INSTITUTO TECNOLOGICO-UCSC

TALCAHUANO

Trabajo en Equipos N°1

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Asignatura : Gestión de Operaciones

Sección : 16
Docente : Luis Monsalve Jara
Integrantes : Alejandra Escalona Escalona
Mauricio Ramos Canales

Fecha : 12-08-2020
Introducción

En este proceso de compra es importante elegir proveedores que mantengan la

continuidad del suministro y las normas en calidad de los productos para tener siempre

la cantidad y calidad de los productos necesarios y mantener siempre el estándar de la

empresa para los clientes que nos prefieran y eso permitirá tener

Trabajadores que existen en la empresa responsable o participes del proceso de

compra demostrado de cada uno de los procesos de la compra expresado en una

continuidad de los procesos en la empresa y eso paso a una mejor rentabilidad

económica.

Donde hoy en día es muy importante mantener los altos estándar de los productos de

venta porque hay una gran cantidad de competidores directos que la empresa debe

estas siempre muy atenta a todo tipo de sustitutos.

El proceso de compra se diferencia en industrial comercial y de servicio para nuestro

trabajo utilizamos el proceso de compra comercial ya que este se relaciona con nuestra

empresa de comprar zapatos para venderlos, en este proceso las características

importantes son los costos de transporte precio calidad disponibilidad suministros.

CASO APLICADO DE COMPRAS.

Una empresa Comercializadora de Ropa “La Pollerita” ha decidido comprar desde

Argentina, esto de acuerdo a las ventas de su área comercial.

Datos:

1.- Esta empresa está ubicada en la 8va. Región de Chile en la Ciudad de Talcahuano.
2.- Es la primera vez que desea importar producto Nacional/ Internacionales. En este
lugar tiene 4 proveedores potenciales.
3.-Distribuye desde Talcahuano y sus alrededores.
4.- Su cartera de cliente: Concepción 3 tiendas // San Pedro 2 tiendas // Talcahuano la
tienda central 1 //1Tomé tiendas //Penco 1// Chiguayantes1
5.-El departamento de abastecimiento cuenta con el siguiente personal:
A.- 1 bodeguero-Despachador // 1 Encargado de bodega // 1 Coordinador de Compras
nacionales // 1 Jefe de Abastecimiento.
B.- El Departamento de Administración y Finanzas: 1 contador y 1 Subgerente de
Finanzas
C.-El Departamento Comercial: 1 Secretaria, 2 Vendedores y 1 Subgerente Comercial.

6.- Posee Capital Restringido de Compras.

7.- Si posee sistema Informáticos.

8.- Los Vendedores han emitido las siguientes notas de Compras
A.-Ruta: Talcahuano, concepción: pantalones (Negros) 45 Ud. // poleras de colores
100 Ud. // chalecos (Rojos) 90 Ud. // pantalones de tela delgada (Negros) 80 Ud.

B.-Ruta: Concepción, pantalones negros (25ud)

o San Pedro chalecos (50ud)
o Chiguayante poleras (80ud)
 o Tome y penco pantalones de tela (80 Ud.)

C.- Como política de la empresa todas las compras se deben ser autorizadas,
siguiendo el siguiente esquema:
D.- Emisión del Vendedor de nota de Compra.

E.-Chequeo del almacén para activar pedidos, jefe almacén o bodega.

F.-Autorización del Jefe de Compras.
G.- Autorización del Subgerente de Finanzas.
9.-Luego de eso se emite y se envía la Orden de Compra al proveedor.
10.- Recepción y revisión de las mercaderías. (Se debe considerar posibles
devoluciones a los proveedores por fallas, calidad y cantidad).
11.- Preparación de los pedidos y despacho a los clientes.

12.-La Gerencia General desea controlar de mejor forma la Cadena Logística para
obtener una ventaja frente a la competencia y también asociado al gran crecimiento de
la empresa durante estos últimos años, para ello se desea comenzar a confeccionar
nuestros propio diseños con distintos tipos de calzados, la empresa implementará este
proyecto le pide a la Gerencia General que le entregue un procedimiento de compras
para importar y exportar y un diagrama de flujo del proceso de la SCM.

