PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

EMPRESA METALMECANICA LTDA.

INTEGRANTES
ALEJANDRO MANCHEGO
MAYERLY COLMENARES
KELLY MERCHAN
TATIANA VARGAS
CRISTIAN HERNANDEZ
JIMENA MARTINEZ

NIT 900.0440511

SOGAMOSO -BOYACA
Contenido

OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3
ALCANCE ............................................................................................................................................. 3
RESPONSABLES ............................................................................................................................ 3
GLOSARIO Y DEFINICIONES ...................................................................................................... 4
CRITERIOS ........................................................................................................................................... 6
FRECUENCIA................................................................................................................................... 6
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ...................................................................................... 6
Selección del auditor y establecimiento de responsabilidades....................................................... 6
Periodicidad..................................................................................................................................... 6
Responsabilidades del auditor líder ................................................................................................ 7
Responsabilidades del equipo auditor ............................................................................................ 7
Responsabilidades del auditado...................................................................................................... 8
REALIZACION DE LA AUDITORIA ........................................................................................................ 8
ELABORACION Y DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORIA ............................................ 9
Documentación del plan de auditoria ..................................................................................... 10
REUNIÓN INICIAL O DE APERTURA .............................................................. 10
OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS Y DOCUMENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
........................................................................................................................... 11
REVISIÓN DE RESULTADOS E IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES
........................................................................................................................... 11
REUNIÓN FINAL: INFORMAR SOBRE LAS NO CONFORMIDADES............. 11
PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL DE LA
AUDITORÍA ....................................................................................................... 11
SEGUIMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES ............................................. 12
NO CONFORMIDAD ......................................................................................... 13
DIAGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA ................................. 14
CONCLUSION ...................................................................................................... 15
OBJETIVO

Establecer el proceso de auditoría, con el fin de poder evaluar la eficacia

del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo diseñado
por la empresa MIMC LTDA, encaminado a la mejora continua.

ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las auditarías que se realicen al

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, en los diferentes
centros de trabajo en los que realice actividades la empresa

RESPONSABLES

GERENTE

 Planear y aprobar los programas de auditoría.

 Seleccionar los auditores internos de los procesos a auditar,
teniendo en cuenta la objetividad e imparcialidad.
 Participar en la reunión de apertura y de cierre.
 Evaluar la eficacia de las acciones Correctivas propuestas por el
responsable del proceso auditado.
 Verificar el cumplimiento de las acciones descritas en este
documento.
 Realizar la evaluación de auditores internos.

 COORDINADOR-GESTOR DE CALIDAD-DOCUMENTADOR
 Preparar la planificación de una o un conjunto de auditorías en el
registro Programa anual de auditoría

 AUDITORES INTERNOS
 Participar en la reunión de apertura.
 Preparar los documentos de trabajo para el desarrollo de las
auditorias.
 Recolectar las evidencias.
 Generar hallazgos de la auditoria.
  Realizar seguimiento de las acciones implementadas.

 Profesional SST: Es el responsable de elaborar el procedimiento

de auditoría interna. Además, se encargará de la revisión de los
resultados de la auditoría interna del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud, y el cierre de las auditorías internas de la
misma, una vez que se hayan completado las acciones
propuestas.

 El Auditor Líder: Es responsable de crear el plan de auditoría,

presentar el informe con los resultados de la auditoría y que la
retroalimentación sea apropiada.

 Equipo auditor: Actúa de acuerdo con los requisitos

establecidos para la auditoría.

 Jefe de área o responsables en los centros de trabajo: Serán

los responsablesde las acciones propuestas para el cierre de las
no conformidades resultantes de las auditorías internas del
SGSST.

GLOSARIO Y DEFINICIONES

Acción Preventiva: Acción tomada para disminuir o eliminar las causas

potenciales (de los accidentes y/o enfermedades laborales antes que sucedan) de
una NO conformidad u otra situación

Auditado: Organización, o parte de esta, que es auditada.

