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M dulo de curso Mdulo

PC12 MS Project 2010


2012
Director: Ing. Martn Camusso Coordinadora: Ing. Andrea S. Gutirrez

Consideraciones
Este mdulo tiene por finalidad el seguimiento de las clases a medida que el instructor desarrolla los diferentes contenidos del curso. Los temas enunciados en el mdulo pueden ser utilizados en ms de una oportunidad en el desarrollo del curso a travs de ejemplos que el instructor dar. Este mdulo NO es suficiente para la preparacin del examen, ya que la explicacin de cmo se realiza cada accin est a cargo del instructor. En caso de rendir el examen en forma libre se recomienda consultar los contenidos mnimos y la bibliografa complementaria. Para rendir el examen regular se cuenta con 6 (seis) meses a partir de la finalizacin del curso y hasta 3 oportunidades durante este perodo de tiempo, luego de lo cual se producir el vencimiento del mismo. Le recomendamos que lea el Reglamento del Sistema
de Crditos en Informtica que se encuentra disponible en
http://www.ufasta.edu.ar/Dptoinfo/Reglamento/Reglamento.asp

INTRODUCCI N A PROYECTOS INTRODUCCIN


Qu es un Proyecto?. Ejemplos de Proyectos. Definir antes del comienzo de un proyecto. Miembros de un Proyecto. Tringulo del proyecto. Administracin de proyectos. Fases de un Proyecto. Herramientas para la administracin de proyectos.

Introduccin a Proyectos Diapositiva 1

Bibliograf a Bibliografa
Project 2010:
ISBN 9788441528529 Autor CHATFIELD CARL JOHNSON TIMOTHY Editorial ANAYA MULTIMEDIA Coleccin PASO A PASO Nivel BASICO - MEDIO Edicin 2011,en Rstica 544 pginas Idioma Espaol.

MICROSOFT PROJECT 2010 Paso a Paso.

Introduccin a Proyectos Diapositiva 2

Contenido del Curso


Introduccin a Proyectos. Introduccin a Project. Vistas. Tareas. Recursos. Costos. Optimizacin. Seguimiento. Informes. Cierre.
Introduccin a Proyectos Diapositiva 3

Que es un Proyecto? Que


Un proyecto es un conjunto planificado de tareas que, combinando recursos humanos, materiales, financieros y tcnicos, tienden a lograr un objetivo o producto determinado, con un comienzo y fin definidos en el tiempo de acuerdo a requerimientos establecidos.
Introduccin a Proyectos Diapositiva 4

Ejemplos de Proyectos
Traslado de las oficinas de una compaa a otro lugar. Desarrollo de una nueva aplicacin informtica. Creacin de un manual de uso. Remodelacin de una habitacin en nuestra casa. Confeccin de una Intranet. Apertura de un nuevo negocio. Construccin de una casa.
Introduccin a Proyectos Diapositiva 5

Definir antes del comienzo de un proyecto


Antes del comienzo de un proyecto hay que definir:
Objetivo. Tareas. Quin se encarga?. Cundo comienzan?. Cunto tardan?. Costo. Delimitaciones.

Introduccin a Proyectos Diapositiva 6

Miembros de un Proyecto

Suministros Equipos

Director del proyecto

Directiva Miembros

Introduccin a Proyectos Diapositiva 7

Tri ngulo del proyecto Tringulo

Tiempo

mbito

Costo

Introduccin a Proyectos Diapositiva 8

Administraci n de proyectos Administracin


La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Plan de proyecto:
Sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. Complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de dlares.

Introduccin a Proyectos Diapositiva 9

Fases de un Proyecto
Fase de definicin
Conceptualizacin del proyecto Preparar listado de tareas Asignar tiempos a las tareas Asignar relaciones entre las tareas Organizar las tareas segn un esquema Asignar recursos a las tareas Verificar y ajustar conflictos con las asignaciones de recursos Verificar y ajustar el camino crtico Asignar costos a las tareas y recursos. Chequear presupuestos y disponibilidades Guardar lnea de base o plan provisional Presentacin de informes.

Fase de administracin
Relevar informacin del avance del proyecto Actualizar avances del proyecto con informacin actual Verificar los supuestos y ajustes Comparar con la lnea de base Cierre del proyecto.

Fase de planeacin

Fase de cierre

Introduccin a Proyectos Diapositiva 10

Fases de un Proyecto
Crear un plan inicial

Gestionar el plan

Comunicar los resultados y el progreso

Ajustar el plan

Seguimiento del progreso

Introduccin a Proyectos Diapositiva 11

Herramientas para la administraci n de proyectos administracin


CPM: Mtodo de camino crtico. Diagrama de Gantt. PERT: Diagrama de red. EDT: Estructura de descomposicin del trabajo.
Introduccin a Proyectos Diapositiva 12

INTRODUCCIN A PROJECT 2010


Qu es Microsoft Project? Iniciar MS Project. Entorno de Trabajo. Abrir Proyecto existente. Planificacin de un Proyecto. Informacin del Proyecto. Definicin de Calendario Laboral. Escala Temporal. Zoom.
Agosto 2011 Introduccin a Project 2010 Diapositiva 1

Qu es Microsoft Project? Qu
Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos que permite:
Programar tareas y recursos. Visualizar el plan del proyecto. Realizar un seguimiento de toda la informacin. Intercambiar informacin de proyecto. Comunicar la informacin a los recursos y otros participantes.

