Manual de Ms Project 2003

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
CURSO - TALLER DE:
Gestión de
Proyectos aplicando
MS - Project 2003
Expositor: Ing. Luis Enrique Vilca Siguas
2007
I 2
LA GESTIÓN DE PROYECTOS
La gestión de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar
tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con
delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser
sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin
escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de
tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de dólares. La
mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división
del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la
comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a
medida que progresa el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres
fases principales:
1. Crear el plan
2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto
3. Cerrar el proyecto
Microsoft Project 2003

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos.
Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de
tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo
como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin
exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados. Microsoft
Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible
que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a
programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar
su progreso.
Triángulo del Proyecto

En Microsoft Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:
• Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la

programación del mismo.
• Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los
recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las
tareas.
• Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo
necesario para realizarlos.
Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar
uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres
elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia
en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro,
y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede
EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

Telf.: 458-6928 , CEL.: 96701647
I 3
implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser

flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.
Base de Datos de Microsoft Project
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de

datos. Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los
costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan.
Cuánto más información se proporcione, más preciso será el plan. Como si se
tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los
cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se
introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se
verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas
las tareas. Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que
calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como
nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada
campo aparece en una columna.
Ver los datos necesarios
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en

un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la
información, se utilizan las herramientas siguientes:
• Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un

formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra
información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras.
• Tablas, que definen las columnas mostradas.
• Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos. Cada vista
presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan
la información. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar
información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datos y
seguirá actualizándose.
Vistas
Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de

recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten
especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen
tres tipos de vistas:
1. Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente.

Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y
Calendario son diagramas o gráficos.
2. Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila

contiene información acerca de tareas o recursos específicos. Cada columna
contiene un campo en el que se especifica información concreta sobre las

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I 4
tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan

normalmente campos.
3. Los formularios representan la información en un formato similar al de

un formulario de papel. Los formularios muestran la información de una
tarea o de un recurso individual.
Tablas
Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas,
recursos y asignaciones en una vista de hoja.
Filtros
Especifican la información de una tarea o de un recurso que se debe mostrar
o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas críticas,
sólo se muestran las tareas críticas.
Cómo programa Microsoft Project
Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en

cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las
delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones.
Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la
fórmula:
Duración = trabajo / esfuerzo de recurso
Donde:
• Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea

esté realizada.
• Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar
una tarea.
• Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados
a la tarea y su asignación.
Por ejemplo:
• Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas
diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).
• El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).
• El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).
• La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).
La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los

cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.
Seguimiento y Cierre

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I 5
• Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de

programación, se genera el plan. Se podrá ver un modelo completo del
proyecto, con su fecha de finalización y las fechas de comienzo y fin de
cada tarea.
Los siguientes pasos son:
Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino

crítico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para
que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea
de un camino crítico, puede retrasarse la fecha de finalización del proyecto.
Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica

durante su ejecución, se deberá evaluar y ajustar el plan del proyecto
considerando el ámbito, los recursos y la programación.
Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A

cambio, mostrará el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan
personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Central o
mediante correo electrónico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se
revisa para comprobar el efecto de los cambios. ¿Está el proyecto por encima
del presupuesto? ¿Está programado que algún miembro del equipo trabaje
horas extra? ¿Va a finalizar tarde el proyecto?.
Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las
mejores prácticas.
Definir un proyecto
Durante la fase de planificación de proyectos que tienen una duración

significativa o requieren los servicios de muchas personas, es importante
definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.
Definir los objetivos del proyecto
Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el éxito del proyecto
vendrá determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo
de proyecto claro es específico y mensurable. Deben evitarse objetivos
imprecisos como "Crear resultados modernos". Los objetivos de un proyecto
pueden incluir:
• Una lista de resultados del proyecto.

• Fechas de cumplimiento específicas, tanto para la finalización del proyecto
como para los hitos intermedios.
• Criterios de calidad específicos que deben cumplir los resultados.
Límites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.
Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los
participantes del proyecto estén oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo,
el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte

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I 6
en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos

en un programa diferente de Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo de
proyecto para tener acceso a él de forma sencilla.
Definir las suposiciones del proyecto
Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán

muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán
disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará
un nuevo proceso. Para comenzar la planificación, se hacen conjeturas
hipotéticas y, a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la
programación. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se
hacen de manera que:
• Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, después, apoyar

formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.
• Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información

adicional sobre esos factores.
Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar
suposiciones subyacentes:
• Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a

depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas personas
de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega
establecidas?
• Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y
equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el
proyecto están bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado
esa persona la utilización de estos recursos?
• Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de
tareas en una información sólida o en conjeturas?
• Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto?
¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?
• Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha
límite conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con
un nivel aceptable de calidad?
• Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y
de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado,
¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que
se han de hacer las concesiones en primer lugar?
Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar
un proyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último término de la
identificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos de
seguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

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I 7
Definir las delimitaciones del proyecto
Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las

opciones del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones
principales son:
• Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito
principal.
• Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los

costos asociados), como un presupuesto preestablecido.
• Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.
Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos,

y también afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duración del
proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores
necesarios (recursos) y reducirse el número de características que pueden
incluirse en el producto (ámbito).
El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable.

Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administración del
proyecto" o "triángulo del proyecto".
Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del

proyecto para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las
conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las
mismas. También es importante que los participantes se pongan de acuerdo
sobre la forma en que se ha de responder a delimitaciones inesperadas que
puedan surgir durante el proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales
resultan superiores a los previstos, los participantes pueden desear reducir el
ámbito del proyecto de ciertas maneras específicas predefinidas.
Preparar un plan de administración del ámbito
Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del

proyecto, está en condiciones de preparar un plan de administración del
ámbito.
El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del

proyecto con el trabajo necesario para su ejecución, y el plan de
administración del ámbito establece un procedimiento para el tratamiento de
los cambios que se efectúen en el proyecto.

