CUESTIONARIO

REGIONAL PUTUMAYO
CENTRO AGROFORESTAL Y ACUÍCOLA ARAPAIMA
Modelo de mejora
continua

DATOS GENERALES
Código del instrumento: 122115 No. de ficha: 2025432
Programa de formación: TECNOLOGIA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Nombre del Instructor: CARLOS GABRIEL ORTEGA BURGOS
Nombre del aprendiz:
Fase del proyecto: Evaluación
Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización
Resultado de aprendizaje:
 Conservar y preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología
disponible y la legislación vigente..
Nombre de la evidencia: Respuesta a preguntas
Tipo de evidencia: De conocimiento
Criterios de evaluación:

Objetivo:
Instrucciones: Señor Evaluado:
Este cuestionario ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de conocimiento de la fase de análisis, por lo tanto Usted debe:
* Resolver todo el cuestionario.
* Diligenciar los datos personales de identificación y relacionados con la Titulación.
* Presentar siempre la evaluación en presencia del evaluador, utilizando letra clara y legible y lapicero de tinta negra, recuerde si requiere ayuda para ello solicítela.
* Firmar la evaluación
El escenario en que se aplicará este instrumento es en su centro de formación, aula, laboratorio o taller. Éxitos.

Analice los siguientes enunciados y conteste:

1) Un Documento electrónico nativo se caracteriza por:

a) Ser creado en un medio electrónico, tramitado en físico, almacenado en medios digitales

b) Ser creado en un medio electrónico, tramitado a través del mismo y almacenado en físico
c) Ser creado en un medio electrónico, tramitado a través del mismo y almacenado en un medio electrónico – digital
d) Ninguna de las anteriores

2) Las comunicaciones electrónicas deben conservar todos los soportes y no ser objeto de posibles alteraciones, la anterior afirmación
hace referencia al valor de:

a) La autenticidad
b) la Integralidad
c) la Fiabilidad
d) la Disponibilidad

3) En Gestión documental electrónica se debe garantizar la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo, la entidad está
obligada a conservarla de acuerdo con lo establecido en:

a) Tablas de retención Documental.

b) Tablas de Valoración Documental.
c) Planillas de registro Electrónico.

4) Se trata de un punto de atención al cliente donde se reciben, clasifican, indexan, digitalizan y distribuyen los documentos. También se
imprimen, ensobran, digitalizan y envían documentos de salida hacia sus destinatarios

a) Planilla única de Registro electrónico

b) Archivo Central
c) Ventanilla única de registro electrónico
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5) Con el objetivo de ofrecer el mejor servicio al cliente y evitar colas, es importante separar el proceso de Ventanilla en al menos 3
etapas:

a) Atención y radicación
b) Indexación y Digitalización
c) Distribución y control de llegadas
d) Todas las anteriores

6) Algunos de los requisitos técnicos más importantes están reflejados en el Acuerdo 059 del Archivo General de la Nación.
Lo anterior se considera:

a) Falso
b) Verdadera

7) Todos los usuarios internos, en su condición de funcionarios públicos, son responsables disciplinaria, administrativa, civil y penalmente
del manejo de los documentos y responderán por los expedientes mientras estén a su cargo y aparezca boleta de préstamo firmada
por su uso o Servicio.

La anterior se considera:

a) Falsa
b) Verdadera

8) Para el caso de los expedientes que se custodian en el Grupo de Gestión Documental el tiempo máximo de uso de un expediente por
parte de un usuario interno, en calidad de préstamo, será de:

a) 15 Días Calendario
b) 15 Días hábiles
c) 30 Días hábiles
d) 30 Días Calendario

9) Cuando un funcionario tenga en su poder uno o más expediente y se encuentre en alguna de las situaciones administrativas
establecidas por la ley, tal como incapacidad, comisión de servicios, vacaciones etc., el funcionario debe

a) Justificar su ausencia
b) Conservar los expedientes
c) solicitar la renovación del préstamo

10) En caso de que se presente la necesidad inevitable de prestar o ceder el expediente a otro funcionario, quien lo tenga en su poder
deberá realizar el respectivo:

a) Entrega total de los documentos al funcionario solicitante

b) Préstamo por 15 días hábiles
c) No se permite ceder el expediente
d) Traslado renovando en el sistema de préstamo

11) La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental
o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por:

a) El gerente o director de la entidad

b) El Comité Interno de Archivo
c) El funcionario de archivo con autorización de control interno.
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12) Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página Web de la respectiva entidad, el inventario de los
documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados.

a) Falso
b) Verdadero

13) La eliminación documental consiste en la destrucción física de los documentos que ya han cumplido con los tiempos de retención
establecidos en la TRD; estos son los documentos cuya información ha perdido sus valores:

a) Primarios
b) Secundarios
c) Primarios y secundarios

14) El informe de eliminación documental debe incluir los siguientes datos:

a) Nombre de las series

b) Fechas extremas del lote documental
c) volumen y unidad de conservación de los documentos
d) Todas las anteriores

15) El servicio de destrucción de archivo por trituración, puede darse en dos modalidades: on-site y off-site. En la modalidad _______, los
Documentos se llevan a un lugar fuera de la entidad para su destrucción permanente: La modalidad que debe ir en el espacio es:

a) on-site
b) off-site

16) La Conservación de documentos. Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto
impresos como digitales, los factores externos antrópicos que se consideran una amenaza son:

a) Ideológicos, vandálicos, guerra, turismo, negligencia

b) Desastres naturales, Tormentas, clima
c) Todas las Anteriores
d) Ninguna de las anteriores

17) El papel para archivo debe estar hecho principalmente de fibras de algodón, pelusa de algodón, fibra de cáñamo, fibra de lino, o una
mezcla de éstas, el gramaje:

a) debe ser de por lo menos de 80g/m2

b) debe ser de por lo menos de 70g/m2
c) debe ser de por lo menos de 50g/m2
d) debe ser de por lo menos de 40g/m2

18) El valor pH de un extracto acuoso preparado con agua fría y determinado como se especifica en la norma, debe:

a) fluctuar entre 7,5 y 10,0

b) fluctuar entre 8,5 y 10,0
c) fluctuar entre 9,5 y 10,0
d) fluctuar entre 7,5 y 11,0
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Nombre del Aprendiz_________________

Fecha______________________________ Juicio___________________________

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