MANUAL USUARIO FI-FM

Sistemas Internos

Módulo FI-FM
Manual de usuario Control
Presupuestal
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Índice
Acerca del módulo.............................................................3
Principales transacciones...................................................4
Creación...........................................................................4
Visualización y consulta...................................................4
Tipos de presupuestos y entrada.......................................4
Original.............................................................................4
Suplemento......................................................................5
Traslado............................................................................6
Validación...........................................................................8
Fondos Disponibles..........................................................8
Sin fondos........................................................................9
Reportes...........................................................................10
Reportes estáticos.........................................................10
Reportes dinámicos.......................................................10
Conclusión........................................................................17
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Acerca del módulo.

SAP FM permite el control presupuestario de las unidades administrativas y operativas de la
organización con una variedad de características para el análisis e integración entre los
procesos de negocio.
En el módulo SAP FM (Funds Management) contamos con una variedad de elementos de
imputación los cuales acompañados de un buen modelamiento permitirá brindarnos
excelentes características para el análisis y control presupuestario. Estos son los elementos de
imputación:
Fondo: Se utiliza para diferenciar las fuentes de financiación de la compañía (fuentes
gubernamentales, privadas…)
Centro Gestor o CeGe: Normalmente se dividen en unidades organizativas dentro de la
compañía (departamentos, áreas de responsabilidad, centros de coste…). Representa a la
unidad organizativa responsable de administrar un presupuesto.
Área Funcional: Si se requiere más detalle, se pueden utilizar las áreas funcionales para
relacionarlos con subdivisiones de la compañía (divisiones de FI…)
Posición Presupuestaria o PosPre: Este agrupamiento funcional se utiliza para representar una
o varias cuentas contables de FI. Representa al concepto que se requiere controlar.
Proyecto Presupuestario: Suelen utilizarse para proyectos limitados en el tiempo
Cabe destacar que los objetos de Centro Gestor y Posición Presupuestaria son obligatorios,
mientras que la utilización del resto depende de los ajustes que se quieran hacer en el sistema,
la fase actual de la implementación solo configura los elementos obligatorios del módulo.
Una vez tengamos la estructura creada utilizando los objetos necesarios para ello, se
relacionarán los objetos financieros a los objetos de FM. Para ello, a través de las reglas de
derivación de determina de cuales son las llaves presupuestarias, es decir, que CeCo imputa a
determinado CeGe y que Cuenta de Mayor, imputa a determinada Pospre.
A partir de ahí, el Control de disponibilidad, determinara la factibilidad de la operatoria de
otros módulos, ya sea Solped o factura FI, por ejemplo.
Existen 3 escenarios posibles:
 Disponibilidad plena de fondos: Se contabiliza sin problemas ni avisos.
 Disponibilidad de fondos cercana al agotamiento: En este caso, se parametriza un
consumo máximo a partir del cual queremos tomar medidas preventivas. Entonces el
módulo dará aviso de que el consumo llego al margen de acción, pero permite
contabilizar el documento.
 Sin disponibilidad de fondos: Se genera un error y no se podrá concluir la
contabilización.
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Principales transacciones
Creación
FMBB/FMBBC: Carga de Presupuesto Original/Suplemento/Traslado.

Visualización y consulta
FMEDD: Visualizar documento de Entrada.
S_KI4_38000034: Reporte de Posiciones Presupuestarias.
S_KI4_38000038: Reporte de Centros Gestores.
FMAVCR01: Reporte de Control de Disponibilidad.
FMRP_RW_BUDCON: Reporte Utilización de Presupuesto.

Tipos de presupuestos y entrada

Los presupuestos se definen según su funcionalidad, pueden de ORIGINALES, SUPLEMENTO y
TRASLADO.

Original
 El presupuesto ORIGINAL, se ingresa en el proceso de “Entrada” dentro de la
transacción FMBB/FMBBC. Es el presupuesto aprobado por el Líder de Planeación y
Control Presupuestal. Aquí se asignan los montos que serán consumidos por las
distintas partidas presupuestales, considerando partidas presupuestales como la
combinación de Centro Gestor (CeGe) y Posición presupuestal (Pospre), a lo largo del
año.