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I 8
El plan de administración del ámbito es útil porque los equipos del proyecto
deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los
participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los
cambios que se introduzcan.
El plan de administración del ámbito puede incluir:
• Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con

qué frecuencia y en qué medida.
• Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del

ámbito. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puede establecer que
si el cliente solicita cambios del diseño con un costo inferior a 1.000 dólares,
el capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador
del proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el ámbito del proyecto en
términos de costo, recursos y otros factores.
• Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un

cambio del ámbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e
impartir una orden de cambio del contrato).
Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir de base

para confeccionar el plan de emergencia del proyecto.
Crear un plan de proyecto
Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases
principales, se puede comenzar a crear el plan. Primero se especifica y
organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada
tarea. A continuación, se agrega al plan personas, equipamiento y materiales,
y sus costos.
Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta información,

Microsoft Project crea una programación. Se puede comprobar la
programación y ajustarla según sea necesario. Los primeros pasos en la
creación de una programación consisten en iniciar un nuevo archivo, designar
una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir información general del
proyecto.

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I 9
CONCEPTOS BÁSICOS PARA EL BUEN USO DEL MS-

PROJECT 2003
QUÉ ES MS-PROJECT?
Microsoft Project es un software que sirve como herramienta para la

Gerencia de Proyectos, desarrollado por Microsoft. MS-Project ha sido
desarrollado para dirigir proyectos según la metodología del Project
Management Institute (PMI), acorde a la Guía para el Cuerpo del
Conocimiento de la Gerencia de Proyectos (Guía del PMBOK). A la fecha el
MS-Project se encuentra en su versión 2003 el cual adiciona facilidades para
gerenciar proyectos vía Internet, con sus herramientas de MS-Project Server
y comunicación vía e-mail.
Microsoft es una de las tantas empresas que utilizan la metodología del

PMI para gerenciar sus proyectos, muestra de ellos es el gran número de
inscritos y certificados por el PMI.
EN QUÉ NOS AYUDA EL MS-PROJECT?
EL MS-Project ayuda en los procesos de planificación y control de las

gerencias de alcance, costo y tiempo en forma casi total y en una forma
parcial en los procesos de las gerencias de calidad, recursos humanos,
comunicaciones, procura (cuidado en los negocios) y riesgos.
El verdadero potencial de esta herramienta se encuentra en la integración de
los procesos de planificación y control (seguimiento del avance) el cual nos
provee tanto reportes de estado del proyecto como proyecciones de la misma
en costo y tiempo, mediante técnicas como el “Valor Ganado” (Earned Value).
Se ha detectado en distintos proyectos de diversas áreas el deficiente uso de
la herramienta Ms-Project, limitándolo sólo a la planificación que
posteriormente se deja de lado muchas veces pegado en las vitrinas o
paredes, la justificación que comúnmente se escucha para este hecho es: “...
las planificaciones son irreales ya que el primer día se desbarata dicha
planificación, y posteriormente no tenemos tiempo para actualizarla,
sólo lo actualizamos para presentar reportes finales...”. De lo descrito
anteriormente se observa el gran esfuerzo perdido en cada proyecto tanto en
la planificación como en la actualización esfuerzo que no se aprovecha para
dejar información histórica en futuros proyectos, ya que se encuentra
desarticulada, asimismo se desaprovecha la oportunidad de crear una cultura
de gerencia de proyectos en la organización. Pero la causa de estos
esfuerzos perdidos es debido a la ausencia de una metodología de
gerencia de proyectos. El software sólo es una herramienta, imagínese usar
Word sin saber leer ni escribir o utilizar el SAP 2000 teniendo pocos criterios
de Ingeniería estructural o de la misma manera utilizar el SPSS con pocos

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I 10
conocimientos de Estadística. Una buena planificación, con una Estructura de

descomposición del Trabajo (WBS) de soporte, y con un adecuado
seguimiento y control nos ayudarán a crear una cultura de gerencia de
proyectos.
EL AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT
PROJECT 2003
A la izquierda se encuentra la barra de vistas (Figura 1.0). En el centro se

encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por una línea.
A la derecha de la línea se encuentra el Gráfico de Gantt con la Escala

Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda
del mismo.
A la izquierda de la línea se encuentra la tabla de tareas que se muestra

como una tabla de Excel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila
representa una tarea.
Figura 1.0

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I 11
PROYECTO
Después que el proyecto ha pasado la etapa de factibilidad, comienza el
proceso de programación.
Para plantear los objetivos del proyecto, se deben tener en cuenta las
conclusiones obtenidas al momento de realizar el:
• Análisis técnico
• Análisis económico financiero
• Análisis de riesgo
Para entender el lugar de esta etapa en el ciclo de vida del proyecto. Veamos
el esquema básico de proyecto de la Figura 2.0.
NECESIDAD - IDEA
PREDEFINICIÓN DEL
PROYECTO
PREDEFINICIÓN DE
OBJETIVOS Y
CARACTERÍSTICAS
FACTIBILIDAD FACTIBILIDAD ANÁLISIS DE

ECONÓMICA TÉCNICA RIESGO
FORMULACIÓN
DEL PROYECTO
OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS DEL

PROYECTO
UD. ESTÁ AQUÍ
PROGRAMACIÓN
SEGUIMIENTO

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I 12
EVALUACIÓN DE RESULTADOS
Para realizar la programación, es Figura 2.0 importante no alejarse de

los aspectos centrales que permiten el éxito del
proyecto. No se deben perder de vista:
• Objetivos y metas del proyecto.

