Gestor de proyectos

3.1 Fundamentos de proyectos

3.1.1. Administración de proyectos, conceptos generales

¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un
final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de
unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costo, recursos y
calidad. https://obsbusiness.school/es/blog-project-management/administracion-de-
proyectos/que-es-un-proyecto-una-definicion-practica

Por otro lado, un proyecto se diferencia de un proceso, ya que siempre hay un

punto en el que un proyecto se termina y se ha alcanzado el objetivo; además
todo proyecto es único y flexible. En cambio un proceso no es único, pues pude
aplicarse a varios proyectos; además tiene naturaleza estática, en definitiva, un
proceso tiene que ver con la parte metodológica aplicada a uno o varios
proyectos.

Administración de proyectos

El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más
complejos han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones
administren su trabajo por proyectos. En consecuencia, la administración de
proyectos es la técnica o metodología utilizada para alcanzar objetivos en un
tiempo estimado. https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/administracion-proyectos

Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran
ventaja si queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de
trabajo óptimas para los recursos con los que se cuenta. Así pues, administrar
proyectos significa también llevar una gestión equilibrando y separando las
urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente. Cada
proyecto tiene unas características diferentes, lo que lleva a ajustarse más a las
expectativas de cada cliente o dueño del proyecto.

En consecuencia, los principales objetivos de la administración de proyectos

son:

• Aumento de productividad
• Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
• Control de riesgos
• Gestión de costes y plazos

3.1.2. Elementos, fases y visualización

Existen herramientas automatizadas pagadas y gratuitas que permiten planificar
y administrar proyectos. Entre las herramientas pagadas se puede mencionar:
monday.com, Hive, GanttPRO, ProjectManager, Forecast, Smartsheet,
TeamGantt, Wrike, Merlin Project (Mac), etc. La herramienta más utilizada, de
naturaleza pagada, es Micosoft Project. No obstante, existen varias alternativas
gratuitas como: https://www.calidadytecnologia.com/2014/04/herramientas-
Open-Source-Gestionar-Proyectos.html OpenProject, ProjectLibre,
ProjectOpen, Open Workbench, Trello, RedMine, TeamWork Project, Collabtive,
IceScrum, TaskJuggler, Archievo, dotProject.net, GanttProject, Project HQ,
OpenPPM, entre otras.

Indistintamente del tipo de herramienta utilizada para la gestión automática de

proyectos, todas manejan los siguientes conceptos:

Fases de un proyecto

Sea cual sea el proyecto, siempre tienen lugar cuatro fases durante su puesta
en marcha. En muchos casos reciben nombres diferentes:

• Evaluación inicial

Antes de elaborar y poner en marcha cualquier tipo de proyecto, lo primero que

se debe hacer es realizar es un análisis exhaustivo de las necesidades
detectadas y una reflexión sobre el origen, las causas y cómo se va a actuar.

• Planificación

Una vez detectadas las necesidades y analizado el origen, es el momento de la

planificación, es decir, de diseñar el proyecto. Para ello, habrá que definir los
objetivos que se persiguen, las fases por las que se van a pasar, la duración del
proyecto, los recursos necesarios, los métodos que se van a utilizar, el
seguimiento que se llevará a cabo, la organización de los equipos de trabajo, los
costes y la financiación, las estrategias de comunicación que se utilizarán o los
indicadores que se tendrán presentes para la evaluación.

• Puesta en marcha del proyecto

Una vez realizada la planificación, se podrá ejecutar el proyecto. Es el momento

de llevar a cabo cada uno de los pasos establecidos y de realizar todas las
estrategias y actividades que se han programado. En esta fase, el seguimiento
y la evaluación continua son fundamentales para asegurar el éxito del proyecto,
ya que permiten introducir las mejoras necesarias en cada momento.

• Evaluación final

La última fase, una vez finalizado el proyecto, será la evaluación de los

resultados obtenidos, es decir, si los objetivos que se plantearon inicialmente se
han alcanzado y en qué grado. Además, en esta fase, lo ideal es realizar un
análisis de los resultados, en el que se reflejen tanto las dificultades encontradas
por el camino como la forma en que se han superado.

Elementos de un proyecto
En términos generales, la planificación de un proyectos presupone las
siguientes
consideraciones: http://www.pcmanagement.es/editorial/planificacion%20proyectos%20micr
osoft%20project.pdf

• Complejidad del proyecto. Las preguntas a plantearse son: ¿Requerirá el

proyecto bastante planificación? ¿Cuántas personas se requerirán?
¿Cuántas tareas dependen de otras?
• Identificación de restricciones. Limitan el alcance del proyecto, así
tenemos: costos, fechas, u otras restricciones de tiempo.
• Definición del objetivo. Aquí se debe incorporar el alcance, recursos,
tiempos, criterios de finalización del proyecto.

Una vez definido el objetivo de un proyecto, será necesario estructurarlo

mediante la identificación de los siguientes elementos:

• Tareas. Todo proyecto puede ser dividido en una serie de tareas bien
definidas; cada tarea tiene un cierto tiempo para ser completada. Algunas
tareas pueden ser ejecutadas simultáneamente, mientras que otras
necesitan ser ejecutadas en una secuencia específica.
• Hitos. Son los objetivos intermedios que pueden ser utilizados para
controlar el progreso del proyecto antes de que finalice.
• Recursos. Cada tarea require de la disponibilidad de los recursos
adecuados, tales como personas, herramientas, entre otros.

En el caso de Microsoft Project, la aplicación muestra (por defecto) la siguiente

interfaz de trabajo (figura 1):

Figura 1: Ambiente de trabajo cuando se abre la aplicación Project

Para la creación de tareas en Project, siga los siguientes pasos:

https://support.microsoft.com/es-es/office/tareas-b%C3%A1sicas-en-project-8fdbf020-a9e1-
45e4-bf15-23a8d2b6797d

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Escriba un nombre en el primer campo de nombre de tarea vacío en la
parte inferior de la lista de tareas y presione Enter. Puede llenar la
infomación adicional como: duración, comienzo (fecha de inicio), entre
otras (figura 2):

Figura 2: Ingreso de tareas de un proyecto con sus respectivas duraciones y fechas de inicio

Mediante la aplicación o anulación de sangrías a las tareas se puede gestionar

la jerarquía de tareas (Tareas de esquema). Una tarea con sangría se convierte
en una subtarea de la anterior a ella que, a su vez, se convierte en una tarea de
resumen. Para tal efecto, puede ejecutar los siguientes pasos (figura 3):
 1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.
2. En la columna nombre de tarea , haga clic en la tarea a la que desea
aplicar sangría.

3. Haga clic en tarea > sangría de la tarea . La tarea se convierte en

una subtarea.

4. Haga clic en anular la sangría de tarea para mover la tarea a la

parte superior de la tarea. Ya no es una subtarea.

Figura 3: Creando subtareas y tareas principales

Para agregar un hito o punto de control con duración cero, siga los siguientes
pasos:

1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas , haga

clic en Diagrama de Gantt.

1. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o elija una tarea que
desee convertir en un hito.
2. Escriba 0 en el campo duración y, a continuación, presione Entrar.
3. El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación al final de

una fase puede tardar una semana, por lo que ese hito debería tener lugar a lo
largo del tiempo, como una tarea normal. En tal caso, siga el siguiente
procedimiento:

1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas , haga

clic en Diagrama de Gantt.

1. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o elija una tarea que
desee convertir en un hito.
2. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en tarea. En el
grupo propiedades, haga clic en información de la tarea.

1. Haga clic en la pestaña avanzado y, a continuación, escriba la duración

del hito en el cuadro duración.
 1. Marque la opción tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En el diagrama de Gantt, el símbolo del hito aparece en el último día de la tarea.

No aparece como una barra, aunque tiene duración.

Para crear recursos del proyecto (figura 4), siga los siguientes pasos:

Figura 4: Pestaña Recurso y herramienta Organizador de equipo

1. Clic en pestaña Vista.

2. Haga clic en la opción hoja de recursos.
3. Escriba la información de los recursos que se utilizarán en el proyecto.

Para escribir información de personas nuevas:

1. Ir a pestaña Recurso > Organizador de equipo > Hoja de recurso

2. Luego vaya a opción Agregar recursos > Recurso de trabajo
3. Llene la información correspondiente (figura 5)

Haga clic en Agregar recursos > Recurso de trabajo > Agregar nombre y detalles
de recursos (figura 5):

Figura 5: Agregando información de nueva persona para el proyecto

Nota: Los recursos creados en la hoja de recursos, podrán ser compartidos con
otros proyectos si así se lo requiere.

