UNIVERSIDAD DE ORIENTE.

NÚCLEO SUCRE-EXTENCIÓN CARÚPANO

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PÚBLICA

PARTIDAS POR COBRAR;

CUENTAS POR COBRAR Y
EFECTO POR COBRAR.
1) Cuentas por cobrar:

Son reclamaciones legalmente exigibles de pago que tiene una empresa por bienes
suministrados o servicios prestados que los clientes han pedido, pero no pagado. Lo tienen
principalmente las empresas, para cobrar una determinada cantidad de dinero. Las
cuentas por cobrar forman parte del balance general de las organizaciones como parte de
su Crédito o Haber, ya que con el tiempo se convertirán en efectivo para la compañía.

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo. De igual
forma, se incluyen los documentos por cobrar a clientes que representan derechos
exigibles, que han sido documentados con letras de cambio o pagarés. Representan
aplicaciones de recursos de la empresa que se transformarán en efectivo para terminar el
ciclo financiero a corto plazo.

2) Importancia de las cuentas por cobrar:

Las cuentas por cobrar constituyen uno de los conceptos más importantes del activo
circulante. Tener una buena administración requiere de información al día sobre los saldos
de los clientes y deudores.

Ayudan a obtener un orden no solo de la cantidad de dinero que se tiene disponible, sino
también saber quiénes te deben dinero. De ese modo se podrá organizar las cobranzas o
no venderle a ningún otro cliente que tenga un mal historial de pagos.  

3) Cancelación y recuperación de cuentas por cobrar:

 Cancelación de cuentas por cobrar:

Se deben de registrar como un gasto en el periodo donde se canceló la cuenta y no cuando

se realizó la venta. Por lo tanto, se hace un cargo a la cuenta de gastos por cuentas
incobrables y se abona a clientes.

Las cuentas por cobrar representan derechos de cobro que se espera recibir en efectivo.

Las cuentas por cobrar representan sumas que adeudan las entidades a una empresa por
la venta de productos y servicios. En la mayoría de las entidades comerciales, las cuentas
por cobrar normalmente se generan al emitir una factura y enviarla al cliente por correo o
de manera electrónica, y el cliente, a su vez, debe liquidarla dentro de un periodo de
tiempo establecido que se denomina términos de crédito o términos de pago.

 Recuperación de las cuentas por cobrar:

Si una empresa decide cancelar una cuenta por cobrar es porque ha agotado todos los
medios que tiene a su alcance para recuperarla. No obstante, hay ocasiones en que
una cuenta eliminada y posteriormente por cualquier circunstancia se vuelve cobrable
por lo que contablemente se tiene reactivar la cuenta por cobrar y se tiene que
efectuar un asiento contable cargando cuenta por cobrar con la sub-cuenta del
 nombre del cliente y abonar estimación para cuentas incobrables y luego proceder al
cobro respectivo.

Ejemplo: si la cuenta de Nelson Escoto por $2,678.00 que fue considerada incobrable
el 31 de octubre del 2003, se presenta Nelson Escoto a cancelarla a la empresa el 23
de diciembre del 2003 y la cancela, se tienen que efectuar dos asientos contables.

PARTIDA#X1

CUENTAS POR COBRAR $ 2,678.00

Nelson Escoto.

ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $ 2,678.00

P/R reactivación de la cuenta considerada incobrable.

PARTIDA #X2

CAJA $ 2,678.00

CUENTAS POR COBRAR $2,678.00

Nelson Escoto.

P/R el cobro de la cuenta por cobrar.

Si la empresa no lleva el método de estimacieón entonces tiene que efectuar el asiento

contable reactivando la cuenta por cobrar por medio de un cargo y un abono a otros ingresos y
luego la partida del cobro.

PARTIDA #X1

CUENTAS POR COBRAR $ 2,678.00

Nelson Escoto

OTROS INGRESOS $ 2,678.00

P/R. reactivación de la cuenta por cobrar que había sido considera incobrable.

PATIDA #X2

CAJA $ 2,678.00

CUENTAS POR COBRAR $ 2,678.00

Nelson Escoto

P/R el cobro de la cuenta por cobrar

Si la recuperación de la cuenta considera incobrable es través de pago parciales, en el

momento de la reactivación el asiento contable se hace por el total de la cuenta y
posteriormente se contabilizan los pagos parciales que realicen los clientes.
 4) Método de estimación de cuentas por cobrar:

Este método consiste que se va creando una cuenta complementaria de activo donde se va
creando un saldo para las cuentas por cobrar y para ello se utilizan una serie de métodos
de estimación en los cuales están.