• Áreas y tareas críticas para el plazo o el costo.
• Áreas y tareas que aportan valor.
TÉCNICAS BÁSICAS DE PROGRAMACIÓN PARA EL

BUEN USO DEL MS-PROJECT
Diagrama (Barras) de Gantt
El Diagrama de Gantt nos permite ver fácilmente cuando deben empezar

y cuando deben terminar las tareas. Hay dos métodos principales para crear
un diagrama de gantt; estos métodos están representados en la Figura 3.0.
En este enfoque las tareas (tomadas de la WBS) se enumeran en el eje
vertical, mientras que el tiempo se mide a lo largo del eje horizontal.
Figura 3.0

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I 13
Diagrama de Red PERT/CPM
A fines de la década de los 50, se desarrollaron simultáneamente dos

técnicas que permiten a los grupos de trabajo de un proyecto examinar las
consecuencias que tiene sobre el organigrama general del proyecto la
modificación de las fechas de iniciación y de terminación. Una de las técnicas,
desarrollada para el programa del Misil Polares, fue llamada PERT (Program
Evaluation and Review Technique).
La otra, desarrollada por DuPont fue llamada Método del Camino Crítico
(CPM). Ambos métodos basados en diagramas de flujo que parecen similares,
pero que contienen un enfoque diferente de los cálculos del organigrama .
A lo largo de los años se han dedicado muchísimas horas a discutir los

méritos de un método sobre el otro. Pero actualmente se establecen cada
menos distinciones entre ambos. De hecho, en el software de planificación de
los microordenadores que se ha hecho popular, se ha hecho un híbrido
ampliamente aceptado, el PERT/CPM, que aprovecha las mejores
características de cada uno de los métodos .Por lo tanto, no se hará distinción
de ellos.
Para construir una red PERT/CPM el primer paso que hay que dar es
crear una Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS) para el proyecto.
El siguiente paso, es crear una suerte de diagrama de flujo específico a partir
de la información contenida en la WBS. Lo que hacen las redes PERT/CPM es
incorporar la información de planificación a un diagrama de flujo básico.
Ejemplo: Paseo de Familia (Ver figura 4.2)
N° NOMBRE DE TAREA DURACIÓN
1 Preparar té helado 15 minutos

2 Preparar emparedados 10 minutos
3 Preparar fruta 02 minutos
4 Preparar canasta 02 minutos
5 Acondicionar mantas 02 minutos
6 Arreglar Objetos deportivos 03 minutos
7 Cargar al auto 04 minutos
8 Cargar gasolina 06 minutos
9 Trasladarse al lugar del paseo 20 minutos

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I 14
CAMINO (RUTA) CRÍTICO
Hay un concepto de la mayor importancia para comprender lo que es una

red PERT/CPM: el concepto de camino crítico. El camino crítico en una red de
planificación es la vía que requiere más tiempo para ser recorrida.
En la Figura 4.0 consideramos los dos caminos que nos llevan desde
“Inicio” hasta “Preparar Canasta”. Se requieren quince minutos para
completar el recorrido superior “Preparar Té helado”, mientras que el camino
inferior, que se compone de dos tareas(“Preparar emparedados y Preparar
fruta”), puede completarse en 12 minutos. Teniendo en cuenta el diseño de la
red, el tiempo más largo que puede transcurrir entre “Inicio” y “Preparar
canastas” es 15 minutos. Esto significa que el camino inferior tiene
incorporado 3 minutos de holgura (buffer).
Como el camino crítico es siempre el más largo, no tiene holgura

alguna. De hecho, si se produce un deslizamiento del organigrama a lo largo
del camino, ese deslizamiento se reflejará en el proyecto en genera.

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I 15
En la Figura 4.0 el camino (ruta) crítico es representado por los cuadros sombreados. Para descubrir el tiempo necesario
para completar el proyecto, bastará con que sumemos los tiempos parciales que se requieren para realizar cada una de las
tareas que figuran en el camino crítico. En nuestro ejemplo, el tiempo necesario para realizar todo el proyecto es 50 minutos
(15+2+3+4+6+20)
15 2
Preparar té Acondicionar
Helado Mantas
4 6 20 0
00 2 Cargar al Cargar Dirigirse al Fin
Comienzo
Inicio Preparar Auto Gasolina lugar del
Canasta Paseo
3
10 2 Arreglar
Preparar Preparar Objetos
Emparedado Fruta Deportivos
s
Figura 4.0

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16
PASOS PARA CREAR UN PROYECTO
INICIO DE LA PROGRAMACIÓN
Se desea realizar un proyecto: Paseo de familia. Para utilizar el programa

vamos a suponer que somos el responsable de la familia, que estudia un
proyecto familiar.
1) DATOS BÁSICOS DEL PROYECTO
Procedimiento:
1.- Iniciar Microsoft Project.

2.- Hacer clic en menú “Archivo”.
3.- Hacer clic en “Propiedades”.
4.- Ingrese los siguientes datos:
Cli
c
4.- Hacer clic en “Aceptar”.