Visualización

Principalmente hay dos herramientas básicas de visualización que ayudan a

conseguir las respuestas requeridas durante el proyecto. El diagrama de Gantt
indica cuándo están programadas las tareas. El diagrama Pert le ayuda a
comprender la relación entre tareas. En el caso de Microsoft Project, una vez
creadas las tareas, para poder mostrar cualquiera de estos diagramas se debe
ejecutar el siguiente procedimiento:

Ir pestaña Recurso > Organizador de equipo > clic en icono triángulo negro >
escoger el diagrama que necesite (ver figuras 6, 7 y 8)

Figura 6: Luego de hacer clic en ícono encerrado en rojo, se muestra algunas herramientas

Figura 7: Ejemplo de un diagrama Gantt, donde se muestra la secuencia temporal de tareas

Figura 8: Ejemplo de un diagrama Pert o de red, donde se muestran relaciones entre tareas
Nota: También puede desplegar la visualización de Gantt o Red en Project
escogiendo la pestaña Vista; incluso se puede desplegar una visualización
combinada activando la casilla Detalles de la misma pestaña.

3.1.3. Personalización del calendario de trabajo

Project incluye algunos calendarios básicos, de forma predeterminada:
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-calendario-base-nuevo-674cb99d-f2b0-
4e85-b07e-
84105d540dcb#:~:text=Haga%20clic%20en%20Proyecto%20%3E%20Propiedades,%2C%20a
%20continuaci%C3%B3n%2C%20en%20detalles.

• Estándar: 8:00 a 17:00, con una pausa de una hora del almuerzo en
12PM.
• 24 horas: 12AM a 12AM, todos los días.
• Turno de noche: 11PM a 8:00, con un salto de una hora en 3AM.

Además, usted puede ajustarlos para su proyecto o crear un nuevo

calendario. Para crear un calendario, realice el siguiente procedimiento:

• Haga clic en Proyecto > Propiedades > Cambiar calendario laboral.

• Haga clic en crear nuevo calendario.

• Asigne un nombre al nuevo calendario, seleccione crear nuevo calendario

base y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Haga clic en la pestaña semanas laborales y, a continuación, en detalles.

• Seleccione los días en los que quiera cambiar los períodos laborables y,
después, elija si quiere que sea período laborable o no laborable.

• Si elige Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos, use la

columna De y Hasta para establecer los períodos laborables de los días
seleccionados.

• Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario

laboral y, después, vuelva a hacer clic en Aceptar.
Nota: Para que el nuevo calendario base esté disponible para que otros
proyectos lo usen, guarde el proyecto como una plantilla de modo que esta
programación de trabajo estará disponible para cada nuevo proyecto creado con
esa plantilla.

3.2. Manejo de tareas y programación de recursos, costos

3.2.1. Planificación de proyectos

Como se mencionó anteriormente, todo proyecto está formado por: tareas, hitos
y recursos. A continuación se detallan estos elementos.

Definición de tareas/actividades del proyecto

La identificación de las tareas o fases es un paso muy importante en la

planificación de un proyecto. Una vez identificadas, se descompone cada
elemento; por ejemplo, si está planificando una fiesta, los elementos principales
podrían ser la comida, el local, y las invitaciones. Entonces podría desglosar el
elemento comida identificando tareas como la localización de los servicios de
catering, entrevistarlos o probar las especialidades de cada uno.

https://feparunsa.files.wordpress.com/2013/08/manual_formulacion.pdf

Al identificar las tareas, debe organizarlas en una jerarquía o esquema, también

llamada Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure
o WBS). La WBS lista las tareas a realizar en una secuencia determinada por la
naturaleza del proyecto. Algunas tareas se ejecutan en forma secuencial,
mientras otras en forma simultánea. Por ejemplo, los cimientos de un edificio
tienen que construirse antes que las paredes (secuencia); la instalación de las
conducciones de agua y electricidad, pueden hacerse al mismo tiempo
(simultáneamente).

Al crear la lista de tareas, hay que identificar también las

duraciones. Generalmente, para la estimación de duración de tareas se recurre
a cuatro fuentes: 1) información histórica, 2) participación, 3) intuición o 4)
indeterminación. La duración más fiable se obtiene a partir de datos históricos
recogidos por su empresa o una consultoría reconocida. La siguiente duración
más fiable se obtiene mediante la participación de alguien que ha realizado
tareas similares anteriormente.

3.2.2. Colocación de actividades, duración

Consideraciones preliminares de un proyecto

Un nuevo proyecto en Microsoft Project puede crearse desde cero o utilizando

una plantilla (figura 9). La plantilla predeterminada que se abre es la plantilla de
la información global de empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y campos
que se utilizan en todos los proyectos de la organización. Estos valores existen
dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha creado la organización.
Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El proyecto puede
incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros elementos diferentes.
https://feparunsa.files.wordpress.com/2013/08/manual_formulacion.pdf

Figura 9: Creación de un nuevo proyecto Microsoft desde la pestaña Archivo

Es importante la inclusión de la información del proyecto ya que de ella depende

la normal consecución del proyecto. En este punto definimos la fecha de inicio
del proyecto, el calendario con el que se va a trabajar en general el proyecto, etc.
A continuación se presenta la manera de escribir esta información en Microsoft
Project (figura 10).

Figura 10: Opción para llenar información importante del proyecto

A continuación se puede asignar el Calendario laboral del proyecto, en donde se

podrá definir días hábiles, festivos, jornadas de trabajo, etc. Para tal efecto, en
la pestaña Proyecto seleccione el botón Cambiar tiempo de trabajo (figura 11),
luego editar la información correspondiente en la ventana que se abre (figura 12)

Figura 11: En rojo se resalta la opción Cambiar tiempo de trabajo

Figura 12: Ventana para editar calendario laboral

Tipos de tareas/actividades en Project

• Tareas de Resumen: Tarea que se compone de subtareas y que las

resume. Utilice el subMenú esquema del menú Proyecto para crear tareas
de resumen. Project determina automáticamente la información de la
tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) basado en la
información obtenida de las subtareas.
• Tareas normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un
proyecto, y que no hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún
tiempo de holgura que les permite retrasarse sin que se retrase el
proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la
tarea se convierte en tarea crítica.
• Tareas críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser
completadas según la programación para que el proyecto finalice a
tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también se retrasa la finalización
del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica.
Si es importante que el proyecto termine según la programación, ponga
atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a ellas.
Estos elementos determinan si el proyecto terminará a tiempo.
• Tareas hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un
proyecto, tal como un entregable o un punto de decisión y que se utiliza
para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero
se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier
otra tarea de cualquier duración como hito.
 • Tareas repetitivas: Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de
repetición y fechas fijas para su realización.

Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea, Microsoft Office Project

2010 alarga o reduce la duración de ésta basándose en el número de recursos
asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de la misma. Este
procedimiento se denomina programación condicionada por el esfuerzo y es el
método predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas.

El trabajo es la cantidad de esfuerzo, o el número de horas, dedicado por un

recurso a una tarea.

El trabajo total de una tarea está determinado por la duración esperada de una
tarea y la asignación inicial de recursos. Aunque se agreguen recursos a una
tarea, el trabajo total permanece inalterado. Sin embargo, SÍ cambia la cantidad
de trabajo que se distribuye entre los recursos asignados a la tarea.

• Tareas de unidades fijas: Es el tipo de tarea por defecto. Significa que los
recursos asignados permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el
trabajo de una tarea. Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación
de recursos adicionales reducirá la duración de la tarea.

Utiliza la fórmula Unidades = Trabajo / Duración

• Tareas de duración fija: Tarea en la que la duración es un valor fijo que

no resulta afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las
unidades asignadas (es decir, los recursos). Si está condicionado por el
esfuerzo, la asignación de recursos adicionales reducirá los valores
unitarios individuales de los recursos.

Utiliza la fórmula Duración = Trabajo / Unidades

• Tareas de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor

fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la duración de
la tarea ni por el número de unidades (o recursos) asignados. Si está
condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales
reducirá la duración de la tarea.

Utiliza la fórmula Trabajo = Duración * Unidades

Nota: Si lo requiere se puede desactivar la programación condicionada por el

esfuerzo, en cuyo caso aplique el siguiente procedimiento:

1. En la pestaña de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas en las que desea
desactivar la programación condicionada por el esfuerzo.
3. Haga clic en la pestaña Tareas, seleccione el botón Información y luego,
haga clic en la ficha Avanzado.
4. Desactive la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.
5. También puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea.
Bajo estas consideraciones se pueden ingresar las actividades tal como se refirió
anteriormente, es decir, se debe aplicar el siguiente procedimiento:

1. En la pestaña de Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.
3. Presione la tecla Enter.
4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por
ejemplo 30m), horas (h), días (d) o semanas (s). Escriba los incrementos
menores, como medio día, con el formato 0,5 días. Microsoft Project utiliza
las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse
en la tarea. Si es necesario, puede revisar estas estimaciones más
adelante.

Nota: Cuando cree una tarea, no es necesario que escriba una fecha en los
campos Comienzo y/o Fin. Microsoft Project calculará las fechas de comienzo y
fin en función de las relaciones entre tareas que haya especificado.

Esquematizar tareas

Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, organice y agregue una
estructura al proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar
u ocultar tareas, o bien para mostrar la relación entre ellas. Una estructura
detallada del trabajo (WBS en inglés) puede ayudarle a crear una lista de tareas
al tomar una descripción de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes. Por
ejemplo, la descripción de nivel alto del trabajo "Remodelación de una cocina"
incluye trabajos de nivel inferior como la instalación de armarios, de un lavaplatos
y de unos gabinetes. "Remodelación de una cocina" se considera una fase o
tarea de resumen. El nivel más bajo de la EDT, la instalación de componentes,
son tareas o subtareas. En algunas organizaciones, las tareas también pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo.

