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Gestin de Reuniones Eficaces
2010

Autores: Ingenia, S.A.



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Impresin.
Depsito Legal.

Diseo.

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Objetivos generales
- Desarrollar habilidades necesarias para afrontar con eficacia una reunin
- Identificar los distintos roles que aparecen en una reunin
- Realizar eficazmente el cierre de una reunin

Mdulos

Mdulo 1: Conceptos generales de reuniones eficaces.
Mdulo 2: Inicio de reuniones, desarrollo y roles.
Mdulo 3: Reuniones eficaces.


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MDULO 1

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Mdulo 1: Conceptos generales.



1.1 Las reuniones

Una reunin es un instrumento de trabajo en equipo, un momento en el que distintas
personas tienen la oportunidad, mediante la comunicacin directa, de perseguir y
conseguir objetivos concretos.
En una reunin eficaz deben confluir tres aspectos:

Produccin de resultados
Cada participante contribuye al resultado de la reunin, por lo que debe ser capaz de
producir ideas, analizar, criticar, sugerir y ofrecer soluciones.

Relacin de personas
Las relaciones personales que se establecen entre las personas que acuden a una
reunin pueden facilitar, o por el contrario, bloquear la consecucin de los objetivos
planteados. Por ello, nunca hay que olvidar que cada participante posee sus propias
motivaciones, sistema de valores, percepciones subjetivas, Trabajar estos aspectos,
ser capaz de respetar y comprender a los dems participantes, favorece el desarrollo y
los resultados de una reunin.




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Organizacin
La organizacin se refiere tanto a aspectos previos de la reunin (informacin
necesaria, convocatoria), como al propio desarrollo, en donde el papel del director es
clave. Al mismo tiempo, ste debe ser capaz de animar la reunin desde su comienzo,
si quiere que se produzca implicacin y participacin.

1.2 Ventajas e inconvenientes

Las reuniones tienen una serie de ventajas y de inconvenientes:

VENTAJ AS
Segn se va desarrollando y se van tomando decisiones, los compromisos
se reparten entre todos los participantes, por lo que fomenta la
participacin y el trabajo en equipo.
Las decisiones se hacen impersonales, evitando las crticas innecesarias.
Son un instrumento de motivacin.
Potencian los resultados al ofrecer una buena oportunidad de intercambio
de informacin.
Se fomentan y mejoran las relaciones interpersonales.
Las decisiones que se toman son mejor comprendidas por todos.
Se comparten objetivos, la sinergia hace que todos los participantes vayan
en el mismo sentido.
Se potencia la comunicacin, tanto formal como informal.

INCONVENIENTES
Si acuden demasiadas personas, las decisiones resultan difciles y se
consume mucho tiempo.
Cuando los asistentes desconocen detalles de la misma, las decisiones
pueden ser ineficaces.
Si hay falta de tiempo, pueden llegar a tomarse decisiones de manera
superficial.
La responsabilidad individual queda diluida.
Es frecuente que se acepte lo que se supone desea el director de la
reunin.


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Surgen discusiones e incidentes que hacen perder, en ocasiones toda la
eficacia que podra tener la reunin.
Para conseguir los objetivos es necesaria una preparacin previa.
Algunos participantes no intervienen
Pueden aparecer crticas poco constructivas y problemas de comunicacin,
as como conflictos interpersonales.
Si el rol que adopta el director no se ajusta a las expectativas de los
participantes puede carecer de eficacia.



































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1.3. Objetivos de las reuniones

Para dirigir una reunin de forma eficaz, debes aprender a plantearte los objetivos de
la misma. Los objetivos que te marques condicionarn quines sern los
participantes y cunto tiempo necesitars emplear en la reunin.
1.3.1. Caractersticas de los Objetivos

Las principales caractersticas de los objetivos de una reunin son:

Describirn situaciones objetivas, sin valoraciones personales.
Sern relevantes y alcanzables.
Estimularn la libertad de pensamiento y de expresin, sin imposiciones ni coacciones
que bloqueen la comunicacin.
Encerrarn intereses comunes para los participantes, sin caer en el favoritismo hacia
unos pocos o hacia el convocante.
Estarn redactados de forma concisa, concreta y clara.
Facilitarn que se distinga el fin prioritario de los fines secundarios a alcanzar.
1.3.2. Tipos de Objetivos
Los objetivos se pueden clasificar en:

1. Generales
Poco concretos.
Globales.
Formulados en trminos de capacidad.

2. Especficos
Concretos.
Precisos.
Evaluables o mensurables.
Formulados en trminos positivos.


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1.4. Tipos de reuniones

Las reuniones se pueden clasificar segn ciertos criterios:

1.4.1. En funcin de la dimensin.
Mtines
El nmero de participantes es ilimitado.
No hay seleccin de participantes.
La relacin entre el orador y los participantes es mnima.

Comits
El nmero de participantes es limitado.
Hay una seleccin rigurosa de participantes.
La relacin entre el orador y los participantes es fluida y constante.







1.4.2. En funcin de la periodicidad.
Atendiendo a la frecuencia con la que se realizan las reuniones, stas se pueden
clasificar en:

Anuales:
La reunin anual tiene carcter informativo. Su objetivo es motivar e implicar al equipo
desde el comienzo del ao. Es el director de la reunin quien debe llevar el peso
principal de sta y debe estar muy bien preparada.



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Mensuales:
Estas reuniones poseen un doble carcter: informativo y de compromiso, lo que hace
que la participacin de todos sea un elemento fundamental. Los planes de accin que
se deriven de la reunin deben plasmarse por escrito. Estas reuniones deben
aprovecharse para reconocer individual o colectivamente cualquier logro, por pequeo
que sea. Este tipo de reuniones tambin se utilizan para plantear cmo resolver un
determinado problema, ya que la creatividad del equipo es superior a la que poseen
individualmente sus miembros.

Semanales:
Estas reuniones dan respuesta a los objetivos operativos y de equipo planteados
semanalmente. Por esta razn son un importante feedback para el equipo. Deberan
celebrarse a principios o a final de la semana, ya que de este modo se posee
perspectiva global sobre la semana anterior. Otra de sus finalidades es crear una
cultura de equipo: cmo se ha desarrollado una accin concreta, qu dificultades se
han presentado, cmo se ha resuelto, Tambin pueden desarrollarse con el objetivo
de desarrollar habilidades o de responsabilizar a los colaboradores en el conocimiento
de un producto, empresa, cliente,

Diarias:
Las reuniones diarias tienen como objetivo la solucin de problemas. Este tipo de
reuniones son ptimas para celebrar los xitos y mantener al quipo bien orientado
hacia los objetivos clave. En ellas se consigue un importante efecto motivacional, de
implicacin y solucin de problemas. El mejor momento para celebrarlas es a primera
hora de la maana.