Ingresar a la Trx FMBB/FMBBC, para la carga del presupuesto:

Completar los datos solicitados:
• Tipo Valor BCS: Presupuesto.
• Proceso: Entrada
• Cat. Presupuesto: Pago
• Clase documento: ORIG
• Versión: 0 (plan real, única versión que se maneja en esta implementación)
• Fechas: Del día de creación.
• Periodo: (Corresponde periodo de ingreso del ppto, en caso de ser anual se utiliza
“Tds.”)
• Ejercicio: (ejercicio efectivo)
• Clase presup.: 00 PPTO SUPL
• Elementos de imputación: CeGe / Pospre / Monto en moneda local. (Deben ingresarse
de forma manual o pegando los valores).
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(Esta actividad será de carga en cada una de las sedes.)

Verificamos con F7 y contabilizamos con

Suplemento
 El presupuesto Suplemento, se ingresa en el proceso de “Suplemento” o “Devolución”
dentro de la transacción FMBB/FMBBC. Es el presupuesto solicitado posteriormente a
la aprobación del presupuesto Original y funciona para incrementar o disminuir el
gasto. También debe ser aprobado por el Líder de Planeación y Control Presupuestal.
Aquí se asignan los montos que aumentarán o reducirán las disponibilidades para las
distintas partidas presupuestales.

Ingresar a la Trx FMBB/FMBBC, para la carga del presupuesto:

Completar los datos solicitados:
• Tipo Valor BCS: Presupuesto.
• Proceso: Suplemento (O Devolución)
• Cat. Presupuesto: Pago
• Clase documento: SUPL
• Versión: 0 (plan real, única versión que se maneja en esta implementación)
• Fechas: Del día de creación.
• Periodo: (Corresponde periodo de ingreso del ppto, en caso de ser anual se utiliza
“Tds.”)
• Ejercicio: (ejercicio efectivo)
• Clase presup.: 01 PPTO SUPL
• Elementos de imputación: CeGe / Pospre / Monto en moneda local. (Deben ingresarse
de forma manual o pegando los valores).
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(Esta actividad será de carga en cada una de las sedes.)

Verificamos con F7 y contabilizamos con

Traslado
 El presupuesto Traslado, se ingresa en el proceso de “Traslado” dentro de la
transacción FMBB/FMBBC. Es el presupuesto que genera un traspaso de fondos de una
partida presupuestal a otra. Puede ser cuando se decida, por ejemplo, afrontar un
gasto desde una gerencia distinta a la presupuestada. Debe ser aprobado por los
responsables de cada sede. Este presupuesto solo es una reasignación y no representa
ni aumento ni disminución de los montos disponibles.

Ingresar a la Trx FMBB/FMBBC, para la carga del presupuesto:

Completar los datos solicitados cabecera:
• Tipo Valor BCS: Presupuesto.
• Proceso: Traslado
• Cat. Presupuesto: Pago
• Clase documento: TRASL
• Versión: 0 (plan real, única versión que se maneja en esta implementación)
• Fechas: Del día de creación.
Datos partida “emisora”:
• Ejercicio: (ejercicio efectivo)
• Periodo: (Corresponde periodo de ingreso del ppto, en caso de ser anual se utiliza
“Tds.”)
• Clase presup.: 00 PPTO ORIG
Datos partida “receptora”
• Ejercicio: (ejercicio efectivo)
• Periodo: (Corresponde periodo de ingreso del ppto, en caso de ser anual se utiliza
“Tds.”)
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Clase presup.: 02 PPTO TRASL

Por último, en las posiciones
• +/- : Hace referencia de cuales van a ser las partidas presupuestales que emiten los
fondos y cuales serás las que los reciban.
• Con “-” aquellas partidas que emiten los fondos y con “+” aquellas que los van a recibir.
• Elementos de imputación: CeGe / Pospre / Monto en moneda local. (Deben ingresarse
de forma manual o pegando los valores).

(Esta actividad será de carga en cada una de las sedes.)