Para crear un esquema aplique una sangría a las tareas que compartan
características o que vayan a completarse en el mismo intervalo temporal en una
tarea de resumen (figura 13). También puede utilizar las tareas de resumen para
mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto. Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas, que son las tareas
agrupadas dentro de ellas. Se pueden aplicar sangrías (niveles) a las tareas
tantos niveles como sea necesario para reflejar la organización del proyecto

Figura 13: Ejemplo de un esquema de tareas (WBS)

Una vez creados los esquemas se pueden mostrar u ocultar tareas de manera
más controlada. Para tal efecto, siga el siguiente procedimiento:

1. En la pestaña Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que
contenga las subtareas que desee mostrar u ocultar.
3. Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar
subtareas para ocultar las subtareas.
 4. Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar y, a continuación,
haga clic en Todas la subtareas (figura 14)

Figura 14: Visualización y ocultamiento de tareas usando esquemas

3.2.3. Identificación de hitos

Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro
importante en el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del
proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de
duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el
proyecto. Sin embargo, puede haber hitos con duraciones diferentes de cero,
por ejemplo, el proceso de aprobación final de una fase puede llevar algún
tiempo.
https://sites.google.com/site/ivangarciasanchez90/objetivos/gestion-tema-9/8o

En el cronograma de un proyecto deberían existir varios hitos que informen la

fecha estimada en que pensamos cumplirlos, y que luego en la ejecución
compararemos con la fecha real. En muchos proyectos, se hace mención
solamente de los hitos y es muy común que sólo los hitos le interesen a un comité
de directores que revisa proyectos en una gran organización. En tal sentido, los
hitos son la forma más resumida de monitorear la ejecución de un proyecto. Si
alguien se está construyendo una casa, inmediatamente toda la familia habla de
los hitos y no del cronograma: “el lunes completaron los cimentos”, “la semana
que viene terminan de colocar los pisos”, “ese día estará finalizada la instalación
de gas”, etc.

Dentro de los consejos típicos, se recomienda colocar algunos hitos dentro del
plan solamente como señal de que llegamos a un punto importante en el
proyecto. Estos hitos servirán como herramientas de comunicación para los
patrocinadores y demás involucrados. De esa manera se define un tablero de
control para todos los proyectos, en el cual se indican, por ejemplo, los hitos que
hemos atravesado, cuál se encuentra cerca, cuál está atrasado, etc.

Crear un hito con duración cero

La manera más rápida de crear un hito es agregar una tarea sin duración al plan
de proyecto.

1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas, haga clic

en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o elija una tarea que desee
convertir en un hito.

3. Escriba 0 en el campo duración y, a continuación, presione Entrar.

El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

Agregar un hito con una duración

A veces un hito lleva tiempo. Como se mencionó, por ejemplo, el proceso de

aprobación al final de una fase puede tardar una semana, por lo que ese hito
debería tener lugar a lo largo del tiempo, como una tarea normal.

1. Haga clic en vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas, haga clic

en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o elija una tarea que desee
convertir en un hito.

3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en tarea. En el

grupo propiedades, haga clic en información de la tarea.
https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-un-hito-583be27b-1659-4a7a-a047-
e9b9cb6a4834

3.3. Uso de herramienta para la administración de los proyectos

3.3.1. Ruta crítica

Una ruta crítica es una secuencia de tareas o actividades interdependientes que
definen el camino más largo (en tiempo) desde el inicio del proyecto hasta su
finalización. De tal modo que muestra el período de tiempo más corto posible en
el que se puede completar el proyecto. Si una actividad se retrasa, todo el
proyecto se retrasa en con ella. Por lo tanto, la identificación de las actividades
críticas que deben completarse antes de la finalización del proyecto es necesaria
para una buena labor de gestión.
https://blog.workep.com/es/gestion-de-proyectos-para-dummies-la-ruta-critica

A continuación se enumeran las razones por las que un gran gestor de proyectos
implementa la ruta crítica:

• Identificación de tareas críticas

Primero, la anterior ayuda en la identificación de las tareas que deben ser

gestionadas de cerca. Si alguna de las tareas en la ruta crítica toma más tiempo
que lo estimado, comienza o termina más tarde de lo planeado, todo el proyecto
puede verse afectado.

• Reducir los plazos

Cuando los resultados de la ruta crítica se muestran en una barra, es

evidenciable donde las tareas se ubican en el plazo general. También, las
actividades de la ruta crítica junto con las secuencias de tareas y su duración
son visibles. Esto permite una visión en la línea de tiempo del proyecto.

• Comparación de lo planificado con lo real

La ruta crítica se usa popularmente para comparar el progreso planificado con el

realizado. El gestor de proyecto puede identificar las tareas completadas y
pendientes junto con la duración necesaria. Como resultado, obtiene un
calendario actualizado y una representación visual que permite comparar el
progreso planificado con el real.

Método de la ruta crítica (CPM / Critical Path Method)

https://www.wrike.com/es/blog/el-metodo-de-la-ruta-critica-en-la-gestion-de-
proyectos-es-tan-facil-como-contar-hasta-3/

Morgan R Walker de DuPont junto con James E. Kelley Jr. de Remington Rand
desarrollaron el método de la ruta crítica en la década de 1950. Desde el
principio, su objetivo es abordar los desafíos de la gestión de procesos y
proyectos complejos.

La ruta crítica es un algoritmo matemático basado en la programación de un

conjunto de actividades. La técnica básica para usar CPM es construir un modelo
que incluya:

• Una lista de todas las actividades necesarias para la finalización del

proyecto.
• Las dependencias entre las actividades
• La estimación de la duración para cada actividad.

CPM calcula la ruta más larga de las actividades planificadas con estos valores
junto con los puntos más tempranos y más recientes de cada una de las
actividades, de principio a fin. Y lo hace sin alargar el proyecto mientras
determina las actividades críticas.

Tomemos un ejemplo simple de colgar una foto en la pared para comprender

mejor el método de la ruta crítica. Primero, define y enumera todas las tareas
que deben realizarse para la finalización del proyecto:

1. Seleccione un lugar en la pared

2. Comprar tornillos
3. Elige una foto para enmarcarla.
4. Taladrar un agujero
5. Atornille los tornillos
6. Cuelga la foto enmarcada

Las anteriores tareas y sus dependencias se muestran en la siguiente tabla:

Actividad Depende de
1 Seleccione un lugar en la pared -

2 Comprar tornillos -

3 Elige una foto para enmarcarla -

4 Taladrar un agujero 1 Seleccione un lugar en la pared

5 Atornille los tornillos 2 Comprar tornillos

6 Cuelga la foto enmarcada 5 Atornille los tornillos

Podemos ver que algunas de las tareas no pueden comenzar antes de que las
otras estén completas. Algunas tareas dependen de otras. Las acciones 4, 5 y 6
forman una secuencia de las tareas que deben realizarse en una secuencia
particular, una después de la otra. Esto asegura un resultado exitoso. Este tipo
de actividades se denominan actividades secuenciales.

Estas tres tareas, junto con la actividad de inicio de la tarea son los pasos más
críticos del proyecto que se deben tomar para completar el proyecto (figura 15).

Figura 15: Diagrama Gantt con actividades críticas

Mostrar la ruta crítica en Project

Las tareas que conforman la ruta crítica suelen estar interrelacionadas por
dependencias de tareas. Es probable que haya muchas de estas redes de tareas
en todo el plan del proyecto. Una vez concluida la última tarea de la ruta crítica,
el proyecto también habrá finalizado.
https://support.microsoft.com/es-es/office/mostrar-la-ruta-cr%C3%ADtica-del-proyecto-en-el-
escritorio-de-project-ad6e3b08-7748-4231-afc4-a2046207fd86

• Mostrar la ruta crítica en la vista Diagrama de Gantt

La vista Diagrama de Gantt probablemente sea la vista que más use para
mostrar la ruta crítica.

1. Elija ver> Diagrama de Gantt.

2. Elija formato y, a continuación, seleccione la casilla tareas críticas.
 Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.

• Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas

Puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola.

1. En la pestaña Vista, elija una vista del grupo vistas de tareas.

2. En la pestaña Vista, seleccione Críticoen la lista Resaltar. La ruta crítica
se muestra en amarillo.
3. Para ver sololas tareas de la ruta crítica, seleccione la flecha de filtro y, a
continuación, seleccione críticas.

3.3.2. Diagramas
Como se ha referido los diagramas más importantes de Project son el de Gantt
y Red. Las presentaciones a clientes y ejecutivos deben ser simples y fáciles de
entender sin llegar a tecnicismos muy avanzados. Los gráficos de Gantt de
Microsoft Project tienden a ser complicados, pero el uso del Asistente para
diagramas de Gantt que integra esta herramienta nos ayudará a ser más ágiles
a la hora de crearlos.