De esta forma, Project permite que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.
Agosto 2011 Introduccin a Project 2010 Diapositiva 2

Iniciar MS Project
Para iniciar Microsoft Project:
En el men Inicio seleccionar Programas Microsoft Project Abrir archivos de Project en el Explorador de Windows o en Mi PC A travs del submen Documentos, el cual contiene los nombres de los archivos Project con los que ha trabajado recientemente A travs de accesos directos a archivos Project En el men Inicio, Ejecutar winproj

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Introduccin a Project 2010 Diapositiva 3

Iniciar MS Project
Si inicia Project con un proyecto o una plantilla concreta, ver dicho proyecto o un nuevo proyecto basado en dicha plantilla. Si inicia Project sin especificar un proyecto o plantilla concreta ver un proyecto en blanco.
Agosto 2011 Introduccin a Project 2010 Diapositiva 4

Entorno de trabajo
Encabezados de columna

Cinta de Opciones

Selector (celda activa)

Encabezados de fila

Escala temporal

Tabla de tareas
Barra de estado
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rea de grfico

Introduccin a Project 2010 Diapositiva 5

Abrir un Proyecto Existente


Desde la opcin Nuevo, En Mi PC podr ver un conjunto de proyectos completos.

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Introduccin a Project 2010 Diapositiva 6

Abrir un Proyecto Existente


Proyecto de Evaluacin Estratgica:

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Introduccin a Project 2010 Diapositiva 7

Planificaci n de un proyecto Planificacin


La fase de planificacin de un proyecto es la ms importante de toda la vida del mismo.
Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, as como la duracin de cada tarea. Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Se asignan estos recursos a las tareas. Microsoft Project crea una programacin. Se puede comprobar la programacin y ajustarla segn sea necesario.

Antes de empezar a definir las tareas en Project hemos de realizar tres cosas:
Introducir informacin del proyecto. Elegir los horarios de trabajo. Establecer las propiedades del archivo.

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Introduccin a Project 2010 Diapositiva 8

Definici n del calendario laboral Definicin


El calendario define el tiempo de trabajo para el proyecto completo, para los recursos individuales y para las tareas. Podemos variar el calendario para todo el proyecto, para grupos de recursos o para un recurso especfico, trabajando con calendarios diferentes para cada uno. Los tres calendarios base incluidos en Project son:
Estndar. 24 horas. Turno de noche.

Se activa desde Proyecto:


Cambiar tiempo de Trabajo.
Agosto 2011 Introduccin a Project 2010 Diapositiva 9

Escala temporal
La escala temporal permite cambiar la forma en que se presentan los nombres de los das, semanas y meses.

Esta versin posee hasta tres niveles de Escala.


Agosto 2011 Introduccin a Project 2010 Diapositiva 10

Zoom
El comando Zoom permite reducir o aumentar la presentacin activa para ver el proyecto completo o slo la parte que se especifique de la presentacin.

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Introduccin a Project 2010 Diapositiva 11

VISTAS
Ver los datos Necesarios. Tipos de Vistas. Barra de Vistas. Calendario. Diagrama de Gantt. Diagrama de Red. Gantt de seguimiento. Uso de Tareas. Grfico de Recursos. Hoja de Recursos. Uso de Recursos. Mas vistas.

Tablas. Vistas y Tablas Personalizadas. Campos personalizados. Estilos de Barras. Formatos de Barras. Diseo. Cuadricula. Ordenar. Filtros. Filtros personalizados. Ordenar.

Vistas Diapositiva 1

Ver los datos necesarios


Vistas: las vistas permiten trabajar y examinar distintos aspectos del proyecto, permitiendo centrarnos en cierta parte de la informacin en cada momento. Tablas: son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja. Filtros: especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista.

Vistas Diapositiva 2

Tipos de vistas
Diagrama de Gantt:
Calendario. Diagrama de Gantt. Diagrama de red. Uso de tareas. Gantt de seguimiento.

Vistas de recursos
Grfico de recursos. Hoja de recursos. Uso de recursos.

Vistas Diapositiva 3

Barra de Vistas
En esta barra se encuentran acceso rpido a las diferentes vistas. Para habilitarla:
Clic con el botn derecho sobre la opcin del lado izquierdo Diagrama de Gantt. Luego habilitar la opcin Barra de Vistas.

Vistas Diapositiva 4

Calendario

Vistas Diapositiva 5

Diagrama de Gantt

Vistas Diapositiva 6

Diagrama de red

Vistas Diapositiva 7

Gantt de seguimiento

Vistas Diapositiva 8

Uso de tareas

Vistas Diapositiva 9

Gr fico de recursos Grfico

Vistas Diapositiva 10

Hoja de recursos

Vistas Diapositiva 11

Uso de recursos

Vistas Diapositiva 12

M s vistas Ms
Todas y cada una de las distintas vistas pueden modificarse para mostrar diferente informacin, segn nos convenga. Las dems vistas son:
Asignacin de recursos. Diagrama de red descriptivo. Diagrama de relaciones. Entrada de tarea. Formulario de recursos. Formulario de tareas. Formulario Detalles de tarea. Formulario Nombre de recurso. Formulario Nombre de tarea. Gantt de redistribucin.

Vistas Diapositiva 13

Tablas
Cada vista dispone de una serie de tablas a mostrar que presentan distinto tipo de informacin.

Vistas Diapositiva 14

Vistas y tablas personalizadas


Cuando no se tiene la informacin necesaria, es posible crear vistas o tablas personalizadas que muestren nicamente la informacin deseada. Nueva vista Nueva tabla

Vistas Diapositiva 15

Campos personalizados
Es posible insertar y mostrar campos personalizados en cualquier vista de hoja, como las vistas Diagrama de Gantt, Uso de tareas y Diagrama de red. Tambin es posible insertar y mostrar campos de recursos personalizados en las vistas Uso de recursos y Hoja de recursos.

Vistas Diapositiva 16

Estilo de barras
El estilo de barras permite cambiar la apariencia de las barras que representan las tareas. Esto se habilita desde la Cinta de opcin:
Formato. Ah dentro la opcin Formato.

Vistas Diapositiva 17

Formato de barras
El formato de barras permite cambiar el formato de una barra en particular Esto se habilita desde la cinta de opcin:
Formato. Ah dentro la opcin Formato.

