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Caso de estudio de la empresa Distrimay

Actividad: AP04-AA5-EV08

2175814: Juan David Romero González

Centro Agro empresarial y Turístico de los Andes

228106: Análisis y Desarrollo de sistemas de Información

Instructora: Luz Mery Callejas Cadena

Fecha: 25 de abril de 2021

Informe del Contenido

En el siguiente documento se permite analizar situaciones críticas para dar solución a

oportunas problemáticas presentadas en el ámbito productivo y social y laboral, como

en este caso que se dará solución al estudio del caso de empresa “Distrimay”, de igual

manera dando respuestas a las etapas que se requieren cumplir para llegar a

Resolución de Problemas, según instrucciones Material Formación.

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Problema: La empresa “DISTRIMAY” es una empresa mediana reconocida en

el mercado, pero actualmente cuenta con falencias en su área financiera y
administrativa, ya que no hay ni existe un control estricto, ordenado y eficaz
del inventario de la información financiera que debe de entregarse a tiempo
ante la empresa de “DIAN”, acerca de las ventas, cobranzas, compras, pago de
proveedores, impuestos al Estado y muchas otras actividades financieras y
administrativas que aún No se logran controlar y manejar eficazmente para
entregar los resultados completos ante esta empresa, todo este problema y
necesidad se genera, debido a que la empresa No tiene, ni cuenta con un
sistema de información contable que permita llevar a cabo en control más la
ejecución eficaz de estos procesos y actividades financieras y administrativas
en la empresa que a diario se realizan de manera manual y física.

Objetivo general: Implementación de un sistema de información contable y

financiero que registre, controle y hasta ejecute de manera eficaz y ordenada
todos los procesos y actividades financieras y contables.

Objetivos Específicos:

 Reducción de los tiempos en la generación y presentación de informes.

 Generación y resultados de estadísticas en relación a la rentabilidad y

utilidad en la empresa.

 Trazabilidad de los procesos financieros y contables

 Mejorar la toma de decisiones tanto comerciales como económicas y

financieras en la empresa

 Ejercer, mejorar y controlar el Conocimiento de los ingresos y egresos

periódicos a corto, mediano y largo plazo.

 Ejercer, mejorar y controlar el Conocimiento del estado de los productos

en estado de pasivos con relación a los proveedores en tiempo y dinero.

Estrategia

Análisis Dofa

Oportunidades Debilidades
 Son productos de mucha aceptación en el  Falta de capital para inversiones y
mercado. capital de trabajo.
 Apoyo por parte de entidades públicas en
subsidios.  Limitación en cuanto a adquisición o
 reducción de impuestos. compra en volumen de todos los
productos.
Fortalezas Amenazas
 Trabajo en equipo.  Aparición de un gran competidor con el
 Conocimiento del tema de abarrotes. mismo producto.
 Reconocidos en el sector por la calidad  Posible disminución de precios en
de sus productos. algunos productos por parte de la
 Seriedad, responsabilidad y compromiso competencia
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de la empresa
Estrategias FO Estrategias FA
 Tomar ventaja de la poca competencia.  Ampliar variedad de productos
 Vender el producto a precio mucho aprovechando nuestra posición en el
menor que el de los competidores mercado.
 Aprovechar la tendencia actual de
consumir productos naturales
Estrategias DO Estrategias DA
 Solicitar recursos financieros a través  Compra de mayor cantidad de producto
crédito para empresas mi pyme. en volumen y variedad para dar un
 Aprovechar las oportunidades en materia mejor precio a los clientes
tributaria por parte del estado.  Compra directa a los productores.

a) ¿Cómo lo llevará a cabo?

Rta: En consideración a el problema como dije anteriormente, este se
solucionará con la compra de un sistema de información financiero y contable.

b) ¿Cuándo se hará?
Rta: Este sistema se hará en Cuanto se obtenga un análisis del cliente es decir
un analista de sistemas, en cual lleva en una de sus funciones de perfil
profesional, conocer la necesidad de su propia empresa o tambien en otros
términos conocer la necesidad o problema que tiene la empresa en donde
trabaja o va ha trabajar.

c) ¿Quién lo llevará a cabo?

Rta: Este sistema de informacion financiero y contable, será desarrollado e

implementado, por el personal especializado y posteriormente capacitación y
adquisición de experiencia al funcionario designado por el Gerente.

d) ¿Cómo se ejecutará?
Rta: En un término de 3 a 5 meses contados a partir del inicio del contrato.

e) ¿Con qué recursos cuenta?

Rta: Sinceramente cuento con personal disponible e idóneo, para ejercer los
diferentes procesos técnicos tanto financieros como contables, aunque tambien
cuento con 30 equipos de computo es decir dispositivos de cómputo de
escritorio

Estrategias de solución a la problemática

Para la respectiva solución ante esta necesidad y problema en la empresa se

realiza:

1) El desarrollo + Implementación del sistema de información.

2) La capacitación del personal de la empresa en el manejo operativo y
técnico del sistema de informacion financiero y contable a desarrollar e
implementar.