• Si el asistente para diagramas de Gantt está oculto en Microsoft Project,

deberá agregarlo a la cintasiguiendo estos pasos:

https://support.microsoft.com/es-es/office/utilizar-un-asistente-para-crear-un-
diagrama-de-gantt-90ddd935-b0ab-412c-aebc-874f309f6b26

1. Haga clic en Archivo> Opciones > Personalizar la cinta de opciones.

2. En la columna derecha, haga clic en la pestaña a la que desea agregar el

Asistente para diagramas de Gantt (por ejemplo, Vista) y haga clic en Nuevo
grupo.

3. Para ponerle nombre al nuevo grupo (por ejemplo, Asistentes), haga clic
en Nuevo grupo (personalizado), en Cambiar nombre, escriba el nuevo nombre
y haga clic en Aceptar.

4. En la columna izquierda, haga clic en la flecha situada en Comandos

disponibles eny, a continuación, en Comandos que no están en la cinta de
opciones.

5. Desplácese hacia abajo en la columna izquierda y haga clic en Asistente

para diagramas de Gantt. Resalte el nuevo grupo creado en el paso 2 (está en
la columna derecha), haga clic en Agregary, a continuación, en Aceptar.
6. Haga clic en la pestaña donde colocó el asistente (en este ejemplo, se ha
utiliza la pestaña Vista) y, a continuación, haga clic en Asistente para
diagramas de Gantt. Siga los pasos para crear un diagrama nuevo.

• Para crear un diagrama de Gantt, hay que seguir los siguientes pasos:

https://techlandia.com/grafica-gantt-usando-microsoft-project-como_29161/

1. Abrir Microsoft Project. La interfaz se compone de dos paneles separados.

El lado izquierdo contiene las tareas, su duración, los recursos y sus
predecesores. El lado derecho, que es la gráfica de Gantt, muestra la línea
de tiempo de su proyecto, así como las tareas y recursos.
2. Escriba la tarea debajo de la columna "Nombre de la tarea". Vaya a la
columna "Duración" y haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo para
seleccionar el número de días que se necesitarán para completar la tarea.
3. Vaya a la columna "Inicio" y haga clic en la flecha para seleccionar la fecha
en la que quiera que comience la tarea. Ahora vaya a la columna "Fin"
para introducir la fecha de finalización.
4. Diríjase a la columna "Predecesores" e introduzca la información. Es
necesario crear predecesores o dependencias cuando deba completar
una tarea en particular antes de comenzar otra. Por ejemplo, no puede
comenzar a editar un guión hasta que no haya terminado de escribirlo.
5. Vaya a la columna "Recursos" y haga clic en la flecha para seleccionar
sus recursos. Aún si no escribe estos datos en el modo "Recursos", teclee
el nombre en el campo. Presione "Entrar".
6. Visualizar y administrar su proyecto mediante la gráfica de Gantt. Para
obtener una vista más extensa de la gráfica, mueva el ratón a la línea que
separa el panel de tareas/recursos del panel de la gráfica. El cursor
cambiará su apariencia. Arrastrar la línea al lado izquierdo, de manera
que tenga una visión más amplia de la gráfica de Gantt (figura16).

3.4. Ajustes del proyecto

3.4.1. Ajuste del tiempo
Cuando estamos gestionando un proyecto dependiente del tiempo, no siempre
se cumplen los cronogramas establecidos. Si los valores reales han cambiado la
programación de las tareas hasta el punto en que la fecha límite del proyecto no
sería satisfecha, tendrá que ajustar la programación para alinearla con la fecha
objetivo. Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer todos los ajustes para
alcanzar la fecha límite se pueden utilizar las siguientes técnicas:

• Revisar las fechas límite y la ruta crítica.

• Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y
duraciones.
• Agregar recursos a las tareas.
https://www.pbprojectia.es/6-pasos-ajustar-proyecto-dentro-del-plazo-previsto/

A continuación se muestran algunas acciones que se pueden emprender para

llevar a efecto los ajustes del tiempo.

Revisión del progreso de la programación general

Para lo cual se revisa las estadísticas del proyecto con el siguiente

procedimiento:

1. Ir a la pestaña Proyecto > grupo Propiedades > botón Información del

proyecto (figura 17)
2. Clic en botón Estadísticas.
3. Consulte las estadísticas (figura 18).

Figura 17: Ventana con información general de proyecto Figura 18: Estadísticas del
proyecto

Revisión de la rutra crítica

Poner atención a las actividades que forman parte de la ruta crítica (figura 19),
pues estas son las que tienen la mayor incidencia en la finalización del proyecto.

Figura 19: Visualización de actividades en ruta crítica

Revisión del progreso de tareas críticas

Esta revisión es la forma más efectiva de descubrir rápidamente si un proyecto

va bien en dirección de alcanzar su fecha límite. Se pueden aplicar filtros (figura
20) para centrarse en los problemas potenciales del progreso de las tareas, tales
como:

• Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado.

• Fechas de inicio y fin.
• Progreso retrasado o pospuesto.
• Tareas pospuestas.
• Tareas con fechas fijas.

Figura 20: Diferentes filtros para visualización de tareas

También se pueden usar los informes (figura 21) para listar diversos grupos de
tareas, como por ejemplo: tareas en curso, sin empezar, completadas, etc.

Figura 21: La pestaña Proyecto, presenta la herramienta Informes para ver el estado de las
tareas
Visualización de las líneas de progreso

Las líneas de progreso proporcionan una forma gráfica de ver si las tareas se
han completado, están en progreso o retrasadas (no se muestran para las tareas
futuras). Los tipos de líneas de progreso se muestran a continuación (figura 22):

Figura 22: Diferentes formas de la línea de progreso y su interpretación

Para mostrar la línea de progreso, en la pestaña Tarea visualice el Diagrama de

Gantt, el Gantt de Seguimiento. Luego, vaya a la pestaña Formato » clic en
Cuadrícula (figura 23)» luego “Líneas de Progreso”, de forma que aparece el
cuadro de diálogo correspondiente (figura 24).

Figura 23: Pestaña Formato y la opción Cuadrícula

Figura 24: Cuadro de diálogo para líneas de progreso, indicamos si desamos mostrar plan real
o previsto

Corrección de la programación

Si tenemos que tomar Acciones Correctivas con respecto a la programación en

el plan del proyecto, puede hacer lo siguiente:

• Comprobar las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver

qué ajustes se pueden hacer.
• Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundará en el
costo).
• Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programación.

3.4.2. Ajuste del costo

Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se debe tener cuidado
con los rubros asignados a los recursos, tareas y con los costos estimados del
proyecto completo. Existen varias técnicas para ajustar los costos de forma que
se pueda mantener el presupuesto inicial, entre las que se puede referir:

• Observar las vistas concretas y las tablas para revisar los costos
• Ajustar la programación para reducir los costos
• Ajustar las asignaciones para reducir los costos

Revisión de la variación de costos

Se recomienda utilizar la tabla Costo (figura 25) en la pestaña Vista para revisar
las diferencias entre los costos previstos y los costos reales. Esta tabla incluye
campos para los costos previstos, los costos programados totales, los reales, los
restantes y las variaciones de costos.
 Figura 25: Tabla costo para revisar diferencias entre costos previstos y reales

Revisión de costos fuera de presupuesto

Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver sólo las tareas o
recursos asociados con costos fuera del presupuesto. Para revisar los costos
fuera del presupuesto, se deberá seguir los siguientes pasos:

• Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » diríjase a Filtro y aparecerá

una lista » haga clic en Más filtros.
• En el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en “Costo mayor que el
presupuestado” » y después clic en Aplicar (figura 26).

Figura 26: Revisión de costos fuera de presupuesto

Revisión del rendimiento del costo analizando el Valor Ganado

Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus
costos esperados con sus costos reales y son:

• Valor Acumulado para las tareas.

• Valor Acumulado para los recursos.
• Indicadores de costo de Valor Acumulado.
• Indicadores de programación del Valor Acumulado.

Para generar información de Valor Ganado, deberá tener los siguientes

elementos:
https://support.microsoft.com/es-es/office/definir-y-guardar-una-l%C3%ADnea-base-ac855151-
34f2-42e8-8b05-c363dced3089

Una Línea Base (versión original del proyecto con duración y costo estimados)
guardada.

Recursos asignados a las tareas.

Los costos asociados con los recursos asignados.

La información de progreso real.

Para utilizar el análisis de valor ganado en Project, siga los siguientes pasos:

• Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga

clic en la pestaña Vista > grupo Datos > Tablas > “Más tablas”.
• Haga clic en Valor Acumulado, Indicadores de costo de Valor Acumulado
o en Indicadores de programación del Valor Acumulado dependiendo de
la información del Valor Ganado que desee revisar (figura 27).
 Figura 27: Activación de opción Valor acumulado

Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e Indicadores de

Cronograma del Valor Acumulado son similares a la tabla de Valor Acumulado
para tareas. La tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado le permite
comparar varios factores de costo relacionados a tareas en su proyecto. La tabla
Indicadores de Programación del Valor Acumulado le permite enfocar los efectos
de las variaciones de efectos de la programación en el costo de su proyecto.

