CLIENTES

Representa el derecho que tiene la entidad de exigirles a sus clientes el pago de

su deuda por la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito.

Representa todos los valores a favor de la entidad y a cargo de los clientes

nacionales y extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ventas de
mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados.

Dinámica
Se debita Se acredita

Por el valor de las mercancías o

servicios vendidos a crédito.
Por los pagos efectuados por los
clientes.
• Por el valor de la notas débito por
cheques devueltos por los
• Por el valor de las devoluciones de
bancos.
mercancías o servicios no
aceptados.
• Por el ajuste por diferencia en
cambiose las cuentas de clientes
• Por los descuentos o bonificaciones
del exterior.
por cualquier concepto.
• Por los ajustes a favor de la
entidad, como intereses, etcétera.
• Por los traslados a cuentas de
difícil cobro.
• Por los ajuste generados a favor
del cliente.

Control interno

Con fin de minimizar posibles perdidas futuras relacionadas con las cuentas por
cobrar originadas por las ventas a clientes, es necesario implementar una serie de
políticas internas para el manejo y control de cartera; algunas de estas políticas
son:

1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada

por vencimiento para su cobro.

2. Enviar periódicamente extractos a los principales clientes, solicitando su

verificación o conciliación y observaciones.

3. visitar esporádicamente a los clientes para verificar el procedimiento de cobro

por lo representantes de la empresa.
4. Todo pago de los clientes debe estar soportado por un recibo de caja o un
formato de consignación.

5. Cada vez que un cliente devuelva mercancía, para proceder a elaborar la

nota crédito es necesario constatar en que estado llega la mercancía; si esta
completa según lo informado y la causal de devolución.

6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos de

dinero.

7. El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al

personal que maneja los recaudos y los recursos contables.

CUENTAS INCOBRABLES O DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO

Las empresas que otorgan créditos, normalmente esperan que el deudor cumpla
oportunamente los compromisos del pago. El departamento de cartera debe
realizar un estudio adecuado para determinar la capacidad de endeudamiento,
costumbres de pago, solvencia moral del deudor, etcétera, para eliminar posibles
pérdidas de cartera. A pesar de todo esto, algunas de las cuentas son
incobrables, por factores como muerte del deudor, insolvencia del mismo,
declaración expresa de no pago, etcétera. La pérdida de cartera es asumida por la
empresa.

Cuando esto sucede, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro, es
necesario efectuar una reclasificación con el fin de mostrar los estados financieros
con el verdadero valor de realización de la cartera.

Dinámica
Se debita Se acredita
Por el transado de la cuenta de los clientes. Por el valor contra la provisión

PROVISIÓN PARA CUENTAS DE DIFÍCIL COBRO

Representa el monto de los valores previstos por la entidad para cubrir

eventualidades pérdidas de cuentas de clientes, como resultado del análisis
efectuando al grupo de deudores.
Dinámica
Se debita Se acredita
Por el valor de las cuentas castigadas Por el valor resultante del análisis de
como incobrables. las cuentas deudoras.
Por el valor del ajustes al cálculo de la
provisión Por recuperación de la deuda
Existen dos métodos para contabilizar las cuentas de difícil cobro:
• Método de anulación directa.

• Método de provisión para cuentas incobrables.

a. Método de anulación directa

Consiste en revertir simplemente el registro contable original, es decir, acreditar la

cuenta clientes por el valor de la deuda incobrable y debitar la cuenta Gastos
operacionales - Provisiones por idéntico valor.

Este método es más sencillo, pero tiene la desventaja de que la información de las
cuentas malas deducidas en cartera desaparece y no puede evaluarse ni tomar
decisiones para un periodo determinado.

Supóngase que Almacén la Comparsa Ltda. Vende a crédito mercancías el 8 de

febrero del año 01 por valor de $250,000 al señor Pedro García. Con base en un
estudio de cartera realizado el 31 de octubre del año 01, el jefe de cartera
determina que pese a las gestiones de cobro la cuenta del señor García no podrá
cobrarse. El gerente autoriza su retiro de cartera de la empresa.

El registro el momento de la venta será:

Fecha Código Cuenta Debito Crédito

130505 Deudores - clientes 250.000
Feb.-08
4135 Ingresos operacionales- ventas 250.000

Para eliminar la cuenta incobrable del saldo de nuestra cartera, el registro será el
siguiente:

Fecha Código Cuenta Debito Crédito

519910 Gasto operacionales
Oct. 31 provisiones 250.000
130505 Deudores - Clientes 250.000

Con este asiento no queda prueba alguna que permita la pérdida total en periodo
por este concepto, pues lo que se debito el 8 de febrero se cánselo el 31 de
octubre.
b. Método de provisión para cuentas de difícil cobro

Consiste en estimar, mediante un análisis de vencimiento en la fecha de cierre de

libros, el porcentaje de las cuentas de clientes que probablemente no podrán ser
recuperadas.

Es importante conocer cual es el verdadero valor de recuperación de esta cartera

para las proyecciones y los análisis de flujos de caja.

