Manual Ms Project

MANUAL
MICROSOFT PROJECT
AGOSTO DE 2020 | NIVEL BÁSICO
Realizado por:
Iranzo, Lucas
iranzolucas4@gmail.com
Salguero, María Guadalupe

maguadalupesalguero@gmail.com
Manual Ms. Project - Nivel básico EMPLEOTECNIA
GENERALIDADES DE MS. PROJECT

Descripción del programa 2
PROGRAMACIÓN DE UN PROYECTO
Creación de un proyecto 2
Configuración del tiempo de un proyecto 5
Calendario del proyecto 6
Ajustes a la configuración 8
TAREAS DE UN PROYECTO
Definición de tareas 10
Creación de tareas 11
Vínculo de las tareas y análisis del camino 15
crítico
RECURSOS DE UN PROYECTO
Creación de recursos 17
ECIDNÍ
Clases de recursos 18
Gráficos de recursos 19
Asignación de recursos 20
INFORME DE UN PROYECTO
Creación de informe 22
BIBLIOGRAFÍA 23
TESIS UNIVERSITARIA 2020 UNIVERSIDAD EL DORADO

GENERALIDADES DE MS PROJECT
Descripción del programa
Microsoft Office Project

El software es muy útil para la gestión de proyectos. Permite a sus usuarios emplear informes
predefinidos para seleccionar, obtener vistas previas e imprimir la información de uso más
frecuente necesaria para administrar los proyectos, realizar un seguimiento de los recursos,
mantener los costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo. Con vistas de informe
mejoradas, la interfaz de calendario y la adición de gráficos tridimensionales, sus clientes pueden
crear informes visualmente más eficaces.
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Creación de un proyecto
En Project, existen varias opciones para iniciar un proyecto. Se puede iniciar un proyecto desde
cero o bien elegir una de las plantillas predefinidas.
En el caso que se desee elegir una plantilla ya configurada:

Abrir el programa – Hacer click en una de las plantillas existentes.
En el caso que se desee abordar un proyecto desde cero:

Abrir el programa – Hacer click en Nuevo proyecto en blanco (Blank Project)
Página 2
Una vez elegida la opción se puede observar que la pantalla está dividida en diferentes partes:
Parte superior
Barra de título: se encuentra el título de nuestro proyecto y el nombre del programa.
En la parte derecha se observa la barra característica de los Software de Microsoft, minimizar,