Vistas Diapositiva 18

Dise o Diseo
La opcin Diseo permite cambiar el aspecto de las lneas de vnculo, el formato de fecha y la altura de las barras. Esto se habilita desde la cinta de opcin:
Formato. Ah dentro la opcin Diseo.

Vistas Diapositiva 19

Cuadr cula Cuadrcula


La opcin Cuadrcula permite modificar el formato de la rejilla.

Vistas Diapositiva 20

Ordenar
La mayor parte de las vistas pueden ordenarse, excepto el Diagrama de red. Es posible ordenar hasta por tres criterios. Esto se habilita desde la cinta de Vista:
Ordenar.

Vistas Diapositiva 21

Filtros
Un filtro permite mostrar los datos que ms nos importan en un momento dado mientras oculta el resto. Para cambiar la presentacin del proyecto mostrando slo ciertas tareas usamos los filtros.

Vistas Diapositiva 22

Filtros Personalizados
Adems de los filtros ya establecidos como autofiltros. Se pueden generar filtros a gusto del usuario. Estos son los filtros personalizados.

Vistas Diapositiva 23

Estructura de descomposici n del trabajo descomposicin


Puede crear una mscara personalizada que utilizar Microsoft Project para asignar los cdigos EDT correspondientes a las tareas dependiendo de su lugar en la jerarqua del esquema del proyecto.

Vistas Diapositiva 24

DEFINICIN DE PROYECTOS
Creacin de un Plan de Proyecto. Estadsticas de un Proyecto. Definicin de Calendario de Trabajo. Diferentes tipos de Calendarios.

Definicin de Proyectos Diapositiva 1

Creaci n de un Plan de Proyecto Creacin


La creacin de un plan de Proyecto consta de las siguientes etapas:
Enumerar una lista de tareas a realizar:
Podemos hacer una lista con tareas simples. Podemos hacer una lista con mas complejas.

Enumerar la lista de recursos que vamos a tener a disposicin para el desarrollo del proyecto. Asignar a las tareas:
Tiempos de desarrollo. Recursos a trabajar en las tareas.

Antes de comenzar se puede:


Ver los tiempos finales del desarrollo. Ver los costos finales del desarrollo. Ver la asignacin de tareas finales a cada recurso.

Definicin de Proyectos Diapositiva 2

Estad sticas de un proyecto Estadsticas


Las estadsticas generales del proyecto se pueden ver Proyecto, Informacin de Proyecto.

Definicin de Proyectos Diapositiva 3

Definici n de Calendario de Trabajo Definicin


El calendario de trabajo es una herramienta fundamental, ya que una vez que se aplican los tiempos a las tareas, en forma automtica a travs del calendario se dan los tiempos reales.

Definicin de Proyectos Diapositiva 4

Diferentes tipos de calendarios


Existen diferentes tipos de calendarios para diferentes opciones del Project:
A una tarea en particular:
Esto se aplica desde la opcin Informacin de la Tarea, en la solapa avanzada, tipo de calendario. Ah se puede aplicar algn calendario antes definido.

A un recurso en particular:
Esto se aplica desde Informacin de Recursos, desde la solapa Calendario de Trabajo.

Estos cambios en los calendarios personalizados provocaran cambios en los tiempos finales del Proyecto.

Definicin de Proyectos Diapositiva 5

TAREAS
Qu es una Tarea?. Planificacin de Tareas. Tipos de Tareas. Declaracin de Tareas. Ingresar una Tarea. Informacin de la Tarea. Organizacin de las Tareas. Herramientas de Organizacin. Asignacin de Duracin de las Tareas. Hitos. Tareas Repetitivas. Dependencia entre Tareas. Vincular tareas. Retrasos y Superposiciones. Divisin de Tareas. Delimitaciones. Fecha limite. Calendario Particular para una Tarea.

Tareas Diapositiva 1

Qu es una tarea? Qu
Un proyecto es una lista de tareas. Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto, con una duracin definida, un comienzo y un final. Algunas tareas ocurren en secuencia, mientras que otras se llevan a cabo en forma paralela con otra. Microsoft Project 2000 usa duraciones y relaciones entre tareas para determinar la duracin total del proyecto.

Tareas Diapositiva 2

Planificaci n de tareas Planificacin


Hay dos aproximaciones posibles a la planificacin de las actividades de una obra:
Mtodo analtico: se trabaja desde lo ms general a lo ms detallado. Mtodo sinttico: se trabaja desde lo ms detallado a lo ms general.

Tareas Diapositiva 3

Tipos de tareas
Resmenes

Sub Tareas

Tareas repetitivas

Hitos

Tareas Diapositiva 4

Declaraci n de tareas Declaracin


Una vez definidas las tareas, las introducimos en nuestra programacin a travs del Diagrama de Gantt. El Diagrama de Gantt es un recurso para visualizar las tareas de un programa, sus tiempos y sus relaciones.

TABLA

Nombre de Duracin tarea

Fecha de fin

Recursos

Diagrama de barras

N de tarea

Indicador

Fecha de comienzo

Predecesoras
Tareas Diapositiva 5

Declaraci n de tareas Declaracin


Los pasos a seguir para declarar las tareas son los siguientes:
1) Introducir los nombres de las tareas. 2) Organizar las tareas asignndoles jerarquas. 3) Aadir las duraciones. 4) Vincular las tareas.

Tareas Diapositiva 6

Ingresar una tarea


Hay varias formas de insertar una tarea:
Escribir sobre la barra de Entrada, como se muestra en la figura. Escribiendo directamente sobre la columna Nombre de la Tarea. Cancelar tarea Confirmar tarea

Tareas Diapositiva 7

Informaci n de la tarea Informacin


La informacin relativa a la tarea que podemos indicar en la vista Diagrama de Gantt es bastante limitada. En la caja de dilogo Informacin de la tarea, definimos los distintos aspectos de una actividad.

