INFORME ADMINISTRATIVO DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCION

DE DOCUMENTOS.

INTRODUCCION

A continuación, vamos a desarrollar un informe sobre la gestión documental y su paso

a paso que abarcara su respectiva explicación sobre como es la entrega y recibida de
documentos en una empresa, ya que si no existieran métodos de organización
archivística la empresa estaría en un declive constante, generaría más gastos y
perdería un elemento valioso, el tiempo pues, al no tener un lugar concreto de
almacenaje generaría malestar en la empresa al no cumplir con la entrega de estos a
tiempo.
Es por esto que es indispensable que determinada organización mantenga una gestión
documental establecida, ya que esta brinda la correcta administración que se soporta
en técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades.
Por lo anterior se implemento la ley general de archivos de Colombia, específicamente
en el Articulo 21, dice que las entidades publicas deben elaborar programas de gestión
de documentos con soporte en nuevas tecnologías y herramientas que permitan un
eficaz manejo, resaltando la aplicación de los principios y procesos archivísticos según
las normas establecidas.
En relación con lo anterior tenemos las Normas Icontec 185 (NTC 185), su función
principal es ofrecer herramientas a la gestión documental con el fin de organizar y
simplificar el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas, dentro de ellas
están: cartas, actas, memorandos, informes ente otros.
El objetivo de este informe documental es conocer sobre como tener un buen manejo
archivístico con la información oficial que entra y sale de la empresa, veremos el paso
a paso para la radicación o registro, distribución o embalaje de diferentes documentos.

PASO A PASO PARA LA RECEPCION O RADICACION, REGISTRO,

DISTRIBUCION O EMBALAJE EN DIFERENTES DOCUMENTO OFICIALES.

1. RECEPCION.

El proceso de recepción es un conjunto de operaciones de verificación y control que

una entidad debe realizar, en el cual se lleva a cabo mediante una ventanilla única
para la admisión de los documentos, estos son remitidos por personas jurídicas o
naturales; en este tipo de procesos se administra los documentos teniendo en cuenta
su registro, radicación y distribución para formar parte de la gestión documental.
Dentro del marco normativo del proceso, según la constitución política, en el Articulo
15 señala que toda correspondencia y demás comunicación privada son inviolables,
por lo tanto, solo pueden ser interceptadas mediante una orden judicial con las
formalidades que presenta la ley.
Dentro de este marco se tiene en cuenta:
- Identificación de medios de recepción: Mensajería, fax, correo electrónico,
página web, entre otros.
- Recibo de documentos oficiales.
- Verificación de folios, copias, anexos y firmas.
- Constancia de recibo.
Las comunicaciones oficiales recibidas deben de ser revisadas para verificar la
competencia, anexos, destino y los datos de origen del ciudadano o la entidad que los
remite, por lo tanto, se deben elaborar planillas, formatos y controles que permitan
certificar la recepción de los documentos.

2. RADICACION.

Procedimiento por el cual las entidades asignan un numero (14 dígitos) consecutivo a
los documentos recibidos o producidos, teniendo en cuenta los términos establecidos
en el Articulo 2 del acuerdo 060 del 2001, que señala la constancia de fecha y hora de
recibido o envío con el fin de oficializar el trámite; su importancia se debe a que con
esta información se ubica el documento dentro de la empresa; en el caso que la
documentación no cumpla con los requisitos, por ejemplo sin firma, este se tomara
como anónimo por lo tanto será remitida sin radicación.
Cuando existen errores en la radicación y se anulen los números se debe dejar
constancia por escrito con la respectiva firma de jefe de la unidad de correspondencia.

2.1. Sello Radicador.

Su función es registrar la fecha en la que se recibió la documentación, es de carácter
automático que permiten a las empresas organizar el registro de su información, ya
sea comercial, financiera, legal o administrativa.

2.1.1. Impresión de rotulo de la radicación.

Según la guía técnica colombiana es el espacio para poner el sello radicador cuando
se elaboran cartas o comunicaciones oficiales, luego se registra y se procede a
escanear el documento para subirlo a la base de datos correspondiente, después se
radica y este automáticamente asigna su respectivo número de radicación del
documento, finalmente se imprime el rotulo que garantiza la transparencia
administrativa.
 3. REGISTRO.

De acuerdo al Archivo General de la Nación de Colombia, es el procedimiento por el

cual las entidades ingresan la correspondencia de acuerdo al sistema asignado todas
las comunicaciones producidas o recibidas, para ello son indispensables los siguientes
aspectos:

 Nombre de la persona y/o entidad remitente.

 Nombre o código de la dependencia.
 Numero de la radicación.
 Nombre del funcionario responsable del trámite.
 Anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita).

4. DISTRIBUCION.

La distribución es el flujo de documentos en la empresa que tienden a garantizar que

los documentos lleguen a su destino, cuenta con mecanismos de control, verificación y
de recepción y envío de los mismos.
Se hace la debida entrega de documentos por medio de un mensajero interno con el
documento y el formato para su debida distribución, cuando llega a su destino entrega
los documentos en la dependencia, el que recibe firma el formato para la verificación y
el control del recibido.

4.1. Marco normativo del proceso.

Para llevar a cabo la distribución de documentos es indispensable o siguiente:

- Decreto 229 de 1995, señala los servicios postales y resoluciones
reglamentarias.
- Decreto 2150 de 1995, señala la utilización del correo para el envío de la
información.
- Acuerdo 060 de 2001, señala la centralización de los servicios de distribución
de comunicaciones oficiales.

4.2. Distribución de documentos internos.

El encargado de repartir los documentos solo procede cuando estos están

radicados, para establecer la correcta distribución de los documentos internos se
tienen en cuenta los siguientes aspectos:

 Identificación de la dependencia
 Enrutamiento de los documentos a la dependencia correspondiente.
 Registro de control y entrega de los documentos.
 4.2.1. Distribución de documentos externos.
Después de haber repartido los documentos con sus respectivos requerimientos se
cumplen con las siguientes funciones:
- Identificación de la dependencia destinataria
- Clasificación de los documentos
- Organización de los documentos
- Enrutamiento de las comunicaciones a la dependencia
- Reasignación de los documentos mal asignados/dirigidos
- Registro de control y entrega de los documentos recibidos

5. TRAMITE.

Es el curso de documentos desde su recepción hasta el cumplimiento del tiempo

administrativo, cada dependencia genera los documentos con el fin de tramites
administrativos, luego se integran en sus respectivas series documentales.

CONCLUSION.

Podemos concluir este documento resaltando el papel tan importante que cumple el
archivista y/o administrador dentro de una organización, ya que sin el todo el proceso
de recepción, radicación, registro, distribución y tramite fueran imposibles, ya que se
cumplen estrictamente con la ley establecida.