CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier otro activo, recursos económicos propiedad de una empresa a la cual generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante y entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se pueden mencionar las siguientes: • • • Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos

Así mismo pueden existir algunas otras cuentas tales como intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar y otros conceptos también por cobrar. Las cuentas por cobrar de clientes representa la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito. El término por cobrar significa “la promesa del cliente a pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o servicios. Las ventas a crédito se registran en el diario general cargando a la cuenta de clientes y abonando a la cuenta de ventas o ingresos por servicios y su IVA por pagar respectivo. Ejemplo, la compañía X, vendió mercancía a crédito a Rogelio Martínez por un total de $118,000.00 más IVA, la forma de registrar la transacción en el libro diario es: 2010 Dic 01 Debe $ 136,880.00 Haber

Clientes Rogelio Martínez IVA por pagar Ventas “Registro de la factura 001 por venta a crédito a Rogelio Martínez”

$ 18,880.00 118,000.00

Cuando se realiza una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o comprobante de venta. Con una copia de la factura o comprobante de venta, se anota la operación en los registros contables. Registro de clientes Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el departamento de crédito antes de que sea surtida. Después que ha sido aprobada y se ha enviado la mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la que se muestra en la fig. 1

por ejemplo suponga que el señor Rogelio Martínez el 5 de diciembre devolvió mercancías y se emitió una nota de crédito por $4.C.00 I.Fig.595. 94350 ORIZABA.00 Haber $ 4. CONCEPTO CEMENTO GRIS FACTURA 001 R. TOTAL $ 18.1 COMPAÑIA X. se abona a clientes y se hace un cargo a bancos y a descuentos sobre ventas.00 Cuando se recibe el pago dentro del periodo de descuento.P.880.000. NOMBRE: ROGELIO MARTÍNEZ DIRECCIÓN: COLON 171 INT 4 CIUDAD: ORIZABA VERACRUZ RFC: GUCA 770809 XX1 CANTIDAD 10 TON.640. 2010 Dic 05 Devoluciones y bonificaciones sobre ventas IVA por pagar Clientes Rogelio Martínez “Registro de nota de crédito emitida por mercancía devuelta” Debe $ 4. a continuación se muestra el asiento necesario.00 $ 136.00 Más IVA. SA DE CV CALLE NORTE 13 N° 1142 COL. Suponga que el señor Rogelio Martínez paga la cuenta dentro del periodo de descuento y éste es de 1% 2010 Dic 20 Bancos Debe $ 129.00 IMPRTE CON LETRA (CIENTO TREINTA Y SEIS MIL OCHOCIENTOS OCHENTA PESOS 00/100 M.000.P. COA090603DX7 FECHA 01 TELÉFONO C.00 Siempre que el cliente devuelve mercancías.N. 94300 CONDICIONES CRÉDITO 12 2010 $ 118.) IMPRESOR AUTORIZADO: IMPORTE $ 118.A.F.880.000.V. SANTA MARIA TLACHICHILCO C.20 Haber .000.00 640. VER. se acredita a clientes.

Suponiendo que se quiere crear una provisión o una estimación por cuentas incobrables por $50.000.00 pesos. en la sección de gastos de operación gastos de venta del estado de resultados. se estima un monto de cuentas incobrables.00 Cuentas incobrables Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas.00 364.Descuento sobre ventas IVA por pagar Clientes Rogelio Martínez “Cobro de la cuenta. 1.00 Gastos por cuentas incobrables Estimación por cuentas incobrables “Provisión por cuentas dudosas para el periodo” Por lo general. Este asiento de ajuste consiste en un cargo a gasto por cuentas incobrables y un abono a una cuenta complementaria de activo llamada estimación por cuentas incobrables. Método de porcentajes de las ventas El método del porcentaje de las ventas o del estado de resultados estima las pérdidas por cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. Métodos para calcular las cuentas incobrables Existen dos métodos básicos para estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un tercer método de cancelación directa. Para determinar la tasa estimada es necesario . la cuenta estimación por cuentas incobrables tiene saldo acreedor.280.00 Haber $ 50. menos 2% de descuento por pronto pago” 2. Ajustes por cuentas incobrables Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas incobrables del período.000.240.000. la forma de diario convencional de dicho asiento es: 2010 Dic 31 Debe $ 50.80 $ 132. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por cuentas incobrables.

00 Estimación por cuentas incobrables “Provisión por cuentas dudosas para el periodo” Haber $ 15. Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo. Ejemplo 1 La cuenta de clientes de Compañía SA tiene un saldo al finalizar el año de $552.520. El cálculo por la provisión de por cuentas incobrables es: Ventas Devoluciones sobre ventas Ventas netas Porcentaje estimado de incobrables Estimación por incobrables $850. se estimó que 2% de las ventas netas a crédito pueden resultar incobrables. menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas.00 y recibió devoluciones sobre ventas por $74.430. con base en un porcentaje del saldo existente en la cuenta clientes.000.00 y.00 estimados por las ventas a crédito realizadas en el periodo. Para ilustrar el método del estado de resultados de ajuste de pérdidas en cuentas incobrables.00 pesos antes del ajuste del fin del periodo. se estimó que el . Al saldo anterior se le sumarán los $15. Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados durante un periodo considerable. de acuerdo con la experiencia en periodos anteriores. No debe restarse o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta de estimación por cuentas incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste de cuentas malas.examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas a crédito de periodos anteriores. suponga que la Compañía X. La tasa o porcentaje determinado se aplica al saldo de la cuenta de clientes para obtener el saldo de la cuenta estimación de cuanta incobrable y determinar el importe del ajuste por cuentas incobrables.00 El saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables tenía un saldo de $21.520.520.520.00 74.00.000.350.00 2% 15.000. El asiento de ajuste necesario será: 2010 Dic 31 Debe Gastos por cuentas incobrables $ 15.000. se estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables.00 Método del porcentaje de cuentas por cobrar Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del estado de situación financiera. SA realizó ventas a crédito en el periodo por $850.000.00 776. de acuerdo con la experiencia de años anteriores.

