GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El marco conceptual del diseño de la estructura organizacional

Observa detenidamente los siguientes dos organigramas y responde las
siguientes preguntas:
Compañía 1 Compañía 2
¿Qué tipo de organizaciones crees que son estas dos compañías?

¿Qué podemos deducir del número de niveles de cada una?

¿Cuáles son las características de ambas estructuras?

Estructura organizacional

El ser humano es un ser social por naturaleza, y a lo largo de la historia siempre ha buscado la manera de
organizarse en grupo en función de un objetivo, pues estos brindan elementos de supervivencia como la
protección y la ayuda, así empezamos a organizarnos como grupos nómadas sobreviviendo a través de la caza,
pasando por las sociedades tribales y feudales hasta llegar a las sofisticadas formas de organización social de
nuestros días.

Organizarse en grupo es un elemento vital para la consecución de una meta. Distribuir actividades y recursos; y
definir prioridades, funciones y autoridades es la forma como en últimas nos organizamos; es decir, le damos
una estructura a esas organizaciones.
Tenemos dos grandes tipos de estructura:

• Formal: Se refiere a una organización planeada, una división del trabajo establecido por aquellos que llevan
la dirección o el mando, estos son los que aprueban esta estructuración, la cual se les comunica a los
demás eslabones por medio de manuales, organigramas, descripción de puestos o funciones.

Y dentro de los formales tenemos el segundo grupo:

• Informal: Se refiere a la organización espontánea que surge entre las personas que ocupan una posición
dentro de la estructura formal, las amistades o los antagonismos. Estas crean sus propios códigos o
normas, que van en consonancia con lo que ellos creen que es deseable o equitativo para el grupo de
trabajadores, son si se quiere, alianzas entre los trabajadores en que se dan apoyo mutuo, tanto laboral
como emocional, y busca equilibrar la presión impuesta por la organización. Crea un clima de
“camaradería” y de “identidad” que hace que los grupos trabajen con mayor empeño por los logros de la
empresa y facilita los ambientes de confianza y amistad; sin embargo, estas organizaciones también tienen
sus desventajas (riesgos), como por ejemplo que estos grupos comiencen a ignorar líneas de autoridad de
los altos cargos o la manipulación de informes o resultados solo por su propio beneficio.
Tipos de estructura organizacional

Una de las principales características de una empresa es su capacidad de adaptación, y esto se logra a
través de ciertas formas de estructuración organizacional.

Esta estructuración parte de la acertada organización de los propios recursos (humanos, materiales,
financieros y tecnológicos), esto es, se debe establecer una jerarquización de mando y una distribución de
los deberes o delimitación de responsabilidades.
Formas de organización

• Militar o lineal: Plantea una sola persona al mando, quien distribuye las responsabilidades a sus
subordinados, y es la única a la que se le deben rendir cuentas. Es una organización clara y sencilla, evita el
conflicto de autoridades y permite mantener el control en empresas pequeñas; sin embargo, su rigidez e
inflexibilidad no permite la especialización y además sus líderes por lo general están saturados de trabajo.

• Organizacional o de Taylor: Propone dividir el trabajo de forma especializada, para que todos en la
empresa, tanto gerente como trabajadores, ejecuten exactamente la función que se les asigna. Permite la
especialización al obtener la más alta eficiencia de los trabajadores, pues planea correctamente la división
de tareas y disminuye la presión sobre los mandos.
• Lineo-funcional: Es una mezcla de las dos anteriores, evitando sus falencias y concentrándose en sus
virtudes. Desde lo funcional, conserva la especialización en las tareas, y a su vez, desde lo lineal,
maneja un único líder o una única autoridad.

• De staff: No cuenta con una línea de autoridad rígida, puesto que existen órganos especializados que
prestan asesoría para la toma de decisiones; así cada grupo responde a un único jefe, pero siempre
en un diálogo constante con los expertos de los otros staffs para tener un correcto asesoramiento.
• Matricial: Es una unidad de mandos múltiples, pues tiene dos tipos de estructura simultánea, en una los
empleados responden a una unidad de mando vertical, y en la otra estructura ya de forma horizontal se
mezcla personal de diversa unidades para que se enfoquen en un proyecto determinado, manejado por
un gerente de equipo o un experto en el tema específico en el que se trabaja.

• Divisional: Se utiliza por grandes empresas que tienen varios productos o servicios, así se dividen en
varios departamentos, cada uno especializado en un producto o servicio específico que ofrecen. Cada
uno es autónomo en las decisiones respecto al servicio con el que trabaja, y desde el área central de la
empresa se manejan todos los departamentos a través de la normalización de resultados.
• Por comités: Consiste en dejar que un grupo de personas tomen las decisiones administrativas en conjunto,
a través de reuniones en donde discuten las mismas. Los grupos se clasifican e:

1. Directivo: Accionistas de la empresa.

2. Ejecutivo: Ejecutantes de las acciones.
3. Vigilancia: Inspeccionan las labores en la empresa.
4. Consultivo: Los que por su experiencia son consultados respecto a las decisiones.

