Habilidades sociales y trabajo en grupo

TEMA 5: DIRECCIÓN DE REUNIONES

1. Concepto y tipos de reuniones

«Por definición, una reunión es la concurrencia de un número determinado de personas que

comparten el deseo de conseguir un objetivo concreto» (Demory. 1985). Sin embargo, la
clave en la definición de Demory es «el deseo, porque para que una reunión sea efectiva los
participantes deben sentir el deseo de hacerla, no sólo porque tengan un objetivo que al
azar, sino porque además la consideren necesaria para el equipo y para sí mismos.
Los objetivos de la reunión son:
- tomar decisiones
- generar ideas
- informar llegar a acuerdos
- formación
- recoger información

1.1 TIPOS DE REUNIONES EN FUNCIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

Piramidal
● empresas de organización jerárquica
● clima ceremonial de información y sumisión a los altos cargos
● poco numerosas
● carácter de control ascendente
Matricial
● empresas multinacionales, con un alinea de producción de productos y servicios
especializados
● largas
● Objetivo: tomar decisiones críticas para las líneas de negocio, cierre de acuerdos o
afrontamiento de crisis.
En red:
● empresas con un denominador de negocio común, que luchan por mantener su
independencia y cultura de trabajo propia
● breves pero numerosas
● destacando la eficacia e innovación

1.2 TIPOS DE REUNIONES EN FUNCIÓN DE LA PERIODICIDAD DE LA REUNIÓN

Anual
● Suele tratarse de reuniones de balance colectivo
● Se convocan de una a tres veces por año
● implican a puestos de trabajo jerárquicos y especialistas
Mensual
● Permite analizar resultados, mantener la motivación del personal y fomenta
discusión y la expresión tanto emocional como técnica
Semanal
● Sirve para resolver problemas prácticos, tratar asuntos cotidianos, tomar decisiones
inmediatas para suprimir barreras hacia el objetivo de la tarea y,
● especialmente, facilitar el conocimiento y seguimiento de los procesos
En cualquier caso estos tres tipos de reuniones son más efectivas si la pauta es fija, de
manera que todas las personas implicadas conocen con antelación la charla. el lugar y la
duración. Este aspecto contribuye a la coordinación de la agenda de trabajo, incrementa el
porcentaje de asistencia y reduce la inversión de tiempo.

1.3 TIPOS DE REUNIONES EN FUNCIÓN DE LAS CAUSAS DE LA REUNIÓN

Reunión de trabajo
● decidir, organizar y corregir acciones
● se considera el trabajo en equipo
● se manifiesta la personalidad de los participantes
● Objetivo: desarrollar un producto que genere líneas de acción nuevas
● Demory, clasifica las reuniones de trabajo en:
- Reuniones para informar: ofrecen información a los participantes y se recogen
demandas adicionales de información de los participantes
- Reuniones para recoger información: proporcionan a los mandos información
relevante para definir cursos de acción y análisis de los proyectos
- Reuniones de formación: tienen un carácter pedagógico, que requiere la
presencia de las personas involucradas en un proyecto y cuya formación en el
tema no puede ser realizada por otros medios
- Reuniones para alcanzar acuerdos: el objetivo es buscar una solución aceptada
por todos los participantes y que satisfaga los puntos de vista de los
participantes
- Reuniones para generar ideas: es la típica reunión para generar ideas creativas
- Reuniones para la toma de decisiones: corresponde a reuniones donde se ha de
definir una línea concreta de acción a partir de la cual se desarrollan los
proyectos.
Reunión informativa
● está a cargo de una autoridad de la empresa
● la participación del equipo se recuerde a exponer dudas o aclaraciones
● Objetivo: difundir, controlar y homogeneizar, la información, y el flujo de ésta en la
empresa.
Reunión de cohesión grupal
● corresponde a fiestas temáticas, jornadas de formación, fiestas simbólicas, etc.
● Objetivo: suscitar, canalizar, y sincronizar estados de ánimo y emociones entre el
personal, y renovar la cultura y comunicación interna.

El principio fundamental que rige reuniones de trabajo efectivas se basa en las 5WH, el cual
debe regir el «antes» de la reunión, el «durante o desarrollo de la reunión y el después» de
la reunión, como filosofía de trabajo:
 2. Fases de la reunión de trabajo

2.1 PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN

Planificación (agenda y metas)

● Fijar los objetivos de la reunión
● Valorar si se ha de celebrar o no
● En el caso de realizarla elegir:
- los participantes
- cuál será su aportación
Organización de la reunión (logística)
● Preparación material del trabajo (documentación necesaria)
● Escoger la forma en la que va a presentar la reunión y las dinámicas que se van a
llevar a cabo
● Preparación de los recursos físicos (lugar de la reunión y características del mismo)
y materiales
● Concretar duración de la reunión

