Está en la página 1de 14

PORTADA

Introduccin

INDICE

El presente manual fue creado con la finalidad de convertirse en un texto de consulta para

aquellas personas que estn involucradas en la gestin, direccin o planificacin de proyectos, y


que adems, estn interesadas en estudiar el Microsoft Project 2013. Aqu encontraran las aplicaciones ms importantes que trae la ltima versin del Project. El contenido general del presente
manual la podemos dividir en varias etapas.

Primeramente se presenta una serie de conceptualizaciones tericas que estn muy vincu-

ladas a la planificacin de proyectos, y que, es de vital importancia comprenderlas para realizar


una buena planificacin.

Luego, se describe en forma detallada las diferentes formas de configurar un proyecto.

Seguidamente se hace hincapi en las tareas, se detallan los procedimientos a seguir para

crear una tarea, vincular tareas, definir la duracin de las tareas, jerarquizar tareas, introducir
notas a las tareas, etc.

Tambin se desarrolla el manejo de los recursos, las asignaciones de recursos y la creacin

de las mismas. Finalmente, se describe el control del proyecto que el Project ofrece mediante la
lnea base, a travs de ella, se puede hacer un anlisis comparativo de lo planificado con lo ejecutado.

Finalmente, se describe el control del proyecto que el Project ofrece mediante la lnea base,

a travs de ella, se puede hacer un anlisis comparativo de lo planificado con lo ejecutado.

Antecedentes del Microsoft Project 2013


Microsoft Project es un software de administracin de proyectos desarrollado y vendido por

Microsoft. La primera versin del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por
una compaa que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquiri todos los derechos del software en
1985 y produjo la versin 2. La versin 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versin 4 para DOS
fue la ltima versin para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera versin para
Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versin 1 para Windows. Un dato interesante es que

la primera versin para DOS introdujo el concepto de Lneas de dependencia (link lines) entre tareas en la grfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia
Microsoft Office. Est disponible en dos versiones: Standard y Professional.

Qu es Microsoft Project 2013?


Es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar

la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos,

Los Proyectos crean: Un producto cuantificable: un servicio, un resultado.

Dimensionamiento de un Proyecto
TAMAO

PERSONAS

HORAS DE
LABOR

TIEMPO DE
PLAN

CONTENIDO DEL
PLAN

FRECUENCIA
DE INFORMES

MICRO

Menos de 3

Menos de 300

Menos de 1 hora

Objetivos, tareas y
cronograma

Semanal

PEQUEO

4-6

300 1.000

3 reuniones

Agregar: Alcance y matriz


de responsabilidades

Quincenal

MEDIANO

6 12

1.000 15.000

1-3 meses

Agregar: Roles de
gerentes, premisas, control
de cambios

Mensual con
Re-planificaciones

GRANDE

Ms de 12

Ms de 15.000

Varios meses

Plan integral de Proyectos

Mensual con
Re-planificaciones

tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible que

puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Ayuda a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Qu es un Proyecto?

Podra definirse a un proyecto como el conjunto de actividades coordinadas e interrela-

cionadas entre s que buscan cumplir con ciertos objetivos, para lo cual precisa de un equipo de
personas multidiciplinarias y una determinada cantidad de recursos. ste generalmente debe ser
alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido.

Tambin es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resul-

tado nico. Secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se
centra en alcanzar un objetivo claro

Caractersticas de un Proyecto

Qu es la Gerencia de Proyecto?
La Gestin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a
las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuada de los 42 procesos de la direccin de
proyectos, agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos.
Estos 5 grupos de procesos son:

INICIO

PLANIFICACIN

EJECUCIN

CONTROL Y
SEGUIMIENTO

CIERRE

El Proyecto consume recursos (humanos, materiales, equipos) y son limitados (Presupuesto)


El Proyecto se elabora paso a paso, por fases, en incremento.
Cada Proyecto tiene un inicio y final definidos. Se logra el fin cuando se han cumplido los objetivos del Proyecto o cuando se determina que el Proyecto debe cancelarse.
Los Proyectos involucran la creacin de algo que no ha sido realizado anteriormente y es, por
lo tanto, nico y distinto.

Nota: Es muy importante al momento de Gerenciar un projecto, llevar un registro


de las personas involucradas, en cuales actividades estan trabajando, el tiempo de esta, ya
que, al llevar el seguimiento de un projecto debemos saber cuales son los avances que ha tenido
la activida o paralizacin, para poder tomar decisiones, como buen Gerente de Proyecto, es por
esto que la comunicacin es vital para saber todas estas eventualidades que ocurren.
5

Elementos de la Gerencia de Proyecto

Las Fases dentro de un Proyecto

De manera vital la comunicacin, con las personas responsables de las actividades, y con nuestro

Cliento o Jefe. Para tomar las medidas necesarias dentro del Proyecto.

ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un entregable mayor.


Las Fases dentro del Proyecto son divisiones dentro del mismo Proyecto, donde es necesario

Las Fases del Proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas

situaciones de un proyecto pueden superponerse.


Una Fase del Proyecto no es un grupo de procesos de la gestin de proyectos.

La estructuracin en fases permite la divisin del proyecto en subconjuntos lgicos para

facilitar su gestin, planificacin y control.

Fases de un Proyecto

Qu es un Proceso?

Los proyectos, cualquiera sea su naturaleza estn divididas por fases o etapas en toda su

vida til. En la figura siguiente se presenta las diferentes fases con la que cuenta un proyecto:

FASES

MOMENTOS DEL PROYECTO

Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un pro-

ducto, resultado o servicio predefinido. Es importante mencionar que cada proceso se caracteriza
por sus entradas, por las herramientas y tcnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se
obtienen.

PERFIL DEL PROYECTO

FASE I
PREINVERSIN

PRE-FACTIBILIDAD

FASE II
INVERSIN

EJECUCIN DEL PROYECTO

FASE III
OPERACIN

OPERACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO

FACTIBILIDAD

Nota: Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades,
su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.
Podemos observar la siguiente cuadro.

Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas antes que
otras tareas puedan comenzar.
Calcule el tiempo mnimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto ms largo a travs de
la red del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su extremo final. Este
trayecto se llama camino crtico. Las otras tareas pueden ser hechas en paralelo al camino
crtico, pero cualquier atraso en las tareas del camino crtico resultar automticamente
en el atraso del proyecto completo.

Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un Diagrama de Gantt.

Gua para Planificar Proyectos


Planificacin del Proyecto

Es el Proceso a ser realizado para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar

los objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos.
Los Procesos de Planificacin (Grupo) desarrollan el Plan para la gestin del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizaran para llevarlo a cabo.
Una forma de Planificar un Proyecto
Realizar un inventario de todo el trabajo que se requiere con una estimacin del tiempo.
Esto puede ser hecho en una sesin de planeamiento con todos los miembros del equipo.
Tareas que lleven mucho tiempo para terminar necesitan ser descompuestas en tareas
menores. El resultado es la Estructura de Descomposicin de Trabajo (EDT).
Identifquese todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal del EDT
(cada tarea). En este momento usted puede estimar el costo para entregar cada elemento
terminal y, consecuentemente, todo el proyecto (aproximacin bottom-up)
Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios. Modifique
los objetivos y el trabajo como sea necesario.

Nota: Recuerde que siempre es muy importante determinar el cuando se va a realizar la actividad, ya que no es igual comenzar un proyecto en los primeros dias del mes de Diciembre, con
tantas fechas festivas cercanas, que hacerlo en los primeros dias del mes de Junio, es por esta
razon que hay que tomar muy en cuenta los calendarios.

Definir Objetivos

Una lista de resultados que se deben entregar durante el Proyecto.


Fechas especficas de cumplimiento, tanto para la finalizacin completa del Proyecto como
para los hitos intermedios.

Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados que se deben entregar.

Lmites de costo que el Proyecto NO debe superar.

Definir Premisas y Suposiciones


Entregas de otros Proyectos o departamentos: si el Proyecto depende del trabajo de
otros, comprenden esta dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entregas establecidas?
Disponibilidad y utilizacin de los recursos (incluidas personas, materiales y
equipo): si no administra algunas de las personas que trabajan en el Proyecto, a cargo
de quin estn? quin lo hace?, ha aprobado esa persona la utilizacin de estos recursos?

Duracin de las tareas: las estimaciones de las tareas se basan en informacin slida o
en conjeturas?
Costos del Proyecto: qu importancia tiene el costo en el Proyecto? Quin tiene que

Tipos de proyectos
Proyecto Productivo:
Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los
promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos.
Proyecto pblico o social:
Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin objetivo, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos
son los gobiernos (municipales, prefecturales y nacionales), los organismos multilaterales, las
ONG, etc.

Otras clasificaciones de proyectos


Basndose en su contenido, los proyectos se las puede clasificar como:
- Proyectos de construccin
- Proyectos de Informtica
- Proyectos de desarrollo de productos
- Proyectos de desarrollo de organizacin
- Proyectos Logsticos
- Proyectos de Marketing
- Proyectos Comunitarios
- Proyectos culturales, etc.

aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?

Elementos de Project 2013

Tiempo disponible: Si se est trabajando teniendo presente una fecha lmite conocida,

Recursos:

se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel de calidad aceptable?

