CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier otro activo, recursos económicos propiedad de una empresa a la cual generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante y entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se pueden mencionar las siguientes: • • • Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos

Así mismo pueden existir algunas otras cuentas tales como intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar y otros conceptos también por cobrar. Las cuentas por cobrar de clientes representa la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito. El término por cobrar significa “la promesa del cliente a pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o servicios. Las ventas a crédito se registran en el diario general cargando a la cuenta de clientes y abonando a la cuenta de ventas o ingresos por servicios y su IVA por pagar respectivo. Ejemplo, la compañía X, vendió mercancía a crédito a Rogelio Martínez por un total de $118,000.00 más IVA, la forma de registrar la transacción en el libro diario es: 2010 Dic 01 Debe $ 136,880.00 Haber

Clientes Rogelio Martínez IVA por pagar Ventas “Registro de la factura 001 por venta a crédito a Rogelio Martínez”

$ 18,880.00 118,000.00

Cuando se realiza una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o comprobante de venta. Con una copia de la factura o comprobante de venta, se anota la operación en los registros contables. Registro de clientes Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el departamento de crédito antes de que sea surtida. Después que ha sido aprobada y se ha enviado la mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la que se muestra en la fig. 1

A.595. SANTA MARIA TLACHICHILCO C. 94350 ORIZABA.20 Haber .00 Más IVA.) IMPRESOR AUTORIZADO: IMPORTE $ 118.000.00 I.640.000.00 Siempre que el cliente devuelve mercancías. TOTAL $ 18.880. 2010 Dic 05 Devoluciones y bonificaciones sobre ventas IVA por pagar Clientes Rogelio Martínez “Registro de nota de crédito emitida por mercancía devuelta” Debe $ 4. a continuación se muestra el asiento necesario.00 $ 136.1 COMPAÑIA X.00 Haber $ 4. NOMBRE: ROGELIO MARTÍNEZ DIRECCIÓN: COLON 171 INT 4 CIUDAD: ORIZABA VERACRUZ RFC: GUCA 770809 XX1 CANTIDAD 10 TON. SA DE CV CALLE NORTE 13 N° 1142 COL.C. por ejemplo suponga que el señor Rogelio Martínez el 5 de diciembre devolvió mercancías y se emitió una nota de crédito por $4.00 640.00 Cuando se recibe el pago dentro del periodo de descuento. COA090603DX7 FECHA 01 TELÉFONO C. VER.P.P. se acredita a clientes.000. CONCEPTO CEMENTO GRIS FACTURA 001 R.00 IMPRTE CON LETRA (CIENTO TREINTA Y SEIS MIL OCHOCIENTOS OCHENTA PESOS 00/100 M.N.880. Suponga que el señor Rogelio Martínez paga la cuenta dentro del periodo de descuento y éste es de 1% 2010 Dic 20 Bancos Debe $ 129.V.000. se abona a clientes y se hace un cargo a bancos y a descuentos sobre ventas.Fig.F. 94300 CONDICIONES CRÉDITO 12 2010 $ 118.

280. en la sección de gastos de operación gastos de venta del estado de resultados.00 Cuentas incobrables Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Métodos para calcular las cuentas incobrables Existen dos métodos básicos para estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un tercer método de cancelación directa. Este asiento de ajuste consiste en un cargo a gasto por cuentas incobrables y un abono a una cuenta complementaria de activo llamada estimación por cuentas incobrables.Descuento sobre ventas IVA por pagar Clientes Rogelio Martínez “Cobro de la cuenta. Método de porcentajes de las ventas El método del porcentaje de las ventas o del estado de resultados estima las pérdidas por cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. Ajustes por cuentas incobrables Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas incobrables del período. 1. Suponiendo que se quiere crear una provisión o una estimación por cuentas incobrables por $50. la forma de diario convencional de dicho asiento es: 2010 Dic 31 Debe $ 50. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por cuentas incobrables.00 pesos. se estima un monto de cuentas incobrables.00 364.000. menos 2% de descuento por pronto pago” 2. Para determinar la tasa estimada es necesario .000.240.00 Gastos por cuentas incobrables Estimación por cuentas incobrables “Provisión por cuentas dudosas para el periodo” Por lo general.000.80 $ 132. la cuenta estimación por cuentas incobrables tiene saldo acreedor.00 Haber $ 50.

se estimó que el . Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo.520.00 pesos antes del ajuste del fin del periodo. Ejemplo 1 La cuenta de clientes de Compañía SA tiene un saldo al finalizar el año de $552. La tasa o porcentaje determinado se aplica al saldo de la cuenta de clientes para obtener el saldo de la cuenta estimación de cuanta incobrable y determinar el importe del ajuste por cuentas incobrables. Para ilustrar el método del estado de resultados de ajuste de pérdidas en cuentas incobrables.000.00 y. se estimó que 2% de las ventas netas a crédito pueden resultar incobrables. El cálculo por la provisión de por cuentas incobrables es: Ventas Devoluciones sobre ventas Ventas netas Porcentaje estimado de incobrables Estimación por incobrables $850.00 y recibió devoluciones sobre ventas por $74. SA realizó ventas a crédito en el periodo por $850. de acuerdo con la experiencia de años anteriores.520. se estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables.000.000. suponga que la Compañía X.00 Método del porcentaje de cuentas por cobrar Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del estado de situación financiera.00.000.000. menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. Al saldo anterior se le sumarán los $15.00 2% 15. con base en un porcentaje del saldo existente en la cuenta clientes.00 776.00 estimados por las ventas a crédito realizadas en el periodo.examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas a crédito de periodos anteriores. El asiento de ajuste necesario será: 2010 Dic 31 Debe Gastos por cuentas incobrables $ 15.00 Estimación por cuentas incobrables “Provisión por cuentas dudosas para el periodo” Haber $ 15.520. de acuerdo con la experiencia en periodos anteriores. Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados durante un periodo considerable.00 74. No debe restarse o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta de estimación por cuentas incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste de cuentas malas.350.520.430.00 El saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables tenía un saldo de $21.

