ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3 - INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

INSTRUCTOR
FRESIA ELENA GARCIA POSADA

SENA
30 DE SEPTIEMBRE DEL 2019

EVIDENCIA 3 - INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

El aprendiz deberá analizar dentro de la entidad donde labora o investigó, el sistema que utiliza para la
organización de documentos de archivo, presentar un diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple
con los elementos de preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado

La entidad que investigue en su organización documental de archivo, el sistema que utilizan es el

Alfabético - Toponímicos o Geográficos.
DIAGNÓSTICO
Esta entidad organiza sus archivos de manera alfabética, la cual les permite acceder a la información
de manera sencilla gracias a la correcta ubicación de los documentos y a la correcta secuencia en la
ubicación física e interna de los documentos, permitiendo a la persona que consulta la comprensión de
la información.

Sin embargo su documentación no se encuentra foliada lo que dificulta a la hora de buscar un documento
e información de manera precisa y saber cuál es la totalidad de documentos que tiene cada carpeta a la
medida que se suministra información al expediente e impidiendo demostrar el desarrollo de los trámites.
Su estantería no es acorde a la cantidad de documentación que abarcan, pues se puede apreciar que
por más que la documentación este organizada de manera alfabética esta se encuentra estrecha
ocasionando arrugamiento, daños o dificultad al acceder de manera rápida si se llegase el caso, además
de la mala presentación que puede generar ante los demás.

No existe un encargado para la parte de organización documental, ya que las personas que trabajan en
la entidad son las mismas que acceden y manipulan los archivos donde esto provoca desorden o
descuidar la documentación.

Otro punto por resaltar es la condición ambiental donde conservan su documentación, pues estos
archivos se encuentran en un ambiente donde cuentan con buena iluminación, ventilación, temperatura,
pero en un espacio pequeño lo que impide que a la medida que necesiten retirar un archivo de su
estantería, este no podrá ir al lugar donde se conservan los archivos por que no tendrían espacio
causando pérdidas con su documentación.

RECOMENDACIONES

 Realizar la debida foliación, esto ayudara saber la cantidad exacta de hojas que hay en cada folio
y a su vez facilitara la búsqueda a un documento particular y demostrar el desarrollo de sus
trámites.

 Cambiar la estantería por una que abarque la cantidad total de todos los archivos, ya que
generara un acceso más rápido y eficaz a la documentación y evitara daños en sus archivos.

 Cambiar el lugar donde se conservan los archivos por un lugar más amplio donde puedan estar
toda la documentación sin que se pierda ninguna. En caso de que no haya un lugar amplio buscar
la manera de organizarla escogiendo alguno de los sistemas de ordenación documental.

 Aplicar de manera correcta las estructuras de la norma ISO 15489.

 Asignar a una persona que sea la encargada de manejar la parte documental de la entidad. Esto
ayudara a tener un orden de entrada y salida de los documentos y a preservar su conservación.