4.
1 Capitalización de Activos:
4.1.1 Generalidades
• Título. El título del activo obtenido en virtud de una donación
se otorgará al momento de la adquisición por parte de la ENS. El título
será conferido a la Corporación sujeto a las siguientes condiciones:
a. Usar el equipo para los fines autorizados del proyecto durante
el período de ejecución, o hasta que este ya no sea necesario para los
fines del proyecto.
b. No gravar el activo sin la aprobación del DOL.
• Uso. Los activos deben ser utilizados por la ENS en el programa
o proyecto para el cual fueron adquiridos durante el tiempo que sea
necesario, ya sea que el proyecto o programa continúe siendo
respaldado por donaciones o no. Cuando ya no sea necesario para el
programa o proyecto original, el activo podrá ser utilizado en otras
actividades apoyadas por el DOL, en el siguiente orden de prioridad:
a. Actividades bajo una donación por parte del DOL, encargado
de haber financiado el programa o proyecto original, luego
b. Actividades bajo donaciones de otras agencias otorgantes.
Esto incluye equipos consolidados para sistemas de tecnología de la
información.
La ENS no debe usar los activos adquiridos por medio de la donación
para brindar servicios por una tarifa inferior a la que cobran las
empresas privadas por servicios equivalentes.
En caso de adquirir activos de reemplazo, la ENS puede intercambiar el
equipo a reemplazar, o venderlo y usar las ganancias para compensar
el costo de dicho reemplazo.
• Requisitos de gestión. Los procedimientos para administrar los
activos (incluidos los activos de reemplazo), ya sea que se adquieran
en su totalidad, o en parte en virtud de una donación, deberán cumplir
con los siguientes requisitos, hasta que se genere su respectiva
disposición:
REGLAMENTO DE LOS PROCESOS DE COMPRA DE SUMINISTROS Y ACTIVOS
FIJOS
OBJETIVO
Determinar las normas y los requerimientos generales relacionados con la compra de
suministros y activos fijos.
CONCEPTOS BÁSICOS
Activo Fijo: Conjunto particular de bienes tangibles e intangibles de naturaleza duradera,
no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales de un ente
económico, tales como maquinaria, equipos de computación, muebles y equipo de oficina,
vehículos, bienes inmuebles, marcas, patentes.
Propiedad, Planta y Equipo: Representan los activos tangibles adquiridos, construidos o
en proceso de construcción, con la intención de emplearlos de forma permanente, para la
producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la
administración del ente económico que no están destinados para la venta en el curso
normal de sus operaciones y cuya vida útil excede de un año.
La contribución de estos activos debe reconocerse en los resultados del ejercicio
mediante la depreciación de su valor histórico ajustado, de este modo se debe restar el
valor residual técnicamente determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben
calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.
Los activos fijos se clasifican en:
Activo no Depreciable: Bienes que por su naturaleza o circunstancias no sufren
desgaste u obsolescencia. Además de terrenos, están las construcciones en proceso,
montajes en proceso o activos en proceso de adquisición.
Activo depreciable: Bienes muebles o inmuebles sujetos a desgaste por el uso.
Ejemplo: Maquinaria y equipo, vehículos, muebles y enseres, equipo de
computo y comunicación, edificio.
 Costo: Conjunto de erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la
a. Se deben mantener registros del activo que incluyan una adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios.
descripción de este, un número de serie u otro número de
identificación, la fuente de financiamiento del mismo, quién
posee el título, la fecha de adquisición y el costo de dicho activo. Valor en libros: Es el valor de un activo registrado en los libros. Es el resultado de
Adicionalmente, deben existir registros que dictaminen el la resta de la depreciación acumulada al costo inicial del activo.
porcentaje de participación del DOL en los costos del proyecto,
para la donación en virtud de la cual se adquirió el activo, la
ubicación, el uso y la condición de este, y cualquier dato de Vida útil: Periodo de tiempo estimado en el que un bien tangible será de utilidad
disposición final, incluida la fecha de disposición y el precio de para las operaciones de un ente económico y por el cuál será depreciado. Para su
venta de la propiedad. determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones
de fábrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia
b. Se debe tomar un inventario físico de los activos y los
por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a
resultados deben conciliarse con los registros relacionados a los
cuya producción o suministro contribuyen.
mismo, por lo menos una vez cada dos años.