Tareas Diapositiva 8

Informaci n adicional de una tarea Informacin


Puede almacenar informacin acerca de las tareas de Microsoft Project escribiendo notas, adjuntando archivos o creando hipervnculos a informacin relacionada en el archivo del proyecto o en otras ubicaciones.

Tareas Diapositiva 9

Organizaci n de las tareas Organizacin


Para una mejor administracin del proyecto resulta conveniente organizar las tareas segn un esquema. Al organizar las tareas en un esquema, se crean:
Tareas resumen. Sub Tareas.

Es conveniente finalizar cada grupo de tareas con un hito.

Tareas Diapositiva 10

Herramientas de organizaci n organizacin


Las herramientas de organizacin aparecen a la izquierda en la barra de herramientas Formato.
Mostrar Sub tarea Ocultar sub tarea Mostrar las subtareas Anular sangra Aplicar sangra

Tareas Diapositiva 11

Asignaci n de duraci n a las tareas Asignacin duracin


La duracin es el tiempo estimado necesario para completar la tarea. El tiempo que tarde en realizarse una tarea depende de la capacidad de los recursos disponibles as como de la cantidad de los mismos. El nmero ingresado en la duracin, indicar la cantidad de unidades, seguido de la abreviatura de la unidad a emplear que pueden ser:
Minutos: m. Horas: h. Das: d. Semanas: s. Meses: ms.

Duracin aproximada: si no est seguro del tiempo que va a llevar una cierta labor. Duracin transcurrida: duracin que se sale del horario de trabajo pero que no puede ser interrumpida.

Tareas Diapositiva 12

Hitos
Un hito indica un objetivo que debe ser alcanzado en una de las etapas del proyecto. Un hito se muestra en el diagrama de Gantt como un rombo , con la fecha de la tarea a su lado. Los hitos son puntos de referencia y se utilizan controlar el progreso del proyecto.

Hito
Tareas Diapositiva 13

Tareas repetitivas
Las tareas repetitivas son actividades que se desarrollan a intervalos regulares.

Tareas Diapositiva 14

Dependencias entre tareas


Muchas veces, el comienzo o finalizacin de una tarea depende del comienzo o finalizacin de otra. Al vincular tareas se establece una relacin de dependencia entre dos o ms tareas. Los tipos de relaciones entre las tareas son:
De fin a comienzo (FC) De fin a fin(FF)

De comienzo a comienzo (CC)

De comienzo a fin (CF)

Tareas Diapositiva 15

Vincular tareas
La vinculacin de tareas debe hacerse siempre antes que la asignacin de recursos y costes. Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarn a las fechas de la sucesora.
Vincular tareas

Desvincular tareas

Tareas Diapositiva 16

Retrasos y superposiciones
Las tareas pueden solaparse o retrasarse de manera de reflejar con mayor exactitud como va a funcionar su programacin. Usted puede retrasar una tarea especificando un tiempo de posposicin o solapar tareas especificando un tiempo de adelanto.
Tiempo de posposicin Tiempo de adelanto

Tareas Diapositiva 17

Divisi n de tareas Divisin


Al perfeccionar la programacin, tal vez necesite interrumpir el trabajo en una tarea. Si la programacin lo permite, puede dividir una de las tareas para que parte del trabajo se realice antes de comenzar la otra tarea y se vuelva a retomar cuando sta finalice.

Tareas Diapositiva 18

Delimitaciones
Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la forma en que Project calcular las fechas de comienzo y de fin de las tareas. Los tipos de delimitaciones son:
Debe comenzar el (DCE) Debe finalizar el (DFE) Lo antes posible (LAP) Lo ms tarde posible (LMTP) No comenzar antes del (NCAD) No comenzar despus del (NCDD) No finalizar antes del (NFAD) No finalizar despus del (NFDD)

Tareas Diapositiva 19

Fecha llmite mite


Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha lmite de una tarea especfica pero no desea bloquear la programacin estableciendo una delimitacin, puede fijar una fecha lmite para la tarea. Microsoft Project realiza un seguimiento de las fechas lmite y muestra un indicador si una tarea finaliza despus de su fecha lmite.

Indicador de Fecha lmite

Tareas Diapositiva 20

Calendario Particular para una Tarea


Adems del calendario general que se puede establecer, podemos establecer calendarios particulares para cada tarea.

Diferentes calendarios a aplicar.


Tareas Diapositiva 21

RECURSOS
Qu son los Recursos?. Planificacin de Recursos. Tipos de Recursos. Declaracin de Recursos. Ingresar un Recurso. Informacin del Recurso. Configuracin de Recursos. Duracin, trabajo y capacidad. Asignacin de recursos a las tareas. Informacin de la asignacin. Calendario particular para Recursos. Programacin condicionada por el esfuerzo. Formulario de Recursos.
Recursos Diapositiva 1

Qu son los recursos? Qu


Llamamos recursos al personal, equipos, materiales, suministros, mquinas, herramientas y el equipamiento asignado a una cierta actividad y necesarios para completar las tareas del proyecto. A partir de los objetivos del proyecto y de la lista de tareas determinamos los recursos necesarios. Tras decidir quien y qu usaremos en el proyecto, hay que estimar la cantidad necesaria de cada recurso que empleemos.

Recursos Diapositiva 2

Planificaci n de recursos Planificacin


Despus de establecer el mbito y los objetivos, y configurar la lista de tareas en el plan del proyecto, puede planear los recursos. Para identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto es necesario:
Revisar el mbito del proyecto y la lista de tareas. Obtener informacin histrica sobre duraciones y recursos. Considerar cmo afecta a las duraciones la cantidad de recursos. Considerar cmo afectan a las duraciones la capacidad y la calidad. Revisar y perfeccionar las estimaciones de duracin. Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios. Confiar a un experto la revisin de los requisitos de los recursos.

Recursos Diapositiva 3

Tipos de recursos
Recursos de trabajo:
Son el personal y el equipamiento usado en la obra. Realizan un trabajo consumiendo trabajo y/o tiempo.