• Por equipos de trabajo: Se organizan grupos bajo la tutela de un director de proyecto. Este equipo estará
conformado por trabajadores que vienen de diferentes áreas o departamentos de la empresa, con
capacidades particulares para el tipo de proyecto en el que se va a trabajar, y donde deben funcionar como
un “todo” armónico.
• Virtual: Son las alianzas temporales entre empresas o individuos para realizar una tarea en específico. Para
esto se valen de las Tic´s, minimizando costos y poniendo de cada parte sus capacidades especializadas.

• En red: Tiene un cambio significativo, pues el cliente es el eje central y de esta manera los procesos se
realizan al lado suyo, él toma parte del diseño de tareas y actividades, para esto, en la empresa se
establecen estructuras sencillas, sin tantos mandos medios y proponiendo un diálogo horizontal entre los
diferentes grupos, en lugar de uno vertical. Se delegan las tareas, se gestionan equipos, redes, contactos; y
según cómo evolucionan los procesos, esta red esta dispuesta al cambio para su adaptabilidad.
Factores claves para tomar decisiones sobre la estructura organizacional

Como ya te explicamos, las posibilidades que tienes para darle una estructura a tu organización o empresa
son múltiples. Cada una responde a necesidades específicas, y así como tienen ciertas ventajas, su mal
diseño, implementación o escogencia pueden traer inconvenientes para tu proyecto.

La definición de una acertada estructura organizacional es el resultado de una profunda reflexión interna.
Tener en cuenta todas las características particulares del proyecto, los elementos que lo constituyen, la
disposición de los mismos y las maneras cómo se relacionan entre sí, te darán las pistas necesarias para saber
cómo se debe proceder. Hay que tener muy en cuenta que cada parte, elemento o punto que pertenezca al
proyecto debe ser de carácter fundamental en los procesos y tener una estrecha relación con las otras partes
para que el funcionamiento de la estructura, como un todo, sea completamente armónico.
 Peter Drucker afirmaba que un factor importante a tener en cuenta era, precisamente, la sencillez de las
estructuras. Entre más simple sea la organización que se necesite, mejores resultados se obtendrán. Ante todo, se
tiene que buscar que la organización estructural que se implemente no genere, por ejemplo, ningún tipo de
problemas comunicacionales. Es decir, que no generen vueltas o rutas innecesarias que ralenticen o entorpezcan
los procesos. Por eso, cuando vas a montar una organización o empresa debes tener muy claros los objetivos que
se quieren lograr. Esto te permitirá saber cuáles son las actividades adecuadas que se necesitan para generarlos y
así cuidarnos de que las estructuras en lugar de ser unas herramientas funcionales se conviertan en obstáculos
para el logro de nuestras metas.
Otro factor que solemos olvidar es la importancia que tiene el cliente en el diseño de las estructuras. Drucker
afirma que el éxito de toda estructura radica en que el cliente sea el eje fundamental o propósito de toda empresa.
Finalmente, es para él para quien estamos trabajando, él será el que reciba nuestros productos y servicios, y su
satisfacción será vital para nuestro posicionamiento.

Importante, también, es la cultura que se manejará dentro de la estructura. Es decir, de los valores que se quieren
transmitir a los trabajadores, los cuales generarán en ellos una identidad para con la empresa u organización.
Cuando existe este tipo de identidad, de amor propio, el trabajo será mucho más efectivo. El compromiso será real.

Por último y no menos importante: la estructura debe ser flexible, tener la capacidad de mutar, de adaptarse.
Estamos en un mundo globalizado, interconectado y competitivo. Los retos que se presentan en el día a día son
siempre diferentes, por eso nuestra organización debe tener la capacidad de adaptarse a estos cambios constantes
para que se mantenga a flote y actualizada en todos los aspectos que el mercado requiere.
Tipos de organigramas

Ya hemos hablado de las diferentes organizaciones o estructuras empresariales. Ahora, vamos a hablar de
cómo estas se expresan a través de un documento gráfico que, de forma esquemática, refleja todos sus niveles
de planificación y jerarquización.

Estos documentos los conocemos como organigramas. Son de suma importancia para las empresas, pues
permiten visualizar y controlar su organización de manera práctica. También permiten aclarar las ideas que se
tienen de la organización, saber con exactitud quién depende de quién y guiar al nuevo personal que llega para
que conozca con claridad su puesto y cómo este se comunica con los demás.