Ejemplo:

Supóngase que al 31 de diciembre del año 01 Almacén la Comparsa Ltda. Posee

un saldo de cartera por $2.740.000. La administración debe calcular la provisión
para deudores con el fin de conocer el verdadero valor de recuperación de su
cartera y fijar para el futuro las políticas de ventas a crédito.

Cuentas Vencidas
Cuentas
Cliente Valor Total 1 - 30 31 - 60 61 - 120 121 - 181 - + 360
Vigentes
días días días 180 días 360 días días

A 380.000 200.000 180.000

B 520.000 520.000
C 950.000 300.000 400.000 250.000
D 550.000 200.000 200.000 150.000
E 340.000 180.000 130.000 30.000

TOTAL $ 2.740.000 $ 520.000 $300.000 $600.000 $450.000 $380.000 $310.000 $180.000

Por decisión tomada por los órganos directivos de la entidad se establecieron los
siguientes porcentajes probables de perdidas de cartera

Cartera Vigente 0%

1 - 60 días 0
61 - 120 días 3%
121 - 180 días 5%
181 - 360 días 10 %
Más 360 días 15 %
Para efectuar el ajuste a 31 de diciembre del año 2001, se calcula la perdida
estimulada con base en las ponderaciones, y se obtiene el siguiente cuadro de
vencimientos.

Vencimiento Valor Total Ponderación % Valor Estimado

Cuenta Vigente 520.000 0% 0

Cuenta Vencida

1 - 30 días 300.000 0% 0
31 - 60 días 600.000 0% 0
61 - 120 días 450.000 3% 13.500
121 - 180 días 380.000 5% 19.000
181 - 360 días 310.000 10% 31.000
Mas 360 días 180.000 15% 27.000
Total Provisión 90.500

La contabilización del ajuste a 31 de diciembre del año 2001 seria:

Fecha Código Cuenta Debito Crédito

dic.-31 Gastos Operacionales
519.910 Provisiones 90.500
139.905 Provisiones Clientes 90.500

Con este asiento se efectúa el estado de resultados del periodo por que reduce las
utilidades, al igual que al balance general por que disminuye el saldo de la cuenta
de clientes. El saldo en el Balance General a 31 de diciembre del año 2001
quedaría así:

Deudores - Clientes $ 2.740.000

Menos Provisión (90.500)
Deudores - Clientes (neto) $ 2.649.500

El Saldo de la provisión se reduce en la medida que se reconozcan cuentas

incobrables.

Supóngase que el Cliente E definitivamente no va a pagar la factura vencida a

más de 360 días por un valor de $ 30.000.
El asiento para contabilizar el reconocimiento de esta cuenta perdida seria la
siguiente.

Fecha Código Cuenta Debito Crédito

dic.-31 519910 Provisión - Clientes 30.000
130505 Clientes 30.000

La cuanta provisión para cuentas incobrables al 31 de diciembre del año 2001

presenta el siguiente saldo:

Provisiones Clientes
30.000 90.500
60.500

Para el 02 la compañía estima que una provisión de $ 80.000 será suficiente.

No se requiere registrar el valor total, puesto que esa cuenta trae un saldo crédito
de $ 60.500 al cierre de 31 diciembre del año 2001.

Será necesario ajustar la cuenta hasta completar su valor

A la provisión estimada de $ 80.000 se le resta el saldo de $ 60.500 para

determinar el valor del ajuste

Así se tiene:

Provisión Estimada - Clientes 80.000

Valor Saldo a Cuneta Dic - 31- 01 60.500
Valor del Ajuste a Efectuar $ 19.500

De acuerdo con el cálculo se procederá a realizar el siguiente asiento

Fecha Código Cuenta Debito Crédito

dic.-31 519910 Gastos Operacionales 19.500
Provisiones
139905 Provisiones - Clientes 19.500

TRATAMIENTO DE CUENTAS DE DIFÍCIL COBRO

Ocasionalmente, algunas cuentas que se han cancelado por considerarse

incobrables pueden ser pagadas posteriormente por el deudor de manera total o
parcial. Esta situación debe ser reflejada en los estados financieros. Como quiera
que las cuentas han sido descargadas de cartera y su valor se ha eliminado como
cuenta nula, es necesario revisar esa cuenta para que se refleje en el flujo de la
entidad de la siguiente forma.

a. Se restablece la cuenta clientes por el valor pagado y simultáneamente se

incrementa por idéntica cifra Provisión.

b. Se registra el ingreso por la cancelación de la respectiva cuenta por cobrar.

Supóngase que en una empresa recibe el 15 de abril de 01, el pago de $ 20.000

de una cuenta por cobrar que al año anterior se había considerado incobrable y se
había retirado el saldo de la cuenta.