Auditor Interno del Sistema: Evaluación sistemática, documentada,

periódica, objetiva que evalúa la eficacia, efectividad y fiabilidad del
SGSST de la empresa y empresas proveedoras de servicios.

Conformidad: Cumplimiento de una disposición técnico-legal en materia

de seguridad y salud en el trabajo.

Corrección: Acción tomada para eliminar una NO Conformidad detectada.

Equipo Auditor: Dos o más auditores que llevan a cabo una auditoria,
con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos, uno de ellos se le
designa como auditor líder. El equipo auditor puede incluir auditores en
formación.

Hallazgo de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia

de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos
de la auditoriapueden indicar tanto conformidad o No conformidad con
los criterios de la auditoriacomo oportunidades de mejora.

Incumplimiento Reiterado: Se establece que existe incumplimiento

reiterado cuando como resultado de la auditoria de seguimiento de
riesgos del trabajo a la empresa u organización se compruebe que no ha
cerrado las No conformidades, ypor lo que mantienen un ambiente de
trabajo y condiciones de trabajo deficitarias.

Informe final de la Auditoria: Es el documento en el que se plasman

los resultados finales de la auditoria, y la fundamentación de las No
conformidades.

Mejora continua: Proceso recurrente del SGSST para lograr mejoras en

el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo global de forma
coherente con la política de la seguridad y salud en el trabajo de la
empresa u organización

No Conformidad: Incumplimiento de un Requisito Técnico Legal en

Seguridad y Salud en el trabajo o una desviación de los requisitos del
sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la
empresa/organización.

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles

acordados parala realización de una auditoria.

Procedimiento de Auditoria: Un programa de auditoría incluye todas

las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las
auditorias

Revisión por la dirección: Evaluación formal, por parte de la dirección,

del estado y de la adecuación del sistema de gestión de la seguridad y
salud en el trabajo, en relación con la política de seguridad y salud en el
trabajo de la empresau organización.
 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva
de que se han cumplido los requisitos especificados.

CRITERIOS
Los criterios para realizar auditorías internas son:
 Norma ISO 9001
 Requisitos de los clientes, y de LA EMPRESA MIMC LTDA
 Manuales.
 Documentos de la organización: Caracterizaciones, procedimientos,
instructivos, guías,
 protocolos, entre otros.

FRECUENCIA
Las auditorías internas de calidad se realizan UNA VEZ EN EL AÑO; cuando el
Representante
de la Dirección lo solicite, o según la Gestión eficaz de los procesos.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

Selección del auditor y establecimiento de responsabilidades

Los profesionales que realicen la auditoría deberán tener título
profesional con grado académico con formación en Seguridad y Salud en
el trabajo, registrados en el Ministerio de Trabajo con licencia en SST
vigente, con mínimo una experiencia de una auditoria como auditor o
como auditado. Cuando por el alcance de la auditoría se requiera más
de un auditor, se nombrará un equipo multidisciplinarioel auditor líder
como máximo responsable de esta.

Periodicidad
Las Auditorías Internas se realizarán de la siguiente forma:
1. Una auditoria inicial para determinar el estado actual del Sistema
de Gestiónde la Seguridad y salud en el trabajo (diagnóstico inicial).
2. Periódica: Cada a ñ o (1) para seguimiento y evaluación
de laimplementación del Sistema de Gestión de la SST.
3. Eventual: cuando las máximas autoridades de la
 empresa MIMC LTDA, el profesional en SST, crean necesario.

Responsabilidades del auditor líder

- Establecer requisitos de cada auditoría (incluye la
.elección y cualificación de los auditores).
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos aplicados.
- Representar y coordinar al equipo auditor.
- Obtener toda la información precisa sobre el auditado.
- Identificar los criterios de la auditoría revisando la documentación.
- Desarrollar procedimientos.
- Informar sobre cualquier incidencia en la auditoría.
- Informar inmediatamente sobre las no conformidades.
- Comunicar resultados de la auditoría.

