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UNIVERSIDAD DE LAS AMÉRICAS

FACULTAD DE NEGOCIOS
CARRERA DE INGENIERÍA DE EJECUCIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Consultoría Examen Final

Beprint

Profesor/es responsable/s:
Viviana Varela Tobar
Estudiantes:
Michelle Navarro
Aliocha Ruiz
Katherine Uribe

DICIEMBRE – 2022
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I. Introducción

La promoción del emprendimiento en chile se ha convertido en la última década una de

las principales políticas de la estrategia de desarrollo en Chile y se ha planteado como un
medio para mejorar el desarrollo local.
Hoy en día la industria textil analizada desde un punto de vista de la personalización toma
gran fuerza, debido a que el consumidor ha evolucionado y tiende a valorizar más los
productos cuando poseen un grado de personalización.
La personalización es un concepto que está progresivamente tomándose el mercado
comercial en general.
Como consultores, hemos elegido trabajar con esta empresa debido a que la
personalización de distintos productos a gusto del cliente esta generando un gran impacto
en las personas.
Es por ello, que durante estos 3 meses nos hemos dedicado a indagar sobre las distintas
problemáticas que aquejan a este negocio, siendo estas la falta de un sistema de ventas e
inventario.
En este informe daremos a conocer cual ha sido el proceso y el método trabajado el cual
tiene como principal objetivo ofrecer un servicio eficiente, en el que se priorice la
optimización, la reducción de tiempo y costos de producción.
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II. Presentación de la Empresa

Cliente BePrint
Razón Social Katherine Andrea Uribe Paz
Giro Comercial Servicios relacionados con la impresión - servicios de
publicidad prestados por empresas
Tipo de Sociedad Persona natural
Socios y Accionistas Único socio.
RUT 18.369.401-4
Fecha de Iniciación 09 de agosto del 2021
Dirección O’Higgins 770, galería Amanecer, local 6. Concepción

BePrint es una pyme dedicada al rubro de la personalización de productos tanto

corporativos como para personas naturales, inicia sus actividades a mediados del año
2021, bajo la razón social de Katherine Andrea Uribe Paz como persona natural. Ubicada
en una zona céntrica de Concepción.

BePrint se inició debido a una necesidad por parte de la Propietaria, sumado a un vasto
conocimiento en realización de personalización de productos, lo que impulso a concretar
el negocio. Actualmente BePrint cuenta con solo dos trabajadores, quienes se dividen las
tareas, ya sea, administrativas, producción y atención a publico online y presencial, lo que
actualmente les permite alcanzar los objetivos de producción y administración del
negocio.

Dentro de su principal función encontramos el estampado en artículos de cerámicas y

telas, como uniformes institucionales, poleras, polerones, jockey, tote bag, tazones,
botellas, sumado a papelería corporativas, como tarjetas de presentación, flayer, agendas,
entre otros. Con la finalidad de satisfacer las necesidades de gustos y preferencias de los
diversos clientes que cada vez son más exigentes, entregándole bienestar en calidad,
tiempos de espera y atención.
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III. Hallazgos/ Problema Identificado

- No manejar inventario en línea : Al no contar con un sistema de inventario en línea,

los dueños y trabajadores no tienen claridad de los insumos disponibles al
momento en que un cliente solicita un pedido, lo cual conlleva a la demora de
tener que buscar el insumo para concretar la venta. En el caso de no contar con el
insumo, se requiere buscar con el proveedor, lo que este proceso genera es tiempo
y costo adicional.

- No contar con cotizaciones en línea: No contar con un sistema que genere

cotizaciones correlativas conlleva a un desorden, debido a que cada vez que se
requiere realizar una cotización se debe revisar correos enviados a clientes para
saber correlatividad de estas. Esto de igual forma no permite llevar una claridad de
los clientes y documentos enviados, para así posteriormente hacer seguimiento.

- El proceso de boletas y facturas actualmente es manual : Beprint al ser un pequeño

negocio, el cual comenzó con lo básico no requería realizar una inversión en
sistemas y tecnologías para procesos de documentos, es por ello, que el sistema
manual que presenta hoy en día afecta al negocio debido a que para poder realizar
una boleta y factura se requiere de tiempo extra.

- Sistema de retención de clientes: Actualmente Beprint no cuenta con un sistema

que permita almacenar a cada uno de los clientes que realicen alguna compra,
como sus datos personales, información de compra, lo cual podría permitir
mantener una comunicación directa para saber su experiencia de compra y
posterior evaluación.
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IV. Plan de Trabajo

Objetivo General:

Aplicar un sistema de ventas e inventario para mejorar los plazos de entrega de los
productos personalizados.