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1.4.3. En funcin de los objetivos

I nformativa:
El objetivo de estas reuniones es transmitir o recibir datos, normas, etc. La
comunicacin es bsicamente en un solo sentido: del orador a los participantes. Se
desarrolla en tres momentos:
1. Comunicacin de la informacin por parte del director de la reunin o
responsable de la informacin.
2. Rueda de presentacin de dudas y preguntas por parte de los participantes.
3. Contestacin a las diferentes dudas o preguntas por parte del director de la
reunin.

Anlisis de problemas:
Estas reuniones sirven para identificar la causa de problemas y para generar opiniones,
sugerencias, recomendaciones que posteriormente sern analizadas y evaluadas. La
decisin la toman especialistas o autoridades superiores. El director de la reunin debe
dejar claro que no se tomarn decisiones sino que se elevarn los acuerdos
considerados a los niveles competentes, como primer paso de la accin.

Decisoria:
El objetivo del director de la reunin es lograr que los participantes tomen una decisin
libremente, tratando el problema planteado con entera libertad de opinin, discutiendo
sus diferentes aspectos, interrelaciones, causas, con secuencias o intercambiando sus
experiencias, puntos de vista y opiniones, siendo lo ms importante llegar a acuerdos y
tomar decisiones consensuadas. La caracterstica principal de esta reunin es la
participacin del grupo y la actitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la
mayora.

Obtencin de compromiso:
Sirve para exponer y explicar las razones de la decisin tomada y se obtienen
compromisos y responsabilidades para aplicar y llevar a cabo determinadas acciones.
Tambin disipa dudas y temores.



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1.5. La disposicin fsica

1.5.1. Mesa redonda

En ella todas la posiciones son equiparables, pero se produce un efecto particular, efecto
Steinzor, el cual consiste en que, sin existencia de diferencia de estatus ni de relaciones de
amistad, se origina una mayor interaccin entre los participantes que ocupan posiciones que
estn enfrente, en lugar de contiguas, debido al contacto ocular.
El nmero de participantes mximo recomendado es 10. Su uso es idneo en:
Consejos administracin.
Reuniones de directores.
Reuniones de bsqueda de soluciones a conflictos laborales.
Su uso no es adecuado en:
Reuniones de formacin.
Asambleas.
Reuniones de estudio.
Reuniones de informacin.






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1.5.2. Mesa cuadrada

ngulo:
Facilita la conversacin.
Dificulta: cooperar, competir, coaccionar.
Lado a lado:
Facilita la cooperacin.
Dificulta: conversar, coaccionar, competir.
Cara a cara:
Facilita: conversar, coaccionar, competir.
Dificulta: cooperar.
Extremos opuestos:
Facilita: coaccionar, competir.
Dificulta: conversar, cooperar.

El nmero de participantes mximo recomendado es 10. Su uso es idneo o
inadecuado dependiendo del objetivo que desees obtener en cada reunin.













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1.5.3. Mesa en U

Esta disposicin es IDEAL porque fomenta la participacin del grupo. El nmero de
participantes recomendado es de hasta 12 14.

Su uso es idneo en:
Reuniones de estudio.
Reuniones de informacin.
Reuniones de formacin.
Asambleas.
Reuniones de pequeos comits.

Su uso no es adecuado en:
Consejos de Administracin.
Reuniones de directores.
Reuniones de bsqueda de soluciones a conflictos laborales.
















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1.5.4. Mesa rectangular

Lleva consigo una disposicin diferencial y discriminativa de posiciones. Tambin se
produce el efecto cabecera en el que esa posicin se relaciona con el estatus del
miembro ms destacado del grupo. El nmero de participantes es variable, puede
oscilar entre 15 20.

Su uso slo es idneo en:
Grandes conferencias.
Asambleas de ministros.
Asambleas plenarias.






















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1.6. Los participantes

Los participantes de una reunin sern:
Personas que puedan hacer una contribucin interesante al caso, por tener
conocimientos profundos en la materia.
Aquellos que representan a un colectivo al cual le van a afectar las decisiones
emanadas de la reunin.
Aquellos que puedan ser ejecutores de las decisiones que se tomen.
Las personas que van a integrarse en un equipo, especialmente cuando una reunin
tiene el propsito de formar un equipo.

Para elegir el nmero de participantes, se debe tener en cuenta la siguiente tabla:




















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1.7. Etapas de una reunin

Una reunin supone un proceso que tiene su desarrollo en el tiempo con implicaciones.
Las etapas del proceso que implican las reuniones es el siguiente:
Preparacin
Comienzo
Objetivos y mtodos
Desarrollo
Conclusin
Seguimiento

1.7.1. Preparacin

Los factores que hay que controlar en la fase de preparacin son:
Fecha


Objetivos




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Participantes


Informacin previa


Tiempo


Hora


Orden del da



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Metodologa


Medios


Acuerdos






Recuerda que...

Las reuniones, en general, se preparan poco y esta escasa preparacin viene de no
dar importancia a uno ovarios de los factores que hemos comentado.










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1.7.2. Comienzo de la reunin

Una vez dispuestos todos los aspectos de la etapa de la preparacin llega el momento
de comenzar la reunin.
Los aspectos que facilitan el correcto comienzo de la reunin son:

1. Puntualidad: Se debe comenzar siempre a la hora establecida, ya que si no se
est premiando a los que llegan tarde y retrasan la reunin.
2. Clima: Intentar desde el principio romper el hielo y crear un clima positivo. El
ambiente del resto de la reunin depende en gran medida del clima que se
haya conseguido crear en los primeros momentos.
3. Acogida: Hacer referencias personales a la hora de acoger o dar la bienvenida
a los participantes: conseguir un estado de predisposicin adecuado desde el
comienzo, saludando de forma individual antes del comienzo formal de la
reunin.
4. Presentaciones: Presentar siempre a un asistente no habitual o a un nuevo
miembro del equipo, para no crear barreras por desconocimiento.
5. Comportamiento verbal: Preparar las primeras frases, no fiarse de la
improvisacin.
6. Comportamiento no verbal: Atender al comportamiento no verbal.
Comenzar con un tono de voz adecuado, mirando a los participantes y evitando
el estatismo.
1.7.3. Objetivos y mtodos

A todos los participantes convocados a una reunin les gusta saber al comienzo de
sta qu se pretende conseguir y de qu manera. Por tanto, hay que especificar los
objetivos y la metodologa de la reunin.

Objetivos
Qu pretendemos al comunicar los objetivos?
Centrar a los asistentes en los temas que se van a tratar.
Evitar que tengan expectativas falsas sobre el contenido de la reunin.


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Mtodos
En funcin del tipo de reunin y de los objetivos que se persigan, se pueden utilizar
distintos mtodos:
1. Exponer las soluciones a aplicar para resolver un problema y dejar un espacio
al final para las aclaraciones y preguntas.
2. Plantear un problema, exponerlo a debate del equipo y acordar las soluciones.
3. Establecer una ronda de opiniones sobre el tema a debatir.
4. Preguntar al equipo por el mtodo que se quiere seguir, establecerlo y seguirlo.
5. Dejar que el equipo resuelva por s solo el problema.