Se pide:

Elaborar un informe de un procedimiento de compras.

Elaborar un diagrama de Flujo del proceso y el organigrama.
.
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1. OBJETIVO
Establecer la autoridad, responsabilidad, metodología y criterio de aceptación para
la función de compras efectuadas por el Departamento de Abastecimientos de
La Pollerita.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las compras nacionales efectuadas por el
Departamento de Abastecimientos conforme a los requerimientos establecidos por
los centros de costo.

3. REFERENCIAS
No contiene.

4. RESPONSABILIDADES

Gerente General:
Es el responsable de coordinar, definir, entregar recursos y asignar responsabilidades a todos
los participantes involucrados en el proceso de ejecución del Ítem y de hacer cumplir lo
estipulado y mantener la estabilidad de ventas para mantener siempre la empresa con un
estándar muy alto antes sus competidores directos.

 Técnicas y en el Procedimiento de compra de Ropa de buena calidad y mejor valor por

cantidad para mantener el margen de ganancias activo.

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Encargado de Compra

 Responsable de las compras a los proveedores potenciales, y aplicar los procedimientos de

compras e instruirlo, verificar la calidad de la ropa y diversos diseños para tener la variedad
suficiente para competir en el mercado competitivo.

 Confeccionar, implementar, difundir y controlar los procedimientos de compra mejor valor por
mayor cantidad o menor cantidad

Encargado de Bodega:

 Responsable de mantener al día el protocolo de almacenaje de la bodega y cumplir lo

establecido en este procedimiento.

 Coordinar con otras especialidades del área la ejecución de maniobras para evitar
descoordinaciones.

 Hacer cumplir las respectivas órdenes e instrucciones efectuadas por el encargado de venta para
dar cumplimento a los pedidos solicitados por el cliente para no perder ventas por no tener la
información actualizada de los productos que se tiene en la bodega.

Prevención de Riesgos:

 Tomar las medidas necesarias para minimizar el riesgo de accidente durante la realización de los
trabajos.

 Definir las acciones preventivas o medidas de control según lo identificado en todas las áreas
donde se ejecuten trabajos de Instalación de la bodega.

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Supervisor Comercial:
 Es responsable Garantizar el cumplimiento de los objetivos de
producción.

 Garantizar la calidad de su producción y velar por el correcto uso de los

materiales, insumos y la energía ocupada en los procesos.

Jefe Abastecimiento:

 Es responsable Movilizar las materias primas e insumos que se

requiera desde los proveedores, controlar y mantener las bodegas en
condiciones óptimas.

 Tomar inventarios físicos cuando sea requerido, movilizar producto

terminado entre proveedores externos, taller y tienda, además de
despachar producto a clientes si es requerido.

Vendedores:

 Es responsables de Garantizar el cumplimiento de los objetivos

estratégicos de marketing y ventas, de implementar en conjunto con el
Gerente General el plan de marketing y ventas.

 Garantizar el cumplimiento de las proyecciones de ventas y gestionar el

equipo de trabajo a su cargo. Apoyar las labores administrativas que se
le encomienden, visitar a clientes de alto valor cuando se necesario y
tener un manejo de herramientas de Office (Excel, Word, entre otros)

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Contador:

 Es responsable de llevar el libro de contabilidad, registro de facturas,

pagar IVA, declaración de renta y otras labores contables.

5. REQUERIMIENTOS

5.1 Generación de Listas de Ropa (LR).

5.1.1 Cada centro de costo emite sus respectivas LC a través del

Sistema de Adquisiciones y las envía al Departamento de
Abastecimiento para su tramitación.

5.1.2 Las LC son de dos tipos y su destino inmediato depende de esta

tipología:
a) LC (Tipo M) “Pedido de Ropa”: En ella se solicitan todos
aquellos calzados de compras estándar y de uso común,. Son
remitidas directamente al Jefe del Departamento de
Abastecimientos.
b) LC (Tipo E) “Pedido de Calzado por temporadas”: En ella la
empresa solicita mayores diseños asociados y todo lo que sea
considerado catalogado por temporadas. Al Jefe del
Departamento de Abastecimiento para su adquisición.
5.1.3 Cada LC contiene en su formato los siguientes atributos:

 Materia (asunto del que se trata).

