5. EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida til, desde su creacin hasta su disposicin o destruccin.

Consta de las siguientes fases: creacin o recibo distribucin, archivo, proteccin, localizain, uso, transferencia y disposicin o destruccin. Creacin o recibo Una institucin tpica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona, o al llenar un formulario. Los documentos se reciben por correo, por servicio de mensajeros, o por correo electrnico. Distribucin La distribucin del documento consiste en hacerlos llegar a las personas que necesiten la informacin. La distribucin puede ser interna o externa. Puede distribuirse por medio de mensajeros, del servicio postal por correo electrnico, o, por correo interno El medio que se utilice depender de la rapidez con que deba llegar el mensaje al destinatario. Conservacin o archivo Muchas empresas con sistemas comutarizados acostumbran mantener copias en papel de los documentos que producen.. Eso se hace como medio alterno para tener acceso a informacin activa cuando el sistema computarizado no est funcionando. Las copias de los documentos se pueden conservar en papel, en el disco duro de la computadora, o en CD-Rom. El disco duro est integrado en la computadora. Proteccin Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse adecuadaente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. Cada institucin debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida til. Algunos de los documentos se conservarn en gabinetes de archivos, o, en bvedas especiales. Los documentos se deben clasificar de acuerdo a un plan establecido. stos se archivan siguieno reglas y procedimientos especficos para su codificacin y alfabetizacin. Luego, al buscar los documentos en los archivos, se siguen esas mismas reglas. Localizacin y uso Los documentos se conservan por una razn bsica: su uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referir.

Transferencia Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos deben transferirse de los archivos activos o semiactivos a los archivos inactivos De este modo no se recarga los archivos activos. Esto permite un uso eficaz de espacio. La transferencia se debe hacer peridicamente, de acuerdo a un plan establecido. Disposicin La ltima fase de un documento es la disposicin o destruccin cuando y no tiene ningn valor para la empresa. La poltica para la conservacin y disposicin de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales de utilidad para la empresa, el valor histrico y los costos involucrados. Para lograr un sistema eficaz de administracin de documentos es necesario mantener el debido control en todas las fases de un documento y establecer normas y procedimientos precisos. Se debe tener en cuenta lo siguiente: *El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma *Mantener un control apropiado sobre la creacin, prstamo, retencin y disposicin de documentos. *Mantener control del acceso a los archivos y del acceso informacin confidencial. Esto puede evitar la prdida de informacin clave en caso de demandas legales y requerimientos gubernamentales. *Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos CD-Rom y no sobrecargar estos recursos. *Mantener un sistema adecuado para la codificacin, ordenacin y clasificacin de los documentos en las carpetas y en medios o discos magnticos. *Ofrecer adiestramiento peridico al personal y tener normas claras y precisas para su seleccin y evaluacin. *Establecer normas fijas que se apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales. 6. SISTEMAS DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Un primer aspecto a resolverse es clasificar los documentos y luego segn esa clasificacin, ordenarlos. Pueden haber tanto sistemas de clasificacin no slo como diversidad de criterios hayan, sino segn hemos anotado lneas arriba, como situaciones, caractersticas o factores particulares hayan en cada dependencia. A manera de ilustracin presentamos a continuacin cuatro sistemas convencionales de clasificacin. A. Clasificacin por ASUNTOS Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documentos homogneos segn su naturaleza, tipo o contenido. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores, al primero agrupamos en una clase denomina CLIENTES, y al segundo, en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL. B. Clasificacin CRONOLOGICA La clasificacin cronolgica de documentos consiste en establecer un conjunto de documentos homogneos segn el tiempo o fechas en que hayan sido

generados (o recibidos) o cuando el contenido o naturaleza de los documentos estn vinculados con el tiempo o con las fechas. Este sistema es el ms adecuado para clasificar las Correspondencias ya que el mejor modo de clasificar las cartas, memorandos, etc.; es hacerlo teniendo en cuenta las fechas de emisin o recepcin de dichos documentos. Si existen, por ejemplo una cantidad importante de Memorandos enviados en el ao 2007, podemos clasificar por meses: un primer grupo de Memos emitidos en el mes de enero podra ser clasificado como ENERO02, un segundo grupo emitidos en el mes de febrero ser clasificado como FEBRERO02, y as sucesivamente. En cada grupo clasificado se proceder a ordenarlos segn el sistema de ordenacin adoptado. C. Clasificacin GEOGRFICA La clasificacin geogrfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinados circunscripciones, zonas o localidades territoriales o geogrficas . Cuando el Departamento de Ventas, por ejemplo, tiene documentos relacionados a zonas geogrficas (Departamento, Regin, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente puntos de venta) se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos segn el sistema de ordenacin adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podran clasificarse en: Facturas Localidad-A, Facturas Localidad B, etc. D. Clasificacin MIXTA Segn la cantidad de documentos a archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas, as como por la necesidad de cumplir con el principio elemental de que todo sistema de clasificacin (y ordenamiento) debe permitir una inmediata ubicacin de un documento requerido hcese necesario la combinacin de los anteriores sistemas de clasificacin. En algunos casos ser necesario, por ejemplo, agrupar documentos en clases tales como: Asunto/Cronolgico/, Asunto/Geogrfico, Cronolgico/Geogrfico, etc. E. Aplicacin de los Colores en la clasificacin de documentos No se debe dejar de mencionar la importancia de la aplicacin de los colores como elemento auxiliar de clasificacin de documentos. La aplicacin de diferentes colores en los ribetes superiores y/o colaterales de los Flderes a cada clase o grupo de documentos establecidos, permite visualizar tales grupos de documentos en los archivadores y detectar errores de ubicacin. Por ejemplo, si se aplica el color azul al grupo de documentos clasificados como CLIENTES, pero si en este grupo se detecta un Folder con otro color, por ejemplo, rojo, asignado al grupo de PROVEEDORES, significa que el documento no est en su posicin correcta. 7. SISTEMAS DE ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS