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Introduccin
INDICE
El presente manual fue creado con la finalidad de convertirse en un texto de consulta para
Primeramente se presenta una serie de conceptualizaciones tericas que estn muy vincu-
Seguidamente se hace hincapi en las tareas, se detallan los procedimientos a seguir para
crear una tarea, vincular tareas, definir la duracin de las tareas, jerarquizar tareas, introducir
notas a las tareas, etc.
de las mismas. Finalmente, se describe el control del proyecto que el Project ofrece mediante la
lnea base, a travs de ella, se puede hacer un anlisis comparativo de lo planificado con lo ejecutado.
Finalmente, se describe el control del proyecto que el Project ofrece mediante la lnea base,
Microsoft. La primera versin del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por
una compaa que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquiri todos los derechos del software en
1985 y produjo la versin 2. La versin 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versin 4 para DOS
fue la ltima versin para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera versin para
Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versin 1 para Windows. Un dato interesante es que
la primera versin para DOS introdujo el concepto de Lneas de dependencia (link lines) entre tareas en la grfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia
Microsoft Office. Est disponible en dos versiones: Standard y Professional.
la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos,
Dimensionamiento de un Proyecto
TAMAO
PERSONAS
HORAS DE
LABOR
TIEMPO DE
PLAN
CONTENIDO DEL
PLAN
FRECUENCIA
DE INFORMES
MICRO
Menos de 3
Menos de 300
Menos de 1 hora
Objetivos, tareas y
cronograma
Semanal
PEQUEO
4-6
300 1.000
3 reuniones
Quincenal
MEDIANO
6 12
1.000 15.000
1-3 meses
Agregar: Roles de
gerentes, premisas, control
de cambios
Mensual con
Re-planificaciones
GRANDE
Ms de 12
Ms de 15.000
Varios meses
Mensual con
Re-planificaciones
tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.
puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Ayuda a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.
Qu es un Proyecto?
cionadas entre s que buscan cumplir con ciertos objetivos, para lo cual precisa de un equipo de
personas multidiciplinarias y una determinada cantidad de recursos. ste generalmente debe ser
alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido.
Tambin es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resul-
tado nico. Secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se
centra en alcanzar un objetivo claro
Caractersticas de un Proyecto
Qu es la Gerencia de Proyecto?
La Gestin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a
las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuada de los 42 procesos de la direccin de
proyectos, agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos.
Estos 5 grupos de procesos son:
INICIO
PLANIFICACIN
EJECUCIN
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
CIERRE
De manera vital la comunicacin, con las personas responsables de las actividades, y con nuestro
Cliento o Jefe. Para tomar las medidas necesarias dentro del Proyecto.
Las Fases dentro del Proyecto son divisiones dentro del mismo Proyecto, donde es necesario
Las Fases del Proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas
Fases de un Proyecto
Qu es un Proceso?
Los proyectos, cualquiera sea su naturaleza estn divididas por fases o etapas en toda su
vida til. En la figura siguiente se presenta las diferentes fases con la que cuenta un proyecto:
FASES
ducto, resultado o servicio predefinido. Es importante mencionar que cada proceso se caracteriza
por sus entradas, por las herramientas y tcnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se
obtienen.
FASE I
PREINVERSIN
PRE-FACTIBILIDAD
FASE II
INVERSIN
FASE III
OPERACIN
FACTIBILIDAD
Nota: Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades,
su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.
Podemos observar la siguiente cuadro.
Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas antes que
otras tareas puedan comenzar.
Calcule el tiempo mnimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto ms largo a travs de
la red del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su extremo final. Este
trayecto se llama camino crtico. Las otras tareas pueden ser hechas en paralelo al camino
crtico, pero cualquier atraso en las tareas del camino crtico resultar automticamente
en el atraso del proyecto completo.
Es el Proceso a ser realizado para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar
los objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos.
Los Procesos de Planificacin (Grupo) desarrollan el Plan para la gestin del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizaran para llevarlo a cabo.
Una forma de Planificar un Proyecto
Realizar un inventario de todo el trabajo que se requiere con una estimacin del tiempo.
Esto puede ser hecho en una sesin de planeamiento con todos los miembros del equipo.
Tareas que lleven mucho tiempo para terminar necesitan ser descompuestas en tareas
menores. El resultado es la Estructura de Descomposicin de Trabajo (EDT).
Identifquese todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal del EDT
(cada tarea). En este momento usted puede estimar el costo para entregar cada elemento
terminal y, consecuentemente, todo el proyecto (aproximacin bottom-up)
Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios. Modifique
los objetivos y el trabajo como sea necesario.
Nota: Recuerde que siempre es muy importante determinar el cuando se va a realizar la actividad, ya que no es igual comenzar un proyecto en los primeros dias del mes de Diciembre, con
tantas fechas festivas cercanas, que hacerlo en los primeros dias del mes de Junio, es por esta
razon que hay que tomar muy en cuenta los calendarios.
Definir Objetivos
Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados que se deben entregar.
Tipos de proyectos
Proyecto Productivo:
Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los
promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos.
Proyecto pblico o social:
Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin objetivo, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos
son los gobiernos (municipales, prefecturales y nacionales), los organismos multilaterales, las
ONG, etc.
Tiempo disponible: Si se est trabajando teniendo presente una fecha lmite conocida,
Recursos:
se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel de calidad aceptable?
Los recursos son las personas, materiales y equipos que permiten realizar las tareas en un
Entregas: la lista de resultados del Proyecto que se deben entregar, coincide con lo que
proyecto, sin ellas sera imposible ejecutar las tareas. EL Project considera tres tipos de recurso,
el cliente y el resto de los participantes esperan? Si se tiene que hacer concesiones en una
entrega, estn de acuerdo los participantes en qu aspecto de la entrega debera comprometerse primero?