 Números.
 Fecha
 Fecha de entrega
 Lugar de entrega

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 Identificación de la tienda que solicita.

 Identificación y firma de quien autoriza: Gerente de
Operaciones , Gerente o Jefe de Departamento (Oficina
Central)

5.1.4 La LC contiene la información completa de los elementos en ella

solicitados, es decir:

 Números de ítems.
Código.
 5.1.5 Para generar la
 Cuenta.
 Descripción estándar de los ítems, asociada a sus códigos.
 Unidades de calzado
 Cantidades.
LC, el centro de costo utiliza el Sistema de Adquisiciones (punto 5.1.1)
que contiene, codificados, todos los materiales con sus
descripciones normalizadas, unidades y al que sólo se agregará la
cantidad necesaria.

5.1.5 Si un material no existe en dicha base, el centro de costo solicita

al Coordinador de Compras Nacionales del Departamento de
Abastecimiento su creación para emitir la LC.

5.1.6 Es de exclusiva responsabilidad del Coordinador de Compras

Nacionales la mantención de la base de datos de calzado, es
decir, el ingreso, modificación o anulación de calzado en dicha
base.
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5.1.7 Los suministros no pueden solicitarse para comenzar a ser

abastecidos antes de los plazos que a continuación se indican (no
incluyen tiempo flete), contados a partir de la fecha de recepción y
timbre de la LC por la Secretaria del Departamento en
Abastecimiento. Para aquellas LC que no cumplan lo indicado, el
Coordinador de Compras Nacionales modifica y comunica al
Centro de Costo respectivo el nuevo plazo de entrega.

 Diez (10) días hábiles para Calzado LC (Tipo M) “Pedido de

Calzado”.
 Treinta (30) o más días hábiles para elementos de fabricación
y/o de importación (Ver ejemplos en Tabla de plazos del Anexo
7.1).

5.1.8 En cuanto a la solicitud de elementos de importación (Ref.3.1), el

plazo de entrega solicitado por el centro de costo debe considerar
la existencia de los siguientes tiempos acumulativos:

 Tiempo de fabricación, embalaje y flete interno (entrega FOB).

 Flete hasta Chile (entrega CIF).
 Trámites de internación.

5.1.9 El Coordinador de Compras Nacionales revisa cualquier omisión

relevante de la información señalada para una LC.

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5.1.10 Ante la falta de la firma de la persona que autoriza, una

descripción incompleta de los ítems, errores en el codificado,
código de cuenta y/o de ítem, plazos, etc., el Coordinador de
Compras Nacionales procede a aclarar la LC con el centro de
costo remitente. Si la corrección es muy relevante a juicio del
Coordinador de Compras Nacionales o del Jefe del Departamento
de Abastecimiento, se solicita al centro de costo que emita una
modificación a la LC u otros documentos escritos o electrónicos
que lo confirme. Sin perjuicio de lo anterior y habiendo aclarado
dicha LC, comienza el proceso de compra.

5.1.11 El Coordinador de Compras Nacionales, designa al comprador

responsable por la gestión de la cotización, análisis, compra y
entrega del suministro. Al momento de designar un Comprador el
Coordinador de Compras Nacionales indica el plazo que tiene el
Comprador para emitir la orden de compra.

5.1.12 La asignación del comprador responsable es señal que el

Coordinador de Compras Nacionales revisó y consideró completa
y correcta administrativamente la LC.

5.1.13 Informe de LM.

a) El Comprador accede a la LC (tipo M ó E ) desde el Sistema de

Adquisiciones para conocer el informe de LC generado por el
Encargado de Bodega Stock.
b)

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c) En el Sistema de Adquisiciones el Encargado de Bodega Stock

informa la existencia, o no, de stock para los ítems que
componen la LC. En virtud de esta información, el Comprador
procede a cotizar, analizar y comprar los elementos no
suministrados.

d) En todos los casos anteriores, el Encargado de Bodega Stock

averigua la disponibilidad o no del ítem solicitado.