c. Se debe desarrollar un sistema de control para garantizar

las salvaguardias adecuadas que eviten la pérdida, el daño o el Depreciación: Asignación del costo de algunos activos tangibles determinada de
robo de los activos. Cualquier pérdida, daño o robo debe ser manera sistemática durante su vida útil mediante métodos de reconocido valor
investigado. técnico, tales como línea recta, doble línea recta, suma de los dígitos de los años,
saldos decrecientes, unidades de producción u horas trabajadas, utilizando el que
d. Se deben desarrollar procedimientos de mantenimiento
mejor se asocie a la actividad del ente económico. La depreciación de los
adecuados para mantener los activos en buenas condiciones.
inmuebles debe calcularse separando el costo del terreno respectivo.
e. Si la Corporación está autorizada o requerida para vender
el activo, se deben establecer procedimientos de venta
adecuados para asegurar la mayor rentabilidad posible. Depreciación acumulada: Cuenta que totaliza la depreciación de un activo
causada durante su operación y que se presenta en el balance general de la
• Disposición. Cuando el activo original o de reemplazo,
respectiva cuenta del activo.
adquirido en virtud de una donación, ya no se necesita para el
proyecto o programa original, o para otras actividades
respaldadas actual o anteriormente por el DOL, la ENS solicitará
Equipos: Bienes tangibles con una vida útil mayor a 1 año y un costo de
instrucciones de disposición por parte del DOL si así lo exigen los
adquisición unitario mayor o igual al mínimo establecido para la capitalización,
términos y
esto es, $5,000.00.

Materiales o suministros: Bienes tangibles que no están cobijados bajo la

definición de equipos. Un dispositivo de computación es un material si el costo de
adquisición es menor al mínimo establecido para la capitalización, esto es,
$5,000.00, sin importar la vida útil.
condiciones de la donación. La disposición del activo se hará de la METODO DE DEPRECIACION
siguiente manera:

a. Los artículos de activos con un valor justo de mercado de USD

5.000 o menor pueden retenerse, venderse o desecharse sin ninguna
responsabilidad con el DOL.
b. Si el DOL no proporciona las instrucciones de disposición
solicitadas dentro de los 120 días posteriores a la solicitud, los artículos
de activos con un valor justo de mercado superior a USD $5.000 por
unidad, pueden ser retenidos o vendidos por la ENS. El DOL tiene
derecho a una cantidad determinada, multiplicando el valor de
mercado actual o los ingresos de la venta, por su porcentaje de
participación en el costo de la compra original. En caso de venta del
activo, la Corporación puede deducir o retener al DOL USD $500 o el
diez por ciento de los ingresos, lo que sea menor, para sus gastos de
venta y manejo.
La depreciación por el sistema de línea recta, es el método para distribuir el
costo de un activo fijo durante su vida útil; este método establece una cuota fija
y constante para todos los períodos contables en que el activo preste su servicio
y debe aplicarse de manera individual a cada activo desde el mes siguiente a su
adquisición. Su aplicación se hace mediante la siguiente fórmula:
CH= Costo Histórico
A = Adiciones
DA= Depreciación Acumulada
VU= Vida Util

c. La ENS debe estar preparada para ser requerida en cualquier VD= Vida Depreciada
momento, por parte del DOL, con el fin de que esta tome las medidas AI= Ajuste por Inflación
de disposición ordenadas.
Cuota de depreciación mensual = (CH+AI)+(A+AI)-DA
4.1.2 Costos de materiales y suministros (incluyendo costos de
dispositivos informáticos) VU-VD