maximizar y cerrar el programa.
En la parte izquierda se observa la barra de acceso rápido: Guardar, deshacer y rehacer. Con la
posibilidad de poder agregar más comandos.
Diferentes pestañas: Fichas que integran el programa.
Archivo (File): está compuesta por todas las configuraciones relativas al archivo o
configuraciones generales de metodologías de cálculo que usa Project. Además, se pueden
guardar o abrir archivos.
Tareas (Task): está compuesta por todas las configuraciones relacionadas a las tareas del
proyecto.
Recursos (Resource): está compuesta por todas las configuraciones para la modificación y
asignación de los recursos.
Reporte (Report): está compuesta por todas las herramientas utilizadas para el seguimiento y
control del proyecto.
Proyecto (Project): está compuesta por toda la información propia del proyecto a realizar.
Vista (View): está compuesta por las diferentes vistas, filtros y distintas maneras de visualizar la
información del proyecto.
Formato (Format): está compuesta por todas las herramientas relacionadas a la estética del
proyecto.
Línea base: Es la escala del tiempo, donde se pueden ir insertando cada una de las tareas y que se
vayan mostrando en la línea de tiempo.
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Parte inferior
Pantalla principal: está dividida en 2 partes:
En la primera parte se puede visualizar una tabla que funciona como pantalla de ingreso donde
se configuran todas las actividades del proyecto. En ella se puede determinar el modo de la
tarea, el nombre, la duración, su fecha de inicio y de fin y se pueden ingresar otras columnas
con información relativa a las tareas.
En la segunda parte se encuentra el calendario: a medida que se ingresa una tarea aparecen
barras en los tiempos del calendario y se puede ver de forma gráfica como se va estructurando
el proyecto. La visualización será de un diagrama de Gantt.
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Configuración del tiempo del proyecto
Determinar fecha de inicio o fin del proyecto
En la pestaña Proyecto (Project), hacer click en Información del proyecto (Project information).
Se abrirá el siguiente cuadro:
Este cuadro nos indica toda la información relativa al proyecto: Fecha de inicio, fecha de fin,
calendario utilizado y las estadísticas del mismo. Que puede modificarse según el proyecto.
Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escribir o seleccionar la fecha en la que
desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (start date).
Para programar un proyecto desde la fecha de fin, hacer click en el cuadro Programar a partir de
(Schudele from) “Fecha de fin de proyecto (Project finish date)” y, a continuación, escribir o
seleccionar la fecha en la que desea que finalice el proyecto (finish date).
Página 5
Calendario del proyecto
La programación de los proyectos se basa en una escala temporal definida por un calendario. El
calendario es una propiedad de cada proyecto que se puede configurar.
Se entiende por calendario laboral a los días laborables dentro de un mes, y dentro del día, las
horas laborables.
En la pestaña Proyecto (Project) seleccionar el botón cambiar tiempo de trabajo (Change working
time).
Página 6
Existen diferentes calendarios establecidos por Project:
Calendario standard: los días laborables son: lunes a viernes de 08:00am a 12:00pm –
13:00pm a 17:00pm. Mientras que los días no laborables son: sábados y domingos.
Calendario 24 horas: los días laborables son: lunes a domingo de 12:00am a 12:00am.
Calendario noche: los días laborables son: lunes de 11:00pm a 12:00am, martes a viernes de
12:00 am a 12:00am, sábado de 12:00am a 08:00am. Mientras que los días no laborables son
los domingos.
Seleccionar un calendario ya existente:

Hacer click en el calendario seleccionado y luego hacer click en aceptar (ok).
Crear un nuevo calendario:

Hacer click en crear nuevo calendario (Create New Calendar) – Create new base calendar
En la pestaña “excepciones” (exceptions) se pueden configurar todos los días considerados como
no laborables, donde no se ejecuta trabajo. Son aquellos días particulares donde, en el proyecto,
no se trabaja en ningún momento del día. Ejemplo: feriados.
En la pestaña “semana de trabajo” (work weeks) se puede configurar una semana estándar de
trabajo. Una semana donde no hay ningún suceso particular dentro del proyecto (por ejemplo, no
existe un feriado).
Cuando se quiere configurar esta sección se habilita la opción “detalle” (detail) en donde se podrán
determinar los días y horas laborables de una semana estándar. Para cada día de la semana
establecer si:
Se utilizan los tiempos laborales que el proyecto ya tiene configurado. (Use Project default
times for these days).
No es laborable (Set days to nonworking time).
Configurar el rango de tiempo en el que lo consideramos laborables. (Set day(s) to these
specific working times).
Modificar un calendario existente
Hacer click en crear nuevo calendario (Create New Calendar) – Make a copy of: seleccionar el
calendario que queremos modificar.
Se puede modificar en la pestaña “semana de trabajo” (work weeks) y excepciones “exception” de la

misma manera que en el apartado anterior.
Página 7
Aplicar el calendario creado
En la pestaña Proyecto (Project) hacer click en Información del proyecto (Project information).
En cuadro Calendario (Calendar) elija un calendario de la lista.
Hacer click en Aceptar (ok).
Realizar ajustes a la configuración
Ms Project es una aplicación personalizable que permite definir un conjunto de parámetros para
que los proyectos, sus tareas, sus recursos y demás elementos inicien con las configuraciones
específicas determinadas por su organización y que pueden ser definidas como políticas.
Para poder realizar ajustes al tiempo del proyecto:
Hacer click en archivo (file) y luego hacer click en opciones (option)
Página 8
Es muy importante modificar en la opción de “programación” (schudele) las opciones de calendario.