Recursos materiales:
Son artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto.

Recursos Diapositiva 4

Declaraci n de recursos Declaracin


Una vez definidos los recursos, los introducimos en nuestra programacin a travs de la Hoja de recursos.
Tipo de Indicador recurso Tasa estndar Costo Calendario por uso Usuario

Grupo

Nombre del recurso

Iniciales

Capacidad mxima

Tasa de horas extra

Acumular
Recursos Diapositiva 5

Ingresar un recurso
Hay varias formas de ingresar un recurso.

Cancelar recurso

Confirmar recurso

Recursos Diapositiva 6

Informaci n del recurso Informacin


La informacin relativa al recurso que podemos indicar en la vista Hoja de recursos es bastante limitada. En la caja de dilogo Informacin del recurso, definimos los distintos aspectos de un recurso.

Recursos Diapositiva 7

Configuraci n de recursos Configuracin


Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la cantidad de tiempo, o capacidad mxima, que el recurso va a dedicar al proyecto en conjunto:
Tiempo completo (100%). Tiempo parcial (50%, por ejemplo). Mltiple (por ejemplo, 300% para tres carpinteros en el proyecto).

En un recurso material, se define la etiqueta de material, o unidad de medida, para el material. Ejemplos de etiquetas son:
Metros cbicos. Toneladas. Cajas.

Recursos Diapositiva 8

Duraci n, trabajo y capacidad Duracin,


El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearn para completar una tarea. Al asignar recursos a tareas, Project calcula el trabajo de una tarea.

Trabajo = Duracin x Unidades

Recursos Diapositiva 9

Asignaci n de recursos a las tareas Asignacin


Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin del trabajo. Puedo asignar:
Un recurso a una tarea Varios recursos a una tarea Un recurso a varias tareas

Existen varios formas de asignar recursos a las tareas:


Botn Asignar recursos de la barra de herramienta Standard. Informacin de la Tarea
Recursos.

Opcin Herramienta, asignar Recursos. Combinacin de teclas ALT + F10. Desde el Diagrama de Gantt, en la columna Nombre de los Recursos.
Recursos Diapositiva 10

Asignaci n de recursos a las tareas Asignacin


Formas de asignar Recursos a las tareas:

Recursos Diapositiva 11

Informaci n de la asignaci n Informacin asignacin


La caja de dilogo Informacin de la asignacin permite acceder o modificar los datos de la asignacin de un recurso a una tarea.

Recursos Diapositiva 12

Calendario Particular para Recurso


A los recursos se les puede asignar calendarios de trabajos particulares, distinto al calendario general. Esto se realiza en la vista hoja de Recursos, sobre el recurso que se quiere cambiar:
Botn derecho Informacin del recurso. Cambiar Calendario Laboral.

Recursos Diapositiva 13

Programaci n condicionada por el esfuerzo Programacin


En la Programacin condicionada por el esfuerzo, el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del nmero de recursos que sean asignados. Project solamente aplica la programacin condicionada por el esfuerzo cuando se aaden o eliminan recursos de las tareas. La configuracin del tipo de tarea influye en cmo se programan las tareas. Hay tres tipos de tareas:
Unidades Fijas. Duracin Fija. Trabajo Fijo.

Recursos Diapositiva 14

Formulario de recursos
El formulario de recursos permite especificar y modificar informacin acerca de un recurso especfico. Las posibles vistas del Formulario de recursos son:
Programacin. Costo. Trabajo. Notas. Objetos.

Recursos Diapositiva 15

COSTOS
Qu son los Costos?. Tipos de Costos. Acumulacin de Costos. Costos de los Recursos. Asignacin de Costos a los recursos. Asignacin de Costos a las Tareas. Tabla de tasas de costos. Costos del Proyecto. Ver los costos en un grfico.
Costos Diapositiva 1

Qu son los costos? Qu


El costo o presupuesto es uno de los lados del tringulo del proyecto. Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programacin y del control del proyecto. En algunos casos, el xito de un proyecto se puede medir por el acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos. En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos.
Costos Diapositiva 2

Tipos de costos
Hay dos tipos de costos asociados a un proyecto:
Costos variables. Costos fijos.

Costos Diapositiva 3

Acumulaci n de costos Acumulacin


Hay tres mtodos de acumulacin de costos:
Inicio: el costo se acumula al momento de inicio de la tarea. Fin: el costo se acumula al finalizar la tarea. Prorrateo: el costo se prorratea, es decir se distribuye, durante la realizacin de la tarea.

Costos Diapositiva 4

Costos de los recursos


Los costos de los recursos son:
Costo por unidad de tiempo: es el costo del recurso por la unidad de tiempo previamente determinada, puede ser costo por mes, da, hora, etc.

Costo por uso: es el costo que tiene la utilizacin del recurso por su uso, independientemente del tiempo.

Costos Diapositiva 5

Asignar costos a las tareas


Para asignar costos a las tareas hay que ubicarse en la vista Diagrama de Gantt, en la tabla Costo. Acumulacin de costos fijos Costo total

Costo fijo

Costos Diapositiva 6

Tabla de Tasas de costos


El Project permite ver la informacin desde diferentes puntos de vistas. Una vista interesante es ver el Diagrama de Gantt la tabla de Tasas de Costo.

Costos Diapositiva 7

Asignar costos a los recursos


Es posible asignar costos a los recursos en la vista Hoja de recursos o en el cuadro de dilogo Informacin del recurso. Tasa estndar Costo/Uso

Tasa horas extra

Acumular

Costos Diapositiva 8

Costo del proyecto


Es posible ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global.

Costos Diapositiva 9

Ver los costos en un gr fico grfico


La presentacin de los costos en un grfico de Microsoft Excel permite ver la informacin y mostrarla a otras personas en un formato de fcil comprensin.