Objetivos Específicos:

- Implementar tecnología de punta, a través Defontana ERP, software para

emprendedores y pymes, que ayuden a gestionar los diferentes procesos administrativos
y comerciales.

De acuerdo con los objetivos planteados anteriormente, se implementará un sistema de

ERP llamado DEFONTANA, este software que permitirá cubrir cada una de las
problemáticas que aquejan al negocio hoy en día.

V. Solución para estas problemáticas

Software para emprendedores y pymes

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Defontana ERP te ayuda a gestionar los diferentes procesos administrativos y comerciales

de tu emprendimiento, permitiendo realizar cotizaciones, facturación, financiamiento con
factoring y gestión contable.

- Cuenta con más de 15 mil empresas en Chile están dentro de Fontana.

- Presente en más de 4 países.
- Desarrollando 7 distintos Software para el crecimiento de Pymes, empresas y
compañías multinacionales.

Este sistema de ERP se implementará a través de un plan de acción para llevar a cabo el
desarrollo correcto de las mejoras para nuestro cliente, que consiste en:

- Tareas por repartir: Luego de varias reuniones y visitas al local Beprint, se

determinó que se llevará un trabajo lineal, el cual será de mutuamente apoyado
entre los consultores y el cliente.
- Designación de tareas: Es importante que sea predeterminado el tiempo de cada
acción que tendremos para el cliente ya sea un muto acuerdo según expectativas
esperadas.
- Como vamos a conseguir los objetivos: debemos tener claridad de la estrategia
que se implementara desde que el software comiese su desarrollo ya que desde
ahí iremos midiendo cada resultado ya sea positivo o negativo.
- Lugar donde se van a realizar las acciones: que canales usaremos para cumplir con
cada requerimiento y mejora.
- Quien lo va a hacer: el equipo de trabajo que está desarrollando esta consultoría
Michell Navarro, Katherine Uribe y Aliocha Ruiz, en conjunto con los dueños del
negocio.
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Recursos utilizados: se requerirá el uso de tres recursos tecnológicos.

1. Computador, el cual contiene toda la implementación inicial del sistema.

2. Teléfono móvil, que llevara la implementación de la App.
3. Software ERP, sistema que será utilizado para llevar a cabo la problemática que
presenta la empresa.

A través de la implementación de este software, se espera poder conseguir que la

empresa pueda:

- Manejo de inventario en línea: Esto permitirá saber la disponibilidad de insumos.

- Manejo de Cotizaciones en línea: permitirá poder ahorrar tiempo que hoy la

empresa les dedica a temas administrativos
- Generación de boletas y facturas: Permitirá generar de una forma instantánea las
boletas y facturas, lo que nos ayudará a llevar una contabilidad más clara de la
empresa.
- Sistema de retención de clientes: Este sistema nos permitirá saber quienes son los
clientes potenciales de Beprint, ayudará a llevar una claridad del proceso de
compra y post venta.
- Manejar detalle de visualizaciones semanales de la empresa: Mejora y optimiza el
tiempo.
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- Matriz de crecimientos esperados: Con la implementación de este software

esperamos que la empresa Beprint pueda cubrir con sus necesidades y mejoras
que la ayuden a crecer y potenciarse dentro del mercado.

VI. Cumplimiento de los objetivos

Según lo conversado con la empresa durante las consultorías, se tomará un tiempo de 3

meses para obtener resultados que serán medidos de la siguiente manera:

- Específicos: Inicialmente lo que más importante es lograr que la empresa pueda

llevar un sistema de facturación y cotizador electrónico, lo cual ayudara a tener
clientes cautivos.
- Medibles: Al primer mes de implementado el nuevo sistema de ERP revisaremos
como vamos haciendo el registro de visitas semanales, cuantas cotizaciones
tenemos diarias.

1. En una primera instancia se verá cómo va solucionando el día a día la facturación

instantánea y que ganancias de cierre de negocios vamos consiguiendo por este
sistema.
2. Posterior a este, se ejecutará el contrato del plan según como nos haya parecido el
programa, en esta parte se define si se realizará una mayor inversión con mayores
ítems en el plan adquirido, esto puede incluir por ejemplo análisis del sistema
contable, análisis v/s competencia entre otros.

