad, Integridad, Disponibilidad , Autenticidad.
También se establecen que todos los sistemas de información deben contar con la
documentación suficiente para mantener y dar continuidad a la seguridad informática y la
operación. La responsabilidad de esta actualización recae sobre el Líder Funcional del sistema
de información.
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