Costos Diapositiva 10

Ver los costos en un gr fico grfico

Costos Diapositiva 11

OPTIMIZACIN DEL PROYECTO Optimizacin del Plan. Diagrama de Red. Optimizacin de los recursos. Estado de distribucin de recursos. Recursos sobre asignados. Recursos infra asignados.

Optimizacin del Proyecto Diapositiva 1

Optimizaci n del plan Optimizacin


Por optimizacin entendemos ajustar el plan de trabajo de manera que se mantengan los objetivos de calidad de la obra pero mejorando la relacin existente entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La reduccin o aumento en el nmero de recursos que asignamos a las tareas, es una opcin a tomar en cuenta para modificar los plazos de las mismas.
Optimizacin del Proyecto Diapositiva 2

Diagrama de red
El diagrama PERT o de red es una herramienta para analizar la secuencia relativa a otras tareas en la programacin. Cada nodo representa una tarea. Cada lnea corresponde a una relacin uno a uno:
Nodos Rojos: Tareas criticas. Nodos Azules: Tareas no criticas.

Optimizacin del Proyecto Diapositiva 3

Optimizaci n de los recursos Optimizacin


Podemos ver cmo hemos distribuido la carga de recursos a travs de las vistas:
Uso de recursos.

Optimizacin del Proyecto Diapositiva 4

Optimizaci n de los recursos Optimizacin


Grfico de recursos. Este grafico permite ver los recursos sobre asignados en color rojo y los recursos asignados en color azul.

Optimizacin del Proyecto Diapositiva 5

Estado de distribuci n de recursos distribucin


El modo en que es gestionado el tiempo de un recurso es lo que se denomina distribucin. Existen tres estados de distribucin:
Infra asignado. Totalmente asignado. Sobre asignado.

El objetivo de cada administrador de proyecto es conseguir la distribucin completa de todos los recursos durante el transcurso del proyecto. Existen herramientas que ayudan a buscar que los recursos estn totalmente asignados. Existen la vista uso de tareas que permite ver el estado de asignacin de los recursos.

Optimizacin del Proyecto Diapositiva 6

Recursos sobre asignados


La sobreasignacin de recursos se produce como resultado de asignar a un recurso ms tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible. Si la programacin tiene recursos sobre asignados, necesitamos redistribuir nuestros recursos. Hay dos tipos de redistribucin de recursos:
Redistribucin automtica:
Cada vez que se asigna un recurso que esta sobre asignado el sistema no lo permite o en el peor de los casos avisa del conflicto.

Redistribucin manual.

Optimizacin del Proyecto Diapositiva 7

Opciones de Redistribuci n Redistribucin


Es posible configurar las opciones de redistribucin que el usuario necesite. Se puede configurar:
Manual o automtica.

Partes del proyecto a redistribuir:


Proyecto completo. Personalizado.

Como resolver sobre asignaciones. Se puede borrar la redistribucin hecha.


Optimizacin del Proyecto Diapositiva 8

Recursos infra asignados


Los recursos infra asignados son aquellos que estn trabajando en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar. Es posible:
Ver las infra asignaciones de recursos en un grfico de barras. Ver las infra asignaciones de recursos en una vista de escala temporal, en la vista Uso de Tareas.

Disponibilidad restante del recurso

Optimizacin del Proyecto Diapositiva 9

OPTIMIZACIN DE LA PROGRAMACION Y PRESUPUESTO Optimizacin de la Programacin. Camino Critico. Visualizar Camino Critico. Optimizacin del Presupuesto.

Optimizacin de la Programacin y Presupuesto Diapositiva 1

Optimizaci n de la programaci n Optimizacin programacin


La optimizacin de la programacin tiene por objeto asegurar que la obra se realiza dentro de un margen de tiempo aceptable. Si necesita ajustar la programacin para terminar en el momento previsto puede seguir alguna de las siguientes estrategias:
Empezar con antelacin. Modifique las jornadas de trabajo. Reduzca la obra. Reduzca la calidad final.

Optimizacin de la Programacin y Presupuesto Diapositiva 2

Camino cr tico crtico


El camino crtico es la secuencia de tareas que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero finalice a tiempo. Un retraso entre las tareas del camino crtico provocar el retraso de la finalizacin de todo el proyecto. Las tareas que componen el camino crtico se denominan tareas crticas. En el caso de que la duracin total del proyecto no concuerde con lo establecido por los requerimientos podemos ajustar la duracin actuando sobre el camino crtico de distintas formas:
Cambiar las relaciones entre las tareas. Agregar das u horas de trabajo al calendario. Reducir la duracin de algunas tareas agregando ms recursos.

Optimizacin de la Programacin y Presupuesto Diapositiva 3

Visualizar el Camino cr tico crtico


Hay varias formas de poder visualizar el camino critico de un proyecto. Opcin Mas vistas, Gantt Detallado. El Gantt de seguimiento tambin muestra tareas criticas.

Las tareas mostradas en color rojo son las que forman el Camino Critico.
Optimizacin de la Programacin y Presupuesto Diapositiva 4

Optimizaci n del Presupuesto Optimizacin


El presupuesto o costo del Proyecto es una de las partes principales del armado del proyecto. Muchas veces los proyectos fallan o no se llevan a cabo ya que se excede el presupuesto que se tenia en un inicio en la planificacin del mismo. Existe una forma visual rpida de poder establecer si nos excedimos en el presupuesto del proyecto. Esta se encuentra en la opcin Proyecto de la cinta de opciones, y luego elegir la opcin Informacin del Proyecto.
Optimizacin de la Programacin y Presupuesto Diapositiva 5

Optimizaci n del Presupuesto Optimizacin

Optimizacin de la Programacin y Presupuesto Diapositiva 6

SEGUIMIENTO
Qu es el seguimiento?. Lnea Base. Grabacin de Lnea Base. Datos Actualizables. Actualizacin de una Tarea. Actualizacin del Proyecto. Planes Provisionales. Comparacin de Resultados. Lneas de Progreso. Copiar imgenes.
Seguimiento Diapositiva 1

Qu es el seguimiento? Qu
Se basa en la introduccin de informacin de ejecucin real del proyecto. Cuando se inicia el trabajo del proyecto se puede comenzar el seguimiento. Objetivos:
Controlar el progreso actual de las tareas. Dividir tareas para reprogramar el trabajo de una tarea. Comparar datos de la lnea de base con la informacin actual y real.

