Instituto Politécnico Nacional

Escuela Superior de Comercio y Administración

Unidad Tepepan

Unidad de Tecnología Educativa y Campus Virtual

TIC’S para negocios

Unidad 2:
Análisis de proyectos con Project

Sesión de estudio 3:
Creación, programación, seguimiento y control del proyecto

Alumna:
Corona Peinado Maria Fernanda

Actividad 1:
Funciones y herramientas de Project

Asesora:
Ossa Andrade Greisy Annabelle

Grupo:
3NX1
Microsoft Office Project
Microsoft Office Project es un software de gestión de proyectos, es una
herramienta para el establecimiento de un plan de proyectos inicial. Esta
herramienta recalcula rápidamente los planes, asimismo permite ver cómo los
cambios en una parte del proyecto pueden afectar al plan en conjunto.
Es importante mencionar que un proyecto se gestiona en fases que progresan a
medida que avanza el mismo, es por ello que antes de iniciar con la primera tarea
del proyecto se crea una programación del mismo. Una vez que el proyecto está
en marcha, se pueden gestionar las tareas a medida que se vayan realizando y
efectuar los ajustes en la programación.
A continuación, se enlista las fases de un proyecto, asimismo se describe como se
puede utilizar Project en su implementación:
 Crear un plan realista del proyecto: Microsoft Office Project ayuda
ofreciendo Asistentes de Planificación, los cuales mantienen un registro de
las decisiones que se toman.
 Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: gestionar un proyecto
implica un seguimiento del estado de las tareas y la determinación de si
éstas están realizándose como se planearon.
 Comunicación de los resultados y del progreso: generalmente un proyecto
implica a más de una persona y para que todos puedan trabajar
efectivamente, es importante comunicar las planificaciones y expectativas
del proyecto.
 Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado: a medida que
progresa un proyecto, Project recopila y almacena toda la información
relativa a tareas, recursos y costes. Al final del proyecto, esta información
puede ser utilizada para evaluar la efectividad del plan original y hacer
recomendaciones sobre cómo mejorar la planificación y el desarrollo en
proyectos futuros.
Desarrollo de las partes:
Comienzo de la programación de un proyecto: al iniciar Microsoft Office Project, se
abre un archivo de proyecto en blanco y se puede comenzar a introducir
información sobre el mismo.
El cuadro de dialogo Información del proyecto se utiliza para introducir información
crítica para la programación de tareas y recursos. Esta información incluye fecha
de comienzo, de fin, la fecha para iniciar la programación, la actual, la de estado y
el calendario.
Se puede programar un proyecto basándose en una fecha final conocida lo que se
denomina programación hacia atrás.
Para introducir la fecha de comienzo del proyecto se realiza lo siguiente:
1. En el MENÚ Proyecto seleccionar el comando de información del proyecto.
Se da clic sobre la fecha hacia debajo de fecha de comienzo. Después se
 usa las flechas de calendario, para localizar el mes y el año de inicio del
proyecto.
2. Se da clic sobre el día de inicio del proyecto y, finalmente, se da clic sobre
el botón aceptar
Introducción de tareas y duraciones: un archivo de proyecto contiene una lista de
tareas necesarias para cubrir el objetivo del proyecto. En Microsoft Office Project,
las tareas se introducen en la columna Nombre de tarea de la tabla de Entrada de
vista Diagrama de Gantt. Cada tarea tiene una duración o un tiempo específico
para llevarla a cabo.
Edición de la lista de Tareas: con Microsoft Office Project se puede insertar
nuevas tareas a medida que son identificadas, desplazar tareas dentro de la lista
de tareas para tener una mejor secuencia de ventas y borra tareas que ya no son
necesarias después de haber realizado una optimización.
Inserción de tareas: a medida que se van cubriendo la programación de un
proyecto y se van realización las tareas del mismo, es habitual que se identifiquen
tareas nuevas o adicionales que necesitan ser añadidas a la programación. Con
Microsoft Office Project, basta con introducir simplemente una nueva fila de tarea
con información necesaria.
Establecimiento de Dependencia entre tareas: con Microsoft Office Project existe
la facilidad de crear dependencias entre tareas en una programación. Al vincular
tareas, se crean dependencias que identifican si el comienzo o el final de una
tarea dependen del comienzo o final de otra. También se pueden crear situaciones
en las que la dependencia entre tareas se retrasa o se solapa. Una vez
establecidos los vínculos entre las tareas, las tareas del proyecto comienzan a
convertirse en una programación de eventos.
Descripción de las dependencias entre tareas: existen cuatro tipos de
dependencia: a) fin a comienzo, b) fin a fin, c) comienzo a comienzo, d) comienzo
a fin. Una tarea que tiene que comenzar o terminar antes de que otra pueda
comenzar se denomina una tarea predecesora. Una tarea que depende del
comienzo o fin de la que la precede se denomina una tarea sucesora.
Cambio de las dependencias entre tareas: como no todas las tareas necesitan
tener una dependencia de fin a comienzo, se puede modificar el tipo de
