Presentación

Nombre: Mery Elizabeth

Apellido: rosario alejo

Curso: 4toac

Modulo: GESTION DE DATOS Y DOCUMENTOS

Maestra: RUTH DEL CARMEN VARGAS GARCÍA

Numero: #30

Mientras no se encuentre una directiva de los documentos organizados en

nuestras computadoras , nuestras unidades pondrás organizase sola
archivísticamente los documentos estarán siguiendo la pauta de las
clasificaciones y los ordenamientos para los soportes en papel.
Mientras se creará una carpeta o directorio que se denomina como cuadro de
clasificación y dentro de esto se crean cuatro sub carpeta que representan
todas las secciones y dentro de cada sección más sub carpetas para
Identificarse todas . En Toda sub carpeta se pondrá el nombre de la serie de
conformidad con el cuadro de categorización del fondo predeterminado y
después otras tantas carpetas que reflejan su ordenamiento tales como uno
por todos los años .
Pero debemos recordar que nunca se debe considerar esta series
documentales como las siguientes denominaciones , Los documentos enviado,
los documentos recibidos, los nombres de las unidades orgánicas , Los
nombres propios entre otros .
por esa razón los archivos de administración, el instrumento detallado es
importante en el cuadro de calificación de fondo y le sigue la base de datos
donde se distraen los documentos de las oficinas reciben o envía de forma
directa. De esta forma se puede mantener el control de la entrada y la salida de
todos los documentos en cada unidad u oficina de la universidad, así para
hacer el Seguimiento y comprobar el estado de transmisión en que está o
reconocer aquí en se originó para su atención . También podemos ver los
procedimientos de registro de ingreso que estos son recibir el documento,
rellenar formularios respectivos y derivar para su transmisión y también está el
registro de salida que es , ubicar el documento que se va a enviar, rellenar el
funcionario correspondido y disponer de su despacho
La conservación de los documento es mantener la integridad de el soporte y el
contenido de los documentos a través de los desarrollos de un programa que
preserva en cada una de estas unidad . La prevención es comprender
actividades o los métodos y técnicas preventiva para proteger Los archiveros .
El objetivo es asegurar los documentos y garantizar la conservación de ellos en
el patrimonio de los documentos en la universidad . Pautas a tener en cuenta
colocar los expedientes preferiblemente en los mobiliarios metálicos por
unidades de achicamiento .
Distribuir los expedientes de manera provisional para que así pueda ver un
espacio pequeño y así haga ventilación entre ellos y no se puedan dañar los
documentos tampoco forzar los folders o cajas de archivero .
Evitar usar los archivadores de palancas es recomendado utilizar Folders sin
fasteners
Al momento de guardar los documentos sacar los objetos que pueden dañar el
documento como cinta adhesiva, ligas , clips de metal y las grapas.
También hay que Limpiar las oficinas , el mobiliario y las unidades donde
guardamos los archivos al fin de evitar acumular sucios , bacterias o para evitar
dañar los documentos
Debemos cuidar los documentos no arrugarlo , plegarlos y no doblar nunca los
documento así evitamos dañarlos
No empatar los archivos ya que no sólo los documentos se colocan de forma
arbitraria si no que los elementos utilizados para realizar el empate ya que asé
que aparezcan insectos que pueden destruir los documentos y dañarlo.
El ingreso a los documentos y a su información está normado por las
posiciones de las universidades, teniendo presente su calidad informativa o
probatoria confidenciales , personales y públicas . En inicio, Los documentos se
conservan, organizan y administran para servir tanto a nuestra P u CP y sus
miembros como a cualquier otro cliente que lo ocupe legítimamente . pero
también hay revisiones que por razones concretas hay que respetarlas como
son la privacidad de la persona o los asuntos confidenciales de la institución
La discreción es una cualidad al manejo de los documentos al guardarla es la
obligación de la persona responsable en el cumplimiento de estas funciones.
El acceso a ellas es una de las consecuencias de la acertada organización de
que los archivos si no sabe en dónde se encuentra esta lo que hay en un
archivo no se puede ofrecer al servicio requerido de modo eficaz y oportuno.