Gestión de Riesgos

Conceptos de la gestión de Riesgos

✓ INCERTIDUMBRE
Componente de riesgo que se relaciona con cantidad de información, conocida o no, sobre
la ocurrencia del evento de riesgo.
100% Incertidumbre: no tenemos la más mínima pista sobre la posibilidad de ocurrencia del
evento.

✓RIESGO
Es un evento con algún grado de incertidumbre que puede o no ocurrir. Si ocurre puede generar
impacto positivo o negativo en los objetivos del proyecto. (+) Oportunidades (-) Amenazas.

✓ PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
Cada evento riesgoso tiene una posibilidad o chance de suceder
se puede calcular o estimar.
 Conceptos de la gestión de Riesgos

✓ ANALISIS DE RIESGOS
El Análisis de Riesgo busca determinar las reservas para contingencia tanto en tiempos como
en costos, los cuales deben incluirse tanto en el presupuesto como en la programación
(cronograma) del proyecto.

✓ IMPACTO
Este será el efecto del riesgo en los objetivos del proyecto: Alcance, Tiempo, Costo y Calidad.
De llegar a suceder el riesgo.

✓ RIESGOS DESCONOCIDOS (Unknown Unknowns)

Aquellos riesgos que no pueden ser administrados, eventos desconocidos para los cuales no se
pudo anticipar su ocurrencia.
 Conceptos de la gestión de Riesgos

✓ RIESGOS CONOCIDOS (Known Unknowns)

Son los riesgos que una vez identificados y analizados se pueden gestionar, se
cuantifica la reserva para contingencias, hace parte de las líneas base y se manejan a
discreción por parte del gerente del proyecto. Asociado con la reserva de
contingencia.

✓ TIPOS DE RIESGO
– Riesgo Puro: Riesgo para el cual se puede comprar un seguro: incendio, robo,
inundación.
– Riesgo de Negocio: Típicamente no se puede asegurar. Inherente a la operación del
día a día del negocio: Proyección de Ventas (perdidas y utilidades)
 Conceptos de la gestión de Riesgos

✓ACTITUD FRENTE A LOS RIESGOS

Risk-averse : Reacio al riesgo, alguien que no quiere
tomar riesgos.

Risk seeker: Buscador del riesgo o que no le teme.

Risk neutral: Mentalidad centrada o equilibrada frente al riesgo. Puede

volverse contrario a tomar riesgos o buscarlos dependiendo de la situación.
 Resumen de Procesos

Planificar Riesgo Análisis Cuantitativo

Identificar el Riesgo Planificar Respuesta

Análisis cualitativo Implementar Repuesta

Monitorear Riesgo
 Resumen de Procesos

La gestión de riesgos busca planear, identificar, analizar, responder y controlar los riesgos
del proyecto.

1. Planificar La Gestión de Riesgos: Al igual que todos los planes de las otras áreas de
conocimiento, forma en que se planearán y ejecutarán las actividades de identificar,
analizar , responder y controlar los riesgos.

2. Identificar Riesgos: Busca obtener una lista de riesgos potenciales en el proyecto,

causas, posibles respuestas y categoría.

3. Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos: Estima cualitativamente la probabilidad y el

impacto de cada riesgo (alto, medio, bajo).
El objetivo es generar una lista priorizada de riesgos. (subjetivo).
 Resumen de Procesos

4. Análisis Cuantitativo de Riesgos: estima numéricamente la probabilidad y el impacto

(5%, $100.000) sobre los objetivos del proyecto. Se priorizan los riesgos con mayor precisión.

5. Planificar Respuesta a Riesgos: Desarrollo de opciones y acciones para aprovechar las

oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

6. Implementar Respuesta a Riesgos: Implementar planes acordados de respuesta a los

riesgos.

7. Monitorear los Riesgos: identificar nuevos riesgos, monitorearlos, manejar reservas y

ejecutar los planes de respuesta a riesgos.
 1. Planificar la gestión de los Riesgos

El plan de gestión de riesgos responder a los siguientes interrogantes.

• ¿Quienes van a identificar los riesgos?

