GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1.3 ÁREAS STAFF

Áreas staff

El Staff no solo debe asesorar, también debe apoyar a todas las

personas involucradas en una línea estratégica dentro de la
compañía.
Antes que nada debemos definir el concepto de Staff; El cual es un grupo de personas
que conforman un equipo dedicado al estudio o asesoramiento de una o varias áreas
dentro de una organización.

Por lo general el Staff está bajo las órdenes y supervisión de un director; el cual escoge
para que asesore al mejor personal del que disponga en cada área. Este equipo trabaja
en pro de materializar los objetivos que las organizaciones se trazan, el papel
fundamental es el asesoramiento para alcanzar lo planteado.
 Se debe usar el staff como estrategia empresarial

En primer lugar en el momento que un ejecutivo decide tomar las riendas de la

compañía y volverse director; es esencial que entienda cuáles serán sus funciones para
que el Staff pueda orientarlo de manera efectiva a construir las estrategias
empresariales.

Luego debe reunirse con el equipo y transmitirle una serie de pautas esenciales para el
éxito del equipo.
1. Comencemos por crear un ambiente de confianza que fomente el intercambio comunicacional; en
general la falta de comunicación es el factor número uno de fracaso en cualquier ente.
2. Transmite y fomenta el sentido de pertenencia y solidaridad que debe tener el Staff para la
organización.
3. Hazle notar el grado de responsabilidad que el equipo tiene para la compañía; Y recalca que por
ende es idóneo que el Staff se comporte como una unidad. Explícale que aunque cada uno cumple un
papel fundamental las decisiones que en conjunto se tomen serán decisivas para la organización.
4. Comunícale al Staff lo que quieres conseguir mediante su asesoramiento; así sabrán cómo orientar
los esfuerzos para alcanzar resultados palpables.
5. Siempre aportar al equipo datos realistas de la situación financiera, organizacional e industrial de la
empresa; Esto conlleva a que las opiniones y sugerencias estén más relacionadas con cubrir realmente
las necesidades de la empresa.
La realidad es que el Staff como mecanismo de Estrategia Empresarial, es una herramienta que brinda
éxito; Ya que trabaja de la mano con el director que conoce las necesidades de la organización, podrán
encaminar los esfuerzos a satisfacer esas necesidades.

Para finalizar cabe destacar que el usar el Staff como Estrategia Empresarial es una táctica que resulta
viable para alcanzar los objetivos; Ya que si el equipo está bien documentado los lineamientos a seguir
verán sus frutos.

En la actualidad hay más y más empresas trabajando con el Staff como Estrategia Empresarial; Ya sea
contratando el equipo de manera outsourcing o conformándose con personas que hacen vida en la
organización. No esperes más y comienza a usar el Staff como Estrategia Empresarial no te
arrepentirás.
1.3.1 Sistema de gestión de calidad

Un Sistema de Gestión de Calidad o también conocido

como SGC, es una herramienta perfecta para aquellas
organizaciones que desean que sus productos y servicios
cumplan con los máximos estándares de calidad y así lograr y
mantener la satisfacción de sus clientes.
Los Sistemas de Gestión de la Calidad se basan en la familia , actualmente la familia de
normas de la serie ISO 9000 está compuesta por:

•ISO 9000 «Sistemas de gestión de la calidad. Principios y vocabulario»: contiene los

fundamentos de los SGC, términos y definiciones.
•ISO 9001 «Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos»: incluye los requisitos en los
que se debe basar y cumplir un Sistema de Gestión de Calidad.
•ISO 9004 «Gestión para el éxito sostenido de una organización. Enfoque de gestión de la
calidad»: comprende las directrices para mejorar el desempeño de una organización y
garantizar el éxito sostenido.
De las normas mencionadas hasta el momento, el estándar ISO 9001:2008 es el que
debe ser utilizado durante la implantación de los Sistemas de Gestión de Calidad y la
que permite obtener la certificación. Actualmente dicha norma se encuentra en un
periodo de revisión, ya podemos ver el borrador con los últimos cambios de la nueva
ISO 9001:2015.