 Método directo.
 Método de cuentas a cobrar abiertas.
 Método de antigüedad.

 Método directo:

Este método consiste en que la cuenta especifica que se considera incobrable se lleva a
gastos de administración sub-cuenta incobrable y se abona cuentas por cobrar sub. cuenta
el nombre del cliente que se está considerando incobrable y para que este gasto sea
deducible de renta es necesario que cumpla con lo requerido en el artículo # de la ley del
impuesto sobre la renta.

Ejemplo: la empresa “X” S.A. tiene saldo de cuentas por cobrar de $25,000.00 y considera
incobrable la cuenta del Sr. Miguel Cruz por $1,000.00 entonces se hará el siguiente
asiento contable.

PARTIDA#X

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 1,000.00

Cuentas incobrables
CUENTAS POR COBRAR $1,000.00
Miguel Cruz.
V/ por considerar incobrable la cuenta del cliente Miguel Cruz.

 Método de antigüedad:

Consiste en realizar un análisis de vencimiento de cada una de las cuentas por cobrar
en relación al vencimiento y este análisis se realiza clasificando las cuentas por su
vencimiento y para ello se establece categorías de no vencidas y vencidas y con
diferentes rangos y a cada categoría se le establece un porcentaje de incobrabilidad
determinado y posteriormente se efectúa la sumatoria de los resultados para conocer
el valor de la estimación por medio de este método y es de aclarar que al mayor
tiempo de vencimiento mayor porcentaje de incobrabilidad se aplicara.

 Porcentajes de incobrabilidad a aplicar.

 CATEGORÍA PORCENTAJE DE INCOBRABILIDAD
NO VENCIDAS 0.5%
1-30 DÍAS DE VENCIDAS 1%
31-60 DÍAS DE VENCIDAS 5%
61-90 DÍAS DE VENCIDAS 10%
91-120 DÍAS DE VENCIDAS 15%
MÁS DE 120 30%

EJEMPLO:

Si la empresa “OMEGA” S.A concede a sus clientes crédito a un plazo de 30 días y el 31 de

diciembre del 2003 muestra la siguiente situación.

SALDO EN CUENTAS POR COBRAR $20,000.00

NOMBRE DEL CLIENTE SALDO A COBRAR PERIODO DE OTORGAMIENTO

Ana Luz Córdoba $6,000.00 20 días

Cristóbal M. $4,000.00 110 días

Víctor A. $3,000.00 58 días

Bella L. $4,500.00 80 días

Cristóbal P. $2,500.00 160 días

Con los datos anteriores se realizarán un cuadro calificando los saldos en las categorías
mencionadas anteriormente.
 Nombre Saldo No De 1-30 De 31-60 De 61-90 De 91- Mas de
vencidas días de días de días de 120 días 120 días
vencidas vencidas vencidas de de
vencidas vencidas
Ana Luz $6,000.00 $6,000.00
Córdova
Cristóbal. $4,000.00 $4,000.00
M
Víctor. M $3,000.00 $3,000.00

Bella. L $4,500.00 $4,500.00

Cristóbal. $2,500.00 $2,500.00

P
Totales $20,000.00 $6,000.00 $3,000.00 $4,500.00 $4,000.00 $2,500.00

Aplicación de los porcentajes a los totales.

$6,000.00 X 0.005 = 30.00$

$3,000.00 X 0.01 = 30.00$

$4,500.00 X 0.05 =225.00$

$ 4,000.00 X 0.10 = 400.00$

$ 2,500.00 X 0.30 = 750.00$

Total 1,435.00$

El asiento contable queda de la siguiente manera:

PARTIDA#”X”

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 1,435.00

Cuentas incobrables

ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $ 1,435.00

V/ por creación de la cuenta de estimación para cuentas incobrables.

5) Efectos por cobrar.

Incluye las deudas por ventas a crédito, a las promesas normales de pago originadas por las
ventas realizadas y servicios prestados a corto y largo plazo, menos las reservas para cuentas
malas.