2.2 DURANTE LA REUNIÓN

Conducción de la reunión
● comienzo de la reunión: ¿Los participantes se conocen? ¿Se sienten todos
cómodos? ¿El tema está claro para todos? ¿Los objetivos son suficientemente
explícitos? ¿El método de trabajo es apropiado para el grupo?
● presentación del tema: De qué se va a hablar Por qué se eligió el tema ¿Cuál es el
interés del mismo ¿Cuáles son los problemas planteados y cuál es su interés para
los participantes Qué se espera de los presentes
● desarrollo de la reunión:
- Dinamizar al grupo e incitar a los presentes a expresarse (haciendo callar a
los que monopolizan la palabra, preguntando a los que no hablan,.)
- Ofrecer métodos de trabajo
- Sintetizar las ideas producidas
- Ayudar grupo a superar los bloqueos
- No permitir que el grupo discuta un problema que no ha sido suficientemente
analizado
● al finalizar la reunión:
- Sintetizar lo que se ha dicho siendo breve, conciso, neutro
- Verificar que el grupo está de acuerdo
- Realizar un acta
- Analizar la reunión

2.3 DESPUÉS DE LA REUNIÓN

Seguimiento
- la primera tarea es redactar el acta o informe de la reunión
- el conductor de la reunión observa los efectos y consecuencias en el trabajo y
funciones particulares y grupales del equipo
 - la persona responsable de la conducción de la reunión puede realizar un ejercicio de
autoevaluación respecto a tres aspectos: conductuales, cognitivos y emocionales a
mejorar y a mantener.

3. Técnicas eficaces para desarrollar reuniones. Gestión del tiempo

Por lo general, el tiempo dedicado a las reuniones se estipula según los temas a tratar. Sin
embargo, esta recomendación puede ser una trampa, siendo lo correcto controlar a priori el
tiempo de duración de la reunión y fijar pautas normas para el tiempo invertido en cada fase
del proceso. En este sentido, un tiempo orientativo puede estructurarse de la siguiente
manera:

La reunión de trabajo no debería superar los 90 minutos.

Sin embargo, en la gestión del tiempo se tiene la errada idea de que ir más rápido es más
eficaz. La productividad en el tiempo está relacionada con el logro de los objetivos de la
reunión, no con terminar a tiempo.

4. Afectividad contra tarea

El coordinador de la reunión ha considerado en la fase de preparación quienes serán los

asistentes en función del grado de aportación al objetivo de trabajo. No obstante, ello no
exime de la parte afectiva del participante. Para gestionar esta dimensión tan humana se
requiere conocer y detectar m situ qué rol desea desempeñar cada uno de los participantes.

Roles centrados en la tarea Roles centrados en el clima: Roles individuales que no

favorecen ni la tarea ni el
clima:

- Iniciador-contribuidor - Animador. - Discutidor agresivo.

- Buscador de información. - Armonizador. - Sabelotodo
- Buscador de opiniones. - Compromisario: ofrece - Filósofo
- Informador. soluciones en los - Cínico
- Opinante. conflictos - Hiperlector.
- Elaborador-reformulador. - Facilitador de la - Bloqueador/ opositor
- Coordinador aclarador. comunicación sistemático.
- Orientador. - El ausente
- Evaluador-critico. - Establecedor de
- Estimulador de decisiones. estándares: propone
- Técnico en procedimiento. pautas que el grupo ha de
- Registrador alcanzar en su
funcionamiento.
- Observado-comentador.
- Seguidor: hace lo que
dicen los demás
- El tímido
- Buscador de fracasos
- Otros roles que definen la
personalidad y estado
anímico de las personas
en el momento de la
reunión

Estos últimos suponen una de las principales barreras para el desarrollo de una reunión
efectiva, y responden a las relaciones interpersonales y al malestar producto de las
«formas» y roles que asumen los participantes en la reunión. Son momentos y personas
difíciles. Sin embargo, ¿qué podemos hacer para convertir su participación en un aporte
constructivo? La respuesta es detectarlos y actuar.
Una serie de sugerencias generales que facilitan el manejo de este tipo de situaciones, que
pueden reunirse en las siguientes acciones
- Establecer una ronda de intervenciones y recordar la norma del tiempo.
- Si el tema de la reunión afecta a una o dos personas, ofrecer una entrevista en
privado para buscar soluciones
- Utilizar técnicas asertivas
- Reformular las posturas incómodas en lenguaje neutral e incorporarlas al resumen o
conclusión de la reunión.
- Reconducir la reunión al orden del día y objetivo de la reunión.
- Preguntar abiertamente por soluciones y presionar para que el discurso vaya en esa
dirección.
- Puede solicitar abiertamente a la persona discordante que se regule en sus formas
- En caso necesario, siempre existe la posibilidad de dar por finalizada la reunión,
hasta una nueva convocatoria, quedando entonces en manos del gestor y
coordinador de la reunión establecer los espacios y abrir los canales de
comunicación necesarios para atender las necesidades ocultas de estos roles (fuera
de la reunión)