• ¿Qué escalas se van a utilizar para el análisis cualitativo?
• ¿Qué herramientas se utilizarán para análisis cuantitativo?
• ¿Categorías de los riesgos a usar?
• ¿Cómo se define la probabilidad e impacto?
• ¿Cómo se define la matriz de probabilidad e impacto?
• Tolerancias con Visto bueno de los implicados
• ¿Formatos de los informes a usar?
• Seguimiento (se auditarán procesos de gestión de riesgos, cuándo, cómo?)
 2. Identificar los Riesgos

✓ RECOPILACION DE INFORMACIÓN: técnica delphi, tormenta de ideas, entrevistas.

✓ LISTAS DE CONTROL: listas riesgos por categorías elaboradas con información histórica
de proyectos similares.
✓ ANÁLISIS DE SUPUESTOS: Revisar si los supuestos utilizados están completos o dejaron
de ser ciertos.
✓ ANÁLISIS DOFA (SWOT): Análisis de debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas.
✓ TÉCNICAS DE DIAGRAMACIÓN: diagramas causa-efecto, flujo de procesos, diagramas
de influencias (relación entre variables y resultados).
 Identificar los Riesgos

REGISTRO DE RIESGOS:

Primera versión de este registro, que contiene:

• Lista de riesgos
• Respuestas potenciales
• Causas de los riesgos

Declaración del riesgo:

Si (causa),
podría ocurrir (evento de riesgo),
que produciría (consecuencia, cómo impacta el proyecto)

Ej: “Si se incrementa el precio del dólar en el momento de las adquisiciones,

habrá sobrecostos para el proyecto por lo cual se necesitaría aprobación de más
presupuesto.”
 3. Realizar el análisis cualitativo de Riesgos

✓El análisis cualitativo de riesgos busca tomar el registro de riesgos inicial,

identificar su importancia y de esta manera generar un registro
priorizado de riesgos.
 Realizar el análisis cualitativo de Riesgos

CLASIFICACIÓN DEL IMPACTO

Objetivo del proyecto Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

Costos Incremento Incremento en costo Incrementos en costos Incremento en Incremento en

Insignificante < 5% entre 5-10% costos entre 10- costos > 20%
20%

Cronograma Insignificante Retraso < 5% Retraso global entre 5- Retraso global 10- Retraso global >
10% 20% 20%

Alcance Funcional Reducción Áreas menores de Áreas mayores de Reducción de Fin del proyecto.
escasamente alcance afectadas alcance afectadas alcance Porciones de código
apreciable inaceptable para inutilizables
la organización

Calidad Degradación Solo paquetes muy Reducción de calidad Reducción de Fin del proyecto.
exigentes se afectan que requiere calidad Ïtem es
aprobación inaceptable para efectivamente
la empresa inutilizable
 4. Realizar el análisis cuantitativo de
Riesgos

✓ TECNICAS DE MODELADO
• Análisis de valor monetario esperado (EMV)
• Calcula resultado promedio cuando el futuro incluye escenarios que pueden ocurrir o no.
• EMV de oportunidades se expresa con valores positivos.
• EMV de amenazas se expresa con valores negativos.

✓ TECNICAS DE MODELADO Y SIMULACIÓN

• Técnica de Montecarlo
Esta simulación “ejecuta” el proyecto muchas veces utilizando el diagrama de red y los
estimados para simular los resultados de tiempo y costo del proyecto.
Provee la probabilidad de completar el proyecto en un día específico por una cantidad específica de
dinero.

.
 Realizar el análisis cuantitativo de Riesgos
✓ TECNICAS DE MODELADO Y SIMULACIÓN
• Árbol de decisión.
Diagrama que describe las implicaciones de elegir una u otra alternativa entre todas las disponibles. Un
problema se puede dividir en menores segmentos, ramas del árbol, con el objetivo de facilitar la toma de
decisiones.

Esta técnica incorpora probabilidades de ocurrencia y el impacto de cada paso lógico de eventos y
decisiones futuras.
5. Planificar la respuesta a los riesgos

✓ ESTRATEGIA PARA RIESGOS NEGATIVOS

Ej: eliminar un paquete de

Trabajo o retirar una persona.

Ej: subcontratos., outsourcing.

Ej: realizar más pruebas,

adoptar procesos más simples,
proveedor más estable.