• Los costos incurridos por materiales, suministros y piezas

fabricadas necesarias para llevar a cabo un proyecto están permitidos.
1. Tome el valor del activo al 30 del mes anterior al que está procesando.
• Los materiales y suministros comprados deben cargarse a sus
2. Aplique el PAAG correspondiente al mes.
precios reales, netos de los créditos aplicables. Los retiros de tiendas o
almacenes deben cargarse a su costo neto real de acuerdo con el 3. Tome el valor ajustado y aplique la fórmula de depreciación descrita
método de fijación de precios de retiro de inventario utilizado. Los anteriormente.
cargos por transporte pueden ser reconocidos como parte del costo de
4. El valor hallado en el paso anterior corresponde a la depreciación
materiales y suministros.
ajustada por el mes que está procesando.
• Los materiales y suministros utilizados para la ejecución de un
proyecto pueden cargarse como costos directos. En el caso específico
de los dispositivos de cómputo, serán reconocidos como costo directo PROCESOS
aquellos que son esenciales y asignables, pero no exclusivamente
dedicados, al desempeño del proyecto.
  Cuando se utilicen materiales proporcionados o donados por el
gobierno, dichos materiales se utilizarán sin cargo alguno.
4.1.3 Depreciación
• La depreciación es el método utilizado para asignar el costo de
los activos fijos a los períodos que se benefician del uso de estos. La
ENS puede ser compensada por el uso de sus edificios, mejoras de
capital, equipos y proyectos de software capitalizados, siempre que
estos se utilicen o se necesiten en las actividades de la Corporación y
se destinen adecuadamente a proyectos. Dicha compensación deberá
hacerse computando la depreciación.
• La depreciación se calcula aplicando las siguientes reglas. El
cómputo de la depreciación debe basarse en el costo de adquisición de
los bienes involucrados. Tratándose de un bien donado por un tercero,
su valor justo de mercado en el momento de la donación debe ser
considerado como costo de adquisición. Para el cómputo de la
depreciación, el costo de adquisición excluirá:
a. El costo de la tierra;
b. Cualquier parte del costo de los edificios y equipos sufragados
o donados por el Gobierno, independientemente de dónde se otorgó
originalmente el título o dónde se encuentre actualmente;
c. Cualquier porción del costo de los edificios y equipos
aportados por o para la corporación, que ya se reclaman como
contrapartida o que la ley o acuerdos con el tercero prohíban su
recuperación;
d. Cualquier activo adquirido únicamente para la ejecución de un proyecto.
• Al calcular los cargos por depreciación, se debe tener en cuenta lo siguiente:
a. El período de vida útil que se establezca para cada uno los activos fijos
deberá tomar en consideración factores tales como el tipo de construcción, la
naturaleza del equipo, los desarrollos tecnológicos en el área particular, los datos
reemplazo para los activos
históricos y las políticas de renovación y
individuales o clases de activos involucrados.
DESCRIPCION DEL PROCESO
1. La Asistente Administrativa cuantifica las necesidades de compra de suministros y
elabora Orden de Pedido-Compra, describiendo el concepto u objeto de la compra y la
codificación que incluye el Centro de Costos y la Cuenta respectiva.
2. Presenta Orden de Pedido diligenciada a Director Administrativo.
3. Este revisa la orden de pedido, verifica disponibilidad presupuestal. Si no se aprueba la
devuelve para que se hagan los ajustes necesarios. Si se aprueba da visto bueno y regresa la Orden
de Pedido a la Asistente Administrativa.
4. La Asistente Administrativa, hace cotizaciones y el respectivo pedido, Archiva de manera
temporal dicha orden. Si la orden es de suministros continua con el proceso. Si la orden es de
Activos fijos pasa al paso 6.
5. Recibir y aplicar normas sobre caracteristicas y requisitos de insumos, realiza la
evaluacion del servicio, registra evaluacion de proveedores, los evalua y selecciona. Si no cumple
devuelve la compra. Si cumple registra en inventario, la entrega al destinatario o la almacena y
entrega factura de Cobro a Auxiliar de Tesoreria.
6. La Asistente Administrativa solicita 3 cotizaciones y las pasa al Director Administrativo.
7. Este revisa las cotizaciones, selecciona la mejor opcion y verifica Disponibilidad
Presupuestal. Se la pasa al Asistente Administrativo.
8. La Asistente Administrativa, realiza el pedido del Activo fijo.
9. El Auxiliar de Tesorería, archiva la Factura de Cobro y Orden de Pedido de manera
temporal en Carpeta de Cuentas por Pagar.
10. La Asistente Administrativa, los días jueves de cada semana diligencia pagos y se los pasa
al Director Administrativo para su respectiva firma y aprobación.
11. El Director Administrativo, determina cuáles cuentas se pagarán de acuerdo al plazo de
vencimiento y las traslada a Auxiliar de Tesorería.
12. La Auxiliar Contable, calcula la Retención en la Fuente de las cuentas que se van a pagar
revisa que estén debidamente soportadas.
13. La Auxiliar de Tesorería, elabora Comprobante de Egreso y Cheque y los entrega a la
Auxiliar Contable para su revisión.
14. Esta, devuelve documentación revisada a la Auxiliar de Tesorería.
15. La Auxiliar de Tesorería, hace firmar los Cheques, los días viernes de cada semana, del
Director General. Entrega Cheque a destinatario, hace firmar Comprobante de Egreso, realiza el
registro contable y traslada documentación a Auxiliar Contable.
16. La Auxiliar Contable archiva soportes.
b. El método de depreciación utilizado para cargar el costo de un PROCESO PARA ENTREGA DE SUMINISTROS Y ACTIVOS FIJOS
activo (o grupo de activos) a los períodos contables, debe reflejar el
DESCRIPCION DEL PROCESO
patrón de consumo del activo durante su vida útil. En ausencia de
evidencia clara que indique que el consumo esperado del activo será
1. El Responsable del programa, elabora Orden de Pedido-suministros y activos
significativamente mayor en las primeras porciones que en las últimas
fijos, con la codificación que incluye el Centro de Costos y la Cuenta respectiva.
de su vida útil, el método de línea recta es el método apropiado a
2. Presenta Orden de Pedido diligenciada a Director Administrativo.
utilizar. Los métodos de depreciación una vez utilizados no pueden ser
modificados a menos que se cuente con autorización por parte del 3. La Asistente Administrativa, entrega en el transcurso de la semana los materiales