1.7.4. Desarrollo
Cuando la reunin se est desarrollando, hay que tener en cuenta estos factores:
1. Procurar el dinamismo de la reunin.
2. Mantener el control.
3. Alentar a todos los asistentes a participar.
4. Escuchar de forma activa.
5. Observar las actitudes individuales.
6. Mantener un ambiente cordial.
7. Reconocer las intervenciones.
8. Discutir los temas en profundidad antes de adoptar decisiones.
9. Resumir cada fase.
10. Especificar cada decisin.
11. Emplear todas las ayudas disponibles (documentacin, medios
audiovisuales,).
12. Establecer planes de accin.
13. Adaptarse a los participantes y al equipo.

Recuerda que...

La responsabilidad del Director de la reunin sobre estos factores es casi total. Si el los tiene
en cuenta, los procura y los fomenta, es muy probable que cada participante aporte a su
vez su granito de arena al xito de la reunin.



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1.7.5. Conclusin de la Reunin
Ha llegado el momento de concluir la reunin. Cmo se debe hacer?
Haciendo una sntesis de los acuerdos.
Nombrando responsables de los acuerdos.
Estableciendo necesidades y fechas de seguimiento.
Concertando, si procede, la fecha de la prxima reunin.
Alentando a conseguir los objetivos adoptados.
Agradeciendo la asistencia y la participacin.
Terminando a la hora establecida.





















MDULO 2

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Mdulo 2: Inicio, desarrollo y roles
2.1. El orden del da

En la estructura de la reunin eficaz no puede faltar el orden del da.
El orden del da sirve para:
Eliminar la incertidumbre, sobre:
Relacin de temas.
Anotaciones.
Documentacin.
Clarificar:
La duracin.
Los asistentes.
El motivo.
Evitar falsas expectativas, a la hora de definir objetivos.

A la hora de programar los temas, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
No intentar tratar demasiados asuntos en la misma reunin. Son ms efectivas
las reuniones cortas. Si es necesario, aumenta su frecuencia.
Selecciona los puntos vitales de cada tema y centra la reunin en ellos
Redacta el plan de reunin de forma clara, agradable y resumida: transfrmalo
en una agenda eficaz.

Al programar los horarios (comienzo y final), debes considerar ciertas holguras para
evitar imprevistos:
Fija la hora estimada de finalizacin 15 minutos antes del hito considerado
Prolonga los tiempos previstos para cada tema en 5 minutos ms de lo que
estimes necesario
Prev los tiempos comodn, como pausas o entreactos no anunciados, de los
que podrs fcilmente prescindir si el desarrollo de la reunin as lo aconseja.


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2.2. Una convocatoria motivadora

Los aspectos que harn que motives a los convocados a una reunin, y que
contribuirn a su eficacia, son los siguientes:

Informa sobre el porqu y para qu se hace la reunin.
Indica qu se desea obtener de los convocados.
Convoca con varios das de antelacin. Se requiere un tiempo suficiente para
que los miembros del grupo se involucren en el desarrollo de algn tema y
puedan preparar adecuadamente su aportacin.
Hazles ver la importancia de su aportacin sobre el tema y su trascendencia
para llegar a la solucin del problema planteado.
Adjunta a la citacin un orden del da y toda la informacin posible y completa.
Esto es un indicador de transparencia y democracia en el proceso de decisin
posterior.


2.3. Cmo presentar una reunin
La presentacin de una reunin debe ser puntual y amistosa. Una reunin debe
comenzar con una introduccin que:

Una reunin debe comenzar con una introduccin que:

Ponga en ambiente a los participantes.
Corte con las actividades anteriores.
Cree el clima conveniente.
Exponga en qu va a consistir la reunin.

En el inicio de una reunin debers recordar:

El objetivo general de la reunin (no debe ser retrico, ni reiterativo).
El tema o temas a tratar (tampoco debe ser retrico, ni reiterativo).
Lo que esperas de los participantes para evitar equvocos.


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Cmo motivar al inicio de una reunin
Factores motivadores

Empleo de preguntas retricas de las que no esperes contestacin o
cuya respuesta va a ser dada a continuacin.
Relato de ancdotas personales o sucesos actuales, sobre cuya
solucin vaya a tratar el tema que se desarrollar despus.
Relato de una historia, una cita o definicin.
Creacin de un efecto ptico o visual que cree expectacin y atraiga la
atencin.

Factores desmotivadotes

Disculpas sobre lo que todava no ha salido mal.
Frmulas vacas (Estimado pblico..., Respetables miembros del
consejo...).
Chistes (el humor es motivador si se sabe utilizar; los chistes no).

Recuerda que...

Para despertar la curiosidad de los miembros sobre el tema que se va a desarrollar,
concntrate en los factores motivadores y evita los factores desmotivadores.





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2.4. Toma de Decisiones en una Reunin

Para tomar decisiones eficaces en una reunin, debes seguir unas etapas claras y
diferenciadas:

Etapa 1. Clarifica las alternativas.
Dado que una decisin presupone la presencia de varias
alternativas a un problema, defnelas de forma clara.

Etapa 2. Decide la accin correcta.
Toma la decisin ideal contando con todas las variables posibles.

Etapa 3. Compromete la decisin.
Asegrate de que siempre haya un compromiso, respecto a la
decisin tomada, por parte de todos los miembros del grupo.

Etapa 4. Implanta la decisin tomada.
Informa a todos sobre la decisin.
Asigna responsabilidades para ejecutar la decisin a aquellas
personas que tengan capacidades para hacerlo.
Asegrate de que decisin es aceptada por aquellos a quienes
afecta.

Etapa 5. Revisa la eficacia de la decisin.
Controla a los implicados en el proceso de la puesta en marcha
de la decisin.
Pide informes sobre resultados.
Si fuera necesario, incorpora datos que clarifiquen o especifiquen
mejor el proceso que lleva a la obtencin de resultados.



MDULO 2

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Para que las decisiones que tomes sean eficaces:

Toma pocas decisiones.
Aprende a escuchar todas las opiniones:
Si no hay argumentos en contra, entonces no hay suficientes
argumentos.
Descubre el problema y plantalo debidamente: una buena decisin
sobre un problema mal planteado es una mala decisin.
No intentes resolver todo a la vez: no debes pretender resolver varios
problemas con una sola decisin.
Busca primero la verdad y toma luego la decisin:
Recuerda que lo importante es la calidad de la decisin.



2.5. Cmo coordinar una reunin

2.5.1. Coordinar la participacin

Asegurarse de que todos hayan intervenido (dicho o hecho algo).
Procurar que los asistentes sientan la reunin como propia.
Solicitar la opinin de los individuos.
Evitar las desviaciones del tema.
No discutir opiniones, sino destacar las ideas y experiencias, y resumir
las conclusiones.
No olvides prestar atencin a todos los participantes por igual.
Establecer lmites de autoridad entre los participantes.