Puede ser Activa o pasiva

 Planificar la respuesta a los riesgos
✓ESTRATEGIA PARA RIESGOS POSITIVOS

Ej: uso de mejoras tecnológicas para

reducir costo y duración..

Ej: joint-venture, unión temporal.

Ej: posibilidad de adicionar más recursos

a una actividad para terminar más pronto.

Puede ser Activa o pasiva

 Planificar la respuesta a los riesgos

✓ ESTRATEGIAS DE RESPUESTA A CONTINGENCIAS

Para algunos riesgos, se elabora un plan de respuesta que sólo se ejecutará bajo condiciones
que se hayan definido previamente.
Se deben monitorear los eventos que disparan la respuesta para contingencias. Ej: estar
próximos a no cumplir algún hito, iniciará automáticamente el plan.
Son los llamados planes de contingencia.
 6. Implementar la respuesta a los riesgos

✓ Implementar los planes acordados de respuesta al riesgo

✓ Abordar la exposición al riesgo general del proyecto y minimizar las

amenazas individuales.
Risks
 7. Monitorear los Riesgos

Implica entre otros:

✓ Revisar si está por ocurrir un disparador de riesgo.

✓ Identificar nuevos riesgos, los que se tornan obsoletos.
✓ Cambios en la probabilidad de Ocurrencia e impacto.
✓ Implementar planes de respuesta a riesgos.
✓ Usar las reservas de contingencia y ajustarlas de acuerdo con los cambios
aprobados.
✓ Verificar si se han seguido las políticas y procedimientos adecuados.
 Gestión de la calidad

“La calidad de un proyecto" se entiende

como un producto o servicio que tiene la
capacidad de funcionar satisfactoriamente
y es adecuado para su propósito. Si el
proyecto no desempeña su propósito, el
proyecto no ha conseguido cumplir sus
objetivos de calidad
 Conceptos de la gestión de la calidad
✓ CALIDAD
Es el grado en que el proyecto cumple con los requisitos.

La gestión de calidad busca en el proyecto:

•Prevenir errores y defectos.

•Evitar realizar re procesos, buscando reducir costos y tiempos.
•Tener un cliente satisfecho
•Convertir necesidades y expectativas de los involucrados en requisitos del
proyecto.
•Realizar acciones de prevención sobre la inspección.
•Busca el mejoramiento continuo, aumentar productividad
 Conceptos de la gestión de la calidad

✓GRADO
Categoría asignada a productos o servicios con la misma
funcionalidad, pero distintas características técnicas.

Cabe destacar que en los proyectos la falta de grado (prestaciones)

no es un problema, mientras que la falta de calidad seguramente lo
es.
 Conceptos de la gestión de la calidad

✓PRECISIÓN
Agrupación de valores con poca dispersión.

✓EXACTITUD
Medida en que el valor medido es cercano al valor verdadero o real.

.
 Conceptos de la gestión de la calidad

o TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

Actitud Proactiva ante La Calidad: planeación de la calidad, liderazgo, mejoramiento continuo,
controles( testing) durante el desarrollo de procesos. (DR. DEMING) - Feedback

o ZERO DEFECTOS
Haga bien las cosas desde el principio para no incurrir en (Rework) (DR. CROSBY)

o MEJORAMIENTO CONTINUO
Mejora de procesos: eliminando actividades inútiles e implementando las que generen valor para
tener procesos eficientes. (KAISEN)

o JUST IN TIME (JIT)

• Proceso que permite a una compañía, no exceder el «stock» de inventario
• Los inventarios cuestan dinero
• Condición ideal : «CERO INVENTARIO» https://www.youtube.com/watch?v=n-
x4kCBQZUg&ab_channel=ProyectosconMiguelSalgado
 Gestión de la calidad

1 Planificar la gestión de Calidad

2 Gestionar la Calidad

3 Controlar la Calidad
 Planificar la gestión de Calidad

Identificar los requerimientos y/o estándares de calidad para el proyecto y

para el producto y documentar la forma como el proyecto demostrará
conformidad.
 Planificar la gestión de Calidad

Análisis Costo - Beneficio

Herramienta de análisis financiero que permite evaluar si los costos de invertir en
calidad superan los beneficios.