Fecha Código Cuenta Debito Crédito

abr.15 130505 Deudores - Clientes 20.000
139905 Provisión - Clientes 20.000

Fecha Código Cuenta Debito Crédito

abr.15 110505 Caja 20.000
130505 Deudores - Clientes 20.000

Términos Claves:

• Activo Corriente

• Arqueo de Caja

• Conciliación Bancaria

• Cuentas de difícil cobro

• Inversiones Temporales

• Inversiones Permanentes

• Provisión cuentas de difícil cobro

• Valorizaciones

Resumen:

• El resumen está presentado por los dineros poseídos por la entidad en caja,
bancos, cuentas de ahorro de disponibilidad inmediata.
• La cuenta de caja representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad
de la empresa, en moneda corriente o extranjera disponible en forma
inmediata.
• Las cuentas por cobrar corresponden a todas las deudas a cargo de terceros y
a favor de la entidad.

• Los valores provisionados por la entidad para cubrir eventuales pérdidas de

cuentas se clientes se denomina provisión par cuentas de difícil cobro.

• Existen dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables: métodos de

anulación directa y método de provisión incobrables.

• Las empresas, cuando presentan exceso de liquidez, invierten temporalmente

sus recursos en títulos negociables, buscando obtener rendimiento o
ganancias en breve tiempo establecer relaciones económicas con otrs
entidades.

• Las inversiones deben contabilizarse por su valor de compra más todos los
costos y gastos incurridos en su adquisición.

PRÁCTICA CONTABLE

1. Explicar brevemente algunos elementos de control interno par la caja.

2. Enumerar tres procedimientos de control interno para las inversiones

temporales.

3. ¿Qué constituye contablemente el costo de las inversiones?

4. ¿En que consiste el método de anulación directa par la provisión de cuentas de

difícil cobro?

5. Con la siguiente información, calcular el valor de la provisión para cuentas de

difícil cobro utilizando el método de provisión general, con los siguientes
porcentajes: 5% para cuentas vencidas a más de 90 días, el 10% para
cuentas vencidas a más de 180 días y el 15% para las cuentas vencidas a más
de 360 días.

Valor total de la cartera $25.200.000

Cartera corriente $10.080.000

Cartera vencida entre 30-90 días $8.260.000

Cartera vencida entre 91-180 días $3.800.000

Cartera vencida entre 181-360 días $1.800.000

Cartera vencida a más de 360 días $1.260.000

6. Calcular contabilizar los rendimientos hasta el 30 de junio del año 01 de una

inversión efectuada el 1 de abril por la compañía ABC Ltda. En células
hipotecarias por $5.000.000, negociadas con unos rendimientos del 23% anual
pagaderos por el trimestre vencido.

7. La compañía presenta los siguientes datos a diciembre 31 del año01.

Ventas total año $100.000.000; el 80% a crédito y el 20% de contado.

Todas las ventas tienen el 16% de IVA.

Saldo cuentas por cobrar a diciembre 31 del año 01. $12.000.000

Vencimientos

40% corriente

20% vencida entre 01 y 90 días.

15% vencida entre 91 y 180 días.

10% Vencida entre 181 y 360 días.

15% a más de 360 días.

8. Calcular la provisión necesaria diciembre 31 del año 01 y registrar las

transacciones.

Durante el año 02 se presentaron los siguientes datos

a. Se cargaron cuentas por incobrables por $200.000.

b. Se recuperan cuentas previamente cargadas por $20.000.

c. Se efectuaron ventas por $90.000.000 más IVA.

d. Se recaudaron CxC así: el 80% de las de diciembre/01 y el 90% de las facturas

en 02.
e. Una vez analizados los vencimientos se las cuentas por cobrar, se presentan
los siguientes datos:

Corriente 5%

Vencidas 1 a 90 días 20%

Vencidas 91-180 10%

Vencidas 181-360 10%

Vencidas + 360 10%

Se requiere:

• Calcular el saldo de las cuentas por cobrar en el año 02.

• Registrar los cargos, recuperación de CxC.

• Ajustar la provisión de diciembre 31 del año 02.

9 Se presenta la siguiente información para realizar la conciliación bancaria del

mes de julio. Registrar las notas crédito, notas débito pendientes y errores.

A. Libros de la empresa:

Julio 1: Se abre una cuenta con una consignación de $5.000.000. Durante el mes
se julio se hicieron consignaciones adicionales, por el valor de $20.000.000; se
giraron cheques por valor de $22.000.000 y se registraron las siguientes notas:

Notas débito

Fecha Valor Concepto

Julio 1 $150.000 Chequera
Julio 15 50.000 Gastos bancarios
Julio 28 500.000 Cheque devuelto

Notas crédito
Fecha Valor Concepto
Julio 15 $300.000 Pagos de clientes
Julio 15 50.000 Gastos bancarios

B. Extractos bancarios:
Las consignaciones abonados en cuentas: $24.000.000. Cheques pagados por el
banco: $21.500.000.

Notas débito

Fecha Valor Concepto

Julio 1 $150.000 Chequera
Julio 15 50.000 Gastos bancarios
Julio 28 500.000 Cheque devuelto
Julio 30 100.000 Gastos bancarios

Notas crédito

Fecha Valor Concepto

Julio 15 $300.000 Pago de clientes
Julio 25 250.000 Pago de clientes
Julio 30 5.000.000 préstamo bancario con interés 3%
Mensual por trimestre vencido.