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2.5.2. Coordinar la tarea

No perder de vista el objetivo de la reunin.
Prestar atencin a los pasos del anlisis del problema y de la formulacin
de alternativas.
Evitar las soluciones fcilmente alcanzables, pero inapropiadas y de baja
calidad.
Impedir que la reunin contine si hay aspectos que no se comprenden
suficientemente.
Evitar que se salte de unos temas a otros sin haber dado solucin o
apurado el repertorio.
Utilizar la sntesis para saber en qu fase se encuentra la reunin.
Procurar que se hagan aportaciones efectivas y concretas, fructferas,
documentadas y serias.
No permitir que la reunin concluya sin conclusiones.

































MDULO 2

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2.6. Condiciones que favorecen una participacin plena

Formulacin de objetivos.
Los objetivos deben formularse de forma clara y explcita, de forma que los miembros
los conozcan; esto aumentar el sentimiento de pertenencia y facilitar el proceso de
toma de decisiones.

Clima humano.
El clima adecuado es el que permite una comunicacin libre, espontnea y confiada,
aquel que reduce la intimidacin a travs de la expresin de sentimientos propios y de
la aceptacin de los sentimientos de los dems.

Ambiente fsico.
El ambiente fsico debe reunir una serie de caractersticas: espacioso, bien iluminado,
sin ruidos, limpio y ordenado.

Motivacin.
Todos los miembros deben estar motivados para lograr los objetivos.

Satisfaccin.
Es importante que todos los miembros sientan que son aceptados, perciban que se les
escucha, comprueben que se aprecian sus ideas.

Intercambio de opiniones.
El intercambio de todas las opiniones, tanto positivas como negativas, y el respeto y
aceptacin de todas y cada una de ellas entre todos los miembros, favorecen la
participacin plena.









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2.7. Roles que surgen en una reunin


Los roles son lneas de conducta que se repiten de un modo ms o menos sistemtico
en los colaboradores de los equipos.
Los roles pueden ser:

Roles formales: fruto de una decisin y planificacin consciente. Por ejemplo; el
director de una reunin.

Roles informales: espontneos e inconscientes y no necesariamente asignados. Por
ejemplo; el rol del charlatn.

Los roles formales son aquellos que cumplen una funcin operativa en una reunin. En
la gran mayora de las reuniones todos ellos son asumidos por el director; pero en una
reunin compleja, con muchos participantes y con distintos contenidos, deberan estar
claramente diferenciados los siguientes roles:

MODERADOR: Es un rol poco comn pero muy efectivo en grandes (por nmero de
participantes) reuniones. Su funcin es gestionar la participacin responsabilizndose
de los turnos de palabra.

DIRECTOR: Es quien convoca y dirige la reunin. Es en gran medida su
responsabilidad dotar de contenido a una reunin, as como dinamizar, hacer
participar, controlar y gestionar el paso a paso de la reunin.

SECRETARIO: La funcin del secretario es anotar aquellos aspectos que los
participantes deseen incluir en el acta de la reunin: acuerdos responsables, acciones,
fechas... Su papel, igual que el del moderador, debe ser rotatorio.

Recuerda que...

Los roles informales pueden actuar de forma positiva, favoreciendo el desarrollo de la
reunin, o de manera negativa, dificultando el transcurso de la misma.


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2.8. Roles informales de un Director de reunin

Los roles informales que un Director de reunin puede adoptar son:
PADRE: El director que adopta este rol...
Muestra comprensin por las circunstancias de los asistentes
Finalmente toma las decisiones en beneficio del equipo
Funciones positivas:
Deja hablar
Demostracin de empata
Actitudes de proteccin
Genera confianza en el equipo
Funciones negativas:
Paternalismo
Poca participacin real del equipo en la toma de decisiones

RELACI ONES HUMANAS: El director que adopta este rol...
nfasis en facilitar el acercamiento entre los participantes
Evita tensiones
Intenta que la reunin transcurra en un ritmo amable
Evita posturas paternalistas
Funciones positivas:
Facilita la comunicacin y participacin
Sabe generar un buen clima
Funciones negativas:
Retrasa la toma de decisiones
Suele sentirse incomodo y sin recursos cuando surgen conflictos y
tensiones





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MANI PULADOR: El director que adopta este rol...
Tiene unas ideas predefinidas sobre los problemas y sus soluciones y convoca
la reunin con el fin de manipular a los participantes para que le apoyen en su
criterio.
Dirige la sesin de forma participativa y resuelve las diferencias solo cuando
estas pueden inclinarse hacia sus propias conclusiones.
Funciones positivas:
Posee habilidades de comunicacin y conviccin
Generalmente se trata de un lder natural ante el que los participantes
se pliegan
Funciones negativas:
Suele producir apata y falta de compromiso, ya que los asistentes se dan
cuenta de la manipulacin a la que estn siendo sometidos.

AUTCRATA: El director que adopta este rol...
Suele sofocar las discusiones con juicios y evaluaciones sobre los dems
asistentes, de forma que a corto plazo, nadie se muestra dispuesto a opinar o
participar.
Funciones positivas:
Posee autoridad y capacidad de influencia sobre el equipo
Transmite conviccin
Funciones negativas:
Anula al equipo y su creatividad
Pierde credibilidad con facilidad y carece de mano izquierda para resolver
conflictos.







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POPULAR: El director que adopta este rol...
Destaca por su deseo de agradar
Se resiste a ejercer cualquier tipo de liderazgo si percibe la ms mnima
oposicin en el equipo.
Procura conformar a todos
Funciones positivas:
Actitud positiva hacia las personas y los temas de la reunin
Trasmite cercana y suele poseer cierto encanto personal
Funciones negativas:
Su deseo de agradar le hace incurrir en contradicciones
No soporta situaciones difciles o tensas

TOLERANTE: El director que adopta este rol...
Se rige por su mxima: dejar hacer
Su papel se limita voluntariamente a proporcionar una mnima estructura
y a actuar de mediador tan solo en situaciones realmente conflictivas
Funciones positivas:
Puede funcionar cuando el equipo es lo suficientemente maduro como
para delegar tanto el contenido como el desarrollo de la reunin.
Funciones negativas:
Cuando el equipo no es lo suficientemente maduro, la reunin se
convierte en algo escasamente productivo.










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2.9. Roles informales de los participantes
Los roles informales que los participantes de reunin puede adoptar son:
Charlatn:
Habla de todo de forma incansable, excepto del tema a tratar
Domina y monopoliza la reunin.
Rara vez escucha a los dems.
Si el director de la reunin no lo frena, el resto de los participantes
terminar aburrindose y se abstendr de intervenir.

Silencioso:
Tiene ideas pero no las formula
No participa activamente en las reuniones
Es un participante pasivo de todo cuanto ocurre
Participa de forma breve y concisa cuando se le pregunta

Simptico:
Busca el reconocimiento de los dems a base de chistes, imitaciones...
Tratando de desviar a los dems de sus objetivos.
Es uno de los participantes ms comunes en todas las reuniones.

Obstruccionista:
Le gusta discutir y llevar la contraria
Puede ser de temperamento pacfico, pero resentido por problemas o
situaciones pasadas.
Lamenta el tiempo que tiene que dedicar a las reuniones que, en
cualquier caso, le parecen una tontera.
Manifiesta una actitud negativa y, en general su intencin de acabar
cuanto antes.