Los recursos son las personas, materiales y equipos que permiten realizar las tareas en un

Entregas: la lista de resultados del Proyecto que se deben entregar, coincide con lo que

estos son: recurso Material, recurso trabajo y Recurso costo.

proyecto, sin ellas sera imposible ejecutar las tareas. EL Project considera tres tipos de recurso,

el cliente y el resto de los participantes esperan? Si se tiene que hacer concesiones en una
entrega, estn de acuerdo los participantes en qu aspecto de la entrega debera comprometerse primero?
10

11

Tareas:

Ejemplo:

Son actividades que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se

concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto. Todo proyecto

Si tres personas trabajan dos das en una tarea

est compuesto por tareas.


Esfuerzo de recurso: es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asig

Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta antes de ella, excepto la inicial. La tarea que se

ejecuta antes que la actual se llama TAREA PREDECESORA.

nacin. Esfuerzo de Recurso = 3 personas * 8 horas = 24 horas.


Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un periodo de tiempo para realizar una tarea. Trabajo
Total = (2 * 3 personas das * 8 horas) = 48 horas

Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta despus de ella, excepto la Final. La tarea que

se ejecuta despus que la actual se llama TAREA SUCESORA.

cin = 48 horas / (3 personas * 8 horas) = 2 das

Interface de Project 2013

Tareas crticas:

Duracin: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea este realizada. Dura-

Las tareas criticas son aquellas que tienen mayor incidencia en el tiempo de duracin del

-Barra de acceso rpido

proyecto, es decir, que al retrasarse en la ejecucin de alguna tarea critica repercute directamente en la conclusin del proyecto. El conjunto de tareas crticas forman la ruta crtica del
proyecto.
Hito:

Representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas relacio-

nadas o la finalizacin de la fase de un Proyecto.

Cmo funciona MicroSoft Project 2013?


Modo de Programacin:
Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta: Las dependencias entre
tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones.

Project trabaja en base a la siguiente ecuacin estndar:


Trabajo = Duracin * Esfuerzo de recurso
Duracin = Trabajo / Esfuerzo de recurso
Esfuerzo de Recurso = Trabajo / Duracin
12

13

Fichas o Cintas

Como ya hemos visto, anteriormente y en clase.


Las Tareas: son el conjunto de actividades que vamos a realizar en nuestro proyecto, haciendo
una clasificacin de estas.
Las Tareas Resumen o Fases: son aquellas que contienen otras tareas, con la finalidad de
organizar, las actividades que contiene el Proyecto, permitiendo ver una Fase o cerrarlas todas,
dependiendo de como necesitemos visualizar la informacin.

Estas son los comandos que mas vamos a utilizar y las fichas que los contienen, de esta manera

Las Tareas Hitos: nos permiten sealar un evento dentro de nuestro Proyecto.

es importante familiarizarse con ellas para, realizar nuestros Proyectos de forma fluida.
El EDT: La Estructura de Descomposicin de Trabajo, es un campo que podemos aadir, para ver
la nomenclatura que Project va a utilizar, con las tareas y fases, muy util, en el siguiente video
veremos los ejemplos.

14

15

Comenzando a Trabajar con Project 2013

Tarea Resumen del Proyecto

Importante:
Verificar siempre en la parte inferior izquierda, del programa si las Nuevas Tareas estan en Programada Automtica o Programada Manualmente, ya que esto depender que se realice la

Esta opcin es para agregar una tarea inicial que contendr todas las tareas resumen y
sub-tareas del proyecto.

programacin, que deseamos de nuestro Projecto.

Nomenclaturas de la duracin de Tareas dentro de Project 2013

M
H
D
S
Ms

Mins.
Horas
Das
Semanas
Mes

Tarea Repetitiva
Esta es una tarea que va a tener un patrn de repeticin, el cual puede ser diario, semanal,
mensual, anual, que nos sirven para ahorrarnos en crear varias tareas dentro del Proyecto, que
tipo de tareas pueden ser estas, Reuniones de avances del Proyecto, una revisin peridica de
una actividad, pagos semanales, todos los viernes, y as.

Tarea Hito
Esta nos va indicar un evento en el Proyecto, le podemos colocar en la duracin 0 das y se crea
este tipo de Tarea.
16

17

Dependencia entre Tareas

Definir el Calendario del Projecto

Exixten cuatro tipos de dependencia entre tareas en Microsoft Project 2013, las cuales son (FC)

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calen-

Fin comienzo, lo que quiere decir que al comenzar la primera tarea, al culminar esta la que

dario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

depende de ella inicicia, luego vinculacin (CC) Comienzo - Comienzo, la actividad que tiene la
dependencia inicia simultaneamente con la otra. Relacin (FF) Fin - Fin, ambas actividades ter-

Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. con una hora libre a

minan simultaneamente

medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las
tareas y los recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m.
cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse.