Ajuste del proyecto con el presupuesto

Si necesita tomar Acciones Correctivas en el plan de proyecto para reducir los

costos, puede hacer lo siguiente:

• Volver a comprobar los supuestos de costos.

• Ajustar la programación.
• Modificar la asignación.
• Recortar el alcance.

Nota: Cuando ajuste el plan de proyecto para conseguir el presupuesto que

requiere, se ha de revisar la fecha límite, la asignación de recursos y el alcance.

3.5. Informes
3.5.1. Tipos de informes
Project incluye herramientas para la generación de informes y paneles que
puede usar para comprobar el estado general de sus proyectos o para ver si
determinadas partes del proyecto están conformes a la programación.
Encontrará estos informes y paneles en la pestaña Proyecto o Informe (depende
de la versión de Project) (figuras 28 y 29).

https://support.microsoft.com/es-es/office/elegir-el-informe-adecuado-en-
project-61324235-aaec-4eef-acab-4c5245fedaeb

Figura 28: Herramientas para creación de informes en pestaña Proyecto (Project 2010)

Figura 29: Herramientas para creación de informes en pestaña Crear un Informe (a partir de
Project 2013)

En general, Project permite los siguientes tipos de informes, mismos que serán
descritos más adelante:
 • Informes del panel
• Informe de recursos
• Informes de costos
• Informes de progreso
• Informes propios (con plantillas)
• Informes visuales

3.5.2. Creación de informes

Informes del panel

Para ver todos los informes del panel, haga clic en Informe > Panel (gráfico 29)

Este
Muestra:
informe:

Muestra el trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo

Evolución
que queda por hacer.

Este informe muestra el estado actual de costes de su proyecto

Información y de las tareas de nivel superior. Además, muestra los costes
general de planeados, restantes, reales, acumulados y de línea de base, así
costos como el porcentaje de finalización. De este modo, podrá
determinar si su proyecto se ajustará al presupuesto.

Información Muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos

general del hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido
proyecto (tareas retrasadas).

Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el estado de

Próximas
las demás tareas vencidas y las tareas que comienzan la
tareas
semana próxima.

Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así como

Información
estadísticas de trabajo de todas las tareas de nivel superior para
general del
que sepa cuál es porcentaje de finalización y que tareas están
trabajo
aún pendientes de realizar.

Informe de recursos
Para ver todos los informes de recursos, haga clic en Informe > Recursos.

Este informe: Muestra:

Muestra el estado de trabajo de todos los recursos

sobreasignados con información acerca del trabajo real y
Recursos
restante. Gracias a este informe, podrá intentar resolver
sobreasignados
estas sobreasignaciones en la Vista de planeador de
equipo.

Muestra el estado de todas las personas (recursos de

Visión general trabajo) que están trabajando en su proyecto para que sepa
de los recursos qué trabajo falta por completar y qué tareas están
pendientes de realizar.

Informes de costos

Para ver todos los informes de costos, haga clic en Informe > Costos.

Este informe: Muestra:

Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre

de todas las tareas de nivel superior. Use la opción Lista
Flujo de caja
de campos para mostrar otros costos u otros periodos de
tiempo.

Muestra la variación de costos de todas las tareas de nivel

Sobrecostos superior y recursos de trabajo e indica en qué punto
superan los costes reales a los costos de línea de base.
 Este informe: Muestra:

Muestra el valor acumulado, la variación y los índices de

Informe de valor rendimiento durante un tiempo. Asimismo, compara los
acumulado costos y las programaciones con una línea de base con el
fin de determinar si el proyecto cumplirá la fecha prevista.

Muestra el estado del costo de los recursos de trabajo

Visión general de (personal y material). Asimismo, muestra los detalles de
costo de recursos costos en una tabla y datos de distribución de costos en un
gráfico.

Información Muestra el estado del costo de las tareas de nivel superior.

general de costos Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y
de la tarea datos de distribución de costos en un gráfico.

Informes de progreso

Para ver todos los informes de progreso, haga clic en Informe > En curso.

Este
Muestra:
informe:

Este informe muestra todas las tareas con programación

Tareas ajustada que figuran como críticas en la ruta crítica de su
críticas proyecto, lo que indica que cualquier retraso en estas tareas
provocará retrasos en la programación.

Muestra las tareas que han comenzado o finalizado con

Tareas
posterioridad a las fechas de inicio y finalización programadas y
retrasadas
que cuyo progreso no es el planeado.

Muestra todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este
Informe de
informe muestra qué tareas tienen retrasos, qué tareas han
hito
vencido o las que se han completado.
 Este
Muestra:
informe:

Muestra todas las tareas del proyecto que están tardando más
Tareas
de lo esperado en completarse y cuya fecha de finalización es
pospuestas
posterior a la fecha de finalización de línea de base.

Elegir una plantilla de informe para crear informes propios

En caso de que los informes predefinidos no se ajusten a sus necesidades,

puede usar una de las siguientes nuevas plantillas de informes para crear sus
propios informes de proyectos.

Para ver todas las plantillas de informes, haga clic en Informe > Nuevo informe.

Esta plantilla
Muestra:
de informe:

Lienzo en blanco.
En blanco Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño para
agregar gráficos, tablas, texto e imágenes.

Muestra un gráfico de los datos de su proyecto que incluye el

trabajo real, el trabajo restante y el trabajo predeterminado.
Gráfico Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos
para compararlos en el gráfico. Use los botones situados
junto al gráfico para personalizarlo.

Tabla de los datos del proyecto que muestra los campos

Nombre, Inicio, Fin y % completado.

Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos

Tabla para mostrarlos en la tabla. En el cuadro Nivel de esquema,
elija el número de niveles de esquema que desea mostrar en
la tabla. Use las pestañas Herramientas de tabla para
personalizar la tabla.
 Esta plantilla
Muestra:
de informe:

Dos gráficos en paralelo que muestran los mismos datos del

proyecto.
Comparación En uno de los gráficos, use la Lista de campos para elegir
los campos que desea que se muestren en paralelo para
compararlos con los campos del otro gráfico.

Nota: Los informes que cree se mostrarán en la lista de informes personalizados.

Para usarlos, haga clic en Informe > Personalizado.

Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio

A partir de Project 2013, también puede ver datos específicos de proyectos en

un informe visual en Excel o Visio, siempre que tenga estos programas
instalados. Para ello,

1. Haga clic en Informe> Informes visuales

2. Seleccione un informe de Excel o Visio para sus datos de proyecto y haga
clic en Ver. Excel creará un archivo de cubo de procesamiento analítico
en línea (OLAP) local y mostrará los datos en un gráfico dinámico de Excel
o en un diagrama dinámico de Visio.

En el cuadro de diálogo Informes visuales, podrá elegir una de las siguientes

plantillas de informes.

Plantillas de informes de Excel Plantillas de informes de Visio

§ Informe de costo previsto § Informe de línea de base (sistema

§ Informe de trabajo previsto
§ Informe de costo
presupuestado
§ Informe de trabajo
presupuestado
§ Informe de flujo de efectivo
métrico o imperial)
§ Informe de flujo de efectivo (sistema
métrico o imperial)
§ Informe de estado de tareas críticas
(sistema métrico o imperial)
§ Informe de disponibilidad de los recursos
(sistema métrico o imperial)
 Plantillas de informes de Excel Plantillas de informes de Visio

§ Informe de valor acumulado a § Informe de estado de los recursos

lo largo del tiempo (sistema métrico o imperial)

§ Informe de resumen de costo § Informe de estado de la tarea (sistema

del recurso métrico o imperial)

§ Informe de trabajo restante del

recurso

§ Informe de disponibilidad de
trabajo del recurso

§ Informe de resumen de trabajo

del recurso

3.6. Seguimiento de un proyecto

3.6.1. Pasos para realizar el seguimiento de un proyecto
Al realizar un seguimiento del progreso de la programación, dos cosas le
ayudarán a obtener más información:

• Crear una línea base antes de que se inicie el proyecto.

• Use las vistas adecuadas para ver cómo están las cosas.

Si es nuevo en la administración de proyectos o es un experto experimentado,

es posible que tenga tres pasos para realizar el seguimiento del progreso:
https://support.microsoft.com/es-es/office/informaci%C3%B3n-general-realizar-el-seguimiento-
del-progreso-a291ec8b-d405-47c0-8cb3-77560bc918cd

1. Crear una línea base para el proyecto. Una vez que haya creado la
programación inicial, cree una línea base para el mismo. Una línea base
es una instantánea de su proyecto antes de que comience. A medida que
progresa el proyecto, puede comparar su progreso con la línea base.
2. Revisar el progreso de la programación regularmente. Tenga en el
hábito de revisar el progreso de su programación al menos una vez por
semana. Si espera hasta el medio de su proyecto, es posible que sea
demasiado tarde para resolver los problemas de programación.
3. Realizar una acción más pronto, en lugar de más tarde. Los proyectos
tienden a deslizar el control rápidamente después de que se muestren los
problemas. Cuando el proyecto comienza a desviarse de cómo pensaba,
tomar medidas inmediatamente.