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Rgido.
Ignora sistemticamente la opinin de los dems, ya que no quiere
aprender de ellos.
Es de ideas fijas y adems muy susceptible.
Difcilmente se le convence de nada.

El que pasaba por all:
Es difcil de manejar durante la reunin, ya que en realidad no suele
basarse en malas intenciones
Sencillamente, es un participante que desconoce el contenido de la
reunin.
No tiene nada preparado.

Explicador:
Asume un papel que considera importante: explicar a los dems que
quiere decir cada intervencin que se produce durante la reunin. Puede
hacerlo de forma indiscriminada o tan slo de lo que dice el Director de
la reunin.

Alter ego del jefe:
Apoya de forma incondicional al director de la reunin o a cualquier otra
persona influyente que participa en la misma.

El que tiene su propio plan:
Orienta al equipo hacia sus propios objetivos individuales y personales
enmascarndolos, es decir, modificar los objetivos de la reunin para
acomodarlos a sus fines.
Aparece en la reunin con un plan de accin particular o cuando menos
tiene un objetivo e intencin predeterminada y quiere influir en ese
sentido en el resto de participantes.



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El director frustrado:
Se opone por sistema al director de la reunin e intenta suplantarlo
parcial o totalmente.
En general, posee ilimitada confianza en sus propias cualidades, que no
emplea de manera positiva.


2.10. Caractersticas personales de un buen Director de reuniones

Un buen director de reuniones tiene que tener una serie de caractersticas:
Capacidad de comunicacin.
Pensamiento claro y rpido.
Espritu abierto.
Imparcialidad.
Espritu positivo.
Paciencia.
Sentido prctico.
Capacidad de organizacin.
Tacto en el trato personal.
Capacidad de anlisis.
Capacidad de sntesis.
Facilidad de palabra.
Seriedad.
Autocontrol.
Sentido del humor.
No debe dejarse influir por los prejuicios.

MDULO 2

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2.11. Funciones de un buen Director de reuniones

Clarificar
Es necesario asegurarte de que todos sepan y entiendan lo que dice el otro cundo,
dnde, con quin y sobre todo las razones por las cuales se renen. Para ello:
Aclara el objetivo de la reunin desde el comienzo de la misma.
Reformula las opiniones que convenga resaltar.
Repite los puntos importantes.
Resume o sintetiza.
Da contestaciones directas, ahorra tiempo.
Haz reuniones que sirvan para saber en todo momento cmo se va y cul es
el contexto global de la situacin.

Controlar
As garantizars el buen funcionamiento de la reunin y que se lleguen a conseguir los
resultados previstos. Para conseguir tal fin:
Establece normas de actuacin que permitan una comunicacin fluida.
Administra bien el tiempo del que se dispone.
Regula las intervenciones.
Evita interrupciones externas a la reunin.
Propn descansos cuando las cosas estn encasilladas.

Dinamizar
Con ello conseguirs que la reunin se desarrolle con un tono vivo, que animar la
participacin y la aportacin de soluciones al problema planteado.
Estimula a que participen aquellos que no lo hagan
Refuerza adecuadamente cada tipo de comportamiento
Motiva al grupo sealando los logros que ste va alcanzando



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Crear un clima positivo

Para ello puedes:
Poner en marcha habilidades bsicas de comunicacin: aprende a escuchar,
empatiza, s sensible...
Respetar la opinin del otro.
Evitar las crticas no constructivas.
Respetar la libertad de expresin.
No temer el dar a conocer tus sentimientos.
Inducir calma y relajacin.
Evitar comportamientos que distraigan.


2.12. Tcnicas de motivacin que debe conocer un Director de
reuniones

Pregunta test.
Utilzala para definir una palabra que los participantes utilizan con significados
claramente distintos o tambin, para definir una alusin confusa.
Ejemplo: ... estamos utilizando constantemente la palabra ser emptico pero, qu
significa realmente?.
Invitacin directa a participar.
Lo debes emplear para hacer intervenir a una persona que ha permanecido en silencio
o a un participante que, por sus gestos, parece querer intervenir.
Ejemplo: ... y t, Alberto, qu opinas?.
Peticin de complemento.
Echa mano de ella para invitar a completar puntos de vista distintos u opiniones
diferentes.
Ejemplo: ... despus de lo planteado por Roco y Pedro, qu nos sugiere esto?.



MDULO 2

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Pregunta eco.
Tu misin ser la de devolver al participante su propia pregunta con su misma
formulacin, para que sea l mismo quien se responda, ya que conoce el tema. Es
decir, es responder una pregunta con otra.
Ejemplo: cuando escuchas decir a alguien que su jefe es muy emptico, qu te
sugiere?.
Pregunta rebote.
Devuelve la pregunta hecha por un participante a otro.
Ejemplo: David, podras ayudar a tu compaero en la exposicin de esa idea?.
Pregunta recuerdo.
Consiste en que retomes una cuestin planteada con anterioridad y que qued sin
respuesta.
Ejemplo: ... pues bien, contestando a la pregunta que anteriormente nos formul Luis
sobre la motivacin, ahora podemos decir que....


2.13. Solucionar los casos difciles en una reunin

Qu hacer si algn participante?
Quiere imponer sus opiniones.
Anima a los dems a comentar sus opiniones.
Fomenta la confianza de los otros miembros en s mismos, para que no se
dejen influir.
Lo discute todo constantemente.
Mantn la calma.
Pregntale y ponle en evidencia.
No para de hablar.
Fija normas sobre el tiempo de intervencin.
Con tacto, interrmpele para solicitar otras intervenciones.
No le mires cuando hagas preguntas.

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Obstinado, no cree en ideas nuevas.
De vez en cuando, pide con mucho tacto su opinin.
Busca su amistad personal.
Trata de conocer tu opinin, en lugar de dar la suya.
Formula la pregunta al grupo y despus a l nuevamente.
Se muestra susceptible.
Usa mucho tacto y diplomacia.
S neutral.
Cita algn caso hipottico paralelo a la situacin de que se trata.
Solicita informacin confidencial.
Procede con tacto y buen sentido, nigate a proporcionarla.
Cuchichea con otro.
Anima a que expresen en pblico lo que hablan, manifestando tu inters en
conocer su punto de vista.
No cesa de hacerse el gracioso.
Dirgele una mirada fra y mantenla hasta que se calle; luego retoma la
reunin con un sarcstico gracias.
Si la situacin lo requiere, llama su atencin directamente.









MDULO 3

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Mdulo 3: Reuniones eficaces

3.1. Cmo clausurar una reunin

Para clausurar una reunin debemos seguir una serie de pautas:

No concluyas la reunin de forma sbita.
Puedes cerrar igual que comenzaste, con una pregunta retrica, una cita, una
ancdota, etc.
Finaliza con palabras de gratitud por la colaboracin prestada y con una
despedida cordial.
Termina a la hora prevista.
Haz un resumen de los puntos importantes, esto ayuda a:
Retener los temas importantes.
Reafirmar los conceptos recibidos.
Enumera los acuerdos parciales logrados.
Obtn un plan de acciones concreto.
Nombra responsables y obtn compromisos para el cumplimiento de los
acuerdos.
Fija la fecha de la prxima reunin si quedan temas pendientes.