En caso de que exista más de un calendario, se deben ingresar como datos los valores extremos
del calendario que resulte más abarcativo, a fin de incluir cada uno de ellos.
NOTA: En caso de no hacerlo, los cálculos de trabajo y la duración del proyecto se pueden
distorsionar y no coincidir con lo que se requiere como cronograma de actividades incurriendo en
problemas de programación.
Página 9
TAREAS DE UN PROYECTO
Definición de tareas
Introducción
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programación. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida, pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificación temprana de los problemas.
Algunas recomendaciones en la creación de tareas, son:

Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee. Deben desglosarse
de forma más detallada en las áreas que presenten mayor riesgo.
Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas estén claramente definidos. Definir
las tareas que son cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas más
cortas permiten estimar el tiempo y los recursos más fácilmente.
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formación.
Clases de tareas
Microsoft Project tiene varias clases de tareas:
Tareas de Resumen: Las tareas de resumen tienen como funcionalidad agrupar tareas, hitos u
otras tareas de resumen. Son conocidas también como paquetes de trabajo, grandes entregables,
fases o sub-fases. Este tipo de tareas tiene como características principales:
Duración total: la duración total se calcula con base a la diferencia entre el comienzo más
temprano y el fin más tardío de las actividades que contiene.
Trabajo total: es la sumatoria de todos los trabajos calculados de las tareas que contiene.
Costo total: es la sumatoria de todos los costos de las tareas que contiene más el costo propio
directo que pueda tener la tarea de resumen.
Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y
que no hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les permite
retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de
holgura, la tarea se convierte en tarea crítica. Reciben el nombre de último nivel debido a que
después de ellas no se desprende ninguna actividad adicional.
Deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la misma pueda tener un
responsable que deba responder por la misma.
Página 10
Tareas de último nivel críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser completadas según
la programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también se
retrasa la finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica. Si es
importante que el proyecto termine según la programación, ponga atención a las tareas de la ruta
crítica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto terminará a
tiempo. Tiene las mismas características de las tareas de último nivel normales.
Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un
entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda
tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. Los hitos pueden marcar el
inicio o el final de una actividad o una serie de actividades.
Creación de tareas
Paso a paso para crear tareas en Ms Project
En la pestaña de vistas, hacer clic en Diagrama de Gantt.

En el campo Nombre de tarea, escribir el nombre de una tarea.
Presionar la tecla ENTRAR.
En el campo Duración, escribir la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo, 30 (m), horas (h),
días (d), semanas (s). Escribir los incrementos menores, como medio día, con el formato 0,5
días. Ms Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse
en la tarea.
Las tareas pueden configurarse del tipo manual o automático. Por un lado, las actividades de tipo
manual son aquellas en las que Ms Project las configura independientemente de las demás. Por
otro lado, las actividades de tipo automática son aquellas que Ms Project las configura siguiendo la
red de programación, la relación entre las actividades. En una tarea programada automáticamente,
Project usa la duración especificada para calcular inicio y finalización, junto con las dependencias
entre tareas, las restricciones, calendarios y otros factores de programación.
NOTA: Cuando cree una tarea, no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo y/o
Fin. Ms Project calculará las fechas de comienzo y fin en función de las relaciones entre tareas que
haya especificado.
Página 11
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, se recomienda organizar y agregar una
estructura al proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas,
o bien para mostrar la relación entre ellas.
La EDT (WBS), o Estructura de Desglose de Trabajo, es un documento que descompone el alcance

del proyecto en paquetes de trabajo individuales, de forma tal que cada nivel muestra los paquetes
de trabajo que forman parte del paquete del nivel superior. Una estructura detallada del trabajo
(EDT o WBS en inglés) puede ayudarle a crear una lista de tareas al tomar una descripción de nivel
alto del trabajo y dividirla en componentes. Por ejemplo, la descripción de nivel alto del trabajo
"Remodelación de una cocina" incluye trabajos de nivel inferior como la instalación de armarios, de
un lavaplatos y de unos gabinetes.
"Remodelación de una cocina" se considera una fase o tarea de resumen. El nivel más bajo de la
EDT, la instalación de componentes, son tareas o sub-tareas. En algunas organizaciones, las tareas
también pueden llamarse bloques o paquetes de trabajo.
En Project, el uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Se puede
aplicar sangrías a las tareas relacionadas o subtareas para situarlas bajo una tarea más general o
tarea resumen, generando una jerarquía. De forma predeterminada, las tareas de resumen
aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas. De forma
predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías
debajo de ellas. Project determina automáticamente la información de la tarea resumen utilizando
la información de las subtareas.
Página 12
Crear subtareas y tareas de resumen
Seleccionar la tarea que se desea convertir en subtarea.