664.00 Gastos por cuentas incobrables Estimación por cuentas incobrables “Pérdidas en cuentas malas estimadas con base en 4% de las cuentas por cobrar a clientes” Método de cancelación directa Este método consiste en cargar a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y se abona a clientes por el importe adeudado. El asiento de diario para registrar la cancelación.350.000.00 X 4% 22. Ejemplo Suponga que la compañía americana recibió la noticia de que la compañía colombiana se había declarado en quiebra. el cálculo para el asiento de ajuste para conocer el gasto por cuentas incobrables es: Ventas Porcentaje estimado de incobrables Estimación por incobrables Saldo anterior de la estimación (acreedor) Gasto por cuentas incobrables Asiento de diario: 2010 Dic 31 Debe $ 13.094.00 $552.430.500.00 2010 Dic 31 Debe $ 10. siempre y cuando se haya realizado previamente la estimación. Ejemplo Durante el periodo se reconocieron cuentas incobrables por un total de $10.00 Haber $ 13.00.00 pesos.00 8. si anteriormente se había efectuado la estimación sería: .664.00 Haber $ 10.00 $ 13.664.4% de las cuentas por cobrar correspondientes a las ventas a crédito serán incobrables.000.430. Para registrar la cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes.00 Gastos por cuentas incobrables Clientes “Pérdidas en cuentas a clientes canceladas por incobrables” Cancelación de cuentas de clientes Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse de los registros contables. La cuenta estimación por cuentas incobrables tenía un saldo acreedor $8. En el mayor de la compañía aparece la compañía colombiana con un saldo de $12.000.

a quién se le conoce como suscriptor del pagaré. La fórmula para calcular el importe del interés que se adeuda en un pagaré es: Formula de interés simple I=P * i * n Principal (P) es el importe del efectivo tomado como préstamo o valor nominal del préstamo.30 = $120. Es una forma generalizada y económica de obtener dinero prestado por cortos periodos.00 * . Ejemplo 1 Préstamo de $400.25 * 180/360 días = 37.00 pesos por 6 meses con una tasa del 25% anual.00 Clientes/Cía. A continuación se presenta el valor al .00 * . Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una persona específica o al portador.2010 Dic 31 incobrables Estimación Debe por cuentas $ 12. Colombiana “Cancelación de la cuenta de Cía.000. en una fecha determinada.000.000.500. $300. Colombiana por incobrable” DOCUMENTOS POR COBRAR Pagaré El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero.00 de interés por 6 meses Valor al vencimiento El valor al vencimiento es el capital o suma que se tomó prestado.000.500. Las leyes exigen que el prestamista señale la tasa de interés anual explícitamente en el documento.00 a un año con una tasa del 30% anual.000.00 por un año. más el interés adeudado en la fecha de vencimiento del pagaré. Ejemplo 2 Préstamo de $300. $400. Cálculo de intereses Al costo de tomar dinero prestado se le llama interés. El documento debe ser firmado por el prestatario. que se presenta en el pagaré en forma de un porcentaje. Tasa (i) es el interés.500.00 Haber $ 12. expresado en términos de porcentaje Tiempo (t) es el número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del préstamo.

000.333. veamos el asiento que procedería: 2010 Abr 01 Debe $ 103.20 * 60/360 días =$ 3. Emma Ransom notificó que no le sería posible realizar el pago a los treinta días y ofreció entregar un pagaré a una tasa del 20% anual por 60 días y con fecha del 31 de enero de 2010 para saldar a la cuenta de Empresa X.000.000.3 3 Deudores diversos Documentos por cobrar Intereses ganados “Registro del documento no pagado ” .333.333.00 3.000 (incluye IVA). SA.333.206.00 Haber $ 100.33 Documentos por cobrar Intereses ganados “Registro del pago de documento de Emma Ransom” Haber $ 100. $100.Vencimiento del pagaré de Emma Ransom por $100.33 Que hubiere pasado en caso de que Emma Ransom no liquide el pagaré a su vencimiento. el asiento normal es el siguiente: 2010 Ene 01 Debe $ 100.10 Clientes /Emma Ransom Ventas IVA por pagar “Venta de mercancías a 30 días de crédito” La Sra.000.333.000.00 + 3.33 valor de vencimiento Registros de los pagarés Suponga que Emma Ransom es un cliente y nos pidió mercancía a crédito por el importe de $100.793.000.33 pesos de interés $100. Veamos el registro que procede: 2010 Ene 31 Debe Documentos por cobrar $ 100.33 = $103.00 Haber $ 86.00 * .00 3.333.000.000.90 13.00 a una tasa de 20% anual por un plazo de 60 días.00 Clientes/Emma Ransom “Aceptación de un pagaré a 20% por 60 días con fecha 31 de enero 2010” El documento fue cubierto a la fecha de vencimiento 2010 Debe Abr 01 Bancos $ 103.33 Haber $ 100.333.

Suponga en días posteriores el cliente paga el documento.33 Haber $ 103.333.33 Bancos Deudores diversos “Registro del cobro del documento no cubierto el día 01 de abril de 2010 ” .333. el asiento quedaría como sigue: 2010 Abr 15 Debe $ 103.

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