18

19

Tiempo de Adelanto o de Posposicin entre Tareas


En Microsoft Project 2013, retrase tareas agregando tiempo de posposicin a la tarea predecesora, y superponga tareas especificando tiempo de adelanto. Tambin puede escribir el tiempo de
adelanto o de posposicin en forma de porcentaje de la tarea.
1. Dar doble clik a la tarea que tiene la dependencia.
2. Hacer clic en la ficha Predecesoras.
3. En el campo Pos, escriba el adelanto o la posposicin que desee como duracin o porcentaje
de la duracin de la tarea predecesora.
Escriba el adelanto posposicin en forma de nmero negativo (por ejemplo, -1d para indicar
un da de adelanto) o en forma de porcentaje.

Para Crear Un Calendario Nuevo:


Lo ms recomendable es que cada vez que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes, horas a la semana,
etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
Ficha Proyecto, Cambiar Tiempo de Trabajo, Crear Calendario, colocar el nombre de ese nuevo
calendario, normalmente se utiliza una copia del Estndar, luego hacer clic en aceptar

20

21

Camino Crtico

Concepto de Recursos

Identifica las tareas que son criticas para la duracin del Proyecto

Los Recursos son Personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea.

Tareas Criticas:
No puede incrementarse su duracin o cambiar su fecha de inicio sin afectar a la finalizacin del

Con la asignacin de recursos a las tareas:

Proyecto

Se controla mejor el trabajo necesario para realizar una tarea

No tienen margen de demora. Las actividades pertenecientes al camino critico son aquellas

Costo del trabajo necesario

cuya holgura total es igual a cero.

Progreso del Proyecto


Cada tarea necesita tener asignado los recursos necesario para llevarla a cabo
Mnimo = 1 Recurso
Nombre del Recurso
Genrico = Cargo / Rol (Por ejemplo: Asistente Administrativo)
Especifico = Juan Prez

Tipos de Recursos
Recursos de Trabajo: pueden ser personas, herramientas, equipos que completan las tareas
empleando tiempo (o trabajo) en las mismas. Al configurar un Recurso de Trabajo, se hace en el
contexto del tiempo.
Recursos Materiales: se definen como los suministros u otros productos consumibles, utilizados para realizar las tareas de un Proyecto (acero, tuberas, laptops, maquinaria, madera)

Para configurar el camino crtico:


Ir a la Ficha Formato, seleccionar Tareas Crticas, o dar clic al asistente de diagrama de Gantt e
ir configurndolo.

Los Recursos Materiales son diferentes de los recursos de trabajo, que utilizan tiempo en vez de
material para completar las tareas.
Recursos Costo: es un nuevo tipo de recurso agregado apartir de Project 2007, el cual le asigna un monto a la tarea, el cual no se calcula ni por la durecin de la activida, ni por aumento o
reduccin de la capacidad de los recursos, este tipo de recurso es muy util, para aplicar viaticos,
refrigerios, gastos varios, entre otros

22

23

Gestin de Costos
Trabajo basados en Tasas
Costos de recursos de trabajo, como personas o equipos, a los que se ha asignado tasas estndar y (si es necesario) tasas de horas extras.
Cuando asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project calcula el costo total del recurso, utilizando las tasas de recursos por horas que haya introducido y el tiempo empleado.
Materiales basados en Tasas
Son costos de recursos materiales construccin o suministro a los que se les han asignado tasas
estndar.
Las tasas de recursos materiales se asignan por unidad de material, como tasa por metro o tonelada.
Cuando asigna un recurso material a una tarea, Microsoft Project calcula los costos totales materiales, utilizando la tasa de recurso material que se ha introducido y la cantidad de material
necesaria para completar la tarea.

Distribucin de Recursos
Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones.
Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las
Se puede agregar notas a los recursos. Las notas pueden modificarse, eliminarse y verse segn
se desee.
Darle doble clic al recurso e ir a la ultima ficha llamada notas y all se le puede escribir la nota
que se desea.
Para ver la nota del recurso, site el cursor sobre el icono Notas en el campo Indicadores .

que puede.
En Ver Uso de Recursos todos los recursos que estn sobreasignados aparecern de color rojo.
Esta vista nos muestra cuantas horas diarias est trabajando los recursos y dividiendo esto por
el nmero de recursos tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el programa de trabajo.

Disponibilidad de Recursos:
Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas fechas y en
otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programacin

24

25

Control y Seguimiento
En la Ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudar a guardar informacin del progreso,
analizar el rendimiento y generar informes de estado.
Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse
de que el alcance, la programacin, los costos y los recursos estn equilibrados
de forma necesaria.

Lnea Base del Proyecto:


Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se planeo el proyecto y la forma
como se est ejecutando.
Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un momento concreto.

26

27

También podría gustarte