5.1.15 Cualquier cambio que un Centro de Costo desee efectuar a una

LC en proceso, debe realizarlo a través del documento
“Modificación de LC”, autorizada de igual forma a lo indicado en
los punto 5.1.2 y 5.1.3. Se entiende que la modificación debe ser
emitida antes de la entrega del material por parte del proveedor.
Este documento no podrá ser utilizado bajo ninguna circunstancia,
para agregar ítems a una LC, puesto que en tal caso, tienen que
emitirse las LC adicionales necesarias.

5.1.16 Toda LC en proceso es ingresada a un archivo físico por la

Secretaria. Este archivo está organizado según números
asignados a cada centro de costo. La información adicional a la
LC (especificaciones, requerimientos de tiendas, diseños, etc.) es
archivada separadamente, si su cantidad así lo amerita.

5.2 Cotizaciones.

5.2.1 El Coordinador de Compras Nacionales designa a los responsables

de efectuar las cotizaciones, pudiendo ser efectuadas por los
Compradores, la Secretaria, el Jefe del Departamento de
Abastecimiento o el propio Coordinador de Compras Nacionales.
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5.2.2 Cotizaciones para Compras de Obras: Para iniciar el proceso de

adquisición, el Comprador solicita las siguientes cotizaciones,
según corresponda:

a) Cotización verbal (una o más) para ítems (uno o más) cuyo

valor total de compra no sobrepase las 5 UF, I.V.A. incluido, en
su equivalente en pesos a la fecha de compra.

b) Cotizaciones escritas (tres o más) según lo amerite el caso, y

previa autorización del Jefe de Departamento de Abastecimiento
para aquellos ítems que sólo exista un proveedor o para ítems
(uno o más) cuyo valor total de compra exceda a las 5 UF, I.V.A.
incluido, en su equivalente en pesos a la fecha de compra.
 Las cotizaciones escritas son solicitadas de igual forma,
permitiéndose para efectos de solicitud y recepción el uso
de fax, archivos electrónicos, originales por mano o
correo.

 Recibidas las cotizaciones efectuadas por los diferentes

proveedores para compras por más de 5 UF, el
Comprador asignado procede a evaluar las ofertas y
plazos solicitando la asistencia del usuario cuando se
requiera. Cualquier desviación respecto de estos
parámetros, es comunicado por medio escrito y sólo
puede ser autorizada por escrito por la persona
responsable del Centro de Costo requeriente o quien esta
designe.

c) Cotizaciones Urgentes, según lo amerite el caso y previa

autorización de la LC por el Jefe de Construcción o del Gerente
de Operaciones se procede a efectuar sólo una cotización, verbal
o escrita para procesar una compra con carácter de urgente,
manteniendo la metodología del Sistema de Adquisiciones.

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5.3 Órdenes de Compra.

5.3.1 De las Compras

a) Una vez efectuado el análisis de cotizaciones para las compras

por montos superiores a 5 UF, I.V.A. incluido, el Comprador
respectivo confecciona y emite un borrador de Orden de Compra
para revisión del Coordinador de Compras Nacionales y
aprobación del Jefe del Departamento. Una vez aprobada la
orden de compra, y previamente realizadas las eventuales
correcciones, se emite el original de ésta.

b) La Orden de Compra original es firmada en señal de revisión por

el Coordinador de Compras Nacionales (extremo inferior
izquierdo de cada página), posee el V°B° del Jefe del
Departamento de Abastecimiento, en señal de verificación y la
firma del Gerente de Operaciones en señal de aprobación
(extremo inferior derecho de cada página). Si éste está ausente,
firma el Gerente General y en caso de ausencia de ambos el Jefe
del Departamento de Abastecimiento.

c) En caso que la Orden de Compra sea por Bienes de Activo Fijo,

entonces es firmada en señal de aprobación por el Gerente de
Operaciones o por el Gerente General o quien este designe.