Del mismo modo existen otras normas ISO sobre la calidad en otros aspectos
específicos vinculados con el sector automovilístico (ISO/TS 16949) o con los
laboratorios de ensayo y/o calibración (ISO 17025).
Principios de Gestión de la Calidad

La familia de normas ISO 9000 está fundamentada en ocho principios de gestión de calidad, su
finalidad es dirigir a las organizaciones al éxito. Para ello se enfocan principalmente al cliente y
a la mejora continua.

Los ocho principios de gestión de la calidad son:

1.Enfoque al cliente.
2.Liderazgo.
3.Participación del personal.
4.Enfoque basado en procesos.
5.Enfoque de sistema para la gestión.
6.Mejora continua.
7.Enfoque basado en hechos para la toma de decisión.
8.Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.
1.3.2 Auditoria

Una auditoría es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad según lo
planeado y las directrices estipuladas. Según la ISO (Organización Internacional de Normalización) es
un proceso sistemático independiente y documentado que permite obtener evidencia de auditoría y
realizar una evaluación objetiva para determinar en qué medida son alcanzados los criterios de
auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos a revisar).

La finalidad de una auditoría es diagnosticar; identificar qué actividades se desarrollan según lo

esperado, cuales no y aquellas que son susceptibles de mejora. Realizar una auditoría empresarial es
el equivalente a realizar un examen médico a una persona, donde a partir de una evidencia o
"examen" se pueden detectar fallas, promover mejoras y reunir información objetiva del estado de la
organización para tomar decisiones.
Características de las auditorías

El ejercicio de auditar siempre se debe identificar por ser:

✓ Objetiva, esto significa que debe estar basada en hechos reales, sustentables y
con evidencia, actuando en su desarrollo con una actitud mental independiente e
imparcial.
✓ Sistemática, ya que se desarrolla bajo una serie de pasos y etapas, que se deben
ejecutar en un orden lógico para lograr el objetivo final.
✓ Profesional y la transparente porque será un proceso desarrollado por un
auditor, una persona, el cual debe tener la capacidad de informar lo que se halle
en la auditoría sin ningún juicio de valor e independencia.
¿Porqué son importantes la auditorías?

Este proceso en las empresa juega un papel muy importante y no debemos olvidar que los objetivos
de las auditorias siempre deben estar alineadas con los objetivos de las alta dirección. A
continuación te enumeramos 4 razones del porqué son importantes las auditorías:

1.Te ayudarán a tener una excelente calidad en los procesos que manejes ya sean internos o
externos.
2.Es muy importante para los directivos de las empresas tener información verídica, fiable, para que
puedan analizar los pasos a seguir, ya que la información que nos arroja una auditoría es las base
para tomar decisiones que nos permitan tener mayor éxito y crecimiento.
3.Una auditoría hace responsable a los equipos de las empresas en ordenar y mejorar sus procesos y
controles internos, generando eficiencias operativas y mejores prácticas en la ejecución de sus
operaciones.
4.Permiten también estudiar si se están cumpliendo o no las normativas legales.
¿Cómo reviso mi sistema de gestión a través de las auditorías?

Considerando la auditoría como una herramienta importante para alcanzar los resultados de la empresa;
la auditoría a sistemas de gestión basados o no en estándares ISO (Organización Internacional de
Normalización) es una actividad muy común en aquellas organizaciones comprometidas con mejorar
continuamente. Pero ¿cómo se empieza?, ¿con quién debo contar para realizar esta actividad?, ¿qué debo
hacer? A continuación te explicamos cómo:

✓ Planeación: Cronograma de auditorias.

✓ Preparación: Lista de chequeos.
✓ Ejecución: Informe de hallazgos y recomendaciones.
✓ Finalización y seguimiento: Acciones de mejoras o correctivas.
Referencias:

Martínez, Alejandro. (2019). Fundamentos de administración. Compilación. México. Edit. UMSNH

Mercado, Salvador. (2010). Administración aplicada 2, teoría y práctica. México. Editorial LIMUSA
Munch Galindo, Lourdes. (2014). Administración. Editorial: Pearson Hispano Americano.
Next_U. Curso “Fundamentos de Administración”. 2019.
www.sistemaimpulsa.com/blog/
www.isotools.org/normas/calidad/