dependencia mediante el cuadro de dialogo “dependencia entre tareas” que se
presenta haciendo doble clic sobre una línea de vínculo entre tareas. El cuadro de
diálogo confirma las tareas a las que está conectada la línea de vínculo y presenta
la dependencia existente.
Identificación del camino crítico: en Microsoft Office Project existe algo que se
denomina como el crítico o la ruta crítica, la cual identifica las tareas que son
críticas para la duración del proyecto, ya que no pueden ver incrementada su
duración ni tener un retraso en su fecha de inicio sin que esto afecte a la fecha de
finalización del proyecto y, además, no tienen margen de demora.
Las tareas críticas forman un camino crítico a lo largo del proyecto. Una vez que
se formatea la programación del proyecto para mostrar el camino crítico, se puede
reducir o acortar la duración total del proyecto cambiando la duración, las
dependencias o los recursos de las tareas críticas.
Gestión de los recursos del proyecto: los recursos los constituyen las personas,
lugares y elementos necesarios para realizar una tarea. Al asignar recursos a
tareas, se podrá controlar mejor el trabajo necesario para realizar una tarea, el
costo de este trabajo y el progreso del proyecto.
Asignación de recurso: cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos
los recursos necesarios para llevarla a cabo. Un recurso lo constituye cualquier
espacio o elemento necesario para realizar la tarea. Cuando se incorpora un
recurso en un proyecto, se introduce por omisión una unidad al 100%, en el campo
Capacidad máxima del recurso. Esto implica que sólo se dispone de uno de esos
recursos para el proyecto. Por omisión, las unidades de recursos se muestran
como porcentajes.
Asignación de varios recursos: usando el cuadro de diálogo Asignar recursos, se
pueden asignar fácilmente varios recursos a una tarea individual. Al seleccionar
una tarea, el cuadro de diálogo Asignar recursos refleja las asignaciones de
recursos. Se muestra una marca de verificación y también el número de unidades
junto al nombre del recurso. Si hay varios recursos asignados a una tarea, se
mostrará una casilla de verificación junto al nombre de cada recurso asignado.
Introducción de detalles de recursos: los detalles de los recursos ofrecen
información adicional sobre un recurso y pueden introducirse en la Hoja de
recursos, o bien, en el cuadro de diálogo Información del recurso.
Manejo de costos: Microsoft Office Project maneja distintos tipos de gastos, como
son los costos de recursos y costos fijos; se puede calcula el costo para cada tara
para todo proyecto. La hoja de recursos permite introducir los costos básicos de
los recursos.
Los costos por uso son los costos asociados a un recurso de trabajo o de material
que se encargan una sola vez en cada tarea que son utilizados. El costo fijo se
usa cuando una tarea en sí tiene un costo asociado; los costos fijos no son
dependientes del tiempo necesario para realizar la tarea. Los costos fijos se
introducen en el campo de Costo Fijo de la tabla de costo.
Aplicación de la Función Uso de Calendarios: al programar un proyecto, se
necesita saber cuándo pueden realizar sus tareas los distintos recursos. Usando
calendarios, se pueden determinar cuándo trabajan y cuándo no lo hacen los
recursos de un proyecto
Uso de calendarios: las tareas y los recursos son programados mediante un
calendario. En Microsoft Office Project se dispone de dos tipos de calendarios:
base y de recursos.
El calendario base por omisión es el calendario Estándar. Cuando se incorpora un
recurso a un proyecto, el calendario Estándar es definido como calendario base de
recurso. Microsoft Office Project incorpora otros dos calendarios base, el
calendario 24 horas y el calendario Turno de noche, que pueden ser asignados a
un proyecto o a un recurso. También se puede crear nuevos calendarios base
para grupos de recursos.
Cambio calendario base: el calendario Estándar tiene una jornada laboral de 9:00
a 19:00 horas, de lunes a viernes, sin día festivo. El calendario base de un
proyecto debe ser personalizado para incluir los cambios necesarios en las horas
y días laborales. Los cambios realizados en un calendario base se reflejan
automáticamente en cualquier calendario de recurso que tenga asignado dicho
calendario base.
Control de un proyecto:
I. Resolución de conflictos de recursos: se producen cuando un recurso
esta sobre asignado en una tarea o un proyecto. Las sobreasignaciones
pueden resolverse de manera automática o manual.
II. Redistribución automática de los recursos: es una estrategia que se
utiliza frecuentemente para resolver las sobreasignaciones de recursos
retrasando o dividiendo las tareas. Las sobreasignaciones de recursos
pueden ser redistribuidas automáticamente por Microsoft Office Project.
Seguimiento del progreso: antes de comenzar la realización de un proyecto, es
necesario desarrollar completamente la programación asociada al mismo y,
entonces, establecer un plan de línea basa. A partir de este punto, el progreso de
las tareas debe ser controlado a lo largo de todo el proyecto. La frecuencia de la
actualización depende del control que se necesite en el proyecto. Si se controla el
progreso frecuentemente será más fácil identificar los problemas y solucionarlos.