Los efectos por cobrar comerciales están formados por los derechos que tiene la empresa
proveniente de las ventas realizadas a crédito a los clientes. Cuando la operación de venta es
exigible y está respaldada con letras de cambio, se denomina el saldo respectivo efectos por
cobrar, y cuando la operación es exigible con una factura, la denominación de la cuenta que
soporta estas operaciones deberá ser la de cuentas por cobrar. Los efectos a cobrar, no son
más que las letras de cambio y los pagarés por cobrar, por parte del individuo (persona,
empresa o institución) que otorgó el crédito.

Las letras de cambio y el pagaré constituyen documentos de crédito que pasan a formar parte
en el balance general de los Efectos a cobrar o a pagar, dependiendo de la transacción
realizada. En los tiempos modernos, estos instrumentos de crédito se han convertido en una
herramienta importante para las transacciones comerciales, ya que las mismas están
contempladas en el Código de Comercio, lo cual hace posible su cobro.

6) Importancia de los efectos por cobrar.

Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagarés), tienen un valor entendido y por lo tanto
representan una garantía efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el Código de
Comercio establece la normativa que debe realizarse en los recursos o acciones contra los
endosantes, el librador y los demás obligados en caso de falta de pago de tales efectos.

Por las razones expuestas, es que la mayoría de las empresas o instituciones barias los
utilizan como una garantía del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que
constituyen un documento de crédito con un basamento legal claramente establecido en el
Código de Comercio.

Asimismo, Ayudan a obtener un orden no solo de la cantidad de dinero que se tiene

disponible, sino también saber quiénes te deben dinero. De ese modo se puede organizar las
cobranzas o no venderle a ningún otro cliente que tenga un mal historial de pagos.

7) Diferencia entre cuentas por cobrar y efectos por cobrar.

En las Cuentas por Cobrar, el derecho a cobro se genera por un documento llamado factura.

En los Efectos por Cobrar, el derecho a cobro se genera por un documento llamado Giro,
Pagaré o Letra de cambio.

Su diferencia radica en que las cuentas por cobrar son el resultado de las ventas a crédito.
Representa un derecho de la empresa sobre su cliente por la cesión del uso y los derechos de
las mercancías vendidas. Estos derechos están sustentados por documentos simples como las
facturas y notas de entrega de las mercancías transadas que soportan la entrega y cesión de
los productos y los derechos sobre el. Las cuentas por cobrar son un derecho exigible de la
empresa basado en las ventas ya realizadas. En cambio, los efectos por cobrar también
forman parte de las cuentas por cobrar que pueden hacerse generado por producto de una
venta a crédito o no. A diferencia de las cuentas por cobrar comerciales, estos derechos
están basados o soportados por los documentos letras de cambio o el pagaré. Se generan de
las operaciones normales de ventas o de otros casos anticipos importantes entregados a
proveedores que se soportan con los documentos antes mencionados como un mecanismo
mayor de control de esos derechos exigibles.

Los efectos y cuentas por cobrar comerciales están formados por los derechos que tiene la
empresa proveniente de las ventas realizadas a crédito a los clientes. Cuando la operación de
venta es exigible y está respaldada con letras de cambio, se denomina el saldo respectivo
efectos por cobrar, y cuando la operación es exigible con una factura, la denominación de la
cuenta que soporta estas operaciones deberá ser la de cuentas por cobrar.
 8) Registro de los efectos por cobrar.

El renglón debe mostrarse en el balance general como la partida del balance general. Si su
disponibilidad es al plazo mayor de un año o su destino está relacionado con la adquisición
de activos no circulantes y con la amortización de pasivos a largo plazo, se presentará fuera
del activo circulante.

Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros formaran parte
del renglón de efectivo.

Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero, deben
mostrarse como un pasivo acorto plazo, aun cuando se mantengan otras cuentas de cheques
de la misma institución.

 Giros descontados por el banco: ocurre cuando se descuenta en una entidad

financiera, documentos por cobrar, propiedad de la empresa y se recibe dinero en el
momento en que se realiza la operación.
 Efectos enviados al cobro: ocurre cuando se entregan a una entidad financiera
documentos por cobrar propiedad de la empresa y no se recibe dinero al momento
de efectuar la operación.
 Giros endosados: Esta operación ocurre cuando se endosa un giro para pagar una
deuda.
 Giros protestados o en trámites judiciales: ocurre cuando un documento se
encuentra vencida y el cliente se ha rehusado a pagarlo, la empresa considera
conveniente entregarlo al abogado para que lo proteste y efectúe su cobro.
 Entre otros.

Los efectos por cobrar pueden ser enviados al cobro y enviados al descuento.