En la pestaña tarea seleccionar aplicar sangría a la tarea.
La tarea que selecciono es ahora una subtarea, y la tarea anterior, que no tiene sangría, ahora
es una tarea de resumen.
NOTA: La información de la tarea de resumen incluye el período comprendido entre la primera

fecha de comienzo y la última fecha de fin de todas las tareas de último nivel que la componen. No
muestra la suma de las duraciones de todas las tareas de último nivel.
Paso a paso para mostrar y ocultar tareas
En la pestaña Vista (View), hacer click en Diagrama de Gantt (Gantt Chart)

En el campo Nombre de tarea (Task name), seleccione la tarea de resumen que contenga las
subtareas que desee mostrar u ocultar.
Hacer click en Mostrar subtareas (show subtasks) para mostrar las subtareas o en Ocultar (Hide
subtasks) subtareas para ocultar las subtareas.
Para mostrar todas las subtareas, hacer click en Mostrar todas las subtareas (all subtasks).
NOTA: También puede mostrar u ocultar subtareas si hace click en el símbolo de esquema de la
tarea de resumen. Los símbolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no.
Página 13
Duración de las tareas
La Duración es el período total de tiempo que es necesario para completar una tarea. Es el espacio
de tiempo que se da para poder realizar una actividad. Normalmente es la cantidad de tiempo de
trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de
recursos. Recuerde que trabajo no equivale a duración de la tarea.
En Ms Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas:
Duraciones normales: Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea, según esté definido en el calendario del proyecto.
Duración transcurrida: Es la cantidad de tiempo que necesitará una tarea para ser completada,
tomando como base un día de 24 horas y una semana de 7 días, incluyendo días festivos o feriados
y otros días no laborables.
Duración estimada: Es una duración para la cual no se tiene suficiente información para marcar
una duración tentativa, no un valor final. Cuando la duración está marcada como estimada
mediante un símbolo de interrogación, quiere decir que aún queda información pendiente,
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea. Por ejemplo: ¿2 días?, ¿1
semana?
NOTA: Ms Project no programa trabajo para fines de semana, vacaciones u otros períodos no
laborables a menos que se encuentre definido en el calendario laboral. Cuando crea una nueva
tarea, Ms Project asigna por defecto una duración estimada de 1 día (¿1día?).
Paso a paso para asignar duraciones a una tarea

Verificar que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo, el Diagrama de Gantt) (Gantt
Chart)
Seleccionar la tarea a la que desea colocarle una duración.
En el campo Duración (Duration) escriba la duración y luego la unidad de tiempo. Si no escribe
una unidad de tiempo Ms Project asumirá la unidad de tiempo por defecto (días). La unidad de
tiempo también puede cambiarla.
Pulsar la tecla Enter para aceptar el nuevo valor.
Paso a paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
En el menú Archivo (File) hacer click en Opciones (Options).
Hacer click en la ficha Programación (Schedule) y en “Opciones de programación para el
proyecto” (Scheduling options for this Project) abra la lista de “Mostrar duración en” (Duration is
entered in) – elija la unidad de tiempo que desee.
Hacer click en Aceptar (ok).
Página 14
Vínculos entre tareas y análisis de la ruta crítica
Introducción
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado, se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener. Después Ms Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin,
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las líneas de vínculo
entre las tareas dependientes. Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia
determinada. Cuando cree una tarea, Ms Project la programa para comenzar en la fecha de
comienzo del proyecto.
Una práctica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar. Esto hace que el proyecto
se vuelva rígido, no permitiendo que Ms Project pueda reajustar las fechas del proyecto con base
en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas.
Tipos de vínculos
Existen cuatro tipos de vínculos entre tareas en Microsoft Office Project Professional, fin a
comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin. Los vínculos no condicionan la ejecución
de las actividades sino que ayudan a establecer un orden lógico de programación.
Fin a Comienzo (FC): El final de la predecesora (tarea A, de acuerdo a la ilustración) determina