3.2. Acciones posteriores a la reunin

Una vez finalizada la reunin debemos realizar una serie de acciones:

Anota de forma ordenada los acuerdos a travs del acta.
Remite copia del acta a los asistentes.
Elabora y comprueba el plan de accin.
Identifica claramente a los responsables y asegrate de que se comprometen a
cumplir los acuerdos.
Remite toda la documentacin necesaria a los responsables de alguna actividad.
Remite y recuerda los plazos de actuacin.


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Informa sobre los resultados que se van obteniendo.
Archiva el acta.
Evala la reunin.


Recuerda que...

El acta de una reunin sirve para recordar compromisos de actuacin y plazos
marcados. Las actas deben ser: cortas, precisas e indicativas.





3.3. Evaluar la eficacia de la reunin


La evaluacin de una reunin puede hacerse mediante dos tcnicas fundamentales:

Cuestionario
Consiste en consultar a los participantes acerca de los aspectos ms relevantesde la
reunin. Esta evaluacin debe hacerse inmediatamente despus de terminada la
reunin, a travs de unas preguntas de evaluacin que se pasarn a cada uno de los
asistentes a la misma.

Observacin
Consiste en que el mismo director de la reunin, o un observador imparcial, anota y
critica de forma metdica la forma de desarrollo de la reunin. Es necesario estar muy
alerta a las conductas manifestadas por los participantes. Si el observador es imparcial,
se corre el riesgo de que su presencia llegue a intimidar. Para que sea eficaz es
necesario que el grupo acepte su presencia.







MDULO 3

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3.4. Variables que determinan la eficacia de una reunin




Variables estructurales:
Tamao del grupo.
Caractersticas personales de los miembros.
Canales de comunicacin preexistentes.

Variables ambientales:
Lugar de reunin.
Disposicin fsica de la sala.
Condiciones ambientales: luz, temperatura, ruidos, etc.

Variables de la tarea:
Objetivo de la reunin.
Dificultad del problema.
Tiempo necesario para resolver el problema.










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Estilo de direccin de la reunin.
Tipo de motivacin.
Relacin entre los participantes.
Distribucin de la participacin.




Productividad de los miembros de la reunin.
Satisfaccin de los miembros de la reunin.


3.5. Reuniones eficaces versus reuniones ineficaces

Reuniones ineficaces

Las caractersticas de una reunin ineficaz son:

Atmsfera con grandes formalismos, indiferencia y aburrimiento (se
mantienen conversaciones aparte). Claro desinters por la tarea.
El grupo se aparta del tema, unos cuantos monopolizan la reunin.
No hay aceptacin de una finalidad y objetivo comn. Cada uno lucha por
objetivos particulares y personales.
No se escuchan unos a otros. Se pierde el hilo o tema de discusin.
No se expresan las ideas propias por temor al ridculo, crticas y represalias
contra ellos.

MDULO 3

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Hay desacuerdos, pero el grupo no hace nada para resolverlos. Se suelen
resolver por votacin, en la que sale triunfante una mayora muy escasa. Los
miembros ms agresivos imponen sus ideas y los ms conformistas tienden a
callarse y aguantar.
Toma de decisiones de forma prematura. Aparecen muchas protestas despus
de la reunin por parte de quienes no estn de acuerdo con la decisin tomada.
Crticas destructivas y molestas que originan tensiones. Aparecen crticas por
rencillas personales.
Las ideas y sentimientos quedan ocultos.
Las decisiones para emprender algo son caticas: nadie sabe en realidad quin
va a hacer esto o aquello.



Reuniones eficaces

Las caractersticas de una reunin eficaz son:

Atmsfera libre de tensiones y sin indicios de aburrimiento.
Alto grado de participacin en discusiones relacionadas con el tema. Si la
discusin se desva del asunto, se reconduce enseguida.
Comprensin y aceptacin de los objetivos o tareas.
Todos mantienen una escucha activa y se respetan los turnos de intervencin.
No hay miedo al ridculo.
Hay desacuerdos pero el grupo procura resolver las diferencias o conciliarlas
ms que dominar al que disiente. Cuando las diferencias no pueden conciliarse,
se aplaza el asunto para ser estudiado detenidamente, o bien se adopta una
solucin proporcional.
Toma de decisiones por consenso.
Crticas frecuentes, francas, sin tensiones ni molestias y con una tendencia
claramente constructiva.
Expresin desinhibida de ideas y sentimientos.
Confianza plena en el cumplimiento de la misin por parte de cada miembro.
Entre los miembros hay un conocimiento perfecto de todas las actividades.

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3.6. Causas del fracaso de una reunin

Cuando una reunin fracasa es porque han ocurrido alguno o algunos de los puntos
siguientes:

Ausencia de objetivos claros.
Asistentes no implicados, quizs debido a que fueron mal elegidos.
Ausencia de orden del da.
No se informa previamente.
Falta de puntualidad.
Horarios inadecuados.
Duracin excesiva (tiempo mal calculado).
Direccin ineficaz o ausencia de direccin.
Protagonismos.
Intereses enfrentados y enemistad.
Interrupciones.
Divagaciones.
Hostilidad de los participantes al proyecto que se quiere desarrollar.
Baja participacin.
No hay continuidad.
Ausencia de conclusiones y compromisos.
Local inadecuado.


















MDULO 3

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3.7. Medios de apoyo

Al planificar tus sesiones ten en cuenta que puedes utilizar distintos tipos de medios
que te ayudarn en tu reunin. Algunos son:









Can de vdeo Papelgrafo Retroproyector



Recuerda que...


Siempre la utilizacin de estos medios tiene como finalidad facilitar la
comprensin y el recuerdo de los contenidos expuestos. No se trata de hacer un
gran despliegue de medios. Por este motivo:
Utiliza slo los medios que sean realmente necesarios y que aporten
algo relevante al tema tratado.
Comprueba que funcionan correctamente antes de utilizarlos.
Asegrate de conocer su manejo antes de utilizarlos en pblico.







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3.7.1. Can de vdeo



Recomendaciones

Antes de comenzar la reunin:
Prueba el funcionamiento del sistema: La comprobacin debe incluir el dominio de las
funciones que vayamos a utilizar: Stand by para anular la proyeccin, nivel de audio,
etc.