 Asientos de diarios sobre los efectos por cobrar:

1- Cuando se emiten letras de cambio, por concepto de ventas a crédito, procede un
siento de diario, como el siguiente:

Fech Fecha y explicación Ref. Debe Haber

a
Feb 2 1
Efectos por cobrar 14 2.000
Ventas 10 2.000

2- Cuando se emiten letras en sustitución de “Cuentas por Cobrar” abiertas, los asientos
de diario serían de este tipo:

Fech Fecha y explicación Ref. Debe Haber

a
Feb 2 1
Efectos por cobrar 14 3.000
Cuentas por cobrar 17 3.000
 3- Cuando se cobran en efectivo los giros, se harán asientos del siguiente tipo:

Fech Fecha y explicación Ref. Debe Haber

a
Feb 2 1
Banco “X” 21 4.000
Efectos por cobrar 14 4.000

4- Cuando los efectos por cobrar hubieren devengado intereses, que se cobren
conjuntamente; el asiento sería muy similar al siguiente:

Fech Fecha y explicación Ref. Debe Haber

a
Feb 2 1
Banco “X” 21 4.000
Efectos por cobrar 14 4.000
Ingresos por intereses 32 20

9) Descuento de los efectos por cobrar en el banco:

Esta modalidad funciona de la siguiente forma: El Banco anticipa el dinero representado por el
valor nominal de los Giros menos (-) los intereses calculados sobre ese valor.

Una vez, que logra cobrar el Giro, se queda con el dinero ya que nos los adelantó, pero si no
cobra lo devuelve cargándolo en cuenta más (+) intereses por mora que haya a lugar.

1.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO LOS GIROS SON ENVIADOS AL DESCUENTO:

La Entidad Bancaria emite NOTA DE CRÉDITO, abonando el neto, una vez descontado menos (-)
intereses. La Empresa hace el siguiente asiento:

——–X——–

00-00 Banco (N/C) XXXX

Gastos de Interés XXXX

Comisiones Bancarias XXXX

Efectos Descontado XXXX

10) Cobro de los documentos por cobrar en la fecha de vencimiento:

Los documentos por cobrar se crean cuando los clientes firman documentos conocidos como
promesas de pago y acuerdan pagar el valor nominal del documento, junto con los intereses,
en una fecha determinada.

Cuando una compañía acepta una nota de promesa de pago de un cliente, debe registrarla
en sus libros contables como documentos por cobrar. Cada promesa de pago incluye el valor
nominal del documento, o la cantidad debida, la fecha de pago y la tasa de intereses.

El pagaré y la letra de cambio constituyen los documentos de cobro más usados hoy en día
en las empresas a nivel internacional. El primero constituye una promesa incondicional de
pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o a una fecha futura determinada. Puede
que devengue o no intereses, dejándose expresado en el mismo en el caso de que se
carguen.

El proceso de cobro de los documentos por cobrar es muy similar al de las cuentas por
cobrar. Si el poseedor de una letra de cambio, llegada la fecha de vencimiento, no la puede
cobrar, podrá protestarla a través de un proceso judicial. De esta forma podrá reembolsarse
de su importe, gastos de protesto y recambio. El importe a reclamar se conoce como cuenta
de resaca e incluye las partidas siguientes: gastos de protesto, corretaje de negociación, daño
de recambio y gastos de correspondencia.

La fecha de vencimiento es el último día del periodo que aparece en el pagaré, en el cual
vencen el principal y el interés. Cuando el pagaré está extendido por un número de días
específico, la fecha de vencimiento se determina de acuerdo con el número de días exacto
que tiene el mes.

Aquellos efectos por cobrar que estén vencidos por un tiempo superior al normal
establecido, esto se le debe notificar al funcionario responsable.

VALOR AL VENCIMIENTO

El valor al vencimiento es el capital o la suma que se tomó prestada, más el interés adeudado
en la fecha de vencimiento del pagaré.

11) Cobro de los efectos por cobrar directo al girador.

Se deben establecer los adecuados registros de aquellos efectos que han sido descontados en
bancos o que han sido enviados al cobro, para así de esta forma poder hacer el
correspondiente seguimiento. Estos registros deben permitir conocer el estado de tales
efectos en cada banco, por cliente y por fecha de vencimiento. Además de esto
periódicamente debe ser solicitada del banco la confirmación de los efectos que aún se
encuentren en su poder y conciliar tal información con los registros.