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17
2) CONFIGURAR EL MS-PROJECT:
Procedimiento:
1.- Hacer clic en menú “Herramientas”.
2.- Hacer clic en “Opciones”.
3.- En la ficha “Vista”, en la casilla de Símbolo (expresarlo así: S\. ó

S. ó S)
Hay que
modifica
r

Telf.: 458-6028
18
4.- Se mostrará de la siguiente forma.
Qued
a así

Telf.: 458-6028
19
5.- Luego, hacer clic en la ficha “Programación”, y hacer clic en

“Mostrar duración en:” y seleccionar “minutos”
1.
Clic
2.
Clic
3.
Clic
4.
Clic

Telf.: 458-6028
20
6.- Luego ir a la ficha “Cálculo” y hacer clic en la opción “Automático”

(si en caso no estuviera activado)
Clic
3) LUEGO, INGRESE LAS TAREAS CON SUS RESPECTIVAS

DURACIONES EN MINUTOS Y DESPUÉS APLIQUE SANGRÍA A
PARTIR DEL TÍTULO DEL PROYECTO.
NOMBRE DE TAREA DURACIÓN

1 Preparar té helado 15 minutos
2 Preparar emparedados 10 minutos
3 Preparar fruta 02 minutos
4 Preparar canasta 02 minutos
5 Acondicionar mantas 02 minutos
6 Acondicionar Aparejos deportivos 03 minutos
7 Cargar al auto 04 minutos
8 Cargar gasolina 06 minutos
9 Trasladarse al lugar del paseo 20 minutos

Telf.: 458-6028
21
NOTA: Copiar de Word todas las tareas y luego pegarlas en la tabla de

tareas (Nombre de tarea) del MS-Project y se mostrará así la ventana
4) LUEGO, APLICAR SANGRÍA A LAS TAREAS Y SE MOSTRARÁ ASÍ

LA VENTANA DE: “Diagrama de Gantt”.

Telf.: 458-6028
22
5) PERSONALIZAR LA ESCALA TEMPORAL

Procedimiento:
1.- Hacer clic en menú “Formato”.
2.- Hacer clic en “Escala temporal”.
3.- Hacer los siguientes cambios:
1.
Clic
2.
Clic
3.
Clic

Telf.: 458-6028
23
4.
Clic
5.
Clic
6.
Clic
4.- Se mostrará la venta de esta manera:
7. Clic y
avanzar a la
Derecha

Telf.: 458-6028
24
5.- Abrir nuevamente la venta de Escala temporal:
2.
Clic
1.
Clic
3.
Clic
4.
Clic

Telf.: 458-6028
25
6) LUEGO, VINCULE LAS PRECEDENCIAS DE TAREAS SEGÚN EL

DIAGRAMA (Ver figura 4.2)

Telf.: 458-6028
26
7) LUEGO, MOSTRAR LA RUTA CRÍTICA
Procedimiento:
2.- Hacer clic en “Asistente para diagramas de Gantt”.
1.
Clic
2.
Clic

Telf.: 458-6028
27
3.
Clic
4.
Clic

Telf.: 458-6028
5.
Clic
28
CAMINO DE LAS TAREAS CRÍTICA

Telf.: 458-6028
29
CASO 01
PROYECTO: Contabilidad
La empresa “Syscon”, necesita de un proyecto de sistema informático

contable que se va a desarrollar en 5 Actividades (Etapas).
LISTADO DE ACTIVIDADES:
 ESPECIFICAR NECESIDADES
 ANALIZAR CONTABILIDAD
 DISEÑAR APLICACIÓN
 CODIFICACIÓN
 PRUEBAS
Tenga en cuenta lo siguiente antes de comenzar a ingresar sus tareas y

duraciones para su proyecto:
El horario de trabajo es de: Lunes – Viernes: 08:00 a.m. – 01:00 p.m.
02:00 p.m. – 05:00 p.m.
1.- EL PROYECTO COMIENZA EL PRIMER DIA HÁBIL DEL MES DE:

NOVIEMBRE DEL PRESENTE AÑO.
Procedimiento:
1.- Hacer clic en menú “Proyecto”.
2.- Hacer clic en “Información del proyecto”.
3.- Configurar fecha de comienzo del proyecto
1.
Clic
2.
Clic
3.
Clic

Telf.: 458-6028
30
2.- CREAR CALENDARIO BASE PARA EL PROYECTO, LLAMADO

“TAREA”
Procedimiento:
1) Hacer clic en el menú “Herramientas”

2) Hacer clic en “Cambiar calendario laboral…”
Cli
c
3) Hacer clic en el botón “Nuevo”

4) Poner nombre “TAREA” (escribir)
5) Luego, hacer clic en la opción: “Crear nuevo calendario base”
1.
Clic
2.
Clic
3.
Clic

Telf.: 458-6028
31
3.- DISEÑAR EL CALENDARIO (NUEVO HORARIO) DEL PROYECTO:

Procedimiento:
2. Clic y
arrastre a la
derecha
1. Clic,
para
verificar
3.
Hasta
viernes

Telf.: 458-6028
32
3) Hacer clic en la casilla (Desde) y modificar el nuevo horario
5.
Clic
4. Clic y
Modificar
4) Luego, hacer clic en la matriz del calendario, se verifica y se confirma

el nuevo horario laboral (TAREA).
6. Clic
para
verificar
7.
Clic

Telf.: 458-6028
33
4.- CONFIRMAR EL CALENDARIO “TAREA”:

Procedimiento:
1) Hacer clic en el menú “Proyecto”
2) Hacer clic en “Información del proyecto…”
3) Hacer clic en el combo de “Calendario”, luego seleccionar
“TAREA”
1.
Clic
2.
Clic
3.
Clic

Telf.: 458-6028
34
5.- CONFIGURAR CALENDARIO:
Procedimiento:

3.- Hacer clic en ficha: “Calendario”, luego configurar Calendario:
• La semana comienza el LUNES
• El año fiscal comienza en ENERO
• Jornada Laboral: 08:00 horas
• Semana Laboral: 40 horas
• Días por mes: 20 días (No pulse el Botón Predeterminar)
1.
Clic
2.
Clic

Telf.: 458-6028
35
4.- Luego, actualizar las horas predeterminadas de ENTRADA y de

SALIDA.