Seguimiento Diapositiva 2

L nea de base Lnea


La Lnea de base es una copia del proyecto que mantiene la planificacin original de la obra y que, por tanto, sirve para comparar el desarrollo efectivo de la misma. A partir de la lnea de base analizamos las variaciones entre lo que esperbamos que sucediera y lo que realmente sucede. Estas diferencias nos permiten identificar riesgos latentes y problemas potenciales del desarrollo de la obra adems de suponer una fuente de aprendizaje para futuros proyectos.
Seguimiento Diapositiva 3

Grabaci n de la llnea nea de base Grabacin


El momento oportuno para crear la lnea de base es tras haber terminado de declarar todas las tareas y haber realizado todas las asignaciones finales del proyecto pero antes de empezar la obra. Cuando guardamos un proyecto por primera vez, el programa nos pregunta si queremos guardar la lnea base. Estas opciones se establecen y se editan desde la opcin de Cinta Proyecto, en la opcin Establecer Lnea Base.
Seguimiento Diapositiva 4

Datos actualizables
Los datos actualizables son:
Comienzo real. Fin real. Porcentaje completado. Duracin real. Duracin restante. Costo real. Trabajo real.

Seguimiento Diapositiva 5

Actualizaci n de una tarea Actualizacin


Las opciones de tarea pueden ser modificadas desde el Diagrama de Gantt, tabla Entrada. Tambin los casi todos los datos que corresponden al proyecto se pueden desde la opcin Actualizar Tarea.
% completado

Estado real

Estado actual
Seguimiento Diapositiva 6

Actualizaci n del proyecto Actualizacin


Las tareas que tienen lugar segn lo previsto pueden ser actualizadas en forma conjunta. Cuando realiza la actualizacin, Microsoft Project trata las fechas programadas como fechas reales y establece un valor en el campo % completado que refleja esta situacin.

Proyecto completo
Seguimiento Diapositiva 7

Planes provisionales
Los planes provisionales nos permiten comparar la lnea base, es decir, la programacin original, con otras programaciones modificadas y el plan que se est llevando a cabo efectivamente. Project puede almacenar hasta diez planes provisionales por proyecto.

Seguimiento Diapositiva 8

Comparaci n de resultados Comparacin


Microsoft Project ofrece diversos procedimientos para comparar la informacin actual con la lnea de base. Diferencia

Vista Hoja de tareas Tabla Variacin

Gantt de Seguimiento

Informacin real

Lnea de base
Seguimiento Diapositiva 9

L neas de progreso Lneas


Las lneas de progreso son una representacin visual del progreso de un proyecto. Pueden dibujarse en Vistas Diagramas Gantt y Gantt de Seguimiento.

Seguimiento Diapositiva 10

Copiar Im genes Imgenes


La nueva versin permite copiar imgenes para diferentes salidas de datos:
Para pantalla. Para impresora. Para archivo de imagen GIF.

Permite copiar:
Filas en pantalla. Filas seleccionadas.

Manejo de la escala temporal:


Como se ve en pantalla. Desde / Hasta.

Seguimiento Diapositiva 11

INFORMES Informar sobre un plan Trazado. Creacin de Informes. Categoras de Informes. Informes Personalizados. Vista Preliminar. Estilos de Diagrama de Gantt. Configurar Pagina. Encabezado, Pie de Pagina y Leyendas. Imprimir.
Informes Diapositiva 1

Informar sobre el plan trazado


La presentacin de informes tipificados, que se produzcan peridicamente, es fundamental para que el equipo de proyecto optimice su trabajo. Una vez que hemos reajustado toda la programacin para que no haya sobrexplotaciones, y la obra se realice dentro de los lmites de tiempo y presupuesto establecidos, es hora de distribuir el texto del proyecto a los interesados. Los informes a crear son:
Informes para el equipo de proyecto. Informes para otros directivos. Informes para otros agentes.

Informes Diapositiva 2

Creaci n de informes Creacin


Project permite realizar informes de cada aspecto del proyecto. Podemos aplicar filtros y tablas para mostrar slo lo que nos interesa. Encontramos la opcin de informes en la cinta de opciones Proyecto Botn Informes.

Informes Diapositiva 3

Categor as de informes Categoras


Generales:
Resumen del proyecto. Tareas de nivel superior. Tareas crticas. Hitos. Das laborables. Tareas Tareas Tareas Tareas Tareas Tareas sin comenzar. que comienzan pronto. en curso. completadas. que deberan haber comenzado. pospuestas.
Informes Diapositiva 4

Actividades actuales:

Categor as de informes Categoras


Costos:
Flujo de caja. Presupuesto. Tareas con presupuesto sobrepasado. Recursos con presupuesto sobrepasado. Valor acumulado. Tareas y recursos humanos. Tareas, recursos humanos y fechas. Lista de tareas pendientes. Recursos sobre asignados.

Asignaciones:

Carga de trabajo:
Uso de tareas. Uso de recursos.
Informes Diapositiva 5

Informes personalizados
Es posible crear un informe personalizado o copiar un informe existente.

Informes Diapositiva 6

Vista preliminar
En esta opcin ser posible observar como quedar la impresin del informe o el diagrama de Gantt, segn se este trabajando. Se activa desde el botn Vista preliminar de la barra de inicio Rpido.
Informes Diapositiva 7

Estilos de Diagrama de Gantt


El Asistente para diagramas de Gantt permite dar formato a un diagrama de barras de Gantt. Esta opcin se habilita desde la cinta de opcin Formato y ah opcin Estilo de Diagrama de Gantt.