430. siempre y cuando se haya realizado previamente la estimación.00 Gastos por cuentas incobrables Clientes “Pérdidas en cuentas a clientes canceladas por incobrables” Cancelación de cuentas de clientes Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse de los registros contables.00 8. La cuenta estimación por cuentas incobrables tenía un saldo acreedor $8.00 2010 Dic 31 Debe $ 10. El asiento de diario para registrar la cancelación.00 Gastos por cuentas incobrables Estimación por cuentas incobrables “Pérdidas en cuentas malas estimadas con base en 4% de las cuentas por cobrar a clientes” Método de cancelación directa Este método consiste en cargar a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y se abona a clientes por el importe adeudado. Ejemplo Suponga que la compañía americana recibió la noticia de que la compañía colombiana se había declarado en quiebra.664.664.000. Ejemplo Durante el periodo se reconocieron cuentas incobrables por un total de $10.4% de las cuentas por cobrar correspondientes a las ventas a crédito serán incobrables.00.350. Para registrar la cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes.00 pesos.500.00 $552. En el mayor de la compañía aparece la compañía colombiana con un saldo de $12. el cálculo para el asiento de ajuste para conocer el gasto por cuentas incobrables es: Ventas Porcentaje estimado de incobrables Estimación por incobrables Saldo anterior de la estimación (acreedor) Gasto por cuentas incobrables Asiento de diario: 2010 Dic 31 Debe $ 13.00 $ 13.00 Haber $ 13.000.430. si anteriormente se había efectuado la estimación sería: .664.00 Haber $ 10.00 X 4% 22.000.094.

00 de interés por 6 meses Valor al vencimiento El valor al vencimiento es el capital o suma que se tomó prestado. Cálculo de intereses Al costo de tomar dinero prestado se le llama interés.000.500.25 * 180/360 días = 37.2010 Dic 31 incobrables Estimación Debe por cuentas $ 12.00 por un año. $300.000.000. Es una forma generalizada y económica de obtener dinero prestado por cortos periodos. Las leyes exigen que el prestamista señale la tasa de interés anual explícitamente en el documento. Ejemplo 1 Préstamo de $400. Ejemplo 2 Préstamo de $300. La fórmula para calcular el importe del interés que se adeuda en un pagaré es: Formula de interés simple I=P * i * n Principal (P) es el importe del efectivo tomado como préstamo o valor nominal del préstamo. que se presenta en el pagaré en forma de un porcentaje.00 pesos por 6 meses con una tasa del 25% anual. a quién se le conoce como suscriptor del pagaré.00 Clientes/Cía.00 * .00 a un año con una tasa del 30% anual.000.00 Haber $ 12. Tasa (i) es el interés. en una fecha determinada.500. Colombiana “Cancelación de la cuenta de Cía.500. El documento debe ser firmado por el prestatario. Colombiana por incobrable” DOCUMENTOS POR COBRAR Pagaré El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero.000. Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una persona específica o al portador. expresado en términos de porcentaje Tiempo (t) es el número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del préstamo. $400.00 * . A continuación se presenta el valor al . más el interés adeudado en la fecha de vencimiento del pagaré.30 = $120.

00 Clientes/Emma Ransom “Aceptación de un pagaré a 20% por 60 días con fecha 31 de enero 2010” El documento fue cubierto a la fecha de vencimiento 2010 Debe Abr 01 Bancos $ 103.793.000.000.00 3.000.Vencimiento del pagaré de Emma Ransom por $100.33 valor de vencimiento Registros de los pagarés Suponga que Emma Ransom es un cliente y nos pidió mercancía a crédito por el importe de $100. $100.00 a una tasa de 20% anual por un plazo de 60 días.000.33 pesos de interés $100.333.333.000 (incluye IVA).33 = $103.90 13. Emma Ransom notificó que no le sería posible realizar el pago a los treinta días y ofreció entregar un pagaré a una tasa del 20% anual por 60 días y con fecha del 31 de enero de 2010 para saldar a la cuenta de Empresa X.333.333.333. veamos el asiento que procedería: 2010 Abr 01 Debe $ 103.3 3 Deudores diversos Documentos por cobrar Intereses ganados “Registro del documento no pagado ” .33 Documentos por cobrar Intereses ganados “Registro del pago de documento de Emma Ransom” Haber $ 100. Veamos el registro que procede: 2010 Ene 31 Debe Documentos por cobrar $ 100.206.33 Haber $ 100. SA.00 Haber $ 100.33 Que hubiere pasado en caso de que Emma Ransom no liquide el pagaré a su vencimiento.000.000.333.10 Clientes /Emma Ransom Ventas IVA por pagar “Venta de mercancías a 30 días de crédito” La Sra. el asiento normal es el siguiente: 2010 Ene 01 Debe $ 100.333.00 * .20 * 60/360 días =$ 3.00 Haber $ 86.000.000.00 3.00 + 3.

333.333.Suponga en días posteriores el cliente paga el documento. el asiento quedaría como sigue: 2010 Abr 15 Debe $ 103.33 Bancos Deudores diversos “Registro del cobro del documento no cubierto el día 01 de abril de 2010 ” .33 Haber $ 103.

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