Clic y
Cambia
r
Cli
c
5.- Hacer clic en Aceptar

Telf.: 458-6028
36
6.- LUEGO, INGRESE LAS TAREAS CON SUS RESPECTIVAS

SUBTAREAS, DURACIÓN EN DÍAS.
N° Nombre de tarea Duración

1 Proyecto Contabilidad
2 inicio 0d
3 Especificar necesidades
4 Estudiar Sistema Actual 15d
5 Añadir Nuevas Características 10d
6 Analizar Contabilidad
7 Estudiar Procesos 15d
8 Estudiar Datos 10d
9 Diseñar Aplicación
10 Diseño de BD 10d
11 Diseño Programas 10d
12 Codificación
13 Creación Esquema 10d
14 Codificación Programas 30d
15 Pruebas
16 Prueba Unidades 5d
17 Prueba del Sistema 15d
18 Fin 0d
Se mostrará la ventana de esta manera:

Telf.: 458-6028
37
7.- APLIQUE SANGRÍA AL TITULO DEL PROYECTO Y A LAS TAREAS

RESPECTIVAMENTE.
ESCALA TEMPORAL: Nivel intermedio
2.
Clic
1.
Clic

Telf.: 458-6028
38
ESCALA TEMPORAL: Nivel inferior
Cli
c
8.- CON LA ESCALA TEMPORAL, SE MOSTRARÁ ASÍ LA VENTANA DE:

“Diagrama de Gantt”.

Telf.: 458-6028
39
9.- LUEGO, VINCULE LAS PRECEDENCIAS (VINCULACIONES) DE

TAREAS SEGÚN EL DIAGRAMA CPM SIGUIENTE.
Estudiar
Procesos
Estudiar
Sistema Actual 3 4
Diseño
Programa
Inicio
1 2
Añadir Nuevas 7 Codificación

Caract. 5 6 programa
Estudiar Diseño
Datos BD
Creación
Esquema
Prueba
Unidades 8
Prueba 9
Sistema
1
2 Fin
10
10.- LUEGO, APLICANDO PRECEDENCIAS (VINCULACIONES) SE
OBTIENE EL SIGUIENTE DIAGRAMA DE GANTT:
NOTA:
1) Ir al menú “Ver”.
2) Hacer clic en “Zoom”.
3) Hacer clic en la opción: “Proyecto completo”, y luego 1
aceptar 1

Telf.: 458-6028
40
11.- AHORA, INGRESE LA LISTA DE RECURSOS CON SUS

RESPECTIVOS TASA ESTANDAR (COSTOS) DE ACUERDO AL
CUADRO SIGUIENTE:
Procedimiento:
1.- Ir al menú “Ver”.

2.- Hacer clic en “Hoja de recursos”.
N° Nombre de recurso Tipo Tasa estándar

1 Betty Trabajo S\. 15.50 / h
2 Luis Trabajo S\. 30.00 / h
3 Antonio Trabajo S\. 50.20 / h
4 Rosa Trabajo S\. 45.00 / h
5 Kelly Trabajo S\. 17.30 / h
6 Equipo Trabajo S\. 70.00 / h
3.- Luego, ingrese los recursos con sus respectivas Tasa estándar
(costos).
4.- Se muestra así la ventana de “Hoja de recursos”.

Telf.: 458-6028
41
5.- Confirmar el calendario “TAREA” en la tabla “Hoja de recursos”.
1.
Clic
2.
Clic
12.- ASIGNE LOS RECURSOS A LAS TAREAS, DE ACUERDO AL

CUADRO SIGUIENTE:

Telf.: 458-6028
42
Nombre de tarea Recurso

Estudiar Sistema Actual Betty
Añadir Nuevas Características Luis
Estudiar Procesos Antonio, Kelly
Estudiar Datos Rosa
Diseño de BD Betty
Diseño Programas Luis, Equipo
Creación Esquema Antonio, Kelly
Codificación Programas Betty, Rosa
Prueba Unidades Antonio, Equipo
Prueba del Sistema Luis, Equipo
Procedimiento:
1.- Hacer clic en menú “Ver”.

2.- Hacer clic en “Diagrama de Gannt”.
4.- Hacer clic en “Asignar recursos”.
1.
Clic
2.
Clic
5.- Se muestra así la ventana de diálogo: “Asignar recursos”.

Telf.: 458-6028
43
6.- Se asigna los recursos de acuerdo a la tabla de recursos, de la

siguiente manera:
1.
Clic
NOTA:

Telf.: 458-6028
2. 3.
Clic Clic
44
Para ingresar dos o más recursos a una misma tarea, se tendrá que
emplear la tecla <CTRL> y seleccionar las tareas con el Mouse.
7.- Se muestra así la ventana de “Diagrama de Gantt”.
13.- ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO
Procedimiento:
3.- Hacer clic en el botón “Estadísticas”.

Telf.: 458-6028
45
RESULTADOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON

MS PROJECT 2003
Nombre: ……………………………………………….. Turno: …….……………
Se pide:
1) La duración del Proyecto
RPTA:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
2) Encontrar las Tareas Criticas
RPTA:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
3) A cuánto asciende el Costo Total del proyecto?. Con los costos

(tasa estándar) asignadas a los recursos.
RPTA:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
4) En qué fecha finaliza el proyecto?
RPTA:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
“EL PENSAR ES APRENDER, EL QUE NO PIENSA SE QUEDA”