el comienzo de la sucesora (B). Este es el tipo de vínculo que se crea por defecto.
Comienzo a Comienzo (CC): El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la
sucesora (B).
Fin a Fin (FF): El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B).
Comienzo a Fin (CF): El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B).
Este tipo de precedencia es poco utilizado.
Página 15
Predecesoras y sucesoras
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora. Por ejemplo: no puede comenzar la construcción de una vivienda hasta tanto el
terreno esté preparado. Una vez decidido el orden de las tareas, puede proceder a vincular las
tareas relacionadas.
Por ejemplo, algunas tareas necesitarán comenzar o finalizar antes que otras. Otras tareas
dependerán del comienzo o fin de una tarea precedente.
Paso a paso para cambiar el tipo de vinculo entre tareas
En la pestaña de vistas, hacer click en Diagrama de Gantt

Hacer doble click sobre la tarea a la que desea cambiar el vínculo. Aparece la ventana
Información de la Tarea.
En la ficha Predecesoras, cambiar el tipo de precedencias. También puede agregar más
predecesoras a la tarea seleccionada.
Pasos para mostrar un camino critico
En la pestaña formato, hacer click en tareas críticas (critical task)

Se puede visualizar en el gráfico como las tareas críticas pasan a ser color rojo.
También se pueden observar añadiendo la columna “crítica” (Critical) y luego filtrando aquellas que
digan “Sí” (yes).
Página 16
RECURSOS DE UN PROYECTO
Creación de recursos
Para crear recursos en el proyecto, se debe abrir la vista hoja de recursos:
En la hoja de recursos se empieza a visualizar la información que solicita esta vista, se escribe el
nombre del recurso, se establece el tipo, se configuran las tablas de costos, el calendario, etc.
Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones
De forma predeterminada la asignación de recursos se muestra como un porcentaje (donde 100%

implica una asignación de recursos a tiempo completo), pero puede elegir mostrar en formato
decimal.
Hacer click en la pestaña Archivo (file) y, a continuación, hacer click en Opciones (options).
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto (Options project), hacer click en Programación
(Schedule).
En la lista Mostrar las unidades de asignación como (show assignment unit as), hacer click en
Porcentajes (Percentage) o en Valores decimales (Decimal).
Página 17
Clases de recursos
Recurso trabajo, recurso material, y recurso costo
Recurso Trabajo: Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o con
las horas de trabajo esperadas).
Al crear un recurso de este tipo debe definirse su capacidad máxima, la cual determinará la
disponibilidad del recurso a lo largo del proyecto. Existen dos formas de establecerla:
Mediante unidades de asignación, cuando se quiere expresar cuánto tiempo dedica un recurso
de trabajo para una tarea específica. Este valor, expresado en porcentaje, puede ser:
< 100%, cuando el recurso realiza más de una tarea en el tiempo en cuestión
> 100%, cuando se requiere más de una unidad de recurso para la ejecución de la tarea
= 100%, cuando el recurso trabaja a tiempo completo en la tarea.
Mediante unidades máximas, cuando se quiere expresar cuánto tiempo tiene disponible un
recurso de trabajo para trabajar en todas las tareas del proyecto.
Para especificar este parámetro en Project, en la vista hoja de recursos completar el campo
“Capacidad” con el valor en cuestión.
Recurso Material: Son los suministros, existencias (stock), materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto.
Ejemplo de recursos material incluye el cemento, las varillas de acero, la tubería (canaletas), la
madera y el vidrio. Cuando defina recursos material, debe especificar una etiqueta de material o
unidad de medición que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos.
NOTA: Cuando asigne un recurso material a una tarea, por defecto el recurso se asigna con
Consumo de material fijo.
Recurso Costo: Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duración de una tarea como, por ejemplo, precio del billete de avión o alojamiento,
seleccione el recurso tipo costo.
Los recursos de costo le permiten supervisar con más precisión los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad. Para cada tarea, puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ningún tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o código financiero.
Página 18
Cambiar el formato de costo predeterminado para las asignaciones
Hacer click en la pestaña Archivo (file) y, a continuación, hacer click en Opciones (options)
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto (Options project), hacer click en Mostrar
(Display).
En las opciones de la moneda del proyecto (currency options for this project), hacer click en la
moneda (currency) que deseamos predeterminar.
Gráfico de recursos
Esta opción permite investigar que están realizando los recursos que le interesan. Con el botón
Gráficos puede obtener una vista de la información de asignaciones de uno o más recursos de la
empresa, por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuánto está trabajando en
el proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado.
La opción gráficos permite revisar la disponibilidad restante, el trabajo y las horas asignadas de
uno o varios recursos., en función del tiempo.
Cómo visualizar un gráfico de recursos
En la pestaña de tareas (Task), hacer click en vista (View)