Personalización de tablas, vistas e informes: al trabajar en proyectos, una de las
necesidades que se plantean es determinar sus requerimientos de información. La
mayoría de estos requerimientos deben ser cubiertos por el software de
planificación. Microsoft Office Project ofrece un soporte eficaz para la creación de
elementos personalizados. Los cuadros de diálogo de definición para tablas y
vistas están diseñados para facilitar al máximo posible el proceso de creación de
elementos personalizados. También se pueden personalizar informas para
imprimir la información formateada conforme a los requerimientos del usuario.
Uso de herramientas de gestión de proyectos
Uso de Diagrama de Gantt: es el diagrama donde cada tarea es representada
como una barra horizontal. Las barras de dicho diagrama, son también conocidas
como barras de tareas, están situadas a lo larga de un período de tiempo llamado
escala temporal, mostrado en la parte superior del diagrama.
La longitud de una barra de Gantt individual representa la duración de una tarea o
el período de tiempo que conlleva, completar dicha tarea. Esta herramienta es
excelente para evaluar rápidamente el estado de tareas individuales en un
proyecto.
Las líneas que conectas barras individuales en el Diagrama de Gantt reflejan las
relaciones entre tareas.
Uso del Diagrama de Red (PERT): muestra las interdependencias entre tareas. En
un Diagrama de Red cada tarea está representada por un recuadro, llamado nodo,
que contiene información básica sobre la tarea. Las tareas que dependen de otra
para ser completadas o, simplemente, siguen a otra en una secuencia de eventos
aparecen conectadas por líneas.
Realización de tarea en el orden y momento adecuados: cuando se cree el plan de
proyecto, resultará fácil llevar a cabo el primer paso: escribir una lista de tareas en
el orden en el que se desee que se realice. Sin embargo, si no procede con el
segundo paso, el programa no realizará una tarea detrás de otra. En realidad, si
se detiene en este paso, todas las tareas tendrán la misma fecha de comienzo.
El poder de vinculación: para que Microsoft Office Project comience cada tarea en
el momento adecuado, se han de vincular tareas en función de sus dependencias
de comienzo y de fin.
Determinar la mejor secuencia para las tareas: antes de vincular las tareas, es
necesario determinar la secuencia de las mismas. Concretamente, se tendrá que
decidir cómo afecta el comienzo o el fin de una tarea al comienzo o al fin de otra.
Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente s
denomina tarea sucesora.
Superponer o retrasar tareas: en ocasiones, las vinculaciones entre tareas no
muestran con precisión el comienzo real de las mismas, para definir con precisión
las vinculaciones entre tareas y garantizar el éxito en la exposición, se puede
utilizar el tiempo de posposición y el tiempo de adelanto. Si se utiliza el tiempo de
posposición, se podrá especifica un período de espera o retraso entre el final de
una tarea predecesora y el comienzo de una sucesora.
El tiempo de adelanto permite superponer dos tareas de modo que una tarea
sucesora comience antes de que termine una tarea predecesora.
Una vez que se hayan escrito las tareas y que se hayan asignado las
dependencias entre ellas, se analizará la programación y se buscarán casos en
los que se puedan aplicar posposiciones o adelantos. Mediante el uso de estas
posposiciones y adelantos se podrá precisar aún más la programación y reducir su
duración.
El tiempo de posposición o adelanto se expresa en unidades de tiempo o como un
porcentaje de la duración de la tarea predecesora.
Asociación de tareas a fechas específicas: algunas veces, una tarea debe
comenzar o finalizar en una fecha específica para que el proyecto se complete con
éxito.
Recopilación de recursos y especificaciones de períodos laborales: con Microsoft
Office Project se puede crear un plan de proyecto funcional que facilite el
seguimiento de las tareas y de las fechas sin tener que asignar recursos al plan.
Sin embargo, si se agregan recursos, se podrá obtener todo el provecho de
Microsoft Office Project.
Se podrá utilizar Microsoft Office Project para crear una lista de recursos que
contenga los nombres de aquéllos que se encuentren disponibles para el proyecto.
La lista deberá incluir recursos suficientes en número y en conocimientos para que
sea posible cumplir los objetivos del proyecto.
Crear lista de recursos del proyecto: algunas tareas pueden necesitar más de un
recurso. Para facilitar el proceso de asignar y controlar el trabajo de los recursos
que trabajen juntos en el mismo tipo de tareas, se pueden crear conjuntos de
recursos, cada uno de ellos con su propio nombre.

Referencias:
- Machorro, A. (2011). Gestión de Proyectos con Microsoft Office Project
2007. Instituto Politécnico Nacional. Recuperado de:
https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/8068/mod_scorm/
content/124/recursos/ut2_s3_gestion_de_proyectos.pdf
- Machorro, A. (2011). Funciones de Office Project. Instituto Politécnico
Nacional. Recuperado de:
https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/8068/mod_scorm/
content/124/recursos/ut2_s3_funciones_de_office_project.pdf