Conozcamos algunos tipos de organigramas y preguntémonos cuál se adapta mejor a nuestras necesidades:
Clasificación según el alcance o ámbito de aplicación

• Organigramas generales: contienen información representativa de una organización hasta determinado

nivel jerárquico. Estos organigramas ofrecen un panorama general de todas las relaciones entre las
divisiones y departamentos.

• Organigramas suplementarios: se emplean para mostrar una parte específica de la estructura organizativa,
de forma más detallada. Por ejemplo, el organigrama del área de comunicaciones en una compañía.

• Organigramas analíticos: son representaciones gráficas aún más detalladas, en las que incluso se
complementa la información con datos anexos. Este tipo de organigrama permite observar diferentes
aspectos del comportamiento organizacional. Por ejemplo, información para el análisis de un presupuesto o
datos que sirven para distribuir a los trabajadores en las diferentes áreas. Están dirigidos principalmente a
directores y especialistas.
Clasificación según la organización visual

También podemos clasificar los organigramas por su forma de organizarse visualmente. Así, entre los más
conocidos o recurrentes, encontramos:

Los organigramas verticales: son los clásicos y los que funcionan a la perfección para representar una
organización piramidal, jerarquizada desde el nodo líder, que está arriba, hasta todos los que se desprenden de
él.
Los organigramas horizontales: son una variación del anterior. En este diseño la información se
organiza no de arriba hacia abajo, sino de izquierda a derecha.
Organigramas circulares o concéntricos: en donde la jerarquía se muestra de forma circular, del centro
hacia afuera. Así, el último círculo, el más amplio, es el que representa el menor nivel de jerarquía en la
organización.
Organigramas mixtos: son una mezcla de las formas verticales y horizontales, las cuales ofrecen más
posibilidades juntas para la exposición de cierto tipo de organizaciones.
Clasificación según su naturaleza

Según este criterio, encontramos tres tipos de organigramas específicos:

Micro administrativos, los cuales se refieren a una sola organización, sea de forma global o detallada. Macro
administrativos, que mezclan más de una organización. Y, por último, Meso administrativos, los cuales hacen
referencia a la mezcla de varias organizaciones especializadas en un mismo sector o área de producción.

Entender y manejar correctamente una organización es una tarea compleja. Por eso, para el líder o líderes de la
misma, es importante contar con herramientas sencillas y a la vez muy detalladas que les permitan tener una
visión en conjunto de toda la estructura y los procesos que están manejando. Entre estas herramientas
encontramos, como hemos visto, los organigramas. Por esta razón, es vital que un líder riguroso y preparado los
conozca, diferencie y entienda.
 Las piedras angulares de la organización

Gerenciar una organización es un proceso que implica un compromiso

permanente. Desde el momento en que se planea la estrategia, o cuando
las condiciones exigen modificarla, es necesario tener en cuenta cuatro
pasos básicos, cuatro piedras angulares para garantizar su éxito.

Conócelas a continuación:
1. Dividir de forma lógica, cómoda y precisa la carga de trabajo. Esta división se da en tareas que
pueden ser ejecutadas de forma individual o grupal. Esto se conoce como la división de trabajo.

2. La departamentalización, que consiste en combinar las tareas en forma lógica y eficiente;

agrupar los empleados y las tareas, con base en su similitud. La departamentalización se da de
acuerdo a diferentes criterios. A continuación te compartimos algunos ejemplos:

• Funcional: consiste en agrupar las actividades según su función principal. Este es usual en
empresas fabricantes de diversas líneas de productos. Por ejemplo, en una empresa de
producción de bebidas, hay ciertas funciones que deben realizarse para producir y vender el
producto, como el marketing, las finanzas, la contabilidad y la gestión del personal. Cada una de
estas funciones sería entonces un departamento específico en la empresa, y los puestos se
diseñarían de acuerdo a esta división.
• Por clientes: este tipo de departamentalización es usual en empresas comerciales, principalmente
almacenes. Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a compradores o clientes.
Con esto, una empresa se especializa en la atención y trato a los clientes y hace que los procesos
se den según las necesidades y características de los mismos.

• Por productos: los gerentes de grandes empresas diversificadas agrupan los puestos con base en
los productos. Así, por ejemplo, un solo gerente puede tener bajo su dirección todos los puestos
que se relacionen con la producción y venta de una línea específica de productos.
3. Establecer una clara jerarquía de la organización, es decir, especificar quién depende de quién
en los procesos. Esta agrupación se da según el grado de autoridad y responsabilidad que posea
cada persona, independientemente de la función que realice. Las jerarquías se expresan
generalmente mediante organigramas.