Seleccionar Gráfico de recursos (Resource Graph)
Página 19
Asignación de recursos
Una asignación es la asociación de una tarea específica con el recurso concreto que es
responsable de finalizar la tarea. Si no especifica las unidades de recursos que necesita (por
ejemplo 10%, 50%, etc.) Microsoft Office Project Professional asigna el 100% del recurso a la tarea,
cuando las unidades están asignadas en porcentaje.
Paso a paso para asignar recursos a las tareas
Opción 1: DESDE LA VENTANA ASIGNAR RECURSOS
En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso.

Luego, seleccionar la pestaña recursos (Resource) y hacer click en Asignar recursos (Assign
resources).
Aparece la ventana Asignar recursos.
Seleccionar el recurso a asignar.
Hacer click en Asignar.
Opción 2: DESDE EL FORMULARIO DE TAREAS
En la pantalla de ingreso, añadir la columna recursos (Resources).

Seleccione la tarea a asignar un recurso.
En el desplegable, seleccionar el recurso a asignar.
Página 20
INFORME DE UN PROYECTO
Ms Project incluye 29 informes básicos predefinidos de tareas, recursos y generales. Si ninguno de

los informes predefinidos responde a sus necesidades informativas, puede crear un informe
personalizado mediante una de las cuatro plantillas (tareas, recursos, calendario mensual y
general) o copiar y modificar un informe existente.
Un informe de tarea presenta información sobre las tareas de un proyecto. Incluyen información
sobre las fechas de comienzo, el trabajo completado y las duraciones esperadas.
Un informe de recurso presenta información impresa sobre los recursos de un proyecto que, por
lo general, incluye datos sobre costos y sobre la asignación de los recursos.
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los días laborables, las horas de
trabajo y los períodos no laborables de cada calendario utilizado en el proyecto. Un informe
general muestra información sobre las tareas y recursos de un determinado período de tiempo.
Por ejemplo, puede mostrar una lista de tareas con sus recursos a la izquierda del informe con una
escala temporal en la parte superior.
En lugar de sobrescribir un informe existente, puede que desee copiar cualquier informe
personalizado o predefinido. Si no especifica un nombre nuevo para el informe copiado, la frase
"Copia de" se inserta delante del nombre existente. Por ejemplo, si hace una copia del informe
Tareas críticas pero no cambia el nombre, el informe Copia de Tareas Críticas se mostrará en la
lista de Informes Personalizados.
Página 21
Creación de informe
Paso a paso para crear un informe
Hacer click en la pestaña informes (Report).