Diseñar planeación

Los recursos disponibles para el desarrollo + la implementación de el sistema,

son:
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 Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

 Un Kardex manual sobre inventario mercancías.

 Un Escritorio, una silla.

 Talonario de Facturas de Ventas.

 Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.

 Una cuenta bancaria.

Actividades

Las actividades a ejercer, desarrollar y ejecutar para dar solución a la

necesidad y problemática de la empresa “Distrimay”, con base al
desarrollo e implementación de un sistema de informacion Financiero y
contable, son:

Codigo Actividades Responsable Tiempo de duración y

ejecución

Estudio técnico de la empresa

(estado actual) antes de,
01 Desarrollar e implementar el Tecnólogo Analista de 15 días
sistema de informacion sistemas
financiero y contable.
Recursos adicionales para el
02 desarrollo y la implementación Gerente empresa 15 días
del software
Taller de proyecto con el
03 personal de la empresa para Tecnólogo Analista de 3 días
socializar lo que se va a sistemas
desarrollar y a implementar.
Desarrollo y creación del
04 sistema de información Tecnólogo Analista de 8 días
software financiero y contable sistemas
Implementación del sistema de
05 información software Tecnólogo Analista de 15 días
financiero y contable, sistemas
funcionando en la empresa
Capacitación al personal que
manejara el software, con el
06 objetivo de que adquiera cada Tecnólogo Analista de
uno experiencia para el correcto sistemas 8 días
uso del sistema, cuando este se
termine de desarrollar e
implementar.

Plan de acción

Resultados Ejecutados
TOTAL,
Presupuesto % RECURSO % TOTAL RESP. EJECUCIÓN
Inicial Definitivo ACTIVID TRIMEST S EJECUTA DISPONIBLE
2021 AD TRIMESTRE RE TRIMESTRE TRIMESTRE EJECUTA DO
I II III IV DOS,

PROYECTO
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CODIG 30.000.000,00 30.000.000 RESP.
O ACTIVIDAD ,00 EJECUCIÓN
ACTIVI
Implementación de un sistema de información
DAD
Financiero y Contable

Estudio técnico de
la empresa (estado Tecnólogo
actual) antes de, 3000000 300000 16,66 3000000 analista
01 Desarrollar e 0
implementar el
sistema de
información
financiero y
contable.
Recursos
adicionales para el
02 desarrollo y la 5000000 500000 16,66 5000000 Tecnólogo
implementación 0 analista
del software
Taller de proyecto
con el personal de
la empresa para 1000000 100000 16,66 1000000 Tecnólogo
03 socializar lo que se 0 analista
va a desarrollar y a
implementar.
Desarrollo y
creación del
04 sistema de Tecnólogo
información 15000000 150000 16,66 1500000 analista
software 00
financiero y
contable
Implementación
del sistema de
información Tecnólogo
05 software 3000000 300000 16,7 3000000 analista
financiero y 0
contable,
funcionando en la
empresa
Capacitación al
personal que
manejara el
software, con el
objetivo de que Tecnólogo
06 adquiera cada uno 3000000 300000 16,66 3000000 analista
experiencia para el 0
correcto uso del
sistema, cuando
este se termine de
desarrollar e
implementar.

Evaluación de los Resultados

Rec Ejec
Total de
Empresa Producto Meta Tipo de Meta a Meta Meta % Meta Saldo de Rec
diciembr
Distrimay Producto cumplir Ejecutad Avance Program Meta Prog
Código Progra e de
Programa mada a en de Meta ada por Total del
da
2021
A 2022 diciembr a hacia el cumplir 2021
 6

e de diciembr 2022 (Miles (Miles $)

2021 e de $)
2021

Estudio técnico
de la empresa
(estado actual)
antes de,
Desarrollar e
BUCARAMANGA
implementar el Incremento 300000 300000 300001
1 100 0 0.5 70
sistema de 01 00 00 70.6
información
financiero y
contable.

Recursos
adicionales para
Incremento 20 500000 500000 50000,
el desarrollo y la 1 02 100 0 0.0
BUCARAMANGA implementación
00 00 120,2
del software

Taller de
proyecto con el
personal de la
BUCARAMANGA empresa para Incremento 100000 100000 10000,
socializar lo que 2 03 100 0 0.0 78
00 00 178,3
se va a
desarrollar y a
implementar.

Desarrollo y
creación del
sistema de
BUCARAMANGA información Incremento 250000 250000 250001
software 1 04 100 0 0 1
00 00 01,4
financiero y
contable

Implementación
del sistema de
información
BUCARAMANGA software Incremento 300000 300000 300001
financiero y 1 05 100 0 0 1
00 00 01,5
contable,
funcionando en
la empresa

Capacitación al
personal que
manejara el
software, con el
objetivo de que
BUCARAMNGA
adquiera cada Incremento 300000 300000 300001
3 06 100 0 0 60
uno experiencia 00 00 60,6
para el correcto
uso del sistema,
cuando este se
termine de
desarrollar e
implementar.