DOL. Los métodos de depreciación utilizados para calcular los montos solicitados al Responsable del Programa y hacer asientos respectivos en el
de depreciación para fines de tasa indirecta (F&A) deben ser los inventario.
mismos métodos utilizados por la Corporación para sus estados 4. Elabora mensualmente, informe sobre consumo de suministros y verificar
financieros. disponibilidad de inventario. Si no hay suministros elabora solicitud de pedido-
Compra. Ver procedimiento para compra de Suministros y Activos Fijos.
c. Cada edificio puede tratarse como un solo activo y depreciarse
(GA.001). Si hay suministros, termina.
durante una sola vida útil. Un edificio también se puede dividir en
varios componentes, en este caso cada componente debe depreciarse
La Auxiliar Contable, realizar registro contrable y archivar el informe. Termina
de acuerdo con su vida útil estimada. Los componentes del edificio
deben agruparse en tres componentes generales: armazón del edificio PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR INVENTARIO DE SUMINISTROS Y ACTIVOS
(incluidos los costos de construcción y diseño), sistemas de servicios FIJOS
(ej., ascensores, sistema de plomería y sistema de aire acondicionado)
DESCRIPCION DEL PROCESO
y equipo fijo (ej. esterilizadores, gabinetes y cristalería). En caso de que
la Corporación elija depreciar sus edificios por componentes, se deben 1. Actualizar, depurar y valorar el inventario. Si son suministros el encargado es el
usar los mismos métodos de depreciación para propósitos de costos Asistente Administrativo. Si son Activos Fijos el encargado es el asignado por el
indirectos (F&A) y de estados financieros Área de Contabilidad.
d. No se puede permitir la depreciación de ningún activo que
2. Se confronta el inventario físico con el registro. Si existe desfase se establece su
haya cumplido su vida depreciable.
causa y se determina la acción requerida. En caso contrario continua con el
• Los cargos por depreciación deben estar respaldados por proceso.
registros de activos fijos adecuados, y se deben realizar inventarios
físicos al menos una vez cada dos años, para garantizar que los activos 3. Se realiza un conteo del inventario físico con los deferidos o activos fijos en
existan, se encuentren en buen estado y sean utilizados y necesarios. contabilidad. Si existe un desfase se identifica la causa del mismo, se adopta las
Se pueden utilizar técnicas de muestreo estadístico para realizar estos
acciones correctivas pertinentes y se elabora un informe. En caso
inventarios. Además, se deben mantener registros de depreciación
adecuados que definan el monto total de esta. contrario solo se elabora el informe.