Hacer click en Personalizado y, a continuación, en Seleccionar.
Para crear un informe de tareas o de recursos, hacer click en Nuevo en el cuadro de diálogo
Informes Personalizados, eligir Tarea o Recurso y, a continuación, hacer click en Aceptar.
Para crear un informe de calendario mensual, haga click en Nuevo, en Calendario mensual y,
después, en Aceptar. Para crear un informe general personalizado, haga click en Nuevo, luego en
General y, a continuación, en Aceptar.
Los informes de tareas y recursos tienen tres pestañas: Definición, Detalle, Ordenar.
Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a mostrar.
Los informes Generales tienen las mismas pestañas de los informes de recursos y tareas. La
diferencia es que permite elegir el período de tiempo que desee mostrar para tareas o recursos.
Página 22
BIBLIOGRAFÍA
Materia "Planificación y control de la producción" año 2020 - UTN FRSN
[PM] Fundamentos de la Dirección de Proyectos PMI PMBOK
Tutorial Microsoft Project – Microsoft jul 2016
Taller de Gestión de Proyectos - Ing. Musso Fernando
Página 23

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AGOSTO DE 2020 | NIVEL BÁSICO

Salguero, María Guadalupe

GENERALIDADES DE MS. PROJECT

TESIS UNIVERSITARIA 2020 UNIVERSIDAD EL DORADO

Descripción del programa

Microsoft Office Project

En el caso que se desee elegir una plantilla ya configurada:

En el caso que se desee abordar un proyecto desde cero:

Barra de título: se encuentra el título de nuestro proyecto y el nombre del programa.

En la parte derecha se observa la barra característica de los Software de Microsoft, minimizar,

Diferentes pestañas: Fichas que integran el programa.

Pantalla principal: está dividida en 2 partes:

Configuración del tiempo del proyecto

Determinar fecha de inicio o fin del proyecto

Se abrirá el siguiente cuadro:

Calendario del proyecto

Se abrirá el siguiente cuadro:

Existen diferentes calendarios establecidos por Project:

Seleccionar un calendario ya existente:

Crear un nuevo calendario:

Modificar un calendario existente

Se puede modificar en la pestaña “semana de trabajo” (work weeks) y excepciones “exception” de la

Aplicar el calendario creado

Realizar ajustes a la configuración

Para poder realizar ajustes al tiempo del proyecto:

Hacer click en archivo (file) y luego hacer click en opciones (option)

Se abrirá el siguiente cuadro:

Es muy importante modificar en la opción de “programación” (schudele) las opciones de calendario.

Algunas recomendaciones en la creación de tareas, son:

Microsoft Project tiene varias clases de tareas:

Paso a paso para crear tareas en Ms Project

En la pestaña de vistas, hacer clic en Diagrama de Gantt.

Esquematizar y filtrar tareas

La EDT (WBS), o Estructura de Desglose de Trabajo, es un documento que descompone el alcance

Crear subtareas y tareas de resumen

Seleccionar la tarea que se desea convertir en subtarea.

NOTA: La información de la tarea de resumen incluye el período comprendido entre la primera

Paso a paso para mostrar y ocultar tareas

En la pestaña Vista (View), hacer click en Diagrama de Gantt (Gantt Chart)

Duración de las tareas

Paso a paso para asignar duraciones a una tarea

Vínculos entre tareas y análisis de la ruta crítica

Fin a Comienzo (FC): El final de la predecesora (tarea A, de acuerdo a la ilustración) determina

Paso a paso para cambiar el tipo de vinculo entre tareas

En la pestaña de vistas, hacer click en Diagrama de Gantt

Pasos para mostrar un camino critico

En la pestaña formato, hacer click en tareas críticas (critical task)

Para crear recursos en el proyecto, se debe abrir la vista hoja de recursos:

Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones

De forma predeterminada la asignación de recursos se muestra como un porcentaje (donde 100%

Recurso trabajo, recurso material, y recurso costo

Cambiar el formato de costo predeterminado para las asignaciones

Cómo visualizar un gráfico de recursos

En la pestaña de tareas (Task), hacer click en vista (View)

Paso a paso para asignar recursos a las tareas

Opción 1: DESDE LA VENTANA ASIGNAR RECURSOS

En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso.

Opción 2: DESDE EL FORMULARIO DE TAREAS

En la pantalla de ingreso, añadir la columna recursos (Resources).

Ms Project incluye 29 informes básicos predefinidos de tareas, recursos y generales. Si ninguno de

Paso a paso para crear un informe

Hacer click en la pestaña informes (Report).

Materia "Planificación y control de la producción" año 2020 - UTN FRSN