Durante la reunin:
Apgalo cuando vayas a exponer sin utilizar lo proyectado como recurso. De no
hacerlo as, una parte importante de nuestra audiencia seguir prestando atencin a la
pantalla y estar recibiendo dos mensajes distintos al mismo tiempo.
Utilzalo como apoyo: en multitud de ocasiones, al asistir a una reunin con can
se tiene la impresin de que el presentador no sera nada sin el can. Para ello es
bsico comentar cada imagen, cada mensaje, cada contenido de la reunin.
Procura que la reunin sea ms conceptual que explicativa: utiliza esquemas,
mensajes que reflejen las ideas ms importantes.
Ilustra la exposicin con imgenes; una imagen vale ms que mil palabras
Utiliza de forma discreta las funciones de sonido y audio; Al principio impresionan,
despus de una hora cansan


Ventajas

Resultados: El can conectado a un ordenador, es en la actualidad el mejor medio
para realizar una reunin
Audio y vdeo: La reunin de transparencias tradicional puede asociarse a archivos de
sonido e imagen.

MDULO 3

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Secuencialidad: Permite, por ejemplo, presentar conclusiones una a una
programando para ello la reunin.
Uso en el momento: Permite disear y proyectar trasparencias con una inversin
mnima de tiempo durante la propia reunin

Inconvenientes
Flexibilidad: Resulta engorroso cuando se vara el orden de la reunin sobre la
marcha. Encontrar una transparencia ya proyectada o adelanta la exposicin son
situaciones cuya solucin requiere tiempo de espera por parte de los asistentes.
Fallos tcnicos: El mal uso o los imprevistos hacen que una reunin que se centra
en el can pueda fracasar si no llevamos alternativas para defenderla.
Peligro en convertir el medio en el mensaje: El atractivo de la reunin y su
presencia permanente puede trasformar el can en el protagonista absoluto, dejando
al presentador en un plano secundario.

3.7.2. Retroproyector: transparencias

Es recomendable utilizar retroproyector cuando:
No tengas can
El orden de la exposicin pueda sufrir variaciones importantes
Quieras escribir sobre trasparencias segn discurre la exposicin

Recomendaciones

Antes de comenzar la reunin:
Prubalo antes de comenzar la reunin.
Asegrate de que todos los asistentes ven la pantalla.



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Durante la reunin:
Coloca la trasparencia antes de encender el proyector y retrala despus de apagarlo.
Tapa y descubre paulatinamente el contenido si despus de cada mensaje vas a
comentar algo.
No dejes que la trasparencia se convierta en protagonista:
Se debe apagar cuando el comentario exceda de un minuto.
Ten a tu disposicin trasparencias en blanco si quieres escribir sobre ellas.


Ventajas
Amplia disponibilidad: Cualquier hotel, centro de convenciones, centro de formacin
u oficina dispone de retroproyector.
Facilidad de uso: Botn de encendido y apagado y enfoque suelen ser sus nicas
opciones de uso.
Versatilidad: Puede proyectarse trasparencias generadas a travs de ordenador,
fotocopiadora o realizarla sobre la marcha.

Inconvenientes
Escaso impacto: No es en si mismo un medio de gran impacto.
Posibilidad de fallos: En ocasiones se encuentran en mal estado o no se realiza el
mantenimiento adecuado, lo que provoca mala calidad de proyeccin.













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3.7.3. Papelgrafo o rotafolios

Es recomendable utilizar papelgrafo cuando:
La reunin requiera apoyarse sobre las aportaciones de los participantes o
asistentes
Sepas que debes mostrar algo en un soporte escrito claramente visible.
El nmero de asistentes y la cercana al papelgrafo lo permita.
El grado de interactividad durante la reunin sea medio alto.

Recomendaciones
Tu actuacin a la hora de presentar:
Sita el papelgrafo o rotafolios en el mejor sitio posible, donde todos los asistentes
puedan verlo. En multitud de ocasiones el rotafolio es poco o nada visible para gran
parte del auditorio
No des la espalda al auditorio en la medida de lo posible
Lee lo que se escribe al mismo tiempo.

El aspecto de lo que escribes:
Utiliza dos colores por hoja.
Utiliza letra mayscula.
Mantn la horizontal al escribir.











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Ventajas
Funcionalidad: Sirve para ilustrar, resumir, anotar conclusiones, dibujar...
Facilidad de uso: Solo se necesita buena letra
Posibilidad de conservar / trasladar: Si se han anotado conclusiones, decisiones o
ideas, basta con rasgar la hoja para conservarlas y trasladarlas posteriormente a otro
soporte.
Disponibilidad: Al igual que el retroproyector, se trata de un medio ampliamente
disponible

Inconvenientes
Descuido en el uso: Al ser un medio comn, a veces se piensa que no tiene
importancia cmo y para qu se use. El resultado es ilegibilidad, incomprensibilidad,
escasa o nula claridad...
Uso excesivo o escaso: El rotafolios es como todos, un medio. En ocasiones su uso
excesivo entorpece y lentifica el discurso. Su infrautilizacin produce el efecto
contrario.

























MDULO 3

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3.8. Factores de xito de una reunin

Los factores de xito se corresponden con las cuatro funciones clave del director de
una reunin.
3.8.1. Conseguir inters
Este factor es especialmente importante al comienzo de la reunin. Algunas de las
cosas que pueden hacerse para conseguirlo son:
Tener muy bien pensado el comienzo de la reunin.
Comenzar por algo atractivo para los participantes: exponer un beneficio de
la reunin, algn xito del equipo, alguna novedad
Manejar la comunicacin no verbal: expresiones, gestos, tono de voz,
energa son aspectos que contagian entusiasmo y despiertan inters.
Dar datos sobre objetivos, duracin, mtodos de trabajo de la reunin.

3.8.2. Hacer participar
Hacer participar es un arte que garantiza en gran medida el xito de cualquier reunin.
Una decisin es tanto ms probable de poner en prctica cuanto ms haya participado
el equipo de ella. Algunas sugerencias:
Preguntar de forma abierta y honesta, escuchar activamente.
Pedir colaboracin para resolver problemas y tomar decisiones.
Observar el estado de nimo de los participantes; a veces no nos damos
cuenta de que hemos hablado demasiado.
Romper el proceso normal, ser capaz de plantear nuevos enfoques o
mtodos de toma de decisiones.
Utilizar tcnicas de dinamizacin de grupos; por ejemplo, la tormenta de
ideas.





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3.8.3. Mantener el control
La funcin de control es fundamental para mantener al grupo en el tema y ser eficaces
en el uso del tiempo. Deberas:
Cortar las intervenciones no funcionales, inadecuadas.
Remitir a entrevista personal todos aquellos temas que no afecten a la
mayora de los participantes.
Especificar tiempo dedicado a cada tema.
Cortar los comentarios particulares y repetitivos.
Evitar enfrentamientos, utilizando la empata.



3.8.4. Conseguir compromisos
Las reuniones se desarrollan, sobre todo, para llegar a compromisos. Para conseguirlos
podremos:
Hacer resmenes cuando la discusin haya sido desorganizada.
Efectuar cierres parciales en cada tema abordado.
Pedir acuerdo primero a aquellas personas que sabemos que van a
comprometerse.
Dejar para el final el pedir acuerdo a los ms reticentes.
Utilizar la primera persona del plural: Nosotros.
Utilizar tcnicas de cierre.