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Tareas:
Ejemplo:
Son actividades que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se
concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto. Todo proyecto
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta antes de ella, excepto la inicial. La tarea que se
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta despus de ella, excepto la Final. La tarea que
Tareas crticas:
Duracin: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea este realizada. Dura-
Las tareas criticas son aquellas que tienen mayor incidencia en el tiempo de duracin del
proyecto, es decir, que al retrasarse en la ejecucin de alguna tarea critica repercute directamente en la conclusin del proyecto. El conjunto de tareas crticas forman la ruta crtica del
proyecto.
Hito:
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Fichas o Cintas
Estas son los comandos que mas vamos a utilizar y las fichas que los contienen, de esta manera
Las Tareas Hitos: nos permiten sealar un evento dentro de nuestro Proyecto.
es importante familiarizarse con ellas para, realizar nuestros Proyectos de forma fluida.
El EDT: La Estructura de Descomposicin de Trabajo, es un campo que podemos aadir, para ver
la nomenclatura que Project va a utilizar, con las tareas y fases, muy util, en el siguiente video
veremos los ejemplos.
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Importante:
Verificar siempre en la parte inferior izquierda, del programa si las Nuevas Tareas estan en Programada Automtica o Programada Manualmente, ya que esto depender que se realice la
Esta opcin es para agregar una tarea inicial que contendr todas las tareas resumen y
sub-tareas del proyecto.
M
H
D
S
Ms
Mins.
Horas
Das
Semanas
Mes
Tarea Repetitiva
Esta es una tarea que va a tener un patrn de repeticin, el cual puede ser diario, semanal,
mensual, anual, que nos sirven para ahorrarnos en crear varias tareas dentro del Proyecto, que
tipo de tareas pueden ser estas, Reuniones de avances del Proyecto, una revisin peridica de
una actividad, pagos semanales, todos los viernes, y as.
Tarea Hito
Esta nos va indicar un evento en el Proyecto, le podemos colocar en la duracin 0 das y se crea
este tipo de Tarea.
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Exixten cuatro tipos de dependencia entre tareas en Microsoft Project 2013, las cuales son (FC)
Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calen-
Fin comienzo, lo que quiere decir que al comenzar la primera tarea, al culminar esta la que
depende de ella inicicia, luego vinculacin (CC) Comienzo - Comienzo, la actividad que tiene la
dependencia inicia simultaneamente con la otra. Relacin (FF) Fin - Fin, ambas actividades ter-
Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. con una hora libre a
minan simultaneamente
medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las
tareas y los recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m.
cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse.
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Camino Crtico
Concepto de Recursos
Identifica las tareas que son criticas para la duracin del Proyecto
Los Recursos son Personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea.
Tareas Criticas:
No puede incrementarse su duracin o cambiar su fecha de inicio sin afectar a la finalizacin del
Proyecto
No tienen margen de demora. Las actividades pertenecientes al camino critico son aquellas
Tipos de Recursos
Recursos de Trabajo: pueden ser personas, herramientas, equipos que completan las tareas
empleando tiempo (o trabajo) en las mismas. Al configurar un Recurso de Trabajo, se hace en el
contexto del tiempo.
Recursos Materiales: se definen como los suministros u otros productos consumibles, utilizados para realizar las tareas de un Proyecto (acero, tuberas, laptops, maquinaria, madera)
Los Recursos Materiales son diferentes de los recursos de trabajo, que utilizan tiempo en vez de
material para completar las tareas.
Recursos Costo: es un nuevo tipo de recurso agregado apartir de Project 2007, el cual le asigna un monto a la tarea, el cual no se calcula ni por la durecin de la activida, ni por aumento o
reduccin de la capacidad de los recursos, este tipo de recurso es muy util, para aplicar viaticos,
refrigerios, gastos varios, entre otros
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Gestin de Costos
Trabajo basados en Tasas
Costos de recursos de trabajo, como personas o equipos, a los que se ha asignado tasas estndar y (si es necesario) tasas de horas extras.
Cuando asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project calcula el costo total del recurso, utilizando las tasas de recursos por horas que haya introducido y el tiempo empleado.
Materiales basados en Tasas
Son costos de recursos materiales construccin o suministro a los que se les han asignado tasas
estndar.
Las tasas de recursos materiales se asignan por unidad de material, como tasa por metro o tonelada.
Cuando asigna un recurso material a una tarea, Microsoft Project calcula los costos totales materiales, utilizando la tasa de recurso material que se ha introducido y la cantidad de material
necesaria para completar la tarea.
Distribucin de Recursos
Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones.
Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las
Se puede agregar notas a los recursos. Las notas pueden modificarse, eliminarse y verse segn
se desee.
Darle doble clic al recurso e ir a la ultima ficha llamada notas y all se le puede escribir la nota
que se desea.
Para ver la nota del recurso, site el cursor sobre el icono Notas en el campo Indicadores .
que puede.
En Ver Uso de Recursos todos los recursos que estn sobreasignados aparecern de color rojo.
Esta vista nos muestra cuantas horas diarias est trabajando los recursos y dividiendo esto por
el nmero de recursos tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el programa de trabajo.
Disponibilidad de Recursos:
Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas fechas y en
otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programacin
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Control y Seguimiento
En la Ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudar a guardar informacin del progreso,
analizar el rendimiento y generar informes de estado.
Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse
de que el alcance, la programacin, los costos y los recursos estn equilibrados
de forma necesaria.
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