Telf.: 458-6028
46
CASO 02 - A
Cosmetics Incorporated, ha decidido producir un nuevo producto
revolucionario para el mercado de consumidores. Los problemas de
planeación y control de las diversas fases del programa (promoción de ventas,
adiestramiento de vendedores, fijación de precios, envase, publicidad y
manufactura) son evidentes para la administración de empresa, y quieren que
el usuario le guíe en esa difícil situación utilizando Ms Project para hallar el
tiempo de finalización del trabajo. La primera empresa que produzca,
distribuya y venda ese tipo de producto obtendrá grandes utilidades y también
tendrá el mérito de haber lanzado al mercado un producto tan revolucionario.
A continuación se da una lista de las actividades con los tiempos esperados,
en términos de semanas.
Tenga en cuenta lo siguiente antes de comenzar a ingresar sus tareas y
duraciones:
• El proyecto comienza el primer día lunes hábil del mes de Enero-2006
• El horario de trabajo es de: Lunes a Sábado
Lun-Vie de 08:00 a.m. - 01:00 p.m. y 02:00 p.m. - 05:00 p.m.
Sab de 08:00 a.m. – 01:00 p.m.
1.- EL PROYECTO COMIENZA EL PRIMER DÍA LUNES HÁBIL DEL MES
DE: ENERO - 2006.
Procedimiento:

3.- Configurar fecha de comienzo del proyecto
ic
Cl

Telf.: 458-6028
47
2.- CREAR CALENDARIO BASE PARA EL PROYECTO, LLAMADO

“LABORANDO”
Procedimiento:

ic
Cl
8) Hacer clic en el botón “Nuevo”

9) Poner nombre “LABORANDO” (escribir)
10) Luego, hacer clic en “Crear nuevo calendario base”
ic
Cl
11) Hacer clic en “Aceptar”

Telf.: 458-6028
48
3.- PERSONALIZAR CALENDARIO “LABORANDO”:
Procedimiento:
4) Hacer clic en el menú “Proyecto”

5) Hacer clic en “Información del proyecto…”
6) Hacer clic en “Calendario”, luego seleccionar “LABORANDO”,
para confirmar el nuevo calendario.
c
li
7) Hacer clic en “Aceptar” C

Telf.: 458-6028
49
4.- ASIGNAR EL CALENDARIO (NUEVO HORARIO: LABORANDO) AL

PROYECTO:
Procedimiento:
re ra y
ar lic
de a la t
s
C
r.
Cli
c
c
li
C
.
2
1.
Clic
7) Hacer clic en la casilla (Desde) y modificar el nuevo horario. Tal como

se muestra en la ventana (LUN–VIE de 8 a.m -1 p.m y 2 p.m - 5 p.m)
8) Luego, hacer un clic en el encabezado (Cualquier letra, ejm: M), para
verificar y confirmar el nuevo horario laboral.
3.
C
li
c

Telf.: 458-6028
50
9) Luego hay que hacer lo mismo para el horario del sábado: Al hacer clic
en el encabezado (la letra S), hay que modificar el horario (Sábado:
08:00 a.m. - 01:00 p.m.), tal como se muestra en la ventana.
4.
Clic
5.
Clic
10) Hacer clic en “Aceptar”.

5.- CONFIGURAR CALENDARIO:
Procedimiento:

Telf.: 458-6028
51

3.- Hacer clic en ficha “Calendario”, luego configurar Calendario:
• La semana comienza el LUNES
• El año fiscal comienza en ENERO
• Días por mes: 24 días (No pulse el Botón Predeterminar)
Cli
c
4.- Luego, hacer clic en ficha “Programación”, y hacer clic en “Mostrar

duración en:” y seleccionar “semanas”

Telf.: 458-6028
52
Cli
c
6.- LUEGO, INGRESE LAS TAREAS CON SUS RESPECTIVAS

SUBTAREAS, DURACIÓN EN SEMANAS Y APLIQUE LAS SANGRÍAS
A LAS TAREAS Y AL TÍTULO DEL PROYECTO RESPECTIVAMENTE.

Telf.: 458-6028
53
Procedimiento:

2.- Hacer clic en “Diagrama de Gantt”.
3.- Ingrese las tareas.
N° Nombre de Tarea Duración

1 Proyecto de Nuevo Producto
2 inicio 0s
3 Estudios previos
4 Estudio de requerimiento de equipo 0.5s
5 Escoger el proveedor del equipo 0.5s
6 Investigación preliminar
7 Determinar los procedimientos de manufactura 2s
8 Determinar los procedimientos de control de calidad 2s
Determinar los procedimientos óptimos de compra y de 2s
inventario
10 Producto piloto
11 Equipo recibido e instalado en fabrica 4s
12 Personal disponible para la primera corrida de producción 0s
13 Fijación de precios del producto 1s
Tiempo para la producción de material de publicidad y su 4s
recibo
15 Recibo de envases y suministros de empaque 0.5s
Financiamiento de inventarios para el nuevo 2s
producto
17 Primera corrida de Producción 4s
18 Ventas
19 Conferencias de ventas 0.5s
20 Adiestramiento de ventas 1s
21 Fin 0s
7.- AL INGRESAR LAS TAREAS CON SUS RESPECTIVAS SUBTAREAS Y

DURACIÓN, SE MOSTRARÁ ASÍ LA VENTANA DE: “Diagrama de
Gantt”.