Informes Diapositiva 8

Configurar p gina pgina


En el cuadro de dilogo Configurar pgina se puede especificar la orientacin de la pgina, los mrgenes, los encabezados, los pies de pgina y las leyendas.

Informes Diapositiva 9

Encabezado, pie de p gina y leyendas pgina


Se pueden agregar encabezados y pies de pgina a todas las vistas e informes. Las leyendas slo se pueden agregar a las vistas Calendario, Diagrama de Gantt y Diagrama de red. Fecha Nombre de
N de pgina Fecha actual Nombre de archivo

Fuente N total de pginas

Hora actual

Imagen

Informes Diapositiva 10

Imprimir
Es posible imprimir tanto los informes como las vistas.

Propiedades de Impresora

Intervalo de pginas Tipo de Papel


Informes Diapositiva 11

CIERRE DEL PROYECTO

Cierre del Proyecto Diapositiva 1

Cerrar el proyecto
La etapa de conclusin de un proyecto supone la revisin y evaluacin de todas las decisiones adoptadas, los trabajos realizados y los resultados que se han obtenido; tambin el anlisis de los esfuerzos realizados y las razones del xito o fracaso del proyecto. Los pasos para el cierre del proyecto son los siguientes:
Decidir si el proyecto alcanz o no los objetivos. Llevar a cabo una revisin del proyecto, incluso los procesos involucrados en el mismo. Evaluar los resultados del proyecto. Informar de los resultados a todos los interesados. Prepararse para los futuros proyectos.

Cierre del Proyecto Diapositiva 2

CONTENIDOS MNIMOS DE PC12: MS Project 2010 PERODO ACADMICO 2012


1) Introduccin a) Qu es un proyecto? b) Ejemplos de Proyectos. c) Definir antes del comienzo de un Proyecto. d) Miembros de un Proyecto. e) El tringulo del proyecto. f) Administracin de Proyectos. g) Fases de un Proyecto. h) Herramientas para la administracin de proyectos.

2)

Introduccin a Project 2010 a) Qu es Microsoft Project 2010? b) Iniciar Microsoft Project. c) Entorno de trabajo. d) Abrir Proyectos existentes. e) Planificacin de un Proyecto. f) Definicin de Calendario Laboral. g) Escala Temporal. h) Zoom.

3)

Vistas a) Ver los datos Necesarios. b) Tipos de Vistas. c) Barra de Vistas. d) Calendario. e) Diagrama de Gantt. f) Diagrama de Red. g) Gantt de seguimiento. h) Uso de Tareas. i) Grfico de Recursos. j) Hoja de Recursos. k) Uso de Recursos. l) Ms vistas. m) Tablas. n) Vistas y Tablas Personalizadas. o) Campos personalizados. p) Estilos de Barras. q) Formatos de Barras. r) Diseo. s) Cuadricula. t) Ordenar. u) Filtros. v) Filtros personalizados. w) Ordenar.

4)

Definicin de un Proyecto a) Creacin de un Plan de Proyecto. b) Estadsticas del Proyecto c) Definicin del calendario laboral. d) Diferentes tipos de calendarios.

CONTENIDOS MNIMOS DE PC12: MS Project 2010 PERODO ACADMICO 2012


5) Tareas a) Qu es una Tareas? b) Planificacin de Tareas. c) Tipos de Tareas. d) Declaracin de Tareas. e) Ingresar una Tarea. f) Informacin de la Tarea. g) Organizacin de las Tareas. h) Herramientas de Organizacin. i) Asignacin de Duracin de las Tareas. j) Hitos. k) Tareas Repetitivas. l) Dependencia entre Tareas. m) Vincular tareas. n) Retrasos y Superposiciones. o) Divisin de Tareas. p) Delimitaciones. q) Fecha lmite. r) Calendario Particular para una Tarea.

6)

Recursos a) Qu son los Recursos?. b) Planificacin de Recursos. c) Tipos de Recursos. d) Declaracin de Recursos. e) Ingresar un Recurso. f) Informacin del Recurso. g) Configuracin de Recursos. h) Duracin, trabajo y capacidad. i) Asignacin de recursos a las tareas. j) Informacin de la asignacin. k) Calendario particular para Recursos. l) Programacin condicionada por el esfuerzo. m) Formulario de Recursos. Costos a) Qu son los Costos?. b) Tipos de Costos. c) Acumulacin de Costos. d) Costos de los Recursos. e) Asignacin de Costos a los recursos. f) Asignacin de Costos a las Tareas. g) Tabla de tasas de costos. h) Costos del Proyecto. i) Ver los costos en un grfico. Optimizacin del Proyecto a) Optimizacin del Plan. b) Diagrama de Red. c) Optimizacin de los recursos. d) Estado de distribucin de recursos. e) Recursos sobre asignados. f) Opciones de Redistribucin. g) Recursos infra asignados.

7)

8)

CONTENIDOS MNIMOS DE PC12: MS Project 2010 PERODO ACADMICO 2012


9) Optimizacin de la programacin y Presupuesto a) Optimizacin de la Programacin. b) Camino Crtico. c) Visualizar Camino Crtico. d) Optimizacin del Presupuesto.

10) Seguimiento a) Qu es el Seguimiento?. b) Lnea base. c) Grabacin de la lnea Base. d) Datos actualizables. e) Actualizacin de una Tarea. f) Actualizacin del Proyecto. g) Planes Provisionales. h) Comparacin de Resultados. i) Lneas de Progreso. j) Copiar imgenes.

11) Informes a) Informar sobre el plan trazado. b) Creacin de Informes. c) Categoras de Informes. d) Informes Personalizarlos. e) Vista preliminar. f) Estilos de diagramas de Gantt. g) Configurar pgina. h) Encabezado, pie de pgina y leyendas. i) Imprimir. 12) Cierre del Proyecto a) Cerrar el proyecto