Responsabilidades del equipo auditor

- Obtener toda la información necesaria sobre el auditado, tal como la
relativa a susactividades, productos, registros, procesos, instalaciones,
auditorías previas, etc.

- Identificar los criterios de auditoría revisando la documentación existente

relativa alas actividades del SGSST, para determinar su adecuación y
preparar el plan de auditoría.
- Actuar de acuerdo con los requisitos establecidos para la auditoría.
- Preparar y realizar con objetividad y eficacia las tareas asignadas.
- Reunir y analizar los hechos que sean relevantes y suficientes que
permitan obtener conclusiones relativas a la eficacia del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud Auditado.
- Estar alerta ante cualquier indicación de hechos que puedan influir en los
resultados de la auditoría y posiblemente hacer necesaria una
modificación de su alcance.
- Informar al auditor líder cuando exista o al auditado sobre cualquier
incidencia importante encontrada en el curso de la auditoría.
- Informar inmediatamente al auditor líder cuando exista o al auditado
sobre las no conformidades críticas.
- Documentar e informar sobre los resultados de la auditoría
- Conservar y salvaguardar los documentos pertenecientes a la auditoría
para asegurar su confidencialidad.

Es importante resaltar que el auditado tiene la responsabilidad de

determinar e iniciar cualquier acción correctora necesaria para corregir
una no conformidad o para eliminar la causa de una no conformidad. La
responsabilidad del auditor se limita a la identificación de la no
conformidad.
 Responsabilidades del auditado
- Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para la
auditoría.
- Poner a disposición del equipo auditor la información en SST
requerida osolicitada
- Facilitar el acceso a las instalaciones y documentos solicitados para la
auditoría.
- Cooperar con los auditores para asegurar el éxito de la auditoría.
- Poner en marcha las acciones correctivas que se deriven del informe de
auditoría.

Revisión de Documentos: Se realiza con el propósito de entender y tener una

globalidad del proceso a auditar.

Elaboración del Plan de Auditoria: Se realiza con el fin de suministrar la

siguiente información al auditado. Objetivo, Alcance, Criterios, grupo
Auditor, auditados, agenda y observaciones, quedando registrada en el
Formato Plan de Auditoría, el cual es llevado al auditado para que sea
Revisado y aprobado y sea de su conocimiento.
Lista de Chequeo: Se realiza con el fin de recopilar evidencias en orden
Lógico, realizando las preguntas siguiendo el ciclo PHVA, es una guía para
El auditado

La auditoría se realiza de la siguiente manera:

Elaboración del Plan de Auditoria: Se realiza con el fin de suministrar la

Siguiente información al auditado. Objetivo, Alcance, Criterios, grupo
Auditor, auditados, agenda y observaciones, quedando registrada en el
Formato Plan de Auditoría, el cual es llevado al auditado para que sea
Revisado y aprobado y sea de su conocimiento.

Lista de Chequeo: Se realiza con el fin de recopilar evidencias en orden

Lógico, realizando las preguntas siguiendo el ciclo PHVA, es una guía para
el auditado.

REALIZACION DE LA AUDITORIA

La auditoría se realiza de la siguiente manera:

Reunión de apertura: Se realiza con el propósito de crear un ambiente de

Confianza con el auditado, realizando la presentación del equipo auditor,
Confirmando los enlaces de comunicación y el plan de auditoría.
Recolección de evidencias: se realiza por medio de las diferentes fuentes
De información: Registros, condiciones de operación, observación directa;
Teniendo en cuenta que sean hechos pertinentes con respecto a los
Criterios de auditoría.

Entrevista: Este paso se puede realizar de manera paralela con la

Recolección de evidencias, en la entrevista se ejecuta el ciclo de: Preguntar
(Auditor), Escuchar (auditor), Confirmar (auditor), aceptar (auditado
Responde sí o no) y la documentación (auditor).

