EVIDENCIA ACTIVIDAD 3

PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE

CINCO DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO.

SUSAN VALENTINA RODRIGUEZ ROMERO

NEIVA-HUILA 19 DE ABRIL 2023

Paso a paso a la recepción o radicación registro distribución o embalaje en diferentes oficiales

▫ Recepción

el proceso de recepción es un conjunto de operaciones de verificación y control que una

entidad debe realizar en el cual se lleva a cabo mediante una ventanilla única para la admisión
de los documentos estos son remitidos por personas jurídicas o naturales en este tipo de
procesos se administra los documentos teniendo en cuenta su registro radicación y
distribución para formar parte de la gestión documental.

dentro del marco normativo del proceso según la constitución política en el artículo 15 señala
que toda correspondencia y demás comunicación privada son inviolables por lo tanto sólo
pueden ser interceptadas mediante una orden judicial con las formalidades que presenta la
ley

dentro de ese marco se tiene en cuenta:

. identificación de medios de recepción mensajería fax correo electrónico página web entre
otros

. Recibe de documentos oficiales

. verificación de folios copias anexos y firmas

. constancia de recibo

las comunicaciones oficiales recibidas deben ser revisadas para verificar la competencia
anexos destinos y los datos de origen del ciudadano o la entidad que los remite por lo tanto
se deben elaborar planillas formatos y controles que permitan certificar la recepción de los
documentos.

▫ Radicación

procedimiento por el cual las entidades asignan un número 14 dígitos

consecutivo a los documentos recibidos o producidos teniendo en cuenta los términos

establecidos en el artículo 2 del acuerdo 060 del 2001 que señala la constancia de fecha y hora
del recibo o envío con el fin de oficializar el trámite su importancia se debe a que con esa
información se ubica el documento dentro de la empresa en el caso de la documentación no
cumpla con los requisitos por ejemplo sin firma ese se tomará como anónimo por lo tanto será
remitida sin radicación.

cuando existen errores en la erradicación y anulen los números se deben dejar constancia por
escrito con la respectiva firma del jefe de la unidad de correspondencia

▫ sello radicador
su función es registrar la fecha en la que se recibió la documentación es de carácter automático
que permiten a las empresas organizar el registro de su información ya sea comercial
financiera legal o administrativa

▫ impresión de rótulo de la radicación

según la guía técnica colombiana es el espacio para poner el sello erradicador cuando se
elaboran cartas o comunicaciones oficiales luego se registra y se procede a escanear el
documento para subirlo a la base de datos correspondiente después se radica y esto
automáticamente asigna su respectivo número de radicación del documento finalmente se
imprime el rótulo que garantiza la transparencia administrativa.

▫ Registro

De acuerdo al archivo general de la nación Colombia ese procedimiento por el cual las
entidades ingresan la correspondencia de acuerdo al sistema asignado todas las
comunicaciones producidas o recibidas para ellos son indispensables los siguientes aspectos.

. nombre de la persona o entidad remitente

. nombre o código de la dependencia

. número de radicación

. nombre del funcionario responsable del trámite

. anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita)

▫ .Distribución

la distribución es el flujo de documentos en la empresa que tienden a garantizar que los

documentos lleguen a su destino cuenta con mecanismos de control verificación de recepción
y envío de los mismos se hace la debida entrega de documentos por medio de un mensajero
interno con el documento y el formato para su debida distribución cuando llega a su destino
entrega los documentos en la dependencia el que recibe firma en formato para la verificación
y control de recibido

▫ Marco normativo del proceso

al llevar a cabo la distribución de documentos es indispensable lo siguiente

. decreto 229 de 1995 señala los servicios postales y resoluciones reglamentarias

. decreto 2150 del 1995 señala la utilización del correo para el envío de la información

. acuerdo 060 del 2001 señala la centralización de los servicios de distribución de

comunicaciones oficiales

distribución de documentos internos

el encargado de repartir los documentos sólo procede cuando usted está radica dados para
establecer la correcta distribución de los documentos internos se tienen en cuenta los
siguientes pasos

. identificación de la dependencia

. enrutamiento de los documentos a la Independencia correspondiente

. registro de control y entrega de los documentos

▫ distribución de documentos externos

después de haber repartido los documentos con sus respectivos requerimientos se cumplan
las siguientes funciones

. identificar de la dependencia destinataria

. clasificación de los documentos

. organización de los documentos

. enrutamiento de las comunicaciones a la dependencia

. reasignación de los documentos mal asignados y dirigidos

. registro de control y entregar los documentos recibidos

▫ transmite

es el curso de documentos desde su recepción hasta el cumplimiento del tiempo

administrativo cada dependencia genera los documentos con el fin de transmitir
administrativos luego se integran en sus respectivas series documentales

▫ Conclusión

podemos concluir este documento resaltando el papel tan importante que cumple el
archivista o administrador dentro de una organización ya que sin él todo el proceso de
recepción radicación registro de distribución y transmite fueran imposibles ya que se cumplen
estrictamente con la ley establecida