Director de Proyectos. Copyright 2017 por Pablo Lledó.

Reimpreso con permiso.
 Costo de la calidad (COQ: Cost of Quality)
Planificar la gestión de Calidad

Nota. Recuperado de Director de Proyectos. Copyright 2017 por Pablo

Lledó. Reimpreso con permiso.
 Planificar la gestión de Calidad

Diagrama de Flujo

✓Representación gráfica de un proceso.

✓Muestran cómo se interrelacionan los diversos elementos de un
sistema.

✓Ayudan a analizar cómo se producen los problemas.

✓Ayudan a prever cuáles pueden ser los problemas de calidad y
dónde pueden producirse

✓Ayudan a desarrollar enfoques para tratar esos problemas

 Planificar la gestión de Calidad

✓ PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

• Estándares y objetivos de calidad
• Detalla los responsables de gestionar la calidad.
• Cuales entregables y procesos estarán sujetos a revisión de la calidad.
• Actividades de control de la calidad.
SALIDAS

✓ METRICAS DE CALIDAD
Define cómo se va a medir algo .
Ej: número de items que fallaron en la inspección, variación en el peso
de un producto producido por el proyecto comparado con el peso
planeado.
 Gestionar la Calidad

Asegurarse de que el proyecto SÍ esta utilizando los procesos y

normas definidas en el PLAN

➢ Valida la calidad en el proceso, NO en los productos.

➢ El aseguramiento de calidad, apunta a reducir las actividades inútiles y a
maximizar actividades que generan valor, buscando obtener eficiencia y eficacia
en los procesos (Mejoramiento Continuo)
 Gestionar la Calidad

✓ AUDITORIAS CALIDAD
• Revisiones estructuradas e independientes para determinar si las actividades del proyecto
cumplen con la políticas, procesos y procedimientos del Proyecto y de la Organización
• Identifican procesos y procedimientos ineficientes y no efectivos
• Confirma la implementación de acciones correctivas, preventivas y cambios

✓ ANALISIS DE PROCESOS
Busca el mejoramiento continuo de los procesos existentes.
Examina problemas y restricciones experimentados y actividades que no adicionan valor. Mejora
Continua: Kaizen

✓ ACCIONES CORRECTIVAS
Como resultado de la auditoria y análisis de procesos, surgen recomendaciones a fin de aumentar
eficiencia de procesos contribuyendo al mejoramiento continuo.
 Controlar la Calidad
Proceso en el cual el producto o la salida del proceso es
medido(a) contra las especificaciones.
«TEST» del trabajo del proyecto. Toma los entregables del proyecto y verifica que los
requisitos estén dentro de los limites de calidad establecidos en el Plan.
 Controlar la Calidad
✓INSPECCION
Evitar que los errores lleguen a manos del cliente. Asociar con Quality Control.

Testing:

• Los ítems de medición se definen en el proceso Quality Planning.

• Utiliza variables y atributos:
• Por Atributos:
El resultado es conforme o no-conforme: toma de muestras en un lote tomando en cuenta
solamente si el producto cumple o no cumple con una característica que no es fácilmente
medible. (ej: forma, empaque bien sellado)

• Por Variables:
Se mide el nivel de conformidad: toma de muestras en un lote tomando en cuenta cierta
variable medible. (ej: % casos de prueba fallidos).
 Controlar la Calidad

¿QUÉ TANTO MEDIR?

POPULATION TESTING (Pruebas de población)

Mide toda la población 100% nivel de confianza
Se utiliza poco, puesto que medir el total seria demasiado costoso.

SAMPLE TESTING (análisis de muestras)

Ej: Medir 1 de cada 5. Nivel de confianza < 100%
Entre más mida, mayor es el nivel de confianza
«Los resultados de testing se comparan con los limites de especificación, en el diagrama de
control.
.
 Actividad 4

Con base en el proyecto que vienen desarrollando deben:

1. Identificar los riesgos

2. Analizar los riegos
3. Planificar las respuestas a los riesgos del proyecto
4. Definir el Plan de Monitoreo
5. Elaborar el Plan de Gestión de la calidad del proyecto