3.6.2. Cronograma de obra programada vs ejecutada

Otra de las herramientas de análisis que no se puede dejar de utilizar es la línea
base en MS Project. Como responsable del proyecto se debe saber en todo
momento en qué situación está el mismo. Una de las maneras de conocer este
dato es a través de una comparativa con las líneas base. Hacer cálculos a mano
es, como mínimo, complicado y laborioso. A continuación se mostrará cómo
hacerlo de una manera muy sencilla en MS Project.
https://jorgesaiz.com/blog/linea-base-en-ms-project/

Cuando se planifica un proyecto se asignan unos recursos que llevan asociados

unos costos, se estima unos plazos para la ejecución de tareas, etc.; toda esa
información sería la primera línea base. A medida que el proyecto se va
desarrollando usted modifica estos datos ajustándolos a la realidad. De esta
manera se crea otra línea identificativa (otra línea base) de su proyecto que se
diferencia de la planificación inicial.

Hacer comparativas entre el plan previsto y la realidad ayuda a analizar por qué
se han producido diferencias. Además, de esta manera le será más fácil
planificar con mayor exactitud proyectos futuros.

Creación de Línea Base en MS Project

MS Project permite crear hasta once líneas base. Para hacerlo tiene que ir al
menú

• Ir a pestaña Proyecto > clic en el desplegable Establecer línea base (figura

30).
• En esta ventana puede elegir del desplegable de líneas base la que desee
crear. También puede establecer un plan provisional, pero tenga en
cuenta que esta opción solo está disponible con Microsoft Project Server.
Lo normal sería crear una de todo el proyecto, pero puedes hacerlo solo
de unas tareas determinadas. Incluso sólo hacerla de las tareas resumen.

Figura 30: Ventana de diálogo para crear Línea Base en pestaña Proyecto

Resulta habitual crear la primera línea base en MS Project cuando se elabora el

plan definitivo del proyecto, justo antes de comenzar a desarrollarlo. A partir de
ahí se pueden crear otras diez más. En concreto, tiene sentido hacerlo cuando
se hayan introducido cambios en el alcance del proyecto. Así podrá comparar la
situación actual del proyecto con los distintos momentos clave en su ciclo de
vida.

Para ver los efectos de lo que acaba de hacer debe tener abierta la vista de
Diagrama de Gantt. Abra el menú Formato y, en el bloque de botones Estilos de
barra, despliega la opción Línea Base (figura 31). Ahí tiene la posibilidad de
elegir, de las once, la que quiera utilizar. Además, en el menú Vistas, seleccione
del desplegable Tablas la opción Trabajo (figura 32).
 Figura 31: En rojo la opción de línea base

Figura 32: Opción Trabajo de la herramienta Tablas

Realizada la acción anterior usted va a encontrar dos elementos importantes

(figura 33):

Figura 33: Región de la tabla de datos y área gráfica después de elegir opción Trabajo

• Tabla de datos

En la zona de tabla de datos tendrás, como sabe, una línea por cada tarea de tu
proyecto. Los datos que verá son:

• Trabajo: Que es la duración planificada para la ejecución de esa tarea. En

el caso de que una tarea dure más o menos de lo planificado inicialmente
tendrá que modificar este dato.
• Línea base: Este campo, que inicialmente no contiene valores, tras el
proceso anterior coge los datos del campo Trabajo. Por esta razón
inicialmente coinciden.
• Variación: Es la diferencia entre los dos campos anteriores. Inicialmente
el valor será cero. Y cuando modifique la duración de tareas comenzarán
a aparecer los resultados de esas restas.
• Real: Se trata del tiempo dedicado hasta una fecha concreta.
• Restante: Indica el tiempo que falta para que se complete la tarea. Es la
diferencia entre el campo Trabajo y el campo Real.

Nota: Los campos % completado contienen el estado actual de una tarea,

expresado como el porcentaje de la duración de la tarea que se ha completado.
Puede escribir el porcentaje completado o puede hacer que Project lo calcule en
función de la duración de real. En todo caso, la fórmula que se aplica es:

Porcentaje completado = (duración real/duración programada) * 100

• Área gráfica

Si quiere hacer un análisis visual puede apoyarse en el gráfico de la derecha de

la imagen anterior. Para interpretarlo debe saber que las tareas planificadas se
representan con una barra horizontal de color azul y en rojo en el caso de la ruta
crítica.

La barra gris representa la línea base. Su situación y longitud dependerán de la

planificación vigente en el momento de crearla. Esta línea se corresponde con lo
que se ha completado de alguna tarea, por lo que su extensión será una parte
proporcional de la barra. Cuando la tarea se haya completado la marca gris irá
de un extremo a otro. Obviamente, nunca se situará fuera de la extensión de la
tarea. A la hora de realizar un estudio de los cambios que ha sufrido el proyecto
entre la planificación y la realidad tiene que comparar las barras azul y gris. Ahí
verá si las fechas de comienzo y fin se han alterado, y si la duración ha
aumentado o disminuido, en relación con lo planificado (figura 34).

4.1. Estructura de una base de datos (BD)

4.1.1. Conceptos de BD, creación de tablas, campos, registros y

tipos de datos

Base de datos (BD)

Se llama base de datos, o también banco de datos, a un conjunto de información

perteneciente a un mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su
posterior recuperación, análisis y/o transmisión. Existen actualmente muchas
formas de bases de datos, que van desde una biblioteca hasta los vastos
conjuntos de datos de usuarios de una empresa de
telecomunicaciones. https://concepto.de/base-de-datos/

Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la

información, es decir, de preservarla contra el tiempo y el deterioro, para poder
acudir a ella posteriormente. En ese sentido, la aparición de la electrónica y la
computación brinda el elemento digital indispensable para almacenar enormes
cantidades de datos en espacios físicos limitados, gracias a su conversión en
señales eléctricas o magnéticas.

El manejo de las bases de datos se lleva mediante sistemas de gestión (llamados

DBMS por sus siglas en inglés: Database Management Systems o Sistemas de
Gestión de Bases de Datos), actualmente digitales y automatizados, que
permiten el almacenamiento ordenado y la rápida recuperación de la
información. En esta tecnología se halla el principio mismo de la informática.

En la conformación de una base de datos se pueden seguir diferentes modelos

y paradigmas, cada uno dotado de características, ventajas y dificultades,
haciendo énfasis en su estructura organizacional, su jerarquía, su capacidad de
transmisión o de interrelación, etc. Esto se conoce como modelos de base de
datos y permite el diseño y la implementación de algoritmos y otros mecanismos
lógicos de gestión, según sea el caso específico.
https://concepto.de/base-de-datos/#ixzz6aFXk2x1d

Creación de tablas, campos, registros y tipos de datos

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es
donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de
una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los
proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Ya
que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre
debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego
crear cualquier otro objeto. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus
requisitos y decida cuántas necesita.
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-las-tablas-78ff21ea-2f76-4fb0-
8af6-c318d1ee0ea7

Una base de datos “relacional”, como Access normalmente tiene varias tablas
relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla (figura 1)
almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados, clientes o
productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos
tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Figura 1: Se muestra la informacion de la tabla Clientes en un ejemplo de BD Access

En el gráfico anterior se pueden identificar los siguientes componentes de una

tabla

1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un

determinado empleado o un producto.
2. Un campo (o atributo): contiene datos sobre un aspecto del asunto de la
tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Cada campo
tiene asociado un tipo de dato permitido, es decir, la naturaleza de la
información que puede almacenar; así, por ejemplo, el campo Compañía
permite almacenar datos alfanuméricos (números y letras).
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo, por ejemplo,
“Antonio”, “Compañía A”, “$1500.00”, “antonio@yahoo.com”, etc. Cada
valor de campo es la información almacenada en la tabla de datos.

Nota: Normalmente, una base de datos es un conjunto de tablas relacionadas

entre sí, que contienen información sobre algún aspecto particular, permitiendo
la manipulación, recuperación y realización de consultas sobre la información
almacenada.

Para crear una tabla en Microsoft Access, puede crear una base de datos,
insertar una tabla en una base de datos existente, o bien importar o vincular a
una tabla desde otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra base de datos).

• Al crear una base de datos en blanco (figuras 2 y 3), se inserta

automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir
datos en la tabla para empezar a definir los campos.

https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-tabla-y-agregar-campos-8fdc65f9-8d40-
4ff5-9212-80e6545e8d87

Figura 2: Menú Archivo para la creación de una BD en blanco en Access

Figura 3: Luego de escoger la opción BD en blanco se muestra una ventana para crear tablas
de datos y llenarlas con la informacion correspondiente (agregar campos con tipo de dato,
llenar registro de datos, etc). Por defecto, siempre se creará en cada tabla un campo Id
(Identificador) autonumérico que se incrementará automáticamente cuando se llene un nuevo
registro.

• Crear una nueva tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece
bajo Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de
exploración para localizar la base de datos (cualquier archivo con
extensión mdb en Access).
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir
y luego haga clic en Abrir.
3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la

vista Hoja de datos.

• Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

1. Haga clic en Archivo > Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la
que desea crear una tabla.
3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic
en uno de los orígenes de datos disponibles.

1. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada

paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

4.1.2. Tipos de claves

Una tabla puede incluir un campo o conjunto de campos que “identifiquen
de forma única” cada registro almacenado en ella; esta información se denomina
“clave principal” (o llave) de una tabla. También hay la “clave externa o
foránea”, cuando la clave contiene valores que se corresponden con los valores
de la clave principal de otra tabla.

Por otro parte, en Access, una clave principal tiene asociado el icono .
Existen tres tipos de claves principales que pueden ser definidas
por Microsoft Access:

• Auto numérico: es el primer campo que, por defecto, asigna Access a

una nueva tabla (por ejemplo, el campo Id)
• Campo simple: un único campo definido por el usuario (por ejemplo, el
campo Cédula de Identidad)
 • Campos múltiples: varios campos definidos por el usuario (por ejemplo,
Fecha de transacción + Número de transacción)

https://docplayer.es/9962080-Existen-tres-tipos-de-claves-principales-que-pueden-ser-
definidas-por-microsoft-access-auto-numerico-campo-simple-y-campos-multiples.html

Para asignar una clave principal en Access, siga el siguiente procedimiento:

1. Desde el panel del explorador hacer clic en la tabla donde desea asignar la
clave principal.

2. Hacer clic en el botón Diseño. Luego seleccionar el (los) campo (s) que
será (n) parte de la clave principal.

3. Hacer clic en la ficha para definir el campo seleccionado como clave

principal.

Nota: La clave principal permite que el usuario no tenga datos duplicados en los
campos definidos que conforman la referida clave, posibilitando la identificación
única de cada registro.

Nota: Para quitar la clave principal de un campo (s), deberá seleccionarlo (s)

nuevamente y hacer clic en la ficha

Por otra parte, se pueden añadir índices a las tablas de datos. Un índice es un
campo o combinación de campos que facilitan la búsqueda de información dentro
de una BD. El índice tiene un funcionamiento similar al índice de un libro,
guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posición
en la base de datos. Se recomienda indexar solamente los campos que se
acceden o buscan con mayor frecuencia en una BD.Para buscar un elemento
que esté indexado, sólo hay que buscar en el índice dicho elemento para, una
vez encontrado, devolver un registro que se encuentre en la posición marcada
por el índice.

Para agregar un índice, hacer el siguiente procedimiento:

• Escoger la tabla donde se desea asignar el índice

 • Hacer clic en el botón diseño de tabla.

• Una vez mostrada la ventana diseño de tabla, hacer clic en el campo que
se necesita definirlo como índice; luego hacer clic en opción Indexado
(con duplicados o sin duplicados).

4.1.3. Relación entre tablas

En una base de datos las relaciones permiten evitar datos redundantes. Por
ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará un seguimiento de
la información sobre ventas, es posible que tenga una tabla llamada "Productos"
que almacene información sobre cada producto vendido, como el nombre del
producto, la cantidad, número de orden. También hay información que es posible
que desee almacenar sobre el número de cliente, número del empleado
vendedor, categoría del producto, etc. Si almacenara toda esta información en la
tabla "Productos", el número del vendedor se duplicaría para cada producto
vendido.
https://docs.microsoft.com/es-es/office/troubleshoot/access/define-table-relationships

Una mejor solución es almacenar la información de las ventas en varias tablas:

ítems, órdenes, Productos, estableciendo relaciones entre ellas (figura 4).

Figura 4: Ejemplo de tablas relacionadas para evitar la redundancia de información

Para asegurarse de que los datos permanecen sincronizados, puede forzar

la integridad de referencias entre las tablas. Las relaciones de “integridad de
referencias” ayudan a asegurarse de que la información de una tabla coincide
con la información de otra. Por ejemplo, cada ítem vendido de la tabla "ítems"
debe estar asociado a un catálogo de productos (tabla Productos). No se puede
agregar un ítem vendido a la base de datos de un producto que no existe en la
base de datos.

En consecuencia, tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es
preciso proporcionar a Access un medio para recopilar de nuevo esa información
cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que
estén relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se
pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la
información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a
continuación incluye información recopilada de varias tablas (figura 5):
https://support.microsoft.com/es-es/office/gu%C3%ADa-de-relaciones-de-tablas-30446197-
4fbe-457b-b992-2f6fb812b58f
Fgura 5: Formulario Access que recopila información de cuatro tablas (1 Clientes, 2 Pedidos, 3
Productos, 4 Detalle de pedidos)

Los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información
acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las
relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos
clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la
mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una
tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave
externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los
pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de
tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos
(figura 6).

Figura 6: Campos coincidentes (1 y 2) para relacionar las tablas Empleados y Pedidos; Id. De
empleado aparece en ambas tablas

Tipos de relaciones de tablas

Para relacionar tablas hay que ir a la pestaña Tabla, herramienta Relaciones y

seleccionar las tablas que se requieren relacionar (figuras 7 y 8). Existen tres
tipos de relaciones de tablas en Access.

Figura 7: En rojo la herramienta para crear relaciones en Access

Figura 8: Selección de tablas para relacionar en Access. Para crear la relación clic en campo
Cédula de Identidad de tabla Clientes y arrastre hasta el mismo nombre de campo en tabla
Intermedia

Relación uno a varios

Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya
una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier
número de pedidos. Por cada cliente representado en la tabla Clientes puede
haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por lo tanto, la
relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios
(1..∞).

Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos,

tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo o
campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por
ejemplo, agregaría un nuevo campo (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla
Pedidos y lo denominaría Id. de cliente. Así, Access puede usar el número de
identificador del cliente de la tabla Pedidos para dar con al cliente correcto de
cada producto (figura 9).
 Figura 9: Ejemplo de relación uno a varios

En conclusión, en una relación uno a varios entre dos tablas A y B, un registro

de la tabla A puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, pero un
registro de la tabla B tiene como máximo un registro coincidente en la tabla A

Relación varios a varios

Centrémonos ahora en la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto
puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla
Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada
registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.
Esta relación se denomina relación de varios a varios. Tenga en cuenta que,
para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es
importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios (∞..∞), debe crear una tercera
tabla, a menudo denominada tabla de unión o vinculación, que divide la relación
de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal
de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla
registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos
y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante
la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un
pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en
muchos pedidos (figura 10).

Figura 10: Descomposición de una relación varios a varios (entre Pedidos y Productos) en dos
relaciones uno a varios (Pedidos-Detalles del pedido y Productos-Detalles del pedido)

En conclusión, en una relación varios a varios entre dos tablas A y B, un registro

de la tabla A puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, y un
registro de la tabla B también puede tener más de un registro coincidente en la
tabla A. No obstante, es necesario crear una tercera tabla C, para generar dos
relaciones uno a varios hacia esta tabla.

Relación uno a uno

En una relación uno a uno (1..1), cada registro de la primera tabla solo puede
tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no
es común porque la mayor parte de las veces la información relacionada de este
modo se almacena en la misma tabla. Puede usar la relación uno a uno para
dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones
de seguridad o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto
de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben
compartir un campo común.

4.1.3. Administración de tablas

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas
relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos
sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene
registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de
datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-las-tablas-78ff21ea-2f76-4fb0-
8af6-c318d1ee0ea7

Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para
controlar sus características o su comportamiento (figura 11).

Figura 11: Propiedades de tabla (1) y propiedades de campo (2)

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una
tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo.
Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla,
en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla
de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la
tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define

una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del
campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de
datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista
Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo
de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos
adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras

propiedades de campo de la siguiente manera:

• Permite establecer el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de

diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.
• El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el
campo.
• Se debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

Nota: Si usted empieza a ingresar datos en un campo sin haber especificado el

tipo de dato, Access hará la detección automática del tipo.
Nota: Una vez definido el tipo de dato para un campo, cada vez que se ingrese
un nuevo dato Access hará la validación correspondiente, indicando si hubo
algún inconveniente.

4.2. Formularios y consultas

4.2.1. Creación de formularios con asistente y vista diseño

Los formularios hacen que sea más fácil ver u obtener los datos que se buscan
en una BD. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con
los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la
base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de
datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los
que ser eficaces y poder especificar datos con precisión (figura12).
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-formulario-en-access-5d550a3d-92e1-4f38-
9772-7e7e21e80c6b

Figura 12:: Ejemplo de un formulario para visualizar Productos

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la

pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si
desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el
formulario, puede usar el Asistente para formularios (figura 13). El asistente
también permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo,
puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina
previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-formulario-mediante-el-asistente-para-
formularios-2786d31a-7241-4c11-9747-1ecf88b4d04b

Figura 13: Uso del Asistente para la creación de formularios

También puede crear un formulario en Vista diseño, en tal caso vaya a la pestaña
Crear > herramienta Diseño del formulario (figura 14).

Figura 14: En rojo, uso de Vista diseño del formulario para la creación de formularios

Luego de seleccionar Diseño del formulario se desplegará un formulario en

blanco, mismo que deberá ser asociado a una tabla o consulta, y luego se le
pondrán los controles correspondientes (figura 15).