- Alcanzable: En esta etapa observaremos el cumplimiento alcanzado, el crecimiento

que ha tenido la empresa con la implementación de este nuevo servicio, y concluir
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la rentabilidad de poder ampliar el negocio con apertura de nuevas sucursales en

la zona o en otras cuidades.
- Realistas: Sabemos que no podemos fijarnos un crecimiento superior al del 30%
actual ya que en esto proceso existen pruebas y errores, pero basado en el tiempo
que nos propusimos inicialmente es muy lograble.
- Tiempo: El tiempo de implementación será de 3 meses y para un resultado total
con expectativas del futuro nos propondremos aproximadamente 8 meses.

VII. Sistema ERP

Este sistema permitirá la planificación de recursos de la empresa, este es un sistema que

ayuda a automatizar y administrar los procesos empresariales de distintas áreas: finanzas,
fabricación, venta al por menor, cadena de suministro, recursos humanos y operaciones.

Esto se irá midiendo de acuerdo con la necesidad de cada cliente, tenemos los siguientes
despliegues para medir según cada expectativa.

- ERP Horizontal: Cubre procesos comunes a todas las empresas.

- ERP Vertical: Adaptado a las necesidades de un sector o nicho en concreto.

- ERP Estándar: Válidos para empresas sin particularidades en su gestión.

- ERP Personalizado: Este es el que usaremos directamente con Beprint, estamos

implementado un nuevo sistema que no había sido navegado antes por la empresa
por lo que los métodos y aplicativos del sistema son más específicos y medibles en
plazos muy cortos ya que no tenemos un detalle constante de la venta y
facturación, más bien se irá viendo como nuestro gráfico nos va presentando
cuales son las mejores temporadas para resaltar los atributos que esta empresa
puede aplicar. Nos permitirá controlar el flujo de la información que se generan en
cada ámbito de la organización que seleccionamos para mejorar.

Implementaremos este ERP con los siguientes pasos:

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- Planificación.
- Consultoría y entendimiento de negocio.
- Configuración y parametrización.
- Migración de datos.
- Formación del personal.
- Puesta en marcha.
- Control y seguimiento del proyecto.

Como mencionamos anteriormente la implantación suele durar entre 2 o 3 meses, aunque

varía según las necesidades del proyecto.

Tendremos gracias a esto la oportunidad de medir y hacer el seguimiento a la empresa, de

esta manera saber donde estamos siendo exitosos y donde podemos estar mas débiles,
pero con respuestas rápidas para mejorar ya que al sistema le implementaremos un
sistema de avisos que nos ira alarmado, por ejemplo: si bajamos cotizaciones, visitas,
ventas, bajas o excesos de stock entre otros.
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VIII. Conclusión

El sector de los servicios ha sufrido una impresionante evolución en los últimos tiempos, es así,
que se dice que muy pronto dejará de existir esa brecha tan pronunciada que separa la
manufactura de los servicios. Cada día, se dan mayores esfuerzos por identificar el modo de
asegurar un servicio de calidad para los clientes. Es primordial el identificar las necesidades a
satisfacer de los clientes, de esta manera, cada organización es capaz de sorprender a sus
consumidores.

Luego del análisis a la data recolectada sobre los requerimientos presentados en el intervalo de
tiempo; se puede concluir, que los procesos críticos a analizar son:

No manejar inventario en línea

No contar con cotizaciones en línea

El proceso de boletas y facturas actualmente es manual

Sistema de retención de clientes

Esta conclusión se da a raíz de que los procesos mencionados presentan el mayor porcentaje
acumulado de reclamos dentro del intervalo evaluado.

Luego de un análisis de las causas prioritarias a eliminar y sus consecuencias, se determinó que las
directrices a seguir en el plan de acción serían: el rediseño de los procesos críticos, de tal manera
que satisfaga las necesidades del cliente y evite las molestias presentadas al recibir el servicio. Y
además, la capacitación del personal en este rediseño y su motivación y concientización sobre la
importancia del servicio y la satisfacción del cliente.

Como consultores decidimos abarcar esta problemática, ayudando a potencia la empresa en el

mercado, lo que le permitirá llevar un orden más claro todo su sistema de facturación y cotizador
electrónico, determinar sus clientes potenciales, hacer crecer a la empresa, pudiendo alcanzar
nuevas metas como lo es la apertura de una nueva sucursal.

Esperamos que esta consultoría haya sido de gran ayuda para la empresa.
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