4. Realizar un proceso de coordinación, que consiste en establecer los mecanismos para integrar
las actividades de los departamentos y vigilar la eficacia de dicha integración. Recuerda: para
alcanzar resultados exitosos es necesario que todas las funciones se coordinen, se equilibren y se
mezclen de forma armónica dentro de la organización.
División de trabajo

Ejemplo:

En una fábrica de alfileres han notado que uno de sus empleados se tarda mucho tiempo en cumplir
con sus labores, pues solo produce 25 alfileres al día. Al hacer el análisis de su situación particular,
descubrieron que en sus actividades diarias tenía que tirar el metal, enderezarlo, cortarlo, prepararlo
para ponerle la cabeza (actividad que requiere de otras cuentas), ponerle la cabeza, blanquear el alfiler
y ubicarlos ordenadamente en un papel en el que deben de quedar paquetes de 18 unidades. En otra
fábrica también con la misma actividad, el trabajo esta distribuido por actividades, ellos tiene menos
maquinaria, pero aún así producen al menos 12 libras de alfileres al día, es decir cada libra con más de
4 mil unidades de alfileres, un total aproximado de 48 mil alfileres, lo que equivales a 4,800 alfileres por
empleado diariamente.
Gran diferencia entre ambas empresas, pero ¿A qué se debe esto?

Se concluye que si los empleados de la segunda empresa hubieran trabajado de forma separada, como en la
primera, tal vez no hubieran llegado a producir cada uno ni 20 alfileres al día.

Pues bien, Adam Smith un economista y filósofo escocés, considerado el mayor exponente de la economía clásica,
usaba ese este ejemplo para hablar de la división del trabajo como un instrumento para alcanzar mayor
productividad y eficiencia de la economía. Él planteo no solo la fracción de tareas en la producción, sino que
también, planteó la división de trabajo por unidades de producción independientes.
Departamentalización

Es el proceso en cual se agrupan los individuos de una empresa por actividades o funciones similares o
lógicamente relacionadas, logrando la especialización que permite incrementar las utilidades desde la
productividad y la gestión eficiente.

La división del trabajo, que es el primer paso para la departamentalización y su posterior agrupamiento,
se puede dar por jerarquía, por funciones o por divisiones, es decir por unidades o grupos. Por ejemplo,
el grupo de clientes o el grupo de proyecto.
Pasos para la división del trabajo:

1. Lista todas las actividades de la empresa

2. Clasifícalas según el tipo
3. Agrúpalas en orden jerárquico
4. Asigna a los responsables
5. Agrúpalas creando unidades de trabajo o áreas
6. Especifica las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación frente a las funciones
7. Establece líneas de comunicación entre las unidades o áreas
8. Pon en funcionamiento la estrategia, y con el tiempo
9. Evalúa si se cumplen los objetivos
Autoridad

¿Conoces la diferencia entre un liderazgo con énfasis en poder o autoridad?

Un líder de la corriente del poder tiene las siguientes características:

• Ansia tener más para ser más

• Es individualista
• Expresa a través de todos los medios posibles su fuerza
• En ocasiones es dominado por su propia fuerza
• Es excluyente e imponente
• No permite la diferencia
• Cohesiona a través del miedo
• Inspira temor

En conclusión, la manera de operar del poder es a través de la intimidación, que nubla la conciencia y paraliza la
proyectividad.
Un líder con autoridad tiene las siguientes características:

• Sigue la voluntad de la comunidad

• Crea una relación directa basada en la confianza con las personas a su cargo
• Es capaz de expresar la trascendencia
• Recibe la autoridad de la misma comunidad que destaca sus méritos personales
• Trabaja a través de la empatía
• Escucha y dialoga hasta lograr consensos y acuerdos
• Procura la diversidad
• Inspira respeto
En conclusión, un líder con autoridad opera desde el derecho, el respeto a la libertad de pensamiento y
acción que promueve el crecimiento empresarial.

• ¿Si notas la diferencia? La autoridad es poder, pero el que es otorgado por la propia comunidad, para
que desde su rol procure el bien común.

• Es el arte de conseguir que de manera voluntaria las personas hagan lo debido a través de una buena
influencia.

• El poder sin autoridad por el contrario, tiende a forzar para que los demás cumplan una única voluntad.
Referencias:

Martínez, Alejandro. (2019). Fundamentos de administración. Compilación. México. Edit. UMSNH

Mercado, Salvador. (2010). Administración aplicada 2, teoría y práctica. México. Editorial LIMUSA
Munch Galindo, Lourdes. (2014). Administración. Editorial: Pearson Hispano Americano.
Next_U. Curso “Fundamentos de Administración”. 2019.