Generación de hallazgos: cuando se encuentra una no conformidad u

Observación, se tiene en cuenta que sea un hecho verificable, cuando ha
Ocurrido (trazable: cuantos, cuales, fechas) y donde ocurrió. El auditor
Redacta los hallazgos en términos del criterio(s) luego se reúne el equipo
Auditor para revisar los hallazgos encontrados y documentarlos en el
Registro Informe de auditoría donde se consignan los aspectos
Favorables, no conformidades y oportunidades de mejora. Este informe se
Presenta al auditado, para que tome las acciones necesarias.

Reunión de Cierre: Se realiza con el propósito de presentar a los

Auditados los resultados de auditoría verbalmente.
Hacer referencia el objetivo, alcance y criterios(s), consignados en el Informe
De auditoría además los procesos auditados, los aspectos favorables, los
Hallazgos de la auditoria, las fechas tentativas para la reunión de acciones
Correctivas y la conclusión de la auditoria, este informe es presentado a los
Auditados. Una vez entregado el informe de auditoría, el dueño de proceso
Debe planificar las acciones frente a los hallazgos encontrados en un plazo no
Mayor a 15 días hábiles.

El auditor y/o Representante de la Dirección o algún Miembro del Comité de la

Alta Dirección, verifican si han sido eficaces las acciones tomadas quedando
Registradas en el registro Acciones Correctivas y así cerrar la no
Conformidad, cuando una acción tomada no sea eficaz, se informa al auditado
Con el fin de que implemente una nueva acción, según se indica en el
Procedimiento Acciones Correctivas, preventivas y de mejora.

ELABORACION Y DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORIA

Se debe diseñar un plan de auditoría de fácil comprensión y que permita

la realizarlos cambios necesarios con relación a la información recogida
durante la auditoría.El plan de auditoria debe incluir:
 - Los objetivos y el alcance de la auditoría.
- La identificación de las personas que tengan responsabilidades en
relación con losobjetivos y el alcance.
- Identificación de los documentos de referencia y los criterios de auditoría.

- Fechas, lugar de la auditoría y duración prevista.

- Identificación de las áreas que se auditarán.
- Resultados de las auditorias previas.
- Calendario de las reuniones a realizar con el auditado.
- Requisitos de confidencialidad.
- Forma de distribución y archivo del informe final de auditoría.

El gerente general, es quien determina si el plan de auditoría que elabora

el auditor líder se realizó acorde a los objetivos de la auditoria y cumple
con los requisitos del SGSST.

Documentación del plan de auditoria

Son los documentos que requieren los auditores para registrar y
comunicar la información obtenida de la auditoria, para lograr esto es
necesario que el auditor cuente con la siguiente documentación:
- Listas de verificación para evaluar cada elemento del Sistema de Gestión
(preparadas normalmente por el auditor).
- Formato de Reporte de No Conformidades y Acciones Correctivas de auditoría
para recoger los resultados de los hallazgos, las conclusiones. Anexando al
finalsu respectiva evidencia.

Los registros e informes que se generen dentro del proceso de auditoria

deberán ser conservados por el auditor líder o gerente de la empresa,
ellos serán los responsables de su conservación y solo serán los
autorizados para acceder a estos documentos.

Reunión inicial o de apertura

Se organiza una reunión en la cual se realiza la presentación del equipo
auditor, se establecen los requerimientos para llevar a cabo la auditoria.
En la reunión se debe contar con la presencia del auditor líder y el equipo
auditor, el representante legal de la empresa y los jefes de área de los
diferentes centros de trabajo. Debe quedar registro de asistencia del
personal a la reunión, en caso de que alguno de ellos no pueda asistir
designara su reemplazo.
En la reunión se realizará la presentación del plan de auditoría, con el fin
de alcanzar los siguientes objetivos:

- Presentar el equipo auditor a los jefes de área de cada centro de trabajo que
 vayaa ser auditado.
- Revisar los objetivos y el alcance de la auditoría.
- Presentar un resumen de los métodos y procedimientos que se van a utilizar
pararealizar la auditoría.