Ver flujograma
 DESCRIPCION DEL PROCESO
4.1.4 Equipo y otros gastos de capital
1. Actualizar, depurar y valorar el inventario. Si son suministros el encargado es
• Las siguientes reglas de admisibilidad deben aplicarse a los el Asistente Administrativo. Si son Activos Fijos el encargado es el asignado por el
Área de Contabilidad.
activos fijos y a otros gastos de capital:
2. Se confronta el inventario físico con el registro. Si existe desfase se
a. Los gastos de capital para equipos de uso general, edificios y establece su causa y se determina la acción requerida. En caso contrario continua con
el proceso.
terrenos no están permitidos como cargos directos, excepto con la
aprobación previa y por escrito del DOL. 3. Se realiza un conteo del inventario físico con los deferidos o activos fijos en
contabilidad. Si existe un desfase se identifica la causa del mismo, se adopta las
acciones correctivas pertinentes y se elabora un informe. En caso contrario solo se
b. Los gastos de capital para equipos de propósito especial están
elabora el informe.
permitidos como costos directos, siempre que los artículos con un costo
Ver flujograma
unitario de USD $5.000 o más, tengan la aprobación previa por escrito del
DOL. PROCESO PARA SALVAGUARDAR INSTALACIONES, EQUIPOS, MUEBLES Y
ENSERES
c. Los gastos de capital para mejoras a terrenos, edificios o equipos DESCRIPCION DEL PROCESO
que aumenten materialmente su valor o vida útil, no están permitidos
como un costo directo, excepto con la aprobación previa por escrito del 1. La Contadora, actualiza, depura y evalúa el inventario para equipos, muebles y
enseres. Para la sede de la ENS, actualiza el avalúo comercial.
DOL.

d. Cuando se apruebe como un cargo directo de conformidad con 2. la Asistente Administrativa, solicita cotizaciones de póliza de aseguradoras, para

los párrafos previos de esta sección, los gastos de capital se cargarán en la sede, según el avalúo comercial.

el período en que se incurra en el gasto, o según se determine apropiado 3. El Director Administrativo, selecciona cotización en función de costos y cobertura
y se negocie con el DOL. y la entrega para su aprobación.

e. La porción no depreciada de cualquier equipo dado de baja como

resultado de un cambio en los niveles de capitalización, puede
recuperarse al continuar causando la depreciación permitida del equipo,
o amortizando el monto a ser dado de baja durante un período de años
negociado con el DOL.
f. Costo de eliminación de equipos. Si la ENS recibe instrucciones
del DOL para que se deshaga o transfiera el equipo, los costos de dicha
disposición o transferencia son permisibles.
g. El equipo y otros gastos de capital no están permitidos como
costos indirectos.
4. Analiza cotizacion seleccionada. Si no es aprobada se solicitan nuevas
cotizaciones. De lo contrario, se suscribe el contrato, se paga la poliza con una
vigencia de un año calendario.
5. La Asistente Administrativa, en la vigencia de la Poliza. Si no se presentan
siniestros, pasa a 7. De lo contrario, realiza la reclamacion del bien asegurado,
con base en los terminos del contrato.
6. Recibe concepto de la seguradora acerca de la reclamación. Si sstá de acuerdo
con concepto inicial o concepto en firme luego de apelar: continúa. Si no está de
acuerdo: apela la decisión.
7. El Director Administrativo, evalua el servicio prestado por la aseguradora al
finalizar la vigencia del contrato. Si la evaluacion no fue satisfactoria, cambia de
aseguradora. En caso contrario, mantiene la relacion comercial.