Telf.: 458-6028
54

Telf.: 458-6028
55
8.- LUEGO, VINCULE LAS PRECEDENCIAS DE TAREAS SEGÚN EL DIAGRAMA SIGUIENTE.
Personal disponible para la

5 primera corrida de producción
Equipo recibido
e instalado en
fábrica
Estudio de Determinar los procedimientos Primera corrida de
requerimiento Escoger el
óptimos de compra y de inventario producción
de equipo proveedor Fin
Inicio del equipo
1 1 1 1
1 2 3 4
0 1 3 4
Conferencia de
Determinar los Determinar Adiestramiento
los de ventas
procedimientos procedimientos ventas
de manufactura de control de
calidad
Fijación de Financiamiento de
precios del inventarios para el 1
nuevo producto 2
producto 9
7
Recibo de envases y 8
6 suministros de
Tiempo para la empaque
producción de material
de publicidad y su recibo

Telf.: 458-6028
56
9.- LUEGO, APLICANDO PRECEDENCIA (VINCULACIONES) SE OBTIENE

EL SIGUIENTE DIAGRAMA DE GANTT:
10.- AHORA, INGRESE LA LISTA DE RECURSOS CON SUS

RESPECTIVOS COSTOS DE ACUERDO AL CUADRO SIGUIENTE:
Procedimiento:
N° Nombre de recurso Tipo Etiqueta de Tasa

material estándar
1 Dirección Trabajo $5,000.00/ms
2 Jefe de proyectos Trabajo $3,000.00/ms
3 Ingeniero de procesos Trabajo $3,500.00/ms
4 Ingenieros de productos Trabajo $3,000.00/ms
5 Ingeniero de fabricación Trabajo $2,500.00/ms
6 Mercadotecnia Trabajo $2,500.00/ms
7 Ventas Trabajo $3,000.00/ms
8 Mano de obra Trabajo $0.00/h
9 Equipo Trabajo $0.00/h
11.- SE MUESTRA ASÍ LA VENTANA DE: “Hoja de recursos”.

Telf.: 458-6028
57
• Luego, hacer clic en la columna “Calendario base”.y seleccionar el

calendario que fue creado para el proyecto: LABORANDO (para cada
recurso)
C
li
c
El costo de la Mano de El costo del Equipo se calcula
obra se calcula con Excel, con Excel, $ por Hora
12.- AHORA, $ por Hora
ABRIR LA HOJA DE CÁLCULO MS-
EXCEL Y REALIZAR LOS CÁLCULOS CORRESPONDIENTES:
• El costo de la mano de obra y el costo de trabajo de los equipos se

calculará con la Hoja de Cálculo Ms-Excel, teniendo los siguientes
recursos y equipos:
• El valor de los costos de mano de obra y trabajo de los equipos se
copiará y se pegará en Ms-Project (no cierre la ventana de Excel).
Cal
ma
cul
su
ar
Procedimiento:
1.- Seleccionar el valor de la mano de obra.
2.- Hacer clic en menú “Edición” y seleccionar copiar.
3.- Luego en Ms Project en “Hoja de recursos”, seleccionar Tasa
estándar del recurso mano de obra y después para equipos.
4.- Hacer clic en menú “Edición”, luego seleccionar pegado especial.
5.- Hacer clic en pegar vínculo y luego Aceptar.
13.- AHORA, SE MUESTRA ASÍ LA VENTANA DE: “Hoja de recursos”.

Telf.: 458-6028
58
Se
pega
14.- ASIGNE LOS RECURSOS A LAS TAREAS, DE ACUERDO AL

CUADRO SIGUIENTE:
Procedimiento:
4.- Hacer clic en “Asignar recursos”.
Nombre de tarea Recurso

Estudio de requerimiento de equipo Dirección
Escoger el proveedor del equipo Dirección, Jefe de proyectos
Determinar los procedimientos de Ingeniero de procesos
manufactura
Determinar los procedimientos de Jefe de proyectos, Ingenieros de
control de calidad productos
Determinar los procedimientos óptimos Dirección, Jefe de proyectos
de compra y de inventario
Equipo recibido e instalado en fabrica Ingeniero de fabricación
Personal disponible para la primera
corrida de producción
Fijación de precios del producto Ingenieros de productos
Tiempo para la producción de material Mercadotecnia
de publicidad y su recibo
Recibo de envases y suministros de Mercadotecnia
empaque
Financiamiento de inventarios para el Jefe de proyectos
nuevo producto
Primera corrida de Producción Ingeniero de procesos, Mano de
obra, Equipo
Conferencia de ventas Mercadotecnia, Ventas
Adiestramiento de ventas Mercadotecnia, Ventas
15.- AHORA, SE MUESTRA ASÍ LA VENTANA DE “Diagrama de Gantt”.

Telf.: 458-6028
59
Se pide:
5) La duración del Proyecto (utilizando el calendario LABORANDO)
6) Encontrar las Tareas Criticas
7) A cuánto asciende el Costo del proyecto?. Con los recursos y costos

asignadas a las tareas.
8) Cuánto dura ahora el Proyecto?
9) En qué fecha finaliza el proyecto?

Telf.: 458-6028
60
CASO 02 - B
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
Procedimiento:
4.- Hacer clic en Tabla: “Costo”.
ASIGNACIÓN DE MÁS RECURSOS

EJM:
• ASIGNAR 2 INGENIEROS DE PROCESOS A LA TAREA: “Determinar
los procedimientos de manufactura “
Procedimiento:
2.- Hacer clic en “Hoja de recursos”. Luego, digitar 200 en capacidad máxima
Cli
c

Telf.: 458-6028
61
3.- ir al Diagrama de Gantt

4.- Seleccionar la Tarea:”Determinar los procedimientos de manufactura”
5.- Hacer clic en el icono de acceso directo: “Asignar recursos”
6.- Luego, digitar 200 en Unidades
Cli
c
2.Cli
1.Cli c
c
7.- Hacer clic en “Cerrar”.