-Determinar los recursos que precise el auditor

- Programar la fecha y lugar de la reunión final y de cualquier otra reunión
eventualque se requiere durante la auditoria.
- Aclarar las dudas e inquietudes del plan de auditoría.

Obtención de evidencias y documentación de los resultados

Los auditores son los encargados de reunir la evidencia a través de
entrevistas, revisión de documentos, registros, toma de fotografías y de
la observación de los procesos y actividades. Es importante tomar nota
de los indicios de posibles No conformidades para investigarlos.

Revisión de resultados e identificación de No Conformidades

Finalizada la auditoria en las diferentes centros de trabajo y sus
respectivas actividades, el auditor deberá revisar todos los resultados
para determinar los que deben considerarse como No conformidades.
Todos los resultados de la auditoria deben documentarse registrando la
No conformidad cuando se haya incumplido con los requisitos de
seguridad y con los establecidos en el plan de auditoría.
Las No conformidades se registran en el formato de Reporte de No
Conformidades y Acciones Correctivas, donde se describe la evidencia
encontrada, el elemento de la norma de incumple, el área, la fecha y el
auditor responsable
.
Reunión final: Informar sobre las No Conformidades
Finalizada la auditoria y antes de presentar el informe final, se realizará
una reunión donde participará el líder y su equipo auditor, los jefes de
cada centro de trabajo y el área SST, para revisar las No Conformidades
y observaciones que resultaron de la auditoria, asegurando que
comprendan y reconozcan las falencias encontradas. Debe quedar
constancia de un acta final de la reunión.

Preparación y presentación del informe final de la auditoría

El informe final debe ser elaborado por el auditor líder. Este documento
debe ir firmado y fechado por el auditor y debería contener, según los
casos, la siguiente información:
- Información básica (datos identificativos de la Locación, Área, Unidad, Facilidad,
y cualquier otra área y/o lugar de trabajo, Nº de trabajadores, Nº de centros de
trabajo, actividad principal, etc.)
- Alcance y objetivos de la auditoría.
- Descripción detallada del programa de la auditoría (fechas, composición del
equipo auditor, responsables de las unidades auditadas, nombre de la persona
asignada para acompañar al auditor, etc.).
- Observaciones y recomendaciones para la mejora del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud. De igual forma se debe especificar las fortalezas del mismo.
- Descripción de las No Conformidades y conclusiones, donde se califique la
gravedad, se coloquen las evidencias y la base legal en el que se sustenta.
El informe debe ser presentado en la reunión final y entrega una copia al
representante legal de la empresa y al área de Seguridad y Salud en el
trabajo.

Seguimiento de las No Conformidades

La persona de la Seguridad y Salud en el trabajo encargado del SGSST,
debe tomar acciones inmediatas para eliminar las No Conformidades
detectadas y sus causas indicando, estableciendo junto con el equipo
auditor y las áreas auditadas o centros de trabajo, la fecha máxima de
implementación de estas acciones que no debe exceder los 8 días
posteriores a la socialización del informe de auditoría (Deben registrarse
en el formato), que deben ser acordes a los efectos de las No
Conformidades.
El área auditada responsable ejecuta las acciones correctivas en el plazo
establecido, solo habrá un tiempo mayor a lo indicado en casos donde
se justifique que se requiere de logística o modificaciones técnicas
demoradas.
El auditor interno verifica el cumplimiento de la acción correctiva y la
registra en el formulario “Reporte de no conformidades” dentro de los
siguientes 7 días posteriores a la establecida como plazo.
El auditor interno dentro del seguimiento del Reporte de no conformidad
realiza la verificación de eficacia de la acción tomada, esto puede ser
inmediato o luego de un tiempo que permita tener evidencia de la
eliminación de la no conformidad, puede requerir una auditoria específica
sobre el requisito incumplido.
La persona de la Seguridad y Salud en el trabajo encargado del SGSST,
siso de y jefes de cada centro de trabajo, verifica acciones correctivas y
firma reportes de No Conformidades. Si la acción correctiva no ha
eliminado la causa de la No Conformidad, el responsable del área
auditada debe volver a realizar el análisis de causas y tomar las acciones
necesarias hasta que se elimine el origen del incumplimiento, la
efectividad de las acciones correctivas, se realiza posterior a la fecha de
seguimiento.