MDULO 3

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Recuerda que....
Existen varias Tcnicas de cierre, generalmente muy utilizadas en el mbito
comercial. Algunas de ellas son:
Condicional: Si solucionamos este aspecto, estaramos de acuerdo?
Alternativas: Hacemos la campaa completa o por fases?
Temporal: Si no decidimos antes de maana, dentro de tres das ser
demasiado tarde
Directo: nos comprometemos todos?











































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ANEXO I
Glosario de trminos



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Anexo I: Glosario de trminos


1. Actitud: Modo de comportarse o actuar ante una determinada circunstancia
o hecho. Las actitudes suelen partir de esquemas de valores formados en la
persona a partir de sus experiencias concretas.

2. Acuerdos acertados: Cada parte se va habiendo satisfecho sus
asuntos legtimos. Mejora la relacin entre las partes.


3. Comportamiento: Conjunto de acciones que emprende un
individuo. Mientras los pensamientos, emociones e intenciones se
producen dentro de la mente de una persona. El comportamiento es
visible y puede provocar la reaccin de otros individuos.

4. Comunicacin:Proceso de transmisin de informacin entre dos
personas.

5. Consenso: Acuerdo entre las personas que componen un grupo
para encontrar la mejor solucin por encima de las opiniones o
intereses individuales.

6. Conflicto: Situacin en la que los intereses u objetivos de dos o
ms individuos o grupos se perciben por los afectados como
incompatibles.

7. Convocatoria: Es la primera toma de contacto. De su redaccin
depende el nimo de las personas que van a asistir a la reunin. La
convocatoria debe incluir: Finalidad de la reunin, lugar, hora de
comienzo, orden del da, personas implicadas, documentacin a
adjuntar, modo de confirmar la asistencia.


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8. Criterio: Regla o norma con la que se intenta resolver cada
alternativa para tomar la decisin (coste, seguridad, efectividad,
tiempo, fiabilidad, etc.)

9. Empata: Habilidad personal que consiste en saber ponerse en la
situacin de la otra persona, de comprenderle, de pensar como l
piensa.

10. Factor: Elemento, concausa, condicionante.

11. Inters: Cosa tangible que se persigue en una negociacin

12. Influencia: Autoridad por la que una persona, grupo o institucin
(A) es capaz de conseguir que otra persona, grupo o institucin (B)
acte de una determina manera.

13. Liderazgo: Forma en la que se ejerce el poder, y por lo tanto,
forma en la que se influye sobre un equipo de trabajo, a nivel tanto
individual como colectivo.

14. Motivacin: Estmulo que impulsa a las personas a actuar de
determinada forma. Aplicado al trabajo, alude al deseo del individuo
de realizar su actividad laboral de la mejor manera posible o de
realizar el mximo esfuerzo en la ejecucin de las tareas
encomendadas.

15. Motivaciones: La motivacin hacia la consecucin de la meta es la
fuerza motriz que hace que un equipo funciones.

16. Objetivo: Finalidad que se pretende conseguir, meta que hay que alcanzar.
Son la razn por la que se crea un Equipo de Trabajo. Trabajar por
unos objetivos comunes es una de las caractersticas de un equipo
de trabajo.


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17. Participacin: Contribucin de las personas que intervienen en un
proceso de toma de decisiones.

18. Postura: Punto de vista individual que se adopta en una
negociacin.

19. Productividad: Esta variable se refiere al desempeo del equipo.
No solo implica el grado de consecucin de los objetivos de un
equipo, sino la calidad de trabajo que desarrolla.

20. Resultado: Efecto y consecuencia de un hecho, operacin o
deliberacin.

21. Rol: Funcin que desempea una persona en una situacin
determinada. Comportamientos que caracterizan una determinada
posicin dentro de un grupo.

22. Trabajo en equipo: Cooperacin entre personas para resolver
problemas y realizar la tarea.














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NDICE
Objetivos generales.......................................................................................................... 5
Mdulos............................................................................................................................ 5
Mdulo 1: Conceptos generales. ...................................................................................... 7
1.1 Las reuniones....................................................................................................... 7
1.2 Ventajas e inconvenientes................................................................................... 8
1.3. Objetivos de las reuniones................................................................................ 10
1.3.1. Caractersticas de los Objetivos.......................................................... 10
1.3.2. Tipos de Objetivos............................................................................... 10
1.4. Tipos de reuniones............................................................................................ 11
1.4.1. En funcin de la dimensin.................................................................. 11
1.4.2. En funcin de la periodicidad. ............................................................. 11
1.5. La disposicin fsica.......................................................................................... 14
1.5.1. Mesa redonda...................................................................................... 14
1.5.2. Mesa cuadrada..................................................................................... 15
1.5.3. Mesa en U......................................................................................... 16
1.5.4. Mesa rectangular................................................................................. 17
1.6. Los participantes............................................................................................... 18
1.7. Etapas de una reunin...................................................................................... 19
1.7.1. Preparacin.......................................................................................... 19
1.7.2. Comienzo de la reunin....................................................................... 22
1.7.3. Objetivos y mtodos............................................................................ 22
1.7.4. Desarrollo............................................................................................ 23
1.7.5. Conclusin de la Reunin.................................................................... 24
Mdulo 2: Inicio, desarrollo y roles................................................................................ 25
2.1. El orden del da ................................................................................................. 25
2.2. Una convocatoria motivadora........................................................................... 26
2.3. Cmo presentar una reunin............................................................................ 26
2.4. Toma de Decisiones en una Reunin................................................................ 28
2.5. Cmo coordinar una reunin ............................................................................ 29
2.5.1. Coordinar la participacin................................................................... 29
2.6. Condiciones que favorecen una participacin plena........................................ 31
2.8. Roles informales de un Director de reunin..................................................... 33
2.9. Roles informales de los participantes............................................................... 36
2.10. Caractersticas personales de un buen Director de reuniones....................... 38

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2.11. Funciones de un buen Director de reuniones................................................. 39
2.12. Tcnicas de motivacin que debe conocer un Director de reuniones ............ 40
2.13. Solucionar los casos difciles en una reunin................................................. 41
Mdulo 3: Reuniones eficaces........................................................................................ 43
3.1. Cmo clausurar una reunin............................................................................. 43
3.2. Acciones posteriores a la reunin..................................................................... 43
3.3. Evaluar la eficacia de la reunin....................................................................... 44
3.4. Variables que determinan la eficacia de una reunin....................................... 45
3.5. Reuniones eficaces versus reuniones ineficaces.............................................. 46
3.6. Causas del fracaso de una reunin................................................................... 48
3.7. Medios de apoyo............................................................................................... 49
3.7.1. Can de vdeo.................................................................................... 50
3.7.2. Retroproyector: transparencias .......................................................... 51
3.7.3. Papelgrafo o rotafolios...................................................................... 53
3.8. Factores de xito de una reunin..................................................................... 55
3.8.1. Conseguir inters................................................................................. 55
3.8.2. Hacer participar................................................................................... 55
3.8.3. Mantener el control ............................................................................. 56
Anexo I: Glosario de trminos................................................................................. 61























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Regin de Murcia
Consejera de Presidencia y Administraciones Pblicas