Telf.: 458-6028
62
ASIGNACIÓN DE AUMENTO A LOS RECURSOS

EJM 1: Al Jefe de Proyectos (recurso) se le asigna un aumento del 30% a
partir del 15/02/2006.
Procedimiento:
1.- Luego, en “Hoja de recursos”, seleccione y haga doble clic en el recurso
“Jefe de Proyectos”.
2.- Hacer clic en la Ficha “Costos”.
3.- Hacer clic en la segunda casilla de la “Columna A”.
2.
Cli
1. c
Doble
clic
3.
Cli
c
4.- Luego, seleccionar y hacer clic en la fecha correspondiente(15/02/2006)
4.
Cli
c

Telf.: 458-6028
63
6.- Hacer clic en la Ficha “Costos”.
Resultad
o final
7.- Hacer clic en menú “Aceptar”.
EJM 2: La Dirección (recurso) pide que en la tarea “Estudio de

requerimiento de equipo”, se le asigne un pago adicional de del
20% (Por dificultades a último momento)

Telf.: 458-6028
64
A) Procedimiento:
4.- Hacer clic en Tabla: “Entrada”.
2.
Clic
1.
Doble
clic 3.
Clic
5.- Calcular: el 20% de 5,000, el resultado es 1000 al sumarlo nos dará 6,000
para el recurso “Dirección”.
Resultad
o final
Cli
c
B) Procedimiento:

Telf.: 458-6028
65
2.- Hacer clic en “Uso de tareas”.
1.
Doble
clic
2.
Cambiar
aB
3.- Se aplica la tasa estándar B del recurso (Dirección) a la tarea “Estudio

de requerimiento de equipo”, para confirmar.
HORAS EXTRAS

Telf.: 458-6028
66
El recurso “Dirección” pide además de su trabajo normal, 1 hora extra

diaria, a un costo de $ 50.00/hr en la tarea “Estudio de requerimiento de
equipo”.
A) Crear la tasa HORAS EXTRAS para el recurso “Dirección”.
Procedimiento:

1.
Doble 2.
clic Clic
3.
Colocar
Hrs. ext.
B) Asignar las HORAS EXTRAS al recurso “Dirección”.
Procedimiento:

2.- Hacer clic en “Diagrama de gantt”.
5.- Luego, hacer clic en menú “Ventana”.

6.- Hacer clic en “Dividir”.

Telf.: 458-6028
1.
Clic
67
2.
Clic

8.- Hacer clic en “Detalles”.
9.- Hacer clic en “Trabajo del recurso”.
4.
3. Clic
Colocar
6h
1. 2.
Clic Colocar
30 h
C) Quitar la “División”.

Telf.: 458-6028
68
Procedimiento:
1.- Luego, hacer clic en menú “Ventana”.

2.- Hacer clic en “Quitar División”.
D) VERIFICAR.
Procedimiento:

E) Costo por día.

Telf.: 458-6028
69
Procedimiento:
2.- Hacer clic en “Uso de tareas”.
4.- Hacer clic en “Detalles”.
5.- Hacer clic en “Costo”.

2.- Hacer clic en Tabla: “Costo”.
Aument
ó
SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS

Telf.: 458-6028
70
Procedimiento:
NOTA: El Jefe de Proyectos está de rojo, eso significa que el recurso está
sobreasignado (hay conflictos, está haciendo 2 tareas a la vez).
SOLUCIÓN:
Sobreasignación: significa que un recurso tiene más horas de trabajo de las
disponibles en su calendario laboral durante un periodo de tiempo
determinado.
Para poder resolver las sobreasignaciones, debe identificar primero cuales
son los recursos sobreasignados, en que periodos están sobreasignados y
que tareas tienen asignadas en dichos periodos.
Procedimiento:
2.- Hacer clic en “Más vistas”.
c
Cl .
i
1
2. i
Cl
c
3.- Se mostrará la ventana, luego seleccione el recurso Jefe de proyectos.

Telf.: 458-6028
71

5.- Seleccione “Barra de herramientas”
6.- Hacer clic “Administración de recursos”.
Barra
Administ.
7.- Hacer clic en el icono de acceso directo “ir a la sobreasignación

siguiente”.
Cli
c
8.- Luego, se visualizará de la siguiente manera.

Telf.: 458-6028
72
9.- Luego, se modificará las horas manualmente, teniendo en cuenta que la

suma de horas de cada recurso sea de 8 Hrs. laborables (reducir a 4 Hrs.
cada recurso).
Modificar
las horas
a 8 hrs.
10.- Hacer clic en menú “Ventana”.

11.- Hacer clic en “Quitar división”.
Digitar
200
Telf.: 458-6028
Se
aumentó a
200%
73

Telf.: 458-6028

Manual de Ms Project 2003

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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO

CURSO - TALLER DE:

Expositor: Ing. Luis Enrique Vilca Siguas

Microsoft Project 2003

Triángulo del Proyecto

• Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en

• Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un

Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de

1. Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente.

2. Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan

3. Los formularios representan la información en un formato similar al de

Cómo programa Microsoft Project

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en

• Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea

La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

• Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de

Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino

Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica

Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A

Durante la fase de planificación de proyectos que tienen una duración

Definir los objetivos del proyecto

• Una lista de resultados del proyecto.

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos

Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán

• Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, después, apoyar

• Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información

• Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

Definir las delimitaciones del proyecto

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las

• Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los

• Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos,

El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable.

Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del

Preparar un plan de administración del ámbito

Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del

El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

• Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con

• Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del

• Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir de base

Crear un plan de proyecto

Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta información,

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

CONCEPTOS BÁSICOS PARA EL BUEN USO DEL MS-

Microsoft Project es un software que sirve como herramienta para la

Microsoft es una de las tantas empresas que utilizan la metodología del

EN QUÉ NOS AYUDA EL MS-PROJECT?

EL MS-Project ayuda en los procesos de planificación y control de las

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS lvs220@hotmail.com

conocimientos de Estadística. Una buena planificación, con una Estructura de

A la izquierda se encuentra la barra de vistas (Figura 1.0). En el centro se