Figura 15: Formulario en blanco para colocar controles que necesite el usuario. El cuadro Hoja
de propiedades se despliega haciendo clic en el ícono encerrado en rojo.
 En la hoja de propiedades del formulario, en el campo Origen del registro, se
selecciona la tabla o consulta de donde proceden los registros para el
formulario. En la parte superior del formulario se tiene una lista de controles
(cuadro de texto, etiqueta, botón, etc.) que se pueden añadir al formulario. Cada
control también tiene su respectiva Hoja de propiedades, así por ejemplo si se
añade un control etiqueta y cuadro de texto, se deberá especificar los nombres
correspondientes para cada control, y si es el caso, el campo de la tabla al que
hace referencia (figura 16).

Figura 16: Formulario con un control etiqueta y cuadro de texto. En el ejemplo, la etiqueta tiene
por título Producto, y el cuadro de texto se enlaza al campo NomProducto de la tabla Producto
para mostrar la lista de productos.

Por otra parte, existen diversos modos de crear un formulario en una base de
datos de escritorio de Access. A continuación, se explican algunos de ellos.

• Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en

Access

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en

el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos
del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario,

se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros
de texto para que quepan los datos.

• Crear un formulario en blanco en Access

1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en

la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un
formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de
campos.
2. En este panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto
a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el
formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo
hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después,
arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según
qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar
un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar
el campo de nuevo.

1. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de

presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un
título, números de página o la fecha y la hora.
 2. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic
en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

• Crear un formulario dividido en Access

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una
vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas
de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte
correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y,
después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las
dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento
sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el

panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos.
Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario
dividido. Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño.
Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que
quepan los datos en caso necesario.

• Crear un formulario que muestre varios registros en Access

Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo)

resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros,
pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la
herramienta Varios elementos.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene

los datos que desee ver en el formulario.
2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede

realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así,
puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

• Crear un formulario que contenga un subformulario en Access

A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas

distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo
formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo.

• Crear un formulario de navegación en Access

Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un

control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente
en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si
tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de
navegación de Access no se muestra en un explorador.
 1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de
navegación.
2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y
elija el estilo de navegación que desee.

Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario

en la vista Presentación.

4.2.2. Tipos de consultas

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un
formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta,
se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en
el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos
de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para
ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla,
efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o
eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen
muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera
realizarse.
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-las-consultas-a9739a09-d3ff-
4f36-8ac3-5760249fb65c

En general, se tienen dos tipos de consultas:

• De Selección: Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.

• De Acción: Para agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un
tipo específico de consulta de acciones. Las consultas de acciones no
están disponibles en las aplicaciones web de Access

4.2.3. Creación de consultas en vista diseño

Al elegir el modo Diseño de consulta (figura 17), aparecerá la ventana Consulta
(de selección) sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla (figura 18).
Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón
Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta
seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.

Figura 17: Herramienta para vista Diseño de consulta

Figura 18: Ventana de diálogo Mostrar tabla

La ventana Consulta posee dos áreas: el área de las tablas envueltas en la

consulta y el área de la consulta propiamente dicha. En esta última área el
montaje de la consulta es hecho a través del esquema QBE (Query By Example).
En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del área superior
de la ventana para el área inferior. En la planilla QBE cada columna contiene
informaciones al respecto del campo incluido en la consulta (Gráficos No. 19 y
No. 20). El área de consulta tiene un campo llamado Criterio, en donde se
colocará una condición por cada campo (si es necesario) para filtrar los registros
requeridos en la consulta (por ejemplo, obtener los productos cuyo precio sea
superior a 1.5 unidades monetarias, en cuyo caso escribiremos en criterio del
campo precio: > 1.5).

Nota: Para realizar consultas más complejas se puede usar la opción SQL
(Structured Query Language/Lenguaje de Consulta Estructurado) ubicada en la
esquina inferior izquierda de Access.

4.3. Informes en BD
4.3.1. Creación de informes con asistente y vista diseño
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información
contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear
un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe
del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-los-informes-en-access-
e0869f59-7536-4d19-8e05-7158dcd3681c

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la

información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

• Mostrar o distribuir un resumen de los datos.

• Archivar instantáneas de los datos.
• Aportar detalles sobre un registro concreto.
• Crear etiquetas.

Aunque es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, se dará
por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla
o consulta.

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede usar el Asistente para informes para ser más selectivo con los campos
que aparecen en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y
ordenan los datos, y puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre
que haya especificado con anterioridad las relaciones entre
ellas. https://sites.google.com/site/tecnologiasticsii/unidad-2-implementacion-de-bases-de-
datos-relacionales/3-4-crear-informes-en-microsoft-access

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando

y seguiremos las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. Esta
es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero
seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del
cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar
datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos
y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuación
seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic

sobre el botón

o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo

pulsamos el botón y

el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el

botón o

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón

Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puede a

continuación:

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe.

Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos
y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo
normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre

el campo por el

cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente

hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo
que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central
aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo,
encima aparece un grupo por código de curso.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera

correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia

abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón podemos refinar el agrupamiento.

Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos
elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que
utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice las iniciales,
etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores
que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana
anterior.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el

botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana:

En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el

campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y
elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto
indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y
cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios
(campos) distintos.

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto
que tendrá el informe con esa distribución. En el cuadro Orientación podemos
elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opción Ajustar el
ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se
supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción. A
continuación, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también
será el nombre asignado al informe. Podemos pulsar el botón Finalizar.

Para abrir un informe en la vista Diseño

Debemos seleccionarlo en el Panel de navegación y pulsar en su menú

contextual o en la Vista de la pestaña Inicio. Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

• El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar

únicamente al principio del informe, como su título.
• El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al
principio de cada página, como los encabezados de los registros, el logo,
etc.
• Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un
único registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para
cada uno de los registros.
• El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada
página, como la fecha del informe, el número de página, etc.
• El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al
final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie
de página y encabezado o pie de página del informe que encontrará en el menú
contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en
ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.

Si no quiere eliminar los controles, pero quiere que en una determinada

impresión del informe no aparezca una de las zonas, puede ocultar la sección.
Para hacerlo deberá acceder a la Hoja de propiedades, desde su botón en la
pestaña Diseño > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elija la sección
(Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambie su propiedad Visible a Sí o
a No según le convenga. Los cambios no se observarán directamente en la vista
diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.

Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda
a colocar los controles dentro del área de diseño. Podemos ver u ocultar las
reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.

La pestaña Diseño de informe

Si ha entrado en diseño de informe podrá ver la pestaña de Diseño que muestra

las siguientes opciones:

Esta barra es muy parecida a la de los formularios. A continuación, se describen

los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo
desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo
ahora, la Vista Presentación que muestra una mezcla de la
vista Informes y Diseño, y finalmente la Vista Informes que muestra el informe
en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes
de mandar el informe a impresora.

4.3.2. Agrupar y ordenar datos de un Informe

La información suele ser más fácil de comprender cuando se divide en grupos.
Por ejemplo, un informe en el que se agrupan las ventas por región puede
resaltar tendencias que, de otra manera, pasarían desapercibidas. Además, si
se colocan los totales (como sumas o promedios) al final de cada grupo en el
informe, se puede evitar en gran medida el uso de una calculadora.

Access facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un informe

agrupado básico mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y
ordenar un informe existente, o bien, se pueden revisar las opciones de
agrupamiento y ordenación ya definidas.
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-informe-agrupado-o-un-informe-de-resumen-
f23301a1-3e0a-4243-9002-4a23ac0fdbf3

En un informe se pueden definir niveles de agrupamiento, lo que permite agrupar

los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una
línea de totales, también podemos definir una determinada ordenación para los
registros que aparecerán en el informe.

Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento

o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe, lo abrimos
en vista Diseño y hacemos clic sobre el botón Agregar y ordenar de la barra de
herramientas (figuras 21 y 22). Se abrirán las herramientas Agregar un grupo y
Agregar un orden.

Figura 21: En rojo pestaña Ver en donde seleccionamos vista Diseño

Figura 22: Despliegue de herramientas Agregar un grupo y Agregar un orden

Usted elije el grupo (campo) y el orden de visualización de los datos (figura 23).

Figura 23: Ejemplo para visualización de productos desde el más barato hasta el más caro
luego de aplicar un orden

4.3.3. Impresión de informes

Una vez creado un informe es posible que necesite imprimirlo. Antes de hacerlo
usted debería obtener una vista previa (figura 24), para luego poder cambiar la
configuración de impresión, como los márgenes y el número de columnas en una
página impresa.
https://support.microsoft.com/es-es/office/imprimir-un-informe-c72efffb-7a56-404e-b388-
d3d0828b8374

Figura 24: Ejemplo de informe y la opción Vista preliminar en color rojo

Figura 25: Opción Imprimir en rojo luego de hacer clic en Vista preliminar

Al hacer clic en Vista preliminar para un informe seleccionado, inmediatamente

aparece el ícono Imprimir (Gráfico No. 25). Al hacer clic en opción Imprimir, se
desplegará un cuadro de diálogo para realizar diversas acciones, así por
ejemplo: seleccionar intervalo de impresión, copias, configurar márgenes, etc.