d) Si por el contrario, la compra es por un monto inferior a 5 UF,

I.V.A. incluido, entonces se emite una “Orden de Compra Menor”
directamente en su formato original la que es firmada por el
Comprador asignado al extremo inferior izquierdo y por el
Coordinador de Compras Nacionales al extremo inferior derecho,
en señal de aprobación, o quien designe en su reemplazo el Jefe
del Departamento de Abastecimiento.
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e) Cualquier discrepancia entre lo solicitado en la LC y la

correspondiente Orden de Compra debe estar respaldada,
necesariamente, por una modificación de LC autorizada por el
responsable del Centro de Costo que lo solicita o por algún
medio escrito o electrónico, lo que permite al Comprador
asignado emitir una modificación de orden de compra.
f) Toda Orden de Compra debe estipular claramente la siguiente
información:
 Identificación del Centro de Costo a través del número
correlativo.
 Tipo de ODC (M=menor / N=nacional / I=importación)
 Identificación de las LC de origen.
 Identificación del proveedor.
 Descripción completa de suministros según la base de datos
respectiva, esto es:
 Código de cada ítem.
 Descripción estándar de cada ítem.
 Código de cuenta asociado a cada ítem.
 Precios, descuentos e impuestos.
 Multas, si corresponde.
 Plazo de entrega.
 Unidades de entrega.
 Lugar de entrega de los ítems, directamente en el centro de
costo requeriente, bodega del proveedor,
 Forma de pago.
 Fecha de emisión.
 Condiciones de embalaje para llegar a lugar de destino.
 Aclaraciones técnicas y/o comerciales.
 Certificados de calidad de materiales o materias primas, si
procede.
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 Certificados o informes de pruebas o ensayos

responsabilidad del proveedor, sí procede.
 Certificado o garantía del proveedor que estipule el plazo de
la garantía, si procede.

g) Los compradores deben dejar constancia de los acuerdos,

aclaraciones o aquellos requerimientos adicionales que
recomienden y/o consulten con las Tiendas.

h) La distribución de ejemplares de las órdenes de compra, es

como sigue:
 Original al Proveedor, además se le informa por fax.
 Copia al Comprador correspondiente para su control (el fax
enviado).
 Copia al Contador General del Departamento de
Administración y Finanzas.
 Copia al Centro de Costo solicitante.
 Copia para el archivo del Departamento de Abastecimiento.
 Guías de recepción (3 ejemplares) al lugar de recepción
estipulado en la orden.

i) Sin perjuicio de lo anterior, el Jefe del Departamento de

Abastecimiento mantiene informado a Gerentes de Operaciones
con Órdenes de Compra abiertas, acuerdos de precios y otros
similares negociados por dicho Departamento. Esta información
se entrega en carácter de sugerencia para las Obras, las que
deben operar con ellas, salvo fundamentadas excepciones.

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5.3.2 Administración de Órdenes de Compra

a) Una vez cursada una Orden de Compra, el comprador respectivo

es responsable de su seguimiento, velando por el estricto
cumplimiento por parte del proveedor de todas y cada una de las
condiciones estipuladas para la compra, es decir:
 Conformidad del suministro respecto a marcas,
normas, procedencias, etc.
 Cumplimiento de los plazos pactados.

b) Toda “Modificación de Orden de Compra” se realiza con el

formulario respectivo y sólo puede originarse por una necesidad
del centro de costo correspondiente a través de una Modificación
de LC o por algún medio escrito o electrónico.

c) El Jefe del Departamento de Abastecimiento define para aquellas

órdenes de compra con plazos mayores a dos meses un
seguimiento con información quincenal, mensual o bimensual
según lo amerite cada caso. El Comprador asignado efectúa esta
acción.

5.3.3 Recepción de las Compras.

a) Una vez recepcionado el suministro en la Bodega Encargado de

Bodega de Tránsito emite un informe de recepción de calzado
través del Sistema de Adquisiciones en línea con el
Departamento de Abastecimiento.
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b) Si se recepciona directamente en la tienda el responsable de su

recepción envía una copia de la Guía de Recepción de la orden
de compra debidamente aceptada, al Encargado de la Bodega
de Tránsito del para que este antecedente se ingrese al Sistema
de Adquisiciones que está en línea con el Departamento de
Abastecimiento, de manera que se produzca la rebaja, por
cumplimiento de la compra efectuada, reflejándose
automáticamente en el Sistema de Adquisiciones que maneja el
Comprador dando por cumplido el requerimiento.