Verificamos con F7 y contabilizamos con

Validación
Aquí podemos comprobar como se comporta el modulo cuando se consume presupuesto:
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Fondos Disponibles
En caso del supuesto donde los fondos sean suficientes pero que exceda el margen
parametrizado de toma de medidas preventiva, la situación es la siguiente:

Se crea una factura de finanzas, con la Trx FB60, en la misma se asigna un monto igual o
inferior al presupuesto asignado.

El sistema da aviso y permite la contabilización.

Este es el aviso que envia SAP, al correo interno del responsable del CeGe, se visualiza
a través de la transacción SO01.
Este aviso, también llegará por correo externo al Líder de Planeación y Control
presupuestal.
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Sin fondos
Para los casos donde el presupuesto no cubra la necesidad:
Se crea una factura de finanzas, con la Trx FB60, en la misma se asigna un monto
superior al presupuesto asignado.
El sistema no permite la contabilización.

Es importante destacar que, en este caso, NO se contabiliza el documento.

Reportes
Reportes estáticos
 S_KI4_38000034: Reporte de Posiciones Presupuestarias.
 S_KI4_38000038: Reporte de Centros Gestores.
 FMB_B01: Vista de Presupuesto por Clase de Documento.
 FMEDDW: Visualizar Documentos Entrada de Presupuesto.
 FMLIDW: Visualizar Documento de Modificación

Reportes dinámicos
 FMAVCR01: Control de disponibilidad
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Dentro de la selección y opciones, el usuario, podrá parametrizar a su necesidad los

datos a visualizar.

 FMRP_RW_EFFYEAR: Ejercicio efectividad caja

Dentro de la selección y opciones, el usuario, podrá parametrizar a su necesidad los
datos a visualizar.
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 FMRP_RW_BUDGET: Reporte Resumen de Presupuesto.

Dentro de la selección y opciones, el usuario, podrá parametrizar a su necesidad cuales
los datos a visualizar.
Luego se puede “navegar” dando doble click sobre los presupuestos.
Po ejemplo, visualizar, documentos de entrada.
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 FMRP_RW_BUDCON: Reporte Utilización de Presupuesto.

Dentro de la selección y opciones, el usuario, podrá parametrizar a su necesidad los
datos a visualizar.
Luego se puede “navegar” dando doble click sobre los presupuestos.
Po ejemplo, visualizar, documentos consumen presupuesto.
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 FMRP_RFFMEP1FX: Reporte de Presupuesto Contabilizaciones FI

Dentro de la selección y opciones, el usuario, podrá parametrizar a su necesidad los
datos a visualizar
documentos FI que consumen presupuesto.

 FMRP_RFFMEP1AX: Reporte Contabilizaciones (Todas)

Dentro de la selección y opciones, el usuario, podrá parametrizar a su necesidad los
datos a visualizar
documentos consumen presupuesto.
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 FMRP_2FMB4001: Resumen Comprometido/Real.

Dentro de la selección y opciones, el usuario, podrá parametrizar a su necesidad los
datos a visualizar
documentos consumen presupuesto.

Funciona similar a una tabla dinámica de Excel.

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 FMRP_RFFMTO10X: Lista
Dentro de la selección y opciones, el usuario, podrá parametrizar a su necesidad los
datos a visualizar
documentos consumen presupuesto.
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Conclusión
Durante esta fase de la implementación se activan los elementos de imputación
obligatorios y a través de las reglas de derivación el módulo vinculara cada CeGe y
Pospre a los Centros de Costes y a las distintas cuentas de mayor respectivamente.
No hay una mayor labor o aumento de las tareas operativas dentro de otros módulos,
ya que el módulo funciona de forma cruzada, controlando las contabilizaciones que
estén bajo la órbita del control de presupuesto. La complejidad del módulo se da en
ese cruce de información. Este control se realiza con la activación del control de
disponibilidad para evitar gastos fuera de lo previsto, cualquier excedente deberá ser
aprobado por el área de Control y Planeación.
Se busca a través de los informes conocer mas de cerca los gastos y costos para una
mejor toma de decisiones a futuro.