El auditor registra la verificación de la eficacia de la acción correctiva

mediante su firma en el mismo formulario; con esta firma se considera
 cerrado el proceso de corrección de la no conformidad.

No conformidad
Se clasifica como No conformidad en los siguientes casos:
- El incumplimiento total de lo señalado en los documentos de trabajo
establecidospor la organización.
- El incumplimiento de un requisito legal.

ENTIDADES EXTERNAS EN EL PROCESO DE AUDITORIAS

Para la adquisición del servicio de auditoria externa, LA EMPRESA MIMC LTDA

tiene en cuenta el cumplimiento de los siguientes aspectos:
1. La educación mínima correspondiente al perfil.
2. Presentar certificado que evidencia aprobación del curso de auditor, y formación
de auditor en ISO 9001.
La selección del auditor externo la realiza el representante de la Dirección, basado
en el Perfil del
Auditor.
El Representante de la Dirección reevalúa el servicio prestado por medio de un
acta o registro, verificando los siguientes aspectos:
- Cumplimiento del Plan.
- Presentación clara y objetiva de las evidencias y no conformidades.
- Facilidad de interacción con el equipo de trabajo.
Para las auditorias contratadas con entidades externas, LA EMPRESA MIMC
LTDA permite la presentación de los informes en los documentos que la entidad
considere conveniente. En estos casos no es requisito utilizar los registros
presentados en este documento.

COMPETENCIA DE AUDITORES
Con el fin de que las auditorias sean objetivas e imparciales, el Comité de la alta dirección
elige a
Los auditores que van a realizar cada auditoria, los cuales pertenecen a un proceso
diferente.
Debe tener conocimiento y experiencia certificada en Auditorías Internas para la norma
ISO 9001.
El perfil del auditor interno deberá ser:
 AUDITOR INTERNO EN CALIDAD PARA LA EMPRESA MIMC
EDUCACION BACHILLER
EQUIVALENCIA 6 MESES EN LA EMPRESA
EXPERIENCIA Mínimo 4 meses en la empresa y haber
auditado 4 horas como auditor en formación
HABILIDADES Planeación y organización Trabajo en equipo
Comunicación eficaz Manejo de conflictos
Manejo de la información
FORMACION Curso de interpretación de ”Formación
Auditor Interno”

AUDITOR INTERNO EN CALIDAD CONTRATADO EXTERNAMENTE

EDUCACION Profesional en Ingeniería o administración,
afines , preferiblemente con especialización en
sistemas de gestión.
EXPERIENCIA Haber realizado auditoría interna mínimo 5
empresas en ISO 9001
HABILIDADES Planeación y organización Trabajo en equipo
Comunicación eficaz Manejo de conflictos
Manejo de la información
FORMACION Curso de auditor interno, cursos o
actualizaciones en temas relativos a manejar
en los sistemas de gestión de calidad.

DIAGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA

 Definición de los objetivos, alcance y
período de las auditorias
Responsabilidades del
equipo auditor y auditado
Especificación documentos
a cumplir
Elaboración y Desarrollo del
plan de auditoria
Preparación de los documentos de
trabajo
Realización de la reunión inicial

Obtención de evidencias y documentación de

resultados
Revisión de resultados e identificación de las no conformidades

Obtención de evidencias y
documentación de resultados
Documentar las no conformidades y las evidencias en que se apoyan respecto a los
criterios
Celebrar la reunión final, informar y obtener el reconocimiento de todas las
no conformidades
Preparar y presentar el
informe final de auditoría
Seguimiento de las No conformidades

CONCLUSION
En conclusión se crea el procedimiento de auditoria para que la empresa MIMC LTDA lo pueda
llevar a cabo paso por paso, para poder obtener la certificación que la empresa requiere