5.3.4 Discrepancias.

a) El Jefe de Departamento de Abastecimiento tiene la autoridad

para decidir aplicar o no las multas indicadas en las ordenes de
compra.

b) Si las discrepancias se detectan en la Bodega de Tránsito, el

responsable de recepción las comunica vía teléfono u otro medio
al comprador del producto.

c) Si las discrepancias se detectan en la tienda, el responsable de

la recepción las comunica vía teléfono u otro medio al comprador
del producto.

d) Los compradores son responsables de coordinar con el

proveedor la solución de discrepancias en los productos y los
plazos y efectuar el seguimiento de su cumplimiento. Resueltas
las discrepancias, el Jefe de Bodega de Tránsito del al
comprador respectivo y éste da cierre a las no conformidades
generadas.

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6. REGISTROS

6.1 Listas de Ropa (LR).

6.2 Modificaciones de LR u otro medio escrito o electrónico.

6.4 Ordenes de Compra.

6.5 Modificaciones de Órdenes de Compra.

6.6 Registros de No Conformidades Proveedor.

7. ANEXO

 Diagrama de Flujo del Proceso de Compras.

 Organigrama del Área de Abastecimiento.

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Anexo N°1 Diagrama de Flujo del Proceso de Compras
 ORGANIGRAMA

El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la

estructura interna de una empresa. Es especialmente útil para el departamento de
Recursos Humanos, ya que le permite visualizar rápidamente la jerarquía de la
empresa por equipos, en función de quién reporta a cada persona, o quién está al
cargo de cada equipo o empleado.

¿Para qué sirven los organigramas de empresa?

El organigrama les permite a las empresas analizar de manera ordenada todas y

cada una de las estructuras de la organización representada. Desempeñan una
función muy importante dentro del departamento de Recurso Humanos reflejando
la estructura e información de toda la organización. En un organigrama
empresarial puedes encontrar los nombres de las personas que están a cargo de
dirigir cada uno de los departamentos de una compañía o divisiones de una
entidad y explicar así las relaciones de competencias vigentes y relaciones
jerárquicas.

JUSTIFICACION: Como empresa escogimos el organigrama mixto, ya que, este

tipo de estructura es muy útil en el caso de empresas con grandes bases y
promueve los equipos multifuncionales, además es muy valorado para adaptarse
rápidamente a un mercado cambiante. Amplía las posibilidades agregando en
forma jerárquica responsabilidades, áreas y funciones.
 CONCLUSIONES

A través de este trabajo aprendimos sobre el proceso de compra, que hoy en día
es un procedimiento muy importante para todo tipo de organización. Su función
principal es adquirir productos, materiales o servicios para cada empresa. Además otra
de sus funciones principales es buscar buenos proveedores, que entreguen calidad y
buen precio en cada producto, dando así satisfacción completa a cada cliente.
El proceso de compra comercial que fue escogido para nuestro proyecto queda
perfecto con la compra y venta de ropa, puesto que entre sus principales característica
tenemos el costo de transporte, precio, calidad, disponibilidad y suministro.
En este proceso de compra aprendimos los pasos para la ejecución de una compra y
los puntos más relevantes a tomar en cuenta fueron identificar la necesidad del
consumidor para que la empresa sepa qué comprar y vender y no almacenar productos
innecesarios Por otro lado también es importante buscar y tener un conjunto de
proveedores que mantenga los suministros en cada proceso y tiempo que se necesite
que trabajen bajo normas de calidad y legales Para sí asegurar el envío y recepción de
los productos en buenas condiciones a su vez utilizamos herramientas como Microsoft
vicio 2013 para la confección del diagrama de flujo y lo más importante en el proceso
de comprar es entender qué hay que tener una muy buena comunicación con nuestros
proveedores para que todo el proceso se cumpla con el mayor éxito.
Finalmente para cada empresa el organigrama es un factor muy importante,
puesto que este brinda la representación gráfica de la estructura formal de la
organización, es decir, muestra las interrelaciones, las funciones de cada área y los
niveles de jerarquía.